Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 2 3. Mục tiêu nghiên cứu. 2 4. Đối tượng nghiên cứu. 2 5. phạm vi nghiên cứu. 2 6. Phương pháp nghiên cứu. 2 7. Cấu trúc của đề tài. 3 CHƯƠNG 1.LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN TIÊN YÊN – TỈNH QUẢNG NINH 4 1.1. Lí luận chung về công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Ý nghĩa, vai trò công tác văn thư. 4 1.1.3. Nội dung công tác văn thư 5 1.2. Tổng quan về UBND huyện Tiên Yên. 7 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển 7 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Tiên Yên. 7 Tiểu kết: 14 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN TIÊN YÊN – TỈNH QUẢNG NINH 15 2.1 Công tác văn thư tại UBND huyện Tiên Yên 15 2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại UBND huyện Tiên Yên 15 2.1.2. Công tác tổ chức, chỉ đạo công tác văn thư tại UBND huyện 16 2.2. Thực trạng công tác Văn thư tại UBND huyện Tiên Yên 16 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 17 2.2.2. Quản lí văn bản đi. 19 2.2.3. Quản lí và giải quyết văn bản đến 20 2.2.4 Quản lí và sử dụng con dấu 22 2.2.5. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu 23 2.3. Đánh giá nhận xét về ưu nhược điểm của công tác văn thư tại UBND huyện Tiên Yên 23 2.3.1. Ưu điểm 23 2.3.2. Nhược điểm 24 Tiểu kết: 24 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN TIÊN YÊN 25 3.1. Một số nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư huyện 25 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư huyện 26 3.3. Một số kiến nghị với cơ quan 27 Tiểu kết: 28 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu thời gian qua thực hiện, số liệu nội dung trung thực Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu Ký tên LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân, giáo viên môn lãnh đạo UBND, văn phòng UBND huyện Tiên Yên Nhân cho phép bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới ts.Bùi Thị Ánh Vân, cô hướng dẫn giúp đỡ tận tình suốt trình thực đề tài, xin chân thành cảm ơn lãnh đạo UBND, văn phòng UBND tạo điều kiện giúp đỡ cho Trong trình khảo sát nghiên cứu gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế số nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì mong nhận góp ý thầy cô bạn đọc Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Ủy ban nhân dân CTVT: Công tác văn thư MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu .2 Cấu trúc đề tài CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN TIÊN YÊN – TỈNH QUẢNG NINH 1.1.Lí luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư .4 1.1.2 Ý nghĩa, vai trò công tác văn thư 1.1.3 Nội dung công tác văn thư 1.2 Tổng quan UBND huyện Tiên Yên .7 1.2.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Tiên Yên * Tiểu kết: .15 CHƯƠNG 16 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND 16 HUYỆN TIÊN YÊN – TỈNH QUẢNG NINH .16 2.1 Công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên 16 2.1.1 Tình hình cán làm công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên .16 2.1.2 Công tác tổ chức, đạo công tác văn thư UBND huyện 17 2.2 Thực trạng công tác Văn thư UBND huyện Tiên Yên 17 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 18 2.2.2 Quản lí văn 20 2.2.3 Quản lí giải văn đến 21 2.2.4 Quản lí sử dụng dấu 23 2.2.5 Công tác lập hồ sơ nộp lưu tài liệu 24 2.3 Đánh giá nhận xét ưu nhược điểm công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên 24 2.3.1 Ưu điểm 24 2.3.2 Nhược điểm 25 * Tiểu kết: .25 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN TIÊN YÊN 26 3.1 Một số nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư huyện 26 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư huyện .27 3.3 Một số kiến nghị với quan 28 * Tiểu kết: .29 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Lịch sử thuộc khứ Con người sống muốn tìm hiểu thông tin khứ cách tốt tra tìm lại hồ sơ lưu trữ thông tin đay nguồn thông tin đáng tinn cậy chuẩn xác Ngày phát triển khoa học kỹ thuật, người sử dụng nhiều lĩnh vực thông tin để lưu giữ lại liệu có chứa đựng thông tin cần sử dụng phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu sau này…Và nguồn thông tin có lưu giữ tốt hay không phụ thuộc vào việc công tác văn thư làm tốt Trong Văn phòng, công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt dộng văn phòng Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kĩ thuật trị không thực theo quy định phương pháp thống phạm vi toàn quốc, ảnh hưởng đến hiệu Nhà nước nói chung quan nói riêng Do cần có quản lí đạo hướng dẫn thống Nhà nước Thực tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, chế độ giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn cuả Nhà nước để làm việc phi pháp Là sinh viên thuộc khoa Văn thư – Lưu trữ, có nhiều điều kiện nghiên cứu học tập, tạo điều kiện cho thân hiểu sâu chuyên nghành Mang đam mê, hứng thú nên thân muốn sâu tìm hiểu công tác văn thư áp dụng tìm hiểu vào thực tiễn Bên cạnh đó, muốn tìm hiểu để tìm số ý kiến , đóng góp cho công tác văn thư nói chung công tác văn thư quan địa phương nói riêng Chính lí định chọn đề tài “ Tìm hiểu công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên” làm đề tài nghiên cứu khoa học Lịch sử nghiên cứu Tìm hiểu công tác văn thư UBND xã Chuyên Ngoại thực trạng giải pháp sinh viên Trần Thị Hằng Đề tài nói tình hình chung, thực trạng, giải pháp công tác văn thư xã Chuyên Ngoại Đề tài " Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội " http://tailieu.vn/doc/de-tai-hoan-thien-cong-tac-van-thu-luu-tru-tai-vanphong-truong-dhbk-ha-noi 668999.html Nghiệp vụ văn thư lưu trữ - Hoàng Lê Minh http://tailieu.vn/doc/nghiep-vu-van-thu-luu-tru-hoang-le-minh208001.html Mục tiêu nghiên cứu - Làm sáng tỏ vấn đề tình hình, thực trạng, giải pháp nâng cao công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên - Xác định ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư UBND huyện Tiên yên, tỉnh Quảng Ninh phạm vi nghiên cứu Công tác văn thư UBND huện Tiên Yên, tỉnh Quảng Ninh từ năm 2010 đến năm 2015 Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài sử dụng phương pháp như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin tài liệu có - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài - Phương pháp đối chiếu so sánh - Phương pháp điều tra khảo sát - Phương pháp lôgic Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phần danh mục tài liệu tam khảo, đề tài chia làm chương: CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN TIÊN YÊN – TỈNH QUẢNG NINH CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN TIÊN YÊN – TỈNH QUẢNG NINH CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN TIÊN YÊN CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ UBND HUYỆN TIÊN YÊN – TỈNH QUẢNG NINH 1.1 Lí luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Theo lý luận phương pháp công tác văn thư - Nxb trị quốc gia.PGS Vương Đình Quyền: " CTVT khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn , lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin, văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức” Theo Nghị định 110/NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư CTVT hiểu sau: " CTVT bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, quản lý sử dựng dấu “Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan tổ chức” 1.1.2 Ý nghĩa, vai trò công tác văn thư Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng quan tổ chức: Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành công việc chuyên môn quan tổ chức nói chung trình quản lý Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Công tác văn thư bảo đảm đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức Nội dung tài liệu hình thành nhận trình giải công việc phản ánh xác, chân thực hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư Góp phần bảo vệ bí mật Đảng Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng văn Nhà nước, dấu quan vào mục đích phạm pháp 1.1.3 Nội dung công tác văn thư * Soạn thảo ban hành văn Thể thức văn bản: Khác với quan nhà nước quan, tổ chức khác, thể thức văn Đảng thực theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng Thể thức văn tổ chức trị - xã hội người đứng đầu tổ chức trị - xã hội Trung ương quy định Thể thức văn tổ chức công đoàn thực theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày 22/8/2001 Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực theo Hướng dẫn số 20HD/ĐCT ngày 29 tháng năm 2003 Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thẩm quyền ký văn thể thức văn hệ thống Hội LHPN Việt Nam; thể thức văn tổ chức Đoàn niên thực theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 Văn phòng trung ương Đoàn Quy trình soạn thảo ban hành văn bản: - Soạn thảo văn + Xác định mục đích, giới hạn văn bản, + Xác định đối tượng giải thực văn bản; + Chọn thể loại văn bản; + Thu thập xử lý thông tin có liên quan; + Xây dựng đề cương văn viết thảo; - Duyệt thảo, chỉnh sửa thảo; - Đánh máy, nhân văn bản; - Kiểm tra văn trước ký ban hành; - Ký văn - Ban hành văn * Quản lý văn bản: Quản lý văn đến: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; - Trình, chuyển giao văn đến; - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Quản lý văn đi: - Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; - Đóng dấu quan; dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); - Đăng ký văn đi; - Làm thủ tục phát hành theo dõi việc phát hành văn đi; - Lưu văn * Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Lập hồ sơ hành - Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc lập hồ sơ hành - Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành - Xác định trách nhiệm đơn vị, cá nhân quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ găn bó với nghề nhiều năm thâm niên kinh nghiệm dày dặn Nhìn chung, văn phòng UBND huyện Tiên Yên xếp hợp lí, đủ điều kiện phục vụ công việc hàng ngày Qua ta thấy quan tâm Ủy ban tới công tcas văn thư quan 2.1.2 Công tác tổ chức, đạo công tác văn thư UBND huyện Trong trình tìm hiểu công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên thấy công tác văn thư Ủy ban huyện đạo UBNd tỉnh theo văn đạo chung phủ, Nội vụ, cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước Các văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư: Nghị định 62/1993/NNĐ-CP ngày 22/9/1993 phủ quy định quản lí sử dụng dấu Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/1993 phủ quản lí sử dụng dấu(thay Nghị định 62/1993/NĐ-CP) Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác lưu trữ Công văn 425/VTLTNN-NVTW Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ngày 18/7/2005 hướng dẫn quản lí văn đi, văn đến Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày vă Công văn số: 22/CT-UBND tỉnh Quảng Ninh, ngày 22/12/2005 việc thực chế độ báo cáo thống kê công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2007 Công tác Văn thư hoạt động thiếu quan bất kì, hoạt động đảm bảo thông tin quan thông suốt, kịp thời xác Tại UBND huyện Tiên Yên vậy, nhờ có phận Văn thư văn phòng mà Ủy ban đảm bảo thực tốt nhiệm vụ mà cấp giao cho 2.2 Thực trạng công tác Văn thư UBND huyện Tiên Yên 17 Công văn văn thư phương tiện quan trọng chủ yếu để tiến hành tổ chức hoạt động quan Nhà nước, Đảng coi mặt quan đồng thời nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa… Thực tốt công tác quản lý công văn yếu tố có tính định đến hiệu công việc quan Xuất phát từ yêu cầ cấp thiết khách quan công tác quản lý công văn, UBND huyện có quy định chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải theo dõi giải công việc, quy trình soạn thảo văn đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ Trong công tác văn thư bao gồm: công tác xây dựng ban hành văn bản; công tác quản lý giải văn đến; công tác quản lý văn đi; công tác quản lý sử dụng dấu; công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Tiên Yên ban hành loại văn theo thẩm quyền cách chặt chẽ, rõ ràng, thống theo quy định nhà nước đề * Việc phân công soạn thảo văn UBND huyện Tiên Yên Tại UBND huyện Tiên Yên, công tác soạn thảo văn Ủy ban cán văn phòng phụ trách Văn thư- Lưu trữ soạn thảo Cán soạn thảo văn thuộc phạm vi quyền hạn văn theo ý kiến lãnh đạo quan, văn có tính chất mật hay thuộc quyền giải phòng ban khác trưởng phong ban chịu trách nhiệm * Quy trình soạn thảo văn UBND huyện tiên Yên Quy trình soạn thảo văn trình tự bước cần thiết xếp bước theo trật tự kết qủa bước trước nó, chứng minh cho cần thiết bước sau: Qua tìm hiểu, thấy trình soạn thảo văn Ủy ban thực theo trình tự mà Nhà nước đề ra, cụ thể bao gồm bước sau 18 Bước Xác định mục đích yêu cầu công việc soạn thảo Trước soạn thảo văn bản, người có trách nhiệm phải xác định rõ mục đích yêu cầu soạn thảo văn bản, phạm vi đối tượng soạn thảo, điều chỉnh văn khả thực văn thực tế Người soạn thảo phải vào mức độ phạm vi, tính chất quan hệ xã hội vào thẩm quyền để xác định xem văn đề cập đến vấn đề ( nội dung văn bản), văn nhằm mục đích phạm vi giải văn nào… Bước 2: Xác định tên loại văn Cán Văn thư vào mục đích tính chất văn xác định bước vào quyền hạn quan, thẩm quyền ban hành văn cho có giá trị nội dung, thể thức thể loại văn Bước 3: Soạn thảo duyệt văn Căn vào thông tin pháp lí tình hình thực tế cán soạn thảo soaknj thảo xong trình lên lãnh đạo để xin ý kiến Bước 4: Nhận hoàn thiện văn Sau lãnh đạo xem xét cho ý kiến cán Văn thư có trách nhijeemj đánh máy in ấn văn Sau văn in ấn cán Văn thư có trách nhiệm kiểm tra xem có sai xót không, sai xót trình ký, đóng dấuh, ghi số hiệu ngày tháng ban hành văn * Thể thức văn quan: “Thể thức văn quan yếu tố thông tin thể văn bản, quan nhà nước có thẩm quyền quy định Các yếu tố văn ban hành thể tính chân thực tính pháp lí văn bản, giúp văn ban hành thể tính thống nhất, lịch nghiêm túc ” Nhận thức tầm quan trọng thể thức văn với hướng dẫn đạo số văn cấp ban hành quy định công tác văn thư…cán văn thư ủy ban nắm bắt thực tốt công việc Tuy nhiên trình thực số sai xót Các loại văn UBND huyện Tiên Yên ban hành với nội 19 dung khác nhau, dù quan trọng hay không quan trọng việc soạn thảo văn thể thức văn cán văn thư trọng áp dụng công việc soạn thảo 2.2.2 Quản lí văn Văn tất văn bản, giấy tờ quan làm để nhằm mục đích quản lí văn bản, giấy tờ chặt chẽ, quản lí văn theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan gửi đến đối tượng có liên quan Việc quản lí văn đòi hỏi phải nhanh chóng, kịp thời xác, bên cạnh phải thực theo quy định Nhà nước, có văn ban hành có tính hiệu lực pháp lí cao Các văn giao cho cán chuyên môn đơn vị soạn thảo sau trình chủ tịch phó chủ tịch ký trước ban hành Văn sau ký thức đưa đến phận văn thư hoàn thiện mặt thể thức, hình thức làm thủ tục phát hành * Kiểm tra thể thức Trước ghi số ngày tháng vào văn bản, văn thư quan có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn * Ghi số, ngày, tháng vào văn Đây yếu tố bắt buộc tất văn Mỗi văn ghi số ngày tháng định * Vào sổ đăng ký văn Đăng ký văn công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đối tượng có liên quan Tất văn phải đăn ký vào sổ theo mẫu in sẵn cách rõ ràng đầy đủ cột, mục theo quy định * Sao nhân văn * Đóng dấu làm thủ tục phát hành văn Các quan sử dụng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành giao dịch quan, tổ chức công dân * Chuyển giao văn nội bưu điện * Sắp xếp tài liệu, bảo quản phục vụ sử dụng văn lưu 20 Mỗi văn quan làm để phục vụ hoạt động điều hành, quản lí giữ 02 để lưu, văn gửi cho người soạn thảo văn bản, lưu văn thư Mẫu sổ đăng ký văn UBND huyện Tiên Yên SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm:………… Quyển số:……… Phần đăng ký bên trong: Ngày Tên loại Người Nơi Đơn vị tháng văn trích yếu nội ký nhận người dung văn văn nhận văn bản lưu 4) 5) 1) 2) 3) Số Ghi lượng 6) 7) 2.2.3 Quản lí giải văn đến “Văn đến tất văn quan khác gửi đến, qua bưu điện trực tiếp cán họp mang Tất văn gọi văn đến” Để văn phát huy tối đa ý nghĩa, tác dụng việc tổ chức quản lí van yếu tố thiếu hoạt động công tác văn thư Quy trình tổ chức quản lí giải văn đến UBND huyện Tiên Yên tiến hành sau: * Tiếp nhận văn đến 21 Tất văn chuyển đến quan tập trung văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, kiểm tra số lượng, tình trạng bì văn bản, đối chiếuh số kí hiệu văn sổ nhân viên bưu điện sau đố cán văn tư có trách nhiệm: - Phân loại bì văn bản: Bì bóc bì không bóc - Bóc bì văn bản: Tại UBND huyện Tiên Yên, cán văn thư phép bóc bì văn gửi đến cho quan hay phòng ban chuyên môn Còn bì thư gửi cho cá nhân, đichbs danh người nhận không bóc bì mà phải chuyển đến cho cán có tên bì thư Ghi số ngày đến lên dấu văn theo thứ tự sổ đăng ký văn * Đăng ký văn đến Đây công việc phải thực trước chuyển giao văn đến đơn vị cá nhân có liên quan Tại UBND huyện Tiên Yên, tất văn đến phải đăng ký vào sổ theo mẫu sẵn cách rõ ràng, đầy đủ vào cột mục theo mẫu quy định Văn đến Ủy ban huyện gửi đến tập trung văn thư quan sau gửi tới người đứng đầu quan giải Sauk hi xem xét xong gửi tới quan văn thư để đăng ký vào sổ đến UBND huyện Tiên Yên có 01 sổ công văn đến chung cho loại văn đánh số theo hệ thống chung Mẫu sổ đăng ký văn đến: SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm:………… Quyển số:…… 22 Phần đăng ký bên trong: Ngày Số Nơi Số, ký Ngày tháng đến gửi hiệu đến văn văn văn bản Nơi Tên loại Ký tháng ngườ trích yếu nội nhận i Ghi dung văn nhận * Chuyển giao văn đến Văn đến sau có ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền ddujwwocj văn thư quan chbuyeenr giao cho đơn vị cá nhân giải Cán văn thư có trách nhiệm chuyển văn đến đơn vị cụ thể xã huyện, cá nhân có liên quan theo phân phối, đạo cấp * Giải văn đến Tại UBND huyện Tiên Yên, nhận chuyển giao văn đến đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải công việc phải nhanh chóng, triển khai công việc kịp thời, xác hiệu theo quy định quan 2.2.4 Quản lí sử dụng dấu Việc quản lí dấu quan trọng, nhằm đảm bảo tính kỷ cương, ngăn ngưà tùy tiện ban hành văn quan Việc quản lí sử dụng dấu UBND huyện Tiên Yên thực theo nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 phủ quản lí sử dụng dấu dấu cán văn phòng phụ trách Văn thư lưu trữ quản lý, bảo quản cẩn thận, chặt chẽ Cụ thể là: - Cán văn thư sử dụng dấu đóng dấu vào văn - Dấu đóng vào văn có chữ ký người có thẩm quyền - trước đóng dấu, cán văn thư kiểm tra nội dung văn để tránh có trường hợp sai sót xảy Tại văn phòng UBND huyện Tiên Yên sử dụng lọa dấu sau: dấu tròn, dấu tên, dấu chức danh Ngoài dấu phòng ban công an 23 phòng tư pháp 2.2.5 Công tác lập hồ sơ nộp lưu tài liệu Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công việc văn thư khâu đầu công tác lưu trữ Lập hồ sơ giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, xác, hiệu xác định nề nếp khoa học công tác văn thư Tại UBND huyện Tiên Yên số lượng văn đến nhiều nên việc lập hồ sơ tiến hành tương đối thường xuyên Các tài liệu văn hồ sơ xếp theo trình tự thời gian Những thông tin bên bìa hồ sơ biên mục ghi đầy đủ Hồ sơ sau lập sau thời gian nộp vào lưu trữ quan Lập mục lục hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ quan: kê hồ sơ lập đơn vị cần gaio nộp vào lưu trữ quan Mục lục hồ sơ lập 02 bản: bên giao 01 bản, bên nộp 01 để làm pháp lý 2.3 Đánh giá nhận xét ưu nhược điểm công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên 2.3.1 Ưu điểm Nhìn chung hoạt động công tác văn thư thực nghiêm túc khoa học đảm bảo thực quy định Nhà nước công tác văn thư Cán Văn thư Ủy ban người có trình độ chuyên môn, mà khâu nghiệp vụ văn thư Ủy ban thực nguyên tắc, đảm bảo nguồn thông tin xử lý nhanh chóng, kịp thời xác Việc lập hồ sơ phận văn thư theo nhiệm kỳ, lập hồ sơ theo năm nhìn chung tốt, đáp ứng nhu cầu sử dụng UBND huyện Tiên Yên trọng đầu tư trang thiết bị đầu tư cho công tác văn thư như: máy vi tính, máy in, tủ, giá đựng tài liệu, kết nối mạng 24 đầy đủ để thuận tện cho việc tra tìm tài liệu mạng để thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu mạng đáp ứng đầy đủ cho công tác nghiệp vụ, trọng việc nâng cao nghiệp vụ cán làm công tác văn thư 100% cán huyện đào tạo qua trường lớp nghiệp vụ nâng cao chuyên môn 2.3.2 Nhược điểm Bên cạnh kết đạt công tác văn thư quan tồn hạn chế sau: Cán chuyên môn vướng mắc số vấn đề trình soạn thảo văn nên văn đưa xuống phận văn thư phải chỉnh sửa nhiều mặt hình thức kỹ thuật trình bày văn gây trậm trễ việc giải công việc ngày Cán văn thư phải kiêm nhiệm nhiều công việc vừa làm công tác văn thư vừa phải làm công việc khác văn phòng thống kê, làm công tác lưu trữ nên hiệu công việc chưa cao, chưa đáp ứng yêu cầu công việc * Tiểu kết: Tình hình công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên thực tương đối tốt, đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu quan Các cán văn phòng thực nghiêm túc đầy đủ quy trình quản lý tài liệu văn Bên cạnh đó, cán chuyên môn cán văn thư phải học tập để nâng cao kỹ chuyên môn Giữa khâu nghiệp vụ cần phải có phối hợp nhịp nhàng có nề nếp để nâng cao hiệu công việc 25 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN TIÊN YÊN 3.1 Một số nhận xét, đánh giá thực trạng công tác văn thư huyện Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian qua, công tác văn thư UBND huyện đạt kết định thể phương diện quản lý tổ chức thực sau: Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dung công tác văn thư hoạt động máy quản lý quan nói chung, phòng ban nói riêng, tỉnh quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác Trong văn quan trọng tạo sở pháp lý cho việc thiết lập, quản lý tổ chức thực hoạt động văn thư phòng ban Bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là: - Tổ chức văn thư cấp, ngành nhìn chung chưa kiện toàn theo quy định nhà nước Cơ sở để xác định mức biên chế văn thư khó khăn chưa có định mức lao động cho hoạt động văn thư - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa công tác văn thư - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 nội vụ lỗi, chưa thống vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn - Việc lập hồ sơ hành có chuyển biến nhiều hạn chế Tình trạng không lập hồ sơ công việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu nội dung công tác lập hồ sơ diễn phổ biến 26 - Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhiều hạn chế sở hạ tầng công nghệ thông tin bắt đầu hình thành 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư huyện - Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư UBND huyện.Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TTBNV nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cục văn thư lưu trữ nhà nước văn UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND định 34/2012/QĐ-UBND - Tiếp tục thực công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ (2011 – 2013) Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng - Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư phòng ban phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm ñầy ñủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực công tác Hiện công tác văn thư lưu trữ thực theo: Nghị ñịnh số 09/2010/NĐCP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc Sửa ñổi, bổ sung số ñiều Nghị ñịnh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính 27 phủ công tác văn thư; - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng ừng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc - Phải thật nhạy bén, ñộng, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp - Cần bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo quy định pháp luật - Tăng cường công tác hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị quản lý cấp trực tiếp - Báo cáo kịp thời có biện pháp chấn chỉnh cán có tượng vi phạm chế độ, quy định thực cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư, ưu tiên kinh phí thực chỉnh lý tài liệu cải tạo, nâng cấp, bổ sung kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan 3.3 Một số kiến nghị với quan Để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên có số kiến nghị sau: - Bố trí cán văn thư riêng không kiêm nhiệm - Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm ñầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo ñiều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư lưu trữ; đặc biệt phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ - Cần phải đẩy mạnh việc đôn đốc, giám sát việc quản lý thực công 28 tác văn thư - Làm tốt công tác tuyên truyền, phổ biến triển khai Luật lưu trữ, văn luật * Tiểu kết: Trên số giải pháp kiến nghị đưa nhằm góp phần hoàn thiện công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên Nhưng để thực giải pháp cần có quan tâm lãnh đạo quan nỗ lực cán làm công tác văn thư quan 29 KẾT LUẬN Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trình điều hành hoạt động tổ chức máy quan Đây hoạt động đa dạng phức tạp, đòi hỏi người cán phải có ý thức làm việc tốt, có lòng say mê, nhiệt huyết nghề, yêu công việc Qua trình tìm hiểu, thấy UBND huyện Tiên Yên có quan tâm qua cho công tác văn thư chưa thực sát sao, số thiếu sót Công tác văn thư quan chư thực vào nề nếp, cán văn thư kiêm nhiệm Tuy số hoạt đọng khác công tác văn thư thực tốt Đội ngũ cán có trình độ tương đối, có lực phẩm chất đạo đức tốt, nhiệt tình công việc, tạo niềm tin nhân dân, luôn có tinh thần học hỏi nâng cao trình độ Các cán văn thư có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thuận lợi việc công tác văn thư UBND huyện, hàng năm hoàn tốt nhiệm vụ giao Trong đề tài “ Công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên” tập trung nghiên cứu phạm vi công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên nêu thực trạng phổ biến giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư UBND huyện Từ có số ý kiến góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư nhằm phục vụ nhu cầu thông tin cho lãnh đạo, đạo, quản lí điều hành công việc quan phần giúp nâng cao đời sống nhân dân, làm thúc đẩy kinh tế phát triển Trong lĩnh vực không tránh khỏi thiếu sót, công tác văn thư không tránh khỏi thiếu sót cần phải đưa giải pháp, kiến nghị để nâng cao hơn, thực công tác văn thư tốt Các trang thiết bị cần đại hóa, phải đáp ứng tốt nhu cầu ngày cao công tác văn thư UBND huyện Tiên Yên Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn cán văn thư 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ phòng Nội vụ huyện Phong Điền năm 2010, 2011, 2012 “ Nghiệp vụ văn thư ” – Giáo viên soạn thảo thầy Phạm Hùng Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/01/2004 Chính phủ công tác văn thư Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành Nhà nước ( chương trình chuyên viên ) 31