ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG CHƯƠNG SỰ CẦN THIẾT THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TẠI ĐỊA BÀN THỊ XÃ HƯƠNG THUỶ - Cơ sở pháp lý Căn Luật tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015; Căn Luật Công chứng ngày 20 tháng năm 2014; Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2015 quy định chi tiết - hướng dẫn thi hành số điều Luật công chứng; Quyết định 2104/QĐ-TTg năm 2012 phê duyệt "Quy hoạch tổng thể phát 1.1 triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020" Thủ tướng Chính - phủ ban hành; Căn Quyết định số 250/QĐ-TTg ngày 10/02/2010 Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển - tổ chức hành nghề công chứng Việt Nam đến năm 2020”; Căn Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng năm 2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật - Công chứng; Kế hoạch số 01/KH - UBND Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiện Huế triển khai thực “Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng - đến năm 2020”; Quyết định số 22/2016/QĐ-UBND ngày 19 tháng năm 2016 ban hành quy định tiêu chí xét duyệt đề nghị thành lập văn phòng công chứng địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế Trong thời gian qua, hoạt động công chứng nước ta có bước phát triển, đóng góp tích cực cho phát triển kinh tế - xã hội đất nước, khẳng định ngày rõ vị trí, vai trò quan trọng công chứng đời sống xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày tăng công chứng nhân dân kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, đồng thời công cụ đắc lực phục vụ quản lý nhà nước có hiệu quả, bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch, góp phần tích cực vào việc phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Thực chủ trương Đảng Nhà nước đề ra, Nghị số 49NQ/TW ngày 02 tháng năm 2005 Chiến lược Cải cách tư pháp đến năm 2020 Bộ Chính trị, ngày 10/02/2010, Thủ tướng Chính phủ định số 250/QĐ-TTg ngày 10/02/2010 Phê duyệt Đề án “Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng Việt Nam đến năm 2020” Theo đó, năm 2011, thủ tướng phủ ban hành Quyết định số 240/QĐ-TTg định “Ban hành tiêu chí quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng Việt Nam đến năm 2020” Theo định tùy theo nhu cầu công chứng xã hội, biểu qua số lượng hợp đồng, giao dịch có nhu cầu công chứng mà định số lượng tổ chức hành nghề công chứng địa phương phải thỏa mãn số tiêu chí định theo định này, là: - Quy hoạch 01 tổ chức hành nghề công chứng địa bàn cấp huyện; - Quy hoạch tối đa không tổ chức hành nghề công chứng địa bàn cấp huyện có nhu cầu công chứng trung bình (dưới 6.000 hợp đồng, giao dịch/năm); - Quy hoạch tối đa không tổ chức hành nghề công chứng địa bàn cấp huyện có nhu cầu công chứng cao (từ 6.000 hợp đồng, giao dịch đến 12.000 hợp đồng, giao dịch/năm); - Quy hoạch tối đa không tổ chức hành nghề công chứng địa bàn cấp huyện có nhu cầu công chứng cao (trên 12.000 hợp đồng, giao dịch/năm); - Bảo đảm tính phát triển bền vững, hiệu bình đẳng hoạt động công chứng; tránh xu hướng phát triển lệch lạc, cạnh tranh không lành mạnh Kết hợp việc quy hoạch số lượng tổ chức hành nghề công chứng với phát triển quy mô, chất lượng tổ chức hành nghề công chứng phát triển số lượng công chứng viên để đáp ứng đầy đủ yêu cầu công chứng địa bàn; - Trong trường hợp đặc biệt cần phát triển thêm tổ chức hành nghề công chứng so với mức tối đa quy định, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cần giải trình rõ đề xuất Quy hoạch gửi Bộ Tư pháp để Bộ Tư pháp xem xét, trình Thủ tướng Chính phủ định Quy hoạch tổng thể Ngoài ra, năm 2012, thủ tướng phủ ban hành Quyết định số 2104/QĐTTg phê duyệt "Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020" đó, mục tiêu Quy hoạch: “Đến năm 2020 phát triển mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng rộng khắp phân bố hợp lý gắn với địa bàn dân cư toàn quốc, đáp ứng đầy đủ nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch tổ chức, cá nhân xã hội, tăng cường tính an toàn pháp lý cho hợp đồng giao dịch, bảo đảm hợp đồng, giao dịch liên quan có khả liên quan đến chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải công chứng” Trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế thực tốt công tác phát triển tổ chức thực hành nghề công chứng dựa định này, thể Kế hoạch số 01/KH - UBND Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiện Huế việc triển khai thực “Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020” Điều cổ vũ phát triển hệ thống tư pháp nói chung hoạt động công chứng chứng thực nói riêng tỉnh Thừa Thiên Huế Ngày 20 tháng năm 2014, Quốc hội ban hành Luật Công chứng với chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng, tạo điều kiện cho việc phát triển công chứng theo hướng chuyên nghiệp hóa, phù hợp với chuẩn mực thông lệ quốc tế, chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng xã hội đón nhận với nhiều dấu hiệu tích cực Số lượng tổ chức hành nghề công chứng công chứng viên có phát triển, tăng nhanh số lượng Theo số thống kê, tính đến thời điểm năm 2015, nước có 832 tổ chức hành nghề công chứng so với số lượng 129 tổ chức hành nghề công chứng trước thời điểm Luật Công chứng có hiệu lực 1700 công chứng viên Ở địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế năm 2015 có 13 tổ chức hành nghề công chứng có 04 phòng công chứng 09 văn phòng công chứng, Thị xã Hương Thủy có 01 văn phòng công chứng Tuy nhiên, vào tình hình thực tiễn địa bàn thị xã Hương Thủy với Kế hoạch số 01/KH - UBND Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiện Huế triển khai thực “Quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020” mục tiêu phát triển tổ chức hành nghề công chứng địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2016-2020 là: “Củng cố tổ chức hành nghề công chứng có, phát triển thêm 09 tổ chức hành nghề công chứng theo lộ trình Quy hoạch”, Thị xã Hương Thủy thiếu 01 văn phòng công chứng Có thể thấy cần thiết thành lập văn phòng công chứng thị xã Hương Thủy có sở pháp lý cần nhanh chóng thành lập văn phòng địa bàn Việc thành lập Văn phòng công chứng ABC thực đầy đủ quy trình theo thủ tục quy định Luật Công chứng 2014; Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2015 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật công chứng; Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng năm 2015 Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Công chứng Cùng với việc xây dựng đề án nhằm mục đích thành lập Văn phòng công chứng ABC, mong muốn góp phần hoàn thiện hệ thống tổ chức hành nghề công chứng, đáp ứng yêu cầu phát triển hoạt động công chứng đảm bảo hoạt động tư pháp diễn cách nhanh chóng thuận lợi 1.2 Cơ sở thực tiễn Hương Thủy thị xã cửa ngõ phía Nam thành phố Huế, kéo dài phía đông nam đến Phú Lộc tây nam đến Nam Đông, đồng thời, trải rộng hai phía đông tây đến tận địa giới Phú Vang, Hương Trà, A Lưới Thị xã có 12 đơn vị hành trực thuộc gồm: 05 phường (Phú Bài, Thủy Dương, Thủy Phương, Thủy Châu, Thủy Lương), 07 xã (Thủy Vân, Thủy Thanh, Thủy Bằng, Thủy Tân, Thủy Phù, Phú sơn, Dương Hòa) Với dân số trung bình 101.353 người diện tích 454,66 km2, Hương Thủy thị xã có bước phát