Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại văn phòng cục kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

72 340 0
Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại văn phòng cục kinh tế hợp tác và phát triển nông thôn bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3.Mục tiêu nghiên cứu 4 4.Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 6.Giả thuyết nghiên cứu 5 7.Phương pháp nghiên cứu 5 8.Kết cấu của khóa luận 5 PHẦN NỘI DUNG 7 CHƯƠNG 1:NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 7 1.1.Một số văn bản hiện hành quy định công tác văn thư 7 1.2.Một số khái niệm 7 1.2.1. Khái niệm quản lý 7 1.2.2. Khái niệm công tác văn thư 9 1.2.3. Khái niệm văn bản 10 1.2.4. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến 10 1.2.5. Khái niệm con dấu 11 1.2.6. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ 11 1.2.7. Khái niệm lưu trữ cơ quan 12 1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 12 1.3.1. Vị trí của công tác văn thư 12 1.3.2. Ý nghĩa của công tác văn thư 12 1.4. Nội dung của công tác văn thư 13 1.5. Trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác văn thư 14 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CỤC KINH TẾ HỢP TÁC VẰ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 16 2.1. Giới thiệu khái quát về Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 16 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 16 2.1.1.1. Vị trí và chức năng 16 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn………………………………………………16 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức 20 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 21 2.1.2.1. Chức năng 21 2.1.2.2. Nhiệm vụ 21 2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục 26 2.2. Tình hình quản lý công tác văn thư tại Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn 27 2.2.1. Tình hình ban hành các văn bản hiện hành quy định, hướng dẫn về công tác văn thư 27 2.2.2. Tình hình nhân sự thực hiện công tác văn thư 27 2.2.2.1. Tổ chức bộ phận văn thư 27 2.2.2.2. Bố trí nhân sự 28 2.3.Tình hình thực hiện các nghiệp vụ văn thư 29 2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 29 2.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản 33 2.3.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến 35 2.3.2.2. Quản lý văn bản đi 39 2.3.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 42 2.3.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu 43 2.4. Nhận xét chung 46 2.4.1. Ưu điểm 46 2.4.2. Hạn chế 49 CHƯƠNG 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁCVĂN THƯ TẠI CỤC KINH TÉ HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN 52 3.1. Quan tâm đến công tác nhân sự 52 3.2. Xây dựng và ban hành văn bản quy định hướng dẫn về nghiệp vụ 53 3.3. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đối với công tác văn thư 53 3.3.1. Nhận thức của lãnh đạo 53 3.3.2 . Nhận thức của nhân viên 54 3.4 . Các giải pháp khác 56 PHẦN KẾT LUẬN 57 1. Kết luận chung 57 2. Kiến nghị 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59  

Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu .5 Phương pháp nghiên cứu PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1.Một số văn hành quy định công tác văn thư 1.2.Một số khái niệm 1.2.1.Khái niệm quản lý .7 1.2.2.Khái niệm công tác văn thư 1.2.3.Khái niệm văn 10 1.2.4.Khái niệm văn đi, văn đến 10 1.2.5.Khái niệm dấu 11 1.2.6.Khái niệm hồ sơ lập hồ sơ 11 1.2.7.Khái niệm lưu trữ quan 12 1.3.Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 12 1.3.1.Vị trí cơng tác văn thư 12 1.3.2.Ý nghĩa công tác văn thư 12 1.4.Nội dung công tác văn thư 13 1.5.Trách nhiệm quản lý Nhà nước công tác văn thư 14 CHƯƠNG 2: 16 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CỤC Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KINH TẾ HỢP TÁC VẰ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 16 2.1 Giới thiệu khái quát Cục Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn 16 2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn 16 2.1.1.1.Chức 16 2.1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn 16 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 20 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn .21 2.1.2.1 Chức 21 2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 21 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 26 2.2 Tình hình quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nơng thơn 27 2.2.1 Tình hình ban hành văn hành quy định, hướng dẫn công tác văn thư 27 2.2.2 Tình hình nhân thực cơng tác văn thư 27 2.2.2.1 Tổ chức phận văn thư 27 2.2.2.2 Bố trí nhân .28 2.3 Tình hình thực nghiệp vụ văn thư .29 2.3.1 Công tác xây dựng ban hành văn 29 2.3.2 Công tác quản lý giải văn 33 2.3.2.1 Quản lý giải văn đến 34 2.3.2.2 Quản lý văn 39 2.3.3 Công tác quản lý sử dụng dấu .42 2.3.4 Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 42 2.4 Nhận xét 46 2.4.1 Ưu điểm 46 2.4.2 Hạn chế 49 CHƯƠNG 3: 52 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CƠNG TÁC 52 VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CỤC KINH TÉ HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN 52 3.1 Về công tác nhân 52 3.2 Xây dựng ban hành văn quy định hướng dẫn nghiệp vụ 53 3.3 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, nhân viên công tác văn thư 53 3.3.1 Nhận thức lãnh đạo 53 Sinh viên: Nguyễn Thị Qun Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.2 Nhận thức cán bộ, nhân viên 54 3.4 Các giải pháp khác 56 PHẦN KẾT LUẬN 58 1.Kết luận chung 58 2.Kiến nghị .58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHỤ LỤC .62 Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết đầy đủ Chữ viết tắt Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn CKTHTVPTNT Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển VPCKTHTVPTNT nông thôn Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu Những kết số liệu khóa luận thực Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn-Bộ Nông nghiệp Phát triển nơng thơn khơng chép nguồn khác Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước Nhà trường cam đoan Hà Nội, tháng năm 2016 Tác giả Nguyễn Thị Quyên Sinh viên: Nguyễn Thị Qun Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Được đồng ý Khoa Quản trị văn phịng hướng dẫn giáo Ths Nguyễn Thị Kim Chi thực đề tài “ Nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thônBộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn” Với tình cảm lịng biết ơn chân thành, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn tới: Các thầy giáo Khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành chương trình học tập có kiến thức, kĩ cần thiết để nghiên cứu, thực khóa luận Đặc biệt giáo Ths Nguyễn Thị Kim Chi, người tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ tơi suốt thời gian thực đề tài Tôi xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo Cục, lãnh đạo Văn phòng Cục, chun viên Văn phịng Cục tồn thể cán bộ, nhân viên Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn ủng hộ, cộng tác giúp đỡ tơi nhiệt tình q trình điều tra, khảo sát, thu thập thông tin liên quan đến đề tài Nhân xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè ln quan tâm, giúp đỡ, động viên tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt q trình học tập hồn thành khóa luận Mặc dù cố gắng nhiều, song khóa luận tơi khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Kính mong nhận đóng góp, ý kiến bảo thầy, cô giáo, bạn bè người quan tâm để khóa luận hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng năm 2016 Tác giả Nguyễn Thị Quyên Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào việc công tác văn thư làm tốt hay không Đây lý mà công tác văn thư ngày quan, tổ chức quan tâm, đầu tư nhiều Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung phận Văn phịng nói riêng Trong Văn phịng, cơng tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phịng Cơng tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị Làm tốt công tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái với pháp luật Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn, thực chức tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước, chuyên ngành thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước lĩnh vực kinh tế hợp tác, bố trí dân cư, di dân tái định cư phát triển nông thôn thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ Văn phòng Cục đơn vị thuộc CKTHTVPTNT, thực chức tham mưu giúp Cục trưởng quản lý nhà nước thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước chiến lược, qui hoạch, kế hoạch, đầu tư phát triển, tài chính, kế tốn, hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học - công nghệ môi trường lĩnh vực kinh tế hợp tác phát triển nông thôn phạm vi nước thuộc nhiệm vụ quản lý nhà nước Bộ giao; hành chính, tổng hợp; quản lý vật tư, tài sản, trang thiết bị, phương tiện, điều kiện làm việc giao theo quy định hành; công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, thi đua khen thưởng, kỷ luật Cục Sinh viên: Nguyễn Thị Qun Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đứng trước u cầu nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước yêu cầu phải đổi mới, cải cách hành nói chung Việc nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư quan trọng nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho hoạt động đạo lãnh đạo Cục, đồng thời nâng cao chất lượng hiệu hoạt động Cục Được giúp đỡ Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt giúp đỡ tận tình lãnh đạo chuyên viên Văn phòng Cục, hai tháng thực tập, tơi tìm hiểuvề cơng tác văn thư Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn-Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thơn Từ đưa nhận xét ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư Văn phòng Cục Xuất phát từ lý trên, xin chọn: “Nâng cao hiệu quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn-Bộ Nông Nghiệp Phát triển nơng thơn” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Hiện có nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu công tác văn thư: - Trước hết giáo trình, tập giảng có liên quan như: “Văn quản lý nhà nước-Những vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo” Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Mạnh Cường Lê Văn In, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội (2010) “Hướng dẫn kỹ thuật soạn thảo văn bản” Trần Hà, NXB trẻ, Thành phố Hồ Chí Minh (1996) “Văn lưu trữ học đại cương” Vương Đình Quyền, NXB giáo dục, Hà Nội (1996) “ Xây dựng, ban hành, quản lý văn công tác lưu trữ” Nghiêm Kỳ Hồng Nguyễn Quốc Bảo (sưu tầm tuyển chọn), NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội (1998) “Phương pháp soạn thảo văn hành chính” Lê Văn In Phạm Hưng, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội (1998) “Cơng tác văn thư lưu trữ” (Giáo trình lớp ngắn hạn) Cục văn thư lưu Sinh viên: Nguyễn Thị Qun Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trữ nhà nước, NXB trị quốc gia, Hà Nội (1999) “ Tin học đổi công tác văn thư” Dương Văn Khảm, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội (1994) “Nghiệp vụ công tác văn thư (viết chung)” Nxb Lao động Xã hội (2001) “Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước” Nguyễn Văn Thâm, NXB trị quốc gia, Hà Nội (2001) “ Lý luận phương pháp công tác văn thư” Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005) “Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản” Lưu Kiếm Thanh (chủ biên) Nguyễn Văn Thâm, NXB Giao dục (2006) “Giáo trình văn bản” Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường, NXB Giao thông vận tải (2009) “Nghiệp vụ công tác văn thư” trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội (2009) “Soạn thảo văn mẫu tham khảo hoạt động quản lý kinh doanh” Lê Văn In, NXB Chính trị quốc gia (2010) “Soạn thảo Và xử lý văn quản lý nhà nước” Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị quốc gia (2010) - Hai số văn hành quy định công tác văn thư (được liệt kê chi tiết mục 1.1) - Ba viết Tạp chí như: “Thể thức văn thể thức văn quản lý nhà nước-một số vấn đề lý luận thực tiễn” Vương Đình Quyền, tạp chí Văn thư-lưu trữ Việt Nam, số 1-2004 “Vấn đề tiêu chuẩn hóa văn quản lý nhà nước- nhìn từ góc độ lý luận” Vương Đình Quyền, tạp chí văn thư-lưu trữ Việt Nam, số 6-2004 “Chuẩn hóa văn quản lý nhà nước góp phần xây dựng hành chun nghiệp, đại hóa” Kiều Mai, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2004 - Bốn khóa luận tốt nghiệp, kỷ yếu hội thảo, báo cáo khoa học có: Nguyễn Thị Trang Nhung “Cơng tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam”, khóa luận tốt nghiệp năm 2006 Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Nguyễn Thị Mai “Quản lý đạo công tác văn thư Nhà nước nay”, báo cáo khoa học sinh viên lần thứ 5, năm 2001 Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hồ Văn Quýnh “Một số vấn đề công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp quốc doanh”, kỷ yếu hội thảo Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Có thể nói, cơng trình, tài liệu nói nghiên cứu, đề cập đến vấn đề lý luận chung công tác văn thư phản ánh thực trạng quản lý công tác văn thư số quan, doanh nghiệp Tuy nhiên đề tài này, kế thừa, nghiên cứu, phản ánh thực trạng quản lý cơng tác văn thư Từ đó, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư VPCKTHTVPTNT Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực nhằm giải mục tiêu sau: Một là, khái quát, đánh giá thực trạng quản lý công tác văn thư VPCKTHTVPTNT Hai là, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý cơng tác văn thư CKTHTVPTNT nói riêng, quan Nhà nước nói chung Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu trên, đề tài tập trung giải nhiệm vụ sau: Một là, làm rõ sở lý luận công tác văn thư Hai là, khảo sát, phản ánh thực trạng quản lý công tác văn thư VPCKTHTVPTNT Ba là, nghiên cứu đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn-Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CỤC KINH TÉ HỢP TÁC VÀ PHÁT TRIỂN 3.1 Về công tác nhân Hiện tại, nhân viên văn thư CKTHTVPTNT có người Hầu hết chủ yếu chưa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ khối lượng công việc Cục nhiều Điều ảnh hưởng lớn đến tiến độ cơng việc Do đó, Cục cần trao đổi, quan tâm, bổ sung thêm nhân viên đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, có kiến thức chuyên sâu nghiệp vụ vững vàng công tác văn thư để triển khai, thực tốt nghiệp vụ Đồng thời cần tham mưu lãnh đạo Văn phịng cơng tác nâng cao hiệu công tác văn thư quan, đơn vị Bên cạnh đó, chủ động cơng tác tuyển chọn nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn người làm cơng tác văn thư như: phẩm chất trị, chuyên môn nghiệp vụ vững vàng nghiệp vụ soạn thảo văn bản, văn thư-lưu trữ… Ngoài ra, Cục cần thường xuyên kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn nhân viên văn thư Qua đó, nắm rõ lực nhân viên có kế hoạch tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù hợp với nhân viên Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ quy định pháp luật, văn hướng dẫn công tác văn thư nhân viên văn thư quan văn thư đơn vị Cục để họ nắm quy định, yêu cầu, nội dung nghiệp vụ công tác quản lý văn bản, hồ sơ, dấu Có thể tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn theo chuyên đề cho đối tượng Những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ theo hình thức Cục tự tổ chức mời giảng viên sở đào tạo cán quan quản lý văn thư lưu trữ nhà nước tới giảng dạy Công tác đào tạo lại cán cần phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng, đào tạo Mỗi cán nhân viên ngồi bổ sung kiến thức trình độ cịn phải bổ sung thêm kiến thức công nghệ thông tin, ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu công việc tốt Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 52 Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Xây dựng ban hành văn quy định hướng dẫn nghiệp vụ Các văn quy định hướng dẫn nghiệp vụ kim nan cho cán bộ, nhân viên thực Cục cần xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư để cán bộ, nhân viên quan thực cách thống xác Cục cần hoàn thiện văn hướng dẫn công tác Văn thưLưu trữ mà Cục ban hành cách: ban hành thêm văn để chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện thêm Cục cần xây dựng ban hành thêm số văn văn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu… Đồng thời xây dựng quy chế Văn thư-Lưu trữ riêng cho quan Việc xây dựng quy chế văn thư lưu trữ dựa Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Quy chế cần đề cập đến nội dung sau: - Soạn thảo ban hành văn Quản lý văn Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Quản lý sử dụng dấu 3.3 Nâng cao nhận thức lãnh đạo, nhân viên công tác văn thư 3.3.1 Nhận thức lãnh đạo Mặc dù cơng tác văn thư có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ khơng người, cơng tác cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, cần thiết phải nhìn nhận lại, đặc biệt người lãnh đạo Công tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ thuộc trách nhiệm nhiều đơn vị/cá nhân Việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 53 Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư Việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải cơng việc… Như khẳng định rằng: Tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao Để quản lý, thực tốt nghiệp vụ văn thư, lãnh đạo đóng vai trị vơ quan trọng Đối với CKTHTVPTNT, theo tôi, lãnh đạo Cục cần thường xuyên cập nhật văn pháp luật công tác văn thư; nắm thực trạng công tác văn thư quan Từ đó, nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư có quan tâm, đạo thường xuyên công tác văn thư Cục Sự quan tâm vật chất, tinh thần cho nhân viên văn thư yên tâm cơng tác, cống hiến, hồn thành tốt nhiệm vụ quản lý văn bản, đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin, phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Tóm lại, văn thư phận khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị Cục 3.3.2 Nhận thức cán bộ, nhân viên Công tác văn thư không đơn công việc người làm văn thư, mà tất cán bộ, nhân viên quan phải có trách nhiệm thực cơng tác Việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải cơng việc Chính cán nhân viên phải có ý thức trách nhiệm việc thực cơng việc mình, tránh đùn đẩy, ỷ lại cho nhân viên văn thư Trước hết cán bộ, chuyên viên thuộc đơn vị Nhiều cán bộ, chun viên giải xong cơng việc chưa có ý thức lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành q trình giải cơng việc chưa thấy giá trị hồ sơ, tài liệu.Vì vậy, tài liệu Cục Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bị chất đống, bỏ bao tải cho vào kho lưu trữ Một nguyên nhân dẫn đến tình trạng cán bộ, chuyên viên chưa có ý thức trách nhiệm cao cơng việc Đặc biệt trách nhiệm lập quản lý hồ sơ, tài liệu Chính thế, Cục cần tuyên truyền, phổ biến kiến thức lý luận cơng tác văn thư, lập hồ sơ Phân tích, xác định rõ trách nhiệm viên chức công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ Mỗi cán bộ, chuyên viên Cục cần nhận thức đắn vai trị, vị trí tầm quan trọng hoạt động văn thư Đối với nhân viên văn thư Hơn hết, nhân viên văn thư người hiểu rõ tầm quan trọng công việc mà làm Cơng tác văn thư khơng đơn công việc vụ, giấy tờ Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan nhanh chóng, xác, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thơng tin… địi hỏi người làm công tác văn thư phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, nhiệt huyết với cơng việc Chỉ cần sai sót nhỏ khâu quy trình thơi ảnh hưởng lớn đến chất lượng cơng việc Chính vậy, thân người làm công tác văn thư cần hiểu rõ trách nhiệm Từ có thái độ phong cách làm việc thật chuyên nghiệp để công tác văn thư vào nề nếp, giúp cho việc quản lý văn xác cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời Hiện nay, chế độ người làm công tác văn thư chưa thật quan tâm, trọng phần số người làm văn thư chưa nhận thức đắn cơng việc mà làm nên chưa trọng, quan tâm đến công việc dẫn đến hiệu công việc chưa cao Mỗi nhân viên văn thư Cục, từ văn thư chuyên trách đến văn thư kiêm nhiệm cần có nhìn đắn cơng việc mà làm, để từ tâm vào cơng việc hơn, tránh sai sót xảy q trình giải cơng việc để công tác văn thư đạt hiệu cao Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.4 Các giải pháp khác Thứ nhất, Cục sử dụng phần mềm máy tính để quản lý văn bản, ( xem Phụ lục VII) Tuy nhiên phần mềm mà Cục sử dụng chưa phát huy hết chức năng, cơng dụng nó, dừng lại số khâu nghiệp vụ như: soạn thảo, đăng ký quản lý Vì vậy, Cục cần nâng cấp phần mềm quản lý văn để tận dụng hết tính mà đem lại Văn chuyển giao nhanh chóng tiết kiệm thời gian chi phí, đem lại hiệu cao q trình xử lý công việc Cục cần tăng cường áp dụng tiến khoa học kĩ thuật, phần mềm ứng dụng vào cơng tác hành văn phịng công tác văn thư ứng dụng ISO thúc đẩy hệ thống làm việc tốt hơn, ngăn chặn nhiều sai sót, giúp cán nhanh nhạy cơng việc có ý thức trách nhiệm với cơng việc làm, đồng thời giúp giải phóng lãnh đạo khỏi công việc vụ lặp lặp lại, lãnh đạo khơng cần phải 24/24 có mặt văn phịng mà giải hết cơng việc Thứ hai, Cục cần tăng cường công tác tra, kiểm tra công tác văn thư Kiểm tra phận, đơn vị, phịng ban cơng tác soạn thảo văn lập hồ sơ công việc Quán triệt quán đến cá nhân, đơn vị để công tác văn thư vào nề nếp Kỷ luật nghiêm khắc trường hợp vi phạm pháp luật công tác văn thư Đồng thời khen thưởng đơn vị, cá nhân thực tốt có thành tích cơng tác văn thư Thứ ba, cần khắc phục sai sót số khâu nghiệp vụ như: Đối với văn sau đăng ký, tập Quyết định, Công văn, Giấy mời lưu cần xếp lại theo tên loại tập xếp theo số ngày tháng, văn có số nhỏ xếp trước để lên trên, văn số lớn xếp sau để xuống Đối với loại văn hành cịn lại xếp theo số ngày tháng văn Sau xếp xong cho vào cặp đựng tài liệu Mỗi cặp tài liệu đưa vào bìa hồ sơ lập theo quý tháng tập, đồng thời đánh số tờ, ghi mục lục, viết chứng từ bìa hồ sơ theo quy định Thông tư số 07/2012/TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Sau đưa cặp vào hộp đặt lên giá, Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xếp theo nguyên tắc từ trái sang phải từ xuống Đối với cặp dày 3cm văn thư cần tách thành đơn vị bảo quản khác để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Thứ tư, đưa trang thiết bị tiên tiến vào sử dụng công tác văn thư Xây dựng mạng lưới điện tử phù hợp với phát triển văn phòng, đảm bảo việc cung cấp thơng tin cách nhanh chóng, xác đầy đủ Mua sắm thêm số trang thiết bị máy photocoppy, máy scan… để công việc giải nhanh chóng hơn, khơng bị chậm trễ Đồng thời phải thường xuyên cập nhật phương tiện, máy móc đại giới để ứng dụng vào công tác văn thư Cục Sinh viên: Nguyễn Thị Qun 57 Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN KẾT LUẬN Kết luận chung VPCKTHTVPTNT đóng góp không nhỏ việc thực chức năng, nhiệm vụ CKTHTVPTNT Văn phịng Cục ngày hồn thiện cấu điều hành hoạt động Với việc tổ chức tốt, Văn phịng Cục hồn thành nhiệm vụ việc giúp lãnh đạo quản lý công tác Văn thư Lưu trữ, tham mưu, quản trị phục vụ cho việc điều hành công việc Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, hoạt động Văn phòng Cục tồn số bất cập địi hỏi phải có cải tiến, điều chỉnh cho phù hợp góp phần nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng Qua q trình nghiên cứu hệ thống lý luận khảo sát thực trạng văn thư CKTHTVPTNT, rút ưu điểm hạn chế công tác văn thư Cục, đồng thời đưa nhóm giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quản lý công tác Đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo Cục hoạt động Cục Đồng thời góp phần giải cơng việc Cục nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn để làm việc trái với pháp luật Những nhóm giải pháp mà tác giả đưa hi vọng giúp ích phần vào việc nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư VPCKTHTVPTNT Kiến nghị Qua trình khảo sát thực tế, việc quản lý công tác văn thư VPCKTHTVPTNT Tôi rút nhận xét ưu điểm hạn chế việc thực công tác Cục Trên sở đó, tơi mạnh dạn đề xuất số kiến nghị nhằm khắc phục tồn phát huy ưu điểm, góp phần nâng cao chất lượng cơng tác Trước hết thấy số nguyên nhân hạn chế nêu công tác văn thư CKTHTVPTNT thiếu hệ thống văn đạo, hướng dẫn việc thực nghiệp vụ công tác văn Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 58 Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thư Do đó, để khắc phục hạn chế này, trước tiên cần ban hành văn dựa văn nhà nước hướng dẫn, quy định công tác văn thư để hướng dẫn cụ thể việc thực nghiệp vụ như: soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn đi-đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ hành phù hợp với thực tế Cục Đây sở cần thiết để quản lý, tổ chức hướng dẫn cán bộ, nhân viên toàn Cục thực cơng tác văn thư có hiệu Đồng thời cho việc tổ chức hoạt động kiểm tra, đánh giá công tác văn thư Cục thường xuyên Thứ hai, Cục cần bố trí cán bộ, nhân viên có trình độ, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư Như đảm bảo cho việc thực nghiệp vụ công tác văn thư Cục nguyên tắc, có chất lượng, phục vụ có hiệu phát huy tối đa vai trị cơng tác văn thư hoạt động Cục Thứ ba, lãnh đạo Cục cần ý thường xuyên đôn đốc việc quản lý, sử dụng văn bản, đặc biệt công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu phòng, phận, cá nhân Lập hồ sơ tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu, nội dung quan trọng quản lý văn Vì vậy, Cục cần sớm có biện pháp đạo thực công tác thực tế Đối với tài liệu chưa lập hồ sơ cần phải đạo để tài liệu lập thành hồ sơ tổ chức quản lý lưu trữ Đây việc làm cần thiết cấp bách thân quan Tuy vậy, hạn chế thời gian điều kiện khảo sát thực tế, nên phạm vi nghiên cứu đề tài bó hẹp quan nhà nước cụ thể Như vậy, vấn đề trình bày khơng phản ánh hết thực trạng công tác văn thư quan nhà nước nói chung Vì vậy, tơi hy vọng có nhiều cơng trình nghiên cứu với phương pháp mức độ sâu rộng vấn đề này./ Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 59 Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Nguyễn Mạnh Cường Lê Văn In (2010),“Văn quản lý nhà nước-Những vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo”, NXB giáo dục Việt Nam, Hà Nội Giáo trình nghiệp vụ văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải (2009) Luật Lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc Hội khóa XIII Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều nghị định số 110/2004/NĐ-CP Quyết định sô 1678/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học Công nghệ cơng bố Tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ Quyết định số 669/2014/QĐ-BNN ngày 04 tháng năm 2014 Bộ Nông Nghiệp việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục kinh tế hợp tác phát triển nông thôn 10 Quyết định số 149/2014/QĐ-KTHT ngày 13 tháng năm 2014 Cục trưởng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn việc quy định chức năng, nhiệm vụ phòng Kế hoạch-Tài 11 Quyết định số 151/2014/QĐ-KTHT ngày 13 tháng năm 2014 Cục trưởng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn việc quy định chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Cục 12 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-VPCP hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn 13 Thơng tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 Bộ Công An quy định chi tiết số điều Nghị định 58 14 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 thể thức Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 60 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ký thuật trình bày văn hành 15 Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức 16 Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2012 Bộ Công An quy định dấu quan, tổ chức, chức danh nhà nước 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 18 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức 19 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 20 Vương Đình Quyền (2005), Giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học quốc gia Hà Nội 21 Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Tâm (2012), 100 câu hỏi-đáp công tác văn thư, NXB Lao động-xã hội 22 http://luanvan.net.vn/luan-van/luan-van-cong-tac-van-thu-quan-tri-vanphong-va-cong-tac-luu-tru-56100/ 23 http://doan.edu.vn/do-an/de-tai-cong-tac-van-thu-o-trung-tam-nghien-cuuva-phat-trien-vung-bo-khoa-hoc-va-cong-nghe-4583/ 24 http://luanvan.net.vn/luan-van/luan-van-van-thu-luu-tru-va-quan-tri-vanphong-cua-hoc-vien-39854/ 25 http://luanvan.co/luan-van/mot-sogiai-phap-nang-cao-hieu-quacong-tacvan-thutai-uyban-nhan-dan-quan-ba-dinh-41984/ Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên 61 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục I: Sơ đồ cấu tổ chức Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nơng thơn Cục trưởng Phó Cục trưởng Văn Phịng cơng Phịng tác kinh tế phía hợp tác Nam phịng Phịng quy Phịng hoạch bố tra pháp trí dân chế tiêu ban Văn di dân pòng tái định Cục cư dự án thủy cư điện Sơn La Bộ phận Tài chínhKế tốn Sinh viên: Nguyễn Thị Qun Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Phòng giảm nghèo an sinh XHNT Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục III: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nơng thơn Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Bộ phận Văn thưHành Bộ phận Bộ phận Bộ phận Kế hoạch- Tài chính- Tổ chức- Tổng hợp Kế toán Quản trị Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VI: Mẫu dấu đến Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phịng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VII: Phần mềm quản lý văn Giao diện đăng nhập: Giao diện modune: Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VII: Giao diện phần mềm quản lý văn Phụ lục VIII: Biểu mẫu Phụ lục IX: Phiếu khảo sát Phụ lục VIII: Các biểu mẫu Biểu mẫu 01 Biểu mẫu 02 Biểu mãu 03 Biểu mẫu 04 Biểu mẫu 05 Biểu mẫu 06 Phụ lục IX: Phiếu khảo sát Phụ lục IV: Quy trình tiếp nhận xử lý, quản lý văn đi-đến Phụ lục V: Quy trình kiểm sốt hồ sơ Phụ lục II: Dự thảo Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác Phát triển nông thôn Sinh viên: Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Ngày đăng: 27/09/2016, 22:10

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • 1.1. Một số văn bản hiện hành quy định công tác văn thư

  • 1.2. Một số khái niệm

  • 1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

  • 1.4. Nội dung của công tác văn thư

  • 1.5. Trách nhiệm quản lý Nhà nước về công tác văn thư

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan