Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 3 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH 4 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ QUAN. 4 1. Khái quát về Thành phố Nam Định. 4 2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn. 5 3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Thành ủy Nam Định. 5 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH. 6 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 6 1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiên chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 6 1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. Đánh giá ưu điểm, hạn chế 8 1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc hợp ) của cơ quan 10 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 15 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của cơ quan Thành uỷ Nam Định 15 1.6 Khảo sát về mô hình văn phòng của cơ quan Thành uỷ Nam Định 16 2. Khảo sát về công tác văn thư 20 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Cơ quan Thành uỷ Nam Định 20 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 22 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 23 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN 25 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 25 1.1 Mẫu lịch công tác tuần 25 1.2 Xây dựng mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng và năm 26 2. Giúp cơ quan mẫu hoá một số văn bản sau: 27 2.1 Mẫu hoá 01 Quyết định của cơ quan Thành uỷ Nam Định 29 2.2 Mẫu hoá 01 công văn trao đổi 31 2.3 Mẫu hoá 01 kế hoạch tổ chức hội nghị 33 3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan Thành uỷ Nam Định 34 3.1. Công tác chuẩn bị hội nghị 34 3.1.1 Xác định nội dung hội nghị và phân công chuẩn bị nội dung 34 3.1.2 Đôn đốc việc xây dựng đề án và thẩm định đề án 34 3.1.3 Thông tin phục vụ nội dung hội nghị 35 3.1.4 Lập chương trình và triệu tập hội nghị 35 3.1.5 Xác định thành phần hội nghị 35 3.1.6 Tài liệu sử dụng tại hội nghị 36 3.1.7 Phối hợp đảm bảo các điều kiện vật chất và an toàn hội nghị 36 3.2. Trong hội nghị 36 3.2.1 Chuẩn bị khai mạc 36 3.2.2 Ghi biên bản và ghi âm, ghi hình 36 3.2.3 Tổng hợp ý kiến thảo luận tại hội nghị 36 3.2.4 Chuẩn bị kết luận hội nghị, thông qua biểu quyết 36 3.3. Sau hội nghị 37 3.3.1 Hoàn chỉnh các biên bản 37 3.3.2 Văn bản hoá các quyết định của hội nghị 37 3.3.3 Hoàn chỉnh hồ sơ nộp lưu trữ 37 3.3.4 Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các quyết định hoặc nghị quyết hội nghị 37 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng. 37 5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng Cơ quan Thành uỷ Nam Định. Nhận xét về ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng 39 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Thành uỷ Nam Định 42 1. Ưu điểm 42 1.1. Mức độ thực hiện và hiệu quả các nhiệm vụ của Văn phòng 42 1.2. Hoạt động của Văn phòng 42 1.3. Tổ chức nhân sự 43 1.4. Công tác Văn thư 43 1.5. Công tác lưu trữ 44 2. Nhược điểm 45 2.1. Tổ chức cán bộ, phân công công việc 45 2.2. Công tác hành chính văn phòng 45 2.3. Công tác văn thư 45 2.4. Công tác lưu trữ 45 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 46 1. Đối với cơ quan Thành uỷ Nam Định: 46 1.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng 46 1.2. Về việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ 46 1.3. Về công tác Văn thư Lưu trữ 47 1.4. Về trang thiết bị văn phòng. 48 1.5. Phân công công việc 48 2. Một số đề xuất với nhà trường 48
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ QUAN Khái quát Thành phố Nam Định Chức nhiệm vụ, quyền hạn Sơ đồ cấu tổ chức máy Thành ủy Nam Định II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH .6 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng .6 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực hiên chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế 1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức hội nghị ( hội thảo, hợp ) quan 10 1.4 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 15 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực hện nghi thức nhà nước văn hoá công sở quan Thành uỷ Nam Định .15 1.6 Khảo sát mô hình văn phòng quan Thành uỷ Nam Định .16 2.Khảo sát công tác văn thư .20 2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư Cơ quan Thành uỷ Nam Định 20 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan .22 3.Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 24 Phần II 26 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN 26 Giúp quan xây dựng mẫu công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 26 1.1 Mẫu lịch công tác tuần 26 1.2 Xây dựng mẫu lịch công tác, kế hoạch công tác tháng năm 27 Giúp quan mẫu hoá số văn sau: .28 2.1 Mẫu hoá 01 Quyết định quan Thành uỷ Nam Định 31 2.2 Mẫu hoá 01 công văn trao đổi 33 2.3 Mẫu hoá 01 kế hoạch tổ chức hội nghị 35 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp quan Thành uỷ Nam Định 36 3.1 Công tác chuẩn bị hội nghị 36 3.1.1 Xác định nội dung hội nghị phân công chuẩn bị nội dung .36 3.1.2 Đôn đốc việc xây dựng đề án thẩm định đề án 37 3.1.3 Thông tin phục vụ nội dung hội nghị 37 3.1.4 Lập chương trình triệu tập hội nghị .37 3.1.5 Xác định thành phần hội nghị 37 3.1.6 Tài liệu sử dụng hội nghị 38 3.1.7 Phối hợp đảm bảo điều kiện vật chất an toàn hội nghị .38 Trần Trọng Dương Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà 3.2 Trong hội nghị .38 3.2.1 Chuẩn bị khai mạc .38 3.2.2 Ghi biên ghi âm, ghi hình 38 3.2.3 Tổng hợp ý kiến thảo luận hội nghị 38 3.2.4 Chuẩn bị kết luận hội nghị, thông qua biểu .39 3.3 Sau hội nghị 39 3.3.1 Hoàn chỉnh biên .39 3.3.2 Văn hoá định hội nghị 39 3.3.3 Hoàn chỉnh hồ sơ nộp lưu trữ 39 3.3.4 Xây dựng kế hoạch triển khai thực định nghị hội nghị .39 4.Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng .40 5.Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Cơ quan Thành uỷ Nam Định Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng 42 Phần III .45 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Thành uỷ Nam Định .45 Ưu điểm 45 1.1 Mức độ thực hiệu nhiệm vụ Văn phòng 45 1.2 Hoạt động Văn phòng .45 1.3 Tổ chức nhân 46 1.4 Công tác Văn thư 46 1.5 Công tác lưu trữ .47 Nhược điểm 48 2.1 Tổ chức cán bộ, phân công công việc 48 2.2 Công tác hành văn phòng 48 2.3 Công tác văn thư 48 2.4 Công tác lưu trữ .48 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 49 Đối với quan Thành uỷ Nam Định: .49 1.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng .49 1.2 Về việc thực quy trình nghiệp vụ 49 1.3 Về công tác Văn thư - Lưu trữ 50 1.4 Về trang thiết bị văn phòng 51 1.5 Phân công công việc 51 Một số đề xuất với nhà trường 51 Trần Trọng Dương Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép em gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho em có hội thực tập quan Thành ủy Nam Định Em cảm ơn tất cán bộ, chuyên viên công tác quan Thành ủy Nam Định làm việc hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn vô nhiệt tình để em hoàn thành trình thực tế Đặc biệt em cám ơn anh Nguyễn Nam Hà - Phó Chánh văn phòng Thành uỷ Nam Định quan tâm, hướng dẫn em thực tập hoàn thiện báo cáo Trên sở Kế hoạch Nhà trường, hướng dẫn thầy cô giáo khoa đồng ý Lãnh đạo Văn phòng Thành uỷ Nam Định, em tiếp nhận thực tập Văn phòng Thành uỷ Nam Định từ ngày 01/03/2016 đến ngày 29/04/2016 Tuy khoảng thời gian không dài suốt thời gian thực tập em bước đầu củng cố cho yêu cầu chuyên môn, kỹ nghiệp vụ công việc kỹ giao tiếp bên ngoài, em dần tiếp thu số kinh nghiệm, mở rộng phát huy kiến thức học trường, thầy cô bạn bè rút ưu điểm, khuyết điểm thân, qua có cách nhìn nhận, thay đổi để đáp ứng hoàn thành công việc, nhiệm vụ giao Vì thời gian phạm vi tiếp cận công việc giới hạn phạm vi thực tập ngắn giới hạn phạm vi Báo cáo thực tập Em xin đề cập đến nội dung hoạt động Văn phòng Thành uỷ Nam Định chủ yếu từ phương diện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng, vai trò văn phòng hoạt động hành chính, tổ chức quan Qua giúp có nhìn khái quát vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, ý nghĩa hoạt động Văn phòng Thành uỷ Nam Định hoạt động chung Thành uỷ Nam Định Bên cạnh kết đạt báo cáo thực tập em Trần Trọng Dương Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế thời gian có hạn thực tế kinh nghiệm Vì vậy, em mong nhận bảo giúp đỡ, đóng góp ý kiến thầy cô giáo, Lãnh đạo cán Văn phòng để báo cáo em hoàn thiện hơn, đồng thời qua để em có nhìn cách tổng quát từ trình học vào thực tiễn./ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 29 tháng 04 năm 2016 Sinh viên Trần Trọng Dương Trần Trọng Dương Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí quan có mặt hạn chế Xuất phát từ nhu cầu xã hội khả đáp ứng Nhà trường, năm 2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo Quyết định số 258/QĐBGD&ĐT ngày 28/08/2008 cho phép trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo ngành Quản trị văn phòng Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Khoa Quản trị văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Mỗi quan, đơn vị, xí nghiệp có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu khác Vì vai trò, chức nhiệm vụ Văn phòng quan, đơn vị khác Trong hoạt động Cơ quan Thành uỷ Nam Định, Văn phòng Thành ủy Thành Nam Định giữ vai trò chủ đạo, mắt xích quan trọng hoạt động, lãnh đạo, đạo điều hành Thường trực Thành ủy Văn phòng giúp việc tổng hợp trực tiếp phục vụ việc quản lý, điều hành Lãnh đạo Thành ủy Trong xu phát triển chung xã hội Văn phòng Thành ủy Nam Định ngày có vị trí, vai trò quan trọng phát triển chung toàn quan Trong hoạt động hành văn phòng trung tâm điều hành, phối hợp hoạt động quan Trần Trọng Dương Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠ QUAN Khái quát Thành phố Nam Định Thành phố Nam Định thành phố lớn, trung tâm trị, kinh tế, văn hóa nằm phía Bắc tỉnh Nam Định, bao gồm 20 phường xã ngoại thành; tổng diện tích đất tự nhiên 46,4 km2, dân số 352.108 người thuộc trung tâm khu vực phía Nam đồng sông Hồng trải dài hai bên bờ sông Đào có tiềm phát triển đa dạng; có vị trí quan trọng thuận lợi vùng tam giác kinh tế nơi tiếp giáp với nhiều đầu mối giao thông tỉnh: cách thủ đô Hà Nội 90 km phía Tây Bắc, cách cảng Hải Phòng 80 km phía Đông Bắc cách thành phố tỉnh lỵ: Thái Bình (19km), Ninh Bình (28km), Phủ Lý (30km) Nằm vùng ảnh hưởng địa bàn kinh tế trọng điểm tỉnh phía Bắc nên thành phố Nam Định xác định trung tâm trị- kinh tế- văn hoá- khoa học kỹ thuật tỉnh, đóng vai trò trung tâm khu vực, có tầm ảnh hưởng quan trọng tới phát triển vùng Nam đồng sông Hồng Thành ủy Nam Định quan lãnh đạo Đảng hai kỳ Đại hội Đại hội Đại biểu Đảng thành phố bầu ra, quản lý 92 Đảng bộ, Chi sở 14000 Đảng viên Thành ủy Nam Định quan Đảng đặt số 150 đường Trần Đăng Ninh, Phường Bà Triệu, Thành phố Nam Định, Tỉnh Nam Định Trần Trọng Dương Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Chức nhiệm vụ, quyền hạn BAN CHẤP HÀNH ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ: Ban Chấp hành Đảng thành phố (gọi tắt Thành uỷ) quan lãnh đạo cao Đảng kỳ Đại hội Đại biểu, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện mặt công tác Đảng hệ thống trị thành phố quy định Điều lệ Đảng Thành uỷ lãnh đạo Nghị Hội nghị toàn thể Ban Chấp hành thông qua đạo Ban Thường vụ Thành uỷ Những vấn đề quan trọng lĩnh vực Thành phố Thành uỷ thảo luận định BAN THƯỜNG VỤ THÀNH UỶ: Ban Thường vụ Thành uỷ thay mặt Ban Chấp hành lãnh đạo đạo mặt công tác Đảng kỳ Hội nghị Ban Chấp hành THƯỜNG TRỰC THÀNH UỶ: Thường trực Thành uỷ (Bí thư Phó Bí thư) cấp Ban Thường vụ giao thay mặt Ban Thường vụ Thành uỷ giải công việc ngày Đảng bộ, vấn đề đột xuất nảy sinh kỳ họp Ban Thường vụ Thành uỷ Sơ đồ cấu tổ chức máy Thành ủy Nam Định Căn vào tình hình đặc điểm địa phương tổ chức cấp trên, Thành ủy Nam Định có cấu tổ chức sau: - Đồng chí Bí thư Thành uỷ người chịu trách nhiệm cao Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Thành uỷ Cùng Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thường trực Thành uỷ chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ, trước Đảng nhân dân Thành phố lãnh đạo Đảng lĩnh vực thành phố chịu trách nhiệm trực tiếp công việc phân công - Gồm có phó Bí thư Thành ủy, giúp việc cho đồng chí Bí thư Thành Trần Trọng Dương Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà ủy việc lãnh đạo, đạo: + Đồng chí Phó Bí thư Thường trực Thành uỷ chịu trách nhiệm toàn công việc hoạt động Thường trực Thành uỷ, đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp công việc phân công + Đồng chí Phó Bí thư Thành ủy- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố - Thành ủy Nam Định gồm có: Ban Xây dựng Đảng Văn phòng • Ban xây dựng Đảng Ban Tổ chức Ủy ban kiểm tra Ban Dân vận Ban Tuyên giáo • Văn phòng II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN VĂN PHÒNG THÀNH ỦY NAM ĐỊNH Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực hiên chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan Văn phòng Thành ủy đơn vị hệ thống tổ chức Thành ủy; máy tham mưu, giúp việc cho Thường trực Cấp ủy Thành phố Văn phòng Thành ủy chịu trách nhiệm đặt lãnh đạo Thường trực Ban chấp hành Đảng Thành phố Văn phòng Thành ủy có chức nhiệm vụ sau: - Tham mưu tổ chức công tác thông tin, xử lý thông tin đảm bảo phản ánh thường xuyên, nhanh chóng, xác, kịp thời tình hình hoạt động lĩnh vực công tác toàn Đảng Thành phố, phục vụ đắc lực cho lãnh đạo đạo Cấp ủy Thành phố - Xây dựng chương trình làm việc, lịch công tác, giúp Thường trực Trần Trọng Dương Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Thành ủy Ban Chấp hành đảng Thành phố làm việc theo chương trình thời gian thích hợp Tổ chức hội nghị để Thành ủy truyền đạt thông tin, thị, nghị quyết, sách, pháp luật, Đảng Nhà nước, cấp Thành ủy tới tổ chức sở Đảng trực thuộc Phối hợp theo dõi, đôn đốc cấp, ngành, đơn vị trực thuộc thực tốt thông tri, thị, nghị chủ trương sách Đảng Nhà nước - Cùng Ban xây dựng Đảng Thành ủy phối hợp hoạt động phục vụ lãnh đạo Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Thành ủy - Chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ, Ban Chấp hành quản lý công tác văn thư, công tác lưu trữ, hành quản trị hướng dẫn tổ chức sở Đảng công tác văn thư, lưu trữ, hành quản trị, công tác văn phòng cấp ủy; quản lý cán nhân viên văn phòng, quản lý tài sản chung quan - Đảm bảo điều kiện sở vật chất hậu cần phục vụ cho hoạt động Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Ban xây dựng Đảng như: Bố trí phòng làm việc, phương tiện làm việc, công tác đối nội, đối ngoại, vệ sinh nếp sống, bảo vệ quan, tổ chức phục vụ hội nghị Thường trực, Thường vụ Cấp ủy thành phố triệu tập Ví dụ: Những tình Văn phòng thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan - Chuyên viên tổng hợp có nhiệm vụ thu thập thông tin số liệu để xây dựng báo cáo Thường trực, Ban Thường vụ liên tục hàng tuần, hàng tháng, hàng quý để giúp lãnh đạo nắm bắt đưa chủ trương đường lối lãnh đạo phù hợp - Chuyên viên văn thư có nhiệm vụ vô quan trọng ngày đảm bảo văn bản, giấy tờ, thông tin lưu thông kịp thời nhanh chóng tới Thường trực, Các ban xây dựng Đảng, đảm bảo yếu tố an toàn, bí mật kịp thời - Đảm bảo nội dung, hội trường sở vật chất cho tất Trần Trọng Dương Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà họp, giao ban, hội nghị hội thảo quan Thành uỷ Nam Định 1.2 Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan Đánh giá ưu điểm, hạn chế Quy trình xây dựng chương trình công tác cấp uỷ Các Công việc Trình tự công việc bước Trách Ghi nhiệm thực Nghiên cứu, chọn - Nghiên cứu số hồ sơ Chuyên việc dự kiến nội kho lưu trữ văn phòng viên dung công tổng việc cấp uỷ ( Nghị đại hội hợp văn đưa vào chương ban hành, Chương trình phòng cấp trình công tác công tác toàn khoá, Quy chế uỷ làm việc ) - Chọn lọc vấn đề theo nhóm công việc theo lĩnh vực, xác định trọng tâm xếp trình tự ưu tiên giải Tham khảo ý kiến Tham khảo, thu thập tổng hợp Chuyên quan ý kiến quan tham viên tham mưu mưu, giúp việc ( Ban Đảng, hợp tổng văn quan Nhà nước, văn phòng cấp phòng HĐND, UBND) theo uỷ yếu tố : - Sự cần thiết vấn đề - Tính khả thi việc thực Trần Trọng Dương Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà - Thành phần chính: theo quy chế làm việc cấp uỷ - Thành phần mời dự: Văn phòng kết hợp với đơn vị, cá nhân liên quan xem xét nghiên cứu đề nghị với Thường trực cho mời thành viên có liên quan: Bí thư ban cán sự, Đảng Đoàn quan tham gia hội nghị (nếu cấp uỷ viên) Cán bộ, chuyên viên phụ trách soạn thảo đề án Cơ quan tuyên truyền Đại diện quan tham mưu Cơ quan cấp (khi cần thiết) Cán bộ, chuyên viên văn phòng cấp uỷ tham gia trực tiếp phục vụ hội nghị - Danh sách mời dự hội nghị phải trình Thường trực duyệt 3.1.6 Tài liệu sử dụng hội nghị Văn phòng đôn đốc việc chuẩn bị tài liệu dùng họp Lãnh đạo văn phòng cấp xếp phát nhận tài liệu 3.1.7 Phối hợp đảm bảo điều kiện vật chất an toàn hội nghị Lãnh đạo văn phòng giao kiến nghị giao nhiệm vụ cụ thể 3.2 Trong hội nghị 3.2.1 Chuẩn bị khai mạc Văn phòng giúp thường trực hoàn tất văn về: - Chương trình chi tiết hội nghị - Phân công điều hành - Những quy định yêu cầu cần thiết - Báo cáo số lượng thành viên hội nghị 3.2.2 Ghi biên ghi âm, ghi hình Phân công cụ thể cán chuyên viên ghi biên họp Việc ghi âm ghi hình lãnh đạo phải xin phép, đề xuất xin ý kiến lãnh đạo thường trực 3.2.3 Tổng hợp ý kiến thảo luận hội nghị Trần Trọng Dương 38 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Đối với hội nghị ban chấp hành có thảo luận tổ hội trường, văn phòng cần tổng hợp nhanh, đầy đủ, xác ý kiến phát biểu để thông báo đến thành viên đồng chí chủ trì hội nghị (có thể đề xuất nội dung hội nghị cần tiếp tục thảo luận, vấn đề cần biểu quyết, vấn đề thường trực cấp uỷ cần giải trình cung cấp thêm thông tin ) 3.2.4 Chuẩn bị kết luận hội nghị, thông qua biểu Căn vào nội dung hội nghị, lãnh đạo văn phòng chuẩn bị văn hoá thành dự thảo kết luận, đảm bảo kết luận thể trí tuệ tập thể dân chủ Khi cần biểu quyết, lãnh đạo văn phòng chủ động kết hợp với quan chủ đề án xây dựng phiếu biểu 3.3 Sau hội nghị 3.3.1 Hoàn chỉnh biên Biên hội nghị phải hoàn chỉnh sau kết thúc từ 5-10 ngày Biên phải ghi đầy đủ, xác định Biên phải có chữ ký thư ký ghi biên bản, lãnh đạo văn phòng xác nhận đóng dấu; trường hợp đồng chí chủ trì hội nghị ký xác nhận biên đóng dấu Ban Chấp hành 3.3.2 Văn hoá định hội nghị Văn phòng giúp thường trực hoàn thiện định hội nghị thành văn cụ thể Phải xác định cụ thể cá nhân quan phụ trách, thời gian hoàn thành, xác định người duyệt kí văn theo quy định 3.3.3 Hoàn chỉnh hồ sơ nộp lưu trữ Văn phòng phải làm nguyên tắc, chế độ bảo mật cấp phát thu hồi tài liệu Phải đảm bảo nguyên tắc lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ Lưu trữ hồ sơ quan trường hợp đặc biệt giao quan khác lưu trữ phải có ý kiến thường trực đồng chí chủ trì hội nghị 3.3.4 Xây dựng kế hoạch triển khai thực định nghị Trần Trọng Dương 39 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà hội nghị Lãnh đạo văn phòng đề xuất với thường trực phân công, đạo ban ngành liên quan vạch kế hoạch triển khai thực hiện, đảm bảo để định nhanh chóng vào sống Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng Văn phòng Thành uỷ Nam Định - văn phòng cấp uỷ quan thuộc hệ ban Đảng, có chức tham mưu giúp cấp uỷ, trực tiếp giúp ban Thường vụ Thường trực điều hành công việc lãnh đạo Đảng Xây dựng văn phòng cấp uỷ mạnh yếu tố quan trọng để giúp cấp uỷ Đảng đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Xây dựng mô hình văn phòng cấp uỷ đại thời điểm vô cần thiết hợp lí Nhưng xét phương diện để xây dựng mô hình văn phòng cấp uỷ đại thực vô khó khăn phụ thuộc vào nhiều yếu tố vật chất khách quan Trong giai đoạn đất nước độ lên chủ nghĩa xã hội, với chức nhiệm vụ văn phòng cấp uỷ, quan hoạt động toàn ngân sách nhà nước việc thay đổi đại hoá toàn chưa phù hợp chưa đủ điều kiện thực Ngoài ra, văn phòng quan Đảng, việc đồng hoá tất sở Đảng nước vô tốn thực gia đoạn Trong thời gian thực tập Cơ quan Thành uỷ Nam Định cụ thể Cơ quan Văn phòng Thành uỷ Nam Định em thấy, điều kiện vật chất sơ trang thiết bị văn phòng đại tiện nghi.Trang thiết bị văn phòng có vai trò quan trọng công tác hành văn phòng quan, giúp cán tiết kiệm thời gian, công sức, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời xác tiến hành công việc cho lãnh đạo xử lý công việc Từ nâng cao chất lượng, hiệu công viêc Nhận thức Trần Trọng Dương 40 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà điều Thành ủy Nam Định có trang thiết bị đầy đủ đại, 100% phòng làm việc trang bị máy điều hòa nhiệt độ Nhìn chung không gian làm việc tương đối rộng Có đủ chỗ để xếp toàn trang thiết bị văn phòng Điện thoại, Máy tính xếp hợp lý bàn làm việc Rất thuận tiện để làm việc Tuy nhiên văn phòng tồn số nhược điểm sau: - Còn có phòng làm việc bố trí nhiều người - Tủ đựng hồ sơ, kho lưu trữ để xa Không thuận lợi muốn tìm tài liệu phải lại xa Hệ thống tủ hồ sơ chưa đáp ứng đủ sức chứa cho tất khối lượng tài liệu văn phòng Nên có bảng phân công thông báo công việc làm việc cá nhân Trần Trọng Dương 41 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Cơ quan Thành uỷ Nam Định Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng - Về mô hình tổ chức Văn phòng Thành ủy Nam Định Cách bố trí văn phòng bố trí theo kiểu truyền thống, giống đa số quan khác Đã tạo không gian làm việc khép kín, độc lập, môi trường đảm bảo yên tĩnh cho cán quan làm việc Cách bố trí nhìn chung phù hợp với không gian mặt quan Tạo nên không gian làm việc hiệu Một số phòng cần phải tiếp xúc nhiều văn thư bố trí quan nằm tầng 1, thuận tiện cho cán bộ, nhân viên quan - Về đội ngũ cán Cán bộ, chuyên viên Văn phòng Thành ủy cán bộ, công chức, chuyên viên có trình độ chuyên môn cao, đảm nhiệm tốt công việc phân công Đội ngũ cán nhiệt tình với nghề, có phẩm chất tốt, hòa đồng, dễ gần chịu khó tìm tòi học hỏi Có trách nhiệm với công việc đặc biệt có nhiều năm công tác nên có nhiều kinh nghiệm, người trước lại để lại để lại kinh nghiệm cho người đến sau Trang phục gọn gàng, sẽ, trang nhã, lịch phù hợp với môi trường làm việc Cán bộ, nhân viên thực quy chế văn hóa công sở không hút thuốc nơi làm việc, không uống rượu, bia làm việc Bên cạnh trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, nhân viên Văn phòng Thành ủy lãnh đạo quan quan tâm đầu tư Hàng năm, cán chuyên viên Văn phòng Thành ủy thường xuyên tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng cán để góp phần nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao trình độ ngoại nhữ tin học Qua mà chất lượng Trần Trọng Dương 42 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà cán ngày nâng cao góp phần tạo nên hiệu công việc Thành ủy - Về phân công, xếp công việc Sự phân công công việc cán bộ, nhân viên quan phù hợp Hầu hết cán bộ, nhân viên Văn phòng Thành ủy phân công công việc phù hợp với trình độ chuyên môn cá nhân, không bị chồng chéo, công việc giải nhanh chóng hiệu Về việc tổ chức biên chế cho cán nay, đa số cán biên chế công chức nhà nước, yếu tố giúp cán yên tâm công tác làm việc - Trang thiết bị văn phòng: Qua quan sát em thấy quan có đầy đủ trang thiết bị cần thiết để làm việc Điều cho thấy lãnh đạo quan quan tâm đầu tư trang thiết bị Đặc biệt áp dụng công nghệ thông tin để kết nối mạng nội bộ, quan có trang web riêng, góp phần không nhỏ giúp lãnh đạo, cán theo dõi tình hình, triển khai, giải công việc cách nhanh chóng Từ giúp cán tiết kiệm thời gian, công sức trình giải công việc, mà giúp cho trình quản lý tra tìm thông tin cách nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời xác cho lãnh đạo Về công tác văn thư, cán văn thư người có trình độ chuyên môn cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ lãnh đạo giao cho Công tác văn thư quan giải cách nhanh chóng, kịp thời đảm bảo công văn, giấy từ quan lưu thông Việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật, đảm bảo cho công việc quan giải nhanh chóng với quy định Công tác soạn thảo ban hành văn theo trình tự, yêu cầu Trần Trọng Dương 43 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà quy định Nếu chuyên viên có sai sót việc soạn thảo trình lên lãnh đạo chỉnh sửa Lập lưu hồ sơ nộp lưu hồ sơ: Công tác cán văn phòng quan tâm ý Hồ sơ lập theo trình tự thời gian Cán văn phòng người có trình độ chuyên môn cao, có trách nhiệm với công việc Nhờ có cán văn phòng giỏi nên công việc hành giải nhanh chóng hiệu Việc chấp hành nội quy, quy định quan thời gian làm việc nghiêm túc Mỗi cán có ý thức chấp hành đạo, điều hành lãnh đạo quan Ngoài ra, em thấy số hạn chế tạm thời tồn tại, là: Sau Đại hội Đảng thành phố, cấu tổ chức cửa quan có nhiều thay đổi, luân chuyển cán nên nhiều vị trí chưa đáp ứng yêu cầu công việc, thêm lãnh đạo quan tâm tạo điều kiện, cán quan tham gia học lớp học chuyên môn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ Do việc thực nhiệm vụ phân công có hoán đổi, công việc có lúc bị chồng chéo, bỏ xót, kết không cao Văn phòng biên chế nhiều cán nữ chức năng, nhiệm vụ có phần hạn chế (đặc thù công việc văn phòng phần lớn sớm muộn ) Trần Trọng Dương 44 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Thành uỷ Nam Định Ưu điểm 1.1 Mức độ thực hiệu nhiệm vụ Văn phòng Trong trình hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Thành uỷ Nam Định thực nhiệm vụ, nghiệp vụ công tác văn phòng với mức độ lớn hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Với đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng hạn chế số lượng cán văn phòng nhận thức vai trò, chức năng, tham mưu, tổng hợp, cung cấp thông tin, giúp việc đảm bảo hậu cần cho hoạt động Thường trực Thành uỷ lãnh đạo Thành ủy kịp thời nhanh chóng xác 1.2 Hoạt động Văn phòng Trong nội dung hoạt động Văn phòng Thành ủy Nam Định đơn vị thực tốt chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mình, đầu phong trào thi đua Thành ủy Cán văn phòng người có trình độ chuyên môn, lực, say mê tìm tòi, sáng tạo công việc Chính công tác hành văn phòng giải cách nhanh chóng hiệu Đáp ứng yêu cầu cải cách hành thời đại Việc chấp hành nội quy, quy định quan thời gian làm việc thực nghiêm túc Mỗi cán có ý thức chấp hành, đạo, điều hành lãnh đạo, từ phấn đấu hoàn thiện thân, tích cực tham gia xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thành viên quan Văn phòng Thành ủy thực tốt khâu nghiệp vụ Văn phòng như: nhiệm vụ chuyên môn, Văn thư - lưu trữ, hành văn phòng… Văn phòng Trần Trọng Dương 45 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà trang bị đầy đủ trang thiết bị (máy tính, máy in, máy photo, máy fax, điện thoại, tủ đựng tài liệu, ) phục vụ cho hoạt động Văn phòng Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo lãnh đạo văn phòng đạo cán bộ, nhân viên thực cách khoa học, xác kịp thời giúp cung cấp thông tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo 1.3 Tổ chức nhân Để việc thực tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng trọng tới việc xếp, bố trí nhân sự, đội ngũ cán công chức, viên chức, công nhân viên làm việc thuộc văn phòng cách khoa học, hợp lý, phù hợp góp phần nâng cao hiệu quả, suất làm việc thành viên nói riêng văn phòng nói chung để hoàn thành công việc giao, phụ trách Từ đó, tạo môi trường làm việc ổn định, mang lại hiệu cao công việc Bên cạnh đó, Thành ủy trọng với việc nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán làm công tác văn phòng như: Cử cán học, tổ chức cho cán tham gia lớp tập huấn nội dung, nghiệp vụ, kỹ Cán bộ, công chức văn phòng có ý thức thực tốt nội quy, quy định quan nhiệm vụ giao Việc xếp, bố trí nhân sự, phân công công việc văn phòng hợp lý, người phụ trách theo mảng công việc đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, công việc giải cách nhanh chóng hiệu 1.4 Công tác Văn thư Công tác văn thư quan thực cách tập trung đầu mỗi, trình bố trí, tổ chức nhân làm công tác văn thư cách khoa học, phù hợp nên công việc thực nhanh chóng, xác đảm bảo yêu cầu công tác văn thư Cán văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, lại thường xuyên cử tập huấn, học lớp bồi dưỡng Trần Trọng Dương 46 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà nhằm củng cố thêm kiến thức nghiệp vụ cách thục, linh hoạt, nhạy bén Cán văn thư chịu khó học hỏi đồng nghiệp, tham khảo báo cáo, tài liệu mà công tác văn thư ngày đạt hiệu cao Việc tổ chức quản lý giải văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực cách chặt chẽ tuân thủ theo quy trình, quy định nhà nước Hình thức văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản phục vụ tra tìm tài liệu diễn cách dễ dàng, thuận lợi Công tác văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công chức trình thực nhiệm vụ 1.5 Công tác lưu trữ Các tài liệu Thành uỷ Nam Định cán Văn thư – Lưu trữ tổ chức đưa vào bảo quản theo quy định, phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng cán bộ, công nhân viên toàn quan kịp thời, hiệu Công tác lưu trữ Thành uỷ Nam Định quan tâm thực tương đối tốt Kho lưu trữ đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, chống cháy nổ, tác động côn trùng Tài liệu bảo quản kho lưu trữ, sử dụng trang thiết bị, biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho quét dọn, hút ẩm… Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị đầy đủ, đại, bảo đảm việc bảo quản, sử dụng hiệu giải công việc Trần Trọng Dương 47 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Nhược điểm 2.1 Tổ chức cán bộ, phân công công việc Vì số lượng cán bộ, công chức hạn chế nên trình bố trí, xếp nhân hạn chế, phân công không lực sở trường người, chồng chéo (bộ phận văn thư đảm nhiệm thêm công tác quản trị mạng) 2.2 Công tác hành văn phòng Nhiều hoạt động văn phòng chưa phù hợp với chức năng, nhiệm vụ văn phòng Văn ban hành không đúng, sai sót phải sửa lại thời gian, làm chậm việc giải Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành văn phòng hạn chế Vì vậy, công tác văn phòng gặp nhiều khó khăn 2.3 Công tác văn thư Văn ban hành nhầm lẫn số dẫn đến tình trạng phải chèn số Việc chuyển giao văn nhiều bất cập, chưa khoa học, số khâu thực chưa xác dẫn đến văn chuyển giao bị nhầm lẫn bị hoàn trả lại 2.4 Công tác lưu trữ Một số cá nhân chưa quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định chưa có ý thức việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều, tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt mà quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, phân tán phận, phòng, ban nên thực công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian Trần Trọng Dương 48 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Đối với quan Thành uỷ Nam Định: Với yêu cầu ngày cao công việc đòi hỏi quan phải tự hoàn thiện, nâng cao lực hoạt động mình, kịp thời đáp ứng yêu cầu phát triển chung xã hội Vì công tác văn phòng đòi hỏi có thay đổi để nâng cao hiệu hoạt động Tiến tới xây dựng mô hình văn phòng đại kiểu mẫu, phù hợp với xu phát triển đất nước thời đại Để làm điều Văn phòng Thành uỷ Nam Định chủ động nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, cải tiến quy trình nghiệp vụ, với hỗ trợ thiết bị kỹ thuật tiên tiến Em xin đề xuất số ý kiến để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm sau: 1.1 Về đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng Tích cực đổi nâng cao trình độ, kỹ nghiệp vụ, lực cán bộ, công chức công tác văn phòng theo yêu cầu công việc Giúp cho hoạt động văn phòng bắt kịp, đáp ứng nhu cầu hành nhà nước thời kỳ hội nhập toàn cầu Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức quan như: Cử cán học, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lớp tập huấn ngắn hạn, buổi thăm quan học tập kinh nghiệm… Tăng cường công tác đào tạo, ứng dụng tin học vào công tác văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc Đồng thời cán công chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện nhận thức chuyên môn, nghiệp vụ, trau dồi đạo đức, lối sống, lĩnh trị có đáp ứng yêu cầu hành công vụ công đại hóa, công nghiệp hóa đất nước 1.2 Về việc thực quy trình nghiệp vụ Nội dung công việc hoạt động Văn phòng Thành uỷ Nam Trần Trọng Dương 49 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà Định tham mưu, cung cấp thông tin cho lãnh đạo, xây dựng chương trình công tác, soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác, phân loại, xếp hồ sơ, tài liệu, nộp vào lưu trữ… có quy định cụ thể nghiệp vụ quy trình tổ chức, giúp cho công việc giải theo cách trình tự, chủ động, sáng tạo khoa học Cần hoàn thiện quy trình soạn thảo ban hành văn bản, có phân công công việc cách khoa học hợp lý Tổ chức công việc khoa học, sáng tạo đội ngũ nhân sự, sổ sách, tài liệu sở vật chất, công tác lập hồ sơ Đây công việc có ý nghĩa quan trọng tới công tác quản lý giải công việc văn phòng toàn quan Để việc trình văn lên cho lãnh đạo Thành ủy bảm bảo đúng, khoa học nên xây dựng, bổ sung văn trình lãnh đạo ký để văn đảm bảo đắn ban hành Thường xuyên cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn để cập nhật quản lý văn đi, đến quan Tăng cường triển khai thực hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000-2000 công tác văn phòng 1.3 Về công tác Văn thư - Lưu trữ Để phát huy vai trò, nhiệm vụ công tác văn thư – lưu trữ phục vụ tốt công tác lãnh đạo, đạo hoạt động Thành ủy ngày hiệu cần thực số giải pháp sau: - Tăng cường đạo, quan tâm lãnh đạo hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác văn thư - Hoàn thiện quy trình, khâu nghiệp vụ công tác văn thư - Quan tâm đến công tác văn thư - lưu trữ như: Cần có thêm biên chế cán văn thư - lưu trữ, đầu tư trang thiết bị kho, dụng cụ phương tiện cho hoạt động văn thư, bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá, Trần Trọng Dương 50 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà cặp, bó….), để phục vụ cách tốt cho hoạt động văn thư - lưu trữ Để đem lại hiệu cao đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động đạo, quản lý lãnh đạo, cán quan Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin lãnh đạo, cán quần chúng nhân dân địa phương 1.4 Về trang thiết bị văn phòng Để hướng tới việc xây dựng mô hình văn phòng đại tương lai trang thiết bị văn phòng yếu tố có vai trò quan trọng cho văn phòng, giúp cho công việc giải cách dễ dàng, góp phần tích cực vào hoạt động văn phòng Vì cần trọng đầu tư, mua sắm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn phòng 1.5 Phân công công việc Trong trình tổ chức việc bố trí, xếp, phân công công việc cán bộ, công chức cần quan tâm, trọng Bố trí, xếp, phân công công việc hợp lý nhằm phát huy mạnh, lực, sở trường thành viên tạo hiệu công tác cao Tổ chức, bố trí phòng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe tinh thần cho cán công chức Trên số ý kiến đề xuất cá nhân em để khắc phục hạn chế tồn phát huy ưu điểm, giúp văn phòng Thành ủy Nam Định hoạt động ngày hiệu Một số đề xuất với nhà trường Trong thời gian đến thực tập Văn phòng Thành uỷ Nam Định, em xin có số đề xuất với Nhà trường, Khoa sau: Trong trình học Nhà trường, Khoa tổ chức cho sinh viên lớp kiến tập, thực hành quan, đơn vị, xí nghiệp… để sinh viên làm quen nhiều hơn, bám sát lý thuyết học vào thực tế công việc Trần Trọng Dương 51 Lớp: QTVP K13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà quan, đơn vị làm cho sinh viên thực tập tốt nghiệp không bỡ ngỡ, đồng thời sinh viên tiếp nhận công việc nhanh tiếp xúc, làm quen từ trước Nên tạo điều kiện cho sinh viên kéo dài thời gian thực tập để sinh viên học hỏi, tích lũy kinh nghiệm, kỹ Việc xây dựng học phần môn học cần trọng nhiều hơn, tăng môn học chuyên ngành, tin học, soạn thảo văn bản… Đồng thời trình học để giúp sinh viên sử dụng tốt trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng nhà trường cần mua sắm thêm trang thiết bị máy Fax, máy in, máy photo, máy chiếu…để cho sinh viên thực hành trường, sau buổi lý thuyết để sinh viên vừa nắm lý thuyết vừa gắn với thực tế Bên cạnh trình giảng dạy trường số môn học chuyên ngành chưa có giáo trình sinh viên học mà dựa giảng giáo viên khó khăn cho sinh viên trình tiếp thu kiến thức Trong trình thực tập viết báo cáo sinh viên nhiều vấn đề thắc mắc, muốn hỏi ý kiến thầy cô giáo hướng dẫn Khoa quản trị Văn phòng Vì em mong thầy cô giáo Khoa quan tâm hơn, hướng dẫn để sinh viên nắm rõ yêu cầu nội dung thực tập nội dung viết báo cáo thực tập Vậy em kính mong Ban giám hiệu Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng, Văn phòng Thành uỷ Nam Định quan tâm đến đề xuất Trần Trọng Dương 52 Lớp: QTVP K13A