Đang tải... (xem toàn văn)
Chương 4: Bảng tính Excel 3.1. Giới thiệu chung Microsoft Excel là một phần mềm hay là mộtchương trình ứng dụng, mà khi chạy chươngtrình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính vàbảng tính này giúp ta dễ dàng hơn trong việcthực hiện: Tính toán đại số, phân tích dữ liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau Vẽ đồ thị và các sơ đồ Tự động hóa các công việc bằng các macro…3.1.1. Khái quát chung Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tinmà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưutrữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảngtính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tincó liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làmviệc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính. Mộtworksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chứcthành các cột và các dòng. Worksheet được chứa trongworkbook. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và65,536 dòng)
Chương 4: Bảng tính Excel 3.1 Giới thiệu chung Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạy chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp ta dễ dàng việc thực hiện: Tính toán đại số, phân tích liệu Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách Truy cập nguồn liệu khác Vẽ đồ thị sơ đồ Tự động hóa công việc macro… 3.1.1 Khái quát chung Workbook: Trong Excel, workbook tập tin mà bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) lưu trữ liệu Vì workbook chứa nhiều sheet (bảng tính), bạn tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với tập tin (file) Worksheet: Còn gọi tắt sheet, nơi lưu trữ làm việc với liệu, gọi bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), ô tổ chức thành cột dòng Worksheet chứa workbook Một Worksheet chứa 16,384 cột 1,048,576 dòng (phiên cũ chứa 256 cột 65,536 dòng) 3.1.2 Các thao tác với bảng tính a Thao tác với workbook Thêm workbook Mở workbook có sẵn đĩa Lưu workbook Đóng workbook 3.1.3 Các thao tác với bảng tính b Thao tác với worksheet - Chèn thêm worksheet - Đổi tên worksheet - Xóa worksheet - Sắp xếp thứ tự worksheet - Sao chép worksheet 3.1.4 Các loại liệu Excel Kiểu ký tự: bao gồm tất ký tự thuộc bảng chữ cái, số từ đến 9, ký tự toán học số ký tự khác Kiểu số: bao gồm số từ đến 9, dấu dương, dấu âm, dấu chấm thập phân, dấu phần trăm Kiểu ngày tháng: biểu diễn dạng mm/dd/yy dd/mm/yy tùy thuộc vào việc thiết đặt cấu hình Control Panel Kiểu công thức: đặt dấu = sau biểu thức Biểu thức tính toán định nghĩa tập hợp toán tử toán hạng viết theo quy tắc Excel quy định 4.1.3 Các loại liệu Excel Toán tử phép toán số học: */ ^, +, -, % toán tử so sánh =, >, =, chọn nhóm Cells ->Insert -> Insert Cells… - B3 Chọn lựa chọn phù hợp hộp thoại Insert 3.2 Các thao tác với cột, dòng trang tính Chèn dòng - B1 Chọn nhiều dòng liên tục cách khoảng mà bạn muốn chèn số dòng tương ứng phía dòng - B2 Chọn Home -> chọn nhóm Cells -> Insert ->Insert Sheet Rows Lọc liệu dùng Advanced Filter B1: Định miền điều kiện: Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, ý phải giống hệt tên trường miền CSDL, tốt copy từ tên trường CSDL Các dòng tiếp ghi điều kiện: điều kiện dòng phép AND, điều kiện khác dòng phép OR 10/9/2014 VD với miền CSDL trên: Bài giảng Excel 52 Miền đ/k để lọc ghi có số SP bán tháng =400 Miền đ/k để lọc ghi có số SP bán tháng >150 Miền đ/k để lọc ghi có số SP bán tháng 150150 tháng 200 10/9/2014 Bài giảng Excel 53 Lọc liệu dùng Advanced Filter (tiếp) B2: Thực lọc Vào menu Data/Filter/Advanced Filter… Hiện KQ lọc miền liệu Hiện KQ lọc nơi khác Chọn miền CSDL Chọn miền điều kiện Chọn miền KQ Chỉ ghi số KQ trùng lặp 10/9/2014 Bài giảng Excel 54 3.6 Biểu đồ - Đồ thị bảng tính Chọn miền liệu vẽ đồ thị, ý chọn tiêu đề hàng tiêu đề cột đồ thị kiểu Column, Line Pie Bấm nút Chart Wizard Toolbar vào menu Insert/Chart… Hộp thoại Chart Wizard giúp tạo đồ thị qua bước: Định kiểu đồ thị Định liệu Các lựa chọn: tiêu đề, trục, giải … Chọn nơi đồ thị 10/9/2014 Bài giảng Excel 55 Bước 1: Định kiểu đồ thị Chọn kiểu đồ thị có sẵn: + Column: cột dọc + Line: đường so sánh + Pie: bánh tròn + XY: đường tương quan Chọn dạng kiểu chọn 10/9/2014 Bài giảng Excel 56 Bước 2: Định liệu Tiêu đề cột làm giải Miền DL vẽ đồ thị Tiêu đề hàng Chọn DL vẽ đồ thị theo hàng theo cột 10/9/2014 Bài giảng Excel 57 Bước 3: Các lựa chọn - Tab Titles Tiêu đề đồ thị tiêu đề trục Nhập tiêu đề đồ thị Nhập tiêu đề trục X Nhập tiêu đề trục Y 10/9/2014 Bài giảng Excel 58 Bước 3: Các lựa chọn - Tab Legend Chú giải Hiện/ẩn giải Chú giải Vị trí đặt giải 10/9/2014 Bài giảng Excel 59 Bước 3: Các lựa chọn - Tab Data Labels Nhãn liệu Nhãn liệu Không Hiện g/t Hiện phần trăm Hiện nhãn Hiện nhãn phần trăm 10/9/2014 Bài giảng Excel 60 Bước 4: Định nơi đặt đồ thị Đồ thị sheet Đồ thị 1sheet tồn 10/9/2014 Bài giảng Excel 61 Khi đồ thị tạo, có thể: 10/9/2014 Chuyển đồ thị tới vị trí phương thức Drag & Drop Thay đổi kích thước đồ thị cách kích chuột vào vùng trống đồ thị để xuất chấm đen hướng, đặt chuột vào chấm đen, giữ trái chuột di tới kích thước mong muốn nhả chuột Thay đổi thuộc tính đồ thị (tiêu đề, giải, …) cách nháy chuột phải vào vùng trống đồ thị chọn Chart Options… Thao tác bước Thay đổi thuộc tính thành phần đồ thị (font chữ, tỷ lệ trục, màu sắc nền,…) cách nháy chuột phải vào thành phần chọn Format … Bài giảng Excel 62 Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi tỷ lệ trục Giá trị nhỏ Giá trị lớn Khoảng cách điểm chia 10/9/2014 Bài giảng Excel Chuột phải trục, chọn Format Axis 63 Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi vị trí hiển thị liệu Khối lượng lợn qua ngày tuổi 20 Khối lượng (kg) 16 12 Sơ sinh 10 20 30 40 50 60 Ngày Móng Cái Yorkshire Đối với đồ thị dạng Line, nhiều đồ thị vẽ xong chưa xác mốc thời gian không nằm điểm chia trục X, lựa chọn mặc định Excel 10/9/2014 Bài giảng Excel 64 Thay đổi thuộc tính trục đồ thị * Thay đổi vị trí hiển thị liệu Khối lượng lợn qua ngày tuổi 20 Khối lượng (kg) 16 12 Sơ sinh 10 20 30 40 50 60 Ngày Móng Cái Yorkshire Để sửa đổi cần bỏ lựa chọn mặc định Excel hình Tuy đơn giản cần nhớ 100% SV làm báo cáo TN mắc phải lỗi mà sửa 10/9/2014 Bài giảng Excel 65 3.7 In ấn bảo vệ liệu 4.7.1 Định dạng trang in - Vào Office Button/Print (Ctrl +P) 4.7.2 Xem bảng tính trước in 4.7.3 In tài liệu 4.7.4 Bảo vệ liệu - Trên Ribbon/ Review/ Protect Sheet/ Gõ mật - Hủy bỏ bảo vệ: chọn Unprotect sheet [...]... (border) 3.4 Các hàm thường dùng trong Excel 3.4.1 Khái niệm về hàm trong Excel -Hàm là một chương trình con đã được định nghĩa sẵn phục vụ một tính toán cụ thể, như tính tổng, trung bình cộng…Để tính toán hàm nhận thông tin gọi là các đối số, và trả lại kết quả mà nó tính toán được -Dạng tổng quát của hàm: Tên_hàm([,…) Trong đó: Tên_hàm: Do Excel quy định, không phân biệt chữ hoa,... hiện tại ô ở góc trên cùng bên trái B1 Chọn ô đang bị nối B2 Chọn Home -> Alignment -> chọn lại Merge & Center 3.4 Xử lý dữ liệu trong bảng tính Nhập liệu Dữ liệu chữ nhập bình thường Dữ liệu số nhập dấu chấm (.) thay dấu phẩy (,) ngăn cách phần thập phân Để Excel hiểu một dữ liệu dạng khác là dữ liệu dạng chữ thì nhập dấu ’ trước dữ liệu đó Ví dụ: ’04.8766318 Nhập liệu Nhập các ký tự đặc... ROUND(123.546,-1)=120 Nhóm hàm toán học –lượng giác Hàm SQRT(Number) Chức năng: tính căn bậc hai của Number Ví dụ: SQRT(25)=5 Hàm SUM(Number1, number 2…) Chức năng: Tính tổng các số trong danh sách Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, miền Nhóm hàm toán học –lượng giác SUMIF (miền_đ/k, đ/k, miền_tổng): hàm tính tổng có điều kiện Giả sử miền B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng... thống kê COUNTIF(miền_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong miền đếm thoả mãn điều kiện Nhóm hàm thống kê Hàm xếp thứ hạng: RANK(g/t_xếp, bảng_ g/t, tiêu_chuẩn_xếp) - đối số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm 1 HS) - đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm) - đối số 3: = 0 thì g/t nhỏ nhất xếp cuối cùng (VD khi xếp thứ hạng các HS trong lớp theo điểm) = 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD...3.2 Các thao tác với cột, dòng và trang tính Chèn cột - B1 Chọn một hoặc nhiều cột liên tục hoặc cách khoảng mà bạn muốn chèn số cột tương ứng phía bên trái các cột này - B2 Chọn Home -> chọn nhóm Cells -> Insert ->Insert Sheet Columns 3.2 Các thao tác với cột, dòng và trang tính Xóa các ô, dòng và cột - B1 Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa - B2... Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh: Nhóm hàm Logic AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng Các đối số là các hằng, biểu thức logic VD: = AND (B3>=23,B3=25,D3160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28) 10/9/2014 Bài giảng Excel 25 Nhóm hàm thống kê AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị TBC các số MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất Nhóm hàm... định, không phân biệt chữ hoa, chữ thường, tên hàm cho biết chức năng của hàm Các đối số của hàm: có thể là các hằng số, địa chỉ ô, xâu ký tự, vùng, tên vùng hay các hàm khác 3.4.2 Các hàm cơ bản trong Excel Nhóm hàm toán học –lượng giác - Hàm ABS(Number) - Chức năng: Trả lại giá trị tuyệt đối của tham số - - - Number Ví dụ: ABS(-5)=5 Hàm INT(Number) Chức năng: làm tròn một số tới số nguyên gần nhất... Nội”,7) cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm” RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi VD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6) cho kết quả là chuỗi “Hà Nội” MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi VD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2) cho kết quả là chuỗi “Hà” Nhóm các hàm chuỗi Hàm LEN(TEXT) Chức năng: trả về chiều dài của chuỗi Text Các ký tự trống cũng... tác với cột, dòng và trang tính Xóa các ô, dòng và cột - B1 Chọn các ô, các dòng hoặc các cột cần xóa - B2 Chọn Home -> Cells -> Delete ->chọn kiểu xóa phù hợp 3.3 Các thao tác với cột, dòng và trang tính Nối (Merge) và bỏ nối các ô (Split) - Nối nhiều ô thành một ô: B1 Chọn các ô cần nối lại B2 Chọn Home -> Alignment -> chọn Merge & Center Để canh chỉnh dữ liệu trong ô dùng các nút canh chỉnh trong