Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Đối tượng nghiên cứu 2 5. Phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục đề tài 2 CHƯƠNG 1VÀI NÉT VỀ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 3 1.1: Sự ra đời của Cục văn thư và lưu trữ thành phố Đà Nẵng 3 1.2: Cơ cấu tổ chức,chức năng, nhiệm vụ chủ yếu từng đơn vị thuộc cục văn thư, lưu trữ thành phố Đà Nẵng. 7 1.2.1. Cơ cấu tổ chức. 7 1.2.2. Chức; năng, nhiêm vụ và quyền hạn. 7 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 17 2.1 Công tác văn thư của văn phòng cục văn thư và lưu trữ nhà nước 17 2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của văn phòng cục văn thư và lưu trữ Nhà nước. 17 2.2 .Thực trạng tình hình công tác văn thư ở văn phòng cục văn thư và lưu trữ nhà nước 18 2.2.1. Cơ sở khoa học 18 2.2.2. Thực trạng tình hình công tác văn thư ở văn phòng cục văn thư và lưu trữ thành phố Đà Nẵng 18 CHƯƠNG 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 25 1. Nhận xét và đánh giá về thực trạng công tác lưu trữ 25 1.1. Ưu điểm 25 1.1.1. Về công tác tổ chức và quản lý chỉ đạo nghiệp vụ 25 1.1.2. Về công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ. 25 1.1.3. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ 25 1.2. Những thiếu sót còn tồn tại 26 1.2.1. Về công tác tổ chức quản lý chỉ đạo và công tác cán bộ 26 1.2.2. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 26 2. Kiến nghị 27 KẾT LUẬN 28
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN Đây tiểu luận với đề tài “Công tác văn thư lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ thành phố Đà Nẵng Tôi xin cam đoan thông tin tiểu luận hoàn toàn trung thực xác Tôi xin cam đoan tiểu luận làm LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận xin chân thành cảm ơn cô giáo TS Bùi Thị Ánh Vân tận tình bảo, hướng dẫn qua buổi học lớp Nếu lời hướng dẫn, dạy bảo cô nghĩ tiểu luận khó hoàn thiện Trong tiểu luận khuyết điểm thiếu xót mong cô tham gia đóng góp ý kiến để tiểu luận hoàn thiện Một lần xin chân thành cảm ơn BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT 01 Viết tắt UBND Nghĩa Ủy Ban Nhân Dân PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh nên kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Để đáp ứng nhu câu toàn xã hội, để phù với thay đổi đất nước hoạt động Văn phòng quan ngày mở rộng nâng cao Chính công tác văn thư ngày trở nên quan trọng, mắt xích thiếu hoạt động quan quản lý Nhà nước hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Lựa chọn Trung tâm lưu trữ Đà Nẵnglà địa điểm nghiên cứu để hiểu rõ công tác lưu trữ Lý chọn đề tài “ Công tác văn thư lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ thành phố Đà Nẵng“ sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ muốn vận dụng kiến thức học để hiểu kĩ sâu Lý thứ hai Đà Nẵng quê hương dễ dàng thuận lợi cho việc lại thu thập thông tin Với lý định lựa chọn vấn đề làm đề tài cho tập tiểu luận Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ đề tài: “Giải pháp nâng cao nhận thức viên chức công tác lưu trữ nhằm phát huy hiệu giá trị tài liệu lưu trữ’’ Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ninh, đề tài “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ phòng nội vụ Huyện Phong Điền” Tuy nhiên đề tài nói nói cách chung nhất, chưa sâu nghiên cứu thực trạng chất lượng công tác lưu trữ Và “thực trạng công tác văn thư lưu trữ Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà Nẵng” Mục tiêu nghiên cứu Từ sở lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, tìm hiểu thực trạng công tác văn thư lưu trữ Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà Nẵng Từ đưa giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư lưu trữ Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà Nẵng Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Cục văn thư lưu trữ Thành phố Đà Nẵng - Phạm vi thời gian: số liệu điều tra vào khoảng năm 2010 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp khảo sát thực địa - Phương pháp nghiên cứu tài liệu, thư viện - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp điều tra bảng hỏi - Phương pháp xử lý thông tin Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, nội dung báo cáo gồm có chương: CHƯƠNG 1.VÀI NÉT VỀ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG CHƯƠNG VÀI NÉT VỀ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Cục văn thư lưu trữ thành phố Đà nẵng quan nội vụ, thực hiện chức quản lý nhà nước mặt văn thư,lưu trữ quản lý tài liệu lữu trữ quốc gia thuộc phòng lữu trữ nhà nước Việt Nam theo quy định pháp luật Qua môn học lịch sử nhà nước pháp luật Việt Nam nhận thức rõ sâu sắc thêm cấu tổ chức máy nhà nước ta Cục văn thư lưu trữ thành phố Đà Nẵng thuộc cấu nội vụ, nằm cấu máy quan hành pháp ,thuộc cấu máy nhà nước nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Việc tìm hiểu cấu tổ chức máy cục văn thư lưu trữ thành phố Đà Nẵng , thay đổi trình phát triển từ ngày thành lập đến phục vụ nhiều cho trình thực chức quản lý nhà nước mặt hành Và quản lý tài liệu lưu trữ nhà nước Việt Nam 1.1: Sự đời Cục văn thư lưu trữ thành phố Đà Nẵng Cách 70 năm, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh- chủ tịch lâm thời nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa thong đạt số TCP/VP Trong nêu rõ “ Tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia Thông đạt văn nhà nước ta công tác lưu trữ Đặt móng quan trọng cho nghành lưu trữ Việt Nam Để quản lý thống công tác lưu trữ, ngày 04/09/1962 phủ ban hành nghị định sô 102/cp thành lập cựu lưu trữ thuộc phủ thủ tướng Cục có nhiệm vụ giúp cục thủ tướng quản lí tập trung thống việc lưu trưc hồ sơ nhà nước trực tiếp quản lí kho lưu trữ trung ương, sưu tầm thu thập xếp có hệ thống tài liệu lưu trữ qua thời phục vụ công tác tra cứu Ngày 25/01/1991 chủ tịch đồng trưởng ban hành nghị sô 24 giao cho cục lưu trữ quản lý công tác văn thư Đến năm 1992 Hội đồng Bộ trưởng giao ban tổ chức cán phủ(Bộ Nội Vụ) trực tiếp quản lý cục văn thư lưu trữ nhà nước Với ý nghĩa tầm quan trọng công tác lưu trữ dối với sư nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc, ngày 17/09/2007 Thủ tướng phủ kí ban hành định sô 1229/QĐ-TTG chọn ngày 03/01 hàng năm ngày truyền thống ngành lứu trữ Việt Nam Đây dịp nghành nội vụ nói chung người làm công tác văn thư lưu trữ ĐỒng thời dịp để toàn xã hội ghi nhận cống hiến, đóng góp thể tình cảm tốt đẹp ngành lưu trữ người làm công tác lữu trữ Trải qua thập kỷ từ chủ tịch Hồ Chí Minh ban hành thông đạt nay, hệ thống quan quản lý công tác văn thư tài liệu lưu trữ từ trung ương địa phương xây dựng bước hoàn thiện tạo thành pháp lý để thực thống nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Bên cạnh đó, hệ thống sở quan lưu trữ hình thành trung ương địa phương để quản lý,khai thác, sử dụng tài liệu quan nhà nước Điều cho thấy ngành lưu trữ Việt Nam không ngừng phát triển có nhiều giải pháp để bảo vệ an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Cung cấp chứng cớ pháp lý, luận khoa học công việc xây dựng, bảo vệ đất nước Đặc biệt đấu tranh bảo vệ chủ quyền biển đảo Việt Nam Tại thành phố Đà Nẵng ngày 06/06/1998, trung tâm lưu trữ UBND thành phố quản lý Nhà nước công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ phạm vi thành phố Đến năm 2006 UBND thành phố thành lập trung tâm lưu trữ thành phố Theo trung tâm thực quản lý nhà nước lưu trữ Năm 2008, thực nghị định sô 13 phủ UBND thành phố Đà nẵng chuyển giao chức tham mưu giúp UBND thành phố với 11 công chức, viên chức lao động sang trực thuộc sở nội vụ Nhằm thống đầu mối chức tham mưu quản lý nhà nước văn thư lưu trữ vừa thực nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử thành phố hoạt động lưu trữ theo quy định thông tư số 15 nội vụ 17 năm hình thành phát triển lưu trữ phố so với 70 năm nghành không dài trung tâm lưu trữ, phòng quản lý văn thư- lưu trữ trước chi cục văn thư- lưu trữ phát huy truyền thống tốt đẹp ngành nội vụ thành phố Đà nẵng, ngành lưu trữ Việt Nam b Vị trí chức Cục văn thư- lưu trữ thành phố Đà Nẵng quan trực thuộc nội vụ thực chức tham mưu sở nội vụ UBND thành phố ban hành nhiều văn quy quy phạm pháp luật, văn đạo triển khai công tác văn thư lưu trữ Tạo thành pháp lý đồng địa bàn thành phố Đà Nẵng c Nhiệm vụ quyền hạn Cục văn thư lưu trữ thành phố Đà Nẵng thực nhiệm vụ quyền hạn sau: -Trình trưởng nội vụ để phủ xem xét, định +Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quốc hội, ủy ban thường vụ quốc hội, dự thảo nghị định phủ, dự thảo định thủ tướng phủ văn thư lưu trữ +trình Bộ trưởng nội vụ ban hành, định +Dự thảo thông tư chac văn quản lý văn thư, lưu trữ +kế hoạch dài hạn năm năm hàng năm công tác văn thư lưu trư +Tiêu chuẩn, quy định, quy phạm, định mức kinh tế kĩ thuật văn thư lưu trữ +chương trình, đề án , dự án khác thư lưu trữ -Tổ chức tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật văn thư lưu trữ +Tổ chức thực văn quy pháp luật chiến lược, kế hoạch, chương trình dự án sau cấp có thẩm quyền ban hành phê duyệt -ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ thư, lưu trữ theo quy định pháp luật -Thực sưu tầm, thu nhập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản, tu bổ phục chế đảm bảo tài liệu lưu trữ, tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản trung tâm lưu trữ quốc gia - lưu trữ thông tin số quan nhà nước -Thống quản lý thống kê nhà nước văn thư, lưu trữ - tổ chức thực công tác nghiên cứu khoa học, phát triển, ứng dụng chuyển giao công nghệ văn thư lưu trữ, đại hóa sở vật chất kỹ thuật hoạt động lưu trữ -Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ -Xây dựng tổ chức thực chương trình cải cách hành theo mục tiêu nội dung chương trình cải cách hành nhà nước cấp có thẩm quyền phê duyệt -Thanh tra kiểm tra việc thực quy định pháp luật văn thư lưu trữ giải khiếu nại tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật văn thư lưu trữ -Tổ chức quản lý máy cán công chức viên chức sử dụng biến chế duyệt theo quy định, thực chế đọ tiền lương chế độ sách, khen thưởng kỉ luật cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý cục theo quy định pháp luật phân cắp Bộ trưởng nội vụ -Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bố theo quy định nhà nước pháp luật -Hợp tác quốc tế văn thư lưu trưc theo phân cấp Bộ trưởng Bộ nội vụ -Thực nhiệm vụ văn thư lưu trữu theo phân cấp trưởng nội vụ giao d Tổ chức máy cục văn thư lưu trữ Đà nẵng Năm 2010 tổ chức thực nhiệm vụ nhà nước văn thư- lưu trữ thành phố giao cho phòng quản lý văn thư lưu trữ thành phố giao cho phòng quản lý văn thư lưu trữ lịch sử trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc văn phòng UBND thành phố thực nhiên đến nay(năm 2016) thành phố Đà Nẵng bổ nhiệm lại công tác văn thư lưu trữ theo thành lập chi cục văn thư lưu trữ với biến chế phòng(phòng nghiệp vụ- phòng hành tổng hợp) -Các phòng chức giúp quản lý 10 -Xây dưng, tổng hợp kế hoạch hợp tác quốc tế dài hạn hàng năm Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tổ chức thực duyệt -Xây dựng kế hoạch, dự toán kinh phí phối hợp tổ chức thực kế hoạch đoàn ra, đoàn vào thuộc thẩm quyền đơn vị -Xây dựng nội dung, chương trình tổ chức thực hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế nước nước văn thư, lưu trữ -Chủ trì quản lý giao dịch, trao đổi thư đối ngoại Bộ Nội vụ, Cục với nước, tổ chức nước văn thư, lưu trữ -Cung cấp thông tin văn thư, lưu trữ đối ngoại cho quan chức nhà nước -Chủ trì việc dịch thẩm định văn tiếng nước Cục - trưởng ban hành -Thực chế độ thông tin, báo cáo, thống kê hoạt động công tác quốc - tế Cục -Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao f)Phòng Kế hoạch – Tài Chính *Chức năng: Tham mưu giúp Cục trưởng quản lý thống công tác quy hoạch tài chính, tài - ản đầu tư xây dựng *Nhiệm vụ quyền hạn: -Nghiên cứu, xây dưng chiến lược, quy hoạch chương trình mục tiêu quốc - gia, đề án, dự án quốc gia phát triển văn thư, lưu trữ Hướng dẫn tổ chức thực kiểm tra tổ chức thuộc Cục thực chiến lược, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quốc gia phê duyệt -Nghiên cứu, xây dựng kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, kế hoạch ngắn hạn sở quy hoạch tổng thể, trình Cục trưởng phê duyệt, tổ chức hướng dẫn tổ chức thuộc Cụ thực kế hoạch ban hành Theo dõi, kiểm tra đôn đốc, tổng hợp cân đối tình hình thực đề xuất để Cục trưởng điều chỉnh, ổ sung, bảo đảm thực kế hoạch chung toàn Cục -Hướng dẫn tổ chức trực thuộc Cục lập dự toán thu, chi ngân hàng năm -Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức trực thuộc Cục thực dự toán thu, chi ngân sách hàng năm giao 17 -Kiểm tra toán tổng hợp báo cáo toán thu, chi ngân sách toàn Cục Thông báo duyệt toán thu, chi ngân sách hàng năm cho tổ chức trực thuộc Cục -Hướng dẫn, kiểm tra tổ chức trực thuộc Cục thực quy định - hành nhà nước công tác kế toán, tài chính; công tác quản lý tài sản -Thẩm định cc tiêu chuẩn định mức kinh tế - kỹ thuật văn thư, lưu trữ -Hướng dẫn tổ chức trực thuộc Cục lập kế hoạch đầu tư xây dựng,tổng hợp kế hoạch đầu tư xây dựng trình Cục phê duyệt Kiểm tra đôn đốc chủ đầu tư thực kế hoạch đầu tư xây dựng duyệt theo quy định đầu tư xây dựng Nhà nước -Hướng dẫn chủ đầu tư thực nội dung công việc chuẩn bị đầu tư, thực đầu tư, kết thúc xây dựng, đưa dự án vào khai thác sử dụng theo quy định quy định Nhà nước -Tổ chức thẩm định trình duyệt dự án đầu tư toán công trình -Theo dõi kiểm tra đôn đốc chủ đầu tư thực tiến độ thi công - quản lý chất lượng công trình -Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao g)trung tâm lưu trữ thành phố Đà Nẵng *Chức năng: -Tham mưu giúp Cục trưởng tổ chức, đạo hoạt động chung Cục; bảo đảm thông tin tổng hợp; điều phối việc thực chương trình, kế hoạch công tác; quản lý công tác thi đua, khen thưởng Cục; công tác pháp chế văn bản, văn thư, lưu trữ, hành chính, quản trị, tài vụ quan Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước *Nhiệm vụ quyền hạn: -Theo dõi, thực thông tin, tổng hợp; điều phối thực chương trình, kế - hoạch công tác hoạt động chung Cụ -Giúp Cục trưởng xây dựng báo cáo định kỳ, chuyên đề đề xuất Cục -Giúp việc cho lãnh đạo Cục -Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng Cục, giúp Cục quản lý - thống công tác thi đua, khen thưởng Cục -Giúp Cục turonwgr đạo công tác văn thư, lưu trữ, pháp chế văn bảo mật tổ chức trực thuộc Cụ trực tiếp thực công tác quan Cục 18 - -Giúp Cục trưởng tổ chức xây dựng, áp dụng, trì cỉa tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng dụng công nghệ thông tin - công tác quản lý quan Cục -Tổ chức họp giao ban quan Cục, hội nghị liên kết, tổng kết năm Cục; tổ chức hội nghị chuyên đề Cục ngành, ghi biên - bản, lập quản lý hồ sơ hội nghị, họp -Bảo đảm sở vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho hoạt động củ quan; tổ chức lễ tân, bảo đảm vệ sinh, phòng cháy, chữa cháy, phòng chống lũ lụt, bảo - đảm kỷ luật lao động, trật tự theo nội quy quan -Xây dưng đề án, dự án đại hóa công sở công việc thuộc chức - nhiệm vụ văn phòng -Tực số dịch vụ công lĩnh vực văn thư, lưu trữ -Quản lý tổ chức, biên chế, tài sản, kinh phí Văn phòng theo quy định pháp luật phân cấp Cục trưởng 19 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Công tác văn thư văn phòng cục văn thư lưu trữ nhà nước 2.1.1 Tình hình cán làm công tác văn thư văn phòng cục văn thư lưu trữ Nhà nước - Nhìn chung công tác quản lí phân công nhiệm vụ nhân thuộc văn phòng cục văn thư lưu trữ nhà nước hợp lí phù hợp với chức năng, - nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức văn phòng Hiện nay, văn phòng cục văn thư lưu trữ nhà 27 người ,trong dố 14 biên chế 13 hợp đồng với độ tuổi từ 20 đến 50 Ngoài chánh văn phòng phụ trách - chung có phó chánh văn phòng phụ trách công tác quản trị, tài vụ; Phòng hành tổng hợp- thi đua gồm có: phó trưởng phòng giúp lãnh đạo văn phòng công tác tổng hợp, pháp chế, thi đua khen thưởng, văn thư,lưu trữ; văn thư chuyên trách; lưu trữ kiêm nhiệm; kỹ thuật viên đánh máy; - chuyên viên thi đua khen thưởng; chuyên viên tổng hợp-pháp chế; Phòng quản trị gồm có : phó trưởng phòng giúp lãnh đạo văn phòng công tác kế toán, thủ quỹ, quản trị, bảo vệ, lễ tân…1 thủ quỹ, quản trị - độ ngũ nhân viên làm công tác lái xe,bảo vệ ,tạp vụ… Phòng kế toán gồm có: trưởng phòng chuyên viên giúp lãnh đạo văn - phòng công tác kế toán, tài Hiện nay, văn phòng có người có trình độ thạc sĩ, người có trình độ đại học hầu hết đào tạo chuyên ngành phù hợp với công việc giao Hàng năm, văn phòng đào tạo điều điện để cán tham gia khóa học ngắn hạn dài hạn để nâng cao trình độ chuyên môn đáp ứng ngày tốt 2.1.2 Công tác đạo công tác văn thư văn phòng cục văn thư - lưu trữ nhà nước Cục trưởng cục văn thư lưu trữ nhà nước quản lý thống công tác văn thư - quan, đơn vị trưc thuộc cục Mọi hoạt động phạm vi công tác văn thư cục văn thư lưu trữ nhà nước phải tuân theo chế độ bảo vệ bí mật hành nhà nước 20 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư văn phòng cục văn thư lưu trữ nhà nước 2.2.1 Cơ sở khoa học - Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo điều hành công việc của, quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng điều mà công tác văn thư cục văn thư lưu trữ nhà nước quan tâm Thực tốt công tác văn thư góp phần đảm bảo cho hoạt động khác cục diễn nhanh chóng, đảm bảo tiến độ giải công - việc Nội dung công tác văn thư bao gồm hệ thống chuyên môn sau: +Xây dựng ban hành văn +Quản lý văn văn đến +lập hô sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan +Quản lý sử dụng dấu - Công tác văn thư hoạt động máy quản lý, đóng vai trò quan trọng hoạt động văn phòng Công tác ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng - quản lý nhà nước cục văn thư lữu trữ nhà nước Như việc thực tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý cục văn thư lưu trữ nhà nước, góp phần giảm tỷ lệ nan quan lieu, giấy tờ, đảm bảo giữ gìn bí mật cục nhà nước, đảm bảo giữ gìn đầy đủ tài liệu, hồ sơ, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ 2.2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư văn phòng cục văn thư lưu trữ thành phố Đà Nẵng Văn phòng cục văn thư lưu trữ Đà Nẵng gồm có cnas văn thư thư trình độ cấp trung cấp văn thư lữ trữ kỹ thuật viên đánh máy.Phòng văn thư bố trí tầng Cán làm công tác văn thư quan đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ kinh nghiệm, có phẩm chất trị tốt Đã hiểu rõ tầm quan trọng cua công việc nhiệm vụ giao lên làm tốt công việc người cán làm công tác văn thư nghiệp vụ chuyên môn 21 Để làm tốt công tác văn thư việc đạo, điều hành cầu quan trọng.Vì vậy, công tác văn thư cục lưu trữ thành phố Đà Nẵng đặt dự đạo trực tiếp chánh văn phòng lãnh đạo cục Công tác văn thư đóng vị trí quan trọng hoạt động cua cục, tiền đề cho công tác lưu trữ phát triển *Cách bố trí nơi làm việc Để thuận tiện cho công việc quản lí điều hành quan cán văn phòng nói riêng cán công chức quan nói chung phòng làm việc vủa văn phòng cục bố trí tầng xếp theo kiểu truyền thống Mỗi phận thuộc văn phòng bố trí phòng riêng biệt gần Bộ phận tổng hợp có chức thư ký cho lãnh đạo phòng thường trực bố trí cổng quan -Ưu điểm: Việc bố trí làm việc văn phòng cục văn thư lữu trữ thành phố Đà Nẵng tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động chung văn phòng Đồng thời tạo thuận lợi cho việc giao dịch quan tổ chức cá nhan quan đạt hiểu nhanh chóng, phát huy khả sang tạo tư độc lập cá nhân phận - Nhược điểm Tuy nhiên có hạn chế định cách bố trí phòng làm việc việc kiểm tra giám sát, không thực hành thường xuyên Điều dễ gây ảnh hưởng đến tiến độ chất lượng công việc *Các thiết bị Cùng với người thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực cho để công chức cán hoàn thành công việc xử lý nhanh chóng kịp thời xác nhàm nâng cao suất cung cấp nhiều thông tin cho lãnh đạo Đồng thời trang thiết bị góp phần làm giảm chi phí nhân lực cộng với chi phí khác kèm theo 100% cán bộ, công chức thuộc văn phòng có lien quan đến công tác công văn, giấy tờ trang bị máy vi tính,máy in laze kết nối mạng nội 22 để kịp thời truy cập thông tin cần thiết phục vụ cho yêu cầu công việc máy vi tính cài đặt phần mềm đáp ứng tính chất công việc cán bộ, công chức winword, excel, phần mềm văn thư, phần mềm lưu trữ….các thiết bị ghế có nút điều chỉnh độ cao thấp có trục xoay, bàn làm việc cán văn phòng có ngăn dung để đựng hồ sơ tài liệu Các trang thiết bị khác máy điện thoại, tủ đựng tài liệu, điều hòa, quạt, thiết bị lắp sang văn phòng phẩm yêu tố thiếu văn phòng Ngoài yêu cầu công việc nên văn phòng trnag bị máy fax máy photocopy máy hủy tài liệu, máy scan văn trang thiết bị giúp văn phòng nhận truyền thông tin quản lý phải lien hệ với quan cấp quan cấp duwois quan ngang cấp diễn nhanh chóng thuận lợi giảm lãng phí thời gian cho nhân viên văn phòng nâng cao hiệu công việc như: lịch làm việc phân công nhiện vụ, gửi văn nhận báo cáo • • Tổ chức biên chế văn thư chuyên trách Hình thức văn thư cục văn thư lưu trữ thành phố Đà Nẵng tổ chức theo mô hình hỗn hợp ( vừa phân tán vừa tập trung) mô hình hoàn toàn phù hợp tình hình hoạt động quan với nhiều phòng, ban việc tổ chức văn thư theo kiểu hỗn hợp giúp cho việc quản lý, điều hành lãnh đạo đạt hiểu cao Tại văn phòng cục có cán văn thư trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ kỹ thuật viên đánh máy Bộ phận trang bị thiết bị đầy đủ máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy ,hủy tài liệu Tại tổ chức thuộc cục có tài khoản riêng, dấu riêng có văn thư chuyên trách.Trình độ đại học chuyên nghành văn thư lưu trữ đơn vị có chuyên viên công tác văn thư đơn vị Với chức giúp trưởng nội vụ quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ quản lý thành phố hành chính, cục văn thư lưu trữ thành phố Đà Nẵng soạn thảo nhiều văn hướng dẫn thực công tác văn thư lữu trữ phạm vi thành phố, toàn quốc Chính quan đầu ngành văn thư 23 lưu trữ thành phố Đà Nẵng quan tâm đến công tác khối quan tổ chức trực thuộc Theo định kỳ cục văn thư lưu trữ tổ chức tổng kết văn thư lưu trữ toàn cục Thành phần tham dự bao gồm cán phụ trách cán trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ tất đơn vị trực thuộc cục tổng kết nhằm nhận xét đánh giá công tác văn thư lưu trữ rút nhược điểm tổ chức thực công tác đồng thời vạch nhiệm vụ cân =f thực năm • Soạn thảo ban hành văn -Thẩm quyền ban hành văn Các hình thức văn hành cục văn thư lưu trữ thành phố Đà Nẵng bao gồm định, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án , báo cáo, văn bản, tường trình,hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phep, giấy biên nhận hồ sơ,phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu trình báo -Số lượng loại văn ban hành năm cục văn thư lữu trữ thành phố Đà Nẵng Số lượng văn năm nhiều hay nhiệm vụ cụ thể phạm vi hoạt động rộng hay hẹp với chức giúp trưởng nội vụ quản lý nhà nước, lãnh đạo thành phố quản lý hành công tác văn thơ phạm vi thành phố lên số lượng văn ban hành cục văn thư lưu trữ thành phố Đà nẵng theo năm HIện văn cục văn thư lưu trữ thành phố Đà Nẵng lập số đánh số theo hình thức: định, sao, giấy giới thiệu,giấy đi, đường hình thức khác Đường hình thức văn khác Văn văn phòng đánh số riêng số lượng không nhiều nên hình thức văn phòng phát triển có hệ thống số chung: - Thể thức văn cục văn thư lưu trữ nhà nước Thể thức văn quản lý nhà nước toàn yếu tố bắt buộc phải có văn quy định văn quy pham pháp luật nhằm đảm bảo cho văn có giá tri pháp lý hiệu lực thi hành thực tế 24 Các văn cục văn thư lưu trữ nhà nước biên soạn theo thể thức trình bày theo quy định thong tư số 55/2005/TTLT-BNVVPCP, ngày 6/5/2005 nội vụ văn phong phủ hướng dẫn thể thức kỹ trình bày văn theo quy định cụ thể định số 345/QĐ-VTLTNN ngày 27/10/2007 cục trưởng cục cục văn thư lưu trữ nhà nước ban hành quy định công tác văn thư lưu trữ Thể thức văn gồm: quốc hiệu; tên quan ; số ký hiệu văn bản; nội dung văn ; chữ ký người có thảm quyền;dấu quan; nơi nhận văn bản; dấu có mức độ mật khẩn Trong số trường hợp ban hành văn để them địa quan; số điện thoại; sồ fax ;email;website để tiện lien hệ Thể thức gồm: tên quan;số;ký hiệu sao; địa danh ngày tháng năm sao; chức vụ họ tên chữ ký người có thẩm quyền ký sao;dấu cớ quan; tổ chức văn bản; nơi nhận Phần lớn văn cục văn thư lưu trữ nhà nước ban hành thể thức nhiên thể thức văn chưa thong giấy tờ mới, biên chưa có quy định cụ thể biên hay không ? - Quy trình soản thảo ban hanh văn Việc thực văn thực sau: Căn nội dung tính chất văn cần soạn thảo lãnh đạo cuc chao cho đơn vị hoăc cá nhân soạn thảo chủ chì soạn thảo đơn vị hoăc cá nhân soạn thảo chủ chì phải sác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo ; thu thập;xử lý thong tin có lien quan; dự thảo văn Khi trình duyệt thảo, đơn vị hoăc cá nhân soạn thảo chì trình kèm theo văn bản, tài liệu có lien quan ; văn có vấn đề quan trọng , phức tạp lien quan đến nhiều đơn vị , cà nhân trình phiếu trình Hồ sơ trình duyệt trình cho văn phòng cục để trình có người thẩm quyền sau thảo chuyền cho cán chuyên môn để đánh máy( 25 thảo đưa đánh máy fai sẽ, rõ ràng , có ghi số lượng cần nhân phải có chữ ký người có thẩm quyền) Người đánh máy văn phải đánh theo văn dự thảo văn bản, thể thức kỹ thật trình báy văn trường hợp phát có sai sót, mâu thuẫn không dõ dàng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị , cá nhân soạn thảo người duyệt thảo phải đánh máy; nhân số lượng thời gian quy đinh Sau văn đánh máy chuyền lại đơn vị cá nhân soạn thảo văn để soát lại nội dung Thủ trưởng soạn thảo văn chủ Chì soạn thảo văn kiểm tra chịu trách nhiệm độ sác nội dung văn bản; trước trình cục ký ban hành; phải ký nháy vào dòng cuối văn ; chánh văn phòng cục có trách nhiệm kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày ban hành văn bản; Thẩm quyền ký loại văn cục văn thư lưu trữ nhà nước thực theo quy định điều 12 quy chế làm việc cục ban hành kem theo định số 173/QĐ-VTLTNN ngày 31/8/2006 cục cục văn thư lưu trữ nhà nước cụ thể sau: Cục trưởng ký tất loại văn cục Cục trưởng giao cục phó ký loại văn phân công phụ trách Khi cục trưởng vắng mặt, cục trưởng ủy quyền bút ký cho cục phó văn thuộc thẩm quyền cục trưởng Cục trưởng uy quyền cho cán phụ trách quyền cấp ký thừa ủy quyền số văn việc giao ký thừa ủy quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định người ủy quyền không dc ủy quyền lại Trưởng phòng tổ chức cán chánh văn phòng phép kế thừa lệnh số văn cục trưởng cho phép Việc văn lãnh đạo cục định Được sai sót, bao đảm yêu cầu nội dung : mục đích , có tính khả thi khoa học cao, nhiên từ văn soạn thảo đên 26 gửi phải qua nhiều khaai rười rà , nhiều thời gian, gây tâm lý không tố cho người soạn thảo văn khẩn cần phải ban hành gấp - Quản lý giải văn đến Văn đến co quan hình thành tạo lên loại phương tiện , loại công cụ đặc biệt hoạt động điều hành quản lý quan Để văn phát huy tối đa ý nghĩa , tác dụng vấn đề tổ chức , quản lý tốt cắc văn xem nhẹ hoạt động điều hành quan phụ thuộc phần lớn vào việc nắm bắt thong tin xử lý thông tin văn có kịp thời đạt hiệu hay không Văn đến cục văn thư lưu trữ nhà nước quản lý tập chung , thống nhật cục văn đến thuộc ngày đăng ký , phát hành chuyển giao ngày , chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu độ khẩn “ hỏa tốc” , “thượng khẩn”, “ khẩn” đăng ký , trình chuyền giao nhận văn khẩn hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát văn ký - Quản lý giải văn đến: Cục văn thư lưu trữ nhà nước với chức văng quản lý công tác văn thư Lưu trữ phạm vi nước văn đến thường đa rạng bao gồm văn quy phạm pháp luật , văn hành trính, văn chuyên ngành như: nghị định, thong tư, thị, Về uy trình soạn thảo ban hanh văn cua cục văn thư lưu trữ nhà nước tiến hành theo quy định nhà nước quan Văn kiểm tra kỹ trước ban hành nên hạn chế 27 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Nhận xét đánh giá thực trạng công tác lưu trữ Qua tham khảo tài liệu báo cáo thực tập Trung tâm lưu trữ Đà Nẵng hiểu đầy đủ quy trình công tác lưu trữ Qua báo cáo nhận thấy công tác lưu trữ trung tâm có ưu điểm số tồn khắc phục sau: 1.1 Ưu điểm 1.1.1 Về công tác tổ chức quản lý đạo nghiệp vụ Đối với công tác tổ chức cán nhận thấy điểm tích cực là: đội ngũ cán trẻ động, với trình độ chuyên môn tốt tạo điều kiện cho Trung tâm phát triển cách tốt Các cán cầu đòi hỏi công việc phần lớn tốt nghiệp đại học ( quy chức ) 1.1.2 Về công tác kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Công tác kiểm tra, đánh giá tiến hành thường xuyên kịp thời chấn chỉnh, khắc phục thiếu sót chuyên môn, nghiệp vụ Nhờ mà cán Trung tâm có ý thức công việc, làm tốt nhiệm vụ giao 1.1.3 Về thực khâu nghiệp vụ + Công tác thu thập bổ sung tài liệu Công tác thường xuyên tiến hành trung tâm, thành phố Đà Nẵngđã ban hành định việc ban hành danh mục quan thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào trung tâm lưu trữ thành phố Trung bình năm Trung tâm lưu trữ thành phố thu từ đến đơn vị, công tác thu thập tiếnh hành tốt, việc bàn giao tài liệu thủ tục quy trình Nhìn chung công tác thu thập tài liệu Trung tâm Sở, ban ngành thành phố tương đối tốt Nhiều đơn vị có ý thức giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định Tài liệu đơn vị nộp kho có phận lập thành hồ sơ công việc 28 + Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Về công tác tiến hành có hiệu tương đối cao Khi phân loại cán lưu trữ có phương pháp phân loại linh hoạt phù hợp với đặc điểm khối tài liệu, xác định giá trị tài liệu cán lưu trữ tiến hành tương đối xác + Công tác bảo quản tài liệu Về phòng kho trang thiết bị bảo quản: kho bảo quản đền vị trí cao ráo, an toàn cho tài liệu không bị loại nấm mốc không bị ẩm thấp, phòng kho bảo đảm nguyên tắc ánh sáng, độ thông thoáng Đặc biệt cán lưu trữ thường xuyên làm vệ sinh phòng kho làm cho kho sẽ, tránh loại bụi bẩn, chất gây hư hỏng tài liệu 1.2 Những thiếu sót tồn Bên cạnh kết đạt được, công tác lưu trữ Trung tâm số tồn cần khắc phục sau: 1.2.1 Về công tác tổ chức quản lý đạo công tác cán - Về công tác ban hành văn bản: Công tác ban hành văn hướng dẫn công tác lưu trữ chưa nhiều, chưa tạo sở pháp lý đầy đủ cho hoạt động Trung tâm - Về biên chế cán bộ: Lực lượng cán so với khối lượng tài liệu nhiều đơn vị nộp vào Trung tâm Do dẫn đến tình trạng công việc làm không hết, cán phải kiêm nhiều việc lúc 1.2.2 Tổ chức thực khâu nghiệp vụ lưu trữ - Công tác thu thập bổ sung tài liệu Việc thu nộp tài liệu Cục Văn thư Lưu trữ theo định UBND thành phố chậm so với quy định Bên cạnh tài liệu đơn vị không nhiều, bị thất lạc mát k rõ nguyên nhân điều làm ảnh hưởng lớn đến công tác thu thập bổ sung tài liệu - Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu Trung tâm chưa xây dựng thời hạn bảo quản mẫu nên việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ chung chung 29 - Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Hình thức khai thác tài liệu chưa phong phú, hình thức khai thác tài liệu lưu trữ mang tính thụ động chưa có hình thức khác thông báo tài liệu… Công cụ tra cứu xây dựng chưa đầy đủ: Trung tâm công cụ tra cứu Mục hồ sơ, mục lục, chuyên đề hay thẻ, sách hướng dẫn khác Do phương tiện bổ trợ tra tìm tài liệu nên khai thác tài liệu gây thời gian cho cán chuyên viên - Hiện trung tâm bước đầu thực hiện đại hóa công tác lưu trữ, cán thực nhập liệu vào máy vi tính tạo sở cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng dễ dàng Kiến nghị - Cần nâng cao nhận thức cán quan, tổ chức, đơn vị có tài liệu nộp lưu trung tâm công tác lưu trưu để tạo điều kiện cho khâu nghiệp vụ thực theo quy dịnh Nhà nước - Ban hành văn đạo công tác lưu trữ: Trung tâm nên ban hành nhiều văn riêng việc thức khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Phân loại, xác định giá trị, khai thác sử dụng…để đạo thống nghiệp vụ Trung tâm nói riêng đơn vị thuộc nguồn nộp lưu nói chung Cùng với việc ban hành văn bản, Trung tâm nên có chế độ kiểm tra, đánh giá định kỳ việc thực văn ban hành để đề đạo kịp thời có chế độ khen thưởng kỷ luật 30 KẾT LUẬN Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta nay; Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát; Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Từ lý nêu trên, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trò công tác văn thư để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị Và cụ thể UBND thành phố Đà Nẵng, nhận vai trò, ưu khuyết điểm công tác văn thư giúp đưa giải pháp tốt để công tác văn thư lưu trữ ngày phát triển theo hướng tích cực Đối với thân tôi, sau tiếp thu chuyên đề môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học“ tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân toàn thể cán nhân viên Trung tâm Lưu trữ thành phố Hải phòng hướng dẫn bảo, nhận thức vấn đề công tác lưu trữ nói chung đề trực tiếp liên quan đến lĩnh vực công việc nói riêng Từ kiến thức mà thân tiếp thu nhờ việc tìm hiểu cố gắng vận dụng kiến thức học, sách Đảng, pháp luật nhà nước để phục vụ học tập, làm việc tốt Hà Nội, tháng năm 2016 Người thực 31