Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 3 1.1. Cơ sở lí luận về công tác văn phòng 3 1.1.1. Một số khái niệm của văn phòng 3 1.1.2. Nội dung của công tác văn phòng 5 1.1.3. Vai trò của công tác văn phòng 6 1.2. Khái quát về UBND Quận Tây Hồ 6 1.2.1. Sự hình thành và phát triển 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Quận Tây Hồ. 7 1.2.3. Quyền hạn và nhiệm vụ 10 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 12 2.1. Thực trạng về tổ chức công tác văn phòng 12 2.1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 12 2.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình công tác thường kì của cơ quan . 12 2.1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị 13 2.1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 14 2.2. Công tác thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở. 14 2.3. Thực trạng về nghiệp vụ văn thư 16 2.3.1. Tìm hiểu về mô hình tổ chức Văn thư của UBND quận Tây Hồ 16 2.3.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 17 2.4. Thực trạng nghiệp vụ lưu trữ 19 2.5. Mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan 21 2.6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan 22 Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 24 3.1. Xây dựng hệ thống hành chính hoàn chỉnh 24 3.2. Nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản 24 3.3. Nhiệm vụ của lãnh đạo trong công tác hành chính 24 3.4. Nghiệp vụ văn thư và lưu trữ 25 3.4.1. Nghiệp vụ văn thư 25 3.4.2. Nghiệp vụ lưu trữ 26 3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn cán bộ thực hiện công tác hành chính 26 3.6. Sắp xếp, bố trí và đầu tư trang thiết bị văn phòng 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 1.1.Cơ sở lí luận công tác văn phòng 1.1.1.Một số khái niệm văn phòng 1.1.2.Nội dung công tác văn phòng 1.1.3.Vai trò công tác văn phòng 1.2.Khái quát UBND Quận Tây Hồ 1.2.1.Sự hình thành phát triển 1.2.2.Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Quận Tây Hồ 1.2.3.Quyền hạn nhiệm vụ 10 Chương 12 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ .12 2.1.Thực trạng tổ chức công tác văn phòng 12 2.1.1.Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp .12 2.1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình công tác thường kì quan 12 2.1.3.Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị 13 2.1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo 14 2.2.Công tác thực nghi thức nhà nước văn hóa công sở .14 2.3.Thực trạng nghiệp vụ văn thư 16 2.3.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư UBND quận Tây Hồ .16 2.3.2.Nhận xét đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 17 2.4.Thực trạng nghiệp vụ lưu trữ .19 2.5.Mô hình văn phòng đại quan 21 2.6.Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng quan 22 Chương 24 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 24 3.1 Xây dựng hệ thống hành hoàn chỉnh 24 3.2 Nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn 24 3.3 Nhiệm vụ lãnh đạo công tác hành 24 3.4 Nghiệp vụ văn thư lưu trữ 25 3.4.1 Nghiệp vụ văn thư 25 3.4.2 Nghiệp vụ lưu trữ 26 3.5 Nâng cao trình độ chuyên môn cán thực công tác hành 26 3.6 Sắp xếp, bố trí đầu tư trang thiết bị văn phòng 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO .30 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp muốn trì hoạt động nhịp nhàng, liên tục thông suốt phải cần có phận văn phòng để thực chức năng: Tham mưu tổng hợp hậu cần Trong quan hành nhà nước, đặc biệt UBND cấp, phận văn phòng có vị trí quan trọng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND thực chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành đảm bảo hoạt động UBND Bên cạnh sinh viên khoa Quản trị văn phòng, cá nhân em đào tạo công tác văn phòng Môi trường làm việc sau tốt nghiệp hướng đến văn phòng quan nhà nước văn phòng doanh nghiệp UBND Quận Tây Hồ nơi em thực tập làm việc thời gian ngắn nên em lựa chọn đề tài nghiên cứu “Công tác văn phòng Văn phòng UBND Quận Tây Hồ” Đề tài nhằm khảo sát, đánh giá đưa số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng Văn phòng UBND Quận Tây Hồ Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu đề tài: Công tác văn phòng Văn phòng Ủy ban Nhân dân Quận Tây Hồ - Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn phòng Ủy ban Nhân dân Quận Tây Hồ từ năm 2013-2015 Mục đích nghiên cứu đề tài Nghiên cứu sở lý luận, sở pháp lý, sở thực tiễn công tác văn phòng Văn phòng UBND Quận Tây Hồ Nghiên cứu đề tài nhằm hiểu thêm công tác văn phòng, thực trạng công tác văn phòng Văn phòng UBND Quận Tây Hồ, mặt làm chưa làm được, nguyên nhân hạn chế để đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, nâng cao chất lượng, đảm bảo yêu cầu công tác văn phòng Phương pháp nghiên cứu Trong đề tài nghiên cứu này, chúng em sử dụng phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu; phương pháp thống kê – so sánh; phân tích, khảo sát thực tế… Đóng góp đề tài nghiên cứu Đề tài nghiên cứu phát ưu điểm hạn chế tồn công tác soạn thảo văn bản, qua đưa giải pháp nhằm khắc phục hạn chế nâng cao hiệu công tác văn phòng Giải pháp đưa ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu công tác văn phòng UBND Quận Tây Hồ Đề tài nghiên cứu sử dụng làm tư liệu tham khảo cho trình học tập sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Cấu trúc đề tài: “Công tác văn phòng Văn phòng UBND Quận Tây Hồ” Đề tài kết cấu gồm chương: Chương Cơ sở lý luận công tác văn phòng khái quát Văn phòng UBND Quận Tây Hồ Chương Thực trạng công tác văn phòng Văn phòng UBND Quận Tây Hồ Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng UBND Quận Tây Hồ Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 1.1 Cơ sở lí luận công tác văn phòng 1.1.1 Một số khái niệm văn phòng Hiện có nhiều quan niệm khác văn phòng Các nhà chuyên môn chuyên gia tiếp cận văn phòng theo nhiều phương diện khác Tuy nhiên, tác giả thường tiếp cận văn phòng theo phương diện “tổ chức” , phương diện “chức năng” văn phòng Theo phương diện “địa điểm làm việc” văn phòng hiểu sau: + “Văn phòng địa điểm làm việc quan, tổ chức” (Từ điển bách khoa Việt Nam, NXB từ điển Bách khoa, 2005); + “Văn phòng trụ sở làm việc quan” (Vương Hoàng Tuấn, Kỹ Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM, 2000) Như vậy, Theo quan điểm địa điểm trụ sở làm việc quan, tổ chức “khu nhà”, “tòa nhà”, “một nhà” gọi văn phòng Theo phương diện “tổ chức” văn phòng hiểu sau: + “Văn phòng phận cấu thành giúp việc quan, tổ chức” (Vương Hoàng Tuấn, Kỹ Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM, 2000) ; + “ Văn phòng phận tồn quan, tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị quan, tổ chức đó” (Nguyễn Hữu Trí, Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật, 2005) Như vậy, theo quan điểm tất phận cấu thành giúp việc quan, tổ chức gọi văn phòng Theo phương diện “chức năng” văn phòng hiểu sau: + Văn phòng phận phụ trách công việc văn thư hành quan (Từ điển Tiếng Việt, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1997) + Văn phòng nơi soạn thảo, xử lí công văn giấy tờ nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lí có hiêu (Đào Xuân Chúc, Tập giảng Quản trị hành văn phòng – Trường KHXH&NV, 2006) Vậy theo phương diện chức văn phòng phận phụ trách công việc văn thư, giấy tờ, hành quan Kết hợp quan điểm ta có cách hiểu chung văn phòng “ Văn phòng phận cấu thành quan trọng, giúp việc quan, tổ chức doanh nghiệp mà diễn hoạt động công tác văn thư – lưu trữ, hành chính, thủ tục, quy trình làm việc; Văn phòng nơi giao tiếp, thu nhận xử lí thông tin phục vụ cho lãnh đạo công tác quản lý đảm bảo công tác hậu cần cho quan, tổ chức đó” (Nguyễn Hữu Danh, Tập giảng Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2014) *Tên gọi văn phòng thực tế: - Với Cơ quan Hành Nhà nước Bộ, quan ngang Bộ, Ủy ban Nhân dân cấp; tập đoàn, tổng công ty có quy mô lớn văn phòng thường có tên Văn phòng gắn liền với tên quan Ví dụ: Văn phòng Bộ, Văn phòng Ủy ban Nhân dân,văn phòng tập đoàn, văn phòng tổng công ty - Đối với số tổ chức, đơn vị khác văn phòng thường có tên Phòng hành chính; phòng hành tổ chức; phòng quản trị, quản trị hành chính… Ngày với phát triển mạnh mẽ khoa học công nghệ, bùng nổ thông tin tri thức, điều dẫn tới xuất “ Văn phòng đại” - “Văn phòng đại” văn phòng mà yếu tố văn phòng nói chung bao gồm: + Các trang thiết bị đại; + Các trang thiết bị đại xếp khoa học; + Con người làm việc văn phòng đại người hiểu biết với tri thức sâu rộng, chuyên môn vững vàng, phong cách làm việc khoa học; + Năng suất lao động cao 1.1.2 Nội dung công tác văn phòng Công tác văn phòng gồm có “ Tham mưu, tổng hợp Hậu cần” - Văn phòng thực chức “tham mưu” bao hàm hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo công việc mà lãnh đạo thực như: hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động quan, tổ chức “Tổng hợp” thống kê, phân tích, xử lí thông tin nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý quan để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo hoạt động quản lý Tham mưu, tổng hợp liền hỗ trợ nhau; Tổng hợp sở để tiến hành hoạt động tham mưu; Chức tham mưu đạt kết tốt mà hoạt động tổng hợp thực đầy đủ, xác kịp thời Văn phòng thực chức tham mưu, tổng hợp thông qua: • Tổ chức xây dựng máy văn phòng; • Tổ chức xây dựng thực quy chế hoạt động quan; • Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quan; • Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý quan; • Tổ chức quản lý thực nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ quan; • Theo dõi đảm bảo tham mưu, đánh giá kết thi đua khen thưởng; • Thẩm định văn hình thức nội dung quan ban hành -Văn phòng thực chức “Hậu cần” việc đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị, công cụ, tài chính, hội họp, in ấn tài liệu, lễ tân… Đây hoạt động thiếu hoạt động quan Chức hậu cần thực thông qua nội dung công việc sau: • Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho quan; • Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm việc cho quan; • Tổ chức phục vụ chuyến công tác lãnh đạo quan; • Tổ chức phục vụ hội họp quan; • Tổ chức thực công tác bảo vệ quan; • Tổ chức thực công tác vệ sinh, môi trường làm việc quan; • Tổ chức thực công tác y tế, chăm lo cho đời sống cán quan; • Tổ chức thực nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết; • Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại; • Quản lý tài khoản văn phòng (nếu có) 1.1.3 Vai trò công tác văn phòng Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ đơn vị chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực chức chung Văn phòng chức tham mưu - tổng hợp chức hậu cần Vậy nên văn phòng mặt quan, nơi giao tiếp với quan khác, nơi đón tiếp cán nhân dân đến kiến nghị trình bày nguyện vọng với UBND Do văn phòng phải tổ chức cách khoa học văn minh lịch sự, làm tốt công tác văn phòng góp phần quan trọng vào hiệu công việc toàn quan Văn phòng làm việc tốt, có nề nếp khoa học công việc vào hoạt động thông suốt, quản lý công sở chặt chẽ công việc quan có xuất chất lượng hiệu cao 1.2 Khái quát UBND Quận Tây Hồ 1.2.1 Sự hình thành phát triển Quận Tây Hồ vùng đất có bề dày lịch sử, nơi hội tụ dân cư đất Việt, góp phần làm nên văn minh sông Hồng rực rỡ, gắn liền với phát triển thăng long Hà Nội UBND Quận Tây Hồ đơn vị Hành thành lập theo Nghị định số 69/CP Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 UBND Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ QLNN địa bàn ngày 01 tháng 01 năm 1996 Khi thành lập, Quyết định số 4428/QĐ-UBND Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn vị nghiệp đoàn thể thực chức năng, nhiệm vụ Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên 2.393,7 có 110.000 người cư trú địa bàn 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn địa giới quận, cảnh quan thiên nhiên đẹp Hà Nội nước Quận Tây Hồ thành lập năm 1995 nơi tập trung nhiều di tích danh thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị Thủ đô Hà Nội Sau 18 năm xây dựng phát triển, quận Tây Hồ có bước phát triển mạnh với thành tựu quan trọng nhiều lĩnh vực trở thành trung tâm Dịch vụ - Du lịch Văn hóa Thủ đô Hà Nội 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Quận Tây Hồ Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh văn phòng 03 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý lĩnh vực quan trọng hoạt động văn phòng • Chánh văn phòng HĐND&UBND quận – Đ/c Lê Trung Đức Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động văn phòng HĐND – UBND quận Các công việc cụ thể Chánh văn phòng bao gồm công việc sau - Trực tiếp phụ trách công việc: tổ chức máy cán bộ, tài chính, tham mưu tổng hợp; Trực tiếp đạo phận: Tham mưu - Tổng hợp, kế toán - Thủ quỹ - Bố chí săp xếp cán bộ, công chức nhân viên văn phòng có đủ lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác đạo, điều hành Thường trực Hội đồng nhân dân lãnh đạo UBND quận Tây Hồ - Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình địa bàn quận, phục vụ công tác điều hành lãnh đạo HĐND&UBND quân truyền đạt Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị lãnh đạo - Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ họp thường xuyên, đột xuất HĐND&UBND quận hoạt động đoàn Đại biểu Quốc hội, đoàn đại biểu HĐND thành phố - Ký văn theo ủy nhiệm thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận - Là chủ tài khoản Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ - Chủ trì văn họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánh giá kết công tác đơn vị theo tháng, quý, năm • Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp – Đ/c Võ Bích Thủy - Trực tiếp phụ trách công việc: Tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành phận “một cửa”, cải cách hành ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước UBND quận; Giúp chánh văn phòng đạo điều hành chuyên viên phận: Tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ thông tin - Theo dõi, tổng hợp phối hợp phòng, ban liên quan để đề xuất với UBND quận biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành UBND quận; Tổng hợp văn tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động đạo điều hành Thường trực quận HĐND, Chủ tịch UBND quận theo đạo, giao nhiệm vụ CVP; Được ký văn thong thường văn phần việc phân công phụ trách; - Giúp CVP quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng cán tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký văn thông thường văn phần việc phân công phụ trách • Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp quản lý đất đai, trật tự xây dựng đô thị tiếp dân – Đ/c Phạm Khánh Sinh - Trực tiếp đạo điều hành công việc: Công tác văn thư – lưu trữ, hành chính, quản trị; Giúp CVP quản lý, điều hành nhân viên phận: Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện nước, giao thông, in ấn, đánh máy, lái xe, trực tổng đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chăm sóc vườn hoa, cảnh; - Điều hành tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận đơn thư kiên nghị, khiếu nại, tố cáo công dân, đôn đốc phòng ban, UBND phường giải văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ có văn cụ thể quy định công tác văn thư lưu trữ ( Quyết định số 1479/1998/QĐ-UB ngày 14 tháng 11 năm 1998 Quyết định UBND việc Ban hành quy định công tác Văn thư- Lưu trữ UBND quận Tây Hồ) Quy định số 146/VP ngày 26 tháng năm 2012 Quy định việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ tạu kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ Các văn đời dựa văn sau: - Căn Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước UBTV Quốc hội khóa X thông qua ngày 28 tháng 12 năm 2000; - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia; - Chỉ thị số 05/2007/CT- TTg ngày 02 tháng năm 2007 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội quy định hoạt động lưu trữ * Ưu điểm: Hiểu tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ xây dựng hệ thống kho lưu trữ gồm kho lớn Kho lưu trữ xây dựng nơi có không gian rộng, thoáng mát Trong kho trang bị giá sắt lớn, chắn để đặt hộp hồ sơ, kho trang bị máy điều hòa nhiệt độ để đảm bảo nhiệt độ phù hợp bảo quản tài liệu cách tốt nhất, giảm thiểu việc hư hại tài liệu Tài liệu xếp theo quy định nhà nước UBND quận sử dụng “ Phần mềm quản lí tài liệu lưu trữ” tạo điều kiện thuận lợi cho việc ta cứu tài liệu, bảo quản tài liệu tránh mát * Nhược điểm Tuy nhiên UBND quận Tây Hồ năm ban hành hàng nghìn loại văn khác nên khối lượng tài liệu cần lưu trữ năm tương đối lớn Kho lưu trữ bảo quản tài liệu Văn phòng HĐND&UBND tài liệu phong ban, đơn vị thuộc UBND quận dẫn đến trường hợp kho lưu trữ bị tải không đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng 20 2.5 Mô hình văn phòng đại quan Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần cảu quan, tổ chức Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để quan tổ chức đổi phương thức làm việc lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công việc lãnh đạo Chính việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng tổ chức đặc biệt quan tâm Từ vấn đề đặt vấn đề công tác văn phòng xuất thuật ngữ văn phòng đại Văn phòng đại văn phòng, máy quan,tổ chức thực chức thu thập xử lí tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành quan tổ chức phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ hành đại; mặt khác đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan nhà nước cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lí hiệu Tại UBND quận Tây Hồ áp dụng mô hình văn phòng đại Sử dụng trang thiết bị đại máy vi tính, máy fax, máy photo Bên cạnh sử dụng phần mềm quản lí văn bản, tài liệu sử dụng hệ thống mạng LAN giúp dễ dàng truy cập tra tìm, quản lí tài liệu.Bên cạnh UBND quận Tây Hồ áp dụng chữ ký điện tử * Ưu điểm: Mỗi phận có phòng làm việc riêng giúp cho cán làm việc yên tĩnh tập chung góp phần nâng cao hiệu công việc chuyên môn riêng phận Trong UBND quận Tây Hồ Văn phòng đặt cổng vào quan Văn phòng coi lọc quan nên đặt nơi dễ nhìn thấy giúp cho việc trao đổi thông tin diễn dễ dàng Việc bố trí trang thiết bị phòng làm việc cách khoa học tối ưu cần thiết Nó ảnh hưởng đến chất lượng, suất sức khỏe người lao động Các trang thiết bị bố trí văn phòng nơi em thưc tập theo em tương đối hợp lý khoa học 21 - Tủ đựng tài liệu bố trí gần bàn làm việc để cán văn phòng dễ dàng lấy tài liệu cần thiết - Điện thoại bàn để bên phía trái bàn làm việc giúp cán văn phòng tiện dụng nghe điện thoại vừa ghi chép thông tin cần thiết - Điều hòa lắp đặt phía giúp tiết kiệm diện tích - Các máy Scan, photo, Fax đặt chỗ giúp cho việc photo, chuyển giao văn tiện lợi * Hạn chế: - Một số thiết bị văn phòng cũ, hỏng chưa sửa chữa, thay kịp thời (máy tính, máy photo, điều hòa nhiệt độ…) điều làm ảnh hưởng đến trình làm việc, làm giảm tiến độ hoàn thành công việc 2.6 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng quan Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ có 01 Chánh văn phòng, 03 phó chánh văn phòng, công chức chuyên môn lao động hợp đồng theo quy định pháp luật Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND quận có tổng số cán bộ, công chức, nhân viên 38 người (biên chế hợp đồng tiêu 33 người, chiếm 36,6%, hợp đồng ngắn hạn 05 người) Số cán có trình độ đại học 20 người Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình công tác - Cơ cấu tổ chức máy tương đối hoàn chỉnh hợp lí Là quận lớn thành phố Hà Nội khối lượng công việc vô lướn đòi hỏi người làm lãnh đạo phải có khả phân tích phân công nhiệm vụ cách đắn để công việc đạt hiệu cao Với số lượng Phó chánh văn phòng 03 khối lượng công chia theo chuyên môn 22 TIỂU KẾT Trên đánh giá cá nhân em công tác văn phòng Văn phòng Ủy ban Nhân dân Quận Tây Hồ Qua nắm tình hình thực nghiệp vụ công tác văn phòng 23 Chương GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ Trong trình hoạt động Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ đạt kết tốt Song bên cạnh để hoàn thiện tổ chức hoạt động nhằm đạt hiệu cao thời kỳ đổi mơi, phát huy điểm mạnh, khắc phục khó khăn tồi thời gian tới Em xin có số ý kiến đóng góp sau: Để công tác hành văn phòng quan ngày phát triển văn phòng cần phải đề giải pháp để khắc phục mặt hạn chế phát huy mặt tích cực trình hoạt động 3.1 Xây dựng hệ thống hành hoàn chỉnh Cấp tiếp tục đẩy nhanh chế độ cải cách hành Nhà nước theo quy định Đảng Nhà nước Đồng thời, đổi phương thức hoạt động UBND huyện Từ Liêm Trên sở đó, áp dụng quy định hoạt động công tác văn phòng Trong trọng tới việc xác định rõ vấn đề cần phải khắc phục, việc cần phát huy Để làm tốt công tác hành điều phải xây dựng mô hình tổ chức phòng ban quan thống nhất, đảm bảo máy hành gọn nhẹ, giảm tổ chức cồng kềnh, phức tạp Mỗi phòng có chức năng, nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với điều kiện yêu cầu công việc 3.2 Nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn Cần phối hợp với phòng, ban, đơn vị thường xuyên rà soát, kiểm tra thể thức ban hành văn bản, sửa đổi bổ sung văn hết hiệu lực, cần nắm bắt thông tin văn nhà nước thông qua phương tiện thông tin đại chúng, công báo… 3.3 Nhiệm vụ lãnh đạo công tác hành Lãnh đạo chuyên môn nói riêng Lãnh đạo quan nói chung nên phối 24 hợp với để làm tốt công tác hành chính, cần thống có thống cao công tác đạo, điều hành hoạt động chung phòng ban Xây dựng chế làm việc mới, đại để làm tốt quy trình tiến hành hoạt động hành xây dựng chương trình đổi theo quy định áp dụng vào phòng ban cụ thể, tiến hành khoảng thời gian định Từ xác định vấn đề phát sinh trình thực theo chiều hướng tốt hay xấu rút kinh nghiệm để xây dựng kế hoạch hoàn thiện Thêm nữa, việc quản lý, điều hành, đôn đốc nhắc nhở nhân viên làm việc quy định, nhà Lãnh đạo văn phòng nên có phương pháp động viên tinh thần cho nhân viên có sách khen thưởng với cá nhân đơn vị có tinh thần làm việc cao; động viên cán có đề xuất phương thức hoạt động hành - Văn phòng nên tạo điều kiện để cán làm công tác văn phòng tham gia lớp đào tạo chuyên sâu chuyên môn, nghiệp vụ văn phòng, đáp ứng ngày cao công việc văn phòng xu hội nhập - Thường xuyên kiểm tra hoạt động phận thuộc văn phòng, có quy định khen thưởng kỷ luật cán công chức văn phòng 3.4 Nghiệp vụ văn thư lưu trữ 3.4.1 Nghiệp vụ văn thư Văn phòng UBND Quận Tây Hồ cần nhanh chóng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư để nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư quận Đây hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình phát triển quan Ngoài ra, Quận cần phải quan tâm nhiều việc nâng cấp, đào tạo cho đội ngũ cán văn thư Thông qua lớp đào tạo ngắn hạn, lớp huấn luyện nghiệp vụ văn thư nhằm tái sản xuất sức lao động cho cán văn thư Đồng thời phải thường xuyên kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư qua để thấy vai trò quan trọng cán văn thư trình giải công việc 25 Trong việc đào tạo cán bộ, công chức làm công tác văn thư phải chuyên ngành Để nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ cho hoạt động quản lý Bộ công cải cách hành nói chung việc tất yếu phải làm trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức kiến thức công tác văn thư văn thư kiêm nghiệm quận Đối với cán văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng 3.4.2 Nghiệp vụ lưu trữ Mở rộng kho lưu trữ đáp ứng nhu cầu cất giữ, bảo quản tài liệu tất đơn vị thuộc UBND quận.Thay bìa cho tập hồ sơ cũ để đảm bảo chất lượng tài liệu Nâng cao hiệu công tác lưu trữ, trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản tài liệu tránh trường hợp tài liệu bị rách nát, hư hỏng nấm mốc Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán lưu trữ nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt công tác lập hồ sơ có chất lượng tốt Đồng thời Quận cần có văn quy định rõ yêu cầu công tác lập hồ sơ nộp hố sơ vào lưu trữ quan cho đơn vị nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác chỉnh lý tài liệu Phòng Lưu trữ Ngoài Phòng lưu trữ cử cán đến đơn vị để hướng dẫn công tác lập hồ sơ 3.5 Nâng cao trình độ chuyên môn cán thực công tác hành - Để công tác hành thực tốt yêu cầu đội ngũ làm công tác hành văn phòng yếu tố quan trọng hàng đầu - Hiện nay, khối lượng công việc quận nhiều việc tăng thêm biên chế cán văn phòng có trình độ chuyên môn cao yêu cầu cấp bách - Lãnh đạo quận có sách đãi ngộ hợp lý đưa chế tài xử lý sai phạm rõ ràng Để đảm bảo cán việc có trình độ chuyên môn tay nghề 26 tốt UBND quận Tây Hồ nên tổ chức lớp huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ, đầu tư trang thiết bị, để cán có hội học hỏi thêm Đồng thời cán tham gia lớp huấn luyện quan cấp tổ chức Như vậy, đội ngũ cán trang bị đầy đủ kiến thức để thực công việc tốt Thêm nữa, người cán hoạt động văn phòng phải không ngừng nâng cao kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước, tin học, ngoại ngữ, kỹ soạn thảo văn bản, kỹ tổ chức, điều hành công việc đảm bảo máy nhà nước hoạt động có hiệu Người cán văn phòng phải tự phấn đấu, rèn luyện cho phong cách làm việc hiệu quả, khẩn trương, kịp thời, thận trọng, đảm bảo quy trình Nghiêm chỉnh thực ý kiến Lãnh đạo chủ động sáng tạo trình giải công việc Cần thận trọng giữ bí mật phát ngôn quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ 3.6 Sắp xếp, bố trí đầu tư trang thiết bị văn phòng Văn phòng nên trang bị thêm số trang thiết bị phục vụ cho trình hoạt động văn phòng như: Với quan lớn UBND quận Tây Hồ máy hủy tài liệu tương đối cần thiết có nhiều thông tin mang tín mật; Để đảm bảo không cho thông tin đưa cần sử dụng máy hủy tài liệu Ngoài cần ý tới phong thuỷ văn phòng, bố trí cảnh, đồ dùng văn phòng cho hợp lý Cần quan tâm bố trí, xếp nơi làm việc sô phòng ban Văn phòng HĐND-UBND… thuận tiện, hợp lý với môi trường làm việc lâu dài, đảm bảo cho cán công chức có sức khoẻ hăng say làm việc ổn định Tóm lại, để công tác hành UBND quận Tây Hồ thông suốt, Chủ tịch nên có quan tâm, theo dõi trình giải công việc quan Để từ có phương án điều chỉnh phù hợp với công việc cụ thể Bên cạnh đó, thân người cán công chức cần tự rèn luyện, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, không ngừng học hỏi tri thức Đồng thời, việc áp dụng trang thiết bị đại góp phần đưa công tác hành ngày hoàn thiện 27 TIỂU KẾT Trên đề xuất ý kiến em công tác hành văn phòng Văn phòng UBND Quận Tây Hồ Em mong với ý kiến giải pháp nêu góp phần hiệu phục vụ cho công tác điều hành quản lý Quận 28 KẾT LUẬN Hiện hoạt động quan hành công tác văn phòng vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mức Văn phòng phận tham mưu, giúp việc công tác quản lí, điều hành; Đồng thời đảm bảo điều kiện sở vật chất kĩ thuật cho toàn hoạt động quan tổ chức Chính việc quan tâm mức đến công tác văn phòng góp phần tích cực vào việc làm tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Với vai trò ngày quan trọng Văn phòng hoạt động UBND Quận Tây Hồ trọng, đề cao công tác văn phòng đơn vị qua góp phần hoàn thành chức năng, nhiệm vụ cách hiệu Qua thời gian nghiên cứu đề tài UBND Quận Tây Hồ chúng em có dịp tìm hiểu công tác văn phòng, giới hạn thời gian lực cá nhân nên đề tài em tập trung nghiên cứu “Công tác văn phòng UBND Quận Tây Hồ” hiểu cách khái quát sở lý luận công tác văn phòng, hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng UBND Quận Tây Hồ; Thực trạng công tác văn phòng Quận, mặt tích cực, hạn chế tồn tại, nguyên nhân tồn đó; Đồng thời qua việc nghiên cứu đề tài chúng em đưa đề xuất giải pháp nhằm nâng cáo hiệu công tác văn phòng UBND Quận Tây Hồ Tuy nhiên, trình độ nhận thức hạn chế nên trình nghiên cứu trình bày đề tài không tránh khỏi sai sót hạn chế, em mong nhận đóng góp giúp đỡ thầy cô cán nhà trường để đề tài em hoàn thiện 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Danh: Tập giảng quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2015 Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành “ Quy ước nếp sống văn hóa nơi công sở” ngày 12 tháng năm 2009 UBND Quận Tây Hồ thực văn hóa công sở UBND Quận Tây Hồ Quyết định số 1479/1998/QĐ-UB ngày 14/11/1998 UBND quận Tây Hồ việc Ban hành quy định công tác Văn thư- Lưu trữ UBND quận Tây Hồ Quy định số 146/VP ngày 26 tháng năm 2012 Văn phòng UBND Quận Tây Hồ Quy định việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu, hồ sơ kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ Một số tài liệu thu thập từ UBND Quận Tây Hồ 30 PHỤ LỤC Phụ lục 1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CVP (phụ trách công tác tổng hợp) Bộ phận cửa PHÓ CVP (phụ trách công tác tổng hợp QLĐ, XD tiếp tân) Bộ phận tiếp tân PHÓ CVP (phụ trách hành chính, quản trị) Văn thư lưu trữ Các chuyên viên công tác tổng hợp Kế toán- tài vụ Bộ phận quản trị Bộ phận công nghệ thông tin Trật tự xây dựng đô thị Bảo vệ Bếp ăn Để xe Lễ tân Quản lí phòng họp Thi đua khen thưởng Phụ lục 2: SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ Văn phòng yêu cầu đơn vị đăng ký chương trình công tác đơn vị Các đơn vị lập trình công tác đơn vị Phòng tổng hợp tiếp nhận tổng hợp chương trình công việc Lãnh đạo văn phòng duyệt Phòng hành trình lên lãnh dạo Lãnh đạo xem xét, ký duyệt Chỉnh sửa, nhân chuyển tới đơn vị Phụ lục 3: SƠ ĐỒ CÔNG TÁC TỔ CHỨC 01 HỘI NGHỊ Chủ trương: Lãnh đạo định chủ trương tổ chức hội nghị đơn vị đề xuất Công tác chuẩn bị hội nghị Thành lập ban tổ chức phân công nhiệm vụ cho cá nhân, đơn vị có liên quan Triển khai công tác chuẩn bị hội nghị PHC: Bố trí đón tiếp, ghi tên đưa tài liệu Công tác triển khai hội nghị PTH: Tổng hợp TP số lượng đại biểu Theo dõi báo cáo diễn hội nghị PQT: Lễ tân, phục vụ hội nghị, hướng dẫn đại biểu tham dự hội nghị PTH: vận hành thiết bị phục vụ hội nghị PTH: Soạn thảo thông báo, ý kiến kết luận hội nghị Công tác tổng kết hội nghị PHC: Nhân phát hành thông báo phê duyệt, viết thư cảm ơn đại biểu PKT: Thanh toán kinh phí tổ chức hội nghị Họp rút kinh nghiệm sau hội nghị Lập hồ sơ tài liệu hội nghị PTH: Xây dựng chương trình hội nghị để CVP xem xét trình lãnh đạo phê duyệt PHC: Viết phát hành giấy mời theo danh sách lập Tiếp nhận nhân tài liệu theo yêu cầu PKT: Lập dự toán chi tiêu theo quy định mục tiêu hội nghị Cấp kinh phí cho phòng có liên quan PQT: Chuẩn bị hội trường, âm thanh, loa đài, máy chiếu…, liên hệ nơi ăn cho đại biểu Đoàn xe: Bố trí đưa đón đại biểu Phụ lục 4: SƠ ĐỒ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO Lập kế hoạch chuyến công tác Chuẩn bị trước chuyến công tác Liên hệ văn phòng nơi công tác Văn phòng chuẩn bị giấy tờ, tài liệu, phương tiện lại Lập dự trù kinh phí chuyến Sắp xếp lịch làm việc, phân loại tài liệu, tham mưu cho lãnh đạo Trong lãnh đạo công tác Thu thập kết quả, hóa đơn, chứng từ chuyến để lập hồ sơ đưa vào lưu trữ toán, toán Nếu không phải liên lạc thường xuyên, báo cáo công việc, xử lí công việc ủy quyền Lãnh đạo văn phòng báo cáo công việc quan thời gian lãnh đạo công tác Sau lãnh đạo công tác Văn phòng mở họp thông báo kết chuyến công tác rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến cho lần sau Quyết toán kinh phí với phòng kế toán Lập hồ sơ chuyến công tác vào lưu trữ quan