Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG. 4 1.1. Một số vấn đề lí luận về công tác văn thư lưu trữ 4 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 4 1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư. 4 1.1.3. Những yêu cầu đối với công tác Văn thư. 5 1.2. Một số nét về UBND quận Cẩm Lệ TP Đà Nẵng 6 1.2.1. Giới thiệu chung UBND quận Cẩm Lệ TP Đà Nẵng 6 1.2.2. Chức năng 7 1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 7 Tiểu kết 8 CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 9 2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng: 9 2.1.1. Tình hình công tác quản lý nhà nước về văn thư 9 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư: 10 2.1.3. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 10 2.1.4. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đến: 13 2.1.5. Công tác Quản lý và giải quyết văn bản đi: 18 2.1.6. Lập hồ sơ công việc 25 2.1.7. Bảo quản và sử dụng con dấu. 26 2.2. Đánh giá kết quả thực hiện, nguyên nhân và một số kiến nghị 27 2.2.1. Ưu điểm 27 2.2.2. Những hạn chế, khó khăn 27 Tiểu kết: 28 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 30 3.1. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế 30 3.2. Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng 30 KẾT LUẬN 33
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU NỘI DUNG .4 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG .4 1.1.Một số vấn đề lí luận công tác văn thư lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư 1.1.3.Những yêu cầu công tác Văn thư .5 1.2.Một số nét UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng 1.2.1.Giới thiệu chung UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng .6 1.2.2.Chức 1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn * Tiểu kết CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ - THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Thực trạng công tác văn thư Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ - Thành phố Đà Nẵng: 2.1.1 Tình hình công tác quản lý nhà nước văn thư .9 2.1.2 Tình hình cán làm công tác văn thư: 10 2.1.3 Công tác xây dựng ban hành văn 10 2.1.4 Công tác Quản lý giải văn đến: .13 2.1.5 Công tác Quản lý giải văn đi: .18 2.1.6 Lập hồ sơ công việc 25 2.1.7 Bảo quản sử dụng dấu 26 2.2 Đánh giá kết thực hiện, nguyên nhân số kiến nghị 27 2.2.1 Ưu điểm 27 2.2.2 Những hạn chế, khó khăn 27 * Tiểu kết: 28 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ - THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 30 3.1 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế 30 3.2 Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư UBND quận Cẩm Lệ - Thành phố Đà Nẵng .30 KẾT LUẬN 33 LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo chế thị trường có quản lý Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, tạo tiền đồ mới, đưa công đổi bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp không khó khăn, vướng mắc yêu cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lý mà công tác văn thư – lưu trữ đóng vai trò quan trọng Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng công tác Bởi không phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin cách đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị đạt hiệu cao Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng điều mà công tác văn thư quan, tổ chức ngày quan tâm nhiều Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước, công tác văn thư 0những trọng tâm tập trung đổi Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong Văn phòng, công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, xác thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc, xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước: hạn chế, bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái với Pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan còng nh hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động quan cách chân thực Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yêu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nép vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ nép hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu: đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nép vào lưu trữ không bảo đảm gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh Đối với quan, tổ chức, đơn vị, đặc biệt Ủy Ban Nhân Dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng nơi cần nâng cao suất, chất lượng hiệu quản trị, cần ý thức đắn tầm quan trọng công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ nhiệm vụ Quản trị văn phòng Công tác văn thư – lưu trữ nội dung hoạt động chủ yếu đơn vị tổ chức Ủy Ban Nhân Dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ hoạt động quan, đơn vị nói chung Ủy Ban Nhân Dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng nói riêng Sau thời gian tìm hiểuỦy Ban Nhân Dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng giúp em đánh giá, nhận xét rút mặt tốt mặt cần điều chỉnh, biện pháp cần áp dụng nhằm nâng cao hiệu công tác Ủy Ban Nhân Dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng Vì em chọn đề tài : “Công tác văn thư lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.1 Một số vấn đề lí luận công tác văn thư lưu trữ 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đợn vị vũ trang Là toàn công việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành công tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư * Vị trí: Công tác Văn thư mặt gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan, tổ chức Như công tác Văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý còng nh hiệu hoạt động quan, công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động quan * Ý nghĩa: Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc quan nhanh chóng xác, có xuất chất lượng, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc quan đựoc xác chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu thành tích hoạt động quan Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ, kịp thời xác, đồng thời giữ gìn bí mật quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho công đổi Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên, vật liệu chế tác trang thiết bị dùng trình ban hành văn Góp phần giữ lại giấy tờ, chứng hoạt động quan, cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra Góp phần giữ gìn tài liệu giá trị lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin khứ 1.1.3 Những yêu cầu công tác Văn thư Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động quan đầy đủ Từ giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc mình, giúp cho trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần tốt Do đó, công tác Văn thư đòi hỏi yêu cầu chặt chẽ sau: • Nhanh chóng Trong lĩnh vực hoạt động yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng định thành công quan, tổ chức Nhưng công tác Văn thư yêu cầu nhanh chóng coi nh nguyên tắc hoạt động quan Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào hoạt động công tác Văn thư, trình diễn nhanh chóng thông tin đến kịp thời với đơn vị giải văn tạo điều kiện nâng cao hiệu giải công việc quan • Chính xác Cùng với yêu cầu nhanh chóng trình hoạt động Văn thư quan, tổ chức yêu cầu xác không phần quan trọng Nội dung văn phải xác tuyệt đối theo yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật có liên quan, văn ban hành phải có đầy đủ thành phần thể thức Nhà nước quy định Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất khâu kỹ thuật nghiệp vụ công tác Văn thư phải đảm bảo xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quản lý văn phải theo quy định pháp luật • Bí mật Do xuất phát từ đặc thù số lĩnh vực hoạt động định, nên hoạt động công tác Văn thư đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu bí mật hoạt động quan hiệu giữ gìn bí mật Nhà nước Trong trình xây dựng văn quan, tổ chức việc giải văn bản, bố trí làm việc cán Văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định bí mật Nhà nước Giữ gìn bí mật quan tổ chức thàng công quan 1.2 Một số nét UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng 1.2.1 Giới thiệu chung UBND quận Cẩm Lệ - TP Đà Nẵng Cẩm Lệ quận thành phố Đà Nẵng thành lập theo Nghị định 102/NĐ-CP ngày 05/8/2005 Chính phủ, sở phường Khuê Trung quận Hải Châu 03 xã Hoà Thọ, Hoà Phát, Hoà Xuân huyện Hoà Vang để lập 06 phường: Khuê Trung, Hoà Thọ Đông, Hoà Thọ Tây, Hoà Phát, Hoà An Hoà Xuân thuộc quận Cẩm Lệ với diện tích tự nhiên 3.375 ha, dân số đến gần 100.000 người, mật độ trung bình 987người/km2 Qua 10 năm vào hoạt động, tình hình kinh tế-xã hội quận đạt kết đáng khích lệ: tổng giá trị sản xuất tăng bình quân 19,5%/năm giá trị ngành công nghiệp-xây dựng tăng bình quân 18,3%/năm, công nghiệp dân doanh tăng trưởng bình quân gần 31,8%/năm giá trị ngành thương mại-dịch vụ tăng bình quân 25%/năm giá trị ngành nông nghiệp bình quân giảm 3,2%/năm lĩnh vực quy hoạch đô thị, văn hoá xã hội tập trung giải tốt, mức sống người dân tăng lên đáng kể, quốc phòng-an ninh giữ vững Trong định hướng phát triển đến năm 2015, Nghị Đại hội Đảng quận Cẩm Lệ lần thứ II xác định: "Nâng cao lực lãnh đạo tổ chức Đảng, phát huy sức mạnh hệ thống trị, xây dựng đồng thuận xã hội, tạo chuyển biến quan trọng lĩnh vực, tập trung quy hoạch, giải toả đền bù, đầu tư kết cấu hạ tầng đô thị, ưu tiên huy động nguồn lực giải việc làm, ổn định sống cho hộ dân vùng quy hoạch giải toả, giảm nghèo hiệu đẩy mạnh phát triển công nghiệp dịch vụ Đẩy mạnh phát triển giáo dục-đào tạo, văn hoá sở, y tế, chăm sóc sức khoẻ nhân dân Thực tốt cải cách hành chính, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức đáp ứng với nhiệm vụ tình hình Tăng cường tiềm lực quốc phòng, đảm bảo an ninh trị trật tự an toàn xã hội Để thực thắng lợi mục tiêu trên, tư tưởng chủ đạo suốt nhiệm kỳ là: Nâng cao lực lãnh đạo, phát huy nguồn lực, đoàn kết, sáng tạo, xây dựng quận Cẩm Lệ phát triển toàn diện bền vững 1.2.2 Chức Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng quan hành cấp sở thực chức quản lý Nhà nước tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội an ninh quốc phòng địa bàn quận 1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND quận Cẩm Lệ thực nhiệm vụ đạo điều hành chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm; quẩn lý, hướng dẫn phường hoạt động quản lý nhà nước theo luật tổ chức HĐND UBND UBND quận thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển KT-XH, an ninh quốc phòng dài hạn hàng năm quận Kế hoạch đầu tư xây dựng công trình trọng điểm quận trình HĐND quận định - Xây dựng chương trình công tác hàng năm UBND quận, biện pháp thực Nghi HĐND quận kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng; thông qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận; - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý; - Kết luận nhứng vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quận quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật khiếu nại – tố cáo; - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng nặm; - Những vần đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận vấn đề mà chủ tịch UBND quận thấy cần thiết phải đưa lấy ý kiến tập thể * Tiểu kết Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đợn vị vũ trang Công tác Văn thư mặt gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác Văn thư đòi hỏi yêu cầu chặt chẽ nhanh chóng, chặt chẽ, xác Cẩm Lệ quận thành phố Đà Nẵng thành lập theo Nghị định 102/NĐ-CP ngày 05/8/2005 Chính phủ Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ Thành phố Đà Nẵng quan hành cấp sở thực chức quản lý Nhà nước tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội an ninh quốc phòng địa bàn quận đóng dấu cho xác Ví dụ: - Văn UBND quận Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký Chánh Văn phòng ký thừa lệnh đóng dấu tròn có hình quốc huy UBND; - Văn Văn phòng đóng dấu tròn Văn phòng HĐND & UBND Đối với văn có mức độ Mật, Khẩn đóng dấu chữ “Mật”, “Khẩn” “Hoả tốc” phần số ký hiệu văn Đối với văn nhiều trang, để đảm bảo hiệu lực thi hành văn thư đóng dấu giáp lai lề phải tờ văn Đối với chương trình, kế hoạch, đề án đóng dấu treo phần tác giả văn tác giả tiêu ngữ Dấu treo đóng lên tê nh danh sách kèm theo, thu hoạch kết báo cáo + Ưu điểm: Dấu đóng đa phần quy định, dấu đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái ngắn + Nhược điểm: Chưa cập nhật định theo văn số 425/ VTLTNNNVTW nên dấu giáp lai đóng lề bên phải Một số dấu dóng nghiêng nhoè mực • Đăng ký văn bản: Việc đăng ký văn cong tác văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ thực 02 hình thức Từ thành lập, văn thư đăng ký văn theo phương pháp truyền thống lập sổ Nhưng từ năm 2005, UBND quận trang bị cho cán văn thư máy vi tính để sử dụng phương pháp đăng ký khoa học, đại Đó dùng phần mềm nhập liệu vào máy tính theo hệ thống quản lý văn chung Thành phố Mỗi năm, UBND quận Cẩm Lệ ban hành gần 4000 văn với nhiều thể loại khác Để việc theo dõi, quản lý văn thuận tiện, cán văn thư tiến hành đăng ký văn theo tên loại, loại văn đăng ký riêng vào sổ Các sổ là: 20 Sổ đăng ký Quyết định; Sổ đăng ký Thông báo; Sổ đăng ký Báo cáo; Sổ đăng ký Tờ trình; Sổ đăng ký Kế hoạch; Sổ đăng ký Giấy mời; Sổ đăng ký Công văn Mẫu bìa sổ đăng ký văn đi: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự - Hạnh SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm:………… ĐƠN VỊ:………………………………… QUYỂN SỐ:…… Từ số:……………………đến số………………………… Từ ngày:…………………đến số………………………… 21 Mẫu sổ cách đăng ký bên trong: Ngày Số, ký Tên loại trích Người Nơi Đơn vị Số Ghi tháng hiệu yếu nội dung ký nhận người nhận lượng lưu (6) (7) văn văn bản (1) (2) 16/6/04 850/QĐ -UB (3) Quyết định thành (4) Đ/c lập BCĐ vận Cường (5) động phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá” + Ưu điểm: Số lượng văn ban hành hàng năm UBND quận Tây Hồ nhiều nên việc đăng ký riêng cho loại văn giúp cán văn thư dễ quản lý văn Biết số lượng loại văn ban hành năm Việc dùng máy tính để đăng ký văn giúp văn thư đỡ thời gian ghi chép + Nhược điểm: Không có sổ đăng ký văn mật riêng nên việc bảo đảm bí mật thông tin từ công tác văn thư khó Dùng nhiều sổ đăng ký làm tốn thời gian cán văn thư đăng ký lúc nhiều loại văn Cột nơi nhận, cột đơn vị người nhận lưu cột số lượng không đăng ký nên gây khó khăn cần thiết tra cứu trách nhiệm quản lý văn Nhập liệu vào máy tính tồn số bất cập vận dụng vào công tác văn thư, phải phụ thuộc vào tình hình máy móc điện • Chuyển giao văn đi: 22 (8) Việc chuyển giao văn cán văn thư tiến hành kịp thời, nhanh chóng hongVngay sau làm xong thủ tục phát hành Dùa vào phần nơi nhận nội dung giải văn mà cán văn thư xác định đơn vị, cá nhân nhận văn Đối với nơi nhận UBND quận chuyển giao qua đường bưu điện; đơn vị cá nhân nhận thuộc UBND quận văn thư chuyển tay Văn gửi bao gãi bì in sẳn theo mẫu UBND quận Bì làm giấy trắng, dai bền Tuỳ theo số lượng tờ văn cách gấp văn mà văn thư chọn kích thước bì phù hợp Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin cần thiết len bì địa nơi nhận rõ ràng Đối với văn có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” phải có đóng dấu mức độ “Mật”, “Khẩn”ở số bì Mẫu bì văn bản: UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ Địa chỉ:133 Ông Ích Đường ,TP Đà Nẵng * Điện thoại: (04) 7533897 Số:…… Kính gửi:……………………… …… ………………………………… …… ………………………………… Việc tổ chức, quản lý giải văn cán văn thư Văn phòng HDDND & UBND quận Cẩm Lệ tốt Đảm bảo nguyên tắc tập trung, nhanh chóng, xác, kịp thời khoa học.Thực quy định chung Nhà nước Song tồn số khuyết điểm toàn quy trình 23 Không có sổ đăng ký chuyển giao văn bản, gây khó khăn có vấn đề trách nhiệm giả văn đơn vị, cá nhân nhận văn • Lập tập lưu văn bản: Đây khâu cuối quy trình tổ chức, quản lý giải văn công tác văn thư Vào cuối tháng, cán văn thư lại lập tập lưu cho văn mà UBND quận phát hành tháng Tập lưu lập riêng cho loại văn Văn lưu lại văn thư gốc, để sau năm nép vào lưu trữ trữ quận Những văn tháng loại xếp theo số ngày tháng Được viết mục lục văn chứng từ kết thúc đầy đủ Mẫu mục lục văn UBND quận Cẩm Lệ: Hồ sơ số:…… Mục lục số:… Phông số:…… MỤC LỤC VĂN KIỆN Số Số ký Ngày TT hiệu văn tháng (1) 30 kiện (2) 238/TB- văn kiện (3) 16/7/04 VP Trích yếu nội dung Tác giả văn Tờ Ghi kiện số (4) Thông báo V/v ngừng (5) Văn phòng (6) (7) sử dụng phòng tập thể HĐND & thao tầng thuộc UBND quận trụ sở quận Cẩm Lệ Đặt tiêu đề cho tập lưu: - “ Tập Quyết định lưu UBND quận Cẩm Lệ tháng 01 năm 2006” - “ Tập Công văn lưu UBND quận Cẩm Lệ tháng 01 năm 2006” Tuy nhiên việc lập tập lưu không tiến hành đầy đủ, có trường hợp văn tình trạng bó gói nép vào lưu trữ 24 2.1.6 Lập hồ sơ công việc Lập hồ sơ hành công việc cán Văn thư quan sau văn giải Nhằm tập trung lại văn có liên quan đến vấn đề Nếu Văn thư lập hồ sơ hành lưu giữ đầy đủ văn bản, giúp cán Lưu trữ quan dễ dàng thu thập hồ sơ hình thành trình giải công việc quan Đó yêu cầu công việc cán Văn thư quan Nhưng thực tế nhiều quan, Văn thư chưa đáp ứng theo yêu cầu UBND quận Cẩm Lệ vậy, có lẽ đặc điểm tình hình công việc nên cán Văn thư không lập hồ sơ cho văn phòng Hầu hết, văn sau giải xong, Văn thư thực thao tác xếp gốc theo sè ký hiệu ngày tháng vào cặp ba dây dạng bó gói để lưu lại Chính vậy, thời gian văn phòng văn thư chưa lập hồ sơ nên gây khó khăn tra tìm tài liệu Điều gây khó khăn cho cán lưu trữ nhận cặp văn vào kho Mặc dù xếp có trình tự số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn theo tên loại văn UBND quận làm số đến Nhưng chuyển lên lưu trữ, cán lưu trữ lại phải xếp, lập thành hồ sơ để bảo quản đảm bảo tra tìm nhanh chóng Qua khảo sát tình hình công tác Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Cẩm Lệ danh mục hồ sơ cho quan Chính thế, phòng ban vào chức nhiệm vụ để ban hành văn theo yêu cầu giải công việc hàng ngày Cũng nên đơn vị cá nhân có liên quan đến tài liệu không tiến hành lập hồ sơ công việc Sau giải xong, họ xếp văn vào cặp tình trạng rời lẽ, lộn xộn Đây khâu cần làm có ảnh hưởng đến hiệu công việc đơn vị, cá nhân Nhưng chưa có nguyên tắc để thực nên trở thành tồn thiếu sót UBND quận Cẩm Lệ công tác văn thư Làm cho cán lưu trữ gặp nhiều khó khăn tiến hành chỉnh lý tài liệu Việc không lập hồ sơ công việc đơn vị không thực hiện, 25 nên cần tài liệu cán lại lên kho lưu trữ yêu cầu tra tìm lại, có không nhớ rõ số, ngày tháng trích yếu nội dung văn cần tìm nên gây khó khăn cho cán lưu trữ tìm Mong công việc trọng hơn, có đạo quy định cụ thể để công tác văn thư công việc giải văn giấy tờ hoàn thiện + Tại UBND phường: Việc lập hồ sơ công việc quan, đơn vị trực thuộc UBND quận nói chung UBND phường nói riêng có thực chưa đạt chất lượng quy trình Qua kiểm tra, cán bộ, công chức lập hồ sơ theo hình thức lưu 01 tập văn đến văn thư chuyển (theo bút phê lãnh đạo) 01 tập văn (thường photocopy cá nhân tham mưu); số khác lập hồ sơ mức độ nhóm công việc lại hồ sơ không lưu đầy đủ văn thể trình giải công việc, không xếp theo trình tự lưu photo văn đến nên kết kiểm tra nội dung chưa đạt yêu cầu Hiện nay, phường chưa trang bị bìa hồ sơ cho cán bộ, công chức đơn vị UBND quận có nhiều văn đạo, nhắc nhở (UBND phường Hòa Phát) + Tại quan chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc quận: Việc lập hồ sơ công việc đơn vị có thực chưa đồng phòng ban với phòng ban khác Một số đơn vị khác thực tốt việc lập hồ sơ công việc hạn chế việc trang bị bìa hồ sơ (chỉ có 6/19 CQCM, ĐVSN cấp bìa hồ sơ cho CBCC, VC) 2.1.7 Bảo quản sử dụng dấu Phòng văn thư UBND Quận Cẩm Lệ có hai cán văn thư, người phân công nhiệm vụ cụ thể Một ba người chịu trách nhiệm bảo quản sử dụng dấu theo quy định pháp luật Ngoài cán văn thư quản lý số loại dấu như: Dấu chức danh(bao gồm tên chức vụ), dấu y chính, dấu công văn đến, dấu hoả tốc, dấu mật Các loại dấu cất tủ sắt khoá cẩn thận Khi 26 cần đóng dấu cán văn thư lấy ra, đóng dấu song dấu lại cất vào tủ khoá lại Trước đóng dấu cán văn thư kiểm tra thể thức văn đóng dấu văn có chữ ký người có thẩm quyền Cán văn thư người trực tiếp phép đóng dấu chịu trách nhiệm hoàn toàn dấu đóng Trong trường hợp cán văn thư giữ dấu nghỉ phép phải báo cáo lên Chánh văn phòng phó chánh văn phòng để giao lại chìa khoá tủ đựng dấu Trường hợp đặc biệt khÈn cấp thời gian cán văn thư giữ dấu nghỉ Chánh văn phòng phó chánh văn phòng người đóng dấu 2.2 Đánh giá kết thực hiện, nguyên nhân số kiến nghị 2.2.1 Ưu điểm - So với năm trước, UBND quận tăng cường kiểm tra, đôn đốc quan, đơn vị thực quy định công tác văn thư, lưu trữ văn kiểm tra thực tế; khâu nghiệp vụ văn thư đánh giá thực tốt; - Nội dung lập hồ sơ công việc: số quan, đơn vị UBND phường có đầu tư kinh phí trang bị bì hồ sơ công việc, xây dựng ban hành danh mục hồ sơ thức vào cuối năm để rà soát, thống kê hồ sơ giải quyết, xây dựng lại danh mục thành phần tài liệu hồ sơ (như UBND phường Hòa Thọ Đông, Hòa An, Hòa Xuân) - Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin, hạn chế việc chuyển văn giấy số thông báo thông thường qua hộp thư điện tử 2.2.2 Những hạn chế, khó khăn Bên cạnh kết đạt công tác văn thư, lưu trữ UBND quận số hạn chế: - Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ chưa chuyên môn nghiệp vụ, văn thư làm kiêm nhiệm công việc khác; có thay đổi nhân phụ trách công tác văn thư, lưu trữ qua năm Công việc văn thư nhiều ảnh hưởng đến nghiệp vụ lưu trữ; 27 - Việc ban hành văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, Danh mục hồ sơ năm đơn vị, Bảng thời hạn bảo quản; - Các đơn vị chưa kiểm soát thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định nên sai sót; - Trong năm 2012, UBND quận triển khai lập hồ sơ công việc cho quan, đơn vị việc thực chưa đạt yêu cầu (qua kiểm tra xác suất hồ sơ công việc số công chức có nhiều văn trùng thừa thất lạc, để lẫn văn công việc với công việc khác, tính liên kết văn tập hồ sơ không cao, bìa hồ sơ…) - Kho lưu trữ quận có điều kiện theo tiêu chuẩn quy định nhà nước chưa đảm bảo (nhất điều kiện giá, kệ hồ sơ, hộp đựng hồ sơ tài liệu, thiết bị bảo quản), gây khó khăn cho việc đảm bảo an toàn hồ sơ, tài liệu Do đó, kho lưu trữ chủ yếu hồ sơ tài liệu Văn phòng UBND quận UBND quận, đa số hồ sơ tài liệu lưu trữ phòng ban chuyên môn UBND quận chưa thực việc hệ thống hóa tài liệu kho chỉnh lý tài liệu; thu thập tài liệu vào lưu trữ quan; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hạn chế Tại phường, việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu không tốt điều kiện khách quan kinh phí, địa điểm, người Tài liệu năm trước bị hư hại bó đống nhiều (UBND phường Hòa Phát, Hòa Thọ Tây…) Điều lâu dài không thực nên khâu nghiệp vụ lưu trữ chưa thể triển khai thực tốt thường xuyên * Tiểu kết: Việc quản lý thực công tác văn thư công tác giải văn đến, công tác giải văn đi, công tác lập hồ sơ công việc, công tác bảo quản sử dụng dấu,… Ủy ban nhân dân quận Cẩm Lệ theo quy trình theo quy định Có tích cực ứng dụng công nghệ thông tin, đầu tư kinh phí trang bị bì hồ sơ công việc, xây dựng ban hành danh mục hồ sơ thức vào cuối năm để rà soát Tuy nhiên, điều làm 28 hạn chế bố trí người sai nhiệm vụ, ban hành văn chưa đầy đủ, lập hồ sơ chưa đạt yêu cầu đề thừa thất lạc, sở vật chất kỹ thuật thiếu, tài liệu năm trước bị hư hại bó đống nhiều Những điều cần phải khắc phục sớm 29 CHƯƠNG III: MỘT SỐ NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN CẨM LỆ - THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 3.1 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế - Việc đầu tư kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ hạn chế so với nhu cầu thực tế để triển khai thực đồng cho toàn quận Trong tình hình khó khăn chung, số đơn vị trực thuộc có khả bổ sung phần nhỏ kinh phí để trang bị bì hồ sơ, kẹp tài liệu, tủ đựng hồ sơ - Những người làm công tác văn thư, lưu trữ đa số không chuyên môn nghiệp vụ, kiêm nhiệm ảnh hưởng đến việc nắm thông tin, cập nhật văn pháp luật nhà nước công tác văn thư, lưu trữ đưa chúng vào thực tế công việc mạnh dạn đề xuất tham mưu cho lãnh đạo thực quy định Bên cạnh đó, khối lượng công việc mảng văn thư thường xuyên nhiều nên bỏ sót nội dung công tác lưu trữ - Thủ trưởng đơn vị chưa thấy rõ tầm quan trọng việc lập hồ sơ công việc nên kiên đạo, kiểm tra cán bộ, công chức thực cách nghiêm túc chưa lấy việc lập hồ sơ công việc thực trở thành tiêu chí thi đua, khen thưởng Mặt khác, số CBCC, VC chưa quen lập hồ sơ công việc không quan tâm nên trình lập hồ sơ gặp khó khăn, lúng túng, không thực đầy đủ Đây nguyên nhân dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống, gây tốn kém, lãng phí kinh phí chỉnh lý sau 3.2 Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư UBND quận Cẩm Lệ - Thành phố Đà Nẵng Để công tác Văn thư – lưu trữ hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung đơn vị theo xu hướng công cải cách hành Chúng ta cần quan tâm mức đến công tác để phát huy tối đa hiệu Để làm điều trước hết cần đổi nhận thức vai trò công tác Văn thư – lưu trữ hoạt động quản lý UBND quận 30 Cẩm Lệ - Quan tâm phân bổ hợp lý kinh phí đầu tư để kịp thời triển khai công việc chuyên môn công tác Văn thư – lưu trữ tổ chức lớp tập huấn, tổ chức hội thi quan, đơn vị thuộc quận; Đào tạo đội ngũ cán trẻ, thương xuyên cử cán Văn thư – lưu trữ học chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ trình giải công việc có khoa học đạt hiệu cao nhất, nhanh nhất, - Thực cam kết năm qua việc nâng cấp, đầu tư trang thiết bị cho kho lưu trữ quận vào hoạt động; - Chuẩn hóa đội ngũ làm công tác Văn thư lưu trữ; - Do ảnh hưởng chế độ quan liêu bao cấp, đội ngũ cán đào tạo nghiệp vụ chuyên môn lại nhạy bén công việc không nắm bắt thông tin cách nhanh Vì để khắc phục tình trạng UBND quận Cẩm Lệ nên tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có lực công việc - Nên có quy định việc đặt quy chế làm việc đơn vị trực thuộc, đồng thời qua thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế - Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán bội nhân viên Văn thư – lưu trữ - Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả công việc - Hiện đại hoá công tác văn thư – lưu trữ: Nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư – lưu trữ đề cập đến thực cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi thiết bị, có máy tính điện tử Nhu cầu ứng dụng máy tính vào công tác văn phòng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thông tin lượng văn nhiều Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động quan có nhiều 31 trước loại hình tài liệu công nghệ khác Ngay với cán có chuyên môn trình độ cao ghi nhớ xử lý tất hồ sơ tài liệu Chúng ta cần thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, xác nhanh chóng Vì máy tính công cụ làm hỗ trợ đắc lực công việc Chúng ta phủ nhận vai trò tin học hoạt động quản lý Việc áp dụng vào công tác văn thư – lưu trữ hoàn toàn phù hợp cần thiết Cần bố trí thêm máy tính đại yêu cầu đặt xây dựng chương trình cài đặt hệ thống máy tính quan Trình tự đơn giản thuận tiện thao tác nhập tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu hạn chế sai sót Chúng ta biết khả tin học mang lại cho công tác văn thư – lưu trữ lớn Trong việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ UBND quận Cẩm Lệ phục vụ cho công cải cách hành chính, thiết nghĩ cần quan tâm đầu tư thích đáng để công tác thực phát huy vai trò Nếu việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại theo yêu cầu đại hoá công tác văn thư – lưu trữ trở thành tiền đề cho công tác quản lý hoạt động chung - Ngoài để làm tốt công tác văn thư – lưu trữ đề nghị văn phòng UBND quận Cẩm Lệ có sách khác : Tổ chức giải nghỉ lao; bồi dưỡng ăn trưa; tăng thêm phụ cấp cho cán nhân viên 32 KẾT LUẬN Trong năn gần UBND Quận Cẩm Lệ đạt thành tích đáng trân trọng mặt kinh tế, trị, văn hoá, xã hội công tác cải cách hành UBND Quận tập trung đổi phương thức hoạt động nhằm nâng cao hiệu quảcông tác Quận tổ chức xếp lại phòng ban chuyên môn theo Quyết định số 64/QĐ-UB UBND Thành phố từ 16 phòng ban giảm xuống 10 phong ban chuyên môn Các phong ban chuyên môn Quận xây dựng quy chế làm việc trong quy đinh rõ nội quy làm việc, phận định trách nhiệm lãnh đạo phòng ban cán nhận viên công việc cụ thể Với phương trâm hướng sở, gắn cải cách hành với việc nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Nhà nước đá tạo chuyển biến rõ rệt hoạt động UBND Quận Cẩm Lệ nói chung văn phòng nói riêng Văn phòng UBND Quận thực tốt chức năng, nhiệm vụ trợ giúp tích cực cho lãnh đạo Quận công tác hành nghiệp đồng thời đảm bảo hoạt động hành thường nhật Quận thông suốt Là phận văn phòng, phòng văn thư có vị trí quan trọng hoạt động UBND Quận Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, nhiều năm qua cấp lãnh đạo quan tâm tới công tác việc trang bị đầy đủ trang thiết bị phòng văn thư việc ứng dụng công nghệ tin học quy trình tổ chức quản lý văn thống đồng thời rút ngắn thời gian xử lý văn bên cạnh thành vẵn vài hạn chế không đáng kể còng tồn công tác văn thư Qua việc phản ánh thực trạng công tác văn thư báo cáo điều cần thiết để ngày hoàn thiện nghiệp vụ văn thư thực tế Tất công việc công tác văn thư phản ánh chân thực báo cáo nhằm đánh giá tầm quan trọng công tác văn thư 33 Đối với sinh viên học công tác văn thư báo cáo thực trạng công tác văn thư giúp đúc kết kinh nghiệm thực tế học hỏi phòng văn thư UBND Quận Với vốn kiến thức sẵn có cộng thêm kinh nghiệm thực tế thời gian thực tập vừa qua giúp hoàn thành song báo cáo Một lần xin chân thành cảm ơn văn phòng UBND Quận, cán văn thư Quận thầy cô giáo hướng dẫn hiểu rỗ công tác văn thư 34