triển mạnh mặt đời sống kinh tế xã hội, đặc biệt công nghiệp, dịch vụ có nhiều phá Từ chỗ trước đây, ngành nông nghiệp chiếm 70% giá trị tổng sản phẩm địa bàn, đến nay, ngành công nghiệp – xây dựng dịch vụ phát triển thay vị trí ngành nông nghiệp, chiếm khoảng 70% tổng sản phẩm điạ bàn Cơ sở hạ tầng, mạng lưới giao thông, lĩnh vực y tế, văn hóa – xã hội có chuyển biến tích cực, với nhu cầu công chứng, chứng thực nhân dân địa phương tăng lên, đặc biệt năm gần nhu cầu công chứng, chứng thực nhân dân ngày tăng rõ rệt Đặc biệt, theo thống kê đến năm 2015, toàn tỉnh Thừa Thiên Huế có hai Văn phòng công chứng hoạt động, tập trung địa bàn Thành phố Huế, chưa có Văn phòng công chứng hoạt động Thị xã Hương Thuỷ nói riêng huyện khác nói chung Đây vấn đề cần trọng phải thay đổi, lẽ nhu cầu công chứng ngày gia tăng, số lượng vụ việc dân cần công chứng nhiều, bên cạnh công tác kiểm tra giám sát quan chủ quan phát nhiều sai sót từ gốc giấy tờ đem đến để yêu cầu công chứng, phần địa bàn huyện, thị xã chưa có Văn phòng công chứng để khắc phục tình trạng trên, phần người dân e dè tiếp xúc với luật pháp Nhận thấy thời điểm cần phải thay đổi, hoạt động công chứng cần phải chứng tỏ công cụ đắc lực góp phần tích cực phòng ngừa tranh chấp, tạo an toàn cho quan hệ pháp lý, cộng mong muốn mở rộng phạm vi hoạt động Văn phòng công chứng toàn tỉnh để đáp ứng nhu cầu người dân địa bàn Thị xã Hương Thuỷ vùng lân cận Như vậy, để thực quy định pháp luật, thực chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng theo Nghị số 49/NQ-TW ngày 02 tháng năm 2005 Bộ Chính trị Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, đồng thời nhằm đáp ứng ngày tốt nhu cầu công chứng tổ chức cá nhân, thấy việc thành lập Văn phòng công chứng địa bàn thị xã Hương Thuỷ cần thiết hợp lý Theo đó, phối hợp với quan có thẩm quyền Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế, Sở Tư pháp, Sở Nội vụ,…chủ động xây dựng định hướng phát triển hoạt động công chứng cách phù hợp, có lộ trình, phục vụ hiệu cho tiến trình phát triển kinh tế - xã hội tỉnh CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 2.1 Tổ chức Văn phòng công chứng - Loại hình văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng hoạt động theo loại hình công ty hợp danh - Tên, số định bổ nhiệm Công chứng viên, số thẻ ngày cấp thẻ Công chứng viên Công chứng viên thành lập - Dự kiến kế hoạch chấm dứt hành nghề luật sư, đấu giá viên, thừa phát lại, trọng tài viên, giám định viên tư pháp, tư vấn viên pháp luật Công chứng viên thành lập Công chứng viên hành nghề Văn phòng công chứng - Dự kiến tên gọi Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng Thành Đạt 2.2 Nhân Văn phòng công chứng Dự kiến nhân Văn phòng công chứng sau 2.2.1 Công chứng viên: Số lượng: người - Nguyễn Thành Đạt: Trưởng Văn phòng • • • Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Luật HCM Thời gian công tác pháp luật: 10 năm Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng Phòng công chứng số tỉnh Thừa Thiên Huế: năm - Lương Thúy Ân: Công chứng viên • • • Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Luật HCM Thời gian công tác pháp luật: năm Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng Văn phòng công chứng Sao Việt, thành phố Huế: năm - Nguyễn Ngọc Tài Hải: Công chứng viên • • • Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Luật HCM Thời gian công tác pháp luật: năm Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng Văn phòng công chứng Nam Đông, thành phố Huế: năm - Hà Phương Linh: Công chứng viên • • • Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trường Đại học Vinh Thời gian công tác pháp luật: năm Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng Phòng công chứng số 1, thành phố Huế: năm - Nguyễn Thị Khánh Huyền: Công chứng viên • • • Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Khoa Luật – Đại học Huế Thời gian công tác pháp luật: năm Có thời gian làm nghiệp vụ công chứng Phòng công chứng số 2, thành phố Huế: năm 2.2.2 Nhân viên thư kí nghiệp vụ công chứng: Số lượng: người - Ngô Văn Cảnh Trình độ học vấn: Cử nhân Luật thuộc Khoa Luật – Đại học Huế Thời gian công tác pháp luật: Có gần nă làm Thư ký nghiệp vụ Văn phòng luật sư VietLaw • Đã tốt nghiệp Lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng Học Viện Tư Pháp Hiện hoàn thành Lớp Cao học luật Trường Đại học Kinh tế - Luật Thành phố Hồ Chí Minh • • Anh đào tạo chuyên ngành nghiệp vụ công chứng thực tế tích lũy nhiều kinh nghiệm lĩnh vực công chứng Mọi giao dịch dân sự, hợp đồng anh kiểm tra, rà soát kỹ tính pháp lý, tính xác thực hợp đồng - Nguyễn Thị Hiền • • Trình độ học vấn: Cử nhân Luật thuộc Trường Đại học Luật HCM Thời gian công tác pháp luật: Có năm làm Thư ký nghiệp vụ công chứng, theo học Lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng Học Viện Tư Pháp Chị có nhiều kinh nghiệm am hiểu sâu sắc lĩnh vực pháp luật: Dân sự, đất đai, thuế, công chứng, hôn nhân gia đình, kinh doanh, thương mại… Chị đánh giá người giỏi kiến thức, nghiệp vụ, động, nhạy bén, nhiệt tình, chu đáo tận tụy với công việc 2.2.3 Nhân viên lưu trữ: Số lượng: người - Nguyễn Thị Thu Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư lưu trữ Trường Học viện Hành Quốc gia • Kinh nghiệm làm công tác lưu trữ: năm Tòa án nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế • - Phùng Thị Mỹ Huế Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội • Kinh nghiệm làm công tác lưu trữ: năm Bưu điện tỉnh Thừa Thiên Huế • 2.2.4 Nhân viên kế toán: người - Lê Thị Hồng Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành kế toán Đại học Kinh tế Đà Nẵng • Kinh nghiệm làm công tác kế toán: năm Ngân hàng Công thương Quảng Bình • 2.2.5 Nhân viên công nghệ thông tin: người - Dương Đăng Cảnh Trình độ học vấn: Tốt nghiệp chuyên ngành Công nghệ thông tin Đại học Duy Tân Đà Nẵng • Kinh nghiệm làm việc: năm Công ty cổ phần FPT • 2.3 Khả quản trị văn phòng - Trưởng Văn phòng Nguyễn Thành Đạt, người đại diện theo pháp luật Văn phòng công chứng tốt nghiệp Lớp bồi dưỡng Quản trị văn phòng cho cán bộ, viên chức Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (giấy tờ chứng minh kèm theo hồ sơ) - Trưởng Văn phòng có kinh nghiệm quản trị tổ chức hành nghề công chứng Phòng công chứng số 2: thời gian năm (giấy tờ chứng minh kèm theo hồ sơ) - Dự thảo nội quy, quy chế để quản lý hoạt động Văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng có dấu tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng nguồn thu hợp pháp khác  Văn phòng công chứng có nhiệm vụ sau: Công chứng loại hợp đồng, giao dịch văn mà theo quy định pháp luật phải công chứng hợp đồng, giao dịch không bắt buộc phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên Văn phòng công chứng bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng quy định pháp luật xử lý vi phạm hành công chứng trụ sở Phòng Thực chế độ làm việc theo ngày, làm việc quan hành nhà nước Chấp hành quy định pháp luật lao động, thuế, tài chính, thống kê Chấp hành yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền báo cáo, kiểm tra, tra Lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định Nhiệm vụ Trưởng phòng: Lập đạo thực Kế hoạch công tác Phòng, điều