Chuyên đề 13 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM KHÁI NIỆM 1.1 Khái niệm Trong giai đoạn nay, xu hướng làm việc nhóm khuyến khích hầu hết lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể sáng suốt trí tuệ cá nhân” Người ta coi nhóm làm việc nhân tố tạo nên hiệu vốn nhân lực tổ chức Nhưng làm để có kỹ làm việc nhóm thành thục nhằm phát huy triệt để khả cá nhân phối hợp hoạt động phương diện? Đó vấn đề đặt chuyên đề Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm tập hợp thành viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ bổ sung cho nhau, có chia sẻ mối quan tâm mục đích chung 1.2 Các hình thức nhóm Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm thức nhóm khơng thức: + Nhóm thức nhóm có tổ chức ổn định, có chức nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp người chung chun mơn có chun mơn gần gũi nhau, tồn thời gian dài + Nhóm khơng thức thường hình thành theo yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, tập hợp người có chun mơn khơng giống nhiều lĩnh vực khác Nhóm khơng thức có nhiệm vụ giải nhanh vấn đề thời gian ngắn Đa số tổ chức xuất nhóm thức nhóm khơng thức Ý NGHĨA CỦA LÀM VIỆC NHĨM 2.1 Phân cơng cơng việc Hoạt động nhóm ngày trở thành yêu cầu thiết yếu tổ chức với mục tiêu để phân công công việc phối hợp cơng việc Trong thực tế có công việc mà cá nhân không đủ khả giải giải hiệu khơng cao, thế, lựa chọn làm việc nhóm phương pháp thực cơng việc hợp lý Theo đó, thành viên nhóm tham gia đóng góp vào nội dung làm việc chung nhóm để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ vấn đề yêu cầu cơng việc mà nhóm giao Mỗi thành viên tiếp nhận phần việc buộc phải có tương tác với cơng việc thành viên khác nhóm Phân cơng cơng việc khơng tạo nên hoạt động độc lập mà thực chất phân công phối hợp 2.2 Quản lý kiểm sốt cơng việc Làm việc nhóm để tăng cường quản lý kiểm sốt cơng việc, vai trị trách nhiệm nhóm khiến thành viên nhóm phải có xem xét tồn diện cơng việc giao Đối với cơng việc địi hỏi phải có định rõ ràng, làm việc nhóm giúp giải vấn đề cách tối ưu nhất, từ giúp tổ chức có định tốt Trong nhóm, hoạt động thành viên kiểm soát quy chế làm việc nhóm thống Với tư cách cá nhân làm việc nhóm, thành viên chịu quản lý người phụ trách nhóm, điều chỉnh hành vi giao tiếp, giải vấn đề theo khuôn khổ quy chế đề Công việc, vậy, tiến hành trơi chảy đồng bộ, có phối hợp nhịp nhàng 2.3 Giải vấn đề định Làm việc nhóm dịp để cá nhân đóng góp ý tưởng với phát kiến Những vấn đề cá nhân khơng thể giải có tham gia đề xuất ý kiến, giải pháp nhóm Từ ý kiến, quan điểm giải pháp khác nhau, thơng qua hoạt động nhóm thống nội dung, vấn đề mối, tránh chủ quan, độc đốn Quyết định cuối nhóm khơng thành viên thành làm việc nhóm 2.4 Thu thập thơng tin ý tưởng Làm việc nhóm q trình thu nạp thơng tin ý tưởng hiệu Mỗi thành viên trình làm việc tham gia đóng góp ý kiến tức cung cấp thông tin liên quan đến vấn đề cần giải thông tin chia sẻ làm bổ sung làm phong phú nguồn tư liệu cần thiết phục vụ cho nội dung vấn đề nhóm cần giải Cũng q trình làm viêc nhóm, ý tưởng khác đề xuất, tạo nên đa dạng việc kiếm tìm giải pháp cho vấn đề cần giải Nhờ nhóm có hội lựa chọn nhiều cho định cuối 2.5 Xử lý thông tin Thực chất việc xử lý thông tin sở nguồn liệu, liệu cung cấp, nhóm phải lựa chọn thơng tin thiết yếu, liên quan trực tiếp đến vấn đề nhóm cần giải Việc xử lý thông tin tập thể nhóm định với nhìn đa chiều, đa diện đảm bảo tính khách quan Nguồn thơng tin ý tưởng đa dạng đòi hỏi việc xử lý thơng tin phải nhanh chóng chuẩn xác Sự tham gia thành viên nhóm thực chất hướng tới tiêu chí 2.6 Phối hợp, tăng cường tham gia cam kết Một nhóm hiệu nhóm có phối hợp chặt chẽ, tăng cường tham gia thành viên nhóm, chí tham gia người ngồi nhóm theo thống trao đổi, học hỏi nhóm Nhóm phối hợp tốt nhóm phát huy tối đa khả thành viên mục tiêu chung nhóm Giữa thành viên có ăn ý, nhịp nhàng, hỗ trợ giải vấn đề Nhóm phối hợp tốt nhóm mà thành viên tuân thủ theo cam kết thơng qua trước nhóm, khơng có quan điểm cá nhân định cuối nhóm 2.7 Đàm phán giải xung đột Làm việc nhóm tăng cường mối quan hệ giao tiếp Mọi ý kiến cá nhân đưa xem xét quan điểm nhóm, vậy, ý kiến phải tìm kiếm đồng thuận thành viên nhóm Để thuyết phục thành viên khác, ý kiến, giải pháp đưa phải dựa thương thuyết với luận điểm, luận luận chứng xác đáng Nhờ kỹ đàm phán phát huy Mặt khác trường hợp quan điểm trái chiều xuất nhóm điều tiết thống cuối nhóm, tránh nảy sinh xung đột, xung đột cá nhân xảy 2.8 Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội tăng cường ý thức thân mối quan hệ với người khác Làm việc nhóm đáp ứng nhu cầu quan hệ xã hội Quá trình làm việc nhóm q trình kết nối, tìm hiểu thành viên nhóm, đồng thời trình tự ý thức thân người mối tương quan với thành viên khác nhóm Mỗi thành viên nhóm có hội bộc lộ lực, trình độ, chí cá tính mình, đồng thời có nhìn nhận, đánh giá biểu người khác nhóm, từ điều chỉnh hành vi, ngơn ngữ, chí tính cách cho phù hợp với tập thể nhóm, 2.9 Nhận giúp đỡ việc thực mục tiêu cụ thể Thơng qua nhóm, cá nhân có hội tự điều chỉnh phương diện giao tiếp, khả phối hợp kiến thức, nhận giúp đỡ việc thực mục tiêu cụ thể Thế mạnh khả trình độ phát huy, bên cạnh điểm yếu cá nhân khắc phục 2.10 Chia sẻ, thông cảm tạo nên thành lao động cụ thể Nhóm nơi chia sẻ, thơng cảm tìm cộng hưởng tạo nên thành lao động cụ thể Làm việc theo nhóm giảm số nhân sự, khâu trung gian nên hoạt động tổ chức linh hoạt điều kiện khác nhau, kể bối cảnh biến đổi mạnh, nhờ nắm bắt hội giảm thiểu nhiều nguy nguy Ý thức trách nhiệm cá nhân nhóm, thành cơng việc nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến cá nhân tạo nên đồng cảm thành viên nhóm Các thành viên có chung niềm vui, nỗi buồn học quý giá sau làm việc nhóm CÁC GIAI ĐOẠN HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ 3.1 Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu - Nhóm làm việc hiệu nhóm có đồng thuận cao nhóm Mỗi thành viên hiểu rõ mục tiêu công việc, trách nhiệm cá nhân nguyên tắc làm việc; - Các thành viên nhóm có chun mơn phù hợp với nội dung yêu cầu làm việc nhóm; - Kết cuối nhóm thỏa mãn mục tiêu cơng việc, tiến độ, chi phí tiết kiệm nhất; - Kết thúc chương trình làm việc, thành viên thu nhận nhiều giá trị tích cực từ tham gia hoạt động nhóm Dựa u cầu công việc cụ thể với điều kiện khác hình thành tiêu chí khác Trong phạm vi chuyên đề giới thiệu số tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu sau: - Cụ thể hóa tiêu chí đánh giá hiệu nhóm sở cam kết làm việc hiệu thành viên, người chủ thể nhóm Các thành viên chủ động hồn thành nhiệm vụ nhóm, chủ động đưa ý kiến định; - Mọi vấn đề kết luận cuối có thỏa thuận thơng qua trí biểu quyết, hạn chế ý kiến cá nhân Trường hợp có xung đột phải giải dựa trí đa số thành viên Xung đột sáng tạo đảm bảo lành mạnh Xung đột thúc đẩy sáng tạo Xung đột phải kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực; - Mọi định chiến lược hành động không bị chi phối cá nhân Nhóm hiệu nhóm ln tạo tiền đề cho sáng tạo thành cao; - Giao tiếp nhóm hiệu phải nhằm kích thích tinh thần trách nhiệm cách cư xử thành viên giúp họ hiểu rõ cách cư xử, ý kiến hành động Chấp nhận ý kiến tiêu cực tích cực Sẵn sàng cộng tác dựa nỗ lực chung chia sẻ thơng tin; - Nhóm hiệu ln có chia sẻ quyền lực Các thành viên nhận thức vai trị mình, có cảm giác người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên định thực thi định Nhờ kích thích phát triển lực, cá nhân sở thích; - Một tiêu chí quan trọng để xác định nhóm làm việc hiệu thành viên có chia sẻ tầm nhìn, chia sẻ trách nhiệm,chia sẻ mức độ đáp ứng 3.2 Các giai đoạn tiếp cận chuẩn bị làm việc nhóm 3.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch Giai đoạn lập kế hoạch nhằm chuẩn bị điều kiện, nguồn lực cần thiết cho việc thực làm việc nhóm Kết làm việc nhóm phụ thuộc trực tiếp vào giai đoạn lập kế hoạch Trong giai đoạn này, cần lựa chọn nhóm trưởng Đây việc quan trọng vai trò điều tiết trưởng nhóm Trong thực tế tổ chức xây dựng nhóm thức, ổn định, trưởng nhóm định Nhưng nhiều nhóm bầu trực tiếp trưởng nhóm Nhóm làm việc phải sở hướng tới mục tiêu cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu Mục tiêu phải có định lượng để đánh giá Mục tiêu đạt khả của nhóm, phù hợp với thực tế khơng viển vơng Phải có thời hạn để đạt mục tiêu Lập kế hoạch việc cụ thể hóa mục tiêu nguồn lực, phương pháp, thời gian tiến hành, u cầu cơng việc… Có thể gợi ý bảng xây dựng kế hoạch công việc giai đoạn sau: STT Tên việc Nhân lực Phương pháp làm việc Phương tiện thực Thời gian thực Yêu cầu cần đạt 3.2.2 Giai đoạn thực Để thực làm việc nhóm, trước hết, cần tạo điều kiện để thành viên nhóm hiểu Dưới điều hành trưởng nhóm, thành viên nhóm chủ động tiếp cận, làm quen với Có thể đặt câu hỏi, nghe giới thiệu trực tiếp Càng nắm bắt nhiều thông tin nhau, thơng tin liên quan đến hoạt động nhóm giúp thành viên hiểu hơn, từ phối hợp làm việc tốt Nâng cao hiệu làm việc nhóm Tiếp thành viên thể thân, khả đóng góp cơng việc nhóm Để làm việc hiệu quả, nhóm cần xây dựng nguyên tắc làm việc, tạo đồng thuận chung tiếp cận thực nhiệm vụ, đồng thời, xác định trách nhiệm thành viên kết chung Kết làm việc nhóm đảm bảo thơng qua hoạt động chung hoạt động thành viên nhóm Trước nhiệm vụ giao, trưởng nhóm thành viên nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu đóng góp ý kiến Sau có thống phương án thực hiện, thành viên hóm phân cơng, thảo luận cơng việc cho phù hợp khả người dựa chuyên mơn họ Nhóm thảo luận đề kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính hồn thành chuẩn bị cho hoạt động Trong trình thực nhiệm vụ, thành viên nhóm cần thường xuyên trao đổi, phối hợp với nhau, bổ sung ý kiến giải vấn đề vướng mắc trình thực Q trình thực làm việc nhóm địi hỏi cần có giám sát, đánh giá định kỳ, đột xuất để đảm bảo công việc thực tiến độ mục tiêu Nhóm cần động viên, khích lệ cá nhân làm việc tích cực, tổ chức đối thoại vướng mắc cách trực diện, bảo đảm thành viên hiểu phối hợp hiệu suốt tiến trình thực cơng việc Trưởng nhóm có trách nhiệm kết nối, tổng hợp lại toàn phần việc thành viên, bảo đảm cơng việc thực lịch trình có kết Sau kết thúc nhiệm vụ, nhóm cần trao đổi, rút kinh nghiệm, khen thưởng quy trách nhiệm thành viên CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN HIỆU QUẢ LÀM VIỆC NHĨM Nhóm làm việc hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngồi) 4.1 Yếu tố nội Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ hợp tác thành viên nhóm, tuân thủ quy chế làm việc nhóm thành viên, khả điều hành trưởng nhóm, mục tiêu nhóm, điểm mạnh điểm yếu nhóm… 4.2 Yếu tố ngoại Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường điều kiện làm việc, quy mơ nhóm, đánh giá tổ chức kết làm việc nhóm, thuận lợi khó khăn từ yếu tố khách quan cơng việc nhóm (xem sơ đồ) Yếu tố ngoại Yếu tố nội Để nhóm hiệu Năng lực thành viên Sự hợp tác thành viên Mục tiêu quy chế nhóm Bối cảnh làm việc Quy mơ nhóm Đánh giá tổ chức CÁC YẾU TỐ CẢN TRỞ HIỆU QUẢ QUẢ LÀM VIỆC NHĨM Có nhiều yếu tố rào cản cho hoạt động nhóm, ảnh hưởng đến hiệu cơng việc Có thể kể số yếu tố sau: 5.1 Yếu tố tâm lý thành viên nhóm (xem mơ hình) NGƠI NHÀ THAY ĐỔI SỰ THỎA MÃN SỰ DO DỰ SỰ SỰ TỪ CHỐI THAY ĐỔI Đây mơ hình thể trạng thái khác thành viên bắt đầu hình thành nhóm Theo có biểu sau: - Sự thỏa mãn: Những thành viên có thỏa mãn thường có biểu hiện: + Tự ý thức cao thân; + Cho ý kiến đưa đúng; + Khơng để ý đến ý kiến người khác - Sự từ chối: Biểu người là: + Ngại đưa ý kiến; + Ngại giao tiếp; + Tự ti mặc cảm thân - Sự dự với biểu cụ thể: + Dễ bị chi phối ngoại cảnh; + Hồi nghi ý kiến người khác; + Quá thận trọng trước ý kiến khác; + Thiếu dứt khoát lựa chọn định, thường phải có tác động mạnh - Sự thay đổi: Là người có biểu sau: + Quyết đốn với quan điểm nhóm đồng thuận; + Nhận thiếu sót quan điểm chấp nhận thay đổi; + Thích tiếp cận Trong yếu tố trên, ba trạng thái đầu khơng nhanh chóng chuyển sang trạng thái thứ tư chắn hoạt động nhóm khơng đạt hiệu mong muốn 5.2 Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng Mục tiêu đích cuối mà nhóm hướng tới để thực cơng việc Nhóm làm việc mà khơng có mục tiêu rõ ràng dẫn đến mơ hồ, cảm tính giải vấn đề Theo khó có đồng thuận nhóm, hiệu làm việc nhóm khơng đạt, đạt khơng cao Mục tiêu nhóm cần xây dựng theo tiêu chí; Rõ ràng, cụ thể; Có định lượng;Thực tế; Có khả thực thi; Có hạn định thời gian 5.3 Quy chế làm việc nhóm khơng chặt chẽ, phối hợp thành viên lỏng lẻo Điều rào cản ảnh hưởng xấu đến kết làm việc nhóm Khi quy chế làm việc nhóm khơng chặt chẽ dễ xuất tình trạng lộn xộn trình làm việc Khơng đảm bảo quy chuẩn theo ngun tắc bắt buộc q trình làm việc nhóm, dễ biến buổi làm việc nhóm trở thành hình thức, qua quýt, tầm phào Bên cạnh việc phối hợp thành viên lỏng lẻo khiến kết làm việc nhóm khơng đạt kết định thống tập thể Trong thực tế nhiều kết cuối chi phối một vài cá nhân có tầm ảnh hưởng lớn nhóm CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ 6.1 Đối với cá nhân Đối với cá nhân phải hình thành số kỹ sau: a Lắng nghe: Đây kỹ quan trọng Các thành viên nhóm phải biết lắng nghe ý kiến Kỹ phản ánh tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến thành viên Thực kỹ lắng nghe nhóm làm việc gắn liền với quan tâm tới vấn đề nhóm cần giải Lắng nghe khơng tiếp nhận ý kiến mà cịn lọc, phân tích lựa chọn ý kiến Cần thể thái độ lắng nghe cử chỉ, ánh mắt tư Khi người trình bày ý kiến cảm nhận cử tọa ý cảm thấy tự tin phấn khích hơn; Cần thể thái độ lắng nghe với quan tâm thực b Chất vấn: Qua cách thức người đặt câu hỏi, nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả thảo luận, đưa vấn đề cho thành viên khác họ Nguyên tắc chất vấn phải tinh thần tôn trọng đối tác, giàu thiện chí; khơng chất vấn q dài; khơng chất vấn thái độ gay gắt; mội dung chất vấn cần rõ ràng, không mơ hồ c Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét ý tưởng đưa Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến Khả thuyết phục quan trọng trường hợp có ý kiến khác giải vấn đề nhóm Sức thuyết phục khơng ngơn ngữ, cử chỉ, hành vi mà cịn chân thành, thân thiện d Tôn trọng: Mỗi thành viên nhóm phải tơn trọng ý kiến người khác thể qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành thực Thực chất tôn trọng người khác tức tôn trọng Tơn trọng hình thức khích lệ tinh thần, hỗ trợ cho lịng nhiệt tâm công việc đ Trợ giúp: Các thành viên nhóm phải biết giúp đỡ biết cách tiếp nhận giúp đỡ; Sự trợ giúp làm tăng cường khả cá nhân, tạo mối liên kết thành viên nhóm e Sẻ chia: Các thành viên đưa ý kiến trình bày, chia sẻ suy nghĩ cho Việc tham khảo ý kiến người khác sẵn sàng nhận sẻ chia thành viên khác nhóm điều tối cần thiết.Sẻ chia khiến thành viên nhóm có hội tự hồn thiện Sẻ chia yếu tố dễ dẫn đến gắn kết người với nhau; g Phối hợp: Đây kỹ quan trọng trình làm việc nhóm Thiếu khả phối hợp nhóm rời rạc, mục tiêu làm việc nhóm khơng thể thực Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực thực kế hoạch đề Sự phối hợp địi hỏi phải biết rõ cơng việc mối quan hệ tương tác với thành viên nhóm Phối hợp cần đồng quán 6.2 Đối với tổ chức nhóm Trước hết cần xây dựng nguyên tắc làm việc nhóm với nội dung sau: - Cần chia sẻ thông tin nguồn lực; - Thống phương thức thực hiện; - Tơn trọng khích lệ nhau; - Cộng tác khơng cạnh tranh; - Nhận diện xem nhóm cá nhân đâu, nhanh chóng chuyển sang thay đổi 6.2.1 Các kỹ chung tổ chức nhóm a Thiết kế nhóm làm việc Muốn đảm bảo thành cơng nhóm, tiến hành thiết kế nhóm làm việc tức bao quát toàn hoạt động với khâu cốt lõi qúa trình làm việc Các bước thiết kế nhóm làm việc cụ thể hóa sau: + Xác định mục tiêu, quyền hạn thời gian tồn nhóm Khi nhóm hình thành, cần mục tiêu để tập trung vào nỗ lực Như nêu, mục tiêu cần cụ thể, có tính khả thi, có ý nghĩa thực tiễn phù hợp với tầm nhìn giá trị tổ chức Cần có hạn định rõ ràng thời gian để nhóm xây dựng kế hoạch hợp lý đảm bảo việc thực theo mục tiêu kết công việc đề ra; + Xác định vai trò trách nhiệm Đây bước cần tiến hành để đảm bảo cho thành viên nhóm thực chức trách, nhiệm vụ giao phối hợp hiệu mục tiêu chung nhóm; Cần có cam kết thành viên việc thực nhiệm vụ yêu cầu tuân thủ quy chế trình làm việc + Xác định tiêu chí đánh giá Các thành viên nhóm cần phải biết thống tiêu chí đánh giá công việc phương diện lực, phẩm chất hiệu công việc Điều quan trọng việc đảm bảo công thành viên Đồng thời có tác dụng khích lệ, động viên, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho khả cống hiến thành viên; + Chọn thành viên cho nhóm Đây coi khâu quan trọng việc thiết kế nhóm làm việc Sự thành bại nhóm bước lựa chọn thành viên có phù hợp với nhiệm vụ nhóm hay khơng Nhìn chung, người có phẩm chất sau phù hợp với hoạt động nhóm: Thẳng thắn, trung thực; Biết từ chối lời đề nghị quỹ thời gian làm việc họ bị sử dụng hết; Chuyển giao nhận ý kiến phản hồi có tính xây dựng, ý kiến tích cực hay tiêu cực; Mạnh dạn đưa đề xuất với lãnh đạo cấp vấn đề cần thiết để hỗ trợ nhóm; Có khả thương lượng; Chịu trách nhiệm hành động mình; Có trình độ lực chuyên môn phù hợp tôn trọng chuyên môn theo u cầu cơng việc nhóm Tùy theo mục tiêu u cơng việc nhóm để hạn định số thành viên nhóm Thơng thường nhóm nhỏ tối đa 10 thành viên gắn với nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi kỹ cụ thể Các nhóm lớn khoảng 20 thành viên phù hợp với nhiệm vụ đơn giản Khó khăn nhóm lớn phối hợp, đồng thuận tất thành viên b Kỹ giải xung đột Xung đột vấn đề thường xảy nhóm làm việc Lý xung đột xuất phát từ khác biệt trình độ, lực, kinh nghiệm, tảng văn hóa, hay bất đồng quan điểm, quyền lợi, trách nhiệm Xung đột tạo động lực, nhân tố phá hoại hoạt động nhóm Chính vậy, để đảm bảo cho hoạt động nhóm diễn thuận chiều, cần nhanh chóng tích cực giải xung đột Tránh việc đẩy xung đột nhỏ lên thành xung đột lớn, phát sinh thêm xung đột Cách giải xung đột tốt tất thành viên “gặp điểm giữa” Chia sẻ thơng cảm với mục tiêu chung Khơng tìm cách xốy sâu vào điểm khác biệt Trong thực tế có nhiều cách giải xung đột: + Bằng biện pháp áp đảo: Thể cứng rắn, cương số đông số có uy tín nhóm, áp đặt thành viên cịn lại theo quan điểm, hướng giải Biện pháp dễ dẫn tới hai kết quả: Khiến thành viên bị áp đảo không thoải mái, ấm ức, chí dẫn đến thù địch Có giải pháp rõ ràng, tạo thay đổi; chí tiến vượt bậc + Bằng biện pháp né tránh: Ngại va chạm, sẵn sàng đồng ý giải pháp dung hịa cho bên mà khơng ảnh hưởng đến quyền lợi bên nào, không quan tâm đến chất lượng, hiệu vấn đề đưa giải Thực chất biện pháp bên tham gia khơng hài lịng đành chấp nhận + Biện pháp nhường nhịn: Đây biện pháp mà định cuối đưa nhằm xoa dịu căng thẳng, giải mối quan hệ đáp ứng yêu cầu công việc mức cao Biện pháp thường thực bên chấp nhận hi sinh, thiệt thịi phần Thực tế có trường hợp bên “thua” nhận thấy giải pháp tối ưu, nhiên sợ quan hệ nên họ đành nhường nhịn Dẫn tới tình trạng hoạt động nhóm khó đạt kết tốt + Biện pháp hợp tác “cộng hòa”: Xung đột nảy sinh bên không đồng quan điểm, trường hợp bên mục tiêu chung đạt hiệu công việc cao nhất, nỗ lực phân tích, đánh giá đồng thuận với giải pháp cho kết tốt Đây biện pháp lý tưởng mà xung đột diễn nhóm mong muốn đạt Thắng lợi cuối thuộc tập thể nhóm làm việc Giải xung đột vấn đề phức tạp Đòi hỏi trước hết khả điều hành hoạt động nhóm người nhóm trưởng Tiếp hưởng ứng tích cực thành viên nhóm mục tiêu chung Để quản lý xung đột cần tiến hành bước sau: Xác định xung đột: Vấn đề gây xung đột gì? Thuộc loại xung đột nào? Những tham gia vào xung đột diễn ra; Tiên liệu xung đột: Xung đột đơn giản hay phức tạp? Nguy gia tăng xung đột; Tìm biện pháp giải xung đột: Trưng cầu ý kiến khác để giải xung đột Huy động tham gia người mục tiêu chung? Tránh đề cập quan điểm cá nhân Tránh định kiến áp đặt với nhóm xung đột; Nếu huy động nhóm nhỏ có quan điểm dung hịa bên xung đột để làm dịu xung đột Tiếp tìm điểm tương hợp bên động viên, khích lệ bên tập trung giải nhiệm vụ nhóm c Kỹ tổ chức họp nhóm - Chuẩn bị cho họp: Xác định nội dung mục tiêu cần đạt họp bao gồm: + Cuộc họp nhằm giải vấn đề gì? + Khi họp kết thúc? + Các thành viên đóng góp ý kiến nào? + Các mâu thuẫn, xung đột giải nào? + Mong đợi từ thành viên? Chuẩn bị điều kiện cần thiết để tiến hành họp như: địa điểm, thời gian, phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho họp (nếu cần); chuẩn bị kế hoạch triển khai họp (có thể thông tin trước kế hoạch nội dung tiến hành họp cho thành viên nhóm trước họp diễn để họ có thời gian suy nghĩ) - Triển khai họp: Để tạo khơng khí hợp tác họp, tốt nên có bước giới thiệu thành viên họp với Có nhiều cách giới thiệu: + Trưởng nhóm người điều hành giới thiệu thành viên; + Để thành viên tự giới thiệu mình; + Đề nghị thành viên tự tìm hiểu người bên cạnh giới thiệu cho thành viên khác - Tiếp cần thống cách thức làm việc: yêu cầu mà họp cần đạt được; triển khai nội dung xây dựng bảng kế hoạch - Thảo luận định nhóm: Đây bước quan trọng định kết họp Những nội dung cần giải đưa để người đóng góp ý kiến Điều quan trọng phải huy động tham gia tất thành viên với tinh thần tích cực, hợp tác Tránh tình trạng ý kiến tập trung vào số thành viên, cịn thành viên khác khơng quan tâm Việc tranh luận, quan điểm trái nhau, chí xung đột diễn ra, địi hỏi người điều hành họp phải linh hoạt Cần tơn trọng ý kiến chất vấn đóng góp thành viên Làm rõ diễn giải cẩn thận ý kiến then chốt Đề nghị người đưa quan điểm để bảo vệ ý tưởng Cần sử dụng phát huy tối đa kỹ “động não” kích thích tư duy, khích lệ sáng tạo; phát huy ý tưởng Chú ý ghi chép lại cẩn thận ý kiến đóng góp, hiển thị bảng, biểu hình ảnh minh họa cho người dễ quan sát Đưa câu hỏi mở để khích lệ tham gia ý kiến người hình thành ý tướng Cần kiểm sốt kế hoạch xây dựng tập trung vào chủ đề họp, tránh lệch hướng, lan man, không cứng nhắc dễ dập tắt ý tưởng sáng tạo Sau nội dung triển khai cần có sơ kết Đảm bảo thành viên nắm diễn biến họp mục tiêu họp mục tiêu vấn đề - Công đoạn định thường diễn số tình trạng sau: + Quyết định đưa nhanh chóng thành viên tỏ thờ ơ, khơng quan tâm Tình trạng thường dẫn đến nguy bỏ qua nhiều ý kiến có giá trị, không chịu đào sâu suy nghĩ, định thường hời hợt, thiếu chất lượng + Ra định kiểu áp đặt: Những định cuối thường bị chi phối lãnh đạo cấp trên, người bảo trợ nhóm người trưởng nhóm Thường kiểu định tiến hành không thông qua thảo luận, thảo luận mang tính hình thức Chính định theo kiểu thường mang tính chủ quan Trong trường hợp người định đủ thơng tin đầy đủ, xác dễ dẫn đến cảm tính, sai lệch, chí gây hậu kiểu định áp đật + Ra định theo nguyên tắc đa số: Trong thực tế, định vào đồng ý biểu số đơng khơng hồn tồn cho ý nghĩa tích cực Bộ phận thiểu số cịn lại nhóm cảm thấy bị yếu rơi vào tình trạng mâu thuẫn, xung đột với nhóm mạnh Mặt khác dễ xảy tình trạng lơi kéo, bè phái để trở thành nhóm đa số số thành viên nhóm Vì kết cuối khơng phải định mang tính khách quan, phát huy khả tất thành viên mục tiêu mong muốn + Ra định tình thần hợp tác: Đây hình thức định lý tưởng nhất, theo tất thành viên nhóm hướng tới mục tiêu chung thể tính thần trách nhiệm Mỗi người phát huy mạnh đồng thời có khả kiểm soát thấn để phối hợp hiệu với thành viên cịn lại Ở thành viên có tôn trọng nhau, đánh giá thỏa đáng Những định xuất phát từ đồng thuận cao đích đến nhóm làm việc hiệu - Một số lưu ý: + Lắng nghe cẩn thận trì họp tập trung mục tiêu nó; + Đơn giản hóa tất phức tạp sử dụng tóm tắt tổng kết; + Ngăn chặn hiểu lầm mơ hồ, cố gắng trì sáng buổi thảo luận; + Kiểm soát ý kiến dài làm ảnh hưởng đến nội dung kế hoạch làm việc nhóm; + Cố gắng để đạt mãn nguyện lẫn khơng lãng phí toàn thời gian thảo luận vào nội dung đơn lẻ; + Tại cuối nội dung chương trình họp nhóm, tổng kết thảo luận đạt đồng thuận - Kết thúc họp ghi biên với nội dung cốt yếu sau: + Thời gian, ngày, nơi họp chủ toạ họp nhóm; + Tên tất thành viên dự họp thành viên vắng mặt (cùng với lý vắng mặt); + Toàn nội dung thảo luận, định, trách nhiệm cá nhân cho nhiệm vụ phân công; + Thời điểm kết thúc họp; + Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế.(Nếu có) - Đánh giá họp: + Cái làm được, chưa; + Cái cần phát huy, cần rút kinh nghiệm - Những việc cần làm tiếp theo: + Cơng việc chung cho nhóm; + Công việc cho thành viên 6.2.2 Một số phương pháp sử dụng làm việc nhóm a Phương pháp vấn đề Đây phương pháp giúp phân tích sâu, tồn diện logic vấn đề diễn để tìm nguyên nhân gốc rễ nhận thức hậu vấn đề Phương pháp ứng dụng hữu hiệu liệt kê nhiều vấn đề mà nhóm phải giải Ngồi mục đích phân tích vấn đề để tìm ngun nhân, phương pháp vấn đề cịn dùng để phân tích mục tiêu phân tích chiến lược Phương pháp vấn đề cịn giúp cho thành viên nhóm hình dung rõ nét nội dung cần giải quyết, vấn đề liên đới, vấn đề nguyên nhân vấn đề hệ Từ có lựa chọn giải pháp hợp lý nhằm giải tốt công việc mà nhóm phải triển khai Mơ hình phương pháp “Cây vấn đề” Hệ Hệ b Phương pháp khung xương cá Đây công cụ phân tích vấn đề đơn giản hiệu Đó tranh miêu tả mối quan hệ logic vấn đề nguyên nhân gây vấn đề đó, giúp nhóm làm việc dễ thống cách phân tích để tìm ngun nhân vấn đề cần giải Âp dụng mơ hình khung xương cá giúp phân tích vấn đề bao quát, kín kẽ, xem xét cách tồn diện từ tránh thiếu sót, khiếm khuyết giải vấn đề nhóm Mơ hình khung xương cá Ng.nhân Ng.nhân K.quan Chủ quan CÁC NHÂN TỐ CHÍNH Hậu c Phương pháp “Bể cá vàng” VẤN ĐỀ Hậu Phương pháp thường áp dụng nhằm khai thác lực tư số thành viên nhóm, trao đổi thảo luận theo chủ đề góp ý, giúp đỡ Thực phương pháp bể cá tạo bầu khơng khí thân mật, gần gũi, rèn luyện kỹ qua sát kiềm chế Có thể chọn từ đến thành viên nhóm ngồi vào vịng với người điều hành ghế trống, Các thành viên lại số ngồi vịng ngồi đóng vai trị thẩm định, đánh giá, tạo thành mơ hình bể cá Những người ngồi vòng tham gia thảo luận vấn đề đưa ra, người ngồi quan sát, lắng nghe Khi người ngồi vịng ngồi có nhu cầu phát biểu, họ ngồi vào ghế trống vòng Phát biểu xong họ lại vòng để nhường hội cho người khác Sau thành viên vòng kết thúc vấn đề bàn luận, thành viên vịng ngồi đưa nhận xét, đánh giá bổ sung ý kiến Một số phương pháp khác sử dụng kỹ làm việc nhóm phương pháp nêu ý kiến ghi lên bảng; phương pháp làm việc theo công đoạn; phương pháp vấn, phương pháp sàng lọc… 6.2.3 Một số điều cần lưu ý làm việc nhóm - Nguy hình thức làm việc nhóm: Nhóm thành lập, thực tế có thành viên làm việc, kết mang tính chất chủ quan cá nhân Vì vai trị trưởng nhóm quan trọng; - Đối với vị trí trưởng nhóm: Có thể nhóm bầu trực tiếp định; - Trong trình làm việc nhóm, phải đảm bảo huy động tham gia tất thành viên nhóm Thư kí nhóm người ghi chép lại đầy đủ ý kiến gửi công khai kết ghi chép cho thành viên sau lần làm việc nhóm; - Làm việc nhóm hiệu có thêm phương tiện hỗ trợ bảng; giấy A0; bút số phương tiện hỗ trợ khác; - Cần ý đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm sau lần nhóm làm việc, tránh tình trạng giải xong vấn đề giải tán nhóm BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Vận dụng kiến thức kỹ làm việc nhóm, anh (chị) hãy: - Xây dựng kế hoạch làm việc cho nhóm nhỏ; - Nêu yêu cầu, nhiệm vụ quy chế làm việc nhóm; - Tổ chức triển khai theo kế hoạch làm việc nhóm (Có sử dụng phương pháp làm việc nhóm giới thiệu); - Trình bày kết làm việc nhóm; - Đánh giá rút kinh nghiệm hoạt động nhóm BÀI TẬP TÌNH HUỐNG AI ĐÚNG, AI SAI? Một ca sĩ hải ngoại tiếng, sau nhiều năm trở Việt Nam tổ chức show diễn Đơn vị đứng tổ chức kiện công ty TNHH Việt Nam Chương trình quảng bá rầm rộ, nhiên đêm diễn bị Sở VHTT&DL Hà Nội định hủy có nhiều sai phạm tổ chức biểu diễn quảng cáo Nhưng hai ngày sau họp thông báo định mạnh mẽ Sở, Cục Nghệ thuật Biểu diễn lại cấp phép cho Live show ca sĩ Trung tâm Hội nghị Quốc gia dự kiến Chỉ có điều, đơn vị tổ chức thay đổi: Khơng cịn Cơng ty TNHH B - đơn vị sai phạm dẫn đến bị rút phép, mà quan thuộc Bộ VHTT&DL: Nhà hát Ca múa nhạc Dân gian Việt Bắc, phối hợp Cơng ty TNHH Qun Gia Bình (giấy phép Cục ghi nhầm Quyên Gia Đình) Theo luật, Cục hồn tồn có quyền cấp phép cho đơn vị biểu diễn địa bàn Hà Nội, phải có Giấy tiếp nhận biểu diễn Sở cấp phép biểu diễn Thế nhưng, giấy phép Cục ký ngày 9-11 mà lúc 15h chiều 10-11, Giám đốc Sở cho biết, chưa có đơn vị đến làm việc với Sở giấy tiếp nhận này! Yêu cầu: Hãy chia lớp thành nhóm, nhóm từ - 10 người, thảo luận nội dung sau: Việc Sở VHTT&DL Hà Nội định hủy buổi biểu diễn hay sai Vì sao? Cục Nghệ thuật Biểu diễn cấp phép cho show diễn tiếp tục hay sai? Vì sao? Thời gian làm việc nhóm: 30 phút Yêu cầu: Mỗi nhóm trình bày kết thời gian 10 phút TÀI LIỆU THAM KHẢO Michel Maginn: Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, 2007 Trần Thị Bích Nga, Phạm Ngọc Sáu, Nguyễn Thu Hà (biên dịch): Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, 2006 PGS.TS Vũ Hoàng Ngân, Ths Trương Thị Nam Thắng: Xây dựng phát triển nhóm làm việc, NXB Phụ nữ, 2009