Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B.NỘI DUNG 4 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 4 I.Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 4 1.Giới thiệu chung về HĐNDUBND Quận Tây Hồ 4 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 6 II. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND Quận Tây Hồ 12 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ 12 2. Bản mô tả công việc của Lãnh đạo Văn phòng HĐNDUBND Quận Tây Hồ 14 3. Bản mô tả công việc của các vị trí khác trong bộ máy của Văn phòng 17 Phần IICHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ THƯ KÝ TẠI HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 22 I. Hoạt động tiếp khách, đãi khách 22 1. Tiếp khách 22 2. Đãi khách 27 II. Tổ chức hội họp 29 1. Quy trình tổ chức hội họp 29 2. Đánh giá về công tác tổ chức hội họp 32 III. Công tác thu thập, xử lý, cung cấp thông tin và xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ tại UBND quận Tây Hồ 33 1. Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin 33 2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ tại UBND quận Tây Hồ. 36 IV. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo tại HĐNDUBND quận Tây Hồ 40 1. Trước khi Lãnh đạo đi công tác. 41 2. Trong khi Lãnh đạo đi công tác. 43 3. Sau khi Lãnh đạo đi công tác về. 43 V. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký trong hoạt động văn phòng tại HĐNDUBND quận Tây Hồ 43 1. Kỹ năng giao tiếp của người thư ký 44 2.Các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ 47 3. Đánh giá về kỹ năng giao tiếp của người Thư ký 48 VI. Đánh giá mô hình tổ chức phòng làm việc tại UBND quận Tây Hồ 49 1. Đánh giá chung 49 2. Đánh giá về cách bố trí phòng làm việc của Lãnh đạo và Thư ký Văn phòng 50 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I. Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn phòng của người thư ký tại HĐNDUBND quận Tây Hồ 51 1. Ưu điểm 51 2. Hạn chế 52 II. Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 52 LỜI CẢM ƠN 54 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC SV: Nguyễn Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Những năm gần đây, Đảng, Nhà nước Đoàn thể xã hội trọng tới cơng tác Văn phịng Văn phịng quan , tổ chức giống mắt xích liên kết chặt chẽ góp phần xây dựng tốt , hồn chỉnh máy lãnh đạo quan Văn phòng cịn nơi cung cấp thơng tin quan trọng, tin cậy phục vụ cho công tác quản lý, điều hành Nó giống máy làm việc tổ chức ,cơ quan Một tổ chức, quan có liên kết với cơng tác văn phòng giúp việc cho lãnh đạo, thủ trưởng quan Văn phòng giữ vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức; nơi cung cấp lưu trữ nguồn thông tin tin cậy, cần thiết để thực mục tiêu phục vụ công tác điều hành, quản lý quan Cũng nhờ phát triển Văn phịng, xuất người Thư ký văn phòng điều tất yếu khơng thể thiếu vai trị người Thư ký ngày khẳng định rõ rệt Cùng với xu hội nhập phát triển giới, ngành Thư ký văn phòng ngày phát triển tự vươn lên khẳng định ngành đầy triển vọng, có mặt tất đơn vị hành quan, tổ chức Lịch sử phát triển nghề Thư ký có cách hàng trăm năm gắn liền với phát triển Chủ nghĩa tư Đó đội ngũ người có trình độ chun mơn, khả giải công việc lĩnh nghề nghiệp bao gồm hoạt động thư từ, đánh máy, lưu chứng từ, tổ chức buổi hẹn, tổ chức chuyến công tác… để trợ giúp cho lãnh đạo, thủ trưởng Ở Việt Nam, nghề Thư ký thực bắt đầu có hội phát triển từ khoảng năm 1986 Đây năm đánh dấu chuyển đổi cấu kinh tế Việt Nam chuyển từ kinh tế tập trung, quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trường, có quản lý Nhà nước, theo định hướng Xã hội chủ nghĩa - với thay đổi nhận thức nghề nghiệp, hội thăng tiến nhu cầu xuất người làm công tác trợ giúp lãnh đạo Xã hội ngày phát triển người Thư ký có u cầu, địi hỏi cao Với vai trị người tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo quan bên cạnh việc trao dồi nâng cao để trở thành Thư ký chuyên nghiệp người SV: Nguyễn Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thư ký phải có kiến thức học như: phải ln tự hồn thiện thân, rèn luyện kỹ nghiệp vụ, phải biết đổi tư để phù hợp với thời đại môi trường xung quanh Nhận thấy tầm quan trọng Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng ngành động ngành Thư ký văn phòng Trường cung cấp cho xã hội lực lượng đội ngũ tri thức trẻ nhiều ngành nghề khác có ngành Thư ký văn phịng Sinh viên chun ngành Thư ký văn phòng đội ngũ giảng viên nhà trường đào tạo cách chuyên sâu nghiệp vụ, kỹ cần thiết người Thư ký hoạt động văn phòng quan, tổ chức Để áp dụng lý thuyết học vào thực tế, đồng thời giúp sinh viên có nhìn tổng quan, đắn phong cách môi trường làm việc sau trường Bên cạnh cịn giúp sinh viên củng cố vận dụng kiến thức học vào cơng việc, Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan, tổ chức Dưới đạo thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng Nhà trường Được đồng ý Lãnh đạo HĐND&UBND quận Tây Hồ, em thực tập Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ từ ngày 29/02/2016 đến ngày 29/4/2016 Đây hội tốt em học hỏi, tích lũy cố kiến thức ngành Thư ký nói riêng ngành Văn phịng nói chung, để sau em trở thành nhân viên văn phòng chuyên nghiệp Sau hai tháng thực tập, em học hỏi nhiều điều bổ ích, tích lũy thêm cho nhiều kiến thức kinh nghiệm; kỹ giao tiếp, ứng xử nơi cơng sở Ngồi ra, em cịn tiếp xúc với trang thiết bị đại phục vụ cơng tác quan máy tính, máy scan, máy in, máy fax… Các trang thiết bị hỗ trợ nhiều trình làm việc quan Bên cạnh đó, em cịn rút kinh nghiệm trình làm việc, giúp em yêu quý trân trọng nghề học Trong thời gian kiến tập phòng Văn thư, hướng dẫn chị Nguyễn Thị Hương- Cán Văn thư UBND Quận Tây Hồ em tham gia trực tiếp vào q trình cơng tác quản lý văn đến quan cơng việc người Thư ký văn phịng Nhận thức rõ công SV: Nguyễn Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc quan thực tập, em nỗ lực, phấn đấu hồn thành tốt cơng việc giao, tích cực tham gia học hỏi công việc liên quan tới ngành học Từ trải nghiệm có thời gian thực tập, em làm báo cáo nhằm tổng kết lại trình kết mà em trải nghiệm tích lũy để gửi khoa Quản trị văn phòng Do thời gian thực tập không dài kinh nghiệm chưa nhiều nên thực báo cáo này, em không tránh khỏi thiếu sót hạn chế Em kính mong nhận giúp đỡ, nhận xét thầy, khoa Quản trị văn phịng để em hồn thiện kỹ nghiệp vụ, thiếu sót em mắc phải để em thực hiên ước mơ đóng góp phần nhỏ bé vào cơng xây dựng đổi đất nước Qua báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn tới Nhà trường, tới thầy , cô Khoa Quản trị văn phịng tận tình giúp đỡ em Em xin gửi lời cảm ơn đến HĐND& UBND Quận Tây Hồ, đến cán bộ, chuyên viên phòng Văn thư tận tình bảo, giúp đỡ em thời gian thực tập Đặc biệt cho em hội hịa nhập với mơi trường làm việc chun nghiệp, giúp em tích lũy kiến thức chun mơn, nghiệp vụ khắc phục nhược điểm mà em tồn Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thùy Linh B.NỘI DUNG PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ I.Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ 1.Giới thiệu chung HĐND&UBND Quận Tây Hồ SV: Nguyễn Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thực đường lối đổi Đảng, từ năm 1990 kỷ XX, với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ thị hóa địa bàn Hà Nội diễn ngày nhanh Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô thời kỳ công nghiệp hóa – đại hóa, Đảng Nhà nước chủ động mở rộng nội thành – Thành phố Hà Nội Ngày 28/10/1995, Chính Phủ Nghị định số 69/CP việc thành lập Quận Tây Hồ Tổ chức máy Quận thức vào hoạt động từ tháng 01/1996 SV: Nguyễn Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quận Tây Hồ nằm phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội; phía Nam giáp Quận Ba Đình; phía Đơng Bắc Đông Nam giáp huyện Đông Anh huyện Gia Lâm; phía Tây giáp huyện Từ Liêm Quận Cầu Giấy Trên địa bàn có di tích dấu tích lịch sử văn hóa từ ngàn đời xưa, góp phần bồi đắp nên tinh hoa văn hóa Thăng Long – Hà Nội Nơi tỏa sáng trở thành khu du lịch tiếng Thủ đô Quận Tây Hồ có điều kiện mơi trường thiên nhiên ưu đãi Nổi bật với Hồ Tây rộng khoảng 526 coi "lá phổi Thành phố" Từ xa xưa, Hồ Tây giữ vị trí quan trọng du lịch nhờ vào vị trí giao thơng thuận lợi Quận Tây Hồ quận lớn thứ diện tích đất tự nhiên sau quận Hà Đơng, Long Biên Hồng Mai Quận có khoảng 2.401 tổng số 17.878 SV: Nguyễn Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (chiếm 13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội Gồm có 08 phường : Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ, Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Phú Thượng, Xuân La Sau 19 năm xây dựng phát triển lãnh đạo Đảng , quyền nhân dân quận Tây Hồ chung tay góp sức xây dựng quận Tây Hồ ngày lớn mạnh phát triển tất lĩnh vực : Kinh tế, văn hóa, trị - xã hội theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đến năm 2020 Quận Tây Hồ đến năm 2020 thuộc Quận phát triển Thành phố Trong tương lai Tây Hồ khu vực trung tâm Thủ Hà Nội, Quận có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực để thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế - xã hội Quận nói riêng Thủ Hà Nội nói chung Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ a) Chức UBND Quận Tây Hồ Căn Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân Uỷ ban nhân dân, ngày 26 tháng 11 năm 2003, Uỷ ban nhân dân cấp nói chung, Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ nói riêng Cơ quan Hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi, lãnh thổ Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị Hội đồng nhân dân quận quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An Ninh, Xã hội, Quốc phịng Gồm có: - Phát triển Kinh tế Cơng nghiệp, Nơng nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Văn hố, Xã hội, Giáo dục, Y tế Dịch vụ; - Thu chi ngân sách địa phương; - Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự do, dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn thư khiếu nại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Hội đồng nhân dân quận Tây Hồ bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan Hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước quan cấp quan Nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ thực chức quản lý nhà nước địa bàn quận Tây Hồ, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống SV: Nguyễn Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội máy hành nhà nước từ trung ương đến địa phương, quan chấp hành, phục vụ giải thủ tục hành cho nhân dân quận Tây Hồ b) Nhiệm vụ , quyền hạn UBND Quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể Lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn Phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ Theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 gồm có: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn hàng năm Quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơng trình trọng điểm Quận trình HĐND cấp thơng qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Xây dựng chương trình, cơng tác hàng năm UBND Quận, biện pháp thực Nghị Quyết HĐND Quận Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phịng… thơng qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận c) Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Gồm : 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, 05 Ủy viên 12 phòng ,ban tham mưu giúp việc SV: Nguyễn Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp SV: Nguyễn Thùy Linh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *Chủ tịch UBND Quận Tây Hồ: Đồng chí Đỗ Anh Tuấn Chủ tịch Uỷ ban nhân dân người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều hành chịu trách nhiệm toàn diện mặt hoạt động Uỷ ban nhân dân Quận trước Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Quận uỷ Hội đồng nhân dân Quận thực nhiệm vụ theo Quy chế làm việc Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ; - Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch thực nhiệm vụ, tiêu phát triển kinh tế - xã hội Quận; đạo chung cơng tác lập dự tốn ngân sách, bổ sung ngân sách cho đơn vị, Uỷ ban nhân dân phường để thực nhiệm vụ phát sinh; - Chỉ đạo công tác quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng dự án địa bàn Quận; - Trực tiếp đạo, điều hành lĩnh vực cơng tác: Nội chính, An ninhQuốc phịng, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, địa giới hành chính, đối ngoại, công tác tổ chức máy, cán bộ, công tác thi đua - khen thưởng, chương trình SV: Nguyễn Thùy Linh 10 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Mơ hình tổ chức phịng làm việc trụ sở HĐND&UBND Quận hình thức mơ hình tổ chức khép kín nên số thủ tục hành phải giải khó khăn - Một số phòng, ban, đơn vị trang thiết bị cũ, gây khó khăn việc sử dụng, hiệu thực công việc chưa cao, cần thay SV: Nguyễn Thùy Linh 48 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá cách bố trí phịng làm việc Lãnh đạo Thư ký Văn phòng a) Phòng làm việc lãnh đạo Ưu điểm: - Phòng bố trí xây dựng sẽ, thống mát; trang bị đầy đủ trang thiết bị, đồ dùng văn phòng - Lựa chọn, bố trí màu sắc có thẩm mỹ, kích thích khả làm việc: Phịng sơn màu vàng nhạt, phối hợp với màu sắc ánh sáng đèn điện, màu sắc đồ dùng, trang thiết bị tạo cảm giác tươi tắn, tinh thần thoải mái, nâng cao hiệu công việc - Các đồ dùng, trang thiết bị phòng xếp gọn gàng sẽ, phù hợp thuận tiện thực công việc - Đã có bố trí xanh hoa phòng làm việc Hạn chế: - Phòng chưa trọng trang trí phịng - Phịng có xanh cịn xanh nhỏ khơng gian phịng khơng thoải mái b) Phịng làm việc Thư ký Ưu điểm: - Phòng trang trí cách khoa học có thẩm mĩ, sẽ, thoáng mát, ánh sáng đầy đủ - Phối hợp màu sắc phòng phù hợp - Các trang thiết bị văn phòng trang bị đầy đủ, bố trí thuận tiện - Bố trí hoa hợp lý Nhược điểm: - Diện tích phịng cịn nhỏ - Các đồ dùng, trang thiết bị đầy đủ cũ kỹ, khơng thuận tiện q trình làm việc SV: Nguyễn Thùy Linh 49 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung cơng tác văn phịng người thư ký HĐND&UBND quận Tây Hồ Người Thư ký HĐND&UBND quận Tây Hồ người trợ lý giúp việc cho Ban Lãnh đạo Quận Có nhiệm vụ tham mưu cho Lãnh đạo công tác văn bản; tham gia vào tổ chức quản lý giải văn đến đi; tiếp khách – đãi khách; tổ chức hội họp quận; tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo; xếp tổ chức phòng làm việc cho lãnh đạo; thu thập thơng tin xác kịp thời, xếp, xây dựng chương trình cơng tác cho quận lãnh đạo… Có lẽ khơng cho Thư ký nghề dễ dàng, qua hai tháng thực tập, em thấy nghiệp vụ Thư ký hoàn thành tốt nhiệm vụ, giải cơng việc xác, nhanh chóng kịp thời Tuy nhiên, hoạt động văn phòng tồn số hạn chế Ưu điểm - Thư ký trụ sở HĐND&UBND Quận Tây Hồ có trình độ chuyên môn cao, trực tiếp thực bên cạnh phối hợp phịng, ban, đơn vị chun mơn hồn thành tốt việc thực chức năng, nhiệm vụ - Về cơng tác soạn thảo văn nhìn chung thực tốt Khơng có văn ban hành trái pháp luật Câu từ, văn phong sử dụng văn trau truốt kỹ lưỡng, sử dụng văn phong hành chính, dễ hiểu Việc ban hành văn tiến hành theo quy trình thống - Hoạt động cơng tác văn thư thực tương đối tốt, tiến hành theo quy định, khoa học đại - Hoạt động tiếp, đãi khách tổ chức phù hợp, mục đích, lựa chọn hình thức tiếp đãi hợp lý - Việc thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo ngày nhanh hơn, đầy đủ, xác, kịp thời đáp ứng nhu cầu hoạt động quan, Lãnh đạo góp phần thúc đẩy hoạt động quan thuận lợi quy củ - Công tác tổ chức hội họp quan tổ chức thường xuyên, thực tốt từ khâu chuẩn bị đến khâu tiến hành kết thúc SV: Nguyễn Thùy Linh 50 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đã tổ chức bố trí phịng làm việc tương đối khoa học, thống mát, đảm bảo thuận lợi, phục vụ tốt cho việc thực công việc - Đảm nhận việc tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo tương đối chu đáo Các chuyến an tồn, đạt mục đích chuyến thực theo kế hoạch - Từng bước nâng cao trình độ, lực chun mơn phẩm chất trách nhiệm Quy trình quan hệ cơng việc tổ chức khoa học giúp Ban Lãnh đạo dễ kiểm tra giám sát - Về công việc phục vụ cơng tác văn phịng nhìn chung đáp ứng yêu cầu công việc trang bị máy tính, máy in, máy photo, điện thoại… Hạn chế - Thư ký với vai trò người xử lý tình giao tiếp cịn lúng túng, chưa linh hoạt - Một số hội họp tổ chức thiên hình thức mà khơng đạt mục đích cuối gây thời gian, tốn - Việc lập hồ sơ cho hội họp chưa trọng thực hiện, nên việc tìm kiếm thơng tin Thư ký gặp khó khăn - Trong phịng làm việc bố trí, xếp tương đối hợp lý, trang thiết bị đầy đủ song cũ, điều ảnh hưởng đến hiệu lao động Người Thư ký giữ vai trò quan trọng cơng tác văn phịng quan nói chung Lãnh đạo nói riêng Ở phương diện định, người Thư ký Lãnh đạo lựa chọn, đặt niềm tin phải ln cố gắng, phấn đấu, phát huy lực cá nhân để xứng đáng với tin cậy II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Thư ký góp phần quan trọng vào thành công công việc quan người Thư ký văn phòng đảm nhận phần tồn cơng việc liên quan đến lĩnh vực văn phòng – lĩnh vực hoạt động rộng lớn Vì thế, chức nhiệm vụ người Thư ký văn phòng tất quan trọng Sau thời gian thực tập Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, qua trình học hỏi quan sát, em rút số kinh nghiệm quý báu mạnh dạn xin đưa số đề xuất , giải pháp nhằm phát huy ưu điểm khắc phục SV: Nguyễn Thùy Linh 51 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhược điểm người Thư ký Ủy ban nhân dân Quận sau: - Người Thư ký cần tích cực tham gia hoạt động giao tiếp nhiều để có khả ứng xử tình huống, linh hoạt giao tiếp - Về công tác tổ chức hội họp, Thư ký cần tăng cường, nhanh nhẹn công tác chuẩn bị tổ chức hội họp, đề mục đích tổ chức hội họp rõ ràng để đạt hiệu cao - Tăng cường kiểm tra, thay trang thiết bị cũ kỹ không đáp ứng tốt yêu cầu công việc - Bên cạnh mặt hạn chế cần khắc phục, người Thư ký cần phát huy tốt có hiệu mặt tích cực mà có, nhằm nâng cao hiệu cơng việc thân hiệu hoạt động quan Trên số ý kiến đề xuất riêng cá nhân em trình thực tập quan; em mong muốn hoạt động công tác văn phòng người Thư ký ngày đạt hiệu cao hơn, đóng góp phần vào phát triển chung quan nói riêng, hành văn phịng quan nhà nước nói chung SV: Nguyễn Thùy Linh 52 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Được giúp đỡ Ban Giám hiệu Nhà trường; giúp đỡ, bảo toàn thể thầy giáo Khoa Quản trị văn phịng, đặc biệt hai cô Nguyễn Thị Kim Chi Nguyễn Thị Thu Hường đồng ý giúp đỡ Ban Lãnh đạo, giúp đỡ cán công chức, chuyên viên HĐND&UBND quận Tây Hồ, em có hội thực tập nghiệp vụ hồn thành tốt q trình thực tập trường quan Trong trình thực tập, em có hội vận dụng kiến thức, nghiệp vụ chuyên môn mà em học trường vào thực tiễn Điều giúp em tích lũy nhiều kinh nghiệm vận dụng thực tế công việc sau Em xin gửi lời chúc sức khỏe thành công tới thầy giáo cô giáo trường, thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phịng, tới hai hướng dẫn nghiệp vụ Nguyễn Thị Kim Chi Nguyễn Thị Thu Hường tồn thể cán cơng chức làm việc HĐND&UBND quận Tây Hồ Do thời gian thực tập không nhiều, kiến thức thực tiễn hạn chế nên q trình hồn thành báo cáo em khơng thể khơng tránh khỏi sai sót định Vì vậy, em kính mong nhận đóng góp ý kiến từ thầy, cô cán hướng dẫn để báo cáo em hoàn thiện Qua báo cáo, lần em xin chân thành cám ơn Ban Giám hiệu, toàn thể thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cán cơng chức Văn phịng HĐND&UBND quận Tây Hồ tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt thời gian thực tập báo cáo Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thùy Linh SV: Nguyễn Thùy Linh 53 Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SV: Nguyễn Thùy Linh Lớp CĐ Thư ký văn phòng 13A