SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG XỬ LÝ, THỐNG KÊ SỐ LIỆU KHEN THƯỞNG HỌC SINH - SINH VIÊN ĐANG THEO HỌC TẠI CÁC TRƯỜNG ĐH-CĐ-THCN NGỒI TỈNH VÀ NƯỚC NGỒI PHẦN : ĐẶT VẤN ĐỀ 1/ Vì chọn sáng kiến kinh nghiệm : Thực Quyết định số 1933/ QĐ-UB ngày 14/08/2002 UBND tỉnh An Giang việc Ban hành số chế độ tạm thời học sinh – sinh viên Quyết định số 3620/CV.UB ngày 31/12/2003 UBND tỉnh An Giang v/v bổ sung chế độ khen thưởng HSSV học nước ngồi Hàng năm Phòng Giáo dục chun nghiệp tiến hành nhận đơn từ ngày 15/10 đến 15/12, sau đến ngày 25 tháng 12 âm lịch (khoảng cuối tháng dương lịch) tiến hành họp mặt trao học bổng cho em Số liệu hàng năm khoảng 1000, với thời gian tháng khơng phải nhiều để xử lý liệu thật xác ứng với thành tích, loại trường (cơng lập, dân lập, bán cơng) có chế độ khen thưởng khác khơng đòi hỏi việc nhập số liệu vào máy nhanh, xác mà phải xử lý liệu theo Quyết định UBND tỉnh Từ đòi hỏi người nhập máy phải có kinh nghiệm tổ chức cho khoa học, khơng q cập rập mặt thời gian, khơng q ức chế để đảm bảo liệu trình ký hồn tồn xác 2/ Xuaỏt phaựt tửứ ủãu ủeồ vieỏt saựng kieỏn kinh nghieọm : Việc nhập xử lý số liệu hàng năm thường hay bị tâm lý ức chế Vì với thời gian dành cho việc kiểm dò khơng nhiều, làm theo cách thủ cơng sort theo trường, loại thành tích, sau gõ số tiền vào đòi hỏi phải thời gian dò đi, dò lại nhiều lần máy liệu xác Đồng thời thống kê số liệu phải qua nhiều bước biết số tiền để báo cáo Xuất phát từ điều tơi tìm giải pháp giúp cho thân việc nhập, xử lý, thống kê số liệu nhanh, gọn, thoải mái, xác, khơng phải cơng cho việc kiểm dò cột số tiền 3/ Caực khoự khaờn ủửụùc giaỷi quyeỏt : - Thụứi gian nhaọp thoaỷi maựi, thong thaỷ, khõng phaỷi maỏt nhiều thụứi gian cho vieọc goừ soỏ tiền vaứo tửứng em - Khõng phaỷi maỏt nhiều thụứi gian ủeồ kieồm doứ, maứ dửừ lieọu ủaỷm baỷo ủoọ chớnh xaực cao 4/ Phửụng phaựp giaỷi quyeỏt : - Duứng caực leọnh cuỷa Excel ủeồ thửùc hieọn caực cõng vieọc saộp xeỏp dửừ lieọu : Theo tửứng loái trửụứng, theo tửứng loái thaứnh tớch hóc taọp cuỷa caực em Caựch nầy ủụn giaỷn, d thửùc hieọn khõng cần ủầu tử nhiều maởt thụứi gian - Hoaởc phaỷi nhaọp chửụng trỡnh Fox, sau ủoự vieỏt ủoán chửụng trỡnh ủeồ xửỷ lyự vaứ saộp xeỏp hồ sụ sau nhaọp Caựch nầy duứng cho nhửừng ngửụứi hieồu bieỏt sãu vi tớnh, bieỏt vieỏt chửụng trỡnh , kieồm chửựng vaứ thửùc hieọn , maỏt khoaỷng thụứi gian ban ủầu ủeồ vieỏt vaứ cháy thửỷ PHẦN : NỘI DUNG BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT : 1/ Caực bieọn phaựp cú theồ ủeồ giaỷi quyeỏt vaỏn ủề : a) Trửụực ủãy : - Mi ngaứy nhaọn hồ sụ, caựn boọ phú traựch ủều vaứo soồ Sau ủoự caựn boọ phú traựch maựy tớnh mửụùn soồ ủeồ nhaọp vaứo - Heỏt hán nhaọn hồ sụ, caựn boọ phú traựch maựy tớnh mụựi baột ủầu xửỷ lyự soỏ lieọu theo caựch thuỷ cõng laứ sort theo tửứng trửụứng, theo tửứng loái thaứnh tớch hóc taọp, mụựi goừ soỏ tiền vaứo cho tửứng em, thửụứng phaỷi maỏt caỷ tuần mụựi xong vỡ phaỷi doứ ủi doứ lái nhiều lần trẽn maựy Sau ủoự mụựi in danh saựch kieồm doứ lần nửừa chi tieỏt hoọ tũch vaứ soỏ tiền mi em phaỷi lúnh - Sau ủoự chổnh sửỷa caực sai soựt chi tieỏt hoọ tũch vaứ soỏ tiền Luực naứy mụựi yẽn tãm laứ dửừ lieọu chớnh xaực - Coứn phần thoỏng kẽ soỏ lieọu ủeồ bieỏt ủửụùc ửựng vụựi mi loái TNG, XS … coự bao nhiẽu em lúnh vaứ toồng soỏ tiền laứ bao nhiẽu thỡ cuừng laứm theo caựch thuỷ cõng laứ COUNTIF tửứng loái, sau ủoự SUM mụựi bieỏt ủửụùc soỏ tiền b) Hieọn : - Mi ngaứy nhaọn hồ sụ, caựn boọ phú traựch ủều vaứo soồ Sau ủoự caựn boọ phú traựch maựy tớnh mửụùn soồ ủeồ nhaọp vaứo - Heỏt hán nhaọn hồ sụ, caựn boọ phú traựch maựy tớnh baột ủầu in danh saựch kieồm doứ chi tieỏt hoọ tũch, keỏt quaỷ hóc taọp, tẽn trửụứng ủang theo hóc - Sau ủoự chổnh sửỷa caực sai soựt - Duứng caực haứm cuỷa Excel ủaừ laọp saỳn ủeồ xửỷ lyự soỏ lieọu, chổ cần maỏt thụứi gian khoaỷng tieỏng ủồng hồ laứ coự theồ cho soỏ tiền mi em phaỷi lúnh, vaứ coự theồ in danh saựch trỡnh kyự - Coứn phần thoỏng kẽ soỏ lieọu chổ cần duứng thuỷ thuaọt Data  Pivot Table laứ seừ bieỏt soỏ lieọu tiền laứ bao nhiẽu ủeồ baựo caựo * Caực thao taực cú theồ : Bửụực : VD tái taọp tin HB03-04.exl dửừ lieọu hóc boồng ủửụùc nhaọp vaứo ụỷ sheet gồm caực coọt : A B C MH Ho tẽn Ngaứy ù sinh Stt S D E F HK G H I J Trửụứ Ngaứn Khoự ẹieồ ng h a m K L Tiề XL n Bửụực : Tái coọt XL duứng haứm IF ủeồ xeỏp loái hóc sinh : IF(J2="TNG", "TNG", IF(J2>=9,"XS",IF(J2>=8,"G","K"))) Bửụực : Tái sheet táo baỷng soỏ tiền hóc boồng ửựng vụựi tửứng thaứnh tớch hóc taọp, tửứng loái hỡnh trửụứng theo ủuựng Quyeỏt ủũnh cuỷa UBND tổnh + TNG : toỏt nghieọp gioỷi, XS : xuaỏt saộc, G : gioỷi, K : Khaự + Thuỷ khoa kyứ thi tuyeồn sinh ủái hóc vaứ sau ủái hóc haứng naờm thửụứng khõng coự (naờm hóc 2002-2003 chổ coự em ủát thuỷ khoa kyứ thi tuyeồn sinh sau ủái hóc), nẽn khõng coự thieỏt keỏ baỷng soỏ tiền hóc boồng + ẹH : ủái hóc, HV : hóc vieọn, SQ : sú quan, Cẹ : cao ủaỳng, TH : trung hóc, DB : dửù bũ, Mụ : ủái hóc mụỷ baựn cõng, BC : baựn cõng, DL : dãn laọp A B C D E K G XS TNG ẹH 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 HV 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 SQ 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 Cẹ 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 TH 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 DB 600.000 1.000.000 1.500.000 1.000.000 Mụ 300.000 500.000 800.000 500.000 BC 300.000 500.000 800.000 500.000 10 DL 300.000 500.000 800.000 500.000 Bửụực : ẹeồ tieọn tham chieỏu cõng thửực, chuựng ta seừ ủaởt tẽn cho caực khoỏi nhử sau: Name ẹũa chổ He =Sheet2!$A1:$A10 Loai =Sheet2!$A1:$E1 Tien =Sheet2!$A1:$E10 Bửụực : Tái sheet coọt Tiền duứng haứm INDEX ủeồ gaựn soỏ tiền vaứo : INDEX(tien,MATCH(LEFT(G2,2),he,0),MATCH(K2,loai,0)) (xem phú lúc) Bửụực : In thoỏng kẽ excel ủeồ bieỏt ủửụùc soỏ tiền : Data  Pivot Table  XL Data Total G Count of XL Sum of tien 3500000 K Count of XL Sum of tien 2400000 TNG Count of XL Sum of tien 2500000 XS Count of XL Sum of tien 5300000 Total Count of XL 16 Total Sum of tien 13700000 Sửù chuyeồn bieỏn cuỷa thửùc nghieọm : - Luực ủầu phaỷi thieỏt keỏ chớnh xaực baỷng soỏ tiền hóc boồng ửựng vụựi tửứng thaứnh tớch hóc taọp, tửứng loái hỡnh trửụứng ẹaởt tẽn cho caực khoỏi baỷng ủoự Giai ủoán naứy raỏt khoự vỡ phaỷi toỏn nhiều thụứi gian ủeồ thieỏt keỏ baỷng tham chieỏu vaứ lieọt kẽ ủầy ủuỷ caực trửụứng maứ caực em ủang theo hóc