hành công việc ngày Phòng, phân công nhiệm vụ cho Công chứng viên nhân viên khác; chủ tài khoản Phòng, đại diện cho Phòng quan hệ với quan, tổ chức khác Nhiệm vụ Công chứng viên hành nghề công chứng: Tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, xem xét hồ sơ, giải ký hợp đồng, giao dịch theo quy định pháp luật 10 Nhiệm vụ kế toán: Quyết toán báo cáo tài hàng tháng, quý, năm; lập danh sách lương hàng tháng 11 Nhiệm vụ thủ quỹ: Thực thu, chi tiền mặt, lập quỹ báo cáo theo quy định, phát lương cho công chức, viên chức, người lao động Phòng hàng tháng 12 Nhiệm vụ văn thư, lưu trữ: Thực công tác văn thư, lưu trữ Phòng 13 Các nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật  Văn phòng công chứng có quyền hạn nghĩa vụ sau: Ký hợp đồng lao động với nhân viên Văn phòng thực hợp đồng lao động theo quy định pháp luật Thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định pháp luật Quyền hạn Trưởng phòng: - Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động Công chứng viên; đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp việc bổ nhiệm, điều động, biệt phái, miễn nhiệm Công chứng viên, tạm đình việc thực công chứng Công chứng viên; giải khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền - Quyết định hoạt động Phòng theo quy định pháp luật Quyền hạn Công chứng viên thực nhiệm vụ công chứng: Lập biên bản, báo cáo lãnh đạo Văn phòng công chứng trường hợp vi phạm pháp luật thi hành nhiệm vụ Cung cấp dịch vụ công chứng ngày, làm việc quan hành nhà nước để đáp ứng nhu cầu công chứng nhân dân Các quyền khác theo quy định pháp luật CHƯƠNG 3: CƠ SỞ VẬT CHẤT CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 3.1 Trụ sở Văn phòng công chứng - Vị trí dự kiến đặt trụ sở: Đặt số 117 Nguyễn Tất Thành, phường Phú Bài, thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế - Tổng diện tích sử dụng trụ sở: 90m2 Tính pháp lý trụ sở: Trụ sở Văn phòng Công chứng thuộc sở hữu hợp pháp Trưởng Văn phòng công chứng Nguyễn Thành Đạt (Giấy tờ chứng minh kèm theo hồ sơ) - Diện tích văn phòng dành cho tiếp dân: 40m2 - Diện tích lưu trữ hồ sơ Công chứng: 30m2 - Diện tích nhà để xe: 15m2 - Diện tích sân :5m2 3.2 Quy định an ninh trật tự an toàn giao thông - Điều kiện an ninh trật tự an toàn giao thông : Về an ninh, văn phòng dự định có hai nhân viên bảo vệ đủ tiêu chuẩn, có nhân phẩm đạo đức tốt có kế hoạch tuyên truyền phổ biến nội quy an ninh trật tự cho nhân viên văn phòng người dân sinh sống đó, giữ vững an ninh sau - Phương án phòng, chống cháy nổ: Lắp đặt bình chứa cháy phòng, đặc biệt phòng tập trung đông người phòng tiếp dân, dán số điện thoại ghi nhớ số điện thoại phòng cháy chữa cháy để nhanh chóng liên lạc với phòng chữa cháy Thường xuyên kiểm tra máy móc, trang thiết bị, tuyên truyền yêu cầu người không sử dụng chất dễ gây cháy nổ văn phòng 3.3 Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho hoạt động Văn phòng công chứng - Bố trí khu vực khoa học, phù hợp, đảm bảo thuận lợi cho người dân đến giải hồ sơ công chứng (Có vẽ sơ đồ văn phòng) - Có trang bị máy tính phòng làm việc cho nhân viên làm văn phòng, kết nối Internet, máy photocopy, máy in, có nhân viên thông thạo công nghệ thông tin, lập trình mạng văn phòng công chứng - Có dự kiến thiết kế trang web riêng cho Văn phòng công chứng - Có phương án đầu tư trang bị phần mềm soạn thảo hoạt động, giao dịch, quản lý nghiệp vụ, quản lý lưu trữ, kế toán, vv - Có phương án phòng, chống cháy nổ, bảo đảm an ninh trật tự, có trang thiết bị chữa cháy - Tại văn phòng có kệ hồ sơ lưu trữ, bàn ghế đầy đủ để tiếp dân chờ lấy hồ sơ Dự kiến lắp đặt hai điều hòa đảm bảo thông thoáng cho văn phòng trang thiết bị cần thiết khác đảm bảo cho hoạt động Văn phòng CHƯƠNG 4: KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG 4.1 Tiến độ thực dự kiến tổ chức, nhân sở vật chất Văn phòng công chứng Bảng thống kê Tiến độ hoàn thành điều kiện tổ chức, nhân sở vật chất Văn phòng công chứng STT Tiêu chí Điều kiện tổ Sau có định cho phép chức, nhân thành lập UBND tỉnh Thừa Thiên Huế văn phòng công chứng triển khai thực hoàn thành việc tổ chức, nhân như: Sau phê duyệt Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cấp phép tuyển dụng thêm 02 công chứng viên, 01 nhân viên lưu trữ, 01 kế toán, 01 bảo vệ vào hoạt động nhu cầu văn phòng nhân chưa đáp ứng tuyển thêm Sau hoàn thành tất điều kiện tổ chức nhân sự, cở sở vật chất kỹ thuật tiến hành đăng ký hoạt động sở tư pháp tỉnh Thừa Thiên Huế để vào hoạt động Bên cạnh đó, nhóm thành viến sáng lập văn phòng công chứng nhóm họp bàn bạc nội quy quy chế hoạt động văn phòng công chứng Cơ sở vật chất Sau UBND tỉnh Thừa Thiên Huế cho phép thành lập, song song với việc thực điều kiện tổ chức, nhân Văn Nội dung hoạt động Ngày triển khai Ngày hoàn thành phòng công chứng triển khai việc giải phóng mặt với diên tích 100m2 Tiến hành hoạt động thi công, hoàn thiện văn phòng theo tiến độ quy định pháp luật Sau hoàn thiện văn phòng, tiến hành lắp đặt máy móc, trang thiết bị kỹ thuật, phần mềm trang web quản lý hoạt động Văn phòng … phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ văn phòng thời hạn 80 ngày kể từ ngày cấp phép 4.2 Tiến độ kế hoạch đưa Văn phòng công chứng vào hoạt động - Trong thời hạn 80 ngày sau UBND tỉnh Thừa Thiên Huế định cho phép thành lập tiến hành lập hồ sơ đăng kí hoạt động Sau hồ sơ đăng kí hoạt động chấp thuận Sở Tư Pháp cấp giấy phép tiến hành đưa Văn phòng công chứng vào hoạt động thời hạn 10 ngày kể từ ngày Sở Tư Pháp tỉnh Thừa Thiên Huế cấp phép hoạt động - Các kế hoạch đưa Văn phòng công chứng vào hoạt động: + Tổ chức việc tuyên truyền rộng rãi phương tiện thông tin đại chúng địa phương việc vào hoạt động văn phòng công chứng Sau sở tư pháp tỉnh Thừa Thiên Huế cấp giấy đăng ký hoạt động văn phòng công chứng đăng báo địa phương tỉnh thừa thiên huế 03 số liên tiếp với nội dung như: Tên gọi Văn phòng công chứng Thành Đạt Địa trụ sở: 117 Nguyễn Tất Thành, phường Phú Bài, thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế • Họ, tên, số định bổ nhiệm công chứng viên hành nghề công chứng văn phòng công chứng • Số ngày tháng năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký ngày bắt đầu hoạt động • + Tổ chức khai trương văn phòng công chứng + Văn phòng công chứng phối hợp với Ủy ban nhân dân tỉnh tiến hành kiểm tra toàn thể hạng mục trụ sở đảm bảo theo yêu cầu quan chủ quản để ra, với quy định pháp luật + Tổ chức hoạt động hỗ trợ, nhân rộng phạm vi hoạt động, đổi phương pháp giáo dục đào tạo pháp luật địa phương, đơn vị; giới thiệu với sở giáo dục, doanh nghiệp, khu dân cư hoạt động công chứng chứng thực; tìm kiếm nguồn lực xã hội liên kết với đơn vị địa bàn để hoạt động công chứng phát triển có hiệu + Tổ chức việc giảm giá 10% phí dịch vụ vòng 01 tháng kể từ ngày văn phòng công chứng vào hoạt động + Văn phòng công chứng tiến hành tổ chức buổi họp nội tháng lần để rà soát lại hoạt động công chứng chứng thực tháng đó, trình bày kết đạt khó khăn trình giải hồ sơ Lập báo cáo theo Quý nộp lên cho Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế kết hoạt động công chứng địa bàn huyện + Có kế hoạch rà soát lại nhân năm/lần để có biện pháp nâng cao đội ngũ công chứng viên tinh giảm công chứng viên lực 4.3 Quy trình tiếp nhận xử lý hồ sơ công chứng 4.3.1 Quy trình tiếp nhận hồ sơ công chứng: Bước 1: Nộp hồ sơ công chứng - Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ trực tiếp trụ sở Văn phòng công chứng Thành Đạt, thời gian nộp hồ sơ vào tất ngày tuần (trừ Chủ nhật, ngày nghỉ lễ theo qui định), cụ thể: + Buổi sáng: từ 30 phút đến 11 30 phút; + Buổi chiều: từ 13 30 phút đến 17 30 phút buổi sáng thứ (từ 30 phút đến 11 30 phút) Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ công chứng - Công chứng viên trực tiếp nhận kiểm tra giấy tờ có hồ sơ người có yêu cầu công chứng theo thứ tự; - Việc kiểm tra bao gồm kiểm tra giá trị pháp lý giấy tờ liên quan kiểm tra hồ sơ có thuộc trường hợp phép giao dịch theo quy định pháp luật hay không - Trường hợp hồ sơ công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ) - Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý ghi vào sổ công chứng công chứng viên cho tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ công chứng: - Đối với hợp đồng, giao dịch soạn thảo sẵn: + Trong trường hợp có cho hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có ghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng có ghi ngờ đối tượng hợp đồng, giao dịch thật công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ có quyền từ chối công chứng; + Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế công chứng viên rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không đồng ý sửa chữa công chứng viên có quyền từ chối công chứng; + Công chứng viên đối chiếu với giấy tờ lưu hồ sơ công chứng, công chứng viên thư ký nghiệp vụ phải thể việc đối chiếu ( đóng dấu đối chiếu chính, ghi họ tên người đối chiếu, ngày đối chiếu) - Đối với hợp đồng, giao dịch soạn thảo công chứng viên soạn thảo theo đề nghị người yêu cầu công chứng: + Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch 4.3.2 Quy trình xử lý hồ sơ công chứng: Sau hồ sơ công chứng hoàn tất quy trình tiếp nhận nêu trên: Bước 1: - Công chứng viên cho người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký ( lăn tay, thấy cần thiết) vào trang hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào trang hợp đồng, giao dịch; Bước 2: - Công chứng viên chuyển lại toàn hồ sơ công chứng cho thư ký nghiệp vụ; thư ký nghiệp vụ hướng dẫn người yêu cầu công chứng mang hồ sơ công chứng nộp hồ sơ Bộ phận Quầy thu ngân Văn thư; Bước 3: - Bộ phận quầy: tính toán, hóa đơn, thu phí công chứng, thù lao công chứng chi phí khác cho người yêu cầu công chứng theo quy định Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/1/2012 Liên Bộ Tài chính- Bộ Tư Pháp Hướng dẫn mức thu , chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí công chứng, sau chuyển qua cho Văn thư ; - Văn thư: tiếp nhận hồ sơ công chứng công chứng viên ký, cho số công chứng, đóng dấu ( dấu tổ chức hành nghề công chứng, dấu tên công chứng viên loại dấu khác theo quy định) hoàn trả lại toàn hồ sơ cho người yêu cầu công chứng sau giữ lại 01 hồ sơ công chứng gồm: Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, văn công chứng, giấy tờ mà người yêu cầu công chứng nộp, giấy tờ xác minh, giám định giấy tờ liên quan khác chuyển cho nhân viên lưu trữ để tiến hành lưu trữ hồ sơ theo quy định * Cách thức thực hiện: + Trực tiếp trụ sở tổ chức hành nghề công chứng + Việc công chứng thực trụ sở tổ chức hành nghề công chứng trường hợp người có yêu cầu công chứng người già yếu lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù có lý đáng khác đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng 4.3.3 Thời gian giải hồ sơ: - Trường hợp bình thường: Giải ngày làm việc kể từ nhận hồ sơ hợp lệ - Trường hợp phức tạp: không 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận kết xác minh, giám định quan có thẩm quyền 4.3.4 Phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác: - Phí công chứng: Thu theo qui định Thông tư Liên tịch số Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 Liên Bộ Tài chính- Bộ Tư Pháp Hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí công chứng; - Thù lao công chứng: Do Văn phòng công chứng tự xác định sở chất lượng, hiệu công việc mang lại cho khách hàng, niêm yết công khai trụ sở Văn phòng công chứng; - Chi phí khác: Do thỏa thuận người yêu cầu công chứng Văn phòng Công chứng người yêu cầu công chứng có yêu cầu công chứng trụ sở thực công việc khác theo thỏa thuận hai bên 4.3.5 Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: - Phiếu yêu cần công chứng, hợp đồng giao dịch ( mẫu 01/PYC); - Các mẫu đơn, mẫu tờ khai quy định Quyết định số: 123/2005 của UBND TP Hồ Chí Minh, ngày 15/7/2005 V/v ban hành 76 Biểu mẫu lĩnh vực công chứng, chứng thực; - Các mẫu đơn, mẫu tờ khai quy định Quyết định số: 58/2004/QĐ- UB UBND TP Hồ Chí Minh, ngày 15/7/2005 ban hành 71 Biểu mẫu thủ tục hành lĩnh vực xây dựng đất đai nhà 4.4 Điều kiện lưu trữ, kế hoạch thực việc lưu trữ trình lưu trữ hồ sơ 4.4.1 Điều kiện lưu trữ - Hồ sơ cần lưu trữ để phòng lưu trữ theo số, ngày tháng năm thụ lý đóng thành tệp - Hồ sơ cần lưu trữ có dấu bút lục dấu Văn phòng công chứng - Việc lưu trữ hồ sơ cần thực sau hồ sơ công chứng xong ghi vào sổ báo cáo kết công chứng - Không cho người tự ý xem hồ sơ lưu trữ chưa có đồng ý Trưởng văn phòng công chứng - Cán lưu trữ không để thất thoát giấy tờ có hồ sơ Nếu để trường hợp xảy phải chịu hình thức kỷ luật 4.4.2 Kế hoạch thực việc lưu trữ Công tác lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định Luật Công chứng - Văn phòng công chứng bảo quản chặt chẽ, thực biện pháp an toàn hồ sơ công chứng - Bản văn công chứng giấy tờ khác hồ sơ công chứng phải lưu trữ 20 năm trụ sở văn phòng công chứng; trường hợp lưu trữ trụ sở phải có đồng ý văn Sở Tư pháp - Trong trường hợp quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu văn việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc công chứng Văn phòng công chứng cung cấp văn công chứng giấy tờ khác có liên quan Việc đối chiếu văn công chứng với thực Văn phòng công chứng nơi lưu trữ hồ sơ công chứng - Việc kê biên, khám xét trụ sở Văn phòng công chứng thực theo quy định pháp luật có chứng kiến đại diện Sở Tư pháp đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp công chứng viên địa phương - Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng Thành Đạt thỏa thuận với Văn phòng công chứng khác việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; không thỏa thuận Sở Tư pháp định Phòng công chứng Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng 4.4.3 Quy trình lưu trữ hồ sơ Hồ sơ công chứng bao gồm: Lập phiếu yêu cầu công chứng, hợp đồng, giao dịch, văn công chứng, loại giấy tờ mà người yêu cầu công chứng nộp, giấy tờ xác minh, giám định giấy tờ liên quan khác Hồ sơ công chứng đánh số hợp đồng theo thứ tự theo trình tự thời gian định Việc bảo quản hồ sơ công chứng phải chặt chẽ, an toàn Thời gian bảo quản hồ sơ 20 năm Hồ sơ công chứng lưu trữ theo quy trình sau: HỒ SƠ ĐÃ ĐÓNG DẤU LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ PHÂN LOẠI XẾP SỐ HỒ SƠ SẮP XẾP ĐÁNH BÚT LỤC NHẬP SỐ LIỆU VÀO SỔ CÔNG CHỨNG CHƯƠNG 5: TÍNH KHẢ THI CỦA ĐỀ ÁN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG