Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Đối tượng nghiên cứu 2 5. Phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục đề tài 3 Chương 1.NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN PÁC NẶM, TỈNH BẮC KẠN 4 1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 4 1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư – lưu trữ 5 1.2. Công tác lưu trữ 6 1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ 6 1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 7 1.2.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ 10 1.3. Vài nét về UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn 11 1.3.1. Tổng quan về địa lý, dân cư, sự hình thành huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn 11 1.3.2. Chức năng 12 1.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 13 1.3.4. Cơ cấu tổ chức 14 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN PÁC NẶM, TỈNH BẮC KẠN 16 2.1. Hoạt động quản lý 16 2.1.1. Một số văn bản pháp luật quản lý hoạt động văn thư – lưu trữ 16 2.1.2. Vấn đề tổ chức, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của cơ quan, của nhà nước 17 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 19 2.2.1. Việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ 19 2.2.2. Ư u điểm 21 2.2.3. Nhược điểm 22 Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 24 3.1.Giải pháp về nhân sự 24 3.2.Nâng cao trình độ đối với cán bộ văn thư – lưu trữ 24 3.3.Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc và nâng cao hiệu quả của phòng Nội vụ 26 3.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC 32
LỜI CẢM ƠN Trong công đổi ngày nay, với phát triển ngày cao khoa học kỹ thuật, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng việc phản ánh hoạt động quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế quy hoạch, chủ trương, đề định quản lý Trong trình xây dựng văn hóa tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn việc rút nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên truyền, phát triển kinh tế Lưu trữ lại công tác nghiệp vụ quan trọng thiếu trình hình thành phát triển đơn vị ghi nhận hoạt động quan Đảng Nhà nước Là khâu nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm mục đích phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước ta nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa – xã hội Gắn liền với xã hội, lý luận với thực tiễn “Học đôi với hành” Được hướng dẫn nhiệt tình để vận dụng vốn kiến thức kỹ giảng dạy trường Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới TS Bùi Thị Ánh Vân – Khoa Văn hóa Thông tin Xã hội người cung cấp cho vốn kiến thức quý báu từ môn Phương pháp nghiên cứu khoa học để có hình dung xác nội dung phương pháp để hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học với đề tài “Giải pháp nâng cao công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Pác Nặm tỉnh Bắc Kạn” Đây lần đầu tìm hiểu tiến hành nghiên cứu đề tài mang tính chất nghiên cứu khoa học, nên chắn nhiều thiếu sót mong nhận nhận xét đóng góp quý báu quý thầy, cô để rút kinh nghiệm nghiên cứu sau, hoàn thiện hoàn thành tốt nghiên cứu sau Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình riêng Mọi thông tin, số liệu đề tài hoàn toàn trung thực Hà Nội, ngày tháng năm Tác giả MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức, doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập quan, tổ chức Trong quan nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng quan, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Vì công tác văn thư – lưu trữ có vai trò lớn thiếu đơn vị hành nghiệp, đơn vị sản xuất kinh doanh Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư – lưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho quan, tổ chức Hơn nữa, lại đào tạo cách công tác văn thư – lưu trữ trường có truyền thống giảng dạy văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để tìm hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác văn thư – lưu trữ nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành, trình thực tập UBND cụ thể UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn xin đưa đề tài “Giải pháp nâng cao công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Pác Nặm tỉnh Bắc Kạn” Lịch sử nghiên cứu vấn đề Với thuận lợi thực tập thời gian tháng UBND nên việc đưa đề tài để nghiên cứu đơn giản Tôi có khoảng thời gian tìm hiểu sơ qua quan, với sinh viên theo học liên thông nên có kinh nghiệm số nguồn tư liệu cụ thể học cung cấp trường Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình lưu trữ, Nxb Giao thông Vận tải, Hà Nội Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (2009), Nxb Giao thông Vận tải, Hà Nội Và quan trọng qua “Báo cáo thực tập UBND huyện Pác Nặm tỉnh Bắc Kạn” thực ngày 24 tháng năm 2015 trình thực tập quan để viết báo cáo cung cấp thông tin cần thiết để phục vụ cho viết Chương 2, Chương đề tài với việc tìm đọc học qua giáo trình giúp biết được, hiểu kiến thức tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ nghiệp vụ công tác văn thư qua góp phần bổ sung hoàn thiện cho thân kiến thức lý luận, vai trò thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ Giúp dễ dàng biết mẫu hình văn đi, văn đến, hoàn thiện đề tài nghiên cứu cách dễ dàng đạt hiệu cao Mục tiêu nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm tìm hiểu vấn đề công tác văn thư – lưu trữ, phân tích đánh giá thực trạng hoạt động văn thư – lưu trữ UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn qua thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ Ủy ban Đồng thời để ôn lại, kiểm tra lại vốn kiến thức mặt lý thuyết học trường suốt thời gian qua Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu “Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn” Phạm vi nghiên cứu - Không gian UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn Nghiên cứu lịch sử hình thành Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quan đặc biệt công tác văn thư – lưu trữ - Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Phòng Nội vụ công tác văn thư – - lưu trữ Đánh giá hiệu hoạt động văn thư – lưu trữ UBND huyện ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số biện pháp khuyến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn - thư – lưu trữ huyện Thời gian nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ từ năm 2007 đến năm 2012 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp thu thập, xử lý thông tin Phương pháp điều tra, khảo sát Phương pháp thống kê Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài gồm chương: Chương 1: Những vấn đề công tác văn thư - lưu trữ khái quát UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN PÁC NẶM, TỈNH BẮC KẠN 1.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư “Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức)” [5; Tr 07] 1.1.2 Vị trí ý nghĩa công tác văn thư Nói đến công tác văn thư nói đến công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu dấu quy định cụ thể sau: “Con dấu Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân cấp huyện, Ban quản lý Khu công nghiệp, Ban quản lý Khu chế xuất, Ban quản lý Khu kinh tế - Đường kính: 36mm; - Xung quanh vành dấu: Tên quan dùng dấu kèm theo tên cấp tỉnh; - Giữa dấu: Hình Quốc huy.” [1; Khoản b Điều 5], lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quan, tổ chức Nếu thiếu nội dung công tác văn thư chưa thể nói hoàn thiện điều làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác quan Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung hoạt động văn phòng Trong văn phòng công tác văn thư thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng mắt xích hoạt động quản lý quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, tổ chức xem phận quản lý Nhà nước Với vị trí văn thư có ý nghĩa vô quan trọng đầu tiên: - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc, xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý - Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật - Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan chân thực - Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư – lưu trữ Để thực yêu cầu Nhà nước, công tác văn thư lại phận công tác công văn giấy tờ Do trình thực cần đảm bảo yêu cầu sau đây: - Nhanh chóng Do trình giải công việc quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn bản, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải văn kịp thời góp phần vào việc giải nhanh chóng công việc quan - Chính xác Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn văn cần phải xác nội dung văn bản, nội dung phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, dẫn chứng hay trích dẫn phải xác, số liệu đầy đủ, thứ hai phải xác thể thức văn bản, văn ban hành phải đầy đủ yếu tố thể thức Nhà nước quy định, xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ văn thư Yêu cầu xác phải quán triệt đầy đủ khâu đánh máy, đăng ký văn vào, văn trình chuyển giao văn - Bí mật Trong nội dung văn đến, văn quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì trình xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải văn đi, văn đến phải đảm bảo bí mật Tức có người có liên quan biết nội dung văn Đối với văn có dấu mật phải chuyển đối tượng - Hiện đại Ngày với phát triển ngày cao khoa học công nghệ khối lượng công việc ngày nhiều đòi hỏi việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác ngày trọng, nâng cao Để vừa đảm bảo mức độ xác văn công việc soạn thảo tiến hành nhanh so với phương pháp soạn thảo thủ công 10 vào nhiều hay ngồi nói chuyện, uống nước, đông người nên môi trường làm việc không yên tĩnh, khoảng không gian riêng, việc bảo quản tài liệu lưu trữ khó khăn không đảm bảo an toàn, bí mật cho tài liệu - Tại Ủy ban nhân dân huyện việc hợp tác quốc tế chưa có, hoạt động xây dựng quan năm xây dựng, phương hướng, chiến lược phát triển quan Bộ phận lưu trữ bố trí thêm phòng rộng khoảng 18m làm kho tạm Ủy ban nhân dân huyện sở vật chất chưa đầy đủ thiếu thốn nhiều thứ, sở hạ tầng không có, thiếu sở vật chất nên dẫn đến tình trạng tài liệu bảo quản hư hỏng, mát, thất lạc nhiều * Tiểu kết Trên toàn hoạt động công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện hoạt động quản lý, tình hình thực quy trình nghiệp vụ UBND huyện Nhìn chung, phòng Nội vụ giải tốt nguồn thông tin đến quan, xây dựng chương trình làm việc hiệu quả, trang bị tương đối đầy đủ trang thiết bị cho phòng ban Tuy nhiên hoạt động công tác văn thư – lưu trữ quan hạn chế mà theo cần phải khắc phục nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ để phù hợp với xu hướng phát triển Chính nên xin đưa số giải pháp Chương với mục đích nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn 28 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 3.1 Giải pháp nhân Hiện cán làm công tác văn thư – lưu trữ có người công việc nhiều mà người làm dẫn tới tình trạng ùn tắc, trì trệ Hơn cán văn phòng độ tuổi nghỉ hưu Nếu chờ đến họ nghỉ hưu thi tuyển cán làm cho công việc bị gián đoạn người vào thời gian học hỏi, làm quen với công việc Vì nên phòng Nội vụ nên tuyển trước cán để họ có thời gian tìm hiểu công việc, thiết lập trước mối quan hệ cần thiết công việc Hơn việc tuyển dụng cán bộ, công chức đem lại cho quan, tổ chức nhiều lợi họ cán trẻ, có lực nhiệt huyết làm việc, có đủ trình độ kiến thức làm việc quan, tổ chức 3.2 Nâng cao trình độ cán văn thư – lưu trữ Hầu hết cán phòng Nội vụ người có thâm niên làm việc, có nhiều kinh nghiệm họ có kinh nghiệm mà họ đáp ứng nhanh chóng thay đổi, yêu cầu công việc Khi mà trình độ khoa học công nghệ ngày áp dụng rộng rãi công tác văn thư – lưu trữ Nếu họ không đào tạo lại thường xuyên họ không đủ kiến thức để vận hành máy móc thiết bị tiên tiến - Vì trước tiên việc nâng cao nhận thức công tác lưu trữ vấn đề cần thiết cấp bách Làm để người thấy tầm quan trọng lưu trữ hiểu ý nghĩa, tác dụng công tác lưu trữ hoạt động quan Để công chức có ý thức việc bảo quản giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Thường xuyên cho cán lưu trữ học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao hiệu công việc, thực nghiêm túc, đầy đủ kịp thời quy định pháp luật công tác lưu trữ trình làm việc cán công chức phải có ý thức tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật công tác lưu trữ lập hồ sơ công việc trước 29 giao nộp tài liệu, giao nộp tài liệu theo thời gian quy định thấy rẳng công tác thông tin, việc thu thập, xử lý thông tin bước quan trọng, công việc không thực tốt cán bộ, công chức phòng Nội vụ, đặc biệt cán văn thư – lưu trữ có trình độ chuyên môn, trình độ soạn thảo văn đặc biệt khả phân tích tình huống, khả giải công việc thực tế không tốt ảnh hưởng không nhỏ đến việc tham mưu giúp lãnh đạo quan Nên cần nâng cao trình độ kỹ thuật soạn thảo văn cho cán văn thư – lưu trữ để đảm bảo thông tin thu thập qua đầu mối văn thư – lưu trữ thuận tiện - Quan tâm đầu tư xây dựng sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ, Ủy ban nhân dân huyện cần bố trí phòng để bảo quản tập trung tài liệu tránh tình trạng tài liệu bị phân tán nhiều nơi làm ảnh hưởng đến công tác bảo quản khai thác sử dụng tài liệu Đáp ứng yêu cầu cho công tác lưu trữ bảo đảm điều kiện hoạt động, đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống, nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ để xác định giá trị tài liệu tra tìm tài liệu, chủ động tổ chức hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhanh chóng đưa công tác tin học hóa vào áp dụng cho lĩnh vực để phù hợp với yêu cầu - Bên cạnh cần mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu giá, kệ, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ thực đầy đủ nghiệp vụ lưu trữ Hiện nghiệp vụ lưu trữ chưa tiến hành theo quy trình nghiệp vụ Nhà nước Để quản lý có hiệu khối tài liệu Ủy ban nhân dân huyện cần có cán lưu trữ nắm vững nghiệp vụ lưu trữ Không phải có cán văn thư kiêm nhiệm lưu trữ - Trên sở tổng kết thực tiễn hệ thống hóa quy định pháp luật hành, UBND huyện cần ban hành văn quy định riêng quy chế hoạt động công tác lưu trữ đảm bảo tảng, sở pháp lý cho việc quản lý phát huy hiệu công tác lưu trữ Trước mắt cần đạo xây dựng kế hoạch hướng dẫn chỉnh lý tài liệu 30 trước nộp lưu, đồng thời thực nghiêm việc thu nộp tài liệu quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu - Từng bước củng cố, kiện toàn tổ chức cán lưu trữ chất lượng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ Nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán có đầy đủ lực nghiệp vụ lưu trữ Đồng thời thường xuyên mở lớp tập huấn, đưa cán đào tạo quy số đồng chí có khả phát triển để có nguồn cán kế cận sau 3.3 Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc nâng cao hiệu phòng Nội vụ Điều kiện môi trường làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất lao động Điều kiện làm việc gây cảm giác khó chịu cho người lao động, làm giảm nhiệt tình với công việc Phòng Nội vụ nơi đảm nhiệm công việc nghiệp vụ thuộc văn phòng mà nơi đón tiếp khách gặp phận chức cần thiết Hiện phòng Nội vụ bố trí tầng lại lệch phía bên trái không gần chỗ lối vào quan, mà lại biển dẫn phòng nên nhiều khách lên tầng hỏi lại xuống tầng điều gây nhiều thời gian không thuận lợi cho khách trình giải công việc Do nên bố trí phòng Nội vụ lối vào đề khách dễ dàng nhìn thấy phòng cách thuận tiện [Phụ lục sơ đồ 2; Tr 35] Phòng làm việc phải đảm bảo thông thoáng với không gian bên để cán bộ, công chức cảm thấy thoải mái, không căng thẳng làm việc Nhiệt độ có ảnh hưởng đến sức khỏe người Nếu nhiệt độ thấp lượng thể chủ yếu sử dụng để chống rét, nhiệt độ cao lượng bị tỏa nhiệt gây nước làm cho thể mệt mỏi Vì cần giữ nhiệt độ phù hợp Màu sắc có ảnh hưởng đến tâm lý người, từ có tác động đến suất lao động Phòng làm việc nên có gam màu lạnh giúp cho người ta tập trung tinh thần, giữ vững suất lao động 31 thời gian dài Và ánh sáng phải vừa đủ mà không cảm thấy lóa mắt 32 3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ Thông tin vấn đề quan trọng không doanh nghiệp mà quan trọng quan, tổ chức thời đại nay, cập nhật nắm bắt nhanh hay chậm ảnh hưởng đến hiệu sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp trình giải công việc quan, tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin cách xác, đắn giúp cho cán đưa thông tin xác, kịp thời, đắn Vì công tác cần coi trọng trình quản lý nhà lãnh đạo Hiện phòng Nội vụ trang bị hai máy vi tính, nhiên cán văn thư khai thác số ứng dụng soạn thảo văn bản, in văn nghiệp vụ khác làm thủ công nhiều thời gian, áp dụng công nghệ thông tin vào việc giải văn lưu trữ hồ sơ, tài liệu góp phần tiết kiệm thời gian, công sức cho cán văn thư – lưu trữ giúp đầy nhanh tiến độ công việc như: - Quản lý văn đến: cán văn thư sử dụng máy vi tính để lập mẫu sổ vào sổ trực tiếp máy vi tính Khi có văn đến cần mở sổ đăng ký văn đến lưu máy nhập vào tất thông tin cần thiết như: số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm văn bản, tên loại, trích yếu có sai sót sửa lại dễ dàng Hơn cán văn thư thống kê số lượng văn đi, văn đến đến dễ dàng hàng ngày, hàng tháng, hàng năm mà không cần nhiều thời gian mở sổ - Quản lý văn đi: thực tương tự quản lý văn đến - Lưu trữ hồ sơ máy tính: việc lưu trữ tài liệu máy vi tính tiện ích lớn công tác văn thư – lưu trữ, giúp nhiều cho cán văn thư – lưu trữ cần tra cứu tra cứu nhanh chóng, cần nhớ vài thông tin văn số, ký hiệu, nơi gửi xác định văn nằm đâu kho lưu trữ, giúp tiết kiệm thời gian so với phương pháp tìm kiếm sổ sách - Giúp thu thập thông tin đầy đủ, xác nhất, nhanh chóng tiện lợi thông qua mạng internet, thông tin mạng mang tính thời cao, có nhìn đa chiều vấn đề Giúp cung cấp thông tin bổ 33 ích cần thiết cho công việc cán văn thư – lưu trữ * Tiểu kết Như từ số khái niệm công tác văn thư lưu trữ vị trí, vai trò, ý nghĩa khái quát vài nét trình hình thành phát triển Ủy ban nhân dân huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn Sau sâu tìm hiểu toàn hoạt động công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện hoạt động quản lý, tình hình thực quy trình nghiệp vụ UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn Để từ rút thấy rõ ưu nhược điểm tồn quan để đưa số giải pháp để UBND huyện xem xét nhằm góp phần nâng cao công tác văn thư – lưu trữ huyện 34 KẾT LUẬN Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng lâm thời nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, Người rõ “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia” đánh giá “tài liệu lưu trữ tài sản quý báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu giữ công văn, tài liệu công tác quan trọng” Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ tổ quốc, ngày 17 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành lưu trữ Việt Nam lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm “Ngày Lưu trữ Việt Nam” Văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực công tác quản lý, điều hành Ban lãnh đạo, công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng thiếu hoạt động quan công tác điều hành, quản lý hoạt động diễn quan Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định Ban giám đốc đắn, xác, kịp thời văn bản, quan cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư – lưu trữ cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện quan Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường, môn nghiên cứu khoa học giúp sâu nghiên cứu tình hình công tác lưu trữ UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn Từ giúp hiểu lịch sử hình thành phát triển, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Pác Nặm quan trọng hiểu rõ tình hình công tác văn thư – lưu trữ huyện Qua đưa nhận xét đóng góp ý kiến góp phần vào việc nâng cao hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ Công tác văn thư cần trọng 35 đẩy mạnh để quản lý văn xác rõ ràng, chi tiết 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Công an (2012), Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 quy định dấu quan tổ chức, chức danh Nhà nước Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 việc hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trữ học, Nhà xuất Giao thông Vận tải, Hà Nội Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ công tác văn thư, Nhà xuất Giao thông Vận tải, Hà Nội Cục Lưu trữ Nhà nước (1995), Công văn số 111/NVĐP ngày 04/4/1995 việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Quốc hội (2011), Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011, Quốc hội khóa XIII, Hà Nội Tác giả (2015), Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Công tác lưu trữ UBND huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Ảnh 1: 37 Tài liệu tích đống bó gói kho lưu trữ huyện (Nguồn: Tác giả) 38 Ảnh 2: Mục lục hồ sơ (Nguồn: Tác giả) 39 Ảnh 3: Tài liệu chỉnh lý huyện (Nguồn: Tác giả) 40 I - SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: UBND HUYỆN PÁC NẶM Các phòng ban trực thuộc Phòng Nội vụ Các xã thị trấn Phòng Y tế Xã An Thắng Phòng Lao động Thương binh xã hội Thanh tra Phòng Tài Kế hoạch Phòng Tài nguyên Môi trường Xã Cao Tân Phòng Dân tộc Xã Cổ Linh Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn Văn phòng HĐND, UBND Xã Công Bằng Phòng Văn hóa thông tin Ban quản lý dự án Xã Giáo Hiệu Phòng Giáo dục Đào tạo Trung tâm dạy nghề Phòng Tư pháp Đài phát truyền hình Phòng Công thương Xã Bằng Thành Xã Bộc Bố Xã Nhạn Môn Xã Nghiên Loan Sơ đồ cấu tổ chức huyện Pác Nặm, tỉnh Bắc Kạn (Nguồn: Tác giả) 41 - Sơ đồ 2: VĂN PHÒNG HUYỆN CHỦ TỊCH UBND Phòng Nội vụ Văn thư – lưu trữ huyện Văn thư – lưu trữ Kho lưu trữ huyện Pác Nặm Sơ đồ cấu tổ chức lưu trữ huyện (Nguồn: Tác giả) 42