Xây dựng phần mềm quản lý hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành

LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên toàn thế giới nói chung. Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phất triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn chặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế. Trước đây khi khoa học công nghệ chưa phát triển, người ta cũng đã nghiên cứu, tìm cách tiếp cận dễ dàng hơn với công việc. Ngày nay khi khoa học công nghệ đang phát triển tiên tiến chúng ta càng có điều kiện thuận lợi hơn trong việc xử lý công việc. Khi tin học chưa ra đời, thì việc bán hàng và những công việc khác được thực hiện một cách rất khó khăn, đòi hỏi phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, tốn nhân lực thời gian, chi phí cho việc thực hiện. Ngày nay tin học phát triển, nhu cầu tin học hóa những công việc chuyên môn lặp đi lặp lại là yêu cầu cấp thiết. Tin học hóa sẽ mang lại lợi ích to lớn về mọi mặt : nhân công, chi phí tài chính và thậm chí cả trình độ chuyên môn của người thực hiện nó (không đòi hỏi có chuyên môn nghiệp vụ cao) bởi vì nó chỉ là những thao tác trên máy đơn giản. Tin học hóa bắt buộc phải có trong thời đại ngày nay đối với từng công ty, những cửa hàng lớn hay thậm chí chỉ là những cửa hàng vừa và nhỏ. Tuy nhiên, đầu tư để xây dựng hệ thống phục vụ công việc tính trong khoảng thời gian ngắn là tốn kém nhưng xét về lâu dài thì lợi ích mang lại là rất to lớn, ảnh hưởng đến cả vận mệnh của một công ty. Xét về phía người xây dựng hệ thống thì đây là vấn đề không thể giải quyết một cách trọn vẹn bằng một chương trình cho mọi hình thức, nó phục vụ chuyên môn nghiệp vụ, yêu cầu thực tế đặt ra, vì vậy rất khó nếu không muốn nói là không thể thực hiện được một cách tổng quát vấn đề này. Tùy thuộc vào những yêu cầu đặt ra đối với từng hoàn cảnh ta có cách giải quyết khác nhau tạm thời trong khoảng thời gian nhất định đáp ứng được yêu cầu đề ra của hệ thống. Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, cùng với sự hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn, em đã chọn đề tài sau: “Xây dựng phần mềm quản lý hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành” Viettel Chi nhánh tỉnh Phú Thọ làm báo cáo thực tập. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Thạc sĩ Đỗ Tuấn Anh, các thầy cô trong khoa và các anh, chị công tác tại Vietel chi nhánh tỉnh Phú Thọ thuộc Tập đoàn Viễn thông quân đội đã tận tình giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập để em hoàn thành báo cáo thực tập này. Phú Thọ, ngày 02 tháng 8 năm 2016 PHẦN I TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI VIETTEL VÀ CƠ SỞ THỰC TẬP I. TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI VIETTEL 1. Lịch sử hình thành 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của tập đoàn viễn thông quân đội: 1.1.1 Những mốc son lịch sử Những năm cuối thập kỷ 80 của thế kỷ 20, đất nước bước vào công cuộc đổi mới, yêu cầu nhiệm vụ quân đội có sự điều chỉnh nhiệm vụ, trong đó bên cạnh nhiệm vụ SSCĐ, phải đồng thời thực hiện nhiệm vụ xây dựng kinh tế, củng cố quốc phòng an ninh. Thực hiện nhiệm vụ xây dựng quân đội, củng cố quốc phòng, theo đề nghị của Bộ Quốc phòng, ngày 1 tháng 6 năm 1989 Đồng chí Võ Văn Kiệt Phó Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã ký nghị định số 58HĐBT thành lập Tổng Công ty Điện tử thiết bị thông tin trực thuộc Bộ Tư lệnh Thông tin liên lạc, Bộ Quốc phòng. Đây là dấu son lịch sử đánh dấu sự ra đời, và ngày 016 hàng năm đã trở thành ngày truyền thống của Tập đoàn Viễn thông Quân đội. Nội dung Quyết định nêu: Tổng công ty do Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng, thuộc Bộ Quốc phòng được uỷ quyền quản lý; là đơn vị SXKD, hoạt động theo chế độ hạch toán độc lập; có tư cách pháp nhân. Quyền hạn: được mở tài khoản ở ngân hàng, trực tiếp ký hợp đồng kinh tế về sản xuất, gia công, tiêu thụ sản phẩm, xuất nhập khẩu; liên doanh với các cơ quan trong và ngoài nước theo chế độ chính sách, pháp luật Nhà nước; dùng con dấu riêng để giao dịch. Ngày đầu thành lập, tổ chức Tổng Công ty bao gồm 4 xí nghiệp, 2 Công ty trực thuộc và cơ quan Tổng Công ty, có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các sản phẩm về điện tử thiết bị thông tin, khảo sát, thiết kế, xây lắp, sản xuất, sửa chữa khí tài thông tin phục vụ quốc phòng và kinh tế. Ngày 1371993, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã ban hành Nghị định 388HĐBT về việc sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà nước, Tổng Công ty được tổ chức lại thành Công ty điện tử thiết bị thông tin. Ngày 2771993, BQP ra quyết định số 336QĐQP (Thứ trưởng Thượng tướng Nguyễn Trọng Xuyên ký) thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Điện tử thiết bị thông tin, tên giao dịch là SIGELCO, trụ sở chính tại 16 Cát Linh, Hà Nội. Ngày 1471995, trước yêu cầu phát triển của chiến lược viễn thông quốc gia, được phép của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Quốc phòng ra quyết định số 615QĐ QP đổi tên Công ty Điện tử thiết bị thông tin thành Công ty điện tử viễn thông Quân đội, tên giao dịch quốc tế là VIETEL. (Lúc này cụm chữ chỉ có 01 chữ T). Từ đây, danh từ Viettel đã chính thức trở thành tên và thương hiệu doanh nghiệp của Tập đoàn, từng bước để lại dấu ấn ngày càng đậm nét trong ngành bưu chính viễn thông cũng như trong đời sống kinh tế xã hội của cả nước. Ngày 2942003, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 802003QĐTTg phê duyệt phương án tổng thể sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Quốc phòng giai đoạn 20032005. Ngày 28102003, Bộ Quốc phòng ra quyết định số 2622003QĐBQP “Đổi tên Công ty Điện tử viễn thông Quân đội thành Công ty Viễn thông Quân đội”, tên giao dịch là VIETTEL. Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới, ngày 2742004, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra quyết định số 51QĐQP (do thứ trưởng BQP, Trung tướng Nguyễn Văn Rinh ký) quyết định từ 01 tháng 7 năm 2004 điều chuyển Công ty Viễn thông Quân đội từ Bộ Tư lệnh Thông tin về trực thuộc Bộ Quốc Phòng, với tên gọi Công ty Viễn thông Quân đội, tên giao dịch là VIETTEL. Ngày 162004, nhân dịp kỷ niệm 15 năm ngày thành lập, Tập đoàn Viễn thông Quân đội vinh dự được Đảng, Nhà nước trao tặng Huân chương lao động Hạng Nhất. Bước vào thời kỳ mới, thời kỳ lĩnh vực viễn thông của nước ta đang phát triển mạnh mẽ, có nhiều doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông ra đời. Công ty Viễn thông Quân đội đã có những bước tiến vượt bậc. + Ngày 0232005, Thủ tướng Phan Văn Khải đã ký quyết định thành lập Tổng Công ty Viễn thông Quân đội, và ngày 0642005 Bộ Quốc phòng có Quyết định số 452005BQP về việc thành lập Tổng Công ty Viễn thông Quân đội, tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là VIETTEL CORPORATION, viết tắt là VIETTEL. Đây là dấu ấn khẳng định bước phát triển mới của Tập đoàn cả về quy mô, năng lực và kinh nghiệm trong lĩnh vực viễn thông (từ Công ty phát triển thành Tổng Công ty). + Ngày 14122009, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã ký quyết định số 2079QĐTTg về việc thành lập Công ty mẹ Tập đoàn Viễn thông Quân đội, tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là VIETTEL GROUP, viết tắt là VIETTEL. Đây là mốc son khẳng định vị thế, vai trò của Tập đoàn trong lĩnh vực viễn thông, trong khi một lĩnh vực viễn thông mà có 2 Tập đoàn kinh tế và Viettel là Tập đoàn viễn thông đi sau đến 10 năm. + Ngày 12012010, tại trụ sở số 01 Giang Văn Minh, Ba Đình, Hà Nội, Viettel đã long trọng tổ chức Lễ ra mắt Tập đoàn và đón nhận Huân chương Độc lập Hạng Ba. Đây là dấu ấn khẳng định bước phát triển vượt bậc, một mốc son quan trọng đánh dấu sự lớn mạnh của Viettel cả về quy mô, năng lực và kinh nghiệm. (Mô hình Tập đoàn thí điểm, trực thuộc bộ chủ quản, không có hội đồng quản trị) 1.1.2. Các dấu mốc phát triển các dịch vụ BCVT Năm 1997: Triển khai dịch vụ Bưu chính. Năm 2000: Thử nghiệm dịch vụ điện thoại đường dài 178, công nghệ VoIP. Năm 2002: Khai trương dịch vụ Internet. Năm 2003: Triển khai dịch vụ điện thoại cố định. Năm 2004: Khai trương dịch vụ Điện thoại Di động. Năm 2006: Đầu tư sang Căm Pu Chia. Năm 2007: Đầu tư sang Lào. Năm 2007: Triển khai dịch vụ Điện thoại cố định không dây. Năm 2009: Khai trương dịch vụ Metfone tại CamPuChia và dịch vụ Unitel tại Lào. Năm 2010: Khai trương dịch vụ 3G, đầu tư vào Haiti và Mozambique. Năm 2015, Triển khai thử nghiệm mạng di động 4G tại tỉnh Bà RịaVũng Tàu 1.2. Mô hình tổ chức của Tổng công ty Tổng công ty viễn thông quân đội là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Quốc phòng. Mô hình tổ chức của tổng công ty được thể hiện như hình bên dưới: Ban giám đốc của tổng công ty gồm có các đồng chí: Tổng giám đốc tổng công ty, phụ trách chung. Bí thư đảng uỷ, Phó Tổng giám đốc chính trị, trực tiếp điều hành phòng chính trị, mọi công tác Đảng, công tác chính trị, công tác công đoàn quần chúng, thanh niên, phụ nữ, phòng hành chính và sẽ uỷ quyền thêm một số công việc khác khi cần thiết. Phó tổng giám đốc, trực tiếp điều hành công ty Viettel telecom, công ty bưu chính Viettel, phòng kỹ thuật và tổng giám đốc sẽ uỷ quyền một số công việc khác khi cần. Phó tổng giám đốc, giúp tổng giám đốc trực tiếp điều hành công ty khảo sát và thiết kế, công ty xây lắp công trình, trung tâm dịch vụ kỹ thuật viễn thông, phòng xây dựng cơ sở hạ tầng, Tổng giám đốc sẽ uỷ quyền một số công việc khác khi cần thiết. Các phòng ban của tổng công ty bao gồm: Phòng chính trị Phòng kế hoạch Phòng đầu tư phát triển Phòng tổ chức lao động Phòng kinh doanh Phòng tài chính Phòng kỹ thuật Phòng xây dựng cơ sở hạ tầng Ban chính sách BCVT Ban thanh tra Ban dự án đầu tư nước ngoài Văn phòng đại diện miền Nam Văn phòng đại diện miền Trung Văn phòng Tổng công ty Các đơn vị trực thuộc chia thành 3 khối: Khối đợn vị sự nghiệp Khối hạch toán phụ thuộc Khối hạch toán độc lập 4. Các ngành nghề sản xuất kinh doanh của tổng công ty Hoạt động kinh doanh các loại dịch vụ bưu chính viễn thông trong nước và quốc tế. Phát triển các sản phẩm phần mềm trong lĩnh vực điện tử, viễn thông, công nghệ thông tin, Internet. Sản xuất, lắp ráp, sửa chữa và kinh doanh các thiết bị điện, điện tử thông tin, ăng ten thu phát viba số. Khảo sát thiết lập công trình bưu chính viễn thông. Xây lắp các công trình, thiết bị thông tin, đường dây tải điện, trạm biến thế. Xuất nhập khẩu công trình thiết bị toàn bộ về điện tử và thông tin, các sản phẩm điện tủ thông tin. • Nhiệm vụ quốc phòng: Mạng lưới của Tổng công ty viễn thông quân đội là hạ tầng thông tin thứ hai của Quân đội, thực hiện phục vụ cho mạng thông tin quân sự trong thời bình và nhanh chóng chuyển sang phục vụ nhiệm vụ quốc phòng khi có tình huống xảy ra. 5. Mục tiêu, quan điểm, triết lý kinh doanh của tổn công ty Mục tiêu kinh doanh của Viettel: “Trở thành nhà khai thác và cung cấp dịch vụ bưu chính viễn thông hàng đầu tại Việt Nam và có tên tuổi trên thế giới”. Quan điểm phát triển: Kết hợp lợi ích kinh tế với lợi ích quốc gia và an ninh quốc phòng. Phát triển kinh doanh theo định hường của thị trường và luôn hướng tới lợi ích chinh đáng của khách hàng. Đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh theo định hướng của thị trường và luôn hướng tới lợi ích chính đáng của khách hàng Lấy yếu tố con người làm chủ đạo, có chính sách đào tạo phát triển và thu hút nhân tài. Tiên phong đột phá trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ hiện đại, sáng tạo đưa ra các giải pháp nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ mới, chất lượng cao với giá vốn phù hợp đáp ứng nhu cầu và quyền được lựa chọn của khách hàng. Luôn quan tâm, lắng nghe thấu hiểu và đáp ứng nhanh nhất mọi nhu cầu của khách hàng. Gắn kết các hoạt động sản xuất kinh doanh với các hoạt động nhân đạo, xã hội. Sẵn sàng hợp tác chia sẻ với các đối tác kinh doanh để cùng phát triển. Chân thành với đồng nghiệp, cùng góp sức xây dựng ngôi nhà chung Viettel. 6. Chính sách nhân sự Viettel là ngôi nhà chung của tập thể vững mạnh, trong đó mọi thành viên đều đoàn kết, chia sẻ với nhau. Viettel luôn quan tâm đến chính sách đào tạo và trọng dụng nhân tài, đặc biệt luôn đề cao vai trò của từng cá nhân, con người trong sự phát triển của Viettel. 7. Tám giá trị cốt lõi của văn hoá Viettel Lấy thực tiễn làm tiêu chuẩn để kiểm nghiệm chân lý Học tập và trưởng thành qua những thách thức và thất bại Thích ứng nhanh là sức mạnh cạnh tranh Sáng tạo là sức sống của VIETTEL Tư duy hệ thống Kết hợp đông tây Truyền thống và cách làm người lính VIETTEL là ngôi nhà chung 8. Trách nhiệm xã hội Cùng với sự lớn mạnh của doanh nghiệp, Viettel luôn gắn sự nghiệp phát triển của mình với hoạt động nhân đạo và từ thiện, đền ơn đáp nghĩa, những hoạt động thiết thực này đã trở thành truyền thống của tổng công ty: nuôi dưỡng các bà mẹ Việt Nam anh hùng, xây dựng nhà tình thương cho đối tượng chính sách, xây dựng quỹ đền ơn đáp nghĩa, quỹ ủng hộ đồng bào bão lụt, con số của những tấm lòng từ thiện, và gần đây nhất là chương trình: Tấm lòng Việt. Đối với sự phát triển của thể thao nước nhà, Viettel luôn hưởng ứng và tích cực thực hiện các hoạt động tài trợ: Tài trợ cho CLB Thể Công, tài trợ cho liên đoàn bóng đá Việt Nam. II. TÌM HIỂU VỀ CHI NHÁNH PHÚ THỌ CỦA TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG QUAN ĐỘI VIETTEL 1. Tìm hiểu về chi nhánh tỉnh Phú Thọ Chi nhánh tỉnh Phú Thọ là đơn vị trực thộc Tổng công ty viễn thông quân đội, được thành lập vào tháng 4 năm 2004. Chinh nhánh được giao nhiệm vụ kinh doanh các sản phẩm dịch vụ của tổng công ty tại địa bàn 12 huyện và 1 thành phố trực thuộc tỉnh 1.1. Mục tiêu sản xuất kinh doanh của chi nhánh tỉnh Phú Thọ Quản lý điều hành xây dựng các nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh các dịch vụ do Tổng công ty cung cấp: điện thoại 178, cố định, di động, internet, dịch vụ thuê kênh truyền dẫn, kinh doanh thiết bị đầu cuối… Quản lý về mặt tài chính, thực hiện chi trả lương thưởng, các khoản thanh toán theo phân cấp, uỷ quyền của công ty. Tổ chức hành chính đoàn thể, xây dựng đơn vị. Quan hệ với các cơ quan chính quyền nhà nước tại địa bàn. 1.2. Mô hình tổ chức của chi nhánh 1.2.1 Sơ đồ mô hình tổ chức Cơ cấu tổ chức của chi nhánh Phú Thọ được thể hiện như hình vẽ bên dưới: 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Ban giám đốc a) Ban giám đốc Quản lý điều hành sử dụng các nguồn lực lao động để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các nhiệm vụ khác do Tổng công ty giao cho chi nhánh. Quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh, bao gồm các lĩnh vực quản lý kế hoạch tác nghiệp, vật tư tài sản, quản lý tài chính, hành chính, quản lý kế hoạch marketing, quản lý bán hàng và chăm sóc khách hàng, quản lý kỹ thuật. Tổ chức quản lý hành chính: quản lý hành chính pháp luật, thực hiện công tác đảng, đoàn thể công tác chính trị tại chi nhánh, xây dựng chi nhánh thành đơn vị vững mạnh toàn diện có nề nếp tác phong làm việc chính quy, quản lý kỷ luật, hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. Thay mặt Ban giám đốc Tổng công ty quan hệ ngoại giao với các cơ quan, chính quyền địa phương. b) Giám đốc Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và toàn bộ các lĩnh vực quản lý của chi nhánh. Quan hệ với chính quyền địa phương, các doanh nghiệp trên địa bàn đơn vị, phối hợp thực hiện các nhiệm vụ. Trực tiếp chỉ đạo phòng tài chính, tổng hợp. c) Phó giám đốc Giúp giám đốc chi nhánh tổ chức và quản lý các hoạt động kinh doanh trên địa bàn quản lý. Chịu trách nhiệm về tổ chức và triển khai các hoạt động sản xuất kinh doanh tại chi nhánh. Trực tiếp điều hành phòng chăm sóc khách hàng, ban quản lý cửa hàng, ban hỗ trợ đại lý, điểm bán và bộ phận bán hàng trực tiếp. 1.2.3 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban a) Phòng hành chính tổng hợp Thực hiện nhiệm vụ gì về lao động, tiền lương và công tác văn thư bảo mật, lái xe… Bộ phận Tổ chức lao động: Quản lý quân số lao động, quản lý theo dõi chấm công, trực nghỉ cán bộ công nhân viên, phân phối quản lý tiền lương và thu nhập, tổ chức tuyển dụng. Bộ phận hành chính: Phối hợp với các phòng ban chức năng tổng hợp các nội dung, số liệu báo cáo, soạn thảo các chương trình để giám đốc làm việc, đôn đốc thực hiện các công tác sinh hoạt tổ chức, theo dõi quản lý an ninh, kiểm tra vật tư, vệ sinh trong chi nhánh, quản lý thanh toán các chi phí thường xuyên văn phòng, tổ chức thực hiện công tác hậu cần. Công tác văn thư: Nhận và chuyển các công văn tài liệu, con dấu, lập hệ thống sổ sách quản lý theo quy định của công tác văn thư bảo mật… Quản lý sử dụng phương tiện ô tô, quản lý hồ sơ xe, giấy tờ xe, kiểm tra bảo hành, bảo dưỡng xe theo quy định, lái xe phục vụ Ban giám đốc và các phòng ban trong chi nhánh theo phiếu điều xe. b) Phòng Tài chính Chịu trách nhiệm quản lý vật tư tài sản trong chi nhánh. Tiến hành theo dõi hạch toán các khoản thu chi, các kết quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh. Cuối kỳ lập báo cáo kết quả kinh doanh, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh. c) Phòng kinh doanh Chịu trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing, theo dõi đánh giá kiểm tra việc thực hiện. Ban bán hàng trực tiếp: tổ chức bán hàng trực tiếp tới đối tượng khách hàng là tổ chức, doanh nghiệp, khách hàng lớn trên địa bàn chi nhánh và theo hướng dẫn của tổng công ty, các công ty dịch vụ. d) Phòng chăm sóc khách hàng Là đầu mối tiếp nhận các thông tin phản ánh từ khách hàng trên địa bàn chi nhánh quản lý; Thực hiện việc giải quyết khiếu nại của khách hàng; Quản lý, lưu trữ và phân tích cơ sở dữ liệu khách hàng; Quản lý hồ sơ hợp đồng cung cấp dịch vụ theo đúng quy trình. e) Phòng quản lý cửa hàng + Quản lý các cửa hàng, phát triển và tổ chức bán hàng theo mô hình đa dịch vụ tại các của hàng giao dịch của Viettel trên địa bàn chi nhánh quản lý. + Quản lý và phát triển kênh phân phối gián tiếp (các đại lý và các điểm bán…) theo yêu cầu thị trường và theo quy định chung của tổng công ty. 2. Chức năng nhiệm vụ của chi nhánh 2.1 Chức năng của chi nhánh Tham mưu giúp đảng uỷ, ban giám đốc Tổng công ty về công tác tổ chức kinh doanh có hiệu quả các dịch vụ của Tổng công ty trên địa bàn tỉnh Tổ chức thực hiện, quản lý, điều hành, kiểm tra. Giám sát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh trên địa bàn được giao. 2.2 Nhiệm vụ của chi nhánh Tổ chức nghiên cứu thị trường, đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ trên địa bàn đơn vị. Xây dựng bộ máy, tổ chức kinh doanh, phát triển thuê bao các dịch vụ trên địa bàn đơn vị. Phát triển và quản lý bán hàng, hỗ trợ đại lý, quản lý hệ thống cửa hàng giao dịch, đại lý, điểm bán, cộng tác viên. Tổ chức các hoạt động bán hàng trực tiếp. Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, chăm sóc khách hàng, giải quyết khiếu nại đáp ứng nhu cầu khách hàng trên địa bàn quản lý. Thực hiện các hoạt động quảng cáo và xây dựng hình ảnh tại địa bàn đơn vị (PR) theo phân cấp và hướng dẫn của Tổng công ty và các công ty dịch vụ có liên quan. Quản lý các lĩnh vực: Tài chính Kế toán, kế hoạch tiền lương, lao động,… theo quy định. Phân tích đánh giá và báo cáo kết quả triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh của chi nhánh theo quy định của Tổng công ty Giáo dục chính trị tư tưởng cho cán bộ công nhân viên, tổ chức các hoạt động đoàn thể tại chi nhánh. Xây dựng chi bộ Đảng trong sạch vững mạnh, có nề nếp tác phong làm việc chính quy, kỷ luật tốt, hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. Thay mặt Tổng công ty quan hệ ngoại giao với các cơ quan, chính quyền, Nhà Nước trên địa bàn được quản lý. PHẦN II QUAN ĐIỂM TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ A. MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUAN ĐIỂM TỔ CHỨC I. MÔ HÌNH TỔ CHỨC Lớp Tỉnh Lớp huyện B. QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ I. Chức năng và nhiệm vụ của các phân lớp thuộc Chi nhánh 1.1. Phân lớp tỉnh Bộ phận quản lý, hỗ trợ về các sản phẩm, nghiệp vụ được bố trí trong doanh nghiệp nằm tại cấp tỉnh. Ban giám đốc doanh nghiệp, phòng quản lý kênh hỗ trợ, điều hành trực tiếp hệ thống của hàng tại các huyện. 1.1.1 Phòng quản lý Cửa hàng a) Ban Chính sách Xây dựng chính sách quy hoạch, định biên, hình ảnh của hàng Xây dựng quy trình phát triển và quản lý của hang Xây dựng các quy định: hoạt động, bán hàng, làm dịch vụ, chăm sóc khách hàng tại của hàng Xây dựng các chương trình thúc đẩy bán hàng cho của hàng Xây dựng chỉ tiêuKế hoạch hoạt động cho của hàng Đề xuất các công cụ hỗ trợ của hàng phục vụ bán hàng, sau bán hàng, chăm sóc khách hàng và bảo hành. Đánh giá hiệu quả các chương trình thúc đẩy bán hàng của của hàng Đề xuất giải pháp kinh doanh, công cụ nhằm nâng cao hoạt động kinh doanh, chất lượng phục vụ, hình ảnh hiệu quả. b) Ban Đào tạo, Hỗ trợ Chức năng đào tạo: Xây dựng các tài liệu tiêu chuẩn (Guideline, Quy trình, Quy định, Chỉ tiêu KPI và Hướng dẫn) hỗ trợ các nghiệp vụ quản lý, điều hành, hoạt động để phát triển Cửa Hàng. Đưa các tiêu chí đánh giá chuyên môn, Xây dựng ngân hàng câu hỏi để kiểm tra và đánh giá chất lượng nhân sự định kỳ trong hệ thống của hàng. Lập kế hoạch đào tạo nghiệp vụ, chuyên môn định kỳ, đột xuất đối với các chức danh. Phối hợp với các bộ phận tham gia các công tác đào tạo cho hệ thống của hàng. Chủ trì, phối hợp với các bộ phận đánh giá chất lượng nhân viên tham gia hoạt động tại cửa hàng. Chức năng hỗ trợ Hỗ trợ của hàng các công việc phát sinh liên quan (hướng dẫn chính sách, cung cấp số liệu, trình ký các đề xuất của cửa hàng với cấp công ty....). Hỗ trợ việc thực hiện các nghiệp vụ (đã được đào tạo), các khó khăn trong quá trình triển khai thực hiện công việc. Là đầu mối để Hệ thống, tiếp nhận thông tin của các Cửa hàng tương tác với các phòng Ban chức năng của tỉnh; Xây dựng các công cụ, các báo cáo phục vụ điều hành, nhìn được các chỉ số để cảnh báo. Thực hiện tổng hợp dữ liệu lỗi phát sinhphát hiện trong tháng để áp dụng chế tài theo quy định. Thực hiện các công tác tổng hợp chấm điểm thi đua với từng cửa hàng về hoạt động của hệ thống cửa hàng. Báo cáo định kỳđột xuất về các nội dung kiểm tra, kiểm soát theo quy định. c) Ban Điều hành cửa hàng Điều hành hoạt động bán hàng tại cửa hàng theo chỉ tiêu được giao. Thực hiện điều hành, huấn luyện, làm cùng với cửa hàng trong các hoạt động. Tổng hợp, phân tích và đánh giá kết quả bán hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm đưa ra các biện pháp điều hành nhằm đạt được chỉ tiêu. Báo cáo kết quả về Giám đốc doanh nghiệp tỉnh các hoạt động từ thực tế để điều chỉnh chính sách tại cửa hàng. II. QUAN ĐIỂM TỔ CHỨC 1. Về vận hành: Chịu trách nhiệm về các hoạt động tại Cửa hàng (Trực tiếp), tổ chức điều hành công tác bán hàng, chăm sóc khách hàng và làm dịch vụ tại Cửa hàng xuyên suốt từ cấp quả lý xuống các nhân viên tại cửa hàng thông qua bộ máy ngành dọc và các công cụ hỗ trợ từ các hệ thống quản lý của Doanh nghiệp. 2. Về hình ảnh: Đồng nhất hình ảnh nhận diện trên toàn tỉnh, chất lượng phục vụ, sản phẩm, dịch vụ giống nhau tại tất cả các của hàng theo các tiêu chí: con người, hình ảnh, sắp xếp… 3. Về đánh giá: Vận hành bộ máy hoạt động dựa trên các bộ chỉ tiêu KPI và quy chế đánh giá hoạt động cho từng cửa hàng. Từ đó làm cơ sở tuyển chọn, sàng lọc để tăng năng suất lao động của cửa hàng. 4. Về nhân sự vận hành: nhằm nâng hiệu quả bán hàng, đảm bảo chỉ tiêu theo kế hoạch, Doanh nghiệp sẽ xây dựng cơ chế khoán chỉ tiêu, doanh thu đến từng Cửa hàng. Bên cạnh đó là tăng cường sử dụng lực lượng thuê ngoài cho các công việc đơn giản (Giao dịch viên, nhân viên bán máy, lễ tân) giảm chi phí lương. 5. Về Giám sát, điều hành: Tăng cường công tác điều hành, hỗ trợ của hệ thống (qua hệ thống, và thực tế hành chính) 2. Lớp huyện 2.1.1. Cửa hàng trưởng Thu thập thông tin thị trường, nghiên cứu chính sách đối thủ trên địa bàn huyện, thực trạng cửa hàng tại huyện => đề xuất điều chỉnh chính sách cho cửa hàng phù hợp với thực tế và hiệu quả. Lập kế hoạch kinh doanh cho cửa hàng theo ThángQuýNăm tại huyện theo hướng dẫn của Công ty. Nhận và giao chỉ tiêu bán hàng, làm dịch vụ cho cửa hàng. Điều hành, giám sát hoạt động phát triển và cải tạo cửa hàng tại huyện theo định hướng công ty. Đánh giá tình hình thực tế tại cửa hàng huyện (địa hình, diện tích, dân số, thu nhập, doanh số,…) => đề xuất thay đổi qui hoạch và qui mô cửa hàng cho phù hợp với tình hình thực tế. Phân tích, đánh giá hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm => đưa ra các biện pháp điều hành nhằm đạt được chỉ tiêu giao. Báo cáo định kỳ kết quả họat động của cửa hàng. Xây dựng và đề xuất các kế hoạch, chương trình đào tạo và kiểm tra nghiệp vụ cho đối nhân viên tại cửa hàng với công ty. Phối hợp với các bộ phận của Công ty giám sát hoạt động qua hệ thống (Phần mềm quản lý giám sát,…) và kiểm tra định kỳ đối với nhân viên tại cửa hàng. Chủ trì phối hợp với các bộ phận: Đảm bảo, Chăm sóc khách hàng tổ chức đánh giá, chấm điểm đánh giá chất lượng nhân viên tại cửa hàng. Đề xuất các yếu tố đảm bảo: nhân sự, hàng hóa, hình ảnh cho cửa hàng…. 2.1.2. Phân lớp huyện Bộ máy dưới lớp huyện thực hiện các nhiệm vụ bán hàng trực tiếp tại cửa hàng bao gồm các chức danh, Cửa hàng trưởng, nhân viên bán hàng trực tiếp, nhân viên quản lý hàng hóa, nhân viên chăm sóc dịch vụ khách hàng, nhân viên thu ngân. Các nhiệm vụ chính thực hiện tại cửa hàng: + Cửa hàng trưởng: Quản lý trực tiếp, xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm và điều hành chung các hoạt động tại cửa hàng. + Nhân viên bán hàng trực tiếp: thực hiện bán hàng trực tiếp tại cửa hàng khi có khách hàng đến giao diện trực tiếp. + Nhân viên đảm bảo hàng hóa cho cửa hàng. + Nhân viên chăm sóc khách hàng trực tiếp tại cửa hàng. + Công tác tổng hợp báo cáo ngày, tuần, tháng…. 3. Cửa hàng Duy trì, tổ chức các hoạt động bán hàng tại cửa hàng. Thực hiện bán hàng, chăm sóc khách hàng và làm dịch vụ tại Cửa hàng. Tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động của cửa hàng. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả bán hàng và chăm sóc khách hàng tại cửa hàng. Đề xuất các yếu tố đảm bảo cho Cửa hàng hoạt động hiệu quả: nhân sự, hàng hóa, công cụ dụng cụ, đào tạo, hình ảnh ... PHẦN III XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG VÀ LUỒNG THÔNG TIN VẬN HÀNH 1. Mục đích Xây dụng một phần mềm quản lý hệ thống cửa hàng và luồng thông tin vận hành giúp Giám đốc có thể bao quát được tổng thể hoạt động kinh doanh của toàn chi nhánh. Phần mềm hỗ trợ cho một số bộ phận có liên quan. Ví dụ như nhân viên bán hàng sẽ chỉ việc sử dụng phần mềm để đánh đơn hàng theo yêu cầu của khách hàng mà không cần phải sử dụng đến những phương pháp thủ công như trước nữa vì trong phần mềm này đã có sẵn tên các mặt hàng cũng như giá cả và cả những con số được tính toán một cách chính xác. Sau khi hoàn thành xong đơn hàng chỉ cần lưu lại và mọi thông tin sẽ tồn tại trong phần mềm. Qua đó với những form thông tin về tổng hợp doanh số bán hàng, nhập hàng và danh sách các mặt hàng tồn kho, bộ phận kế toán và thủ kho cũng có thể theo dõi và đối chiếu được những số liệu phục vụ cho công việc của mình. Người quản lý muốn theo dõi được doanh số bán hàng trong ngày hay trong tháng thì chỉ việc kích chuột đến phần cần theo dõi là đã có thể có được thông tin mong muốn. 2. Những mục tiêu của hệ thống mới Quản lý Quản lý hàng hoá Quản lý thông tin khách hàng Quản lý nhà cung cấp Quản lý phiếu nhập, phiếu xuất Xử lý các báo cáo hàng tháng 3. Đặc tả yêu cầu hệ thống mới Hệ thống mới có khả năng thay thế hệ thệ thống hiện tại và giúp bộ phận bán hàng của công ty làm việc hiệu quả hơn trong kinh doanh và giảm được chi phí và thời gian. Có khả năng tự động hiển thị thông tin của tất cả các loại hàng hoá, khả năng hiển thị loại hàng, đơn giá và những chương trình khuyến mãi kèm theo. Hiển thị số lượng chỉ tiêu cửa hàng được giao, kế hoạch bán hàng, tiếp nhận những đề xuất ý tưởng bán hàng tốt Điều hành, đôn đốc bán hàng, các hoạt động chăm sóc khách hàng từ Chi nhánh xuống cấp huyện để đạt chỉ tiêu đề ra theo tháng, quý, năm. Khách hàng có thể lựa chọn cách thanh toán như trả bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc công nợ trả sau. Vì vậy hệ thống mới phải cập nhật một cách tự động tất cả những thông tin khách hàng, thông tin hàng, số tiền thanh toán sau khi khách hàng mua hàng. Hệ thống có khả năng xuất báo cáo về tổng doanh thu, danh sách khách mua hàng trong tháng, báo cáo hàng tồn. 4. Yêu cầu chức năng hệ thống mới 4.1 Nhập: Thông tin khách hàng Thông tin hàng hoá Thông tin nhà cung cấp Thông tin về công ty Thông tin người quản trị, thông tin người dùng 4.2. Xuất: Hoá đơn bán hàng Báo cáo hàng nhập Báo cáo hàng xuất Báo cáo hàng tồn Báo cáo tổng thu. Báo cáo danh mục hàng hoá 5. Xử lý Tự động tính tổng số tiền, các khoản thuế, các phí các dịch vụ … 1.3.5.4 Thi hành: Hệ thống có khả năng hoạt động Độ bảo mật cao, tất cả cơ sở dữ liệu được đặt mật khẩu, mật khẩu trong cơ sở dữ liệu phải được mã hóa. Hệ thống có giao diện thân thiện và dễ sủ dụng không quá phức tạp, giảm bớt các thao tác nhập phím. Hệ thống có thể phân quyền người sủ dụng ( Người quản trị và Nhân viên ). Khách hàng sẽ được phục vụ nhanh hơn. Hóa đơn có thể được tính 1 cách chính xác Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng Người quản lý dễ dàng kiểm tra và cập nhật tất cả các thông tin về số liệu bán hàng trên toàn chi nhánh CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ BÁN HÀNG I. TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ 1. Tổng quan chung về công nghệ phần mềm Khái niệm phần mềm Phần mềm của máy tính là các chương trình, các cấu trúc dữ liệu làm cho chương trình xử lý được những thông tin thích hợp và các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy. 1.2 Phân loại phần mềm Có nhiều cách phân loại phần mềm. Theo một cách được nhiều người thừa nhận thì phần mềm được chia làm hai loại chính: Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. 1.2.1 Phần mềm hệ thống Phần mềm hệ thống là các chương trình hướng dẫn những hoạt động cơ bản của một máy tính như hiện thông tin trên màn hình, lưu trữ dữ liệu trên đĩa từ, in kết quả, liên lạc với các thiết bị ngoại vi, phân tích và thực hiện các lệnh của người dùng. Các chương trình thuộc phần mềm hệ thống giúp cho phần cứng của máy tính hoạt động một cách có hiệu quả. Các chương trình thuộc phần mềm hệ thống được chia làm bốn loại sau đây: Hệ điều hành: Hệ điều hành là hệ thống các chương trình chạy trên máy tính để quản lý, điều hành các thiết bị phần cứng và các tài nguyên phần mềm trên máy tính. Hệ điều hành đóng vai trò trung gian trong việc giao tiếp giữa người sử dụng và phần cứng của máy tính. Nó cung cấp một môi trường cho phép người sử dụng phát triển và thực hiện các ứng dụng của họ một cách dễ dàng. Các chương trình tiện ích: Các chương trình tiện ích là một bộ phận của phần mềm hệ thống nhằm bổ sung thêm các dịch vụ cần cho nhiều người mà hệ điều hành chưa đáp ứng được. Câc chương trình hệ thống thực hiện các nhiệm vụ như soạn thảo các đĩa từ để lưu trữ dữ liệu, cung cấp thông tin về các tệp trên đĩa, sao chép dữ liệu từ đĩa này sang đĩa khác. Norton Utilities do công ty Symantec xuất bản là một bộ sưu tập các chương trình tiện ích được dùng rất phổ biến. Bộ chương trình này có thể sửa chữa những dữ liệu trên các đĩa từ bị hỏng, bảo mật dữ liệu một cách chắc chắn hơn bằng cách dấu kín các tệp hay giúp người dùng giải quyết các vấn đề trục trặc của ổ đĩa. Các chương trình dịch Các chương trình dịch là các chương trình giúp dịch các chương trình viết bằng ngôn ngữ thuật toán ra ngôn ngữ máy hợp thành một bộ phận của phần mềm hệ thống. Các chương trình điều khiển thiết bị Các chương trình điều khiển thiết bị là những chương trình giúp máy tính điều khiển thiết bị nào đó, có thể là thiết bị ra vào chuẩn hay thiết bị ngoại vi. 1.2.2 Phần mềm ứng dụng Phần mềm ứng dụng là các chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin. Phần mềm ứng dụng được chia thành 4 loại: phần mềm năng suất, phần mềm kinh doanh, phần mềm giáo dục – tham khảo, phần mềm giải trí. Phần mềm năng suất là các chương trình giúp người dùng làm việc có hiệu quả và hiệu suất cao hơn, một số phần mềm loại này như: Hệ soạn thảo, các bộ chương trình lập bảng tính giúp tính toán ra các con số để dễ dàng lập ra các bảng biểu như MS Exel; hệ quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm gửi nhận thư điện tử; phẩn mềm đồ họa… Phần mềm kinh doanh là các chương trình xử lý thông tin có tính chất lặp lại theo chu kỳ. Phần mềm giải trí là các chương trình được thiết kế với mục đích giải trí, tiêu khiển.  Phần mềm giáo dục và tham khảo là các chương trình được thiết kế với mục đích cung cấp kiến thức hiểu biết, khai thác tính năng của phần cứng và phần mềm. 1.3 Khái niệm công nghệ phần mềm 1.3.1 Khái niệm công nghệ phần mềm Công nghệ phần mềm là tổ hơp các công cụ, phương pháp và thủ tục làm cho người quản trị viên dự án nắm được xu thế tổng quát phát triển của phần mềm và giúp cho kỹ sư lập trình có một nền tảng để triển khai các định hướng của phần mềm. 1.3.2 Khái quát vòng đời phát triển phần mềm. Vòng đời phát triển phần mềm là các bước phát triển một sản phẩm phần mềm cụ thể. Một vòng đời phát triển phần mềm thường có các pha cơ bản sau: Pha xác định yêu cầu: khám phá các khái niệm liên quan đến việc phát triển phần mềm, xác định chính xác yêu cầu và các ràng buộc của khách hàng với sản phẩm phần mềm đó. Pha phân tích: mô tả các chức năng cơ bản của phần mềm, phân tích dữ liệu được đưa vào và các thông tin đầu ra mà phần mềm cần đáp ứng. Khám phá các khái niệm liên quan đến sản phẩm phần mềm và bước đầu đưa ra giải pháp xây dụng phần mềm. Pha thiết kế: xác định cụ thể phần mềm sẽ được xây dựng như thế nào. Pha thiết kế bao gồm: thiết kế kiến trúc phần mềm, thiết kế dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế giao diện. Đây là giai đoạn quan trọng quyết định tới chất lượng sản phẩm phẩn mềm. Pha kiểm thử: giai đoạn kiểm thử là giai đoạn tập trung vào phần logic bên trong của phần mềm, đảm bảo rằng tất cả các câu lệnh đều được kiểm tra phát hiện lỗi và kết quả phù hợp với dữ liệu vào ra. Pha vận hành và bảo trì: sau khi bàn giao phần mềm cho khách hàng, để hoàn toàn tương thích với các điều kiện quản lý của cơ sở thực tế cần phải có giai đoạn bảo trì phần mềm nhằm sửa chữa hoặc nâng cấp theo yêu cầu người sử dụng. 1.4 Các yêu cầu trong quá trình xây dựng phần mềm. 1.4.1 Xác định và phân tích rõ yêu cầu phần mềm. Mục đích: xác định được phần mềm đáp ứng được các yêu cầu và mong muốn gì từ phía khách hàng – người sử dụng. Nội dung của quá trình xác định yêu cầu phần mềm:  Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, các tệp cùng các phương thức xử lý thông tin.  Thu thập và mô tả các nguyên tắc quản lý, tức là các quy định, các công thức do nhà nước hoặc các cơ quan đưa ra nhằm làm căn cứ cho quá trình xử lý thông tin.  Thu thập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lưu chuyển và xử lý các thông tin và tài liệu giao dịch.  Mô tả quy trình nghiệp vụ có liên quan.  Thu thập các đòi hỏi về thông tin, yêu cầu khách hàng, nguyện vọng và kế hoạch trong tương lai.  Đánh giá và đề xuất hướng giải quyết Các yêu cầu đối với quá trình thực hiện xác định yêu cầu:  Trung thực, khách quan, phản ánh đúng thực trạng hiện tại.  Không bỏ sót thông tin.  Các thông tin thu thập phải được đo đếm (số lượng, tần suất, độ chính xác, thời gian sống…) Các nguồn điều tra: có nhiều nguồn thông tin trong hệ thống được khai thác cho mục đích điều tra, bao gồm: Người dùng hệ thống, các sổ sách, tài liệu, các chương trình máy tính, các tài liệu mô tả quy trình, chức trách, các chứng từ liên quan. Hai phương pháp điều tra thường được áp dụng: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp điều tra gián tiếp, thông qua việc nghiên cứu các loại chứng từ giao dịch như hóa đơn, phiếu thanh toán, phiếu nhập hàng, phiếu xuất kho… hoặc các loại sổ sách, các tệp tài liệu tổng hợp như kế hoạch, thống kê, biên bản, nghị quyết… Phương pháp phỏng vấn: Trực tiếp gặp gỡ những người có liên quan đến hệ thống. Người điều tra đưa ra các câu hỏi và chắt lọc các thông tin cần thiết từ những câu trả lời. Phương pháp phiếu điều tra: Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì dùng phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu điều tra cần rõ ràng, dễ hiểu. Bên cạnh ba phương pháp trên còn có phương pháp quan sát. Tuy nhiên việc thực hiện phương pháp này cũng gặp khó khăn vì đối tượng bị quan sát sẽ có phán ứng hoặc thực hiện các công việc không tự nhiên hoặc khác với thông thường. Như vậy,cần lựa chọn các phương pháp điều tra, tùy thuộc vào môi trường và nhu cầu thông tin cần có. Phân tích viên cần tiến hành xác định các yêu cầu người sử dụng bởi bản thân người sử dụng cung mơ hồ về các chức năng của phần mềm mà họ cần, các yêu cầu của họ có thể thay đổi và tất nhiên nó ảnh hưởng tới việc xác định chức năng và nghiệp vụ cần thiết của phần mềm cũng như các quá trình xây dựng phần mềm sau này. Chính vì vậy quát trình xác định yêu cầu phần mềm cần tiến hành cẩn trọng, chính xác, tỉ mỉ. Phân tích yêu cầu phần mềm: Sau khi đã có được kết quả của quá trình xác định yêu cầu phần mềm, phân tích viên cần tiến hành phân tích chi tiết các yêu cầu phần mềm. Phân loại các yêu cầu phần mềm và sắp xếp chúng theo các nhóm liên quan. Khảo sát tỉ mỉ từng yêu cầu phần mềm trong mối quan hệ của nó với các yêu cầu phần mềm khác. Kiểm tra từng yêu cầu phần mềm theo các tính chất: phù hợp, đầy đủ, rõ ràng, không trùng lặp. Phân cấp các yêu cầu phần mềm dựa theo nhu cầu và đòi hỏi của người sử dụng. Kiểm tra từng yêu cầu phần mềm xem chúng có khả năng thực hiện được trong môi trường kỹ thuật hay không, có khả năng kiểm định các yêu cầu phần mềm hay không và xác định các rủi ro có thể xảy ra với từng yêu cầu phần mềm. Đánh giá thô (tương đối) về thời gian thực hiện từng yêu cầu phần mềm và thời gian hoàn thành phần mềm. 2. Tổng quan chung về hệ thống quản lý Trước tiên muốn thực hiện phân tích một dự án tin học là phải khảo sát hệ thống. Người ta định nghĩa hệ thống phải là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau với môi trường bên ngoài. Hệ thống quản lý là một hệ thống tích hợp giữa người và máy tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất quản lý và ra quyết định. Do đó, cần xem xét phân tích các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá mang lại lợi ích và kết quả tốt. Hệ thống thông tin quản lý nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các hệ thống thông tin quản lý. 2.2 Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý 2.2.1. Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp, thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp đơn vị trực thuộc, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống. 2.2.2 Luồng thông tin vào. Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau gồm: Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài. Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật Những thông tin mang tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ các thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. 2.2.3 Luồng thông tin ra Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời. 2.2.4 Quy trình quản lý. Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách. Từ sổ sách đó các thông tin được kết xuất để nhập các bảng biểu, báo cáo cần thiết.Việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn chồng chéo nhau. Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin. Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khác và đối tượng quan trọng, vì thế có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ. 2.3 Mô hình một hệ thống thông tin quản lý 2.3.1 Mô hình luân chuyển dữ liệu. Mô hình luân chuyển trong hệ thống thông tin quản lý có thẻ mô tả qua các modul sau: + Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ. + Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên. + Lập sổ sách báo cáo. 2.3.2 Cập nhật thông tin động. Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Lưu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần xử lý thường được cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao. 2.3.3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu. Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên yêu cầu chủ yếu của loại thông tin này là phải tổ chức hợp lý để tra cứu các thông tin cần thiết. 2.3.4 Lập sổ sách báo cáo. Để thiết kế phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứu kỹ các bảng biểu mẫu. Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được xử lý từ các phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu trong phần này được giảm nhẹ. 2.5.5.4 Phương pháp thiết kế phần mềm Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc TOP – DOWN Đây là phương pháp truyền thống, môdul hoá vấn đề. Xác định yêu cầu chức năng khái quát, sau đó phân chia ra các chức năng nhỏ hơn, từng cấp một cho đến mức có thể bắt tay viết chương trình bằng một ngôn ngữ lập trình cụ thể nào đó. Phương pháp này đã được tập đoàn IBM cụ thể hoá thành phương pháp với các mức phân cấp như sau: Cấp 1: Công việc là các xử lý có cùng một sự kiện khởi sinh ngoài. Cấp 2: Tiến trình là các xử lý thuộc cùng một công việc và thuộc cùng một chức năng nghiệp vụ. Cấp 3: Pha là các xử lý thuộc cùng một tiến trình và thuộc cùng một yếu tố tổ chức vật lý như nơi xử lý, thời điểm xử lý, cách thức xử lý,… Cấp 4: Modul xử lý là các xử lý thuộc cùng một pha xử lý nhưng được nhóm vào chức năng xử lý cập nhật hoặc chức năng tra cứu hoặc chức năng thao tác với dữ liệu. Cấp 5: Modul lập trình là xử lý thuộc cùng một modul xử lý có cùng một yếu tố kỹ thuật như sử dụng với một ngôn ngữ phát triển cụ thể, với một loại phần cứng cụ thể, đủ nhỏ để dùng trong nhiều modul xử khác,… Sau khi phân rã xong thiết kế viên cần phải vẽ sơ đồ liên kết modul xử lý để xem toàn cảnh cũng như vai trò, vị trí của mỗi chức năng trong toàn bộ hệ thống phần mềm. Thiết kế phần mềm theo phương pháp cấu trúc BOTOM – UP: Trong thực tế nhiều khi thiết kế phần mềm đi theo con đường ngược lại từ dưới lên trên, tức là thiết kế các phần mềm nhỏ cho các chức năng xử lý nhỏ rồi tích hợp dần thành hệ thống bao quát toàn bộ các hoạt động của tổ chức. Phương pháp này phù hợp với những công ty lớn, đã tin học hoá từng phần mà lại không có kinh phí đủ để phát triển một lần. 3.1 Các chức năng xử lý hệ thống thông tinQuản lý bán hàng tại cửa hàng của Chi nhánh Viettel tỉnh Phú Thọ 3.1.1 Chức năng quản lý hệ thống: Chức năng này có nhiệm vụ đăng nhập vào hệ thống, quản trị người dùng và hướng dẫn chung cho người sử dụng. 3.1.2 Chức năng quản lý hàng nhập Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu cần mua của bộ phận bán hàng, số liệu chỉ tiêu của Chi nhánh giao, đồng thời kết hợp với thông tin của thị trường, bộ phận kho lập bảng dự trù thông qua sự kiểm duyệt của ban giám đốc sau đó liên hệ với chi nhánh để nhập hàng và cập nhật thông tin sản phẩm. 3.1.3 Chức năng quản lý hàng xuất (bán): Khi có khách hàng có nhu cầu cần mua hàng, chức năng này sẽ có nhiệm vụ điền tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng mà đã được lưu trữ. Nếu là khách hàng mới phải thêm vào danh mục khách hàng. Nếu là khách đã tồn tại phải kiểm tra lại thông tin xem có chính xác không? Sau đó bộ phận bán hàng lần lượt duyệt các mặt hàng khách yêu cầu, kiểm tra số lượng mặt hàng mà cửa hàng đang bán. Có thể xảy ra các trường hợp sau: Mặt hàng này cửa hàng không có hoặc hệ thống thông tin chào hàng không có trong chi nhánh. Trường hợp này phải từ chối bán hàng. Cửa hàng có đủ số lượng, quy cách cũng như yêu cầu: Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả. Cửa hàng không có các mặt hàng này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có các thông tin liên quan đến mặt hàng này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thì bộ phận bán hàng sẽ đề nghị với bộ phận nhập hàng liên hệ với Chi nhánh để khẳng định lại việc đặt hàng. Sở dĩ như vậy là để tăng độ tin cậy của phiếu chào hàng của các nhà cung cấp. Cửa hàng có đầy đủ số lượng và quy cách mặt hàng theo yêu cầu của khách nhưng trong kho không còn đủ số lượng và quy cách do bán hết hoặc còn thiếu thì có thể thảo luận với khách hàng về việc cung cấp tiếp các mặt hàng còn lại. Khi đã thống nhất được với khách hàng về sản phẩm mua, giá cả và tính sãn sàng của hàng hóa,chức năng sẽ có nhiệm vụ liệt kê thông tin hàng cần mua và tính giá tiền. Đơn giá so với đơn giá chính người bán hàng có thể thay đổi theo quy định của phòng quản lý bán hàng, cuối tháng sẽ tính lãi xuất kinh doanh 3.1.4 Chức năng tìm kiếm: Khi nhà quản lý có nhu cầu kiểm tra lại thông tin hóa đơn, chức năng này sẽ có nhiệm vụ cung cấp các hóa đơn đã nhập, các hóa đơn đã bán, các phiếu xuất… 3.1.5 Chức năng báo cáo và in ấn: Khi thực hiện làm các hoá đơn xuất nhập tồn kho xong thì người dùng cần phải in ra báo cáo xuất nhập tồn kho một cách chi tiết nhất… 3.2. Một số ký hiệu dùng trong sơ đồ: 3.2.1 Chức năng: Trong sơ đồ dòng dữ liệu, chức năng hay tiến trình là một quá trình biến đổi thông tin. Từ thông tin đầu vào nó biến đổi, tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới, tổ chức thành thông tin đầu ra, phục vụ cho các hoạt động của hệ thống như lưu vào kho dữ liệu hoặc gửi cho các tiến trình hay đối tượng khác. Tên chức năng 3.2.2 Dòng dữ liệu Là việc cung cấp thông tin vào, ra khỏi một tiến trình. Mỗi dòng dữ liệu phải có tên gắn kèm với nó. Tên dòng dữ liệu 3.2.3 Kho dữ liệu: Là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ để một hoặc nhiều chức năng sử dụng dưới dạng vật lý, các dữ liệu trong kho có thể là các tệp tài liệu cất trong văn phòng hay các tệp lưu trong nó nhưng ở đây ta chỉ quan tâm đến thông tin chứa trong nó Tên kho dữ liệu 3.3 Biểu đồ phân cấp chức năng : 3.3.1 Sơ đồ chức năng của hệ thống Quản lý công nợ + Nhà cung cấp + Khách hàng Tìm kiếm: + Tìm hoá đơn nhập + Tìm hoá đơn bán + Tìm khách hàng Báo cáo: + Báo cáo hàng nhập + Báo cáo hàng bán + Báo cáo hàng tồn + Doanh thu bán hàng + Công nợ nhà cung cấp + Công nợ khách hàng 3.3.2. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng QUẢN LÝ HỆ THỐNG Nhân viên Đăng nhập lại Hướng dẫn sd Thoát QUẢN LÝ CÔNG NỢ Nhà cung cấp Khách hàng Tim kiếm hoá đơn nhập Tìm kiếm hoá đơn bán Tìm kiếm Khách hà BÁO CÁO BC hàng BC hàng BC hàng Doanh thu Công nợ Công nợ nhập bán tồn bán hàng nhà cung cấp khách hàng 3.3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0: 2.3.1 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 0 chương trình quản lý bán hàng Sơ đồ nhập hàng Sơ đồ chức năng quản lý hàng 2.3.3 Sơ đồ chức năng báo cáo 3.4 Thiết kế phần mềm 3.4.1 Thiết kế kiến trúc. 3.4.2 Sơ đồ quan hệ thực thể ERD Cửa hàng Nhận hàng Nhà cung cấp Hoá đơn Bán Có hàng Có Khách hàng Mua hàng Mặt hàng . 3.5 Phân tích dữ liệu: Các thực thể trong hệ thống bán hàng: HangHoa(Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,Gianhap, MaNCC) NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, DiachiNCC, DienthoaiNCC) KhachHang (MaKH, TenKH, DiachiKH, DienthoaiKH) ChiTietBan (SoHDB, Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban, Luongban) ChiTietNhap (SoHDN, Mahang, Tenhang, DVTinh, Gianhap, Luongnhap) HoaDonBan(SoHDB, Ngaylap, MaKH, HTTT, Tongthanhtien, Tongthanhtien2) HoaDonNhap(SoHDN, Ngaylap, MaNCC, HTTT, Tongthanhtien, Tongthanhtien2) HoaDonThanhToanBan(SoHDTTB, MaKH, SoHDB, Tongthanhtien, Sotientra, Conlai, Mahang) HoaDonThanhToanNhap(SoHDTTN, MaNCC, SoHDN, Tongthanhtien, Sotientra, Conlai) NhanVien(MaNV, TenNV, Matkhau) 3.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu. Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tính ta tiến hành xây dựng bảng cơ sở dữliêụ như sau 3.6.1. HangHoa(Mahang, Tenhang, DVTinh, Giaban,Gianhap, MaNCC) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Mahang Text 5 Mã hàng 2 Tenhang Text 30 Tên hàng 3 DVTinh Text 10 Đơn vị tính 4 Giaban Number Long Integer Giá bán 5 Gianhap Number Long Integer Giá nhập 6 MaNCC Text 5 Mã nhà cung cấp 3.6.2. NhaCungCap (MaNCC, TenNCC, DiachiNCC, DienthoaiNCC) STT Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 MaNCC Text 5 Mã nhà cung cấp 2 TenNCC Text 30 Tên nhà cung cấp 3 DiachiNCC Text 30 Địa chỉ nhà cung cấp 4 DienthoaiNCC Text 10 Số điện thoại 2.6.3. KhachHang (MaKH, TenKH, Di