Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 LỜI CẢM ƠN 3 I Lý do chọn đề tài. 4 1. Mục tiêu nghiên cứu. 4 2. Đối tượng nghiên cứu. 4 3. Phạm vi nghiên cứu. 5 4. Phương pháp nghiên cứu. 5 5. Kết cấu của bài báo cáo 5 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI 6 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và xây dựng Giao thông vận tải 6 1.1. Sự hình thành Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao thông vận tải 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty 7 1.3. Quyền hạn của công ty: 8 1.4. Cơ cấu tổ chức ban lãnh đạo: 11 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 11 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng: 11 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng (phòng Hành chính – Tổng hợp) 11 Tham mưu trong công tác duy trì, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị trang bị tại cơ quan Công ty và khối vận dụng. 11 2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 13 2.2. Khảo sát về tình hình công tác văn thư, lưu trữ 14 2.2.1. Tình hình chung công tác Văn thư 14 2.2.2. Khảo sát về công tác lưu trữ của Công ty 16 2.2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu: 16 2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 17 2.2.2.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.24. Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ : 17 2.3. Công tác hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý) của Công ty 19 2.4. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của công ty 21 2.4.1. Các quy định của công ty về soạn thảo và ban hành văn bản 21 3. Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng của công ty 25 3.1. Ưu điểm. 25 3.2. Nhược điểm: 26 3.3. Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. 26 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI 28 1. Cơ sở lý luận 29 1.1. Một số khái niệm 29 1.1.1.Văn bản 29 1.2.1. Công tác soạn thảo văn bản 29 1.2.1.1.Yêu cầu về nội dung 29 1.2.1.2 Yêu cầu về thể thức 31 2. Thực trạng trong công tác soạn thảo văn bản tại công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư và Xây dựng GTVT 32 2.1. Lập bảng thống kê số lượng văn bản của công ty ban hành trong 3 năm trở lại đây là: 37 2.2. Đánh giá chung 43 2.2.1. Ưu điểm 43 2.2.2. Nhược điểm 43 2.2.2.1. Nhận xét ưu, nhược điểm về nội dung thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: 43 2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 44 2.3.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của công ty là ( xem phụ lục 5). 44 2.3.2. Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong công tác soạn thảo văn bản 47 3. Giải pháp 48 3.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản 48 3.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản 48 3.3. Đảm bảo về nội dung 48 3.4. Trang thiết bị cơ sở vật chất. 48 3.5. Đội ngũ cán bộ, công chức. 49 3.6. Về quy trình nghiệp vụ: 49 KẾT LUẬN 51 PHẦN III. PHỤ LỤC
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN Nguyễn Thị Thanh Hải Phần I Khảo sát công tác hành văn phòng công ty Cổ phần tư vấn đầu tư xây dựng Giao thông vận tải Phần II Chuyên đề công tác soạn thảo văn công ty Cổ phần tư vấn đầu tư xây dựng Giao thông vận tải Phần III Phụ lục .5 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Giao thông vận tải .6 1.1 Sự hình thành Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng Giao thông vận tải 1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty 1.3 Quyền hạn công ty: .8 1.4 Cơ cấu tổ chức ban lãnh đạo: 11 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan .11 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng: .11 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng (phòng Hành – Tổng hợp) .11 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí văn phòng 13 2.2 Khảo sát tình hình công tác văn thư, lưu trữ .14 2.2.1 Tình hình chung công tác Văn thư 14 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập 2.2.2 Khảo sát công tác lưu trữ Công ty 16 2.2.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu: 16 2.2.2.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 17 2.2.24 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ : .17 2.3 Công tác hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý) Công ty .19 2.4 Công tác soạn thảo ban hành văn quản lý công ty 21 2.4.1 Các quy định công ty soạn thảo ban hành văn .21 3.1 Ưu điểm 25 3.2 Nhược điểm: .26 3.3 Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan .26 PHẦN II 28 CHUYÊN ĐỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI .28 Cơ sở lý luận .29 1.1 Một số khái niệm .29 1.1.1.Văn 29 1.2.1 Công tác soạn thảo văn 29 1.2.1.1.Yêu cầu nội dung 29 1.2.1.2 Yêu cầu thể thức 31 Thực trạng công tác soạn thảo văn công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư Xây dựng GTVT 32 2.1 Lập bảng thống kê số lượng văn công ty ban hành năm trở lại là: 37 2.2 Đánh giá chung 43 2.2.1 Ưu điểm 43 2.2.2 Nhược điểm 43 2.2.2.1 Nhận xét ưu, nhược điểm nội dung thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: 43 2.3 Tổ chức quản lý giải văn 44 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập 2.3.1 Quy trình tổ chức quản lý giải văn công ty ( xem phụ lục 5) 44 2.3.2 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế công tác soạn thảo văn 47 Giải pháp .48 3.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn 48 3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn 48 3.3 Đảm bảo nội dung .48 3.4 Trang thiết bị sở vật chất .48 3.5 Đội ngũ cán bộ, công chức 48 3.6 Về quy trình nghiệp vụ: 49 KẾT LUẬN .50 PHẦN III PHỤ LỤC Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập PHẦN MỞ ĐẦU Trên đường hội nhập kinh tế quốc tế cách mạng khoa học kỹ thuật toàn cầu nay, việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu tất yếu người thời đại xã hội công nghệ Trong trình hình thành phát triển đất nước lịch sử chứng minh ý nghĩa vai trò việc trao đổi thông tin, với tình hình xã hội ngày phát triển trình nhu cầu trao đổi thông tin ngày chở nên phong phú, đa dạng Để bắt kịp với tồn phát triển đất nước ngành Hành văn phòng có bước phát triển đáng kể khẳng định đuợc vai trò vị trí thiếu quan Đảng Nhà nước, tổ chức kinh tế Chính trị, xã hội lực lượng vũ trang nhân dân…,và đặc biệt quan doanh nghiệp nói chung; công tác Hành văn phòng khẳng định phận quan trọng máy hoạt động nhà nước doanh nghiệp gắn liền với hoạt động lãnh đạo điều hành công việc quan, tổ chức, coi phận quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hoạt động quan Chính mà năm qua ngành Hành văn phòng Nhà nước quan tâm đầu tư phát triển trở thành ngành khoa học chuyên nghiệp bề rộng chiều sâu, ngày khẳng đinh vai trò vào công tác hoạt động quản lý Nhà nước, ví mắt xích thiếu hoạt động quản lý Nhà nước, hoạt động quản lý quan, đơn vị Căn kế hoạch thực tập tốt nghiệp cho sinh viên lớp Quản trị văn phòng văn phòng - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (khoá học 2013 -2015 hệ chức) Chính với mong muốn sinh viên có kiến thức thực tế tốt sau trường trở thành nhà Quản trị thực thụ hội cho sinh viên làm quen với môi trường, thử sức công việc tương lại với công tác Văn phòng, tư làm việc khoa học Được đồng ý nhà trường tiếp nhận công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng Giao thông vận tải, phân công Văn phòng công ty để thực tốt trình thực tập Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Kết hợp lý thuyết học nhà trường thực hành trình thực tập công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng Giao thông vận tải, theo kế hoạch nhà Trường việc cử sinh viên thực tập quan, tiếp xúc với công việc với chuyên ngành Hành văn phòng, đặc biệt xây dựng văn mẫu hoá giúp cho công ty biên giao nhận, công văn, công tác quản lý văn đi, đến công ty lập Phần trình kế hoạch hoạt động cho lãnh đạo như: Tuần, tháng, quý, năm, Phần trình công tác cho lãnh đạo Với công việc làm công ty góp phần không nhỏ cho việc củng cố kiến thức làm rõ kiến thức lớp, giúp nâng cao lực vận dụng lý luận thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp xây dựng cho phong cách làm việc chuyên nghiệp nhà Quản trị Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập LỜI CẢM ƠN Thực tập tốt nghiệp quy trình khép kín tạo điều kiện cho sinh viên củng cố lại kiến thức lý thuyết vững tin vào trình độ chuyên môn sau tiếp cận với công việc thực tế Cơ quan Đợt thực tập giúp nắm cấu tổ chức,chức năng, nhiệm vụ Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng GTVT phòng ban thuộc Công ty , quy trình quản lý văn đến văn quan hành Nhà nước, Đây sở để áp dụng kiến thức lý luận học áp dụng vào thực tế công việc Qua báo cáo mạnh dạn đề xuất số ý kiến hạn chế thời gian, trình độ, lực hiểu biết hạn chế nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong thông cảm, đóng góp ý kiến người để Báo cáo thực tập tốt nghiệp hoàn chỉnh Trong thời gian thực tập hoàn chỉnh Báo cáo này, nỗ lực thân, hướng dẫn Thầy, cô giáo Khoa, nhận giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cô, chú, anh, chị Văn phòng Công ty cổ phần tư vấn Đầu tư Xây dựng GTVT Qua xin bày tỏ lòng cảm ơn tới thầy Nguyễn Xuân Chung Trưởng khoa chức tập thể cán bộ, viên chức Văn phòng nói chung xin gửi lời cám ơn chân thành đến anh chị, cô văn phòng quan hướng dẫn tạo điều kiện, nhiệt tình bảo suốt thời gian vừa qua để hoàn thành báo cáo Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thanh Hải Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội I- Báo cáo thực tập Lý chọn đề tài Chuyên ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ chuyên ngành thu hút nhiều ý xã hội, tính hấp dẫn mẻ Ngành Quản trị văn phòng ngày người tiếp nhận với tư tưởng, đánh giá khác hẳn so với ngày trước, người làm công tác văn phòng ngày khẳng định vai trò văn phòng, thư ký biết làm công việc đơn lẻ đánh máy, xử lý văn hay pha trà, rót nước… mà người làm công tác văn phòng ngày cần phải có kỹ làm việc tổng hợp với tất công việc văn phòng, trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo, giải phóng lãnh đạo khỏi công việc mang tính chất vụ có thời gian tập trung vào công việc quan trọng kinh doanh sản xuất Tự thấy vai trò người làm công tác văn phòng vô quan trọng nên thời gian nhà trường tạo điều kiện cho thực tập, định sâu vào nghiên cứu công tác soạn thảo văn bản, mong hiểu rõ tầm quan trọng công tác soạn thảo văn công ty, đồng thời trau dồi kinh nghiệm thực tiễn để làm hành trang cho sau làm Mục tiêu nghiên cứu Vận dụng kiến thức, sở lý luận công tác soạn thảo văn học trường vào thực tiễn công tác Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư xây dựng công trình Giao thông vận tải, nhằm có nhìn toàn diện sâu sắc công tác soạn thảo văn văn phòng, từ đưa nhận xét, đánh giá giải pháp tối ưu cho hạn chế công tác quan tổ chức nói chung Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư xây dựng công trình Giao thông vận tải nói riêng Đối tượng nghiên cứu Tìm hiểu công tác soạn thảo văn văn phòng Công ty, đặc biệt tìm hiểu kỹ quy trình soạn thảo văn đến đi, vấn đề tiêu chuẩn hóa kiểm tra rà soát văn Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phạm vi nghiên cứu Báo cáo thực tập Không gian nghiên cứu: Được tham gia công tác soạn thảo văn văn phòng Phòng Hành – Tổng hợp Công ty Cổ phần Tư vấn đầu tư xây dựng công trình Giao thông vận tải Thời gian nghiên cứu: Trong gần tháng Phương pháp nghiên cứu Bằng phương pháp thu thập xử lý thông tin, quan sát thực tiễn lần tham gia công tác soạn thảo văn bản, vận dụng kiến thức học trường sử dụng lý luận vào để phân tích, so sánh với thực tiễn để có nội dung xác thực phục vụ cho báo cáo Kết cấu báo cáo Nội dung báo cáo chia thành 03 phần: Phần I Khảo sát công tác hành văn phòng công ty Cổ phần tư vấn đầu tư xây dựng Giao thông vận tải Phần II Chuyên đề công tác soạn thảo văn công ty Cổ phần tư vấn đầu tư xây dựng Giao thông vận tải Phần III Phụ lục Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Giao thông vận tải 1.1 Sự hình thành Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng Giao thông vận tải Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng GTVT (TRICC), tiền thân Viện Nghiên cứu thiết kế Đường sắt thành lập từ năm 1959 Năm 1989 sở sáp nhập công ty: Công ty Khảo sát thiết kế Đường sắt, Công ty Nghiên cứu Thiết kế đầu máy toa xe, Ban Khoa học Kinh tế kỹ thuật - Tổng Cục Đường sắt thành Viện NCTK Đường sắt Đến năm 1994 đổi tên thành Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng Giao Thông Vận Tải Tháng 12/2005 hoàn thành việc cổ phần hoá chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước với tên gọi Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng Giao thông vận tải Công ty đơn vị khoa học kỹ thuật, tư vấn chuyên ngành Đường sắt có bề dày kinh nghiệm 50 năm lĩnh vực Đường sắt, doanh nghiệp loại liên tục từ năm 1994 đến TRICC trang bị hệ thống máy móc đại, nguồn nhân lực có chất lượng cao Trong năm qua Công ty tư vấn thực nhiều dự án giao thông vận tải liên danh với đối tác nước để tham gia tư vấn dự án đường liên danh với đối tác nước các: Công ty Tư vấn giao thông Nhật Bản (JTC), Công ty Tư vấn Đông Dương (OC), Công ty Tư vấn Nippon Koei công tyTư vấn khác của: Pháp, Đức, Trung Quốc, Hàn Quốc, Tây Ban Nha, Đài Loan, Australia để tư vấn dự án đường sắt giao thông đô thị Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty Báo cáo thực tập Tư vấn đầu tư xây dựng công trình giao thông, gồm: - Lập quy hoạch, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi dự án đầu tư xây dựng công trình mua sắm thiết bị phương tiện vận tải; - Khảo sát, Thiết kế lập dự toán công trình giao thông đường sắt đường (bao gồm: cầu, hầm, cống, đường, ga, trạm, hệ thống thông tin tín hiệu, xây dựng công nghiệp dân dụng); - Thiết kế đóng mới, phục hồi, hoán cải đầu máy, toa xe, phương tiện thiết bị khí chuyên dùng cho ngành đường sắt; - Thẩm tra NCTKT, NCKT, thiết kế dự toán công trình; - Tư vấn kiểm định, tư vấn giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình giao thông; Tư vấn quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông; Tư vấn soạn thảo quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành giao thông vận tải; - Tư vấn giám sát chất lượng trình lắp đặt chuyển giao công nghệ máy móc, thiết bị công nghiệp phương tiện giao thông vận tải; - Thiết kế kết cấu công trình dân dụng công nghiệp; - Thiết kế cấp thoát nước; - Thiết kế mạng thông tin, bưu viễn thông công trình xây dựng; - Thiết kế lắp đặt hệ thống điện công trình giao thông; - Giám sát thi công xây dựng công trình đường dây trạm biến áp đến 220KV, lĩnh vực: lắp đặt thiết bị công trình, xây dựng - hoàn thiện; - Thiết kế công trình đường dây trạm biến áp đến 35KV; - Khảo sát địa chất công trình; Khảo sát trắc địa công trình; - Dịch vụ tư vấn đấu thầu: lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu; - Giám sát xây dựng hoàn thiện công trình dân dụng, công nghiệp; - Thiết kế kiến trúc công trình; - Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình; - Tư vấn quản lý chi phí định giá; Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập trống, số ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với công văn ) Số đến đánh liên tục, băt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Việc lấy số đến văn theo cách giúp cho người có trách nhiệm quản lý công tác văn thư Viên nắm bắt nhanh số lượng văn nhận hàng ngày năm Mẫu sổ đăng ký văn đến Công ty là: Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên Đơn Ký Ghi đến đến giả hiệu tháng loại vị nhận văn văn trích bản yếu người nội nhận dung (6) (7) (8) (9) (1) (2) (3) (4) (5) * Nhận xét chung ưu nhược điểm là: - Ưu điểm: Nhìn chung, Công ty tuân thủ quy trình nghiệp vụ, đạt hiệu cao công tác quản lý giải văn Công tác Văn thư nâng lên bước, làm theo quy trình, có nhiều đổi đáng kể trình xử lý văn đến, ban hành văn Đó văn - đến việc thực nghiêm túc bước theo Nghị định 110/NĐ-CP, toàn văn - đến cập nhật vào sổ quản lý văn bản, phục vụ cho việc tra tìm khai thác văn cách nhanh Việc tổ chức giải văn đến xử lý kịp thời, xác thống Công tác Văn thư tiếp tục nâng cao nghiệp vụ chất lượng Vì sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn qua mạng nội giảm bớt công việc cho cán Văn thư; đồng thời đảm bảo tính xác cho văn phục vụ tốt cho công tác hành đạo điều hành Nhìn chung Nguyễn Thị Thanh Hải 46 Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập văn ban hành nội dung thể thức theo quy định Nhà nước - Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm bật trên, tồn số nhược điểm cần phải khắc phục Cụ thể là: Có số văn Cơ quan khác gửi đến không qua Bộ phận Văn thư mà trực tiếp gửi đến phòng ban theo địa ghi bì Do vậy, nhiều văn không đăng ký sau chuyển xuống Văn thư để đăng ký nên tốn nhiều thời gian Việc bóc bì văn đến theo nguyên tắc phải dùng kéo cắt Văn thư có lại dùng tay bóc, xé gây ảnh hưởng đến văn bản, văn bị rách bóc Đây hạn chế mà Văn thư cần phải khắc phục Có số văn Văn thư lưu lại nộp vào kho Lưu trữ nhiều mà phô tô nên văn thường bị mờ, đặc biệt phải để lâu thời gian dài Một điểm cần ý văn ứng dụng Công nghệ thông tin Công ty mẫu sổ sổ đăng ký văn đến hay sổ chuyển giao văn dùng mẫu cũ, nên đăng ký nhiều thời gian Bên cạnh sổ đăng ký công văn đến công ty lại không tách riêng mà lại làm chung sổ gây khó khăn cho việc tra tìm thống kê số liệu 2.3.2 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế công tác soạn thảo văn - Trong thời đại bùng nổ thông tin công tác soạn thảo văn gặp số khó khăn trang thiết bị văn phòng không thích ứng kịp thời yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo Kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác hành văn phòng hạn chế - Trình độ chuyên môn số cán bộ, công chức hạn chế chuyên môn Chưa phát huy vai trò quan trọng công việc - Việc kiểm tra quản lý văn chưa sát Nhận thức chưa đầy đủ vai trò, chức văn hệ thống văn Nguyễn Thị Thanh Hải 47 Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập - Việc mở lớp bồi dưỡng cán chưa trọng, chưa đạt hiệu cao Giải pháp 3.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Đây khâu quan trọng đòi hỏi cán soạn thảo văn phải thực xác, tùy theo nội dung văn người soạn thảo cần đánh giá đưa yêu cầu phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn 3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Cần tuân thủ quy định nhà nước thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật văn hành Đảm bảo văn không sai sót khâu này, văn hoàn thiện tránh vi phạm phạm luật công tác soạn thảo văn 3.3 Đảm bảo nội dung Nội dung phần quan trọng văn bản, thông tin phải xác yêu cầu Để khắc phục hạn chế nội dung người soạn thảo văn phải trang bị kiến thức soạn thảo văn thật , có tư khoa học có trách nhiệm công việc 3.4 Trang thiết bị sở vật chất - Nâng cao chất lượng trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng Để có hiệu thay đầu tư dàn trải, ý đến số lượng mà cần quan tâm tới chất lượng đầu tư có chiều sâu trang thiết bị văn phòng - Tích cực đổi Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng đại, tập trung tới vấn đề cải thiện phương tiện làm việc, trang bị trang thiết bị đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: Điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy photocopy, máy huỷ tài liệu, mạng Internet- nối mạng cục bộ, mạng toàn cầu… cho Văn phòng, giúp công việc giải cách dễ dàng 3.5 Đội ngũ cán bộ, công chức - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cho Cán bộ, công chức Con người Nguyễn Thị Thanh Hải 48 Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập nhân tố định đến hiệu công việc quan - Yêu cầu Cán bộ, công chức phải người có trình độ học vấn giỏi trình độ chuyên môn nghiệp vụ phải có phẩm chất đạo đức - Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ chuyên môn cho Cán bộ, công chức phải làm thường xuyên có chương chuyên viên lao động hợp đồng làm việc tạị công ty Văn phòng công ty Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán bộ, công chức quan như: Cử cán học lớp hàm thụ, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lớp tập huấn ngắn hạn, buổi thăm quan học tập kinh nghiệm… Mỗi cán bộ, công chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện nhận thức chuyên môn, nghiệp vụ; trau dồi đạo đức, lối sống, lĩnh trị… có đáp ứng yêu cầu công vụ công Công nghiệp hoá- đại hoá đất nước Nâng cao trình độ nhận thức, khả nhận biết xử lý thông tin cán Văn phòng Không để chức phục vụ hậu cầu công việc giấy tờ vụ lấn át chức chủ động xử lý thông tin Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc Văn phòng đại… 3.6 Về quy trình nghiệp vụ: Tăng cường triển khai thực hiệu việc ứng dụng Tiêu chuẩn ISO 9000 - 2000 công tác văn phòng, TCVN 5700 - 2002 văn quản lý Nhà nước Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hoá quy trình soạn thảo ban hành văn bản, có phân công công việc cách khoa học hợp lý, không để xảy tình trạng chồng chéo, bỏ sót việc trình kế hoạch cụ thể Cần có quan tâm Lãnh đạo công ty khen thưởng - kỷ luật cán kịp thời Mặt khác cần có nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ cán bộ, Nguyễn Thị Thanh Hải 49 Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập KẾT LUẬN Văn phòng xã hội thu nhỏ, người đứng vị trí trung tâm, nghiệp vụ hành văn phòng có vai trò kết nối thiết bị kỹ thuật với người văn phòng, làm cho cấu trúc ba mặt văn phòng trở nên hài hòa, biến tiềm văn phòng thành hiệu thiết thực, cụ thể Cộng với chức mặt quan, tai mắt giúp việc cho thủ trưởng công tác văn thư nghiệp vụ thiếu hầu hết quan, tổ chức Trong thời gian thực tập Văn phòng Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng GTVT hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo anh chị văn phòng, tiếp xúc với nghiệp vụ thực tế công việc Nhờ có trình thực tập, có hội cọ sát nhiều với nghiệp vụ mình, hiểu rõ, đắn sâu sắc công việc mà thân lựa chọn Tuy nhiên, lý thuyết thực tế có chênh lệch định Việc xếp, tổ chức quản lý công việc quan lại khác Từ thực tế cấu tổ chức Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng GTVT mà báo cáo nói lên việc mà thực hiên quan sát trình thực tập Với lựa chọn chuyên đề công tác “Soạn thảo văn bản tổ chức giải văn bản”, cố gắng để viết cách hoàn chỉnh khoa học Nhưng thời gian thực tập không nhiều, nhận thức lực chuyên môn hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận xét, góp ý thầy cô giáo cô, chú, anh, chị công ty, để báo cáo em hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng11 năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thanh Hải 50 Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thị Thanh Hải Báo cáo thực tập Nguyễn Thị Thanh Hải 51 Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập PHẦN III PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức công ty KHÁCH HÀNG ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT LÃ N H Đ Ạ O HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ HỢP ĐỒNG KINH TẾ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC K H ỐI S Ả N X U XÍ NGHIỆP TƯVÀ VẤN ĐẦU TƯTƯ VÀVẤN XÍ NGHIỆP ĐẦU TƯ XÍ NGHIỆP TƯVÀ VẤN ĐẦU TƯ VÀ KHẢO SÁT XÍ NGHIỆP TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÍ NGHIỆP CÔNG TƯ TRUNG TÂM KHOA HỌC CÔNG XÍ NGHIỆP VẤN XÂY DỰNG TRÌNH GIAOCƠXÂY DỰNG KHÍDỰNG CÔNGTHÔNG TIN TÍN TRÌNH XÂY DỰNGXÂY CẦU HẦM CÔNGXÂY NGHỆ VÀ MÔI TRƯỜNG DỰNG VÀ ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG THÔNG TRÌNH HIỆU SẢN PHÒNG PHÒNG MÁY THIẾT PHÒNG HÀNH ĐỘI BẢO VỆ, LÁI BỊ - VẬT TƯ CHÍNH - QUẢNXE, TRỊNHÀ ĂN, TẠP CÔNG KH ỐI QU ẢN LÝ VĂ N PH ÒN G DỰ ÁN PHÒNG PHÒNG QUẢN LÝ PHÒNG KINH TỔ CHỨC CÁN BỘ TÀI CHÍNH KẾ - LAO ĐỘNG DOANH TOÁN CHI NHÁNH TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Nguyễn Thị Thanh Hải PHÒNG HỢP TÁC QUỐC TẾ Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ phòng làm việc Báo cáo thực tập CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ PHÓ VĂN PHÒNG VĂN PHÒNG TỔ VẬT TƯ TỔ TỔ LÁI XE DỊCH VỤ TỔ TỔ QUẢN TRỊ BẢO VỆ TỔ HÀNH CHÍNH TỔ NHÀ ĂN ( Bộ phận Tạp công) Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch công tác quan Văn phòng Gửi công văn yêu cầu đơn vị, đăng ký chương Phòng, ban, ngành trình công tác Lập danh mục đề án thuộc công ty Văn phòng gửi văn phòng Công ty Tổng hợp, dự kiến chương Văn phòng trình công tác năm sau Gửi dự kiến kế hoạch Sau ngày đến đơn vị tham gia ý Công tác phòng, ban kiến Gửi ý kiến văn phòng thuộc Công ty Giám đốc Các đơn vị Giám đốc công ty xem xét Gửi báo cáo kết thực Sau ngày Ngày 15 vấn đề nảy tháng cuối quý sinh trình hoạt Văn phòng Các đơn vị động Giám đốc phê duyệt Chậm vào ngày chương trình công tác quý 20 tháng cuối sau gửi đơn vị Gửi báo cáo tháng Ngày 20 hàng tháng Văn phòng Tổng hợp xây dựng chương Giám đốc trình công tác tháng sau Ký định, gửi tới Chậm ngày 25 đơn vị xây dựng tháng cuối Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Chuẩn bị lập Chương trình, Kế hoạch Xây dựng Chươngtrình, Kế hoạch dự thảo VĂN PHÒNG Trưng cầu ý kiến Chương trình, Kế hoạch dự thảo Thảo luận, thông qua Chương trình, Kế hoạch dự thảo Ban hành Chương trình, Kế hoạch quan, đơn vị Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số : Sơ đồ tổ chức 01 hội nghị cho quan Báo cáo thực tập Lập kế hoạch Xây dựng Chương trình Nghị Văn Chuẩn bị tài liêu Gửi giấy mời Kinh phí, phục vụ VĂN PHÒNG Khai mạc Báo cáo, phương hướng Nguyễn Thị Thanh Hải Tổ chức Hội nghị Lớp ĐHLT QTVP13B Tham luận Thảo luận - Ý kiến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Phụ lục số 2: Sơ đồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công Biểu tác cho lãnh đạo Biên Thông báo kết VĂN PHÒNG Hội nghị Thông báo Nghị Bế mạc Lập kế hoạch Thời gian, địa điểm Nội dung công việc Phương tiện giao thông Nguyễn Thị Thanh Hải Chuẩn bị tổ chức chuyến Liên hệ nơi đến công tác Nội dung chuyến Tư liệu tài liệu tham khảo Giấy tờ cá nhân Kinh phí Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội STT Trách nhiệm Trình tự công việc Báo cáo thực tập Tài liệu, biểu Thời mẫu kèm theo gian Văn Theo Thủtrưởng phòng Phân công soạn thảo ban, đơn vị SoạnCán bộvăn đượcbản phân thảo công yêu Kiểm tra Thủnội trưởng phòng dung, tính pháp lý Văn nháy ban,kýđơn vị văn Chuyên viên Kiểm tra nội dung, thể thức văn trình lãnh đạo Chuyển lại VB cho đơn vị ngày ½ Văn Trưởng phòng hành ngày Lãnh đạo công ty ½ Kiểm tra, phê duyệt Văn thư ngày ½ Kiểm chínhtra, ký nháy cầu ½ ngày Kiểm tra thể thức VB, chữ ký người có thẩm quyền, đóng dấu đăng ký văn Văn Sổ theo dõi ½ Gửi văn Vănbản thư,đi cán Văn phân công LưuVăn hồthư sơ ngày Văn Phụ lục số : Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập Phân định hồ sơ Sắp xếp văn hồ sơ Đánh số tờ VĂN THƯ Biên mục hồ sơ Viết chứng tư kết thúc Giao nộp vào lưu trữ quan Nguyễn Thị Thanh Hải Lớp ĐHLT QTVP13B