Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN HẠ LANG 4 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 4 1.1.2.1. Vai trò của công tác văn thư 4 1.1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư 4 1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư 5 1.1.1. Nội dung công tác văn thư 6 1.1.3.1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản 6 1.1.3.1.1. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến 6 1.1.3.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 7 1.2. Khái quát về UBND huyện Hạ Lang 7 1.2.3. Vị trí và chức năng của công tác vưn thư tại UBND huyện Hạ Lang 8 1.2.4. Nhiệm vụ và quyền hạn 9 Chương 2THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG 11 2.1. Công tác văn thư 11 2.1.1. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Hạ Lang đã đạt được những kết quả sau: 11 2.1.2. Quản lý văn bản 13 2.1.3. Tổ chức và quản lý con dấu. 15 2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 16 Lập hồ sơ 16 2.1.5. Soạn thảo văn bản 18 2.2. Đánh giá công tác văn thư tại UBND huyện Hạ Lang 21 2.2.1. Ưu điểm 21 2.2.2. Hạn chế 22 Chương 3GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG 24 3.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ tại UBND huyện Hạ Lang 24 3.2. Nâng cao cơ sở vật chất – kỹ thuật 24 3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ 25 3.5. Xây dựng kho lưu trữ theo hướng hiện đại hoá 26 KẾT LUẬN 27 PHẦN PHỤ LỤC: 30
MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ở nước ta nay, công tác văn thư coi khâu quan trọng việc đảm bảo hoạt động hành nhà nước công tác Văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục 1vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức; bao gồm việc soạn thảo văn bản, ban hành quản lý văn bản… Trong hoạt động quản lý nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo điều hành, định thi hành gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức soạn thảo nói riêng, với cơng tác văn thư nói chung Trong chuyến khảo sát UBND huyện Hạ Lang, em học hỏi nhiều điều công tác văn thư lưu trữ quan, tiếp xúc thự tế với văn cơng việc cán văn thư Nhìn chung công tác văn thư UBND huyện làm tốt vai trị đạt thành đáng khích lệ Tuy nhiên q trình triển khai nhiệm vụ cịn gặp khơng yếu Nhận thức điều đó, hiểu cần thiết việc đổi mới, nâng cao hiệu công tác văn thư địa bàn UBND huyện hạn chế đề tài liên quan nên en định chọn nội dung công tác văn thư làm đề tài nghiên cứu khoa học với tên gọi: “Công tác văn thư UBND huyện Hạ Lang” Đối tượng phạm vi nghiên cứu 1.1 Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Hạ Lang 1.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu: 2016 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn đến, văn đi… UBND huyện Hạ Lang Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn cơng tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư UBND huyện thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác văn thư - Đánh giá thực trạng, đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn thư UBND huyện Hạ Lang Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định cơng tác văn thư hoạt động khó khan phức tạp địi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng lĩnh vực chuyên môn, cách quản lý, xếp văn văn đến Nói đến cơng tác văn thư, có nhiều đề tài, cơng trình khoa học đề cập đến khơng thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lý Một số cơng trình cơng tác văn thư tiếng sau: - Đề tài “Những sở lý luận thực tiễn lập danh mục hồ sơ quan” Chủ nhiệm đề tài: CN Phạm Ngọc Dĩnh; thành viên tham gia: TS Dương Văn Khảm, CN Nguyễn Hữu Thời, CN Trần Thị Phương Trâm, CN Trần Như Nghiêm (1991) - Dựng hệ thống thuật ngữ Việt Nam (2010); Chủ nhiệm đề tài Trần Quốc Thắng; thành viên tham gia: Tiết Hồng Nga; ThS Nguyễn Thị Trinh; CN Mai Thị Thu Hiền - Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc trung học” Chủ nhiệm đề tài: CN Chương Xuân Hồng; thành viên tham gia: ThS Dương Mạnh Hùng, CN Ngô Thiếu Hiệu, CN Vũ Côi, CN Nguyễn Hữu Thời (1990) - Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: ThS Tiết Hồng Nga; thành viên tham gia: ThS Lê Văn Năng, ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Thúy Bình, KS Phạm Phú Tứ (1996) - Đề tài “Nghiên cứu đổi công tác văn thư cải cách hành nhà nước” (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; thành viên tham gia: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyễn Thiên Ân, CN Nguyễn Thị Như Thuần (2006) - Đề tài “ Nghiên cứu biên soạn cẩm nang công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: CN Nguyễn Hữu Thời; thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, CN Hoàng Minh Cường (1992) Là huyện thuộc Tỉnh Cao Bằng, công tác văn thư UBND huyện Hạ Lang có tiến bộ, chuyến biến rõ rệt mang hiệu tích cực Thơng qua báo cáo cơng tác hàng năm công tác văn thư địa bàn UBND huyện nói riêng tồn thành phố nói chung Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp em hồn thành đề tài nghiên cứu “ Công tác văn thư UBND huyện Hạ Lang” Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; - Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet; + Thông tin từ báo cáo định kỳ UBND huyện Hạ Lang Đóng góp đề tài Có thể áp dụng vào thực tiễn, giúp nâng cao hiệu công tác văn thư Đề tài nghiên cứu góp phần thực tế hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư UBND huyện Hạ Lang Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác văn thư UBND huyện Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo , đề tài chia làm 03 chương: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN HẠ LANG Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN HẠ LANG 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư khái niệm chung để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức 1.1.2 Vai trò, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.1.2.1 Vai trị công tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung quan trọng trọng hoạt động văn phịng Trong văn phịng cơng tác văn thư thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng mắt xích guồng máy hoạt động quản lý quan đơn vị Như công tác văn thư gắn liền với máy hoạt động cuả quan, xem phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý nhà nước 1.1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư Công tác Văn thư giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng xác, có xuất chất lượng, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc quan đựoc xác chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu thành tích hoạt động quan Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ, kịp thời xác, đồng thời giữ gìn bí mật quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho cơng đổi Làm tốt cơng tác này, góp phần tiết kiệm công sức, nguyên, vật liệu chế tác trang thiết bị dùng q trình ban hành văn Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan, cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin khứ 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư Xuất phát tõ vai trị, vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc quan nhanh chóng, cho q trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần tốt Do đó, cơng tác Văn thư địi hỏi u cầu chặt chẽ sau: * Nhanh chóng Trong lĩnh vực hoạt động yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng định thành công quan, tổ chức Nhưng cơng tác Văn thư u cầu nhanh chóng coi nh nguyên tắc hoạt động quan Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào hoạt động cơng tác Văn thư, q trình diễn nhanh chóng thơng tin đến kịp thời với đơn vị giải văn tạo điều kiện nâng cao hiệu giải công việc quan * Chính xác Cùng với yêu cầu nhanh chóng q trình hoạt động Văn thư quan, tổ chức u cầu xác không phần quan trọng Nội dung văn phải xác tuyệt đối theo yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật có liên quan, văn ban hành phải có đầy đủ thành phần thể thức Nhà nước quy định Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất khâu kỹ thuật nghiệp vụ cơng tác Văn thư phải đảm bảo xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quản lý văn phải theo quy định pháp luật * Bí mật Do xuất phát từ số lĩnh vực hoạt động định, nên hoạt động công tác văn thư phải đảm bảo cơng tác bí mật hoạt động quan hiệu giữ gìn bí mật Nhà nước Trong q trình xây dựng văn quan, tổ chức việc giải văn bản, bố trí làm việc cán Văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật quan tổ chức thàng cơng quan 1.1.1 Nội dung công tác văn thư 1.1.3.1 Tổ chức giải quản lý văn 1.1.3.1.1 Tổ chức giải quản lý văn đến Văn đến tất văn (kể văn mật), bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn khác đơn thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức gọi văn đến Theo điều 13 Nghị định 110/ 2004/ NĐ-CP ngày08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư quy định: “văn đến từ nguồn nàođều phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn không đăng ký văn thư, đơnvị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết” Khi tiếp nhận văn bưu điện, giao liên cán quan trực tiếp gửi đến văn thư phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì… văn mang bí mật Nhà nước phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát sai sót, hư hỏng trước nhận ký nhận Nếu bì văn bị bóc, bị rách, bị bì, bị bị tráo đổi văn bên phải báo với Chánh Văn phịng Trưởng phịng Hành chính.ở nơi quan tổ chức khơng có văn phịng người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm, trường hợp cần thiết phải lập biên với người đưa văn Đối với văn chuyển qua máy fax qua mạng, văn thư phải kiẻm tra sơ số lượng văn bản, số lượng trang văn nơi nhận… Trường hợp phát sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải * Phân loại sơ Sau tiếp nhận văn bì văn phân loại sơ nh sau: Loại khơng bóc bì bao gồm: Các văn đến có đóng dấu, ký hiệu độ mật theo quy định Thông tư sè 12/ 2002/ TT-BCA ngày 13/ 9/ 2002 hướng dẫn thi hành Nghị định số 33/ 2002/ NĐ-CP ngày 28/ 3/ 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước, văn thư khơng giao nhiệm vụ bóc bì văn mật Đối với tài liệu văn đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo quy định 1.1.3.1.2 Tổ chức quản lý giải văn + Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày Căn theo quy định pháp luật Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức trình bày văn trước thực thủ tục để phát hành văn bản; trường hợp phát có sai sót, kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét giải + Ghi số, ngày tháng văn Việc đánh số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Pháp luật hành Số văn hành số thứ tự đăng ký văn quan, tổ chức ban hành mét năm nhiệm kỳ đánh riêng cho loại đánh chung mét số loại văn hành Tuỳ theo tổng số văn số lượng loại văn quan tổ chức ban hành hàng năm mà lựa chọn phương pháp đăng ký đánh số văn cho phù hợp 1.2 Khái quát UBND huyện Hạ Lang Hạ Lang huyện vùng cao biên giới nằm phía Đơng Bắc tỉnh Cao Bằng, phía Nam giáp với Nước Cộng hịa nhân dân Trung Hoa; phía Tây Bắc giáp huyện Trùng Khánh; phía Tây Nam giáp huyện Quảng Uyên Phục Hòa Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Người đứng đầu Ủy ban nhân dân cấp huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân, danh nghĩa Hội đồng nhân dân huyện sở lựa chọn Chủ tịch UBND huyện Ông Hà Đức Nhàn người đứng đầu quan, có nhiệm vụ quản lý, lãnh đạo tồn quan Các phó chủ tịch người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch huyện Có phó chủ tịch huyện: - Hồng Minh Nhất phụ trách Văn hóa – Xã hội; - Hà Thị Danh phụ trách Kinh tế - Tài Ngồi cịn có phịng chun mơn giúp việc cho UBND huyện: - Văn phịng HĐND UBND - Phịng Tài - Kế hoạch; - Phịng Nơng nghiệp-PTNT; - Phịng Cơng thương; - Phịng Tài ngun - mơi trường; - Phịng Giáo dục- Đào tạo; - Phịng Văn hóa - thơng tin; - Phịng Y tế; - Phịng Lao động- Thương binh xã hội; - Phòng Nội vụ; - Phòng Tư pháp - Phòng Thanh tra huyện; Sơ đồ máy quan (phụ lục 01) Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp quan nhà nước cấp 1.2.3 Vị trí chức cơng tác vưn thư UBND huyện Hạ Lang - Bộ phận văn thư có ý nghĩa lớn phát triển mặt quan đầu mối giao tiếp, phận đảm bảo thông tin văn phục vụ cho đạo, điều hành lãnh đạo quan Chính vậy, quan dù quy mơ lớn hay nhỏ khơng thể khơng có phận văn thư - Theo quy định Nhà nước có loại văn thư: văn thư tập trung, văn thư phân tán văn thư hỗn hợp 10 Trước đóng dấu phải xem văn có thể thức hay khơng, khơng đóng dấu khống , đóng dấu vào văn khơng đúng, sai thể thức Những trường hợp đóng dấu treo phải đồng ý lãnh đạo, Thủ trưởng quan Con dấu cán văn thư quản lý, cán văn thư không mang dẩu rời khỏi quan, trừ trường hợp đặc biệt phải giải việc quan trọng xa trụ sở phép mang dấu đi, phải đồng ý lãnh đạo, Thủ trưởng quan Đóng dấu theo nguyên tắc quy định Nhà nước, không lạm dụng dấu để giải công việc riêng, dấu phải thường xuyên vệ sinh bảo quản giữ gìn cẩn thận Cần lưu ý dấu không người khác tùy tiện đóng, người khơng có chun mơn sử dụng Như việc đóng dấu văn không đảm bảo thủ tục, quy định Nhà nước Tránh tình trạng kẻ xấu lợi dụng dấu vào việc phi pháp - Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn HĐND, UBND huyện, Văn phòng HĐND UBND huyện - Chỉ đóng dấu vào văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Những phụ lục, biểu kèm theo phải đóng dấu giáp lai - Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền 2.1.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan * Lập hồ sơ Lập hồ sơ việc tập hợp xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Lập hồ sơ tốt gíup cho quan: quản lý chặt chẽ văn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; tạo thuận lợi cho tra tìm văn bản; đảm bảo thơng tin bí mật văn bản; giúp cho cán chuyên môn 18 quản lý theo dõi cơng việc mà giao; tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ quan * Nội dung việc lập hồ sơ: a Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ HĐND, UBND huyện, quan, đơn vị nghiệp trực thuộc nộp lưu vào Lưu trữ huyện thực tế công việc giao cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b Thu thập văn đưa vào hồ sơ - Cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm, tính chất khác văn để lựa chọn cách xếp cho thích hợp c Kết thúc biên mục hồ sơ Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Đối với văn có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ - Yêu cầu hồ sơ lập Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành hồ sơ Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phải phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc Văn hồ sơ phải có gía trị bảo quản tương đối đồng 19 Có thể thấy công tác lập hồ sơ hành quan, đơn vị trọng nhiều hạn chế cịn tình trạng tài liệu kết thúc cơng việc đến thời hạn nộp vào lưu trữ cịn tình trạng để bó, gói lộn xộn Khi giao nộp tài liệu đơn vị chưa lập thành biên dẫn đến việc tài liệu bị thất lạc, hư hỏng, gây khó khăn cho cơng tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan việc làm bắt buộc đơn vị, cá nhân quan Hồ sơ giao nộp đầy đủ góp phần giữ gìn an tồn tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quan để góp phần bảo vệ an tồn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mác có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng gặp khó khăn việc tra tìm Cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ quan thực chặt chẽ, quy định Lãnh đạo quan theo sát đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành quan Lãnh đạo văn phòng người thực nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo quan việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiên hành quan cấp với quan, tổ chức Cuối năm, đon đốc phòng chức lập danh mục hồ sơ mới, nhắc nhở kết thúc hồ sơ cũ Đầu năm đôn đốc việc mở hồ sơ mới, nộp lưu hồ sơ giải xong hết hạn lưu giữ phịng vào lưu trữ quan Trong q trình đạo công tác quan phát công việc đột xuất chưa lập hồ sơ giao cho cán lập kịp thời bổ sung vào Danh mục hồ sơ Kiểm tra việc bàn giao hồ sơ có cán thay đổi công tác Những hồ sơ mà cán muốn giữ lại để nghiên cứu thời gian phải làm thủ thục mượn phải trả quy định Khi nộp lưu vào lưu trữ quan, phòng xem xét lựa chọn hồ 20 sơ cần bảo quản vĩnh viễn lâu dài Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại phòng chức năng, hết hạn đánh giá lại Nếu khơng cần lưu thêm làm thủ tục loại hủy 2.1.5 Soạn thảo văn Công tác soạn thảo văn quan văn phòng thực theo quy định pháp luật Công tác soạn thảo ban hành văn hoạt động văn phịng quan hành nhà nước vấn đề quan trọng cần quan tâm Công tác soạn thảo ban hành văn tốt góp phần đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống vấn đề giải cơng việc Ngồi cịn đảm bảo thơng tin xác, thời gian cho hoạt động lãnh đạo quan Các văn hành mà Văn phòng UBND huyện thường soạn thảo bao gồm văn sau: Báo cáo, Chỉ thị, Nghị quyết, Thông báo, Kế hoạch, Phương án, Công văn, Công điện, Quyết định, Tờ trình, Chương trình, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy đường Công tác soạn thảo văn UBND huyện Hạ Lang đảm bảo giải nhiệm vụ giao Trình tự, thủ tục soạn thảo văn thực theo quy định pháp luật Chuyên viên văn phòng áp dụng văn quy định nhà nước soạn thảo văn như: + Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Bộ Nội Vụ Văn phịng phủ ban hành ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP phủ ban hành ngày 08 tháng năm 2004 hướng dẫn công tác văn thư Cơ quan áp dụng Luật tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015 vào tiến hành soạn thảo 21 Nhìn chung thể thức kỹ thuật trình bày văn UBND làm theo thể thức kỹ thuật trình bày theo thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trong năm 2015, số lượng văn ban hành là: Sổ công văn đến: - HĐND: 481 - UBND: 8175 Sổ công văn đi: - Báo cáo: 423 - Các bước soạn thảo văn Bước 1: Soạn thảo văn Căn yêu cầu nội dung văn cần soạn thảo, Trưởng phịng/ban/đơn vị phân cơng cán thuộc lĩnh vực liên quan đến soạn thảo văn nêu rõ nội dung soạn thảo văn ngày hoàn thành Bước 2: Dự thảo văn Chuyên viên chuẩn bị tài liệu liên quan đến việc soạn thảo, mẫu văn nhà nước ban hành Chuyên viên phân công dự thảo văn phải thực theo quy định thể thức văn bản, rõ ràng, dễ đọc Nội dung giải theo quy định nhà nước phải phù hợp với tính chất, hình thức, nội dung văn Cán phân cơng trình bày văn phải: Dự thảo văn bản, phụ lục kèm theo (nếu có) Dự thảo văn phải soạn theo mẫu có mẫu, yêu cầu thể thức trình bày theo quy định nhà nước Sau soạn xong trình văn cho thủ trưởng trực tiếp xem xét kiểm tra Bước 3: Kiểm tra thể thức nội dung văn Đối với văn lãnh đạo UBND huyện phê duyệt trưởng phịng chun mơn trực tiếp kiểm tra ký nháy vào văn bản, văn 22 có phê duyệt trưởng phịng chun mơn Phó trưởng phịng chun mơn phụ trách người kiểm tra ký nháy văn Trưởng phịng chun mơn người phụ trách phân cơng có trách nhiệm kiểm tra thể thức nội dung văn chuyên viên chuyển đến Đối với văn đạt yêu cầu, người kiểm tra ký nháy vào chỗ nơi nhận văn trình người có thẩm quyền xem xét ký phê duyệt Đối với văn không phù hợp thể thức văn cần phải sửa đổi nội dung, người kiểm tra cho ý kiến vào văn dự thảo chuyển trả lại chuyên viên đơn vị soạn thảo văn Người kiểm tra ký nháy vào văn bản, đồng thời phải chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn Trong số văn theo u cầu phải có kiểm tra phịng Tư pháp Trình phê duyệt Bước 4: Duyệt, ký Văn sau kiểm tra có xác nhận người kiểm tra, chuyên viên tổng hợp hồ sơ trình người có thẩm quyền xem xét phê duyệt văn Văn hồ sơ kèm theo có (Các phụ lục, hồ sơ cơng việc, ) trình người có thẩm quyền phê duyệt Bước 5: Đăng ký làm thủ tục ban hành Cán văn thư có trách nhiệm lấy số, đóng dấu UBND huyện, chuyển cho phịng/ban/đơn vị có nhiệm vụ ban hành văn lưu hồ sơ Bước 6: Chuyển văn lưu hồ sơ Sau lấy số đóng dấu, chuyên viên phụ trách có trách nhiệm gửi văn cho đơn vị có liên quan Văn thư có trách nhiệm lưu gốc văn Công tác soạn thảo văn quan thực tốt thấy chất lượng soạn thảo văn cao, tuân thủ theo bước quy trình soạn thảo Do văn Văn phịng HĐND UBND huyện Hạ Lang đáp ứng yêu cầu quan đề 23 2.2 Đánh giá công tác văn thư UBND huyện Hạ Lang 2.2.1 Ưu điểm Trong thời gian khảo sát UBND huyện Hạ Lang em tiếp xúc làm quen với nghiệp vụ văn phịng Được chú, anh chị quan bảo tận tình Qua quan sát, thực hành em nhận thấy quan có ưu điểm sau: Các thành viên phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, cá nhân có cứ, sở để thực chịu trách nhiệm hoạt động công việc Văn phịng - Các hoạt động văn phòng xử lý theo luồng hoạt động, có văn giao việc cho thời gian hoạt động quy định đối tượng, nội dung thực chịu trách nhiệm Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư trang bị đầy đủ tủ đựng tài liệu, giá đựng, máy tính, máy in, máy scan Hệ thống máy vi tính cài đặt phần mềm Eoffice quản lý văn đi, đến Cơng tác rà sốt, kiểm tra thể thức trước ký ban hành coi trọng, phát sửa chữa sai sót kịp thời Các văn quan văn phòng soạn thảo đảm bảo đầy đủ thể thức kỹ thuật trình bày, chun viên kiểm duyệt trước trình ký Cơng tác quản lý giải văn trọng Công tác quản lý giải văn thực phần mềm Eoffice quan Tất thông tin trao đổi văn phòng điện tử Eoffice phòng phòng, cá nhân thể dạng thư điện tử Các phịng chun mơn, đơn vị nghiệp, UBND xã, thị trấn thuộc UBND huyện, cá nhân sử dụng hệ thống văn phòng điện tử Eoffice để trao đổi thông tin mạng nội hệ thống Internet Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thực tốt Hết năm tài liệu thu thập thành hồ sơ đưa lên kho để bảo quản Cơ quan đơn vị áp dụng tốt quy định pháp luật quản lý 24 sử dụng dấu vào công tác quản lý sử dụng dấu Khơng có tình trạng dấu đóng khống Và dấu ln bảo quản tủ dấu quan 2.2.2 Hạn chế Bên cạnh thuận lợi số hạn chế tồn - Công tác soạn thảo, quản lý giải văn thực tốt Tuy nhiên gặp phải vài lỗi nhỏ diễn đạt, chưa khoa học - Trong phòng văn thư phận tiếp nhận quản lý văn nên giấy tờ chưa xếp gọn gàng - Nhân làm cơng tác văn thư cịn thiếu Hiện có cơng chức tăng cường làm việc phận văn thư lưu trữ quan - Kinh phí phục vụ cho cơng tác văn phòng hạn hẹp, số phương tiện máy móc thiếu nhiều Một số máy móc sử dụng q lâu khơng bảo trì thường xun nên hiệu cơng việc khơng cao, khó khăn việc giải công việc - Cơ sở vật chất đầu tư quan tâm mua sắm chưa đáp ứng yêu cầu mà Luật Lưu trữ đề ra, phương pháp bảo quản tài liệu cịn thơ sơ chưa đầy đủ - Nguồn kinh phí cho hoạt động văn thư Lưu trữ chưa quan tâm phân bổ dự toán ngân sách hàng năm Số lượng cán làm cơng tác văn thư cịn thiếu so với nhu cầu công việc Điều gây tâm lý căng thẳng dẫn đến hiệu công tác không cao Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tương đối tốt số trang thiết bị xuống cấp mà không tham mưu đề xuất thay bố trí kịp thời 25 26 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN HẠ LANG 3.1 Tăng cường đội ngũ cán UBND huyện Hạ Lang Nâng cao trình độ kỹ thuật soạn thảo văn cho nhân viên văn thư, lưu trữ: Hiện phận văn thư nơi phải tiếp xúc với thông tin nhiều Văn thư đầu mối thu thập trung chuyển thông tin chủ yếu dạng văn tồn Xí nghiệp Do đó, thơng tin từ phía khách hàng, tổ chức quyền, quan quản lý cấp trên,… qua phận văn thư tập hợp phân phối thông tin cho phận có liên quan Chính vai trò văn thư quan trọng nhằm đảm bảo luồng thông tin truyền gửi nhanh chóng, địa Cán văn thư phải nâng cao trình độ chun mơn để đáp ứng nhu cầu công việc Những năm gần đây, UBND đầu tư cho phòng ban số máy móc móc thiết bị đại máy in, máy vi tính, máy fax… khơng phải nhân viên sử dụng thành thạo Thông thường họ hướng dẫn sử dụng vài thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chun mơn chưa học cách bảo quản, lau chùi, xử lý cố kỹ thuật đơn giản trình vận hành máy móc Do vậy, nhân viên nên tự nghiên cứu, tìm hiểu nâng cao hiểu biết tiến công nghệ, cách bảo quản phương tiện máy móc thơng qua loại sách báo phương tiện khác để tránh trường hợp hư hỏng nhẹ máy móc làm gián đoạn cơng việc Cũng hướng dẫn cho nhân viên cách : đầu tư máy móc thiết bị cho phịng ban nhân viên bán sản phẩm đến tận nơi để hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản, xử lý cố thông thường cho nhân viên phịng 3.2 Nâng cao sở vật chất – kỹ thuật Tăng cường sở vật chất cho công tác b thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tình, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá, kệ, hộp, cặp, bìa hồ 27 sơ… theo tiêu chuẩn văn thư Điều kiện mơi trường làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất công việc giảm nhiệt tình cơng việc - Phịng làm việc phải đảm bảo thơng thống với khơng gian bên ngồi để nhân viên cảm thấy thoải mái, không căng thẳng làm việc - Nhiệt độ có ảnh hưởng đến sức khỏe người.Nếu nhiệt độ thấp lượng thể chủ yếu sử dụng để chống rét, nhiệt độ cao lượng bị tỏa nhiệt gây nước làm cho thể mệt mỏi.Cả hai điều kiện làm cho suất lao động thấp.Vì nhiệt độ phù hợp từ 25 – 300C Màu sắc có ảnh hưởng đến tâm lý người, từ tác động đến suất lao động - Phòng làm việc nên có gam màu lạnh giúp cho người ta tập trung tinh thần, giữ vững suất lao động thời gian dài - Ánh sáng: vừa đủ mà khơng cảm thấy lóa mắt 3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư-lưu trữ UBND huyện Hạ Lang đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh chóng xác giúp cho cán đưa thơng tin kịp thời, xác, đắn.Vì cơng tác cần coi trọng trình quản lý nhà lãnh đạo - Khi áp dụng công nghệ thông tin vào việc giải văn lưu trữ hồ sơ tài liệu góp phần tiết kiệm thời gian, cơng sức cho nhân viên văn thư-lưu trữ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc sau: + Quản lý văn đến: Nhân viên văn thư sử dụng máy vi tính để lập mẫu sổ vào sổ trực tiếp máy vi tính Khi có văn đến cần mở sổ đăng ký văn đến lưu máy nhập vào tất thơng tin cần thiết: số kí hiệu văn bản, ngày tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu….nếu có sai sót sửa lại dễ dàng khơng dập xố Nhân viên thống kê sốlưọng văn đến dễ dàng hàng ngày, hàng tháng, hàng năm mà nhiều thời gian để đếm sổ tay 28 + Quản lý văn đi: Tương tự quản lý văn đến, nhân viên kẻ mẫu sổ máy tính nhập thơng tin cần thiết vào sổ… + Lưu trữ hồ sơ máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu máy vi tính tiện ích lớn cơng tác văn thư-lưu trữ, giúp ích nhiêù cho nhân viên văn thư lưu trữ.Khi cần tra cứu tra cứu nhanh chóng, cần nhớ vài thơng tin văn như; số, ký hiệu, nơi gửi… xác định văn nằm chỗ kho lưu trữ Phương pháp giúp nhân viên văn thư-lưu trữ tiết kiệm nhiều thời gian so với phương pháp tìm kiếm sổ sách Thu thập thơng tin: cách thu thập thông tin đầy đủ nhất, xác nhất, nhanh chóng tiện lợi thông qua mạng Internet, thông tin mạng mang tính thời cao, có cách nhìn đa chiều vấn đề.Nó giúp cung cấp thơng tin bổ ích cần thiết cho công việc nhân viên văn thư- lưu trữ 3.5 Xây dựng kho lưu trữ theo hướng đại hố - Để góp phần giải phóng khơng gian lưu trữ cuối năm nhân viên văn thư lưu trữ phải thông kê, lựa chọn giấy tờ tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ Đây công việc thường xuyên kho lưu trữ đòi hỏi phải thực cách thận trọng theo quy trình thẩm định kiểm tra chặt chẽ UBND cần trang bị thêm thiết bị chuyên dung cho công tác văn thư như: tủ, giá, thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thơng gió, hệ thống bảo vệ, loại thuốc chống mối mọt….và nên trang bị thêm máy vi tính nhằm phục vụ việc tra cứu nhanh chóng, thuận tiện 29 KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế UBND huyện Hạ Lang, em nhận thấy văn bản, giấy tờ cơng cụ đắc lực cơng tác quản lý điều hành Ban lãnh đạo Do cơng tác văn thư-lưu trữ có vị trí quan trọng khơng thể thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động quan Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ lãnh đạo văn phịng cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư-lưu trữ cách linh hoạt khéo léo, phù hợp Cán làm công tác văn thư- lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chun mơn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc giao - Ưu điểm Trong thời gian thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Hạ Lang, em tiếp xúc làm quen với nghiệp vụ văn phòng Được cô chú, anh chị quan bảo tận tình Qua quan sát, thực hành em nhận thấy quan có ưu điểm sau: Các thành viên phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, cá nhân có cứ, sở để thực chịu trách nhiệm hoạt động cơng việc Văn phòng - Các hoạt động văn phòng xử lý theo luồng hoạt động, có văn giao việc cho thời gian hoạt động quy định đối tượng, nội dung thực chịu trách nhiệm Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư trang bị đầy đủ tủ đựng tài liệu, giá đựng, máy tính, máy in, máy scan Hệ thống máy vi tính cài đặt phần mềm Eoffice quản lý văn đi, đến Cơng tác rà sốt, kiểm tra thể thức trước ký ban hành coi trọng, phát sửa chữa sai sót kịp thời Các văn quan văn phòng soạn thảo đảm bảo đầy đủ thể thức kỹ thuật trình bày, chuyên viên kiểm duyệt trước trình ký Cơng tác quản lý giải văn trọng Công tác quản 30 lý giải văn thực phần mềm Eoffice quan Tất thông tin trao đổi văn phòng điện tử Eoffice phòng phòng, cá nhân thể dạng thư điện tử Các phịng chun mơn, đơn vị nghiệp, UBND xã, thị trấn thuộc UBND huyện, cá nhân sử dụng hệ thống văn phịng điện tử Eoffice để trao đổi thơng tin mạng nội hệ thống Internet Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thực tốt Hết năm tài liệu thu thập thành hồ sơ đưa lên kho để bảo quản Cơ quan đơn vị áp dụng tốt quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu vào công tác quản lý sử dụng dấu Khơng có tình trạng dấu đóng khống Và dấu bảo quản tủ dấu quan - Hạn chế Bên cạnh thuận lợi cịn số hạn chế tồn - Cơng tác soạn thảo, quản lý giải văn thực tốt Tuy nhiên gặp phải vài lỗi nhỏ diễn đạt, chưa khoa học - Trong phịng văn thư phận tiếp nhận quản lý văn nên giấy tờ chưa xếp gọn gàng - Nhân làm cơng tác văn thư cịn thiếu Hiện có công chức tăng cường làm việc phận văn thư lưu trữ quan - Kinh phí phục vụ cho cơng tác văn phịng cịn hạn hẹp, số phương tiện máy móc thiếu nhiều Một số máy móc sử dụng q lâu khơng bảo trì thường xun nên hiệu cơng việc khơng cao, khó khăn việc giải cơng việc - Cơ sở vật chất đầu tư quan tâm mua sắm chưa đáp ứng yêu cầu mà Luật Lưu trữ đề ra, phương pháp bảo quản tài liệu cịn thơ sơ chưa đầy đủ - Nguồn kinh phí cho hoạt động văn thư Lưu trữ chưa quan tâm phân bổ dự toán ngân sách hàng năm 31 Số lượng cán làm cơng tác văn thư cịn thiếu so với nhu cầu công việc Điều gây tâm lý căng thẳng dẫn đến hiệu công tác không cao Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tương đối tốt số trang thiết bị xuống cấp mà không tham mưu đề xuất thay kịp thời 32