Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC: LỜI CAM ĐOAN LỜI CÁM ƠN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 3.Giả thuyết nghiên cứu 3 4.Mục tiêu nghiên cứu 3 5.Lịch sử nghiên cứu 4 6.Phương pháp nghiên cứu 6 7.Mục đích nghiên cứu 6 8.Cấu trúc của đề tài 6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ XÃ VÂN CÔN, HUYỆN HOÀI ĐỨC, HÀ NỘI 7 1.1 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ 7 1.1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ 7 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 7 1.1.2.1Vị trí 7 1.1.2.2Ý nghĩa 7 1.1.3 Vai trò của công tác lưu trữ 8 1.2. Khái quát về UBND xã Vân Côn –huyện Hoài Đức – Hà Nội 12 1.2.1. Giới thiệu khái quát về UBND xã Vân Côn 12 1.2.1.1: Lịch sử hình thành và phát triển của UBND xã Vân Côn 12 1.2.1.2 Chức năng 13 1.2.1.3 Nhiệm vụ 13 1.2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy 16 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI XÃ VÂN CÔN, HUYỆN HOÀI ĐỨC, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 19 2.1. Chức năng, nhiệm vụ phòng Lưu trữ của xã Vân Côn huyện Hoài Đức Hà Nội 19 2.2 Các hoạt động của công tác lưu trữ tại UBND xã Vân Côn, huyện hoài Đức, Hà Nội 21 2.2.1 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND xã 21 2.2.2 Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu 22 2.2.3 Quản lí và bảo quản tài liệu lưu trữ 23 2.2.4 Chế độ báo cáo thống kê, kiểm kê 23 2.2.5 Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.6 Xác định giá trị tài liệu 24 2.2.7 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị 24 2.3. Đánh giá về công tác lưu trữ tại xã Vân Côn 25 2.3.1. Những ưu điểm 25 2.3.2. Những nhược điểm 27 2.3.3. Nguyên nhân hạn chế 27 Chương 3. CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI XÃ VÂN CÔNHUYỆN HOÀI ĐỨC HÀ NỘI 29 3.1. Xây dựng, thiết lập những kế hoạch, chỉ đạo cụ thể cho việc thực hiện công tác lưu trữ của xã Vân Côn. 29 3.1.1. Xây dựng, thiết lập những kế hoạch cho việc thực hiện công tác lưu trữ. 29 3.1.2. Chỉ đạo cụ thể cho việc thực hiện công tác lưu trữ. 29 3.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên, Để góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của xã Vân Cônhuyện Hoài Đức – Hà Nội ta cần những giải pháp sau. 30 3.3. Tăng cường trang thiết bị cơ sở vật chất 32 KẾT LUẬN 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 PHỤ LỤC 39
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng tơi Các số liệu sử dụng phân tích luận án có nguồn gốc rõ ràng, cơng bố theo quy định Các kết nghiên cứu luận án tơi tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực, khách quan phù hợp với thực tiễn Việt Nam Các kết chưa công bố nghiên cứu khác Sinh viên LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với nhữngsự hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dùtrực tiếp hay gián tiếp ngườikhác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại họcđến nay, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ,gia đình bạn bè Với lịng biết ơn sâu sắc nhất, xin gửi đến Cô LÊ THỊ HIỀN vớitri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu chochúng suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, học kỳnày, Khoa tổ chức cho tiếp cận với môn học mà theo tơilà hữu ích sinh viên tất cảcác sinh viên thuộc chuyên ngành Lưu Trữ Học khác Đólà mơnhọc Phương Pháp Luận Nghiên Cứu Khoa Học Tôi xin chân thành cảm ơn TSKH LÊ THỊ HIỀN tận tâmhướng dẫn qua buổi học lớp buổi nóichuyện, thảo luận lĩnh vực sáng tạo nghiên cứu khoa học Nếukhơng có lời hướng dẫn, dạy bảo nhóm tơi nghĩ thu hoạchnày nhóm khó hồn thiện Một lần nữa, xin chân thànhcảm ơn cô Tôi xin gửi lời cảm ơn đến UBND xã Vân Cơn, huyện Hồi Đức giúp cung cấp thông tin để phục vụ nghiên cứu đề tài để đề tài hoàn thiện Bài thu hoạch thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vựcsáng tạo nghiên cứu khoahọc, kiến thức chúng tơi cịn hạn chế cịn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khơngtránh khỏi thiếu sót điều chắn, tơi mong nhận đượcnhững ý kiến đóng góp q báu Cơ bạn học lớpđể kiến thức lĩnh vực hoàn thiện BẢNG KÊ KHAI CHỮ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT CNVC UBND TSKH TBXH VHXH XHCN TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT Công nhân viên chức Ủy Ban Nhân Dân Tiến sĩ khoa học Thương binh xã hội Văn hóa xã hội Xã hội chủ nghĩa MỤC LỤC: LỜI CAM ĐOAN .1 LỜI CẢM ƠN 2.1Đối tượng nghiên cứu 2.2Phạm vi nghiên cứu 2.3Phạm vi nội dung MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sủ dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Vai trị cơng tác lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước thể khía cạnh cụ thể sau • Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế nhà nước góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Thứ nhất, việc khai thác thơng tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước từ nhiều nguồn khác nguồn thơng tin từ tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trị quan trọng tài liệu lưu trữ thể định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu chủ trương, đường lối Đảng liên quan đến vấn đề thơng qua tài liệu lưu trữ Nghiên cứu hệ thống văn quản lý nhà nước quy định vấn đề đó, để xác định vấn đề điều chỉnh, giải chưa, điều chỉnh, giải cách nào, hiệu nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế văn Thứ hai, dựa thông tin lưu trữ để nghiên cứu tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai, vận động đối tượng chịu tác động văn soạn thảo Thứ ba, với việc nghiên cứu văn pháp luật hành trình xây dựng văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật lien quan đến nội dung văn giai đoạn trước, nhằm đánh giá thành công, thất bại văn bản, quy định • Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần làm thúc đẩy cơng tác văn thư hành chính, văn phịng đạt hiệu cao; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành • Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Sử dụng thông tin văn quản lý nhà nước để theo dõi điều hành kiểm tra công việc quan cách khoa học, có hệ thống có xác Kiểm tra điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động máy quản lý nhà nước hoạt động có hiệu Trong điều kiện nay, nội dung quan trọng cải cách thiết chế máy hành nhà nước thực phân cấp thẩm quyền, trách nhiệm ngành, cấp quyền hoạt động kiểm tra có ý nghĩa to lớn Nhờ cơng tác kiểm tra phát hiện, phịng ngừa, ngăn chặn, xử lí kịp thời thiếu xót tổ chức hoạt động máy nhà nước nhằm bảo đảm trật tự quản lý nhà nước lĩnh vực • Thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền cơng dân • Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước Với ý nghĩa, vai trị to lớn mình, đặc biệt tiềm thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt cơng tác lưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng hành đại quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1Đối tượng nghiên cứu Công tác lưu trữ công an nhân dân tỉnh Yên Bái Thành phố Yên Bái 2.2Phạm vi nghiên cứu -Thời gian : 2014 – 2015 -Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác lưu trữ công an tỉnh Yên Bái, Thành phố Yên Bái 2.3Phạm vi nội dung -Thu giữ hồ sơ, văn bản, tài liệu -Quản lý,sắp xếp hồ sơ, văn bản,tài liệu 3.Giả thuyết nghiên cứu Hồ sơ, tài liệu tìm kiếm để biết thơng tin thời gian trước Nếu công tác lưu trữ công an tỉnh Yên Bái xây dựng, ban hành đạo hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác lưu trữ, xây dựng thực quy hoạch phát triển công tác lưu trữ, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ, quản lý đào tạo bồi dưỡng cán công chức, viên chức làm công tác lưu trữ, tăng cường sở vật chất, đặc biệt nâng cao nhận thức tri thức, vị trí, vai trị, ý nghĩa tầm quan trọng công tác lưu trữ để nâng cao hiệu lưu trữ việc sửa chữa, tìm kiếm, thu thập thơng tin dễ dàng thuận tiện 4.Mục tiêu nghiên cứu -Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn cơng tác lưu trữ -Tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lý lưu trữ côn an tỉnh Yên Bái, thành phố Yên Bái thời gian qua Phân tích nguyên nhân thành tựu hạn chế công tác -Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác lưu trữ cơng an tỉnh n Bái nói chung 5.Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định cơng tác lưu trữ hoạt động khó khăn phức tạp địi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng lĩnh vực chuyên môn cần thiết thong thạo đặc điểm lưu trữ , tình hình phát triển nơi địa phương Nói đến cơng tác lưu trữ có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu khao học đề cập Một số cơng trình khoa học tiêu biểu cơng tác lưu trữ , nêu sau: Đề tài : “ Nghiên cứu sở khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ số” Tác giả : Ths Nguyễn Thị Thúy Bình ( số Ths khác ) Đề tài hoàn thành công bố vào năm 2013 Nội dung đề tài chia làm chương: Chương 1: Sự hình thành , phát triển đặc điểm tài liệu lưu trữ số Chương 2: Cơ sở khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ số Chương 3: Một số giải pháp , kiến nghị việc bảo quản tài liệu lưu trữ số Việt Nam Cuốn sách : “ Quản lý giải văn quan tổ chức” Tác giả: PGS.TS Nguyễn Minh Phương Xuất năm 2014 Nhà xuất Chính trị Quốc gia Nội dung sách phân chia thành bảy chương chính: Chương 1: Những vấn đề chung quản lý giải văn quan tổ chức Chương 2: Những nguyên tắc quản lý giải văn quan tổ chức Chương 3: Quản lý giải văn đến quan tổ chức Chương 4: Quản lí giải văn quan, tổ chức Chương 5: Lập hồ sơ hành nộp, lưu hồ sơ vào lưu trữ quan, tổ chức Chương 6: Quản lý giải văm phận giải thủ tục hành theo chế lien thông quan hành nhà nước Chương 7: Quản lý qiari văn quan tổ chức môi trường mạng Cuốn sách làm phong phú them kho tang tư liệu, phục vụ công tác văn thư, lưu trữ , văn phòng, thư ký Đề tài: “Các nguồn tài liệu lưu trữ quan hệ Việt Nam – Liên Xô (1950-1991) Tác giả : PGS.TS.Đào Xuân Chúc Thời gian: 2002-2004 Đề tài thuộc đề tài cấp Giáo dục đào tạo Đề tài cung cấp cho nguồn tài liệu cách lưu trữ lại tfai liệu mối quan hệ Việt Nam Liên Xô giai đoạn 1950-1991 Đề tài: “Phương pháp tổ chức khoa học phòng lưu trữ đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Tác giả: Ths, Đỗ Văn Học Thời gian: 2011 Đề tài góp phần thúc đẩy bước cơng việc văn phòng, văn thư, lưu trữ trường tài liệu để tham khảo giảng dạy nghiệp vụ công tác lưu trữ môn Cuốn sách: “Lịch sử, lí luận, thực tiễn Lưu trữ Quản trị văn phịng” Tác giả: GS Vương Đình Quyền Nội dung sách chia làm ba phần : Phần 1: Những vấn đề lịch sử văn thư, lưu trữ Việt Nam Phần 2: Lý luận thực tiễn công tác Văn thư Lưu trữ Phần 3: Nghiên cứu đào tạo Lưu trữ học quản trị văn phòng Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế hoạch, giúp nhóm chúng tơi tiến hành nghiên cứu đề tài :” Công tác Lưu trữ ủy ban nhân dân phường Nghĩa Đô, quần Cầu Giấy , thành phố Hà Nội” 6.Phương pháp nghiên cứu nhiều dẫn đến hồ sơ, tài liệu bị bụi bẩn Thứ tư: cán làm công tác lưu trữ chưa nâng cao trình độ kỹ thuật cơng tác thống kê định kỳ Đó số nguyên nhân dẫn đến số hạn chế công tác lưu trữ xã Vân Cơn.Những ngun nhân cần phải khắc phục sửa chữa để công tác lưu trữ phường ngày phát huy hiệu quả, để góp phần khơng nhỏ vào việc cao hiêu công tác lưu trữ đất nước *Tiểu kết Sau thi tìm hiểu thực trạng cơng tác lưu trữ xã Vân Cơn, huyện Hồi Đức, Hà Nội đánh giá thực trạng chúng tơi hiểu rõ vai trò quan trọng cơng tác văn thư q trình lao động phát triển phường Với ưu điểm sở vật chất: thiết bị văn phịng, máy tính, máy in để theo quy định ngành, cách xếp tài liệu văn đến, văn đi…Đội ngũ cán văn phòng nhiệt huyết có nhiều sáng tạo cơng tác lưu trữ xã Ngồi ưu điểm cịn nhiều ưu điểm khác chúng tơi trình bày trên.Tuy đạt thành tựu định cịn hạn chế cần khắc phục cơng tác lưu trữ hồ sơ Như việc chuyển giao từ phận văn thư sang phận lưu trữ từ phận lưu trữ sang phận khác khơng ký vịa sổ bàn giao nên số tài liệu bọ thất lạc; tài liệu lưu giữ không lưu trữ cẩn thận dẫn đến việc nhàu nát, sở vật chất dành cho phòng lưu trữ cịn sơ sài số tủ, kệ có dấu hiệu bị mọt mối ẩm chưa xếp hợp lý, nhân viên cán người trẻ, việc sáng tạo nhiệt huyết, song tuổi tác cịn trẻ nên chưa có kinh nghiệm việc quản lý lưu trữ hồ sơ Chúng tìm ngun nhân hạn chế đó, mong phong lưu trữ xã Vân Côn, huyện Hồi Đức, Hà Nội có biện pháp để phát huy ưu điểm khắc phục điều tồn 28 Chương CÁC PHƯƠNG PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI XÃ VÂN CƠN-HUYỆN HỒI ĐỨC- HÀ NỘI 3.1 Xây dựng, thiết lập kế hoạch, đạo cụ thể cho việc thực công tác lưu trữ xã Vân Côn 3.1.1 Xây dựng, thiết lập kế hoạch cho việc thực công tác lưu trữ Trên sở văn quy phạm pháp luật, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ để tự rà soát ban hành văn sau: - Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; - Lập danh mục hồ sơ quan; - Danh mục thành phần tài liệu quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử; - Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; - Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; - Xây dựng quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ 3.1.2 Chỉ đạo cụ thể cho việc thực công tác lưu trữ - Phối hợp với Đồn Thanh tra cơng tác Nội vụ tiến hành kiểm tra việc thực quy định pháp công tác lưu trữ xã Vân Côn; - Thực công tác tổ chức cán văn thư, lưu trữ Gồm có: Tổ chức văn thư, lưu trữ, biên chế, trình độ cơng chức, viên chức thực chế độ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định - Thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ; - Thực quy định về: thu nhập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ xã Vân Côn; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; - Tổ chức tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ, nghị định số 01/2013/NĐ29 CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều luật Lưu trữ, quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác lưu trữ đến đồn thể cán công nhân viên chức, nhằm nâng cao vai trị, tầm quan trọng cơng tác lưu trữ xã Vân Côn; - Công tác thu nhập, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan; - Tiếp tục khảo sát, thống kê số lượng tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý, xây dựng kế hoạch thu nhập, kinh phí chỉnh lý bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; - Cải tạo, nâng cấp xây dựng kho lưu trữ đảm bảo yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu; - Trang bị đầy đủ phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu theo yêu cầu ngành Thực vệ sinh kho, khử trùng tài liệu phòng chống mối mọt theo quy định; - Thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ 3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên, Để góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ xã Vân Côn-huyện Hoài Đức – Hà Nội ta cần giải pháp sau Giải pháp Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực công tác lưu trữ hồ sơ -Hàng năm công văn hướng dẫn sở nội vụ việc hướng dẫn nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ xã Vân Côn xây dựng kế hoạch, để thống việc thực công tác văn Thư, lưu trữ văn phòng phường văn phịng quận đảm bảo cơng tác quản lý, thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo pháp luật giúp cho cán bộ, viên chức ngành nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng, trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ; Kế hoạch xây dựng sở văn quy định công tác văn thư, lưu trữ: Căn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng năm 2013; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2013 Chính phủ công tác văn thư 09/2015/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2013 30 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2014NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Thơng tư liên tịch số 07/2012/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng năm 2012 Bộ Công An Ban tổ chức – Cán Chính phủ ( Bộ Nội vụ ) viêc hướng dẫn thực số quy định Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2010 Căn Thông tư liên tịch số 01/2014/TT-BNV ngày 10 tháng năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn kỹ thuật thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Căn thơng tư số 10/2012/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2012 Bộ nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân UBND xã Căn kế hoạch công tác văn thư lưu trữ hàng năm Tham mưu văn hướng dẫn nghiệp vụ, gửi văn triển khai phòng nghiệp vụ, bảo hiểm xã hội cấp huyện thực hiện; Tổ chức họp quán triệt nội dung văn cần triển khai hướng dẫn phận thực hiện; Kiểm tra việc thực phận, cá nhân liên quan Giải pháp Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức hoạt cơng tác Lưu trữ -Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ viên chức hoạt công tác lưu trữ; Đổi nhận thức cho cán bộ, viên chức cơng tác lưu trữ nhiều hình thức, xuống sở phổ biến trao đổi, mở lấp tập huấn nghiệp vụ, đưa tin lên trang web ngành, phô tơ tài liệu Qua giúp cán bơ, viên chức hiểu rõ tầm quan trọng công tác lưu trữ; Tăng cường công tác bồi dưỡng cán chuyên trách cử tham dự lớp tập huấn trung tâm Lưu trữ phường, bảo hiểm xã hội Việt Nam tổ chức hàng năm; Để nâng cao hiệu làm việc viên chức làm Lưu trữ tham mưu cho lãnh đạo ban hành quy chế làm việc, quy định khai thác hồ sơ, nội quy kho hồ sơ; Tăng cường bổ sung, kiện tồn đội ngũ cán bộ, viên chức làm cơng tác lưu trữ; Bố trí cán chun trách làm cơng tác văn thư, lưu trữ văn phòng bảo hiểm xã hội quận có lãnh đạo phịng phụ trách phận Phân công rõ chức năng, nhiệm 31 vụ cho cán làm lưu trữ Giải pháp Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác lưu trữ: Phối hợp phịng Cơng nghệ thông tin phát triển ứng dụng vào công tác lưu trữ, như: + Nhập địa hồ sơ vào Phần mềm quản lý hồ sơ 3.0 cho đối tượng hưởng hàng tháng + Phát triển phần mềm ứng dụng vào quản lý hồ sơ: Thu Bảo hiểm xã hội; Hưởng BHXH lần; Mất sức lao động… Giải pháp 4.Chú trọng công tác kiểm tra giám sát công tác lưu trữ -Để đảm bảo cho công tác lưu trữ thực tốt số biện pháp bảo hiểm xã hội quận (bộ phận lưu trữ) thường xuyên quan tâm từ khâu tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, đến phân loại, xác định giá trị tài liệu, cách xếp khoa học thuận tiện cho quản lý khai thác hồ sơ, tài liệu theo quy định -Triển khai, gửi kịp thời văn cấp trên, đồng thời tham mưu ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ, công văn đôn đốc giao nộp hồ sơ đến hạn - Thường xuyên phân công cán phụ trách đơn vị xuống sở, kiểm tra việc thực văn hướng dẫn, quy định công tác lưu trữ Tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra, giám sát cơng tác phịng chống cháy, nổ, đặc biệt việc đảm bảo an toàn hệ thống điện 3.3 Tăng cường trang thiết bị sở vật chất Trong thời gian qua,đặc biệt thời kì xã hội ngày phát triển Việc nâng cao công tác lưu trữ Nhà nước quan tâm trọng Trong phải kể đến giải pháp tăng cường trang thiết bị sở vật chất – giải pháp có ý ngĩa quan trọng việc nâng cao hiệu công tác lưu tác lưu trữ nói chung cơng tác lưu trữ xã Vân Cơn- huyện Hồi ĐứcHà Nội Tại Bộ Nội Vụ Cục văn thư-lưu trữ Nhà nước, nhà lãnh đạo quan tâm, đạo kịp thời cơng tác lưu trữ Cùng với cơng tác 32 kiểm tra, rà sốt trang thiết bị, sở vật chất tỉnh, huyện trọng phát triển Tuy nhiên việc tăng cường trang thiết bị sở vật chất cho công tác lưu trữ thật lỗi lo đáng quan tâm Có thể thấy xã Vân Cơn, kho liệu chun dụng cịn bé, mà diện tích sàn kho lưu trữ phải tương đương 180m2, trang bị giá, kệ, cặp, hộp, quy định Nhưng diện tích sàn kho chua đủ bảo quản hết tài liệu từ nhiều năm đọng lại, chưa kể thu thập tài liệu từ quan khác thuộc nguồn nộp lưu Hơn địa điểm kho lưu trữ bé nằm sâu khn viên phường nên việc kiểm tra cịn nhiều hạn chế, trang thiết bị máy tính, máy fax,máy in, cho công tác lưu trữ chưa nâng cao Để giải khó khăn đưa cơng tác lưu trữ xã Vân Côn ngày đạt hiệu quả, quan, đơn vị , cần tăng cường trang thiết bị sở vật chất tối thiếu phải có kho chứa tài liệu , hộp, cặp giá, kệ đựng tài liệu Cán chuyên trách đơn vị trang bị đầy đủ giá, kệ giúp việc phân loại, tìm tài liệu nhanh chóng Nhà nước cần thực cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt động cơng tác văn thư- lưu trữ phải ưu tiên kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp, bổ sung kho liệu, thiết bị sở vật chât: bàn, ghê, máy tính, hộp, giá, kệ, bảo quản tài liệu cách có hiệu Việc xây dựng kho liệu chuyên dụng đưa vào định số 1784/QĐ-TTG ngày 24/09/2010 thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt Đề án hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng Các tỉnh, thành phố trực thuôc Trung Ương đảm bảo pháp luật hành đầu tư, xây dưng đảm bảo trang thiết bị đại theo thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng đảm bảo thời gian, tiến độ dự án Bố trí kho lưu trữ tài liệu quan, đơn vị phải đảm bảo yêu cầu để bảo quản sử dụng tốt tài liệu lưu trữ hành Tăng cường trang thiết bị phòng cháy chữa cháy cần thiết phục vụ cho việc bảo quản tài liệu Các ngành, quan đơn vị đảm bảo sở vật chất cho hoạt động lưu 33 trữ gồm: sở vật chất kho lưu trữ lịch sử sở vật chất cho lưu trữ hành Tạo điều kiện, chi phí để đề án xây dựng kho lữu trữ chuyên dụng tiến hành thuận lợi, quan đơn vị bố trí kho lưu trữ có đầy đủ trang thiết bị, vật dụng để bảo vệ tài liệu an toàn, dễ dàng tra cứu sử dụng Cần trang bị số vật dụng : máy điều hịa, máy Fax, máy in, để cơng tác lưu trữ ngày nâng cao Bên cạnh đó, máy tính trang thiết bị vơ cần thiết quan trọng việc nâng cao cơng tác lưu trữ xã Vân Cơn nói riêng cơng tác lưu trữ nói chung, đặc biệt thời kì cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Một số quan, doanh nghiệp, hệ thông công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu sổ, sách công cụ thống kê mục lục, hồ sơ, phiếu, hầu hết xây dựng phương pháp thủ công Việc quản lý tài liệu theo phương pháp gây khó khăn cho công tác tra cứu thông tin tài liệu quan trọng liên quan đến công tác đầu tư, an ninh, quốc phịng đồng thời khơng đáp ứng địi hỏi cải cách hành Nhà nước Do việc đầu trư trang thiết bị máy tính cho cơng tác lưu trữ hay cịn gọi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ giải pháp hữu hiệu để khắc phục tồn tại, bảo đảm toàn vẹn phát huy hiệu tài liệu lưu trữ Ứng dụng công nghệ máy tính vào cơng tác lưu trữ tạo sở liệu hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh hiệu Qua việc sử dụng trang web điện tử hệ thống thông tin viễn thông giúp việc lưu trữ trở nên đơn giản Tài liệu lưu trữ phát huy tối đa hiệu vào việc phục vụ vào lợi ích phát triển kinh tê, văn hóa giáo dục truyền thống lịch sử cho hệ trẻ Việc làm cho liệu trở nên dễ dàng tìm kiếm, dễ bảo quản làm cho công tác lưu trữ hiệu quả, phát triển Các tài liệu sau qua công đoạn xử lý thiết bị chuyên ngành máy tính tạo nên sở liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, trao đổi chia sẻ kiến thức, tài liệu cách thuận tiện Hiện khối kiến thức khổng lồ nhân loại hình thành hàng trăm năm nay, có tài liệu giấy 34 như: văn bản, sách hình ảnh trở thành cản trở lớn cho người khai thác sử dụng tính hữu dụng, khả tiếp cận xã hội hạn chế Mặt khác tài liệu dạng phải chịu tác động học người, môi trường nên việc lưu trữ, kéo dài thời gian tuổi thọ tài liệu đòi hỏi cơng phu, tốn Nhưng để khắc phục tình trạng cần có hệ thống lưu trữ máy tính, quy trình khép kín giúp tài liệu an toàn quản lý để tài liệu với thơng tin, hồn cảnh cấu trúc giữ lại Tính xác thực, độ tin cậy, tính an tồn, mối quan hệ với liệu có liên quan, tính hữu dụng khả tiếp cận ngày nâng cao Ở nước ta nay, số quan, doanh nghiệp trang bị cho cán lưu trữ trang thiết bị vật chất đại máy tính có xã Vân Cơn phịng ban lưu trữ có hai máy tính, Các quan chức cần có chương trình phối hợp với quốc gia có hệ thống lưu trữ đại thư viện lớn giới tổ chức tập huấn, bồi dương nâng cao trình độ quản lý, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác bảo quản khai thác sử dụng tài liệu Ngoài cần trang bị thêm máy in, máy fax, để việc lưu trữ tài liệu thuận tiện, nhanh chóng, dễ dàng Với ưu điểm trên, thấy việc nâng cao thiết bị sở vật chất : kho lưu trữ, kệ, cặp, hộp, giá, máy fax, máy in, máy tính, có vai trị vơ quan trọng việc tìm kiếm, bảo mật tài liệu Giúp nâng cao hiệu công tác lưu trữ xã Vân Cơn nói riêng cơng tác lưu trữ nói chung Bởi quan, doanh nghiệp cần tăng cường trang thiết bị sở vật chất để giúp công tác lưu trữ ngày đạt hiệu quả, chất lượng lưu trữ nâng cao * Tiểu Kết: Để nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ xã Vân Cơnhuyện Hồi Đức, sở đề ra, Xây dựng, thiết lập kế hoạch, đạo cụ thể cho việc thực công tác lưu trữ Việc ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở công tác văn thư, lưu trữ quan Sở với đơn vị trực thuộc triển khai tiến độ chất lượng việc triển khai hoạt động văn thư, lưu trữ đạt hệu 35 cao Quy chế văn thư lưu trữ ban hành áp dụng cho khối quan Sở đơn vị trực thuộc Sở Thông qua việc nâng cao chất lượng công tác lưu trữ sở đề số giải pháp để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên.Và hết muốn thực tốt kế hoạch, giải pháp việc cấp trang thiết bị đại, nâng cao chất lượng sở vật chất thiếu Nhà nước cần thực cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt động cơng tác văn thư- lưu trữ phải ưu tiên kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp, bổ sung kho liệu, thiết bị sở vật chât: bàn, ghê, máy tính, hộp, giá, kệ, bảo quản tài liệu cách có hiệu Đạt kết quan tâm lãnh đạo Sở lãnh đạo đơn vị trực thuộc cố gắng nổ lực người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ ln có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc phân công 36 KẾT LUẬN Có thể khẳng định cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với quan tổ chức, cơng tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan tổ chức có chức nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh loại giấy tờ liên quan văn tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, xác định việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo văn quan trọng, việc lưu trữ thơng tin cịn quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác lưu trữ tất yếu hình thành, “ huyết mạch”của quan, tổ chức Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều ành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải công việc hang ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan Bởi vậy, việc thực công tác lưu trữ cần đổi tích cực, áp dụng khoa học kỹ thuật, nâng cao trình độ, có nhiều đầu tư nhận nhiều quan tâm Để tương xứng với vị trí, vai trị quan trọng cơng tác lưu trữ Qua việc nghiên cứu công tác lưu trữ xã Vân Cơn, huyện Hồi Đức, Thành Phố Hà Nội giúp cho nhóm đề tài chúng tơi có kiến thức thực tế công tác lưu trữ xã Vân Cơn, qua việc làm nghiên cứu cho thấy thực tế diễn ra, ưu điểm, hạn chế phường chung thấy chúng tơi phải làm để có môi trường tốt cho công tác lưu trữ Không riêng phường Nghĩa Đô nơi thực tế mà chế chung máy Lưu trữ hầu hết quan nhà nước nước.Giúp chúng tơi có nhìn tồn diện hơn, khách quan hơn.Qua đưa biện pháp giải vấn đề tồn Với thực trạng đòi hỏi kinh tế mới, vấn đề đổi nâng cao hiệu công tác lưu trữ đặt nhu cầu xúc phát triển hành Việt Nam.Giải thực trạng cần có tâm huyết, cơng sức, trí tuệ nhà nước nhà hoạch định sách có giải pháp để phát triển công tác Lưu trữ Việt Nam 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ths Nguyễn Thị Thúy Bình, năm 2013, “Nghiên cứu sở khoa học bảo quản tài liệu lưu trữ số” Web chicucvanthuluutru.com Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29/6/2015 Web tailieu.vn mục Lưu trữ Web vanthuluutru.com 6.Lịch sử xã Vân Côn, năm 2008, nxb Quốc gia 7.Tài liệu lưu trữ UBND xã Vân Côn, năm 2015, nxb Quốc gia PGS.Ths Nguyễn Minh Phương, năm 2014, NXB Chính trị Quốc gia, “Quản lý giải văn quan tổ chức” GS Nguyễn Đình Quyền, sách “Lịch sử lý luận, thực tiễn lưu trữ quản trị văn phòng” 10 Web huyenhoaiduchanoi.com 11.Dương Công Vĩ , năm 2015, báo Lạng Sơn 38 PHỤ LỤC Hình ảnh: 39 40 41