Ôn tập quản trị văn phòng (05)

10 607 1
Ôn tập quản trị văn phòng (05)

Đang tải... (xem toàn văn)

Thông tin tài liệu

Câu 1 : VĂN PHÒNG là gì ? VĂN PHÒNG có vị trí , vai trò ntn trong cơ quan , đơn vị , tổ chức ? Phân loại VĂN PHÒNG ?VĂN PHÒNG ( office ) là bộ phận cấu thành 1 đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào . Sự tồn tại của VĂN PHÒNG là điều tất yếu khách quan .Khái niệm VĂN PHÒNG được xem xét , nghiên cứu dựa trên nhiều góc độ , lĩnh vực khác nhau

MỘT SỐ CÂU HỎI QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐỀ BÀI Câu : VĂN PHÒNG ? VĂN PHÒNG có vị trí , vai trò ntn quan , đơn vị , tổ chức ? Phân loại VĂN PHÒNG ? Câu : VĂN PHÒNG có chức ? Phân tích trình bày nội dung chức ? Câu : Trình bày mục đích , yêu cầu ý nghĩa việc lập ( xây dựng ) kế hoạch công tác quan ? Câu : Phân tích trình bày khái niệm , vai trò ( ý nghĩa ) công tác văn thư quan ? Câu : Thế tài liệu lưu trữ ? Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa , đặc điểm , tính chất ? BÀI LÀM Câu : VĂN PHÒNG ? VĂN PHÒNG có vị trí , vai trò ntn quan , đơn vị , tổ chức ? Phân loại VĂN PHÒNG ? VĂN PHÒNG ( office ) phận cấu thành đơn vị tổ chức thiếu quan Sự tồn VĂN PHÒNG điều tất yếu khách quan Khái niệm VĂN PHÒNG xem xét , nghiên cứu dựa nhiều góc độ , lĩnh vực khác : - - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mô lớn thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) quan, đơn vị có quy mô nhỏ văn phòng phòng hành tổng hợp Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị -  Ngoài văn phòng hiểu phòng làm việc thủ trưởng có tầm cỡ cao; dạng hoạt động quan tổ chức nơi diễn việc thu nhận , bảo quản lưu trữ loại văn giấy tờ VĂN PHÒNG hiểu cách chung khái quát : Văn phòng máy điều hành quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể Vị trí , vai trò : Văn phòng (VĂN PHÒNG) phận vô quan trọng thiếu quan, đơn vị VĂN PHÒNG vừa thực chức đối nội vừa thực chức đối ngoại quan, đơn vị Từ thuở hình thành máy nhà nước đến nay, VĂN PHÒNG phận thiếu, xem nhẹ công tác VĂN PHÒNG đồng nghĩa với việc sống làm việc thiếu dân chủ vô tổ chức độc đoán chuyên quyền Thực tế, người lãnh đạo thiếu quan tâm cần thiết đến công tác VĂN PHÒNG thường lãnh đạo Phân loại VĂN PHÒNG : Văn phòng Trung ương Đảng quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp Bộ Chinh trị, Ban Bi thư tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo Đảng, phối hợp, điều hòa hoạt động quan tham mưu Trung ương Đảng; tham mưu chủ trương sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu nguyên tắc chế độ quản lí tài chính, tai sản Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản cac quan đảng Trung ương bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động Trung ương Đảng; đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Văn phòng Quốc hội quan giúp việc Quốc hội, có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu tổng hợp va tổ chức phục vụ hoạt động Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, Pho Chủ tịch Quốc hội, Hội đồng dân tộc Uỷ ban Quốc hội Văn phòng Chính phủ có chức tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức hoạt động chung Chính phủ; tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ (bao gồm Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động Chính phủ va hệ thống hành nhà nước từ Trung ương đến sở; bảo đảm thông tin, phục vụ coong tac đạo, điều hành Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định phap luật; bảo đảm cac điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Chính phủ,Thủ tướng Chính phủ ( nghị định số: 33/2008/NĐ-CP) Văn phòng Ủy ban nhân dâncấp tỉnh co chức tham mưu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dântổ chức cac hoạt động chung Ủy ban nhan dan; tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo điều hanh cac hoạt động chung may hanh chinh địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ đạo, điều hanh Ủy ban nhan dan, Chủ tịch Ủy ban nhân dânva thông tin cho công chúng theo quy định phap luật; bảo đảm cac điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động Ủy ban nhan dan, Chủ tịch uy ban nhan dan (13/2008/NĐ-CP) Văn phòng Hội đồng nhan dan va Ủy ban nhân dâncấp huyện: tham mưu tổng hợp choỦy ban nhân dânvề hoạt động Ủy ban nhan dan; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện cong tac dan tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dânvề đạo, điều hanh Chủ tịch Ủy ban nhan dan; cung cấp thông tin phục vụ quản ly va hoạt động Hội đồng nhan dan, Ủy ban nhân dân va cac quan nha nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhan dan va Ủy ban nhan dan.(14/2008/NĐ-CP) Câu : VĂN PHÒNG có chức ? Phân tích trình bày nội dung chức ? Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho công tác thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp thông tin bên bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng thông tin theo nguyên tắc trình tự định.Ngoài phận tham mưu văn phòng có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chuyên sâu công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Cách thức tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên giá lĩnh vực chuyên môn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Như văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phòng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng Quy mô đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị Câu : Trình bày mục đích , yêu cầu ý nghĩa việc lập ( xây dựng ) kế hoạch công tác quan ? Chương trình , kế hoạch văn thể mục tiêu , nhiệm vụ ,các giải pháp cách thức tổ chức thực nhằm sử dụng nguồn lực , tài nguyên khai thác quan cách tối ưu thời gian xác định Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu cần đạt quan phương thức tiến hành tốt để đạt mục tiêu thời kỳ Lập kế hoạch trình xếp nguồn lực ( người , tài , thời gian ,…) phương tiện sử dụng khoảng thời gian xác định tương lai để thực hoạt động cần thiết nhằm đạt mục tiêu định trước với việc sử dụng kinh nghiệm khứ , dự báo khả tương lai công nhận thực tế Mục đích : - Đảm bảo khai thác cách tối ưu chi phí thấp nguồn lực mà quan đag sở hữu khai thác tương lai Đảm bảo cho hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định , tạo khả kiểm soát hoạt động cách chặt chẽ Tạo khả chủ động ứng phó với tình thay đổi môi trường Xử lý nguồn lực quan cách hợp lý bảo đảm phát triển bền vững Yêu cầu : - - - Lập kế hoạch hoạt động thường xuyên cấp quản lý Lập kế hoạch hoạt động thường xuyên tất nhà quản trị cấp , ngành lĩnh vực Là yếu tố định đến thành công nhà quản lý việc xây dựng kế hoạch Kế hoạch phải hướng đến mục đích phát triển tổ chức Lập kế hoạch tảng hoạt động quản trị nói chung quản trị văn phòng nói riêng Để quản trị có chất lượng , nhà quản trị cần phải xây dựng Kế Hoạch để điều phối quan hệ , hoạt động tổ chức cá nhân quan Xây dựng chương trình , kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu Ý nghĩa - Kế hoạch cầu nối khứ , tương lai - Thông qua việc lập kế hoạch giúp người quản lý , lãnh đạo xác định mục tiêu quan cần đạt Giúp dự đoán đối phó với thay đổi tương lai Giúp quan đơn vị sử dụng có hiệu nguồn lực Câu : Phân tích trình bày khái niệm , vai trò ( ý nghĩa ) công tác văn thư quan ? Khái niệm Các thuật ngữ thường dùng : "Bản gốc văn bản" hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền "Bản văn bản" hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành "Bản y chính" đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định “Bản trích sao” phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ chính; “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định; “Hồ sơ” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân; Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động máy quản lý bao gồm công tác tài liệu hóa hoạt động quản lý quan , tổ chức Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo văn , ban hành VB , tổ chức quản lý giải VB , lập nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin VB cho hoạt động CQ Vị trí Công tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo công tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu công tác văn phòng Phục vụ , quản lý có chất lượng, hiệu nhiệm vụ , công việc quan Ý nghĩa Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trịxã hội phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc… phải dựa vào nguồn thông tin có liên quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt công tác văn thư sẽ: – Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạo công việc xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành – Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan – Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan – Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức trị-xã hội Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hoá Giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Góp phần chống lại tệ nạn quan liêu giấy tờ Góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan Câu : Thế tài liệu lưu trữ ? Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa , đặc điểm , tính chất ? Ngay từ thời nguyên thuỷ, người biết sử dụng phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin cách thô sơ như: ghi ký hiệu vỏ cây, vách đá, đất sét… Xã hội loài người phát triển, người chế tạo phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin tiện lợi Một phương tiện tài liệu giấy (theo nghĩa riêng gọi văn bản).Khi xã hội phát triển, đặc biệt từ nhà nước đời, yêu cầu việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất công tác quản lý đất nước đòi hỏi người phải lưu giữ thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác cho hệ sau để ghi chép lại kinh nghiệm hoạt động sáng tạo người Đáp ứng nhu cầu đó, người chế tạo vật liệu, phương tiện có khả ghi tin truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ thông tin thời gian dài Trong việc ghi tin trao đổi thông tin, người có nhiều phương tiện nhiều cách thể khác nhau, văn coi phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin quan trọng Ngay từ đời, văn trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý nhà nước Văn sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh, sở để điều hành quản lý xã hội Vì vậy, ngày người nhận thức vai trò tài liệu nói chung văn nói riêng Con người có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng coi loại tài sản quý giá Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin khứ, phục vụ đời sống xã hội Như vậy, tài liệu lưu trữ có nhiều loại văn dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm tài liệu lưu trữ ngày có biến đổi định phù hợp với phát triển xã hội người Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ định nghĩa sau: Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… toàn xã hội Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu in giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm vật mang tin khác, trường hợp không chính, gốc thay hợp pháp Đặc điểm : - Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh hoạt động thành tựu lao động sáng tạo người qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện tượng, biến cố lịch sử, hoạt động quan, tổ chức, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao Tài liệu lưu trữ gần sinh đồng thời với kiện, tượng, nên thông tin phản ánh có tính chân thực cao Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Trường hợp chính, gốc dùng có giá trị thay Tài liệu lưu trữ văn phải có đầy đủ yếu tố thuộc thể thức văn theo quy định hành nhà nước Trong tài liệu lưu trữ có chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao thông tin như: bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu xác nhận quan, tổ chức, thời gian sản sinh tài liệu… Chính tài liệu lưu trữ luôn người khai thác sử dụng - Tài liệu lưu trữ thông thường có đến hai Đặc điểm khác với xuất phẩm sách, báo, tạp chí Vì tài liệu lưu trữ phải bảo quản chặt chẽ, để hư hỏng, mát không thay - Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý Nó đăng ký, bảo quản nghiên cứu, sử dụng theo quy định pháp luật Ý nghĩa : - - Mang ý nghĩa trị Có ý nghĩa kinh tế to lớn Có ý nghĩa văn hóa sâu sắc Nó phản ánh thành lao động , sáng tạo vật chất , tinh thần , nhận thức xã hội tự nhiên dân tộc qua giai đoạn lịch sử Có ý nghĩa khoa học to lớn Tính chất : - Tính khoa học Tính mật Tính xã hội

Ngày đăng: 07/10/2016, 20:39

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan