Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC Chương 1:VÀI NÉT VỀ CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG. 1.1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư – Lưu trữ. 1.1.1 Công tác Văn thư. 1.1.2 Khái niệm về công tác Văn thư. 1.2 Sự ra đời, chức năng và nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 1.2.1 Khái quát về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.2Sự ra đời, chức năng và nhiệm vụ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 1.2.2.1Sự ra đời của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 1.2.2.2Chức năng của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 1.2.2.3Nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 1.2.3.1 Phòng Hành chính Quản trị 1.2.3.2 Phòng Khoa học – Nghiệp vụ. 1.2.3.3 Phòng Bảo quản 1.2.3.4 Phòng Thu thập – Chỉnh lý. 1.2.3.5 Phòng Lưu trữ hiện hành. 1.2.3.6 Phòng Khai thác. Chương 2:CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG. 2.1 Công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 2.2 Thực trạng công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 2.3.1 Cơ sở khoa học 2.3.2 Thực trạng công tác văn thư của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 2.5.2 Những ưu, nhược điểm của công tác văn thư tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Chương 3: GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG. 3.1 Những ưu, nhược điểm về công tác văn thư ở Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. 3.2 Một số giải pháp về công tác văn thư ởCục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
LỜI CAM ĐOAN Họ tên:………………………………… Lớp: LTH 14A Khoa: Văn thư lưu trữ Em xin cam đoan thông tin, số liệu tiểu luận em hồn tồn thật, tự thân em tìm hiểu nghiên cứu vấn đề tiểu luận em Nếu có vấn đề xảy ra, em xin chịu trách nhiệm hồn tồn với tiểu luận Xin chân thành cảm ơn! LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt tiểu luận mình, em nhận nhiều giúp đỡ khác nhau: Đầu tiên, em xin giử lời cảm ơn đến cô giáo TS Bùi Thị Ánh Vân hướng dẫn, giúp đỡ em suốt thời gian vừa qua để em làm tốt tiểu luận Xin chân thành cảm ơn cô! Tiếp theo, em xin cảm ơn công viên chức Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cung cấp cho em đầy đủ thông tin quý quan để em làm tiểu luận cách nhanh chóng, thuận tiện Cùng với giúp đỡ nhiệt tình từ phía bạn học em giúp đỡ em hoàn thành tốt tiểu luận nảy Xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC Chương 1:VÀI NÉT VỀ CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 1.1 Cơ sở lý luận công tác Văn thư – Lưu trữ 1.1.1 Công tác Văn thư 1.1.2 Khái niệm công tác Văn thư 1.2 Sự đời, chức nhiệm vụ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.1 Khái quát Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.2Sự đời, chức nhiệm vụ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.2.1Sự đời Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.2.2Chức Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.2.3Nhiệm vụ quyền hạn Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.3.1 Phòng Hành Quản trị 1.2.3.2 Phịng Khoa học – Nghiệp vụ 1.2.3.3 Phòng Bảo quản 1.2.3.4 Phòng Thu thập – Chỉnh lý 1.2.3.5 Phòng Lưu trữ hành 1.2.3.6 Phòng Khai thác Chương 2:CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CỤC LƯU TRỮ VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 2.1 Cơng tác văn thư Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 2.1.1 Tình hình cán làm cơng tác văn thư Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng 2.1.2 Cơng tác đạo công tác văn thư Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng 2.2 Thực trạng cơng tác văn thư Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 2.3.1 Cơ sở khoa học 2.3.2 Thực trạng cơng tác văn thư Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng 2.5.2 Những ưu, nhược điểm công tác văn thư Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Chương 3: GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 3.1 Những ưu, nhược điểm công tác văn thư Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 3.2 Một số giải pháp công tác văn thư ởCục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Ngày nay, loại hình văn dần chuẩn hóa để thống việc quản lý công tác văn thư – lưu trữ trọng quan, tổ chức Đó lí em chọn đề tài Bên cạnh đó, em sinh viên thuộc ngành văn thư – lưu trữ muốn tìm hiểu, học tập kinh nghiệm công việc sau làm sau trường Cùng với đó, em thấy Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng số quan đầu ngành lĩnh vực văn thư – lưu trữ nước ta, Cục có csự tổ chức tốt, chuyên nghiệp công tác nêu Và hết em mong muốn tương lai, em có hội học tập làm việc quan Vì lí trên, em định chọn đề tài: Tìm hiểu cơng tác Văn thư – Lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng làm đề tài cho tiểu luận em Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu cơng tác văn thư có nhiều cơng trình khoa học có giá trị lý luận thực tiễn, góp phần hình thành hệ thống lý luận chung Tiêu biểu có cơng trình khoa học cơng tác văn thư có: “ Cẩm nang Nghiệp vụ Văn thư tác giả tác giả Hoàng Giang – nhà xuất Lao động Hà Nội, tác giả Lê Văn In với sách Giáo trình Văn Quản lý Nhà nước Kỹ thuật soạn thảo văn NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Về lý luận, em có sử dụng Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác Văn thư tác giả TS Triệu Văn Cường, NXB Giao thông vận tải xuất năm 2009 Đây giáo trình dành cho việc giảng dạy học tập dành cho giảng viên sinh viên trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội ( trường Đại học Nội Vụ Hà Nội) Cuốn giáo trình tác giả Triệu Văn Cường nghiên cứu công tác văn thư, quản lý giải văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ lưu nộp Cơ sở lý luận em vào chương I: vấn đề chung công tác văn thư [ GT;T11-12] giáo trình Nghiệp vụ cơng tác Văn thư để làm sở lý luận cho tiều luận Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài công tác văn thư quan Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Đối tượng nghiên cứu Trong tiểu luận, đối tượng nghiên cứu em quan Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, mà cụ thể phòng ban, phận Cục Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu em đề tài giai đoạn năm 2014- 2015 Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Phương pháp nghiên cứu Trong tiểu luận, em có sử dụng số phương pháp nghiên cứu là: tìm tài liệu qua công tác thư viện, khảo sát thực tiễn cách đến quan thăm quan tìm hiểu q trình làm việc Cục, ngồi cịn có phương pháp logic, phương pháp hệ thống, thống kê nhằm chứng minh, làm rõ, sáng tỏ số nội dung phương pháp nghiên cứu đề tài em lựa chọn Bố cục đề tài Đề tài em xoay quanh nội dung tìm hiểu cơng tác lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng Ngồi cịn có góp ý ưu nhược điểm tồn Cục Qua đó, em xin đề xuất, đóng góp số biện pháp khắc phục cá nhân em phát triển Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Bên yếu tố để hình thành phát triển nên tiểu luận em Em xác định rõ mục tiêu, đối tượng, phạm vi sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học như: công tác thư viện, khảo sát thực tiễn… để thực thành công tiểu luận Chương 1:VÀI NÉT VỀ CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 1.1 Cơ sở lý luận công tác Văn thư – Lưu trữ 1.1.1 Công tác Văn thư 1.1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư Công tác văn thư công tác công văn giấy tờ, hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân 1.1.1.2.Ý nghĩa, vai trò công tác văn thư Bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý, điều hành công việc chuyên mơn quan tổ chức nói chung q trình quản lý Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật quốc gia, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Công tác văn thư bảo đảm đầy đủ chứng hoạt động quan, tổ chức Nội dung tài liệu hình thành nhận q trình giải cơng việc phản ánh xác, chân thực hoạt động quan, tổ chức Cơng tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Nguồn bổ sung tài liệu vào lưu trữ chủ yếu từ giai đoạn văn thư 1.1.2 Công tác lưu trữ 1.1.2.1 Khái niệm công tác Lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động xã hội bao gồm vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới trình hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ gốc, ( có giá trị pháp lý chính) tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho mục đích xã hội 1.1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ Ý nghĩa thực tiễn: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn to lớn Nó phục vụ đắc lực cho việc thực chủ trương, sách Đảng Nhà nước Tài liệu lưu trữ sử dụng để quản lý nhà nước, quản lý mặt đời sống xã hội, bảo vệ chủ quyền toàn vẹn lãnh thổ đất nước, đấu tranh chống lại kẻ thù nước Tài liệu lưu trữ làm sở cho công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội cho vùng toàn quốc Tài liệu lưu trữ dùng để lập kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm cho địa phương nước Trong quan, tổ chức, hàng ngày cán công chức sử dụng tài liệu lưu trữ cho công tác nghiên cứu giải công việc Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh thật khách quan hoạt động sáng tạo khoa học xã hội đương thời nên mang tính khoa học cao Tài liệu lưu trữ sử dụng để làm tư liệu tổng kết, đánh giá rút quy luật vận động phát triển vật, tượng tự nhiên xã hội tư Trong lĩnh vực khoa học, nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ để kế thừa thành tựu có từ trước, sở tìm tịi khoa học Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ gắn liền phản ánh cách trung thực trình hoạt động người, quan, tổ chức kiện lịch sử diễn khứ, suốt tiến trình lịch sử quốc gia, dân tộc, ngành hoạt động xã hội, quan, tổ chức Vì thế, tài liệu lưu trữ nguồn thơng tin xác nhất, chân thực để nghiên cứu lịch sử Nói cách khác tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng Ý nghĩa văn hóa: Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa đặc biệt dân tộc Cùng với loại di sản văn hóa khác mà người để lại từ đời qua đời khác di khảo cổ, vật bảo tàng… tài liệu lưu trữ để lại cho xã hội loài người loại văn tự có giá trị 1.2 Sự đời, chức nhiệm vụ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.1 Khái quát Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đặt số 9, Nguyễn Cảnh Chân, Ba Đình, Hà Nội Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng (tiền thân Cục Lưu trữ Trung ương Đảng) "có chức giúp Chánh Văn phịng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; nghiên cứu, soạn thảo văn đạo Trung ương Đảng công tác văn thư lưu trữ; kiểm tra việc thực văn đạo Trung ương; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; đạo, hướng dẫn thống khoa học nghiệp vụ văn thư lưu trữ quan, tổ chức Đảng tổ chức trị- xã hội" (Điều 7- Quy định số 210-QĐ/TW Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam) Kể từ thành lập đến Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng ln thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao là: Bảo quản an toàn Kho Lưu trữ Trung ương Đảng, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu khối tài liệu công xây dựng, bảo vệ phát triển đất nước Cục Lưu trữ gồm Cục trưởng số Phó Cục trưởng Cục Lưu trữ có 06 đơn vị trực thuộc sau đây: Phịng Hành Quản trị Phòng Khoa học- Nghiệp vụ Phòng bảo quản Phòng thu thập- Chỉnh lý Phòng Lưu trữ hành Phòng khai thác Tổ Tin học 1.2.2Sự đời, chức nhiệm vụ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 1.2.2.1Sự đời Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Nghị Đại hội toàn quốc lần thứ VI Đảng (12/1986) để nhiệm vụ đổi đội ngũ cán kiện toàn quan lãnh đạo, quản lý Đảng Nhà nước Trong cơng tác lưu trữ, nhiệm vụ cấp thiết khơng thiếu sót mặt tổ chức cán tồn nhiều năm chậm khắc phục Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/09/1987 Ban Bí thư quy định hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng từ TW đến địa phương bao gồm Cục Lưu trữ TW trực thuộc Ban Bí thư, kho lưu trữ tỉnh ủy, huyện ủy đặt văn phòng cấp ủy kho lưu trữ TW Đoàn Trên thực tế, đầu năm 1987, cấp trung ương tồn hai tổ chức làm nhiêm vụ quản lý tài liệu lưu trữ TW Đảng tham gia đạo cơng tác lưu trữ Đảng Đó Cục Lưu trữ thuộc Viện Mác- Lênin làm nhiệm vụ quản lý tài liệu lịch sử Đảng Vụ Lưu trữ thuộc Văn phòng TW Đảng quản lý tài liệu lưu trữ hành tài liệu mật TW Đảng Ngày 23/09/1987, Ban Bí thư TW Đảng định số 21-QĐ/TW thành lập Cục Lưu trữ TW Đảng trực thuộc Ban Bí thư sở sát nhập Vụ Lưu trữ Văn phòng TW Đảng Cục Lưu trữ thuộc Viện Mác- Lênin để thực chức giúp Ban Bí thư TW Đảng quản lý tập trung, thống Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Năm 1991, Ban Bí thư TW Đảng ban hành Quyết định số 06-QĐ/TW ngày 21/09/1991 chuyển Cục Lưu trữ trực thuộc TW Đảng thành Cục Lưu trữ Văn phòng TW Chức Cục Lưu trữ quy định giúp Ban Bí thư quản lý Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/09/1987 Ban Bí thư, quản lý kho lưu trữ TW Đảng TW Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 1.2.2.2Chức Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng Cục Lưu trữ có chức giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; nghiên cứu, soạn thảo văn đạo Trung ương Đảng công tác văn thư lưu trữ; kiểm tra việc thực văn đạo Trung ương; đạo, hướng dẫn thống khoa học nghiệp vụ văn thư lưu trữ quan, tổ chức đảng tổ chức trịxã hội 1.2.2.3Nhiệm vụ quyền hạn Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Đảng: sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ Trung ương Đảng, quan trực thuộc Trung ương Đảng, tổ chức trị - xã hội Trung ương, tài liệu lưu trữ cá nhân theo thẩm quyền quy định Hướng dẫn, kiểm tra quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội Trung ương tiến hành giải mật tài liệu trước giao nộp tài liệu lưu trữ vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng; năm, tổ chức giải mật tài liệu lưu trữ bảo quản Kho Lưu trữ Trung ương Đảng theo quy định Ban Bí thư hướng dẫn Văn phòng Trung ương Đảng Bảo quản, bảo vệ tuyệt đối an toàn, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo hiểm tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Tổ chức phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng, công bố tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng quy định Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng Trực tiếp quản lý lưu trữ hành Trung ương Đảng Văn phòng Trung ương Đảng Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng: nghiên cứu, soạn thảo trình Trung ương Đảng cơng tác văn thư công tác lưu trữ, quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt nam Ban hành văn hướng dẫn thực văn Trung ương công tác văn thư công tác lưu trữ; ban hành văn đạo khoa học nghiệp vụ công tác văn thư công tác lưu trữ hệ thống tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội Tổ chức thực kiểm tra việc thực văn đạo Trung ương, văn Văn phịng Trung ương Đảng cơng tác văn thư công tác lưu trữ Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ theo quy định phân cấp quản lý Chánh văn phòng Trung ương Đảng Ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư công tác lưu trữ quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội Trung ương, văn phòng tỉnh ủy, thành ủy Thực thống công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông chữ Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Nghiên cứu khoa học, phát triển ứng dụng chuyển giao công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ; triển khai số hóa hồ sơ tài liệu lưu trữ truyền thống, tổ chức trực tiếp quản lý Kho lưu trữ Trung ương Đảng Thực quản lý nội tổ chức hoạt động đối ngoại Cục Lưu trữ theo quy định phân cấp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng Tổ chức quản lý máy, cán bộ, công chức, người lao động va sử dụng biên chế duyệt theo quy định; thực chế độ tiền lương chế độ, sách cán bộ, công chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý Cục Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật Văn phòng Trung ương Đảng Đề xuất tổ chức thực kế hoạch hợp tác nước quốc tế để thực chức nhiệm vụ Cục Thực số nhiệm vụ khác lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng giao 1.2.3 Nhiệm vụ chức đơn vị trực thuộc Cục Lưu trữ Văn Phòng Trung ương Đảng 1.2.3.1 Phịng Hành Quản trị Chức năng: giúp Cục trưởng việc tổ chức điều hành công việc hành chính, quản trị quản lý tài Cục Lưu trữ Nhiệm vụ: tiếp nhận, đăng kí quản lý văn đi, đến; quản lý dấu Cục Lưu trữ theo quy định Văn phòng Trung ương Quy chế công tác văn thư Cục Giúp Cục trưởng tổng hợp truy cập thông tin mạng chương trình cơng tác chuẩn tuần Cục, lãnh đạo Cục; dự thảo báo cáo công tác tháng, quý, tháng báo cáo tổng kết năm Cục; ghi biên sơ kết, tổng kết Cục họp khác Cục trưởng phân cơng Giúp Cục trưởng xây dựng dự tốn quản lý kinh phí hoạt động tồn Cục hàng năm; lập kế hoạch đảm bảo đủ kinh phí chi tiêu hàng tháng, quí cho hoạt động nghiệp vụ Cục, cấp phát lương chế độ cho cán nhân viên theo chế độ; thực chế độ kế toán, quản lý, báo cáo tốn tài theo Luật Kế hoạch quy định hành Nhà nước Đảng tài Quản lý tài sản Cục; giám sát thực hiện, toán hợp đồng sửa chữa, thay thế, bổ sung trang thiết bị, máy móc, hạng mục cơng trình mua sắm tài sản, hàng hóa, văn phịng phẩm… Cục theo quy định Nhà nước Đảng quản lý tài sản mua sắm tài sản công Phục vụ lãnh đạo Cục tiếp khách, tổ chức kế hoạch công tác đối ngoại Cục công việc Cục trưởng giao 1.2.3.2 Phòng Khoa học – Nghiệp vụ Chức năng: Phòng Khoa học – Nghiệp vụ có chức tham mưu, giúp Cục trưởng việc tổ chức soạn thảo văn Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; trực tiếp kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy tổ chức trị - xã hội; tổ chức quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; quản lý công tác nghiên cứu khoa học Nhiệm vụ: giúp Cục trưởng tổ chức nghiên cứu, soạn thảo thẩm định dự thảo văn Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Lưu trữ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ hệ thống tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội; kiểm tra, hướng dẫn việc thực văn đạo Trung ương Đảng, Văn phòng Trung ương Đảng Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng cơng tác văn thư, lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy tổ chức trị - xã hội Trung ương Giúp Cục trưởng theo dõi, thẩm định việc xét, hủy tài liệu hết gía trị lưu trữ tổ chức trị - xã hội Trung ương tỉnh ủy, thành ủy Giúp Cục trưởng tổ chức công tác thống kê tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Quản lý mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn 70 năm đánh giá phòng lưu trữ tỉnh ủy, thành ủy Chủ trì phối hợp với đơn vị quan trọng việc xây dựng kế hoạch tổ chức thực kế hoạch Cục trưởng phê duyệt việc tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cán bộ, chuyên viên văn phòng tỉnh ủy, thành ủy quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội Trung ương Chủ trì giúp Cục trưởng việc xây dựng kế hoạch hợp tác nước quốc tế, kế hoạch nghiên cứu khoa học nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; quản lý đề tài, đề án nghiên cứu Cục đơn vị Cục thực công tác văn thư, lưu trư; tham gia nghiên cứu khoa học, nghiên cứu ứng dụng chuyển giao công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Đảng tổ chức trị - xã hội Tổ chức công tác thông tin – tư liệu khoa học – nghiệp vụ Cục Giúp Cục trưởng tổ chức hội thảo khoa học, trao đổi kinh nghiệm, thông tin vấn đề lý luận thực tiễn công tác văn thư, công tác lưu trữ; trực tiếp quản lý phục vụ khai thác tư liệu khoa học – nghiệp vụ Cục nghỉ, ngày lễ, ngày Tết nhân viên thường trực, bảo vệ Cục có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn bàn giao đầy đủ cho văn thư vào đầu làm việc Khi tiếp nhận văn đến, văn thư tiến hành phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Một số bì văn thư khơng bóc như: bì văn mật,các bì văn gửi cho tổ chức Đảng đồn thể, bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến cơng việc chung Cục người nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký Khi bóc bì văn thư phải kiểm tra đối chiếu văn với số, ký hiệu ghi bì, phát có sai sót, nhầm lẫn văn gửi đến không bảo đảm thể thức quy định gửi trả lại quan gửi văn Đối với văn đến có kèm theo Phiếu gửi văn thư đối chiếu văn với Phiếu gửi; ký xác nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi gửi trả cho nơi gửi; bì có đóng dấu độ khẩn thường bóc trước để giải kịp thời Trong bóc bì kiểm tra đối chiếu bì văn bên văn có dấu hỏa tốc hẹn giờ; đơn thư khiếu nại; văn bản, thư từ nước gửi đến; văn có ngày gửi cách xa ngày nhận; bì văn có độ mật, độ khẩn số ký hiệu khơng thống thơng thường văn thư Cục gữi lại bì đính kèm văn để theo dõi Văn fax Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng khơng cần photocopy lại trước đóng dấu đến sử dụng mực in màu Tiếp đóng dấu đến, ghi số, ngày đến đăng kí văn đến Dấu đến Cục thường đóng lề bên phải địa danh, ngày, tháng, năm văn Vì số lượng văn đến Cục khơng nhiều nên tồn văn đến quản lý chung không phân chia theo loại riêng Văn đến nhập thông tin theo trường hợp phần mềm ngày đến, số đến, ngày văn bản, số ký hiệu văn bản, tên quan gửi văn bản, nội dung văn bản, tên người lãnh đạo trình bày văn bản, đơn vị cá nhân nhận văn bản… Khi chuyển văn đến, văn thư Cục in trường cần thiết giấy, cuối năm đóng thành sổ đăng ký văn đến Sau đăng kí, văn đến phải kịp thời trình Cục trưởng Phó Cục trưởng xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải văn Căn ý kiến lãnh đạo Cục, văn thư đăng kí thơng tin bổ sung vào trường tương ứng sở liệu chuyển văn đến cho đơn vị cá nhân giải ngày Người nhận văn phải ký nhận vào sổ Nếu phát văn đến chuyển khơng xác, đơn vị cá nhân nhận văn trả lại văn thư để trình lãnh đạo kịp thời xử lý Đối với văn đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân đơn vị, cá nhân chủ trì giải gửi văn kèm theo Phiếu trình có ý kiến đạo lãnh đạo Cục để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân liên quan Cá nhân giao giải văn đến phải hoàn thành công việc thời hạn quy định theo ý kiến đạo người có thẩm quyền để kịp thời xử lý Quản lý giải văn Văn công cụ để quan thực chức năng, nhiệm vụ điều hành quản lý Chính mà để lãnh đạo quản lý điều hành tốt việc quản lý văn xem nhẹ Trước phát hành tất văn đi, văn thư Cục phải kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải báo cáo Chánh Văn phịng Trưởng phịng Hành Quản trị thuộc văn phịng để xử lí kịp thời Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng chặt chẽ quy định cụ thể Chánh văn phịng có trách nhiệm trước Cục trưởng việc quản lý sử dụng dấu Cục Văn phòng Con dấu quan dấu khác bảo quản an toàn két sắt sử dụng phòng văn thư Cục Con dấu Cục dấu Văn phòng Cục giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu Nhân viên văn thư khơng mang dấu khỏi phịng làm việc, khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào văn bản, tài liệu quan; đóng dấu vào văn bản, tài liệu sau có chữ ký người có thẩm quyền; khơng đóng dấu khống Cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Lập hồ sơ Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư Việc lập hồ sơ giúp cho cán bộ, công chức xếp văn có khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho việc giải công việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu quả; cần nhanh chóng tra tìm văn Đối với quan, lập hồ sơ nhằm quản lý tồn cơng việc quan, quản lý chặt chẽ tài liệu Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ quan Yêu cầu hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Cục; văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự giải cơng việc phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Các cán bộ, công chức sở Danh mục hồ sơ kế hoạch công tác năm phải mở hồ sơ công việc giao theo dõi, giải Trong trình theo dõi, giải công việc phải thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ, từ văn ý kiến góp ý đơn vị, ý kiến đạo giải lãnh đạo, văn quan,… Khi giải xong công việc, cán bộ, công chức thuộc Cục phải hoàn chỉnh hồ sơ như: tiếp tục thu nhập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ; kiểm tra để loại khỏi hồ sơ trùng thừa; nháp, thảo tài liệu tham khảo không thực cần thiết; xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ vào thực tế tài liệu có hồ sơ; chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ văn bản, tài liệu hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến ban đầu; biên mục hồ sơ Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Các đơn vị, cá nhân phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị hình thành q trình giải cơng việc vào lưu trữ Cục, theo thời hạn sau: Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức; Tài liệu xây dựng bản: sau tháng kể từ cơng trình tốn; Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau tháng kể từ công việc kết thúc Trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ Cục thời hạn giữ lại không năm; Mọi công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu quan làm riêng mang sang quan khác 2.3.1 Những ưu điểm công tác văn thư Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Kể từ thành lập Cục Lưu trữ đến nay, cơng tác lưu trữ Đảng có bước phát triển vượt bậc, đặc biệt làm cho cấp ủy đảng, lãnh đạo quan, tổ chức cán đảng viên toàn xã hội ngày nhận thức đầy đủ vai trò, ý nghĩa tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ Thực chức nhiệm vụ giao, Cục lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng giúp Ban Bí thư Trung ương Đảng quản lý tập trung, thống Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, trực tiếp quản lý Kho lưu trữ Trung ương Đảng tuyệt đối an tồn Cục làm tốt cơng tác thu thập, sưu tầm, chỉnh lý tài liệu lưu trữ thuộc nguồn lưu kho lưu trữ Trung ương văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể Cục công tác văn thư lưu trữ Cục Lưu trữ trọng kiểm tra việc thực văn đạo Trung ương, bảo đảm đạo, hướng dẫn thống khoa học nghiệp vụ văn thư lưu trữ quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội Các hoạt động Cục Lưu trữ góp phần tích cực phục vụ lãnh đạo, đạo quan lãnh đạo cao Đảng Bên cạnh đó, Cục Lưu trữ phục vụ nhu cầu nghiên cứu lý luận, tổng kết thực tiễn, tổng kết kinh nghiệm biên soạn lịch sử Đảng, tổ chức trị xã hội Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư đã tạo được sự chuyển biến tích cực nhận thức của lãnh đạo các cấp và cán bộ, công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư đối với sự chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc hàng ngày của quan; từ đó, nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tuân thủ pháp luật về công tác văn thư Hệ thống văn bản quản lý nhà nước và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư bản đã quy định đầy đủ về các nghiệp vụ của công tác văn thư, giải quyết được những vấn đề bản, quan trọng từ thực tiển hoạt động quản lý Chất lượng soạn thảo, ban hành văn bản của các bộ, ngành và địa phương ngày được nâng cao; việc quản lý văn bản, việc quản lý và sử dụng dấu đúng quy định; công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan đã được công chức, viên chức quan tâm thực hiện Cơ sở vật chất và kinh phí cho công tác văn thư được quan tâm đầu tư, tập trung vào các công việc trọng tâm như: đầu tư, nâng cấp, mua sắm trang thiết bị; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư phục vụ cho hoạt động điều hành, tác nghiệp của quan, tổ chức Tổ chức, biên chế công chức, viên chức làm công tác văn thư ở các cấp bước đầu được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ được chú trọng; trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ được nâng lên, đáp ứng ngày càng tốt yêu cầu công tác của quan, tổ chức và xã hội Được sự quan tâm, chỉ đạo của Ban lãnh đạo đối với công tác văn thư, lưu trữ, bên cạnh việc xây dựng và ban hành hệ thống văn bản pháp lý, Cục Lưu trữ đã tích cực thực hiện nhiều biện pháp tăng cường quản lý, chỉ đạo như: tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ; tổ chức chỉ đạo việc kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tổng kết định kỳ công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức tập huấn các văn bản mới ban hành; tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ 2.3.2 Những nhược điểm công tác văn thư Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Nhận thức của lãnh đạo một số quan về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư chưa đầy đủ; chưa dành sự quan tâm đúng mức cho công tác này; vị trí của người làm công tác văn thư chưa được coi trọng; chưa quan tâm thực hiện tốt chế độ, chính sách quy định và đãi ngộ phù hợp cho đối tượng này; một số công chức, viên chức làm công tác văn chưa nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trò của mình Việc tuân thủ pháp luật công tác văn thư của cán bộ, công chức, viên chức ở một số quan còn chưa nghiêm, chưa gắn trực tiếp với trách nhiệm và đánh giá hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức Việc thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư còn một số hạn chế như: chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản chưa đáp ứng yêu cầu; cán bộ, công chức, viên chức chưa lập hồ sơ quá trình giải quyết công việc hoặc chất lượng hồ sơ thấp; việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan chưa đầy đủ, chưa đúng thời hạn; một số quan chưa chấp hành tốt việc báo cáo thống kê về công tác văn thư Tổ chức văn thư ở các quan, tổ chức; đặc biệt là ở cấp tỉnh thời gian qua chưa ổn định, hay thay đổi đã ảnh hưởng đến việc quản lý, chỉ đạo công tác này ở địa phương; đội ngũ công chức, viên chức ở một số bộ, ngành và địa phương chưa chuyên nghiệp, phải kiêm nhiều việc, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng giải quyết công việc; trình độ chuyên môn của cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu giai đoạn mới Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư còn hạn chế, mới chỉ sử dụng để đăng ký, quản lý văn bản mà chưa khai thác, phát huy được tính ưu việt của công nghệ thông tin phục vụ cho việc điều hành, giải quyết công việc môi trường mạng Tóm lại, qua q trình tìm hiểu cơng tác văn thư Cục lưu trữ văn phịng Trung ương Đảng em thấy: công tác văn thư Cục thực quy cách Việc soạn thảo ban hành văn thực với thẩm quyền quy định Việc giải quyết,quản lý văn văn đến thực nhanh chóng xác Cơng tác lập hồ sơ giao lưu hồ sơ vào lưu trữ quan thực theo quy định Chương 3: GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở CỤC LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 3.1 Những ưu, nhược điểm công tác văn thư Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Với chức giúp Chánh Văn phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nên Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quan tâm đạo tạo điều kiện tối đa cho công tác văn thư công tác lưu trữ khối quan Cục tổ chức nghiệp thuộc Cục Trong thời gian qua, cơng tác văn thư Cục Lưu trữ văn phịng Trung ương Đảng vào nề nếp đạt số hiệu định như: Công tác thu thập tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử Trung ương Đảng thực thủ tục, chặt chẽ, đảm bảo chất lượng hồ sơ, tài liệu nhập vào Kho Công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, chuyên viên Văn phòng Trung ương ngày vào nề nếp Các hồ sơ, tài liệu giao nộp xếp, phân loại theo quy định Duy trì chế độ trực 24/24 Đảm bảo an toàn tuyệt đối toàn trụ sở, kho tài liệu lưu trữ Đáp ứng kịp thời, xác yêu cầu tài liệu ngồi quan, đặc biệt đảm bảo kịp thời, xác yêu cầu tài liệu phục vụ Hội Nghị quan trọng Ban Bí thư lãnh đạo Cục Quy trình giải văn đi, văn đến chặt chẽ; văn đảm bảo thể thức theo quy định chung thống Đa số cán bộ, công chức nắm bắt xử lý thơng tin nhanh chóng, xác giúp cho lãnh đạo Cục giải cơng việc kịp thời Trình độ cán văn thư, lưu trữ tương đối đồng thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiêp vụ đáp ứng yêu cầu công việc Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư quan tâm đầu tư Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ vào nề nếp Bên cạnh ưu điểm đạt được, công tác văn thư – lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng số hạn chế như: thủ tục trình văn cịn rườm rà, nhiều thời gian, chất lượng hồ sơ công việc chưa cao 3.2 Một số giải pháp công tác văn thư – lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Trên sở tồn công tác văn thư – lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng, tơi có số giải pháp sau nhằm để nâng cao chất lượng hiệu công việc sau: Công tác Văn thư – Lưu trữ công việc tất yếu quan Chính vậy, để thực tốt cơng tác phải có máy, người đào tạo, có sở vật chất ứng dụng khoa học kỹ thuật, phải tổ chức đồng cách khoa học Lãnh đạo quan nên thường xuyên kiểm tra, giám sát tiến độ thực chất lượng công việc cán bộ, phận quan Hàng năm, phải có kế hoạch cụ thể đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ, cơng chức để đáp ứng kịp thời yêu cầu công việc Áp dụng sáng kiến cải tiến kỹ thuật để nâng cao hiệu công việc Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật đại đồng thời tập huấn hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý công việc phù hợp với yêu cầu đổi công cải cách hành Đảng ta Lãnh đạo cần quan tâm đến chế độ, sách thích hợp đội ngũ cán làm cơng tác văn phòng Sớm ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ cho danh viên chức văn thư – lưu trữ Cần kiểm tra, hướng dẫn cụ thể đến cán bộ, công chức phương pháp lập hồ sơ công việc để nâng cao chất lượng hồ sơ, tránh mát, thất lạc tài liệu Đất nước ta trình thực cơng nghiệp hóa, đại hóa cơng cải cách hồn thiện hành nhà nước Cơng tác văn phịng đối tượng cần cải cách hoàn thiện Hy vọng ý kiến đóng góp tơi góp phần nâng cao hiệu chất lượng công việc Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng cơng tác văn thư – lưu trữ nói chung bắt nhịp với công đổi nước KẾT LUẬN Qua trình tìm hiểu đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng em thấy: đời Cục định cần thiết Ban Bí thư, với chức vơ to lớn, nhiệm vụ cao mà Ban bí thư giao cho Cục Lưu trữ Sự phân chia công việc, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ban Bí thư phân phó cho Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng vô hợp lý phát triển đất nước Các phòng ban qua mà xếp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn liên quan vô mật thiết với phận Cục tách rời loại bỏ Qua q trình tìm hiểu cơng tác văn thư Cục lưu trữ văn phòng Trung ương Đảng em thấy: công tác văn thư Cục thực quy cách Việc soạn thảo ban hành văn thực với thẩm quyền quy định Việc giải quyết,quản lý văn văn đến thực nhanh chóng xác Cơng tác lập hồ sơ giao lưu hồ sơ vào lưu trữ quan thực theo quy định Đất nước ta trình thực cơng nghiệp hóa, đại hóa cơng cải cách hồn thiện hành nhà nước Cơng tác văn phịng đối tượng cần cải cách hồn thiện Hy vọng ý kiến đóng góp em góp phần nâng cao hiệu chất lượng công việc Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng cơng tác văn thư – lưu trữ nói chung bắt nhịp với công đổi nước TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác Văn thư tác giả TS Triệu Văn Cường, NXB Giao thông vận tải xuất năm 2009 Nghị định số 09/2010/NĐ/CP Sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2014 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2014 Chính phủ cơng tác văn thư Quyết định số 3455-QĐ/VPTW, ngày 20/10/2009 Chánh Văn phòng Trung ương Đảng chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy chế độ làm việc Cục Lưu trữ