Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 3 1.1 Giới thiệu chung về công ty. 3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức . 3 1.2.1 Chức năng 3 1.2.2 Nhiệm vụ 3 1.2.3 Quyền hạn 4 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 4 1.2.4.1 Tổ chức bộ máy 4 1.2.4.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Bảo hiểm Toàn cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc 9 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty. 9 2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng. 10 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 10 2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong phòng Hành chính – Nhân sự. 10 3. Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ của công ty. 12 3.1 Hệ thống hóa các văn bản Quản lý của Công ty về công tác Văn thư, lưu trữ. 12 3.2 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc. 12 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 13 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 13 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan tổ chức 14 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan, so sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 15 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý văn bản và giải quyết văn bản 17 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến 17 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị 22 3.5 Tìm hiểu về quy trình tổ chức lưu trữ của Công ty. 24 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong công ty. 24 4.1.Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 24 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 25 4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một văn phòng làm việc của văn phòng hiện tại. 25 4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu (phụ lục 04). 26 4.3 Những phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của công ty 26 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 27 A. PHẦN MỞ ĐẦU 27 1. Lý do chọn đề tài: 27 2. Lịch sử nghiên cứu: 27 3. Mục tiêu nghiên cứu: 28 4. Mục đích nghiên cứu: 28 5. Nhiệm vụ nghiên cứu: 28 6. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 29 7. Phương pháp nghiên cứu: 29 8. Kết cấu của chuyên đề: 29 B. PHẦN NỘI DUNG 30 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ. 30 1.1 Khái niệm văn hóa. 30 1.2 Khái niệm công sở. 31 1.3 Khái niệm văn hóa công sở 32 1.4 Đặc điểm của văn hóa công sở 33 1.5 Vai trò của Văn hóa công sở. 34 1.6 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 35 1.6.1 Các yếu tố bên trong của văn hóa công sở 35 1.6.2 Các yếu tố bên ngoài của Văn hóa công sở 35 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM TOÀN CẦU – SỞ GIAO DỊCH PHÍA BẮC 36 2.1 Tổng quan về Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc. 36 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển. 36 2.1.2 Mục tiêu và phạm vi hoạt động. 36 2.2 Thực trạng văn hóa công sở tại Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc . 36 2.2.1 Văn hóa giao tiếp ứng xử nơi giao tiếp công sở. 36 2.2.1.1 Giao tiếp trong nội bộ Công ty. 38 2.2.1.2 Giao tiếp với bên ngoài 39 2.2.1.3Giao tiếp không trực diện 41 2.2.2Trang phục nơi công sở 43 2.2.3Phong cách làm việc nơi công sở 43 2.2.4 Bài trí nơi công sở 46 2.2.4.1 Về biển tên công ty: 46 2.2.4.2Về khẩu hiệu: 46 2.2.4.3Về phòng họp 46 2.2.4.4 Về phòng làm việc: 46 2.3 Đánh giá về môi trường văn hoá công sở tại Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc 47 2.3.1 Những ưu điểm 47 2.2.3 Những tồn tại, hạn chế 48 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ 50 3.1 Giải pháp 50 3.2. Một số kiến nghị 51 C. PHẦN KẾT LUẬN 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Họ tên sinh viên: Doãn Thị Nhung BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG – HỆ CHÍNH QUY LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K14B KHÓA HỌC (2014 - 2016) Tên quan:Tổng Công ty Bảo hiểm Toàn cầu Địa chỉ: Tầng 4, Số 141 Lê Duẩn, Hoàn Kiếm, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Tú Phương Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường HÀ NỘI - 2016 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 1.1 Giới thiệu chung công ty 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ 1.2.3 Quyền hạn 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 1.2.4.1 Tổ chức máy .4 1.2.4.2 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Bảo hiểm Toàn cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty 2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng .9 2.1.2 Xây dựng mô tả công việc vị trí công việc phòng Hành – Nhân 10 Tìm hiểu công tác văn thư lưu trữ công ty 12 3.1 Hệ thống hóa văn Quản lý Công ty công tác Văn thư, lưu trữ 12 3.2 Mô hình tổ chức văn thư Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc .12 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .12 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 13 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan tổ chức .14 3.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan, so sánh với quy định hành nhận xét đánh giá 15 3.4 Nhận xét quy trình quản lý văn giải văn 17 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn - đến 17 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan đơn vị .22 3.5 Tìm hiểu quy trình tổ chức lưu trữ Công ty 24 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng công ty 24 4.1.Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 24 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng làm việc văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 25 4.2.1 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng làm việc văn phòng 25 4.2.2 Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu (phụ lục 04) .26 4.3 Những phần mềm sử dụng công tác văn phòng công ty 26 PHẦN II 27 CHUYÊN ĐỀ: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 27 A PHẦN MỞ ĐẦU 27 1.Lý chọn đề tài: 27 2.Lịch sử nghiên cứu: 27 3.Mục tiêu nghiên cứu: 28 Mục đích nghiên cứu: 28 5.Nhiệm vụ nghiên cứu: 28 6.Đối tượng phạm vi nghiên cứu: .29 7.Phương pháp nghiên cứu: 29 8.Kết cấu chuyên đề: 29 B PHẦN NỘI DUNG 30 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ .30 1.1 Khái niệm văn hóa 30 1.2 Khái niệm công sở 31 1.3 Khái niệm văn hóa công sở .32 1.4 Đặc điểm văn hóa công sở 33 1.5 Vai trò Văn hóa công sở .34 1.6 Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở 35 1.6.1 Các yếu tố bên văn hóa công sở .35 1.6.2 Các yếu tố bên Văn hóa công sở 35 CHƯƠNG 36 THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM .36 TOÀN CẦU – SỞ GIAO DỊCH PHÍA BẮC 36 2.1 Tổng quan Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc .36 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển .36 2.1.2 Mục tiêu phạm vi hoạt động 36 2.2 Thực trạng văn hóa công sở Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc 36 2.2.1 Văn hóa giao tiếp - ứng xử nơi giao tiếp công sở 36 2.2.1.1 Giao tiếp nội Công ty 38 2.2.1.2 Giao tiếp với bên .39 2.2.1.3Giao tiếp không trực diện .41 2.2.2Trang phục nơi công sở 43 2.2.3Phong cách làm việc nơi công sở 43 2.2.4 Bài trí nơi công sở 46 2.2.4.1 Về biển tên công ty: 46 2.2.4.2Về hiệu: .46 2.2.4.3Về phòng họp .46 2.2.4.4 Về phòng làm việc: .46 2.3 Đánh giá môi trường văn hoá công sở Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc 47 2.3.1 Những ưu điểm 47 2.2.3 Những tồn tại, hạn chế 48 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG 50 MÔI TRƯỜNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ 50 3.1 Giải pháp 50 3.2 Một số kiến nghị 51 C PHẦN KẾT LUẬN .53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC LỜI NÓI ĐẦU Văn phòng máy điều hành tổng hợp có vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức nói chung quan doanh nghiệp nói riêng Làm tốt công tác góp phần làm tốt công việc thu thập, xử lý thông tin, thực đảm bảo công tác hậu cần, sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho điều hành, đạo lãnh đạo hoạt động quan, tổ chức Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa máy văn phòng thay đổi để phù hợp với quan tổ chức Trong thời gian học tập rèn luyện trường Đại học Nội Vụ với chuyên ngành Quản trị văn phòng chúng em thầy cô truyền đạt nhiều kiến thức mà người cán văn phòng tương lai chúng em cần có để góp phần nhỏ bé vào công nâng cao lực cán bộ, đặc biệt công cải cách hành đất nước Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế”, nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế sau khóa học nhà Trường nói chung khoa Quản trị văn phòng riêng tạo điều kiện liên hệ, giúp đỡ học sinh, sinh viên thực tập tốt nghiệp quan, đơn vị, tổ chức nhằm giúp sinh viên nâng cao nghiệp vụ chuyên ngành, tích lũy kinh nghiệm từ thực tế Đồng thời phần đánh giá lực cá nhân trình học tập, giúp cho sinh viên bắt nhịp tác phong nghề nghiệp cán Quản trị văn phòng tương lai Là sinh viên cuối khóa ngành Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ, đạo hướng dẫn nhiệt tình thầy cô giáo khoa em tiếp nhận thực tập Văn phòng Công ty Bảo hiểm Toàn cầu – Phòng Giao dịch Phía Bắc Trong thời gian thực tập, em củng cố phần chuyên môn nghiệp vụ yêu cầu công việc kỹ giao tiếp bên ngoài, em dần tiếp thu số kinh nghiệm, mở rộng phát huy kiến thức học trường cách hiệu nhất, đồng thời rút ưu điểm, khuyết điểm thân có biện pháp khắc phục định cho phù hợp với yêu cầu thực tế Là cán Văn phòng tương lai, đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Quản trị văn phòng nhận thức tầm quan trọng công tác quản trị văn phòng phát triển Doanh nghiệp thấy bất cập công tác Doanh nghiệp Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em lớn Có thể nói đợt thực tập giúp cho em cụ thể hóa nắm kiến thức mình, trưởng thành sau thực tập Doanh nghiệp Dưới báo cáo tổng kết trình thực tập em Công ty Bảo hiểm Toàn cầu – Phòng Giao dịch Phía Bắc Ghi lại đánh giá cách khách quan mà em làm chưa làm Qua cho em gửi lời cám ơn, lời chúc sức khoẻ đến cán Văn phòng Công ty Bảo hiểm Toàn cầu – Phòng Giao dịch Phía Bắc, thầy cô Khoa Quản Trị Văn Phòng Nhà trường nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành nhiệm vụ đợt thực tập tốt nghiệp Do thời gian thực tập không nhiều thiếu kinh nghiệm thực tế nên Báo cáo nhiều thiếu sót khó tránh Vì em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy cô giáo, bạn bè để em có hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Sinh viên Doãn Thị Nhung PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 1.1 Giới thiệu chung công ty Tên Công ty: TỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM TOÀN CẦU – SGD PHÍA BẮC Tên tiếng anh: GLOBAL INSURANCE CORPORATION Tên viết tắt: GIC Loại hình : Công ty cổ phần Địa chỉ: Tầng 4, số 141 Lê Duẩn, Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội ĐT: 04 3942 9136 Wesite: Gic.com.vnBảo hiểm Toàn cầu Người đại diện: Cung Trọng Toàn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 1.2.1 Chức Công ty Bảo hiểm Toàn cầu – Sở Giao Dịch Phía Bắc có sản phẩm bảo hiểm sau: - Bảo hiểm xe giới - Bảo hiểm người - Bảo hiểm tài sản - Bảo hiểm kỹ thuật - Bảo hiểm trách nhiệm - Bảo hiểm tàu - Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển - Bảo hiểm hàng không 1.2.2 Nhiệm vụ -Tổ chức hoạt động theo luật doanh nghiệp luật khác có liên quan - Hoạt động khuôn khổ pháp luật điều lệ công ty - Đăng ký kinh doanh kinh doanh theo ngành nghề đăng ký - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ công ty - Xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài - Tập trung phát triển ngành nghề bảo hiểm nhân thọ phi nhân thọ 1.2.3 Quyền hạn -Sử dụng vốn điều lệ quỹ công ty để phục vụ nhu cầu kinh doanh theo nguyên tắc bảo toàn sinh lãi - Phát hành, chuyển nhượng cổ phiếu trái phiếu, , tăng giảm vốn điều lệ công ty theo quy định pháp luật - Quyết định sử dụng, phân phối lợi nhuận thành lập quỹ theo định Chủ tịch Hội đồng quản trị 1.2.4 Cơ cấu tổ chức 1.2.4.1 Tổ chức máy 1.2.4.1.1 Ban giám đốc a) Giám đốc: - Quản lí, điều hành,bảo toàn phát triển toàn diện công ty - Quản lí,điều hành, bảo toàn phát triển vốn công ty trình hoạt động - Trực tiếp xét duyệt, định nội dung ký văn hợp đồng kinh tế theo thẩm quyền, báo cáo cấp thông báo với cấp chủ trương, kế hoạch thuộc chức nhiệm vụ - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh công ty Trừ chức danh thuộc thẩm quyền Hội đồng quản trị - Quản lí, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng phát triển trang thiết bị, công nghệ nhằm đảm bảo thỏa mãn yêu cầu khách hàng nước - Tăng cường mối quan hệ đất nước - Giao ban đầu tháng với phòng ban công ty b) Phó Giám đốc Tài chính: - Chịu trách nhiệm đạo, quản lý điều hành hoạt động phòng Kế toán - Kiểm tra bảng lương, bảng chấm công nhận từ phòng Kế toán phòng Hành nhân - Đảm bảo nguồn tài để phục vụ cho hoạt động kinh doanh công ty - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc tình hình tài công ty - Kiểm tra báo cáo tài hàng năm thực toán thuế với chi cục thuế Nhà nước theo quy định c) Phó Giám đốc Điều Hành - Chủ trì giao ban hàng tuần với phòng ban - Ký nháy văn bản, hợp đồng trước trình ký Giám đốc - Chỉ đạo, đôn đốc nhắc nhở phòng ban hoàn thành công việc theo kế hoạch tuần, tháng, quý, năm - Lập kế hoạch phát triển ngắn hạn lâu dài cho công ty - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc toàn hoạt động công ty - Trực tiếp thực việc ngoại giao với quan Nhà nước có thẩm quyền - Đàm phán thực việc thuê đất phục vụ cho hoạt động kinh doanh công ty - Trực tiếp đạo phòng Sản xuất thực công việc theo tiến độ d) Phó giám đốc Kinh doanh: - Quyết định toàn công việc liên quan vấn đề kinh doanh công ty - Lập kế hoạch phát triển kinh doanh công ty, thúc đẩy tình hình kinh doanh công ty - Phối hợp với Phó giám đốc Điều hành Phó Giám đốc Tài để đề phương phướng phát triển, xây dựng thêm biển quảng cáo vị trí đắc địa - Gây dựng thương hiệu công ty - Đảm bảo việc doanh thu theo tiêu đề - Đánh giá diễn biến tình nhu cầu khách hàng để từ có phương án hợp lý cho hoạt động kinh doanh công ty - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc tình hình hoạt động kinh doanh công ty e) Trợ lý Giám đốc - Thay mặt Giám đốc hỗ trợ Phó Giám đốc Điều hành đôn đốc kiểm tra công việc phòng, với phó Giám đốc Điều hành trao đổi công việc hàng ngày, tuần, tháng để có ý kiến kết luận cuối cùng, xin ý kiến Giám đốc đạo - Trực tiếp giúp đỡ, giám sát quản lý phòng thi công để hoàn thành công việc - Sắp xếp lên lịch hẹn với đối tác, khách hàng cho Giám đốc - Sắp xếp tài liệu công việc cho Giám đốc, lập Báo cáo tháng, quý, năm tình hình hoạt động công ty - Kiểm tra văn bản: Hồ sơ, Hợp đồng, nghiệm thu, bảng lương, doanh thu, thu chi trước trình Giám đốc ký - Ghi chép nội dung họp giao ban tuần, đột xuất, họp Phòng kinh doanh, phòng sản xuất, nắm bắt công việc để báo cáo Giám đốc - Chuẩn bị chuyển Công tác cho lãnh đạo đặt vé máy bay, tàu, hay ô tô, khách sạn… 1.2.4.1.2 Các phòng ban a) Phòng hành - nhân -Thực nghiệp vụ Hành chính: Văn thư, Bảo mật, Lưu trữ, Lễ tân tiếp khách, tạp vụ, quản lý loại hồ sơ tài liệu cấp chuyển xuống công ty, hồ sơ tài liệu chế độ sách,nhân sự, công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu cho cán bộ, công nhân viên, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng chống cháy nổ, trì thực nghiêm điều lệnh, kỷ luật quan tổ chức huấn luyện,tập huấn cho cán bộ, công nhân viên công ty -Quản lý kế hoạch đào tạo, tuyển dụng, nghỉ hưu, chuyển công tác, thực chế độ sách BHXH, BHYT,BHTN… -Phối hợp với phòng Tài xây dựng kế hoạch đơn giá tiền lương cho người lao động theo quy chế trả lương nhà nước - Theo dõi thực chế độ thưởng phạt theo quy định xét lương tháng công ty - Lưu giữ quản lý Hồ sơ Cán - Nhân viên, thực biểu mẫu chung hành văn phòng đảm bảo hồ sơ đầy đủ theo quy định Pháp luật Công ty - Soạn thảo Ban hành văn lưu hành nội bên - Duy trì việc thực quy chế, nội quy Thưởng, phạt, trừ doanh thu qua việc thực giao ban hàng tuần, tháng Công ty Nếu có lỗi Phòng kinh doanh, Phòng sản xuất, phòng kế toán, Phòng hành đổ lỗi cho Trưởng phòng hành nhân theo quy chế, kiểm tra rõ ràng, đúng, sai theo quy chế, quy định Công ty giải - Quản lý 02 xe ô tô, chủ động điều xe cho phòng ban cần sử dụng, phù hợp Công việc Công ty - Theo dõi kiểm tra thực chế độ hàng năm cho nhân viên như: 09 ngày nghỉ lễ tết, 12 ngày phép Ốm đau việc riêng có lý không hưởng lương, nghỉ quy định vi phạm xử lý theo quy chế Cuối năm nhân viên phép báo nhân viên nghỉ cho hết, công ty không cộng dồn vào năm sau - Quan tâm đời sống Cán - Nhân viên như: Tổ chức thăm hỏi, ốm đau, hiếu, hỉ vv… - Thực thủ tục chế độ như: điều động, bổ nhiệm, kiêm nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật vv… - Tổ chức buổi chơi dã ngoại cho nhân viên theo quy định công ty b) Phòng Kinh doanh Thứ ba: Đối với doanh nghiệp Cần quan tâm tới sách phát triển người để thân nhân viên người có văn hóa, người có cách ứng xử đẹp 52 C PHẦN KẾT LUẬN Việt Nam gia nhập WTO tạo hội lớn để phát triển kinh tế quốc gia song với nhiều khó khăn thử thách đặt để hòa nhập không hòa tan Hiện nay, doanh nghiệp Việt Nam phận đông đảo đóng góp vào phát triển kinh tế nước nhà Làm để doanh nghiệp phát triển bền vững có lợi cạnh tranh thị trường câu hỏi lớn, đòi hỏi doanh nghiệp phải vạch chiến lược kinh doanh cụ thể xây dựng văn hoá doanh nghiệp với sứ mạng, tầm nhìn, triết lý kinh doanh cụ thể dựa tảng đoàn kết, gắn bó, yêu thương, tạo dựng nhờ giao tiếp, ứng xử văn hoá tất thành viên doanh nghiệp Văn hoá công sở doanh nghiệp chất keo kết dính thành viên, góp phần tạo nên sức mạnh nội lực to lớn doanh nghiệp Và sức mạnh để nâng đỡ doanh nghiệp vượt qua khó khăn, thử thách để đạt “quả ngọt, trái bùi” Nhận thức điều Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc bước xây dựng hoàn thiện hành trang Văn hóa công sở để đất nước bước vào trận chiến kinh tế Từ kết nghiên cứu cho thấy, văn hoá công sở Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc góp phần quan trọng vào việc nhân rộng biết đến thương hiệu BH Hà Nội tâm trí khách hàng, góp phần vào phát triển lên công ty ngày hôm Có không khó khăn ban Giám đốc đội ngũ nhân viên công ty nỗ lực không ngừng, sát cánh bên để xây dựng uy tín thương hiệu BH Hà Nội với mong muốn đem lại điều tốt cho khách hàng Bên cạnh tồn hạn chế định như: Sự đoàn kết nhiều thái thành hình thức bao che lẫn nhau, quý mến nên nhiều tình cảm cá nhân xen lẫn vào công việc, người làm sai người xử lý hậu người mắc sai lầm không nhận hậu thật mà sai lầm gây Hơn nhiều cách Ban Giám đốc quan tâm tới nhân viên khiến người thường coi che chở, quan 53 tâm người lớn tuổi dành cho người nhỏ tuổi nên làm giảm uy quyền Ban giám đốc Sự giúp đỡ đoàn kết nhiều khiến thành viên yếu trình độ chuyên môn ỷ lại, họ thường nhờ vả người khác để hoàn thành nhiệm vụ mà phấn đấu thân Đặc biệt, chưa có sa thải với nguyên nhân văn hóa công sở nên người thường không coi trọng Trên sở phân tích thực trạng em mạnh dạn đưa số giải pháp nâng cao văn hóa công sở Cùng với số kiến nghị cho cấp lãnh đạo công ty BH Hà Nội, khuyến nghị Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Trong sống lĩnh vực kinh doanh, sau sóng gió thử thách, tiền bạc, quyền lực thay đổi, chí vĩnh viễn, có tình cảm người với tồn mãi biết xây dựng cho doanh nghiệp mình, cho tổ chức văn hoá vững mạnh xây dựng văn hoá ứng xử doanh nghiệp để gắn kết tất giá trị riêng lẻ thành viên hệ thống giá trị chung doanh nghiệp, tạo nên sức mạnh to lớn bền vững, đưa doanh nghiệp phát triển lên tầm cao 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình Đạo đức công vụ, nhà xuất lao động, 2012 2.Th.S Trịnh Thanh Hà – Sự cần thiết đưa văn hóa ứng xử công vụ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng công chức hành hay – Tạp chí Quản lý nhà nước số 151 (8/2008) 3.Trần Hoàng, Văn hóa ứng xử nơi công sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội 2004 Lê Ngọc Hồng, giảng Văn hóa công sở PGS.TS Nguyễn Văn Lê, Văn hóa đạo đức giao tiếp ứng xử xã hội, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội 2004 Phan Ngọc, Văn hóa công sở, cách tiếp cận mới, xuất năm 1998 Trần Ngọc Thêm, Cơ sở văn hóa Việt Nam, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, 2004 TS Đào Thị Ái Thi, Văn hóa công sở, NXB Chính trị - hành chính, 2012 Lương Văn Việt, Xây dựng Văn hoá Doanh nghiệp, Luận án tiến sĩ Hành công, 2007 10.Hồ Sĩ Vinh, Văn hóa ứng xử nói thêm điều cần nói, Tạp chí VHNT số 332, 2012 55 PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Bảo hiểm Toàn Cầu – Sở Giao dịch Phía Bắc Giám Đốc Chủ tịch Hội đồng quản trị Phó Giám đốc điều hành Trưởng phòng thiết kế - Đơn vị in - Đơn vị in Phó Giám đốc tài Phó Giám đốc kinh doanh Trưởng phòng thi công Tổ - thi công - thi công Trưởng phòng - AE - AE - AE Trưởng phòng Tổ chức – Trợ lý Giám đốc Kế toán tổng hợp Trưởng phòng Hành - Nhân Báo cáo thuế - Lễ tân kiêm thủ kho + quỹ - Lái xe, Bảo vệ - Tạp vụ Phụ lục 02: Các văn hành Công ty: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP Kính gửi: - Giám đốc Công ty Bảo hiểm toàn cầu – Sở Giao dịch phía Bắc - Phòng Hành - Nhân sự, - Tên là: …………………………………………… …………… …… - Chức vụ:…………………………………………………………………… - Đơn vị công tác:…………………………………………………………… - Tôi xin trình bày Lý sau đây: …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… - Thời gian nghỉ phép năm 2015: 12 ngày - Đã sử dụng đến :………………ngày, tháng…… - Số ngày xin nghỉ phép:……… ngày - Từ ……giờ, ngày….tháng…….năm………đến …….giờ, ngày…….tháng… năm…… - Địa nơi nghỉ phép: Thôn (xóm)……………Xã (phường)………………… Huyện (quận)………………… Tỉnh (TP)…………………… - Điện thoại liên lạc:……………………………… - Cam kết: Trả phép thời hạn, chấp hành nghiêm Pháp luật nhà nước Quy định Công ty thời gian nghỉ phép, đảm bảo liên lạc thông suốt, công việc hoàn thành Kính mong Ban lãnh đạo quan tâm, giải quyết./ Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày ……… tháng………năm 2016 Giám Đốc (duyệt) P HC - NS Trưởng phận Người làm đơn CÔNG TY CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BẢO HIỂM TOÀN CẦU Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /TB-HCNS Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2016 THÔNG BÁO Về việc nghỉ Giỗ tổ Hùng Vương, Quốc tế lao động kỷ niệm ngày Giải phóng Miền Nam thống đất nước Theo quy định lịch nghỉ chung nước đặc thù tình hình thực tế, Công ty Bảo hiểm Toàn cầu thực kế hoạch nghỉ Giỗ tổ Hùng Vương, Quốc tế lao động kỷ niệm ngày Giải phóng Miền Nam thống đất nước năm 2015 sau: Toàn thể Cán - Nhân viên Công ty Bảo hiểm Toàn cầu nghỉ thứ ngày 25/4/2015 đến hết ngày 03/5/2015 Như toàn thể Cán - Nhân viên Công ty Bảo hiểm Toàn cầu nghỉ 09 ngày Trong có ngày 27/4/2015 ngày 29/4/2015 ngày nghỉ thông nên theo quy định Công ty ngày nghỉ không hưởng lương Phòng Hành – Nhân Thông báo đến phòng ban Công ty Bảo hiểm Toàn cầu để có kế hoạch xếp công việc hợp lý, chủ động để không bị chậm tiến độ đảm bảo an toàn cho ngày nghỉ Lễ Yêu cầu: - Toàn thể Cán - Nhân viên vệ sinh khu vực làm việc xếp tài liệu ngăn nắp, gọn gàng, kiểm tra tắt máy tính thiết bị điện trước nghỉ - Thực hoàn thành nốt công việc đảm nhận dở dang, phải theo dõi, kiểm tra báo cáo kịp thời để khônglàm ảnh hưởng đến lợi ích Công ty - Đảm bảo liên lạc thông suốt ngày nghỉ Lễ - Bộ phận lái xe trực lái xe theo điều động Ban Giám đốc - Phòng Hành Nhân theo dõi chấm công phận làm vào ngày nghỉ có công việc phát sinh Vậy thông báo để toàn Cán - Nhân viên biết thực Trân trọng cảm ơn! Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - - Các phòng ban; - - Lưu HCNS CÔNG TY BẢO HIỂM TOÀN CẦU CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số ………./GM- QCTM/201… Hà Nội, ngày ……… tháng……… năm 201… GIẤY MỜI Trân trọng kính mời: Ông (Bà)……………………………………………………… Đến dự:…………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… ………………… - Thời gian: Vào hồi …… h…… ngày …… tháng …………năm 20… - Địa điểm: …………………………………………………………… Rất mong có mặt Quý vị.! Sự diện Quý vị niềm vinh hạnh Công ty CÔNG TY BẢO HIỂM TOÀN CẦU MẶT BẰNG TẦNG 10 11 12 13 14 17 16 15 19 18 Phụ lục 03: Sơ đồ phòng văn phòng công ty 27 26 20 21 22 23 24 25 28 29 30 31 13 14 15 16 19 17 18 MẶT BẰNG TẦNG SƠ ĐỒ BỐ TRÍ PHÒNG HÀNH CHÍNH HIỆN TẠI Phụ lục 4: Mô hình văn phòng tối ưu CHI TIẾT PHÒNG HÀNH CHÍNH TỐI ƯU Phụ lục 5: Trang wed giao diện Công ty