Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1.Lí do viết báo cáo 1 2. Đối tượng, phạm vi. 2 3. Mục tiêu. 2 4. Nhiệm vụ. 2 6. Bố cục của báo cáo 4 PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI 5 1.1. Địa vị pháp lýcủa UBND Phường Nghĩa Tân. 5 1.2. Đặc điểm tình hình của UBND Phường Nghĩa Tân 5 1.2.1. Đặc điểm tự nhiên: 5 1.2.2. Đặc điểm kinh tế xã hội 6 1.3. Hệ thống văn bản của UBND phường Nghĩa Tân 6 1.3.1. Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nghĩa Tân. 6 1.3.2. Văn bản quy định nội quy, quy chế hoạt động của UBND phường Nghĩa Tân. 7 1.3.3. Văn bản quy định về quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực hiện công việc của UBND phường Nghĩa Tân. 7 1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND phường Nghĩa Tân. 9 1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Nghĩa Tân. 9 1.4.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người đứng đầuđơn vị của UBND phường Nghĩa Tân. 10 1.5. Đội ngũ nhân sự của UBND phường Nghĩa Tân 10 1.5.1. Số lượng nhân sự. 10 1.5.2. Chất lượng nhân sự 10 1.6. Cơ sở vật chất, tài chính của UBND phường Nghĩa Tân 10 1.6.1. Công sở: 10 1.6.2. Trang thiết bị làm việc: 11 1.6.3. Tài chính 11 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI 12 2.1. Khái quát về công tác ban hành và quản lý văn bản Nhà nước. 12 2.2. Cơ sở pháp lý về côngtác ban hành và quản lý văn bản Nhà nước có liên quan tại UBND phường Nghĩa Tân. 12 2.3. Thực trạng công tác ban hành và quản lý văn bản Nhà nướctại UBND phường Nghĩa Tân. 13 2.3.1. Công tác xây dựng văn bản. 13 2.3.1.1 . Thành phần, nội dung, khối lượng, chất lượng ban hành văn bản của UBND phường Nghĩa Tân. 13 2.3.1.2. Quy trình ban hành văn bảncủa UBND phường Nghĩa Tân. 16 2.3.2. Công tác quản lý văn bản. 19 2.3.2.1. Lưu văn bản. 19 2.3.2.2. Sắp xếp văn bản tại bộ phận lưu trữ 20 2.4.Nhận xét, đánh giá công tác ban hành và quản lý văn bản. 20 2.4.1. Ưu điểm. 20 2.4.2. Hạn chế 22 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ, NÂNG CAO CÔNG TÁC BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỐI VỚI UBND PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI 24 3.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xậy dựng và ban hành văn bản. 24 3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản. 25 3.3. Đảm bảo về nội dung ban hành và công tác quản lý văn bản 25 3.4. Tực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật, tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư. 26 3.5. Xậy dựng trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo ban hành và quản lý văn bản. 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA HÀNH CHÍNH HỌC Tên sinh viên: Vừ A Ly Lớp : ĐH.QLNN13C BÁO CÁO KIẾN TẬP NGHỀ NGHIỆP ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI Hà Nội, 2016 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA HÀNH CHÍNH HỌC Tên sinh viên: Vừ A Ly Lớp: ĐH.QLNN13C Chuyên ngành: Quản Lý Nhà Nước Người hướng dẫn kiến tập: Đỗ Thị Thanh Nga BÁO CÁO KIẾN TẬP NGHỀ NGHIỆP ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI Hà Nội, 2016 Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I TÓM TẮT LÝ THUYẾT BẢN THÂN Họ tên sinh viên: Vừ A Ly Ngày tháng, năm sinh: 04/5/1993 3.Quê quán: Mường Lầm – Sông Mã – Sơn La Nhà số 27, ngách 58/38 Xuân La – Tây Hồ - Hà Nội Số điện thoại: 01666035054 THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẾ I ĐƠN VỊ THỰC TẾ Tên đơn vị thực tế: Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 09437564098 Webside: ubndphuongnghitan – Wikimapia 4.Email: Địa chỉ: 45 Nghĩa Tân, Phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội II CÁN BỘ HƯỚNG DẪN Họ tên: Lê Thái Dũng Chức vụ: Công chức Tư pháp hộ tịch Nơi công tác: Tư pháp hộ tịch UBND phường Nghĩa Tân Địa nơi cơng tác: Phịng tư pháp hộ tịch thuộc UBND phường Nghĩa Tân Số điện thoại: 0904967985 SV: Vừ A Ly Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1.Lí viết báo cáo Đối tượng, phạm vi .2 Mục tiêu Nhiệm vụ .2 Bố cục báo cáo PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI 1.1 Địa vị pháp lýcủa UBND Phường Nghĩa Tân 1.2 Đặc điểm tình hình UBND Phường Nghĩa Tân 1.2.1 Đặc điểm tự nhiên: 1.2.2 Đặc điểm kinh tế -xã hội 1.3 Hệ thống văn UBND phường Nghĩa Tân .6 1.3.1 Văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Nghĩa Tân 1.3.2 Văn quy định nội quy, quy chế hoạt động UBND phường Nghĩa Tân .7 1.3.3 Văn quy định quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực công việc UBND phường Nghĩa Tân 1.4 Cơ cấu tổ chức máy UBND phường Nghĩa Tân 1.4.1 Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Nghĩa Tân .9 1.4.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ người đứng đầuđơn vị UBND phường Nghĩa Tân 10 1.5 Đội ngũ nhân UBND phường Nghĩa Tân .10 1.5.1 Số lượng nhân 10 SV: Vừ A Ly Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.5.2 Chất lượng nhân .10 1.6 Cơ sở vật chất, tài UBND phường Nghĩa Tân 10 1.6.1 Công sở: 10 1.6.2 Trang thiết bị làm việc: 11 1.6.3 Tài .11 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN, 12 QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI 12 2.1 Khái quát công tác ban hành quản lý văn Nhà nước .12 2.2 Cơ sở pháp lý côngtác ban hành quản lý văn Nhà nước có liên quan UBND phường Nghĩa Tân 12 2.3 Thực trạng công tác ban hành quản lý văn Nhà nướctại UBND phường Nghĩa Tân 13 2.3.1 Công tác xây dựng văn 13 2.3.1.1 Thành phần, nội dung, khối lượng, chất lượng ban hành văn UBND phường Nghĩa Tân 13 2.3.1.2 Quy trình ban hành văn bảncủa UBND phường Nghĩa Tân 16 2.3.2 Công tác quản lý văn 19 2.3.2.1 Lưu văn 19 2.3.2.2 Sắp xếp văn phận lưu trữ 20 2.4.Nhận xét, đánh giá công tác ban hành quản lý văn .20 2.4.1 Ưu điểm 20 2.4.2 Hạn chế 22 CHƯƠNG MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ, NÂNG CAO CÔNG TÁC BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỐI VỚI UBND PHƯỜNG 24 NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI 24 3.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục xậy dựng ban hành văn 24 3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn .25 3.3 Đảm bảo nội dung ban hành công tác quản lý văn 25 SV: Vừ A Ly Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.4 Tực tốt công tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật, tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư 26 3.5 Xậy dựng trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo ban hành quản lý văn 26 KẾT LUẬN .26 TÀI LIỆU THAM KHẢO .27 PHỤ LỤC 29 SV: Vừ A Ly Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Lời em xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô khoa Hành Chính Học tận tình giảng dạy, truyền đạt cho chúng em kiến thức bổ ích trình học tập rèn luyện trường Để chúng em có kiến thức vững vận dụng vào thực tiễn Đặc biệt cô Đỗ Thị Thanh Nga, giảng viên hướng dẫn thực tập tận tình hướng dẫn phương pháp, nội dung thực tập cho chúng em Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới chú, anh, chị UBND phường Nghĩa Tân.Những người hướng dẫn em thời gian kiến tập quan, tạo điều kiện cho em học hỏi thêm kinh nghiệm hoàn thành suất sắc nhiệm vụ giao Trong trình viết báo cáo em cố gắng nhiều Song nhiều thiếu xót lần làm việc thực tế quan thời gian kiến tập có hạn Vì báo cáo em khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận ý kiến đóng góp nhận xét thầy, giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! SV: Vừ A Ly Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt UBND HĐND CP QUỐC HỘI CBCC TTHC SV: Vừ A Ly Ý nghĩa từ viết tắt Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Chính phủ Quốc Hội Cán cơng chức Thủ tục hành Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỞ ĐẦU 1.Lí viết báo cáo Cơng tác xây dựng quản lý văn có vị trí đặc biệt quan trọng hoạt động quan hành Có vai trị định đến phát triển đất nước, người trực tiếp tham gia vào trình xây dựng thực thi luật pháp, quản lý mặt đời sống kinh tế - xã hội; tham mưu, hoạch định tổ chức thực hiện, tra kiểm tra việc thực thi sách Trong tiến trình phát triển hội nhập vào giới khu vực nhiều vấn đề mang tầm chiến lược đặt (vừa thời cơ, vừa thách thức) đất nước ta tất lĩnh vực đời sống kinh tế - trị - văn hố - xã hội - quốc phòng - an ninh đối ngoại Trong nhiều vấn đề cần phải giải - Vấn đề đẩy mạnh cải cách hành cơng, nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước kinh tế-xã hội vấn đề cấp thiết Văn kiện Đại hội đại biểu tồn quốc lần thứ X rõ:“Chính phủ tập trung vào việc hoạch định thể chế, sách, xây dựng giải pháp, cải cách thủ tục hành chính, tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi cho hoạt động kinh tế, xã hội, nâng cao lực hiệu đạo thực hiện, kiểm tra, tra thực thể chế Xác định rõ phạm vi nội dung quản lý Nhà nước kinh tế-xã hội quan công quyền cấp” Đẩy mạnh cải cách hành cơng nội dung lớn, phạm vi viết đề cập đến việc đánh giá tầm quan trọng xây dựng quản lý văn bảntrong tiến trình phát triển hội nhập Quản lý hành nước ta giai đoạn chịu tác động hai xu lớn giới nay: Đa cực hoá tồn cầu hố: Trong xu hướng hành cơng có nhiều điểm khác biệt với hành truyền thống Những yếu tố khoa học quản lý, nhân tố thị trường, mối quan hệ ngày đa dạng phức tạp trị - hành - kinh tế, bước nhảy vọt khoa học cơng nghệ, xu quốc tế hố đời sống xã hội, trình độ dân trí nâng cao mặt đề yêu cầu Nhà nước, Chính phủ hành cơng SV: Vừ A Ly Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Từ cho thấy cơng tác xây dựng quản lý văn quan hành Nhà nước điều vơ quan trọng Chính nên thời gian kiến tập em định chọn chủ đề nghiên cứu cho “THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI” Đối tượng, phạm vi * Đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Ngĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội * Phạm vi nghiên cứu: - Thời gian: khoảng từ năm 2012 đến 2015 - Không gian: Tại UBND phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội Mục tiêu -Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn Công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Ngĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội - Tìm hiểu thực trạng cơng tác xây dựng quản lý văn UBND phường Ngĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác xây dựng quản lý văn quan - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Ngĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nộinói riêng nước nói chung Nhiệm vụ *Mục tiêu tổng quát: Xem sét thực trạng nguyên nhân công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Ngĩa Tân Đề tài mong muốn đưa đến cách nhìn vai trị công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Ngĩa Tân thực trạng công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Ngĩa Tân Qua đưa số giải pháp ý kiến vấn đề công tác xây dựng quản lý văn UBND phường Ngĩa Tân nhằm hướng tới giải pháp nâng cao khả thực thi đem lại hành SV: Vừ A Ly Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chương trình xây dựng đô thị mới Nội dung văn đảm bảo tính khách quan, quy định pháp luật chủ trương đường lối Đảng Nhà nước thực có hiệu cao cơng việc góp phần định hướng dư luận, tạo đồng thuận xã hội nhằm thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội phường Nghĩa Tân Nhìn chung cơng tác soạn thảo ban hành văn UBND phường Nghĩa Tân đảm bảo tính hợp pháp, tính thống nhất; dùng thẩm quyền nội dung văn phù hợp với quy định pháp luật phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội địa bàn quận, văn Uỷ ban vận hành không làm ảnh hưởng đến kinh tế - xã hội, tình hình trị địa phương 2.3.1.2 Quy trình ban hành văn bảncủa UBND phường Nghĩa Tân * Quy trình soạn thảo ban hành văn Để thực chức năng, nhiệm vụ văn phòng Lãnh đạo Văn phòng UBND phường Nghĩa Tân xây dựng quy trình thực soạn thảo ban hành văn cho đơn vị, Phòng ban, chức năng, chuyên viên theo hệ thống quản lý chất lượng Văn phòng phường Nghĩa Tân Quy trình soạn thảo ban hành văn hành văn phịng UBND phường Nghĩa Tân đảm bảo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 phủ cơng tác văn thư Qua văn phịng cụ thể hóa quy định vào hoạt động mình, trình soạn thảo văn hành văn phịng UBND xã thể qua sơ đồ sau: SV: Vừ A Ly 16 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn HĐND - UBND phường Nghĩa Tân Làm thủ tục phát hành gửi văn Phân công soạn thảo văn Soạn thảo văn Duyệt, ký văn Luu văn • Phân công soạn thảo văn Người phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thông tin văn bảncó liên quan đưa hướng dự thảo, tiến hành dự thảo văn theo thể thức văn quy định kiểm tài liệu bố cục hành văn, hình thức phải phù hợp với nội dung văn Tại UBND xã Chiềng Khoong công tác soạn thảo văn phân cơng cho Văn phịng soạn thảo • Soạn thảo văn Bước Căn vào công việc UBND phường Nghĩa Tân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND xã phân cơng cho Chánh Văn phòng tham mưu cho quan đơn vị soạn thảo văn phải khảo sát thực trạng mối quan hệ lĩnh vực có liên quan nghiên cứu chủ trương sách pháp luật Đảng Nhà nước, Nghị HĐND xã tư liệu khác để soạn thảo theo chức nhiệm vụ văn phòng Trước soạn thảo phải xác định loại văn bản, tổ chức lấy ý kiến quan, địa phương cán có liên quan để hoàn thiện chỉnh sửa dự SV: Vừ A Ly 17 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thảo trình lãnh đạo xem xét Người phân công soạn thảo phải chuẩn bị đầy đủ thông tin, văn có liên quan đưa hướng dự thảo trình lãnh đạo thông qua tiến hành dự thảo Bước Sau xác định loại văn bản, chuẩn bị tài liệu, số liệu liên quan thống hướng xây dựng dự thảo, người phân công dự thảo tiến hành dự thảo văn theo thể thức văn phù hợp với nội dung thể thức văn Đối với văn hành chính: Trình lãnh đạo xem xét, điều chỉnh nội dung, hình thức; cần thiết họp phịng lấy ý kiến Đối với văn QPPL: Trình lãnh đạo xem xét, điều chỉnh nội dung, hình thức Sau đó, người dự thảo chỉnh sửa lại (nếu có) trình lãnh đạo ký Bước Các quan, đơn vị đượcgóp ý phải phân cơng chun viên góp ý tồn nội dung văn cần góp ý; trọng nội dung thuộc lĩnh vực chuyên môn đơn vị phụ trách Các nội dung góp ý phải cụ thểnếu gợi ý chỉnh sửa nguyên văn cụm từ, đoạn văn cho Trường hợp phát bất cập mà khơng thuộc phạm vi chun mơn gợi ý cụ thể để phòng soạn thảo tham khảo ý kiến phịng chun mơn nghiên cứu chỉnh sửa lại cho phù hợp Sau hoàn chỉnh nội dung dự thảo văn theo ý kiến góp ý, đơn vị dự thảo chuyển văn dự thảo góp ý Văn phịng UBND phường để xem xét trình Thường trực UBND phường ban hành • Duyệt, ký văn Sau lãnh đạo phê duyệt ký văn bản, cán văn phịng phân cơng soạn thảo tiến hành in, photo, đóng dấu đúng, đủ số lượng văn bản, lưu văn theo quy định phát hành văn Đối với văn UBND phường, Văn phòng Ủy ban nhân dân phường Nghĩa Tân phát hành, sau duyệt ký, cán Văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Nếu phát có sai sót, Văn thư yêu cầu đơn vị soạn thảo sửa hoàn chỉnh lại Các văn đạt yêu cầu cán văn thư đăng ký vào sổ văn trực tiếp ghi số, ngày tháng vào văn Cán in ấn có trách nhiệm vào sổ theo dõi nhân tài SV: Vừ A Ly 18 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liệu Văn thư có trách nhiệm đóng dấu làm thủ tục chuyển phát văn • Làm thủ tục phát hành gửi văn Sau văn ký thức vào nơi nhận mà văn thư, cán phụ trách đánh máy phận phòng văn thư nhân phát hành theo nơi nhận Văn thư phải viết bìa văn bản, điền đầy đủ tên quan nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn Văn có mức độ khẩn, mật phải đóng dấu “Khẩn”, “thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, “Mật”, “Tuyệt mật”, “Tối mật” lên văn bìa thư số ký hiệu Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng thông tin Trường hợp gửi trực tiếp, người nhận văn phải ký xác nhận vào sổ gửi công văn theo biểu mẫu Tại UBND phường Nghĩa Tân, văn chuyển ba hình thức: gửi văn qua mail; chuyển văn trực tiếp cho đơn vị nhận; gửi bưu điện Hình thức chuyển văn trực tiếp cho đơn vị nhận hình thức chủ yếu UBND phường Nghĩa Tân sử dụng Văn “ Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải gửi ngày làm việc Văn UBND phường Nghĩa Tân gửi đăng ký vào sổ giao nhận văn với đơn vị gửi ghi rõ tên người nhận văn 2.3.2 Công tác quản lý văn 2.3.2.1 Lưu văn * Ở UBND phường Nghĩa Tân thực theo quy định Nhà nước việc lưu văn Tất văn phát hành lưu 02 bản: 01 phòng văn thư UBND phường Nghĩa Tân 01 phận soạn thảo * Bản lưu phận văn thư hầu hết gốc văn bản, có chữ ký tươi người có thẩm quyền ký Bản lưu phận soạn thảo văn để lập hồ sơ hành việc lưu văn phận bộc lộ nhiều hạn chế định Các văn UBND phường Nghĩa Tân ban hành thể thức, nội dung, chữ ký thẩm quyền Được phân công SV: Vừ A Ly 19 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cách hợp lý trước chuyển đến phận văn thư phụ trách hoàn tất văn 2.3.2.2 Sắp xếp văn phận lưu trữ Công tácsắp xếp lưu tiến hành : Văn hình thành trước xếp xuống , Văn hình thành sau lên Việc tạo điều kiện cho việc tra tìm dễ dàng , nhanh chóng cần thiết Trên sở quan sát thấy cơng tác quảnlí lưu UBND phường tổ chức tốt , đảm bảo văn ban hành lưu giữ lại văn để phục vụ cho hoạt động hàng ngày Uỷ ban Điều kiện khí hậu, độ ẩm, nhiệt độ đảm bảo thuận lợi cho công tác quản lý văn tốt Trong vấn đề bảo mật, an tồn tài liệu khơng bị cắp, trộm quan trú trọng quan tâm hàng đầu 2.4.Nhận xét, đánh giá công tác ban hành quản lý văn Qua 03 tuần kiến tập UBND phường Nghĩa Tân cho thấy công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống kinh tế, xã hội Nhưng bên cạnh tồn số hạn chế cần phải khac phục Dưới số ưu, nhược điểm công tác soạn thảo ban hành văn UBND phường Nghĩa Tân 2.4.1 Ưu điểm -Cơ sở vật chất nguồn nhân lực Cơ sở vật chất UBND phường Nghĩa Tân có trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo ban hành văn máy tính, máy in, với loại tủ đựng tài liệu, trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo ban hành văn như: Bàn ghế, giấy in, ghim kẹp, bút, đảm bảo cho việc soạn thảo ban hành văn tốt Dưới lãnh đạo Đảng Nhà nước, cấp thường xuyên mở lớp đào tạo cho cán văn thư, kịp thời ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn đổi công tác soạn thảo văn thư để soạn thảo ban hành theo quy định, đảm bảo nội dung, hình thức, thể loại văn SV: Vừ A Ly 20 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tinh thần đoàn kết đội ngũ cán nhân viên ngày nâng cao, công tác tuyên truyền, vận động thường xuyên nên từ nhân dân có ý thức thực hiên tốt nội dung văn nhà nước chuyển tải đến nhân dân Thành phần nội dung, khối lượng, chất lượng soạn thảo ban hành văn UBND phường Nghĩa Tân Thành phần ban hành theo loại văn quy phạm pháp luật văn hành Nội dung văn phản ánh chủ trương sách Đảng nhà nước truyền đạt thông tin quản lý từ cấp sang cấp khác Khối lượng văn UBND phường Nghĩa Tân soạn thảo ban hành hàng năm nhiều văn Chất lượng soạn thảo văn UBND phường Nghĩa Tân áp dụng theo Thông tư số 01/2001/TT-BNV ngày 19/01/2001 nội vụ hướng dẫn thể thức trình bày văn bản, Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ nội vụ Văn phịng phủ hướng dẫn trình bày thể thức soạn thảo văn văn quy phạm pháp luật Quy trình soạn thảo ban hành văn Quy trình soạn thảo UBND phường Nghĩa Tân tiến hành theo bước quy trình soạn thảo ban hành văn đảm bảo cho chất lượng soạn thảo chủ thể giao soạn thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan lấy ý kiến lãnh đạo để chỉnh sửa lại dự thảo để trình lên chủ tịch, phó chủ tịch xem xét tránh ảnh hưởng đến tiến độ việc soạn thảo Công tác quản lý vănbản Sau văn ban hành, chuyên môn, chuyên viên bổ sung văn bản, tài liệu cịn thiếu; Rà sốt, loại khỏi hồ sơ tài liệu trùng, thừa, nháp, thảo tài liệu tham khảo không cần thiết;Sắp xếp hồ sơ theo trật tự định, thường theo trình độ giải cơng việc (có thể theo trật tự thời gian, nhóm vấn đề mức độ quan trọng tài liệu…);Điều chỉnh tiêu đề hồ sơ nội dung hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề dự SV: Vừ A Ly 21 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến ban đầu Sau tiến hành giao nộp vào lưu trữ hành để lưu trữ Có đủ tài liệu, số quản lý văn ban hành, có phiếu xử lý văn dể đảm bảo văn khơng bị trùng lặp thiếu sót q trình ban hành xửa lý quản lý văn 2.4.2 Hạn chế Cơ sở vật chất nguồn nhân lực Văn phòng thiếu số trang thiết bị sở vật chất kĩ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo văn văn thư UBND phường Nghĩa Tân nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc như: UBND phường chưa có máy photo, số máy tính máy in cũ, tình trạng máy chưa phục vụ tốt cho công tác soạn thảo ban hành văn quan Trình độ đội ngũ cán UBND phường Nghĩa Tân hạn chế trình độ chuyên môn, kỹ soạn thảo văn Thành phần nội dung, chất lượng, khối lượng soạn thảo ban hành văn Bên cạnh ưu điểm đạt chất lượng soạn thảo ban hành văn cịn có nhược điểm sau: Về thể thức trình bày văn lỗi sai chủ yếu thể thức đơi cịn chưa thống nhất, cỡ chữ, kiểu chữ định lề văn sai thể thức, chủ yếu phần số ký hiệu văn bản, nơi nhận văn bản, quan soạn thảo việc thực theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn thơng tư số 01/2011/TT-BNV Bộ nội vụ ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 hương dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Cán văn thư đơi cịn chép lại văn có sẵn, văn ban hành chồng chéo lẫn quan hệ quan trình soạn thảo văn không xác định rõ ràng, văn tổng quát hết hiệu lực thi hành thay văn khác phát sinh tiếp tục sử dụng thực tiễn Nội dung số văn dài dịng, lan man chưa vào trọng tâm Một số văn sử dụng từ khơng đảm bảo tính chất văn phong hành chính, sử SV: Vừ A Ly 22 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dụng từ đa nghĩa, hành văn không rõ ràng Bên cạnh cịn số lỗi như: lỗi vần, điệu, tự động viết hoa, viết tắt tùy tiện khơng khoa học Quy trình soạn thảo văn Do u cầu cơng việc cịn chưa tiến trình nên nhiều bước khơng tiến hành kịp thời, điều ảnh hưởng phần đến chất lượng văn soạn thảo, quan giao soạn thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước trình lên cấp trên, cịn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ người soạn thảo ban hành văn bản, cơng tác kiểm tra rà sốt hệ thống hoá văn phận chưa tiến hành thường xun Vì kiến nghị sửa đổi, bổ sung sai sót văn ban hành làm ảnh hưởng đến trình tổ chức thực văn Công tác lưu văn xếp lữu trữ Nhiều văn bị thiết xót bỏ qn q trì lưu văn số lượng văn phải xử lý nhiều, bị trùng lặp hoạc trồng chéo khó xử lý Cơng tác lưu trữ quan chưa trọng chưa xây dựng kho lưu trữ đảm bảovì cơng tác xác định,chỉnh lý,bảo quản tài liệu chưa tiến hành Tài liệu cịn bó gói,chất đống phịng SV: Vừ A Ly 23 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ, NÂNG CAO CÔNG TÁC BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐỐI VỚI UBND PHƯỜNG NGHĨA TÂN, QUẬN CẦU GIẤY, HÀ NỘI Chất lượng, hiệu văn quản lý hành nhà nước thơng qua nhiều tiêu chí khác nhau, xong tiêu chí như: văn phải phản ánh nhiệm vụ trị địa phương; ban hành thẩm quyền; điều chỉnh thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân Việc soạn thảo ban hành văn đóng ý nghĩa quan trọng trình quản lý, điều hành quan soạn thảo ban hành văn quản lý hành nhà nước Dưới số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn văn phòng UBND phường Nghĩa Tân 3.1 Đảm bảo trình tự, thủ tục xậy dựng ban hành văn Tại UBND Phường, chưa có văn quy định cụ thể , chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước cấp trên.Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp hiệu Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn đó.Tuy nhiên khái qt quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thơng tin có chọn lọc; hồn thiện soạn thảo hình thức, ngơn ngữ Bước 3: Kiểm tra thông tin văn trước ban hành văn để đảm bảo tính khách quan, đơn giản dễ hiệu SV: Vừ A Ly 24 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn Việc tuân thủ thẩm quyền nội dung hình thức u cầu cấp thiết, địi hỏi nghiêm chỉnh chấp hành Tại văn phòng UBND phường Nghĩa Tân cần coi trọng thẩm quyền ký văn hành thơng thường, địi hỏi phải quy định chặt chẽ cụ thể với chủ thể ban hành Với văn hành thơng thường mà văn phịng thường soạn thảo như: Cơng văn, thơng báo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, chương trình, biên bản, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời phải đòi hỏi tuân thủ thẩm quyền hình thức nội dung soạn thảo văn Có quy định cụ thể thẩm quyền ký loại văn nhằm đảm bảo tinh thần trách nhiệm trình thực văn mà cịn điều tiết phân cơng cơng việc cách phù hợp, công cá nhân với nhau, tránh quan liêu, hách dịch Trong trình xây dựng ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý việc dụng hình thức văn hành thông thường 3.3 Đảm bảo nội dung ban hành công tác quản lý văn Hạn chế nội dung văn quản lý nhà nước văn phịng UBND soạn thảo ban hành khơng phải nhỏ, vấn đề làm để tránh khắc phục hạn chế Nội dung thành phần chủ yếu quan trọng tất loại hình văn bản, định tính chất tồn văn Cho nên, việc đảm bảo yêu cầu nội dung tính mục đích, tính khoa học, tính cơng quyền, tính đại chúng, tính khả thi văn cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn kỹ sử dụng ngơn ngữ, văn phịng văn bản.Cấu trúc văn không giàn ý, đề cương mà cấu trúc bao hàm hai mặt: nội dung hình thức Để thực tính thống cấu trúc cá nhân,đơn vị soạn thảo phải tư khoa học để hình thành chủ đề văn thiết lập bố cục chặt chẽ Đối với kỹ sử dụng phong cách, ngôn ngữ soạn thảo cần phải sử dụng nhuần SV: Vừ A Ly 25 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhuyễn xác phong cách ngơn ngữ hành chính, đảm bảo đặc điểm chủ yếu tính xác, rõ ràng, nghiêm túc, khách quan, thống nhất, phổ biến tính khuân mẫu, tính lịch sử, văn hóa 3.4 Tực tốt cơng tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật, tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Công tác kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật: Mục đích văn hành thơng thường chủ yếu cơng cụ truyền đạt thơng tin quản lý Văn phịng nói riêng UBND phường nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác văn đảm bảo cho thông tin truyền đạt cách chọn vẹn, xác hiệu Việc kiểm tra xử lý văn có dấu hiệu vi phạm pháp luật không thống tuân theo quy định khác cấp quan trọng tạo tính thống nhất, xác khách quan hoạt động quản lý Nội dung kiểm tra chủ yếu kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức kỹ thuật trình bày văn Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư: Quá trình quản lý văn cần coi trọng, quan tâm cách mực việc kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát sai sót văn thư thực cơng tác quản lý văn Kiểm tra nâng cao trách nhiệm, tinh thân làm việc phận văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi viêc quản lý văn quan 3.5 Xậy dựng trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo ban hành quản lý văn Cầu trọng đầu tư xây xựng sợ vật chất, đầu tự trang thiết bị kỹ thuật, máy móc để đảm bảo cho công tác ban hành quan lý văn Xây dựng kho lưu trữ theo yêu cầu tiêu chuẩn để đảm bảo lữu giữ dễ dàng khác thác sử dụng, tra cứu trình bảo quản KẾT LUẬN SV: Vừ A Ly 26 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong thời gian kiến tập phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy Hầ Nội giúp em trau dồi thêm kiến thức nhiều Đây khoảng thời gian ý nghĩa thời sinh viên năm thứ ba em Qua việc học tập trường thực tế quan em thấy khác lý thuyết học cơng việc thực thấy phải làm Nhờ em thực hiểu ý nghĩa câu “ Học đôi với hành” Ở trường ,em thầy,cô giảng dạy,truyền đạt kiến thức,giúp em có hiểu biết công tác xây dựng ban hành kiến thức xã hội Còn ,em thực hành,được bắt tay vào làm việc,dựa sở học.Cùng với giúp đỡ,hướng dẫn tận tình chú,anh chị quan Nhờ mà em phần nâng cao kiến thức,rèn luyện ý thức làm việc ,hiểu mối quan hệ quan,phong cách làm việc,sự tương hỗ lẫn lãnh đạo nhân viên,nhân viến với nhân viên Đặc biệt kết hợp hài hịa thực tiễn lý luận để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường có nhận thức rõ ràng vai trị cơng tác xây dựng quản lý văn quan Qua em xin cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hành Chính Học, giáo Đỗ Thị Thanh Nga – giảng viên hướng dẫn, tạo điều kiện cho chúng em kiến tập thực tế quan nhà nước để chúng em học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệp quý báu ,có thể tự tin hơn,giúp ích nhiều đương tương lai sau Đồng thời em xin chân thành cảm ơn tới UBND phường Nghĩa Tânđã tiếp nhận ,giúp đỡ tận tình bảo em thời gian kiến tập vừa qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Lê Thái Dũng – công chứcTư pháp hộ tịch đã trực tiếp truyền đạt kiến thức kinh nghiệm để em hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghềnày thời gian qua Trên báo cáo kiến tập em,em cố gắng để hoàn thành kinh nghiệm chưa nhiều,hiểu biết hạn chế lần áp dụng kiến thức học vào thực tế nên cịn bỡ ngỡ khơng thể tránh khỏi sai sót Vì kính mong thầy,cô giáo cô,chú anh chị qua góp ý để báo cáo em hồn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO SV: Vừ A Ly 27 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1)Nghị định số 527-TTgngày 02 tháng 01 năm 1957 phủ ban hành điều lệ quy định chế độ chung công văn giấy tờ quan; 2)Từ điển tiếng việt (trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội 1997); 3)Hướng dẫn cơng tác văn phịng, nhà xuất trị quốc gia, Hà Nội, năm 2002; 4)Nghị định số 33/2002/NĐ-CPngày 28 tháng 03 năm 2002 phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; 5)Luật tổ chức HĐND – UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; 6)Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày0 tháng năm 2004 phủ cơng tác văn thư; 7)Luật ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND – UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004; 8)Cẩm nang tổ chức hành kỹ thuật soạn thảo văn dùng cho đơn vị sở , Nhà xuất lao động, Hà Nội năm 2005; 9)Thông tư liên tịch số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 10)Công văn số 425/VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục văn thư lưu trữ nhà nước; 11)Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06 tháng năm 2006 phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND – UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004; 12) Luật ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 03 tháng năm 2008; 13) Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 phủ sửa đổi bổ sung số điều nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ cơng tác văn thư; 14) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 02 năm 2011 nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 15)Luật tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015; SV: Vừ A Ly 28 Lớp QLNN 13C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội