Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ VĨNH QUANG 4 I. Khái quát chung, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Vĩnh Quang. 4 1. Khái quát chung về UBND xã vĩnh Quang. 4 2. Chức năng. 4 3. Nhiệm vụ. 5 4. Quyền hạn và cơ cấu tổ chức. 6 II. Khảo sát tình hình tổ chức quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND xã Vĩnh Quang. 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 7 1.1 . Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 7 1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng của UBND xã.nhận xét ưu điểm nhược điểm. 11 1.3. Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan. 12 1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị của cơ quan: 12 1.5. Sơ đồ hóa chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. ( nếu có). 13 1.6. Lấy ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo. 13 1.7. Các biện pháp hiện đại hóa của văn phòng trong cơ quan. 13 2. Khảo sát về công tác văn thư. 13 2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 13 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản. 15 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hành văn bản. 15 2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Vĩnh Quang. 16 2.2.3. Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm về các nội dung sau:Thẩm quyền ban hành văn bản:Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản : Quy trình soạn thảo văn bản:Kỹ thuật soạn thảo văn bản: 17 2.3.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Vĩnh Quang. 18 2.3.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan. 18 2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan. 22 2.3.3.Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 25 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan: 26 2.5.Trang thiết bị làm việc của văn phòng : 26 3.Khảo sát về tình hình nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu điểm và nhược điểm về các nội dung sau: 27 CHƯƠNG 2: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ VĨNH QUANG. 29 1. Những nhiệm vụ của nhân viên văn phòng trong việc tổ chức hội nghị , hội thảo của UBND xã . 29 2. Trực điện thoại,tiếp khách, cung cấp thông tin của văn phòng phục vụ lãnh đạo trong cơ quan. 30 3. Soạn thảo các văn bản hành chính của cơ quan như : Quyết định, công văn hành chính, thông báo, chương trình công tác, kế hoạch , báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng. 30 4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Vĩnh Quang. 30 5.Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ . 31 CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 33 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu và nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND xã Vĩnh Quang. 33 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 35 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Xã hội ngày phát triển, kéo theo quan, tổ chức không ngừng lên để hoàn thiện bắt kịp đà phát triển Trong năm gần đây, Việt Nam tích cực tham gia vào tổ chức kinh tế, thương mại, văn hóa, y tế, quân sự, ngoại giao… khu vực giới Ngày khẳng định vị nước có kinh tế phát triển trường quốc tế Điều chứng tỏ rằng, Việt Nam vươn mạnh mẽ hội nhập vào phát triển chung giới Để bắt kịp với phát triển đó, tổ chức, đơn vị cần phải làm tốt công tác quản lý có hoạt động quản lý nhà nước quản lý hành để giảm bớt gánh nặng người đứng đầu quan, tổ chức đáp ứng yêu cầu hoạt động quản lý Nghề văn phòng đời tất yếu khách quan xã hội ngành nghề khác xã hội, nghề văn phòng ngày phát triển có xu hướng đại hóa, xuất khắp nơi quan, tổ chức, đơn vị, công ty, xí nghiệp… Thực chủ trương, đường lối Đảng, Nhà nước cải cách hành quốc gia thời kì Công tác văn phòng góp phần tích cực vào việc thực chủ trương đó, cầu nối quan, tổ chức, giữ vai trò then chốt việc quản lý điều hành phát triển quan, đơn vị đất nước ta trình xây dựng công nghiệp hóa, đại hóa đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng, Nhà nước ta giữ gìn, bảo vệ suốt trình phát triển đất nước Bên cạnh đó, thực tốt công tác văn phòng đem lại hiệu suất hoạt động quản lý, lãnh đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Nhận thấy tầm quan trọng nhu cầu cần thiết xã hội việc sử dụng công tác văn phòng quan, đơn vị, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ( tiền thân Trường Trung học Văn thư Lưu trữ TW1) đưa vào giảng dạy Chuyên ngành Hành văn phòng, Để đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao lĩnh vực văn phòng Từ ngày đưa chuyên ngành Hành văn phòng đưa vào công tác đào tạo, đến Nhà Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường đào tạo hàng nghìn sinh viên, học sinh có trình độ chuyên môn làm việc quan, tổ chức, bổ sung cho đất nước đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng với số lượng lớn, nhằm đáp ứng yêu cầu loại hình văn phòng thời kỳ Để giúp cho sinh viên nắm rõ công việc sau trường phải làm Và nắm bắt kỹ quản lý công tác văn phòng Ngoài việc giảng dạy cho sinh viên, học sinh kiến thức chuyên môn giảng đường, Nhà trường tổ chức cho sinh viên ngành học thực tập ngành nghề quan, tổ chức Nhà nước, giúp cho sinh viên học sinh nắm bắt chuyên môn, nghiệp vụ, làm quen với môi trường công việc Đặc biệt xuất phát từ nguyên lý Đảng Nhà nước giáo dục - đào tạo giai đoạn “ Học đôi với hành”, lý thuyết kèm với thực tiễn Ngay từ đầu, Nhà trường xác định thực tập ngành nghề môn học nằm chương trình đào tạo Với mục đích giúp cho sinh viên học sinh làm sáng tỏ lý thuyết học giáo trình, sách bước đầu giúp cho sinh viên học sinh làm quen với áp lực va chậm với công việc Đây lần tập dượt cho sinh viên học sinh rèn luyện đạo đức, văn hóa ứng xử, kỹ nghề nghiệp tác phong làm việc cán văn phòng tương lai Được đồng ý giúp đỡ anh chị cán UBND xã Vĩnh Quang phối hợp Nhà trường tạo điều kiện cho em thực tập phận văn phòng xã giúp em hiểu rõ chuyên ngành mà em theo học trường Qua thời gian thực tập gần hai tháng UBND xã Vĩnh Quang, giúp em làm quen tiếp xúc với nhiều công việc văn phòng, tiếp xúc với loại văn bản, giấy tờ, nắm bắt số kỹ người cán văn phòng Để em có kết đánh giá tổng hợp kiến thức lĩnh hội, trau dồi quan thực tập cá nhân Qua em xin bày tỏ đánh giá đưa số đề xuất, giải pháp thân đê công tác văn phòng hoàn thiện Để thực tốt báo cáo thực tập em hướng dẫn cô giáo Lâm Thị Thu Hằng giúp đỡ bảo tận tình cán Văn Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng –Thống kê xã Trong khoảng thời gian này, thân em nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu kiến thức từ thực tế để tổng hợp hoàn thiện báo cáo Xong nội dung nghiên cứu, tìm hiểu rộng nên không tránh khỏi hạn chế thiếu sót định Em mong nhận góp ý, đánh giá bổ sung thầy, cô Khoa, cán Văn phòng –Thống kê xã để báo cáo em hoàn thiện nội dung hình thức trình bày Kết thúc đợt thực tập cho em gửi lời cảm ơn chân thành lời chúc sức khỏe đến thầy cô, giảng viên Khoa Trung Tâm Đào Tạo Nghiệp Vụ Văn Phòng Và Dạy Nghề ban lãnh đạo, cán bộ,công chức Cơ quan giúp em hoàn thành tốt khóa thực tập tốt nghiệp Đặc biệt, cho em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới anh Hà Văn Phong cán văn phòng –Thống kê xã trực tiếp hướng dẫn em thời gian vừa qua Bài báo cáo gồm có chương: - Chương I: Khảo sát công tác Hành văn phòng UBND xã Vĩnh - Quang Chương II: Thực tập nghiệp vụ hành văn phòng UBND xã Vĩnh - Quang Chương III: Kết luận đề xuất kiến nghị Xin chân thành cảm ơn ! Vĩnh Quang,ngày tháng năm 2016 Học sinh Vàng A Sỹ Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ VĨNH QUANG I Khái quát chung, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Vĩnh Quang Khái quát chung UBND xã vĩnh Quang Vĩnh Quang xã huyện Bảo Lâm, tỉnh Cao Bằng, Việt Nam - Tọa độ: 22°53′18″B 105°35′08″Đ - Diện tích: 56,27 km² - Dân số 1999: 4.108 người - Mật độ: 73 người/km² - Xã có vị trí + Bắc giáp xã Lý Bôn, xã Bảo Toàn huyện Bảo Lạc + Đông giáp hai xã Hồng Trị Kim Cúc huyện Bảo Lạc + Nam giáp xã Vĩnh Phong + Tây giáp xã Vĩnh Phong, xã Lý Bôn - Xã Vĩnh Quang chia thành xóm như: Ắc È, Bản Cài, Đông Kẹn, Khau Cưởm, Nà Luông, Khuổi Náy, Khuổi Rò, Bản Miều, Nà Hiên, Nà Lầu, Nà Ngà, Nà Phiáo, Nà Piao, Nà Tốm, Nậm Lạn, Pác Đoa, Phiêng Rù, Thiêng Nà Bản Chang, Nặm Uốn, Khau Sáng, Cốc Tém - Trên địa bàn Vĩnh Quang có số núi Khuổi Âu, Tát Ma, Phạc Tà, Phia Cục Xã Vĩnh Quang có tuyến quốc lộ 34 chạy qua đoạn nhỏ cực bắc xã Vĩnh Quang có suối Cai Kim chảy qua Chức UBND xã Vĩnh Quang tổ chức nghiệp quản lý Nhà nước có chức quản lý Nhà nước HĐND giao cho, vừa UBND cấp giao chịu lãnh đạo thống Chính phủ Là quan hành Nhà nước hoạt động thường xuyên địa phương thuộc hệ thống hành thống thông suốt nước Như thực việc đạo, điều hành ngày công việc hành Nhà nước địa phương quan HĐND, UBND chịu trách nhiệm thi hành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nghị HĐND báo cáo công việc trước HĐND cấp UBND cấp Là quan hành Nhà nước địa phương song UBND không chịu trách nhiệm chấp hành Nghị HĐND mà Nghị quan quyền cấp thi hành pháp luật thống Nhà nước UBND xã Vĩnh Quang thuộc huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng, có tư cách pháp lý, có dấu tài khoản riêng Nhiệm vụ UBND xã Vĩnh Quang thực quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực sau: - Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thể dục thể thao, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, sách dân tộc, tôn giáo, tín ngưỡng thi hành pháp luật địa phương - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan Nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công đoàn địa phương - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương việc cư trú, lại người nước địa phương - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, bảo hiểm xã hội - Tổ chức đạo, thi hành án địa phương - Tổ chức thực hiện, việc thu chi ngân sách địa phương (thuế) phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu, đúng, đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương - UBND xã Vĩnh Quang có nhiệm vụ quản lý địa giới đơn vị hành địa phương Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - UBND chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cấp Uỷ ban nhân dân cấp Quyền hạn cấu tổ chức Thực nhiệm vụ quyền hạn quan hành nhà nước cấp ủy quyền Chịu trách nhiệm trước quyền địa phương cấp huyện kết thực nhiệm vụ quyền hạn quyền địa phương xã Quyết định tổ chức thực biện phát nhằn pháp huy quyền làm chủ nhân dân huy động nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế xã hội để đảm bảo quốc phòng,an ninh, trật tự địa bàn xã UBND xã Vĩnh quang gồm có cấu tổ chức sau: + Chủ tịch UBND xã + Phó chủ tịch UBND xã + Chỉ huy quân xã + Trưởng công an xã + Công chức địa xây dựng xã +Cán văn phòng –Thống kê xã +Cán tài –Kế toán xã +Cán LĐTBXH xã + Cán văn hóa thông tin xã + Cán tư pháp –Hộ tịch xã + Cán tư pháp-Hành xã Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ tổ chức: Chủ tịch UBND Cán Văn phòng thống kê Cán Địa xây dựng Cán Tư pháp Hộ tịch Phó Chủ tịch UBND Cán Chỉ huy Trưởng Kế toán trưởng Công an tài quân Cán Lao động TBXH Cán Văn hoá thông tin II Khảo sát tình hình tổ chức quản lý hoạt động công tác hành văn phòng UBND xã Vĩnh Quang Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Chức văn phòng - Cán Văn phòng –Thống kê UBND xã có chức tham mưu phục vụ quản lý tập trung thống nhất, đạo điều hành mặt lãnh đạo UB đảm bảo sở vật chất cho UBND xã hoạt động Chức văn phòng thể hai loại công tác: - Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành máy thực chức năng, nhiệm vụ Uỷ ban theo luật - Công tác bảo đảm sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừa nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực công việc sau Uỷ ban có ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật UBND xã - Hai loại công tác: Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo sở Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vật chất có mối quan hệ chặt chẽ với nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, đạo điều hành lãnh đạo UBND xã Nhiệm vụ văn phòng - Xây dựng tổ chức thực chương trình công tác thường kỳ Căn yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành Sau chương trình công tác ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn đốc phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo tổ chức họp sơ kết, tổng kết thực chương trình Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần củaUBND xã Tổ chức họp giao ban hàng tuần Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND xã - Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã việc đạo thực Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin xử lý thông tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, xác tình hình mặt công tác địa phương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực quản lý, đạo UBND xã việc giám sát HĐND Công tác bảo đảm thông tin văn phòng tập trung vào nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động tổ chức đoàn thể; Tình hình mặt biến động địa phương Trên sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội (kể biểu báo thống kê tổng hợp) địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành Văn phòng thông báo kết luận lãnh đạo Uỷ ban đến ngành, đoàn thể, thôn, - Tổ chức họp, làm việc UBND xã Ở UBND xã thường có họp, hội nghị đây: Họp Uỷ ban; Họp giao ban Chủ tịch Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp lãnh đạo Uỷ ban Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo quan đoàn thể xã…Trách nhiệm văn phòng họp tham mưu đề xuất họp; Bố trí lịch họp; Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình chuẩn bị nội dung; Ghi biên họp - Giúp UBND công tác thi đua khen thưởng Căn vào văn hướng dẫn quan nhà nước cấp trên, văn phòng có trách nhiệm giúp UBND xã tổ chức thực công tác thi đua khen thưởng quan địa phương.Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền Uỷ ban đề nghị lên cấp khen thưởng tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc phong trào thi đua - Tổ chức công tác tiếp dân Theo quy định Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại nhân dân gửi đến Uỷ ban Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân dân với chủ trương, sách đảng Nhà nước Đồng thời chuyển đơn thư không thuộc thẩm quyền Uỷ ban hướng dẫn cho nhân dân đến quan có trách nhiệm giải - Tham gia phận tiếp nhận trả kết thực tục hành Là chế giải công việc quan hành nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải đến trả kết thực đầu mối phận tiếp nhận trả kết Nguyên tắc thực thủ tục hành đơn giản, rõ ràng, pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu trả kết nơi phận tiếp nhận hồ sơ Cán Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp với cán công chức chuyên môn khác UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải hồ sơ, trả kết cho đương sự, thu lệ phí theo quy định pháp luật - Giữ mối quan hệ công tác UBND xã với quan, đoàn thể nhân dân 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.Khảo sát tình hình nghiệp vụ lưu trữ đánh giá ưu điểm nhược điểm nội dung sau: - Về công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ : Công tác UBND xã chưa trọng,một số tài liệu quan trọng đa số Cán Công chức UBND xã tự Lưu tài liệu tủ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định sau: - Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định - Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng Hàng năm, nhân viên Văn thư – Lưu trữ bán chuyên trách UBND xã lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu phối hợp với đơn vị, cá nhân quan xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu, tổ chức tiếp nhận tài liệu Đối với số đơn vị quan đặc thù công việc Công an, quân sự, kế toán thường giữ hồ sơ tài liệu phòng làm việc để phục vụ công tác tra tìm va khai thác sử dụng tài liệu Thành phần tài liệu thu thập vào kho lưu trữ chủ yếu tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ chủ yếu tài liệu quan trọng phục vụ Ủy ban, tài liệu tủ lưu trữ chủ yếu dạng bó gói chưa chỉnh lý xếp cách khoa học Việc giao nhận hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ chưa thực theo quy định nhà nước -Về ưu điểm: Nhìn chung thực tốt việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan - Về nhược điểm: Với ưu điểm nhược điểm có nhiều mặt khó khăn việc công tác thu thập tài liệu để bổ sung vào tủ để lưu trữ gây khó khăn 28 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Công tác UBND xã chưa có.Chính mà cần phải có công tác để chỉnh lý tài liệu để đem lại hiệu công việc cao thuận tiện việc tra cứu tài liệu -Về ưu điểm:Việc chỉnh lý tài liệu UBND xã Vĩnh Quang nhìn chung chưa có công tác chỉnh lý tài liệu -Về nhược điểm: Chưa có công tác để chỉnh lý điều gây khó khăn công việc giải văn có liên quan - Bảo quản tài liệu lưu trữ : Việc bảo quản tài liệu lưu trữ quan quan trọng tài liệu mật Nhà nước cần phải bảo quản cách an toàn tránh tài liệu có hư hỏng… - Tổ chức sử dụng tài liệu: Tất tài liệu lưu trữ UBND xã chủ yếu dùng để tra tìm, phục vụ công việc ngày cán bộ, công chức UBND xã Vĩnh Quang 29 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 2: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ VĨNH QUANG Những nhiệm vụ nhân viên văn phòng việc tổ chức hội nghị , hội thảo UBND xã Thảo luận, trao đổi, thống số nội dung chương trình Cần chuẩn bị nội dung hội nghị thật kỹ càng, chu đáo Gửi tài liệu cho đại biểu để đại biểu có thời gian nghien cứu trước Phải có chủ toạ điều khiển thư ký ghi chép đày đủ Trang trí hội trường ( âm thanh, ánh sáng ), chuẩn bị số tiết mục văn nghệ Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức - Mục đích, yêu cầu - Thời gian, địa điểm - Nội dung, biện pháp - Tổ chức thực Bước 2: Công tác chuẩn bị - Triển khai kế hoạch đến đơn vị liên quan - Chuẩn bị nhân - Chuẩn bị nội dung - Chuẩn bị điều kiện, sở vật chất Bước 3: Tổ chức Hội Nghị - Chương trình khai mạc - Chương trình bế mạc - Điều hành hoạt động Bước 4: Kết thúc Hội nghị - Lập hồ sơ cho Hội nghị - Quyết toán kinh phí 30 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Họp rút kinh nghiệm Trực điện thoại,tiếp khách, cung cấp thông tin văn phòng phục vụ lãnh đạo quan Việc trực điện thoại tiếp khách để cung cấp thông tin cho lãnh đạo quan việc dễ, việc không khó người biết cách nói chuyện với khách hàng lúc giao tiếp mặt đối mặt văn phòng phải người phải biết thứ cụ thể có liên quan nhiệm vụ người làm công tác văn phòng trọng điều Nếu văn phòng làm tốt điều văn phòng cung cấp thông tin cách bổ ích cho lãnh đạo cho quan cho người làm công tác văn phòng hiểu nhiều Vậy việc trực điện thoại tiếp khách để cung cấp thông tin đóng vai trò quan trọng xã hội Soạn thảo văn hành quan : Quyết định, công văn hành chính, thông báo, chương trình công tác, kế hoạch , báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng ( xem phần mục lục) Tổ chức quản lý giải văn UBND xã Vĩnh Quang 4.1 Quản lý giải văn ( xem phần mục lục) 4.2 Quản lý gải văn đến: ( xem phần mục lục) 4.3 Lập hồ sơ công việc.Một hồ sơ hội nghị Một hồ sơ nguyên tắc 4.4 Sử dụng máy photo, điện thoại, máy fax, máy in, máy chiếu, máy quét văn bản, máy hủy tài liệu Trong trình thực tập UBND xã Vĩnh Quang máy sử dụng cách bình thường Và thuận tiện công tác thực công việc UBND xã 31 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5.Thực nghiệp vụ lưu trữ Về công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ: Công tác UBND xã chưa trọng,một số tài liệu quan trọng đa số Công chức UBND xã tự Lưu tài liệu tủ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định sau: - Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định - Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng Hàng năm, nhân viên Văn thư – Lưu trữ bán chuyên trách ủy ban lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu phối hợp với đơn vị, cá nhân quan xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu, tổ chức tiếp nhận tài liệu Đối với số đơn vị quan đặc thù công việc Công an, quân sự, kế toán thường giữ hồ sơ tài liệu phòng làm việc để phục vụ công tác tra tìm va khai thác sử dụng tài liệu Thành phần tài liệu thu thập vào kho lưu trữ chủ yếu tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ chủ yếu tài liệu quan trọng phục vụ Ủy ban, tài liệu tủ lưu trữ chủ yếu dạng bó gói chưa chỉnh lý xếp cách khoa học.Việc giao nhận hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ chưa thực theo quy định nhà nước -Chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Công tác UBND xã chưa có.Chính mà cần phải có công tác để chỉnh lý tài liệu đem lại hiệu cao công việc cao thuận tiện việc tra cứu tài liệu - Bảo quản tài liệu lưu trữ Nói chung công tác bảo quản hồ sơ tài liệu chưa trọng UBND xã chưa có Phòng, kho Lưu trữtheo quy định Nhà nước mà Lưu trữ tài liệu 32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi làm việc Tủ có sẵn đặt Văn phòng quan, chưa có trang thiết bị kỹ thuật bảo quản tài liệu Các biện pháp phòng chống nấm mốc tác nhân gây hại cho tài liệu chưa thực Công tác bảo quản tài liệu cần trọng nhiều -Tổ chức dụng tài liệu Tất tài liệu lưu trữ UBND xã chủ yếu dùng để tra tìm, phục vụ công việc ngày cán bộ, công chức UBND xã Vĩnh Quang 33 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 3: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I Nhận xét, đánh giá chung ưu nhược điểm công tác hành văn phòng UBND xã Vĩnh Quang Trong thời gian thực tập UBND xã Vĩnh Quang với tìm hiểu thực tế làm việc Văn phòng -thống kê HĐND –UBND xã giúp em củng cố thêm công tác văn phòng quan quan trọng Trong thời gian thực tập với kết thu em có vài nhận xét, đánh giá chung công tác hành văn phòng sau: - Về ưu điểm: Cán Văn phòng -thống kê HĐND –UBND xã Vĩnh Quang nhìn chung có nhiều kỹ năng, kinh nghiệp công tác văn phòng Các cán phòng phân công nhiệm vụ phù hợp chuyên môn, nên cá nhân văn phòng cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ phân công + Phòng làm việc bố trí thoáng mát, gọn gàng giúp cho cán phòng có không gian làm việc thoải mái + Tại văn phòng cán bộ, nhân viên phân công nhiệm vụ cách cụ thể chi tiết, nên cán cố gắng hoàn thành nhiệm vụ cách tốt nhất, đạt hiệu cao + Những nội quy, quy chế UBND xã Vĩnh Quang cán công chức, thực hiên cách tương đối nghiêm túc + Cán Văn phòng- thống kê UBND xã thực tốt công tác lập kế hoạch, xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực Trong trình lập kế hoạch có xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên lãnh đạo, giúp cho việc xây dựng kế hoạch xác, đảm bảo theo phương hướng quan + Cán Văn phòng –thống kê xã làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo vấn đề quan nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý 34 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến phận giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình công việc có định xác +Tư vấn văn cho lãnh đạo, trợ giúp lãnh đạo kỹ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền quy định Pháp luật +Tổ chức tốt công tác đón tiếp khách đối nội, đối ngoại quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ UBND xã + Cán Văn phòng- thống kê chủ trì phối hợp với đơn vị UBND xã chuẩn bị tổ chức họp, hội nghị , hội thảo làm việc quan thực việc ghi biên + Phối hợp với đơn vị tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo cho chuyến đạt hiệu cao theo kế hoạch phương hướng đề + Công tác soạn thảo văn thực quy định pháp luật, đảm bảo yêu cầu soạn thảo văn Về nhược điểm: Tuy đạo lãnh đạo công tác văn phòng theo quy định Nhà nước điều chưa đủ cụ thể chức năng,nhiệm vụ phòng ban Dẫn đến tình trạng công việc chưa sử lý cặn kẽ.Việc thực quy chế, nội quy chưa tuân thủ nên văn phòng tồn số nhược điểm cần khắc phục sau: + Công tác tổ chức hội nghị chậm chạp, chưa theo kế hoạch đưa Thay đổi lịch thông báo chậm hay quên không thông báo làm ảnh hưởng đến hoạt động đơn vị + Trang thiết bị đủ cũ hay hư hỏng gây khó khăn cho cán bộ,công chức làm việc + Thỉnh thoảng việc tổng hợp thông tin cán bộ,công chức thiếu sót chưa xác Việc sử lý thông tin chưa chiệt để dẫn đến tình trạng thông tin không sai lệch 35 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Về công tác văn thư – Lưu trữ - Ưu điểm: + Công tác văn thư UBND xã Vĩnh Quang giải cách nhanh chóng, kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ UBND xã lưu thông, góp phần giải công việc thuận lợi + Các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ thực theo quy định Pháp luật + Công tác văn thư – Lưu trữ tổ chức chặt chẽ phận chuyên môn làm công tác + Nhân viên văn thư - lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo chuyên nghành trường đại học, cao đẳng + Công tác văn thư – lưu trữ thực tốt nội dung cải cách hành ứng dụng công nghệ thông tin + Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức nhân viên văn thư coi trọng + Tài liệu được lưu tủ phòng làm việc phân loại, tương đối đầy đủ để đảm bảo cho qua trình khai thác, sử dụng - Nhược điểm: + Chất lượng văn soạn thảo chưa cao, sai thể thức, nội dung thẩm quyền ban hành +Khối lượng tài liệu văn nhiều việc phân loại, xếp tài liệu lộn xộn, thiếu xác Điều gây khó khăn, gây ảnh hưởng đến việc tra cứu, tra tìm tài liệu phục vụ công việc II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong qua trình kiến tập UBND xã Vĩnh Quang mang lại cho em nhiều điều bổ ích, kết khả quan chuyên nghành Văn phòng Đây phận chuyên môn giúp cho lãnh đạo, tìm hiểu, thống kê xử lý thông tin cho lãnh đạo cần giải quyết.Vì em xin đưa số đề xuất với quan để phát 36 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội huy ưu điểm khắc phục nhược điểm: Ở UBND xã công tác văn phòng nên cần thay số trang bị có tượng hư hỏng để hoạt động công tác triển khai nhanh chóng - Cơ quan cần bồi dưỡng thêm cho cán tin học, ngoại ngữ để nâng cao trình độ - lực làm việc cá nhân Lãnh đạo quan cần thường xuyên kiểm tra công tác soạn thảo văn bản, văn thư – lưu trữ UBND xã -Do nhu cầu công việc quan nhiều mà số lượng nhân lực thiếu nên quan cần bổ sung thêm để hoàn thành tốt công việc - Cơ quan cần trang bị, sửa chữa số thiết bị văn phòng để dược đảm bảo công việc 37 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Những hình ảnh phòng làm việc trang thiết bị Tủ đựng tài liệu UBND xã Vĩnh Quang Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội