Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC Nội dung Trang Lời nói đầu 2 Phần I: KHẢO SAT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Xã Dân Tiến 4 1. Chức năng của UBND Xã 4 2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã Dân Tiến 5 3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Dân Tiến 6 II. Tình hình tổ chức quản lý và hoạt động của công tác Hành chính văn phòng 7 1. Tổ chức hoạt động của văn phòng 7 2. Tình hình công tác Văn thư 10 3. Tình hình công tác Lưu trữ 17 Phần II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ 19 I. Nội dung thực tập 19 1. Công tác Hành chính văn phòng 19 2. Công tác Văn thư 20 3. Công tác Lưu trữ 21 4. Một số công việc khác 21 II. Kết quả đạt được trong đợt thực tập 22 1. Về công tác Hành chính văn phòng 22 2. Công tác Văn thư 24 3. Công việc khác của cơ quan 28 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 30 I. Nhận xét về công tác văn phòng của Uỷ ban 30 II. Đề xuất 31 Kết luận 32
MỤC LỤC Nội dung Lời nói đầu Phần I: KHẢO SAT CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Xã Dân Tiến Chức UBND Xã Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Dân Tiến Cơ cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến II Tình hình tổ chức quản lý hoạt động công tác Hành văn phịng Tổ chức hoạt động văn phịng Tình hình cơng tác Văn thư Tình hình cơng tác Lưu trữ Phần II: CHUN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ I Nội dung thực tập Cơng tác Hành văn phịng Công tác Văn thư Công tác Lưu trữ Một số công việc khác II Kết đạt đợt thực tập Về cơng tác Hành văn phịng Cơng tác Văn thư Cơng việc khác quan Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I Nhận xét cơng tác văn phịng Uỷ ban II Đề xuất Kết luận Trang 4 7 10 17 19 19 19 20 21 21 22 22 24 28 30 30 31 32 LỜI NĨI ĐẦU Quản lý hành Nhà nước chức Nhà nước tất thời đại lịch sử loài người từ xuất Nhà nước Đối với Nhà nước Việt Nam đời từ năm 1945 đến chức quy định Hiến pháp (1946; 1959; 1980; 1992 sửa đổi bổ sung năm 2001) Vì dù giai đoạn lịch sử trình hình thành phát triển Nhà nước ta Hồng Văn Hùng – TCHCVP K16 cơng tác Quản trị văn phịng có vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước nói chung cơng cải cách hành nói riêng Làm tốt cơng tác góp phần giải cơng việc quan, đơn vị cách nhanh chóng xác nhằm xây dựng cơng nghiệp hố - đại hố đất nước Nhằm đáp ứng tốt cơng tác Quản trị văn phòng giai đoạn yêu cầu quản lý Nhà nước cấp ngành, quan, đơn vị, tổ chức đội ngũ cán chuyên môn Thực chủ trương kế hoạch đào tạo nhà trường với phương châm "Học đôi với hành gắn lý thuyết vào thực tiễn" để đảm bảo mục tiêu chất lượng đào tạo trường Hàng năm trường tổ chức cho học sinh thực tập quan Qua đợt thực tập nhà trường muốn học sinh tự làm quen với cơng việc tương lai Đồng thời qua củng cố kiến thức trao đổi học hỏi kinh nghiệm thực tế quan để chúng em có dư tự tin trường Được trí quan em thực tập văn phòng UBND xã Dân Tiến huyện Võ Nhai tỉnh Thái Nguyên với thời gian từ ngày 09 tháng đến ngày 10 tháng năm 2013 Với kiến thức tích luỹ 02 năm ngồi ghế nhà trường với trình khảo sát nghiên cứu sâu vào thực tế quan, hướng dẫn bảo cán văn phòng UBND xã Dân Tiến giúp em nắm rõ vai trò nhiệm vụ cơng tác quản trị văn phịng quan nhằm nâng cao lực rèn luyện kỹ nghiệp vụ Nhằm đáp ứng đảm bảo nội dung đợt thực tập tốt nghiệp rút học kinh nghiệm cho thân công tác sau đặc biệt chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp tới em tiến hành viết "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" với chuyên ngành Quản trị văn phòng Về bố cục báo cáo chia làm 03 phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND xã Dân Tiến I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng quan Chức nhiệm vụ sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng Bản mơ tả cơng việc cho lãnh đạo văn phịng III: Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan Hồng Văn Hùng – TCHCVP K16 Khảo sát tổ chức công tác văn phịng Khảo sát cơng tác văn thư Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ Phần II: Chuyên đề thực tập nghiệp vụ hành quan Xây dựng mẫu văn hành thuộc thẩm quyền ban hành quan Xây dựng Quy chế văn hóa công sở quan Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Chúng em trải qua thời kỳ học trung cấp viết báo cáo thực tập tốt nghiệp có nhiều cố gắng cịn nhiều thiếu sót chưa đáp ứng hết yêu cầu mà khoa nhà trường đặt Vậy em kính mong thầy giáo xem xét, đánh giá góp ý chân thành để báo cáo em hoàn thiện Qua em xin cảm ơn thầy cô tạo điều kiện cho em có hội tiếp xúc với cơng việc thực tế Qua em học hỏi thêm nhiều công tác nghiệp vụ Em xin chân thành cảm ơn đồng chí quan đặc biệt đồng chí Lê Văn Thành cán văn phòng thống kê HĐND - UBND xã Dân Tiến nơi em thực tập quan tâm hướng dẫn nhiệt tình giúp đỡ em hồn thành đợt thực tập viết báo cáo Dân Tiến, ngày 04 tháng năm 2015 Sinh viên Hoàng Văn Hùng PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH HÀNH CHÍNH VĂNPHỊNG CỦA UBND XÃ DÂN TIẾN * Đặc điểm tình hình xã Dân Tiến Xã Dân Tiến xã vùng sâu vùng xa nằm phía Đơng nam huyện Võ Nhai, cách trung tâm huyện 15km Xã Dân Tiến tiếp giáp với xã sau: Hồng Văn Hùng – TCHCVP K16 Phía bắc tiếp giáp với xã Phương Giao, Phía tây tiếp giáp với xã Liên Minh, Tràng xá, Phía đơng tiếp giáp với xã Bình Long, Phía nam tiếp giáp với xã Canh Nậu - Yên Thế - Bắc Giang Xã Dân Tiến có tổng diện tích tự nhiên 5473.83 ha, xã có 1.480 hộ với 6.469 khẩu, có dân tộc chung sống xen kẽ với là: kinh, Tày, Nùng, Dao, Cao Lan, Hoa, H’mơng Cả xã có 12 đồng bào H’mông di cư di canh đến từ Tuyên Quang vào năm 1997 Nền sản xuất Nơng - Lâm nghiệp - Chăn ni gia súc gia cầm kinh doanh dịch vụ nhỏ Trình độ dân trí khơng đồng đều, đời sống nhân dân dân tộc cịn gặp nhiều khó khăn, tỷ lệ hộ nghèo cịn cao có tinh thần đồn kết dân tộc, tích cực lao động sản xuất Luôn chấp hành thực chủ trương sách pháp luật Đảng, Nhà nước Tình hình an ninh, trị ổn định quốc phịng củng cố, nhân dân dân tộc tin tưởng vào lãnh đạo Đảng, sách phát luật nhà nước I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến Chức UBND xã Ủy ban nhân dân cấp xã quan chủ quản thực chức quản lý nhà nước địa phương, nơi tiếp xúc gần với nhân dân thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định pháp luật; góp phần bảo đảm thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương Ủy ban nhân dân cấp xã chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện Hoàng Văn Hùng – TCHCVP K16 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã Dân Tiến Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã quy định điều 111 đến 118 Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 10 tháng 12 năm 2003 UBND xã quan chấp hành HĐND xã Thực hành quản lý hành Nhà nước địa phương lĩnh vực kinh tế, trị, văn hố xã hội Tổ chức đạo việc thi hành hiến pháp, pháp luật, văn quan Nhà nước cấp nghị HĐND cấp Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo quy định Thực chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, y tế, thể dục, thể thao địa bàn xã Cấp giấy khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật, giải vi phạm tranh chấp nhỏ nhân dân, tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, quyền làm chủ tố cáo kiến nghị nhân dân theo thẩm quyền Phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, ngăn ngừa phòng chống biểu quan liêu hách dịch cửa quyền, tham nhũng lãng phí xây dựng phát triển địa phương mặt nhằm thực lợi ích thiết thực nhân dân Trong phạm vi quyền hạn pháp luật quy định UBND xã có quyền ban hành văn định số văn quy phạm pháp luật văn hành khác để thực quản lý hành Nhà nước địa phương Tổ chức thực kiểm tra việc thực văn Như tuỳ theo chức nhiệm vụ cụ thể phận chuyên môn mà phòng ban thực đầy đủ nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức UBND xã Dân Tiến UBND xã HĐND xã bầu quan chấp hành HĐND thực nguyên tắc tập chung dân chủ, uỷ viên UBND xã HĐND xã bầu gồm 03 uỷ viên: Hoàng Văn Hùng – TCHCVP K16 - 01 Chủ tịch UBND xã - 02 Phó chủ tịch UBND xã - 01 Trưởng cơng an xã Các ban ngành: Ban tài ngân sách, ban địa xây dựng, Ban tư pháp - Hộ tịch, Ban văn hoá xã hội, Ban huy qn sự, Ban cơng an văn phịng UBND Ngồi việc giải cơng việc UBND xã Dân Tiến thành lập thêm số ban khác: Ban phòng chống bão lụt cứu hộ cứu nạn, Ban giải toả mặt bằng, Ban dân số gia đình trẻ em UBND xã có máy giữ ổn định có bước chuyển biến tích cực điều hành quản lý, tổ chức thực có hiệu mục tiêu Nghị đại hội đảng đề phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng, an ninh * Sơ đồ tổ chức máy UBND xã (Xem phụ lục 01) II Chức , nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND xã Dân Tiến Chức nhiệm vụ sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND xã a Về chức Văn phòng UBND phận giúp việc cho chủ tịch UBND trình điều hành, lãnh đạo quan với hai chức tham mưu tổng hợp đảm bảo hậu cần Tham mưu giúp UBND xã mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo, quản lý, tổ chức lịch làm việc phận phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày ban ngành, tổ chức buổi làm việc, hội họp chuyến công tác chuẩn bị tài liệu cho HĐND UBND đảm bảo điều kiện làm việc cho Uỷ ban b Về nhiệm vụ: + Đối với chức tham mưu tổng hợp Văn phịng UBND xã có số nhiệm vụ sau: - Giúp lãnh đạo xây dựng chương trình cơng tác tồn nhiệm kỳ, hàng năm, tháng, quý, tuần Hoàng Văn Hùng – TCHCVP K16 - Theo dõi nắm tình hình ban chức báo cáo tiến độ thực công việc cho chủ tịch UBND xã, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách cấp giấy giới thiệu, trả lời giải đề nghị, kiến nghị dân - Chuẩn bị tài liệu cần thiết họp việc giải công việc hàng ngày uỷ ban - Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếp dân, làm công tác văn thư, đánh máy đề xuất ý kiến giải công việc hàng ngày - Tổ chức điều hành họp, hội nghị, ghi biên hội nghị * Sơ đồ hóa văn phịng UBND xã: (Xem phần phụ lục 2) Bản mô tả công việc Văn phòng UBND xã: Chức vụ: Văn phòng Mã số công việc: Hệ số lương: … Mức lương: … Cán quản lý trực tiếp: Văn phòng UBND xã Trách nhiệm: - Tổ chức thực cơng tác hành theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu UBND xã - Xây dựng quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị quan - Tham mưu cho UBND công tác hành quan - Hỗ trợ phận liên quan cơng tác hành Quyền hạn: - Quản lý toàn nhân viên văn phòng - Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân cơng cơng việc tồn nhân viên phịng, chuẩn bị hội trường cho họp, hội nghị - Giám sát việc thực công việc, tiến độ nhân viên phịng, đánh giá việc thực cơng việc nhân viên trực thuộc - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên quan - Giải không giải đề xuất cá nhân hay phận khác dựa nội quy, quy định quan pháp luật hành Hoàng Văn Hùng – TCHCVP K16 - Lên lịch trực cho toàn nhân viên quan có nhiệm vụ giám sát cơng tác trực, làm việc nhân viên III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng UBND xã Dân Tiến Khảo sát tổ chức cơng tác văn phịng 1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan Chúng ta phủ nhận chức văn phịng cơng tác tham mưu tổng hợp công việc khác, văn phịng có chức quan trọng quan hành nói chung với UBND nói riêng Nhiệm vụ lớn khó khăn văn phòng là: "tham mưu tổng hợp cho UBND hoạt động UBND" Tham mưu tổng hợp có nghĩa tham mưu nhiệm vụ tổng hợp, tổng hợp khơng phải đơn kết phép cộng mà phải hàm chứa chất liệu tham mưu đề xuất giải pháp xử lý công việc công tác tổng hợp tổng hợp riêng rẽ Đã vậy, tham mưu tổng hợp lĩnh vực hạn chế mà phải hoạt động (một khái niệm rộng quản lý nhà nước) cấp quyền bao gồm kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh trật tự, quốc phịng địa phương, tài ngun, mơi trường có nghĩa tất hoạt động đời sống xã hội diễn hàng ngày, hàng địa phương hoạt động UBND phải thực trách nhiệm thẩm quyền quản lý đến Muốn làm nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, văn phịng tất nhiên khơng làm thay nhiệm vụ quan chun mơn khác địi hỏi phải có trình độ lực tổng hợp thực quản lý nhà nước, thường xuyên cập nhật thông tin, hiểu biết phong phú xã hội sâu sát tình hình địa phương, cụ thể là: xây dựng quy chế làm việc, chương trình cơng tác, phân rõ thẩm quyền, trách nhiệm giải công việc mối quan hệ UBND với hệ thống trị - xã hội địa phương phải thể quan tâm gắn bó chặt chẽ bảo vệ quyền lợi đáng quần chúng, thực vị trí "đầu mối cơng việc" vai trò "thừa lệnh" UBND thực thi cơng vụ Hồng Văn Hùng – TCHCVP K16 Nhiệm vụ "Đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND" tình hình khơng dễ dàng thực hiện, vào tiến trình cải cách hành khơng thể mua sắm tài sản cơng tình cảm, ý chí mà địi hỏi phải sở khoa học để vừa thực hành tiết kiệm lại bảo đảm nguyên tắc tài đồng thời bắt kịp với thiết bị văn phòng thời đại kỹ thuật số, đáp ứng yêu cầu đại văn minh công sở theo quy định nhà nước công hội nhập quốc tế nhiệm vụ không đơn giản, làm khơng thiệt hại cho cơng việc tài sản khơng phải ít, văn phịng thiết phải xem nhiệm vụ bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật cho cấp quyền địa phương quan trọng Ví dụ: Trong quan Văn phịng ln phận quan trọng việc tham mưu giúp việc cho thủ trưởng quan, đảm bảo hậu cần cho quan trì tốt lề lối làm việc Lão đạo quan em người có tuổi nên việc tìm kiếm thơng tin mạng khó khăn, việc cập nhật văn mạng phải nhờ đến cán văn phịng tìm kiếm văn mà lãnh đạo cần Tiếp giao dịch cơng ty ngồi tỉnh khơng phải lúc gặp mặt để giao dịch văn mà phải gửi email, lãnh đạo cần gửi văn cho công ty cần giao dịch phải nhờ đến văn phịng gửi email Thơng qua văn phịng mà giao dịch lãnh đạo xuôn sẻ, đàm phán xã thành cơng, khơng thể phủ nhận vai trò tham mưu tổng hợp quan trọng Văn phịng 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan a Quy trình xây dựng chương trình cơng tác năm Văn phịng chủ trì việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác UBND theo dõi, đơn đốc, đánh giá thực chương trình, kế hoạch cơng tác sau lãnh đạo UBND định; kiến nghị với lãnh đạo giải pháp bảo đảm thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND cân đối nhiệm vụ giao Trường hợp có điều chỉnh chương trình, kế hoạch cơng tác UBND, Văn phịng thơng báo kịp thời đến đơn vị cá nhân liên quan) Hoàng Văn Hùng – TCHCVP K16 Tại quan vào tuần cuối tháng 10 hàng năm, ban ngành trình lãnh đạo vấn đề cần đưa vào kế hoạch năm sau Tuần cuối tháng 11 vào đề nghị ban ngành UBND, Văn phòng chủ trì việc tổng hợp dự thảo kế hoạch năm UBND để trình lãnh đạo định Trước trình lãnh đạo, Văn phịng gửi dự thảo kế hoạch năm cho ban ngành tham gia ý kiến Chậm ngày kể từ ngày nhận thảo, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xem xét, phản ánh cho Văn phòng vấn đề cần sửa đổi, bổ sung Trên sở đó, Văn phịng hồn chỉnh văn trình lãnh đạo thơng qua phiên họp đầu tháng 12 b Quy trình xây dựng chương trình cơng tác q Vào tháng cuối quý, đơn vị chủ động đánh giá tình hình thực kế hoạch cơng tác tháng xem xét vấn đề phát sinh để đề nghị điều chỉnh kế hoạch công tác quý sau gửi cho Văn phòng trước ngày 10 tháng cuối quý Trước ngày 15 tháng cuối quý, Văn phòng tổng hợp kế hoạch công tác quý sau UBND , trình lãnh đạo xem xét, định Chậm ngày 25 tháng cuối quý, Văn phòng phải gửi kế hoạch công tác quý sau cho lãnh đạo để đạo, đồng thời gửi cho đơn vị trực thuộc UBND để thực c Quy trình xây dựng chương trình cơng tác tháng Hàng tháng đơn vị vào kế hoạch công tác quý để xây dựng triển khai thực kế hoạch công tác tháng Các đơn vị thuộc phải báo cáo cho UBND kế hoạch tháng trước ngày 15 hàng tháng, văn báo cáo phải gửi qua Văn phòng UBND Sau Văn phịng tổng hợp kế hoạch cơng tác tháng sau trình lãnh đạo xét duyệt Trước ngày 30 hàng tháng, kế hoạch phải gửi đến lãnh đạo để đạo d Quy trình xây dựng chương trình cơng tác tuần Dựa vào chương trình cơng tác tháng ý kiến đạo lãnh đạo quan Văn phịng phối hợp với đơn vị có liên quan xây dựng chương trình cơng tác tuần, trình lãnh đạo duyệt gửi đơn vị vào chiều thứ hàng tuần để đơn vị chủ động việc bố trí cơng việc cho tuần sau Khi có thay đổi chương trình cơng tác tuần Lãnh đạo, văn phịng UBND cập nhật thơng tin báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan * Đánh giá ưu điểm, hạn chế a Ưu điểm - Nhìn chung chương trình cơng tác thường kỳ UBND xã xây dựng theo quy trình thống nhất, thẩm quyền trách nhiệm cá nhân liên quan - Các chương trình cơng tác hầu hết đảm bảo chất lượng, công khai, minh bạch, có tính khả thi cao b Nhược điểm 10 Hoàng Văn Hùng – TCHCVP K16 HỢP ĐỒNG KINH TẾ Kiên cố hố kênh mương xóm Đồng Chuối xã Dân Tiến Căn luật thương mại nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam số: 36/2005/QH11 ban ngày 14/6/2005 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2006 Căn điều khoản khác có liên quan luật dân năm 2005 thông qua kỳ họp thứ khố XI ngày 14/6/2005 có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2006 Căn vào biên khảo sát ngày 16/2/2009 dự tốn ngày 17/2/2009 Hơm ngày…tháng …năm 2009, xã Dân Tiến, thành phần gồm có: Bên A - Chủ hợp đồng : Uỷ ban nhân dân xã Dân Tiến Ông Lương Huy Bắc - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã; Ông Lê Văn Hồi – Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã; Ơng Hồng Văn Hán – CB giao thông thuỷ lợi xã Địa xã Dân Tiến huyện Võ Nhai tỉnh Thái Nguyên Điện thoại 2080.3827.784 Số tài khoản: 331.01.00.13000 Tại kho bạc nhà nước Võ Nhai Bên B: Nhận hợp đồng Ông Nguyễn Huy Chiến – xóm Đồn Kết xã Dân Tiến Điện thoại: 0123.9131.696 Đại diện Ban giám sát xã Dân Tiến Ông Hà Văn Bạch – Phó chủ tịch Hội đồng nhân dân xã Dân Tiến Sau thoả thuận bên trí ký kết hợp đồng kiên cố hố kênh mương xóm Đồng Chuối với điều khoản sau đây: Điều 1: Bên B nhận xây dựng kiên cố hoá kênh mương gồm công việc sau đây: Đào đất tồn tuyến: theo khảo sát dự tốn: 69m3 x 60.000đ = 4.140.000đ Xây kênh: a/ Xây đế kênh: dài 61,2m x rộng 0,85m x cao 0,2m = 10,4m3 b/ Xây đáy kênh: dài 94m x rộng 0,85m x dày 0,15m = 12m3 c/ Xây thành kênh: dài 94m x rộng 0,22m x cao 0,4m x bên = 16,6m3 29 Hoàng Văn Hùng – TCHCVP K16 Xây cửa lấy nước: a/ Xây đế: dài 2m x rộng 0,7m x cao 0,2m = 0,28m3 b/ Xây đáy: dài 2m x rộng 0,7m x dày 0,15 = 0,21m3 c/ Xây thành: dài 2m x rộng 0,22m x cao 0,4m x bên = 0,36m3 Tổng khối xây: 39,85m3 - Vật liệu gồm: + Gạch loại 1: 39,85m3 x cao 600 viên = 23.910 viên x 1000đ = 23.910.000đ + Cát xây: 39,85m3 x 1,12m3 x 0,29 x5% = 13,6m3 x180.000đ = 2.448.000đ + Xi măng La Hiên: 39,85m3 x 296kg x 0,29 x5% = 3.600kg x 950đ = 3.420.000đ + Công xây: 39,85m3 x 3,6công = 143,5 công x 80.000đ = 11.480.000đ Trát: a/ Trát kênh: - Trát đáy: dài 94m x rộng 0,4m x dày 0,02m = 0,76m3 - Trát thành: dài 94m x rộng 0,72m x dày 0,02m x bên = 2,73m3 b/ Trát cống lấy nước - Trát đáy: dài 2m x rộng 0,25m x dày 0,02m = 0,01m3 - Trát thành; dài 2m x rộng 0,72m x dày 0,02m x bên = 0,06m3 Tổng khối trát: 3,56m3 - Vật liệu: + Cát trát : 3,56m3 x 1,09m3 x 5% = 4,4m4 x 180.000đ = 792.000đ + Xi măng La Hiên: 3,56m3 x 385kg x 55 = 1.450kg x 950đ = 1.375.000đ + Công trát: 176m2 x 0,137 công= 24 công x 80.000đ = 1.920.000đ Đắp đất toàn tuyến: 19,2m3 x 60.000đ = 1.152.000đ Tổng giá trị hợp đồng là: 50.637.000đ (Năm mươi triệu sáu trăm ba mươi bẩy nghì đồng chẵn) Điều 2: Phương thức thời hạn toán: - Phương thức toán tiền mặt - Thời hạn tốn: Sau hồn thành nghiệm thu đưa vào sử dụng bên A có trách nhiệm tốn tồn số tiền cho bên B Điều 3: Trách nhiệm quyền lợi bên: 30 Hoàng Văn Hùng – TCHCVP K16 Bên A: Giám sát cơng trình, vật liệu mua (số lượng, chất lượng) giá thành, tiến hành Bên B: Thi công đảm bảo chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật, vật liệu chủng loại - Gạch loại 1, cát sạch, xi măng La Hiên - Mác vừa xây 75, mắc vừa trát 100 - Xây kênh cách mép đường 2m, đầu nối đầu mương hợp lý, toàn tuyến chia thành đoạn có đệm giấy dầu để chống lún - Kênh xây sau 15 ngày đắp đất mang … - Khi đắp dày 15 – 20cm dùng đầm gỗ hay đầm gay để đầm, đầm lần chỗ, sau chuyển sang chỗ khác, đầm so le 1/3 đường kính mặt đầm Tuyệt đối khơng đầm vào thành kênh, không làm gây chấn động mạnh vào thành kênh Bên B phải bảo hành cơng trình 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu Điều 4: Cam kết chung - Hai bên thực đầy đủ quy định ghi hợp đồng Trong trình thực xây đắp có vướng mắc bên tự trao đổi thống giải Nếu bên vi phạm bị xử lý theo chế độ hợp đồng kinh tế quy định Hợp đồng lập thành 04 có giá trị nhau, bên 01 gửi ngành có liên quan để theo dõi, giúp đỡ thực hiện./ Đại diện bên A Đại diện giám sát Đại diện bên B 1.9 Giấy mời: UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ DÂN TIẾN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số:…/GM-UBND Dân Tiến, ngày…tháng… năm 2015 Độc lập - Tự - Hạnh phúc 31 Hoàng Văn Hùng – TCHCVP K16 “V/v khám sức khoẻ” GIẤY MỜI Kính gửi: ơng (bà): ………………………………………………… Địa xóm : ………………………………… xã Dân Tiến Thực kế hoạch số 33/KH-PH ngày 29/01/2013 Trung tâm y tế huyện Võ Nhai Bệnh viện đa khoa Võ Nhai việc tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho người lao động người trực tiếp tham gia sản xuất, chế biến, kinh doanh thực phẩm năm 2013; Để triển khai có hiẹu công tác đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm địa bàn Trung tâm y tế Võ Nhai phối hợp với Bệnh viện đa khoa Võ Nhai thống xây dựng kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ cho đối tượng trực tiếp tham gia sản xuất, chế biến thực phẩm kinh doanh dịch vụ ăn uống sau: I THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM - Thời gian: 01 ngày từ 30’ đến 17 ngày 10/3/2015 - Địa điểm: Tại trạm y tế xã Tràng Xã, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên II ĐỐI TƯỢNG - Người trực tiếp sản xuất, chế biến, kinh doanh thực phẩm địa bàn xã Dân Tiến III PHÍ KHÁM SỨC KHOẺ - Các đối tượng đến khám sức khoẻ phải nộp phí khám sức khoẻ theo quy định Bộ y tế sau: Phí khám sức khoẻ: 35.000đ Xét nghiệm lao: 20.000đ Xét nghiệm nước tiểu: 35.000đ Xét nghiệm người lành mang trủng: 60.000d - Tổng cộng: 150.000đ (Một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) Nhận giấy mời UBND xã Dân Tiến yêu cầu ông, bà bố trí xếp thời gian đến khám sức khoẻ theo thời gian địa điểm trên./ 32 Hoàng Văn Hùng – TCHCVP K16 Nơi nhận: - Như kính gửi ; - Lưu VP UBND xã TM UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Âu Tiên Thọ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DÂN TIẾN Số: /QĐ - UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Dân Tiến, ngày tháng năm 2015 33 Hoàng Văn Hùng – TCHCVP K16 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế văn hóa cơng sở UBND xã Dân Tiến CHỦ TỊCH UBND XÃ DÂN TIẾN Căn Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003; Căn Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nước; Thực Quyết định số 159/QĐ-UBND ngày 01/01/2013 UBND huyện Võ Nhai việc thực Quy chế văn hóa quan làm việc địa bàn huyện, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế văn hóa cơng sở UBND xã Dân Tiến Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Văn phòng HĐND - UBND, lãnh đạo quan công chức, viên chức UBND xã Dân Tiến chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VP CHỦ TỊCH Lương Huy Bắc 34 Hồng Văn Hùng TC Hành văn phòng PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I Nhận xét cơng tác văn phịng UBND xã Trong thời gian thực tập UBND xã Dân Tiến, thời gian tiếp xúc với công việc quan chưa nhiều mặt khác thân em nhiều hạn chế nên nhận xét cơng tác văn phịng UBND điều khó khăn nhiên em xin mạnh dạn đưa số nhận xét sau: Ưu điểm: - Cán văn phịng chịu khó học hỏi, tiếp xúc ý kiến đồng nghiệp tham khảo thêm sách báo nên cơng tác văn phòng uỷ ban ngày làm tốt - Cơng tác văn phịng lãnh đạo uỷ ban quan tâm thường xuyên cử cán học bồi dưỡng nghiệp vụ chun mơn, chương trình tin học văn phòng nên nghiệp vụ cán văn phòng tương đối đảm bảo Nhược điểm: - Công tác văn thư chưa đảm bảo mặt khác khơng có cán văn thư chun trách nên cịn số khâu nghiệp vụ chưa thực như: Đóng dấu đến, lập hồ sơ hành Điều gây khó khăn cho việc quản lý giải văn Uỷ ban - Chưa có phịng lưu trữ riêng nên toàn tài liệu lưu trữ cịn tình trạng bó gói, khơng lập hồ sơ Vì việc khai thác, sử dụng tài liệu gặp khó khăn Đây nguyên nhân gây hư hỏng mát tài liệu - Kinh phí phục vụ cho cơng tác văn phịng nói chung cơng tác văn thư, lưu trữ, hành văn phịng UBND xã cịn hạn hẹp - Kinh phí trang thiết bị, điều kiện phục vụ cho công tác lưu trữ khơng có Chính việc thực tốt khâu nghiệp vụ công tác văn phòng UBND xã Dân Tiến gặp nhiều khó khăn Báo cáo thực tập tơt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoàng Văn Hùng TCHCVP K16 II Đề xuất - UBND cần trang bị thêm số trang thiết bị như: máy photo xây dựng phòng kho lưu trữ với thiết bị như: máy fax, máy hút bụi, máy huỷ tài liệu, bình chữa cháy kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt - Uỷ ban cần bố trí thêm cán làm công tác Văn thư Lưu trữ chun trách, tránh tình trạng cán văn phịng kiêm nhiệm tất công việc để tập trung làm tốt cơng việc - Cơ quan cần quan tâm đến khâu lập hồ sơ hành phòng ban sau giải xong cho vào kho lưu trữ để tiện cho việc lập hồ sơ hành cán văn phịng hay cán phụ trách phải lập danh mục hồ sơ viết bìa hồ sơ KẾT LUẬN Cơng tác quản trị văn phòng nghiệp vụ cần thiết, quan trọng cho hoạt động quản lý Nhà nước Nó giúp UBND xã Dân Tiến giải nhanh chóng, xác kịp thời tránh sai sót xảy Đặc biệt tình hình đất nước trước yêu cầu xây dựng tiến hơn, đại Làm tốt nghiệp vụ Văn phòng giúp cho chủ tịch, phó chủ tịch phận chuyên mơn có liên quan thực theo dõi tồn chương trình kế hoạch tình hình thực chủ trương đường lối Đảng Nhà nước Qua báo cáo kịp thời xác giúp cho lãnh đạo quan nắm tình hình công việc quan để thủ trưởng quan có biện pháp kế hoạch giải kịp thời xác thơng tin cần thiết để phục vụ cơng tác quản lý quan Do cơng tác Quản trị văn phịng địi hỏi cán viên chức phải có trình độ chun mơn, nghiệp vụ định đặc biệt có tâm huyết với nghề đem lại hiệu cao công việc Qua 01 tháng thực tập thực tế nghề nghiệp UBND xã Dân Tiến thân em học thực tế sâu sắc vốn kiến thức nghiệp vụ thân em phong cách làm việc cán văn phịng Qua em rút cho học Hồng Văn Hùng TCHCVP K16 kinh nghiệm quý báu, tình thực tế xảy khâu giải Ngay từ thành lập quan trọng đến cơng tác văn phịng Trong thời gian thực tập UBND xã Dân Tiến em thấy công tác văn thư, lưu trữ, hành văn phịng lãnh đạo quan tâm Thời gian thực tập giúp em củng cố lại kiến thức mình, đồng thời vận dụng kiến thức học vào thực tế Là học viên bước đầu tiếp xúc làm quen với công việc giúp em hiểu thêm nhiều cách làm việc lĩnh vực chuyên môn khác cảm thấy tự tin bước vào làm việc quan đơn vị đặc biệt hiểu thêm ngành học biết cơng việc phải làm cán văn phịng tương lai Tuy nhiên để hiểu thêm phong cách làm việc thành thạo cán văn phịng 02 tháng thực tập Uỷ ban khơng phải thời gian dài để áp dụng lý thuyết nhà trường vào thực tế công việc quan tâm dìu dắt thầy Ban giám hiệu, phòng Đào tạo, khoa Quản trị văn phịng thầy giáo mơn trường giúp đỡ lãnh đạo uỷ ban, hướng dẫn nhiệt tình cán văn phịng cán ban ngành Uỷ ban tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt nghiệp báo cáo "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" kết em thực tế, có nhiều cố gắng khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vậy em mong quý quan thầy cô giáo giúp em bảo, góp ý nhận xét "Báo cáo thực tập tốt nghiệp" em hoàn thiện Qua em xin chân thành cảm ơn thầy giáo phịng khoa, trung tâm Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cán ban lãnh đạo xã, đặc biệt cán văn phòng tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp Dân Tiến, ngày 16 tháng năm 2015 Sinh viên thực tập Hoàng Văn Hùng Hoàng Văn Hùng TCHCVP K16 PHỤ LỤC Hoàng Văn Hùng TCHCVP K16 Phụ lục Sơ đồ tổ chức máy UBND xã Dân Tiến Chủ tịch Phó chủ tịch Ban Tài ngân sách Địa xây dựng Ban Tư pháp hộ tịch Văn phịngThống kê Ban văn hóa xã hội Cơng an xã Ban huy qn Hồng Văn Hùng TCHCVP K16 Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND xã Văn phòng UBND xã Văn phòng I Văn phòng II Đánh máy Chịu trách nhiệm công tác văn thư Chịu trách nhiệm quản lý, thống kê số liệu Soản thảo văn cho Chủ tịch, Phó chủ tịch Hoàng Văn Hùng TCHCVP K16 Phụ lục Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ UBND xã Dân Tiến Bước Bước Văn phòng yêu cầu ban ngành đăng ký khối lượng cơng việc cho văn phịng Văn phịng tổng hợp thành chương trình cơng tác chung cho UBND Bước Văn phịng lấy ý kiến đóng góp ban ngành Bước Văn phịng hồn chỉnh dự thảo lần cuối trình chủ tịch UBND Duyệt Bước Văn phịng hồn tất thủ tục pháp lý khác ban hành Hoàng Văn Hùng TCHCVP K16 Phụ lục Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức hội nghị quan Chuẩn bị hội nghị - Xây dựng chương trình, kế hoạch hội nghị - Dự kiến thành phần tham dự, mời đại biểu - Phụ trách công tác lễ tân, hậu cần - Văn phòng đơn vị, phòng ban Tổ chức hội nghị Kết thúc hội nghị - Đón tiếp đại biểu - Phát tài liệu - Theo dõi diễn biến hội nghị, bố trí phận thường trực - Cử thư ký ghi biên - Thông báo kết hội nghị, lập hồ sơ hội nghị - Văn phịng tốn kinh phí hội nghị, họp tổng kết, rút kinh nghiệm Hoàng Văn Hùng TCHCVP K16 Phụ lục Sơ đồ hố nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan Giai đoạn trước chuyến - Lập kế hoạch - Chuẩn bị kinh phí, phương tiện, tài liệu - Chuẩn bị cơng việc khác có liên quan Giai đoạn lãnh đạo công tác - Văn phịng giúp thủ trưởng theo dõi đơn đốc thực công việc đề - Thường xuyên liên hệ với lãnh đạo báo cáo sơ tình hình hoạt động uỷ ban nhân dân xin ý kiến đạo cần thiết Giai đoạn kết thúc chuyến cơng tác - Quyết tốn kinh phí chuyến - Báo cáo tình hình hoạt động Uỷ ban