Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 1 3. Mục đích nghiên cứu. 1 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 1 5. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu. 2 7. Giả thuyết nghiên cứu 2 8. Đóng góp của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3 1.1 Khái quát chung về UBND huyện Quế Võ 3 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm 3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quế Võ 5 1.2 Cơ sở lý luận của công tác văn thư 8 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư. 8 1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. 8 1.2.3 Nội dung của công tác văn thư. 9 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ. 11 2.1 Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tai UBND huyện Quế Võ. 11 2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư. 11 2.1.2. Bố trí cán bộ làm công tác văn thư. 12 2.1.3. Ban hành quy chế về công tác văn thư. 13 2.1.4. Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư. 14 2.2 Thực trạng các nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Quế Võ. 16 2.2.1. Phân loại văn bản. 16 2.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tá văn thư. 17 2.3 Đánh giá hung về công tác văn thư của UBND huyện Quế Võ. 19 2.3.1 Ưu điểm: 19 2.3.2 Hạn chế, tồn tại: 20 Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ 21 3.1 Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư. 21 3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức trong hoạt động công tác văn thư. 21 3.3 Tăng cường trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư. 25 3.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. 25 3.5 Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư. 26 KẾT LUẬN 28 LỜI KẾT 34
LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành cơng mà khơng có giúp đỡ người khác Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi lời cảm ơn đến thầy phịng hành – tổng hợp, ban lãnh đạo nhà trường toàn thể thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ giúp đỡ em nhiều trình làm đề tài Khoa cho em tiếp cận với mơn mà theo em hữu ích với sinh viên ngành lưu trữ học sinh viên thuộc chun ngành khác Đó mơn “ Phương pháp luận Nghiên Cứu Khoa Học” Em xin đặc biệt cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân tận tâm hướng dẫn em toàn thể bạn lớp qua buổi học Bài nghiên cứu khoa học cịn nhiều thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp quý báu thầy cô để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Giả thuyết nghiên cứu Đóng góp đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1Khái quát chung UBND huyện Quế Võ 1.1.1Quá trình hình thành phát triển .3 1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm 1.1.3Cơ cấu tổ chức UBND huyện Quế Võ .5 1.2Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.2.1Khái niệm công tác văn thư 1.2.2Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư .8 1.2.3Nội dung công tác văn thư .9 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 11 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ 11 2.1Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tai UBND huyện Quế Võ 11 2.1.1 Tổ chức phận quản lý công tác văn thư .11 2.1.2.Bố trí cán làm cơng tác văn thư 12 2.1.3.Ban hành quy chế công tác văn thư 13 2.1.4.Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư 14 2.2Thực trạng nghiệp vụ văn thư UBND huyện Quế Võ 16 2.2.1.Phân loại văn .16 2.2.2.Ứng dụng công nghệ thông tin công tá văn thư .17 2.3Đánh giá công tác văn thư UBND huyện Quế Võ .18 2.3.1 Ưu điểm: 18 2.3.2 Hạn chế, tồn tại: 19 Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ 20 3.1Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực công tác văn thư 20 3.2Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức hoạt động công tác văn thư 20 3.3Tăng cường trang thiết bị sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư .23 3.4Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 24 3.5Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư 25 KẾT LUẬN 26 LỜI KẾT .32 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản- Tài liệu Là sinh viên thuộc khoa lưu trữ trường Đại Học Nội Vụ, em ý thức vai trị quan trọng cơng tác văn thư phát triển quan Vì lý em định chọn đề tài: “ Công tác văn thư Ủy Ban Nhân Dân huyện Quế Võ” làm đề tài nghiên cứu” Lịch sử nghiên cứu Công tác văn thư hoạt động quan trọng góp phần nâng cao việc khai thác giá trị sử dụng tài liệu văn thư-lưu trữ, có liên quan mật thiết đến hoạt động quản lý nhà nước Trong trình thực đề tài, em tìm hiểu cơng trình nghiên cứu liên quan đến cơng tác văn thư UBND Mục đích nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp lý công tác văn thư, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND huyện Quế Võ; khảo sát, đánh giá tình hình thực tế công tác văn thư, em hướng tới việc nghiên cứu đề xuất số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND huyện Quế Võ Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng: công tác văn thư Phạm vi không gian: Ủy Ban Nhân Dân huyện Quế Võ tỉnh Bắc Ninh Phạm vi thời gian: từ đầu năm 2014 đến Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục đích nêu trên, em tiến hành giải ba nhiệm vụ sau: • Nghiên cứu sở lý luận, thực tiễn cơng tác văn thư • Đánh giá thưc trạng công tác văn thư UBND huyện Quế Võ • Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu công tác thư viện - Phương pháp khảo sát thực tiễn, lập phiếu điều tra phịng văn thư phịng Hành Chính UBND huyện Quế Võ - Phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp logic vấn đề phương pháp tơi sử dụng suốt q trình làm đề tài Giả thuyết nghiên cứu Nếu nghiệp vụ văn thư thực cách khoa học xác chất lượng cơng tác văn thư UBND huyện Quế Võ chắn nâng cao Đóng góp đề tài Ý nghĩa khoa học: Đề tài góp phần làm sáng tỏ vấn đề liên quan đến lý luận công tác văn thư loại hình quan UBND Ý nghĩa thực tiễn: Những kết nghiên cứu đề xuất giải pháp đề tài ứng dụng UBND huyện Quế Võ nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND Ngoài ra, báo cáo tổng hợp kết nghiên cứu tài liệu phục vụ cho đề tài có hướng nghiên cứu PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái quát chung UBND huyện Quế Võ 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ đơn vị hành thuộc tỉnh Bắc Ninh, thành lập theo Nghị định số 60/CP ban hành ngày 25/9/1999 Chính phủ, tổ chức máy Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh giao nhiệm vụ quản lý hành Nhà nước địa bàn quận thức hoạt động từ ngày 01/01/2000 Huyện Quế Võ phía Tây giáp huyện Tiên Du thành phố Bắc Ninh Phía Nam huyện sông Đuống; qua sông huyệnThuận Thành Gia Bình Phía Bắc huyện sơng Cầu; qua bên sông huyện Việt Yên Yên Dũng tỉnh Bắc Giang Ở phía Đơng giáp huyện Chí Linh thuộc tỉnh Hải Dương Địa hình Quế Võ đồng Có số đồi xót Huyện có diện tích nhỏ rừng trồng Ra sức xây dựng phát triển, lãnh đạo Đảng bộ, quản lý Uỷ ban nhân dân chung tay góp sức tồn dân, huyện Quế Võ ngày lớn mạnh, phát triển tất lĩnh vực Kinh tế, Văn hóa, Chính trị, Xã hội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm Chức năng: Căn cư Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân Uỷ ban nhân dân, ngày 26 tháng 11 năm 2003, Uỷ ban nhân dân cấp nói chung, Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ nói riêng Cơ quan Hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi, lãnh thổ huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị Hội đồng nhân dân quận quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An Ninh, Xã hội, Quốc phòng Cụ thể là: - Phát triển Kinh tế Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Văn hoá, Xã hội, Giáo dục, Y t- Thu chi ngân sách địa phương; - Thu chi ngân sách địa phương; - Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự do, dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn thư khiếu nại Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ Hội đồng nhân dân huyện Quế Võ bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan Hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước quan cấp quan Nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ thực chức quản lý Nhà nước địa bàn huyện Quế Võ, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, quan chấp hành, phục vụ giải thủ tục hành cho nhân dân huyện Quế Võ Nhiệm vụ quyền hạn: Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, chương trình cơng tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý,chỉ đạo, hướng dẫn xã hoạt động quản lý Nhà nước Nhiệm vụ Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ quy định chung Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 Cụ thể là: -Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh Quốc phòng hàng năm nhiều năm Huyện Xây dựng Kế hoạch Đầu tư xây dựng cơng trình trọng điểm Huyện trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch -Xây dựng quy chế làm việc Uỷ ban nhân dân Huyện, công tác tổ chức máy thực quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật tập thể cá nhân Uỷ ban nhân dân Huyện trực tiếp quản lý - Xây dựng chương trình cơng tác hàng năm Uỷ ban nhân dân Huyện, biện pháp thực Nghị Hội đồng nhân dân Huyện Kinh tế, Xã hội, An ninh Quốc phòng, thông qua báo cáo khác Uỷ ban nhân dân Huyện trước trình Hội đồng nhân dân huyện - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt Uỷ ban nhân dân quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thuộc Uỷ ban nhân dân Huyện hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền Uỷ ban nhân dân Trách nhiệm: UBND huyện Quế Võ đơn vị nghiệp chịu trách nhiệm tổ chức máy, biên chế tài theo quy định pháp luật UBND có tư cách pháp nhân, có dấu, văn bản, biên chế… 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Quế Võ Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch 12 phịng, ban chun mơn Mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân Huyện chịu trách nhiệm cá nhân công việc phân công trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện; thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động Uỷ ban nhân dân Huyện trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Tỉnh, Huyện uỷ, Hội đồng nhân dân huyện Quế Võ Cơ quan Nhà nước cấp Sơ đồ thể cấu tổ chức UBND huyện Quế Võ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện ( Đ/c: Nguyễn Đình Nhương) Chủ tịch Uỷ ban nhân dân người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều hành chịu trách nhiệm toàn diện mặt hoạt động Uỷ ban nhân dân Huyện trước Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh, Huyện uỷ Hội đồng nhân dân Huyện thực nhiệm vụ theo Quy chế làm việc Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ; Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch thực nhiệm vụ, tiêu phát triển kinh tế - xã hội Huyện; Chỉ đạo chung cơng tác lập dự tốn ngân sách, bổ sung ngân sách cho đơn vị, Uỷ ban nhân dân Xã để thực nhiệm vụ phát sinh; Chỉ đạo công tác quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng dự án địa bàn Huyện; Trực tiếp đạo, điều hành lĩnh vực cơng tác: Nội chính, An ninhQuốc phịng, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, địa giới hành chính, đối ngoại, công tác tổ chức máy, cán bộ, công tác thi đua - khen thưởng, chương trình cơng tác Uỷ ban nhân dân Huyện, đạo chung công tác tiếp dân, giải khiếu nại - tố cáo công dân; Đảm bảo mối quan hệ phối hợp Uỷ ban nhân dân Huyện với Huyện uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân Huyện; Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ quân Trưởng Ban đạo khác thành lập theo chương trình kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực phân công phụ trách; Trực tiếp phụ trách đơn vị: Phòng Nội vụ, Phịng Tư pháp, Thanh tra Huyện, Cơng an Huyện, Ban huy Quân Huyện, Cơ quan thi hành án; Phụ trách Xã; Xử lý công việc có liên quan đến: Tồ án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân Huyện; Là chủ tài khoản thu - chi ngân sách huyện Quế Võ Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện Giúp việc cho Chủ tịch la 03 phó chủ tịch, phó chủ tịch giao nhiệm vụ quản lý lĩnh vực định Phó chủ tịch quản lý Kinh tế Uỷ ban nhân dân Huyện (đ/c: Nguyễn Xuân Thu) Trực tiếp phụ trách đơn vị: Phịng Tài - Kế hoạch, phòng Kinh tế, Văn phòng HĐND&UBND Huyện, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh Huyện, Ban quản lý chợ; Phụ trách quản lý Xã; Xử lý công việc liên quan đến ngành: Thống kê, Chi cục thuế, Kho bạc, Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y Phó chủ tịch quản lý Văn xã Uỷ ban nhân dân Huyện (đ/c: Nguyễn Minh Sơn) Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch tập thể Uỷ ban nhân dân Huyện, Hội đồng nhân dân Huyện công tác quản lý Nhà nước lĩnh vực: Y tế, Giáo dục - Đào tạo, Văn hố - Thơng tin, Thể dục - Thể thao, Lao động Thương binh Xã hội, Đào tạo nghề, Dân số - Kế hoạch hố gia đình, phịng chống tệ nạn xã hội, Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo vấn đề xã hội khác; Trực tiếp phụ trách quản lý đơn vị: Phòng Văn hóa - Thơng tin, Phịng Giáo dục - Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động Thương binh Xã hội, Trung tâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hố gia đình, Trung tâm Thể dục - thể thao, Trung tâm Văn hoá, Trung tâm dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ; Phụ trách quản lý Xã; Xử lý công việc liên quan đến ngành: Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng sách xã hội quận, Hội người mù Phó chủ tịch quản lý lĩnh vực xây dựng Uỷ ban nhân dân Huyện ( đ/c: Nguyễn Đăng Sản) Chịu trách nhiệm công tác quản lý Nhà nước lĩnh vực công tác: Quản lý đô thị, Xây dựng sở hạ tầng, Cơng tác giải phóng mặt để thực dự án đầu tư xây dựng địa bàn Huyện Uỷ ban nhân dân Huyện làm chủ đầu tư, Tiếp dân giải đơn thư khiếu nại - tố cáo có liên tiêu cực chế thị trường, cán bộ, công chức, viên chức giữ phẩm chất đạo đức, có lối sống lãnh mạnh, người tín nhiệm Những tồn tại, hạn chế Một số cán chưa đào tạo kiến thức quản lý nhà nước, lý luận trị, suất, chất lượng hiệu hạn chế Tình trạng cán bộ, cơng chức, viên chức UBND cịn thiếu, cán chun mơn thiếu cán quản lý lãnh đạo Những ưu điểm chủ yếu Hầu hết cán bộ, công chức, viên chức UBND huyện Quế Võ có tư tưởng, trị tốt, kiên định với mục tiêu lý tưởng xã hội chủ nghĩa, tin tưởng vào nghiệp đổi Đảng lãnh đạo, trung thành với Tổ quốc, có ý thức phục vụ nhân dân Xác định vị trí việc làm cho cán bộ, công chức, viên chức làm để đổi cách đánh giá cán bộ, công chức, viên chức phục vụ công tác tuyển dụng, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức Phịng, chưa đủ lực đáp ứng yêu cầu công việc đơn vị giao Công tác xây dựng quy hoạch cán hệ UBND cịn thiếu cán bộ, cơng chức nịng cốt, kế cận, có trình độ chun mơn cao cơng tác chun ngành Ngun nhân Cơng tác kiện tồn tổ chức bên UBND cịn nhiều bất cập, chưa hồn thiện tổ chức máy, biên chế; việc lựa chọn cán quản lý phịng chức chưa có người để bố trí Tiền lương thu nhập thực tế cán bộ, cơng chức, viên chức cịn thấp chưa đủ để ni sống thân gia đình mức trung bình xã hội, chưa tương xứng với sức cống hiến cán bộ, công chức, viên chức đơn vị Căn Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Quyết định số 579/QĐ BNV ngày 27 tháng năm 2012 Bộ Nội vụ việc phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 Để phát huy kết đạt thời gian qua mà cán bộ, công chức, viên chức UBND nỗ lực phấn đấu gặt hái thành tích 21 xuất sắc, thời gian tới, UBND cần tiếp tục quan tâm số giải pháp sau: Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác văn thư cán làm công tác khác nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ giao theo Luật Lưu trữ Việt Nam Tiếp tục phát hiện, lựa chọn cán trẻ có trình độ lực, tâm huyết với ngành nghề để đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức UBND tinh thông lĩnh vực quản lý nhà nước văn thư Ngoài ra, quan tâm đào tạo rèn luyện cập nhật kiến thức kỷ quản lý, kỷ nghiệp vụ hành chính, kỷ tin học văn phòng, kỷ giao tiếp, phương pháp làm việc; đào tạo theo chức danh lãnh đạo quản lý tổ chức máy Chi cục bồi dưỡng thi nâng ngạch cho cán bộ, công chức, viên chức Cán bộ, công chức, viên chức UBND đổi phương thức quản lý hành chính, nghiệp vụ gắn với bước đại hóa trang thiết bị cơng sở, trang thiết bị phương tiện làm việc chuyên sâu lĩnh vực chun mơn như: Số hóa tài liệu, quản lý văn đến-đi phần mềm trực tuyến, phần mềm cập nhật sở liệu cấp sở dự liệu cấp máy vi tính Nhiệm vụ tới cơng chức, viên chức UBND hoạt đông công tác văn thư nặng nề; để thực thắng lợi nhiệm vụ địi hỏi cơng chức, viên chức UBND phải nổ lực nhiều nữa, phấn đấu nhiều để đưa nghiệp ngành Văn thư, lưu trữ địa phương phát triển như: Xây dựng Kế hoạch thu thập tài liệu cấp huyện lưu trữ lịch sử tỉnh; giải tài liệu tích đống quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu cấp huyện bảo quản 2km giá tài liệu tài liệu lưu trữ 115 Phông lưu trữ quan tổ chức; Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ như: xây dựng sở liệu phần mềm quản lý phông lưu trữ phục vụ cơng tác tra tìm nhanh chóng, xác, đồng thời xây dựng kế hoạch chống nguy hủy hoại bảo quản an tồn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ tỉnh giai đoạn từ năm 1903 đến nay; triển khai công tác thu thập tài liệu quý huyện Như vậy, với tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức 22 UBND công tác văn thư thời gian tới cần quan tâm Lãnh đạo Sở Nội vụ kiện toàn tổ chức máy, biên chế hợp lý khoa học để đủ mạnh thực tốt nhiệm vụ trị mà Đảng nhà nước giao phó Thuận lợi Tổ chức máy hoạt động công tác văn thư kiện tồn, đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức ngành văn thư, lưu trữ tăng cường số lượng chất lượng, bước đầu vào tính chuyên nghiệp, công tác chuyên môn, nghiệp vụ bước vào nề nếp, ổn định phát triển Công tác văn thư UBND quan, tổ chức lãnh đạo quan tâm triển khai thực có hiệu quả; công tác đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư tăng cường tạo chuyển biến tích cực nhận thức đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư văn đến- Khó khăn Nhận thức lãnh đạo số quan, tổ chức vai trị, vị trí ngành văn thư chưa mức; điều kiện làm việc, biên chế nhân sự, sách chế độ chưa phù hợp; đời sống cán bộ, công chức, viên chức hoạt động công tác văn thư cịn nhiều khó khăn nên đa số chưa an tâm công tác Đa số cán bộ, công chức, viên chức phụ trách công tác văn thư kiêm nhiệm, khơng ổn định, thường xun biến động, trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ văn thư chưa đáp ứng yêu cầu Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư thường bố trí cán trẻ, chưa có kinh nghiệm, nên hiệu việc thực nghiệp vụ chưa cao; đa số cán bộ, công chức, viên chức thực công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, chỉnh lý, bảo quản, sử dụng phát huy giá trị tài liệu lưu trữ chưa quy định Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư đào tạo chuyên ngành chiếm tỷ lệ ít, cán phân công phụ trách công tác văn thư đa số có nghiệp vụ, chun mơn trái ngành qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn Trong đó, yêu cầu cán phụ trách lĩnh vực văn thư phải có trình độ Trung cấp văn thư, lưu trữ 3.3 Tăng cường trang thiết bị sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư như: Trang bị đủ bàn, 23 ghế, tủ, máy tính điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư Bố trí phịng kho có đủ điều kiện trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn dễ dàng tra cứu sử dụng; hàng năm dành khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, xếp tài liệu; giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, sách cho cán lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm ( quan tâm, động viên tinh thần nâng cao đời sống góp phần tạo điều kiện để cán lưu trữ thêm u nghề gắn bó lâu dài với cơng tác văn thư) Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Từng bước áp dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ nhằm số hoá tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân cán công chức, viên chức 3.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư Văn phịng UBND huyện tổ chức hội nghị tổng kết công tác văn thư năm 2014 triển khai nhiệm vụ công tác năm 2015 Báo cáo công tác văn thư năm 2014 cho biết, hệ thống tổ chức lưu trữ địa phương bước trọng, số nơi có đầu tư kinh phí, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ, bảo quản, phân loại xếp hợp lý, khoa học Tuy nhiên, việc đại hóa cơng tác văn thư ứng dụng cơng nghệ thơng tin để tra tìm tài liệu cịn nhiều mặt hạn chế Trong năm 2015 cơng tác văn thư tiếp tục bổ sung số lượng đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tra cứu tư liệu; mở rộng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu Công tác văn thư lưu trữ UBND cần tiếp tục kiện toàn, nâng cao; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư vừa bảo đảm nhanh chóng, an tồn, tiện lợi, nguyên tắc, bước đầu áp dụng giao dịch điện tử công tác văn thư, phát huy giá trị tài liệu phục vụ kịp thời, hiệu việc chuẩn bị Cần sớm tổ chức rà soát, đánh giá để công tác văn thư phát triển theo 24 hướng đại, phù hợp tình hình nước, khu vực quốc tế; tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, theo quy định, tin học hóa số hóa tài liệu Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ quan ứng dụng phần mềm Edocman vào công tác văn thư để quản lý văn đi, văn đến theo quy định, đồng thời quan, tổ chức thực nghiêm túc việc thống kê công tác văn thư, lưu trữ 3.5 Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư Về công tác tuyên truyền, phổ biến giới thiệu văn công tác văn thư (Luật Lưu trữ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan) quan, tổ chức triển khai thực đầy đủ đến tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức; việc bố trí người làm cơng tác văn thư thực Công tác quản lý văn đi, văn đến, soạn thảo văn bản, quản lý sử dụng dấu quan thực theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 quy định quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Tăng cường cơng tác tun truyền phổ biến Luật Lưu trữ văn có liên quan nhằm nâng cao nhận thức, tầm quan trọng công tác văn thư đến cán công chức, viên chức quan Ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ quan; kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu); thực quản lý văn bản, soạn thảo văn bản; lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; giải tài liệu tồn đọng, chỉnh lý 25 KẾT LUẬN Trong thời kỳ kinh tế phát triển hội nhập nước ta nay, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt tất quan đơn vị Văn phòng đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho hoạt động quản lý Thắng lợi cạnh tranh phát triển quan, tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin kinh tế, trị, văn hố xã hội, cơng nghệ kỹ thuật tiên tiến Vì việc củng cố, hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho hoạt động quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Trước yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu 26 quản trị văn phòng cần phải đạt hiểu biết mức độ sâu sắc Được tiếp cận với thực tế, sở việc khảo sát thực hành chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, em thấy cán bộ, chuyên viên văn phòng làm việc chuyên nghiệp Em xin đưa nhận xét ưu, nhược điểm công tác văn thư UBND huyện Quế Võ sau: Ưu điểm: Đội ngũ nhân sự: Lãnh đạo văn phòng người có khả lãnh đạo, điều hành, có tầm nhìn sâu rộng, biết nắm bắt tình hình, đạo công việc cách hiệu quả, phân công nhiệm vụ rõ ràng theo chuyên môn, chức năng, nhiệm vụ phòng, ban, lực cá nhân Là người có trách nhiệm với cơng việc, thường xuyên kiểm tra đôn đốc công việc, quan tâm tới đời sống nhân viên mang lại nguồn cổ vũ động viên gương sáng cho người noi theo Đội ngũ nhân viên: người có chun mơn, nghiệp vụ làm việc chun nghiệp, có tinh thần trách nhiệm cao nhiệt tình công việc Việc thực chức văn phòng Trong thời gian qua, UBND huyện Quế Võ thực tốt chức tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo quan như: xây dựng chương trình cơng tác, kế hoạch công tác quan, tổ chức thành công hội nghị, hội thảo, hội họp, chuẩn bị tôt chuyến công tác cho lãnh đạo, giúp quan xây dựng quy chế, quy định hoạt động quan để hoạt động quan có hiệu Việc thu thập, xử lý thông tin cung cấp cho lãnh đạo nhanh đáp ứng nhu cầu hoạt động quan, góp phần thúc đẩy hoạt động quan thuận lợi quy củ Về công tác soạn thảo ban hành văn Số lượng văn soạn thảo ban hành UBND huyện Quế Võ ngày nhiêu Khơng có văn ban hành trái pháp luật 27 Câu từ, văn phong sử dụng văn trau truốt kỹ lưỡng, sử dụng văn phong hành chính, dễ hiểu Việc ban hành văn tiến hành theo quy trình thống Cơng tác Văn thư Công tác văn thư ứng dụng cơng nghệ thơng tin áp dụng quy trình ISO vào quản lý văn nên khâu nghiệp vụ, giải văn đến nhanh hơn, dễ dàng thuận tiện Phương pháp quản lý văn máy vừa gọn nhẹ, xử lý xác, thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu, tốn thời gian mà đảm bảo bí mật Cơng tác quản lý văn lập hồ sơ hành thực theo quy trình, nhanh, xác Cán văn thư có trình độ chun mơn, linh hoạt công việc Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ, đảm bảo yêu cầu theo quy định quản lý, sử dụng dấu Nhà nước Công việc văn thư nhiều, công việc khác nhau, cán văn thư xếp thực cách khoa học, nề nếp ý thức làm việc đặt lên hàng đầu Tổ chức văn thư theo hình thức tập trung khép kín giúp quan quản lý thống văn đi, văn đến Số lượng văn thống kê giúp cho việc tra tìm văn bản, kiểm tra chất lượng, quy trách nhiệm dễ dàng, thuận tiện Nhược điểm Đội ngũ nhân văn phòng Lãnh đạo văn phòng thường xuyên phải họp, giải nhiều cơng việc việc theo dõi kiểm tra hoạt động nhân viên chưa sát Lãnh đạo quản lý chưa thật chi tiết, quản lý trình đánh giá tổng kết Cán bộ, nhân viên văn phòng chưa chấp hành nghiêm chỉnh quy định quan Văn hố cơng sở Việc thực chức văn phịng Cơng tác tham mưu tổng hợp đạt nhiều kết tốt 28 thực chưa tốt công việc : công tác tổ chức hội nghị, chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo chậm Trang thiết bị làm việc chưa đáp ứng hết nhu cầu cơng việc: Tại văn phịng có máy fax đặt phịng làm việc Chánh văn phòng, nên nhu cầu chuyển fax văn máy fax không đáp ứng nhu cầu; máy scan, máy in sử dụng lâu nên cũ, thường xuyên bị trục trặc trình hoạt động; phần mềm quản lý văn thường xuyên bị lỗi, hệ thống mạng Internet yếu, thường xuyên bị tải Công tác soạn thảo ban hành văn Các chuyên viên soạn thảo chưa linh hoạt việc cập nhật quy định Nhà nước soạn thảo văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định cũ nên chưa thực quy định hành Các văn ban hành sai thể thức nhiều Việc kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn chưa thực tốt Công tác văn thư Việc đăng ký văn đi, văn đến máy gặp nhiều khó khăn bị lỗi mạng khơng kiểm soát hết văn bản, nhiều đơn vị gọi điện tìm hiểu văn khơng thể tìm thấy phần mềm chưa xử lý kịp Phịng văn thư có nhiều người vào, giao dịch, việc mượn lại văn lộn xộn, chưa kiểm sốt chặt chẽ đơi dẫn đến văn Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trên số ưu, nhược điểm mà em nhận thấy công tác văn phòng UBND huyện Quế Võ Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội, giúp quan hoạt động vững mạnh đạt hiệu cao công việc, UBND huyện Quế Võ cần đẩy mạnh biện pháp đại hố văn phịng, phát huy tối đa ưu điểm đạt khắc phục triệt để mặt hạn chế công tác văn thư thời gian qua Sau đây, em xin đưa số ý kiến đề xuất em đổi công tác văn thư UBND huyện Quế Võ Để đại hố văn phịng phải đồng thời thực hiện đại hoá 29 hại mặt người sở vật chất Con người phải có tư tưởng tiến bộ, bắt kịp thời đại, đào tạo cách nghiệp vụ chuyên ngành, phải đạo tạo trình độ lẫn đạo đức nghề nghiệp Cơ sở vật chất phải nâng cấp đáp ứng nhu cầu công việc, trang thiết bị phải bố trí hợp lý, tránh lãng phí, vừa tạo đủ điều kiện, phương tiện cho nhân viên làm việc đạt hiệu cao, vừa tiết kiệm chi phí cho quan Xây dựng cho cán nhân viên chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh công việc phải tạo thời gian, hội cho nhân viên tham gia hoạt động mang tính tinh thần, giải trí tổ chức hoạt động giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị quan, với đơn vị khác Tạo khơng khí thi đua công việc cách tổ chức phong trao thi đua lập thành tích đơn vị văn phịng Ngồi ra, lãnh đạo HĐND&UBND, lãnh đạo văn phịng cần sâu, sát việc kiểm tra hoạt động phòng ban, đạo, đơn đốc kịp thời cơng việc mà phịng ban cần giải quyết, tạo nên phong cách, tác phong làm việc nhanh nhẹn, tránh tình trạng việc tồn đọng mà nhân viên ngồi chơi, bỏ công việc quan để làm việc riêng Các quy định, quy chế làm việc quan, văn phòng cần đưa thêm phần chế tài để việc thực quy định nghiêm túc hơn, tránh tình trạng quy định đưa nhân viên không tuân thủ, bảo không nghe Các nhân viên văn phịng cần có ý thức, trách nhiệm thực quy định, quy chế hoạt động quan đề Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử nhân viên văn phòng với nhau, cán quan khách đến quan Phong cách ứng xử, giao tiếp có văn hố tạo nên môi trường làm việc lành mạnh cầu nối để nhân viên văn phịng đồn kết, hỗ trợ, giúp 30 đỡ công việc UBND huyện phải bước nâng cao lực cán bộ, đáp ứng kịp nhu cầu hoạt động quan, xã hội Cơ quan phải thường xuyên cử cán học tập, đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn thêm chuyên môn nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng trang thiết bị đưa vào sử dụng quan Cử cán tham gia buổi thuyết trình, tổ chức tham quan, công tác để học hỏi mơ hình tổ chức hoạt động kinh nghiệm từ quan, tổ chức bên để áp dụng cho quan thấy phù hợp Việc cử cán tập huấn vừa nâng cao trình độ cho thân, vừa mang kiến thức học từ bên truyền lại cho cán bộ, nhân viên khác quan để tiến Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm cơng chi phí đào tạo lại mang lại hiệu cao Quản lý chặt chẽ thời gian làm việc quan, tráng tình trạng muộn, sớm bỏ công việc quan để làm việc riêng Bố trí phịng làm việc cách khoa học hơn, nên tổ chức lại mơ hình văn phịng từ mơ hình khép kín, phân chia theo phận sang mơ hình mở, làm việc tập trung để nâng cao khả kiểm soát lãnh đạo với nhân viên Cần nâng cấp cài đặt phần mềm đại để phù hợp với khối lượng cơng việc tương đối lớn, tránh tình trạng phần mềm thường xuyên bị lỗi tải nay, đảm bảo tính xác nhanh nhạy hoạt động quản lý văn Đưa quy định chặt chẽ công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan, đẩy mạnh công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, tránh xảy tình trạng vượt quy trình Các cán bộ, nhân viên phải làm việc lợi ích chung quan, không tư lợi cá nhân, không làm việc mang tính cá nhân Tăng cường tổ chức thực nghiêm túc cơng tác kiểm tra, rà sốt, hệ thống hố văn quan, kiểm tra tình hình hoạt động văn phịng, tránh tình trạng tồn đọng văn bản,thất lạc văn Các nhân viên phải thường xuyên cập nhật quy định Nhà 31 nước cơng tác văn phịng văn hướng dẫn soạn thảo văn để thực cho Đầu tư thêm trang thiết bị cần thiết cho phòng ban mua thêm máy fax cho phòng văn thư, trang thiết bị bảo quản tài liệu bảo hộ lao động cho lưu trữ Trên số ý kiến đề xuất em cơng tác văn thư, kính mong UBND huyện Quế Võ xem xét LỜI KẾT Được Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên thực tế quan, doanh nghiệp, giúp đỡ UBND huyện Quế Võ, em thự tế Văn phòng HĐND&UBND huyện Qua thời gian thực tế UBND huyện Quế Võ, với khảo sát cá nhân qua công việc thực tế tiếp xúc thực hiện, báo cáo tồn thực trạng tình hình cơng tác hành văn phòng quan mà em nhận thấy Em có nhìn sâu sắc kỹ nghiệp vụ học; có điều kiện so sánh, điểm khác biệt lý 32 thuyết thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức lý luận Đồng thời, em thấy đa dạng, phong phú, mặt tích cực hạn chế, thuận lợi khó khăn cơng việc hành văn phịng; thấy đan xen nhiều yếu tố cơng việc ngày Ngồi ra, em tích lũy đựợc nhiều học kinh nghiệm trình làm việc xây dựng tổ chức cơng tác hành văn phịng quan giúp ích cho q trình làm việc thực tế quan, tổ chức sau tốt nghiệp Trong thời gian thực tế Văn phòng HĐND&UBND huyện Quế Võ, em nhận hướng dẫn thầy cô giáo khoa Văn Thư Lưu Trữ Trường Đại Học Nội vụ, giúp đỡ, bảo nhiệt tình cơ, chú, anh, chị văn phòng HĐND&UBND huyện, đặc biệt anh Đặng Tiến Lương chị Nguyễn Thị Mai - chuyên viên văn thư văn phòng HĐND&UBND huyện - người trực tiếp hướng dẫn em thực chuyên đề nghiên cứu khoa học Qua nghiên cứu khoa học này, em vận dụng kiến thức học vào thực hành, cho em nhiều học kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc em sau trường Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu Nhà trường, thầy cô khoa Văn Thư Lưu Trữ tạo điều kiện, hướng dẫn em hoàn thành nghiên cứu khoa học Em xin chân thành cảm ơn! 33