Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤCA. LỜI NÓI ĐẦU1B.NỘI DUNG2Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức21.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học tổ chức nhà nước21.1.1.Lịch sử ra đời21.1.2. Vị trí và Chức năng của Viện khoa học tổ chức nhà nước21.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Viện Khoa học tổ chức nhà nước21.1.4.Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học tổ chức nhà nước61.1.5.Lãnh đạo Viện91.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước.91.2.1.Công tác chỉ đạo công tác Văn thư của Viện Khoa học tổ chức nhà nước91.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn thư Viện111.2.3.Cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư tại Viện11Chương 2: Thực trạng công tác Văn thưLưu trữ của Viện Khoa học tổ chức nhà nước.122.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ của Viện122.2. Mô hình tổ chức công tác lưu trữ của Viện122.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản122.4. Quản lý văn bản đi162.5. Quản lý văn bản đến232.6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Viện.242.7. Quản lý và sử dụng con dấu.252.8. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Viện26Chương 3: Một số giải pháp về kiến nghị về công tác quản lý văn bản đi tại Viện khoa học tổ chức nhà nước273.1. Nhận xét đánh giá273.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ của Viện283.3. Một số kiến nghị28KẾT LUẬN30BẢNG KÊ PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU B.NỘI DUNG .2 Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước 1.1.1.Lịch sử đời 1.1.2 Vị trí Chức Viện khoa học tổ chức nhà nước 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Viện Khoa học tổ chức nhà nước 1.1.4.Cơ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước .5 1.1.5.Lãnh đạo Viện 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước 1.2.1.Công tác đạo công tác Văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước .9 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn thư Viện 10 1.2.3.Cơ cấu tổ chức phận Văn thư Viện 11 Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư-Lưu trữ Viện Khoa học tổ chức nhà nước 12 2.1 Văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Viện 12 2.2 Mơ hình tổ chức cơng tác lưu trữ Viện .12 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn 12 2.4 Quản lý văn 16 2.5 Quản lý văn đến 23 2.6 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Viện 24 2.7 Quản lý sử dụng dấu .25 2.8 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ Viện 26 Chương 3: Một số giải pháp kiến nghị công tác quản lý văn Viện khoa học tổ chức nhà nước 27 3.1 Nhận xét đánh giá .27 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ Viện.27 3.3 Một số kiến nghị 28 KẾT LUẬN 30 BẢNG KÊ PHỤ LỤC 31 Sinh viên: Trần Lệ Thu Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A LỜI NÓI ĐẦU Kiến tập hoạt động bổ ích dựa sở gắn lý luận với thực tiễn, giúp sinh viên có dịp tiếp cận, hình dung phần ngành nghề môi trường làm việc sau Chính vậy, Khoa Văn thư – Lưu trữ thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập thực tế cho sinh viên đại học qui khóa học 1305LTH sau học xong phần lý thuyết công tác văn thư số nghiệp vụ lưu trữ Cha ông ta có câu “Học đơi với hành” , thơng qua đợt kiến tập lần này, hội quý báu giúp cho sinh viên có điều kiện tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác văn thư, cơng tác lưu trữ, nhờ sinh viên vận dụng kiến thức học nhà trường vào thực tế công việc quan nơi thực tập Đồng thời dịp để sinh viên tập dượt rèn luyện ý thức đạo đức tác phong nghề nghiệp người công chức, viên chức sau tốt nghiệp trường Trong trình học tập, tiếp thu kiến thức công tác văn thư, lưu trữ, đến với hoạt động kiến tập lần bắt tay vào làm thực tế công việc khắc họa rõ nét hết Bản thân cảm thấy chủ động, sẵn sàng có hội tiếp cận với mơi trường cơng sở Với hành trang tơi chọn Viện khoa học tổ chức nhà nước quan kiến tập Trải qua đợt kiến tập Viện khoa học tổ chức nhà nước, thời gian không dài thời điểm thuận lợi để chúng tơi có điều kiện hội để vận dụng kiến thức học trường để so sánh, đối chiếu với công việc thực tế quan cơng tác Do đó, bước đầu tơi hình thành kiến thức thực tế công tác quan nhà nước nói chung vai trị, vị trí quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ quan nói riêng Tơi xin chân thành cảm ơn./ Sinh viên: Trần Lệ Thu Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B.NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước 1.1.1 Lịch sử đời Viện Khoa học tổ chức nhà nước tiền thân Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Thông tin (thành lập năm 1990) Ban Tổ chức - Cán Chính phủ Năm 1995, Trung tâm Nghiên cứu Khoa học Thông tin chuyển thành Viện Nghiên cứu Khoa học tổ chức nhà nước theo Quyết định số 15/TCCP ngày 11/3/1995 Năm 2008, Viện đổi tên thành Viện Khoa học tổ chức nhà nước theo Quyết định số 1501/2008/QĐ-BNV ngày 02/12/2008 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Ngày 15/4/2016, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 684/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước Viện Khoa học tổ chức nhà nước có tên giao dịch quốc tế Institute on State Organizational Sciences (viết tắt INSOS) 1.1.2 Vị trí Chức Viện khoa học tổ chức nhà nước Viện Khoa học tổ chức nhà nước đơn vị nghiệp Khoa học công lập phục vụ quản lý nhà nước thuộc Bộ Nội vụ; Viện nghiên cứu đầu ngành Khoa học tổ chức tổ chức nhà nước; đầu mối quản lý hoạt động khoa học công nghệ Bộ Nội vụ; Viện Khoa học tổ chức nhà nước có chức nghiên cứu bản; nghiên cứu chiến lược, sách phục vụ quản lý nhà nước; giúp Bộ trưởng quản lý, tổ chức thực kế hoạch nghiên cứu khoa học ứng dụng kết nghiên cứu khoa học lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ; thực dịch vụ công theo quy định pháp luật Viện Khoa học tổ chức nhà nước có tư cách pháp nhân, dấu tài khoản riêng; tự chủ, tự chịu trách nhiệm nhiệm vụ nghiên cứu khoa học; 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Viện Khoa học tổ chức nhà nước - Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực nhiệm vụ đầu mối quản lý hoạt động khoa học công nghệ Bộ; + Quản lý công tác nghiên cứu khoa học Bộ; Sinh viên: Trần Lệ Thu Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ + Là quan thường trực Hội đồng khoa học Bộ + Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển khoa học ngành; + Xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học dài hạn, năm, hàng năm Bộ, tổ chức thực hiện, quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học; + Định kỳ tổ chức sơ kết, tổng kết công tác nghiên cứu khoa học phục vụ nhiệm vụ Bộ, ngành - Nghiên cứu khoa học tổ chức tổ chức nhà nước - Nghiên cứu xây dựng chiến lược, chế sách vấn đề khắc phục vụ chức quản lý nhà nước Bộ: + Nghiên cứu sở khoa học tổ chức chế hoạt động máy hành nhà nước từ Trung ương đến địa phương; chức năng, nhiệm vụ, mơ hình tổ chức quản lý nhà nước dịch vụ cơng, hội, tổ chức phi Chính phủ ( xã hội dân ) tổ chức kinh tế; + Nghiên cứu sở khoa học quản lý phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, viện chức chế độ công vụ; + Nghiên cứu luận khoa học giải pháp, mơ hình phục vụ cải cách hành nhà nước; + Nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn tổ chức lao động khoa học quan hành nhà nước; + Nghiên cứu xây dựng đề án, dự án, văn quy phạm pháp luật thuộc chức quản lý nhà nước Bộ theo hướng dẫn Bộ trưởng; + Nghiên cứu vấn đề tổ chức quyền thị quyền địa phương; + Nghiên cứu vấn đề quyền nghĩa vụ cán bộ, công chức, viên chức; văn hóa giao tiếp đạo đức hoạt động công vụ, hoạt động nghề nghiệp cán bộ, công chức, viên chức - Nghiên cứu ứng dụng: + Nghiên cứu triển khai ứng dụng kết nghiên cứu đề tài, chương trình, dự án nghiệm thu vào thực nhiệm vụ trị yêu cầu thực tiễn Bộ, ngành Nội vụ; + Nghiên cứu triển khai ứng dụng thành tựu mới, đại khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Bộ, ngành Nội vụ, bao gồm phần mềm tin học phục vụ thi tuyển, thi nâng ngạch quản lý cán bộ, công chức, viên chức - Thực dịch vụ công; + Ký kết hợp đồng mở lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, Sinh viên: Trần Lệ Thu Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ kỹ năng, phương pháp nghiên cứu cho cán bộ, công chức, viên chức lớp đào tạo, bồi dưỡng theo chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu khoa học cấp nhà nước Viện chủ trì; Ký kết hợp đồng dịch vụ xây dựng đề thi công chức, viên chức, giáo trình, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên ngành cho cán bộ, công chức, viên chức; + Thực dịch vụ công khác theo quy định pháp luật - Đào tạo sau đại học chuyên ngành khoa học tổ chức tổ chức nhà nước; quản trị nguồn nhân lực gắn với nghiên cứu khoa học theo quy định pháp luật - Hợp tác nghiên cứu khoa học; + Thực hợp tác quốc tế nghiên cứu khoa học lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ theo quy định pháp luật; + Hợp tác nghiên cứu khoa học trao đổi kinh nghiệm nghiên cứu khoa học với quan, đơn vị ; Viện nghiên cứu khoa học; sở đào tạo bồi dưỡng nước vấn đề liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ + Phối hợp với quan, đơn vị thuộc Bộ; quan, đơn vị ngành tổ chức triển khai ứng dụng kết nghiên cứu vào thực tiễn công tác Bộ, ngành; + Tổ chức phối hợp tổ chức Hội nghị, hội thảo, tọa đàm khoa học nước quốc tế có liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ - Tổ chức quản lý công tác thông tin - tư liệu khoa học quản lý thư viện khoa học Viện; + Xây dựng, quản lý phục vụ khai thác, sử dụng sở liệu thông tin khoa học phục vụ công tác nghiên cứu khoa học quản lý nhà nước Bộ; + Xuất ấn phẩm thông tin, tư liệu khoa học, tổ chức phát hành tin hoạt động nghiên cứu khoa học Viện, Bộ; phổ biến, tuyên truyền, ứng dụng kết nghiên cứu khoa học vào giải nhiệm vụ thực tiễn Bộ; + Hợp tác, trao đổi thông tin tư liệu khoa học với quan nước nước theo quy định pháp luật; + Quản lý trì hoạt động thư viện khoa học Viện; đề xuất ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ - thông tin để nâng cao hiệu hoạt Sinh viên: Trần Lệ Thu Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ động thư viện - Tổ chức biên tập phát hành định kỳ hàng tháng Bản tin cải cách hành thực điểm báo tuần phục vụ lãnh đạo Bộ; - Tổ chức biên tập phát hành định kỳ Tạp chí nghiên cứu khoa học Viện - Quản lý đội ngũ công chức, viên chức người lao động, tài chính, tài sản Viện theo quy định nhà nước chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm tổ chức khoa học công nghệ độc lập - thực nhiệm vụ khác theo phân công Bộ trưởng - Để thực nhiệm vụ giao, Viện có quyền hạn: + Tổ chức hoạt động theo chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm theo quy định pháp luật tổ chức khoa học công lập nghiên cứu bản, nghiên cứu chiến lược sách phục vụ quản lý nhà nước; + Tham dự Hội nghị liên quan Bộ tổ chức; +Đề nghị Vụ ( Ban ) Tổ chức cán Bộ, ngành Trung ương, Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phối hợp nghiên cứu cung cấp thông tin lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ để phục vụ nghiên cứu; + Chủ trì tham gia xây dựng đề án, dự án nước dự án tổ chức quốc tế tài trợ lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Bộ (Theo Quyết định số 684/QĐ-BNV ngày 15/4/2016 Bộ trưởng Bộ Nội vụ) 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước Sơ đồ cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước Sinh viên: Trần Lệ Thu Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Trong phịng có chức sau: Phòng Tổng hợp Chức năng: Tham mưu giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức, hành chính- quản trị hợp tác quốc tế Nhiệm vụ bản: - Giúp viện trưởng quản lý công tác hành chính- quản trị Viện - Giúp viện trưởng quản lý công tác tổ chức Viện - Giúp viện trưởng thực nhiệm vụ hợp tác quốc tế - Chủ trì, tham gia nghiên cứu, thực đề án, dự án, chương trình, đề tà chuyên đề nghiên cứu khoa học tham gia góp ý kiến thẩm định đề án, dự án, dự thảo văn theo phân công Viện trưởng - Tham gia thực dịch vụ công theo phân cơng Viện trưởng Phịng Kế hoạch tài Chức năng: Tham mưu, giúp Viện trưởng quản lý công tác kế hoạch, tài chính, kế tốn Viện theo quy định Nhiệm vụ bản: - Công tác quản lý kế hoạch: Chủ trì, phối hợp với quan, đơn vị Viện xây dựng quy hoạch, kế hoạch tổng thể phát triển năm năm; Sinh viên: Trần Lệ Thu Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ kế hoạch hoạt động hàng năm Viện; Lập kế hoạch tài hàng năm; Kiểm tra theo dõi việc thực kế hoạch đơn vị thuộc Viện; đơn vị, quan ngồi Viện có sử dụng nguồn tài Viện quản lý; Hướng dẫn kiểm tra thực chế độ quản lý tài chính, kế tốn, tài sản chế độ chi tiêu nội theo phân cấp Bộ quy định pháp luật… - Công tác quản lý vốn toán: Hướng dẫn quan, đơn vị có sử dụng kinh phí nghiên cứu khoa học xây dựng dự toán thu chi ngân sách năm, thẩm định tổng hợp dự toán thu, chi để báo cáo với quan nghiệp vụ có liên quan; Căn dự toán thu chi Ngân sách nhà nước giao năm lập phương án phân bổ cho chương trình, dự án, đề tài nghiên cứu khoa học; Quản lý vốn vay, vốn viện trợ, nguồn kinh phí khác có liên quan đến hoạt động Viện; - Trình Viện trưởng ký hợp đồng, giám sát theo dõi việc thực hiẹn hợp đồng lý hợp đồng nghiên cứu khoa học hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động Viện - Hướng dẫn phối hợp với quan, đơn vị Viện đánh giá hiệu việc sử dụng kinh phí nhà nước nguồn tài khác cho hoạt động khoa học…… Phòng Nghiên cứu tổ chức : Chức năng: Phòng Nghiên cứu tổ chức có chức tham mưu giúp Viện trưởng nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn Khoa học tổ chức tổ chức máy nhà nước từ trung ương đến địa phương, nghiên cứu triển khai ứng dụng kết nghiên cứu khoa học tổ chức máy nhà nước vào thực tiễn công tác Bộ, ngành địa phương Nhiệm vụ chủ yếu sau: Nghiên cứu lý luận quản lý phát triển đội ngũ cán công chức + Nghiên cứu quan điểm, nguyên tắc quản lý phát triển đội ngũ cán bộ, công chức; + Nghiên cứu sở khoa học việc xây dựng hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn chức danh cán bộ, công chức + Nghiên cứu sở khoa học việc xây dựng hoàn thiện quy định tuyển dụng, sử dụng, nâng ngạch, bổ nhiệm, chuyển ngạch; đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức, miễn nhiệm, biệt phái, kỷ luật việc, nghỉ hưu chế độ sách khác cán bộ, công chức… Sinh viên: Trần Lệ Thu Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Nghiên cứu xây dựng chiến lược, chế sách phục vụ chức quản lý nhà nước Bộ Phòng Quản lý Khoa học Chức năng: Tham mưu giúp Viện trưởng quản lý công tác nghiên cứu khoa học Bộ Nội vụ theo quy chế quản lý khoa học Bộ Nội vụ quy định pháp luật Nhiệm vụ chủ yếu: - Giúp Viện trưởng tổ chức quản lý công tác nghiên cứu khoa học Bộ; - Giúp Viện trưởng thực nhiệm vụ thường trực Hội đồng khoa học Bộ Viện - Chủ trì tham gia nghiên cứu, thực đề án, dự án, chương trình, đề tài, chuyên đề nghiên cứu khoa học tham gia góp ý kiến thẩm định đề án, dự án dự thảo văn - Tham gia thực dịch vụ công, hoạt động đào tạo sau đại học gắn liền với nghiên cứu khoa học, tham gia hợp tác quốc tế nghiên cứu khoa học…… Phòng Nghiên cứu quản lý cán công chức Chức năng: Tham mưu giúp Viện trưởng nghiên cứu phát triển lý luận bản, nghiên cứu xây dựng chiến lược chế sách; triển khai ứng dụng kết nghiên cứu khoa học chế độ công vụ cán bộ, công chức vào thực tiễn công tác Bộ, ngành địa phương Nhiệm vụ bản: - Nghiên cứu lý luận quản lý phát triển đội ngũ cán bộ, công chức - Nghiên cứu xây dựng chiến lược, chế sách phục vụ chức quản lý Nhà nước Bộ - Nghiên cứu ứng dụng kết nghiên cứu vào thực tiễn công tác Bộ, ngành địa phương - Chủ trì, phối hợp thực nghiên cứu đề án, dự án chương trình, đề tài chuyên đề nghiên cứu khoa học; tham gia góp ý, phản biện sách liên quan đến quản lý đội ngũ cán bộ, công chức Trung tâm thông tin thư viện Chức năng: Giúp Viện trưởng quản lý công tác thông tin khoa học, thơng tin cải cách hành chính, nghiên cứu triển khai công nghệ thông tin Viện khoa học tổ chức nhà nước nhằm phục vụ lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ Nghiện vụ bản: Sinh viên: Trần Lệ Thu Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Xây dựng, quản lý phục vụ khai thác sử dụng sở liệu thông tin khoa học phục vụ công tác nghiên cứu khoa học quản lý nhà nước Bộ Nội vụ - Biên tập, xuất ấn phẩm thông tin, tư liệu khoa học, tin hoạt động nghiên cứu Bộ; Phổ biến tuyên truyền việc ứng dụng kết nghiên cứu khoa hoc vào giải nhiệm vụ thực tiễn Bộ - Thu thập, bảo quản hệ thống hố thơng tin, tư liệu cải cách hành chính; phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng thông tin, tư liệu cải cách hành nhà nước; thơng tin tun truyền cải cách hành - Thực nhiệm vụ công nghệ thông tin: - Quản lý trì hoạt động Thư viện Bộ Nội vụ… Hiện nay, Viện Khoa học tổ chức nhà nước xây dựng 02 phòng phòng: Nghiên cứu quản lý viên chức Trung tâm nghiên cứu xã hội dân ĐT 1.1.5 Lãnh đạo Viện Viện Khoa học tổ chức nhà nước hoạt động theo chế độ Thủ trưởng Viện Khoa học tổ chức nhà nước bao gồm Viện trưởng 02 Viện phó Viện trưởng người đứng đầu Viện chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng trước Pháp luật toàn hoạt động Viện Viện trưởng phó Viện trưởng Bộ trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định pháp luật Bộ Nội vụ 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước 1.2.1 Công tác đạo công tác Văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước Trưởng phịng Hành - Tổng hợp có trách nhiệm giúp Viện trưởng quản lý đạo trực tiếp công tác Văn thư phạm vi Viện trực tiếp đạo tổ chức thực nghiệp vụ công tác Văn thư Viện theo nguyên tắc sau: Toàn Văn Viện sau soạn thảo phải qua thẩm định mặt thể thức kỹ thuật trình bày văn Trưởng phịng Hành Tổng hợp trước mang trình Viện trưởng ký Trưởng phịng Hành Tổng hợp phải chịu hồn toàn trách nhiệm phần thể thức kỹ thuật trình bày văn trước Viện trưởng Trưởng phịng Hành - Tổng hợp có trách nhiệm thường xun kiểm tra đơn đốc tình hình thực cơng tác Văn thư Viện Sinh viên: Trần Lệ Thu Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Theo lưu đồ trên: Văn Viện thực bước sau: Văn thư Viện tiếp nhận văn từ phòng, trung tâm Viện→ kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký→ với văn thuộc thẩm quyền ký Văn thư Viện trình trực tiếp lãnh đạo Viện ký→ sau lãnh đạo Viện ký Văn thư Viện lấy số, ngày tháng văn bản, đăng ký văn vào sổ→ phơ tơ in ấn→ đóng dấu→ làm thủ tục phát hành văn theo dõi trình giải văn → cuối xếp lưu văn tập lưu theo năm (bỏ qua bước 2) Văn Bộ: Văn thư Viện tiếp nhận văn từ phòng, trung tâm Viện→ kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký→ trình lãnh đạo Bộ thông qua thư ký , phận thư ký tiến hành kiểm tra thể thức làm thủ tục trình ký→ sau có chữ ký người có thẩm quyền Văn thư Viện nhận chuyển xuống Văn thư Bộ làm thủ tục, văn thư Bộ kiểm tra lần cuối thể thức, hình thức thẩm quyền ban hành văn lần cuối đảm bảo quy định→ lấy số ngày tháng văn bản, đăng ký văn đi→ Văn thư Viện in ấn→ chuyển Văn thư Bộ đóng dấu →Văn thư Viện làm thủ tục phát hành→ Văn thư Bộ văn thư Viện có trách nhiệm xếp lưu văn (thực tất bước) Các bước tiến hành việc quản lý văn Viện Khoa học tổ chức nhà nước thực cụ thể sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn (bước dành cho văn Bộ) Sau văn lãnh đạo ký cán Văn thư Viện chuyển văn xuống phận Văn thư Bộ thuộc phịng Hành văn thư Văn phịng Bộ Tại cán Văn thư Bộ kiểm tra lần cuối thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Nếu có sai sót trả lại đơn vị soạn thảo văn để sửa trình ký lại Qua trình quan sát tác giả thấy nội dung cán Văn thư Bộ thực tốt tất văn có sai sót trả lại đơn vị ( cụ Sinh viên: Trần Lệ Thu 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thể Viện ) để sửa chữa, khơng có tình trạng bỏ qua theo tình cảm cá nhân Việc kiểm tra thể thức phận văn thư Bộ nghiêm ngặt, xác nên hầu hết văn Viện trình lên Bộ cán Văn thư quan Viện kiểm tra kĩ Các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ nói chung Viện Khoa học tổ chức nói riêng cần phải áp dụng cách thức làm việc đê góp phần vào việc nâng cao chất lượng soạn thảo văn đơn vị thuộc Bộ Bộ Nội vụ Bước 2: Lấy số, ngày tháng văn Sau văn đảm bảo mặt nội dung hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày cán Văn thư vào loại văn để lấy số - Tại phịng Hành văn thư thuộc Văn phịng Bộ lấy số theo hình thức lấy hỗn hợp gồm có: Số văn Quy phạm pháp luật Số văn mật Số Quyết định Số Báo cáo Số cơng văn (chương trình, kế hoạch, cơng văn) Số Giấy mời - Tại phòng Tổng hợp Viện lấy số theo hình thức hỗn hợp Số Văn mật Số Quyết định Số cơng văn (gồm báo cáo, chương trình, kế hoạch, hợp đồng…… ) Số văn lấy từ số 01 vào ngày 01/01 đầu năm đến số cuối ngày 31/12 cuối năm Ngày tháng văn bản: Cán văn thư ghi ngày tháng văn theo ngày tháng lấy số Đối với ngày 10, tháng 1,2 thêm số đằng trước Bước 3: Đăng ký văn Hiện Văn thư Bộ Văn thư Viện dùng chương trình phần mềm quản lý văn của Văn phòng phủ Sinh viên: Trần Lệ Thu 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Ưu điểm phần mềm : Thuận lợi dễ sử dụng, tiếp kiệm thời gian, cơng sức văn phịng phẩm, dễ tra tìm văn cần thiết Hạn chế phần mềm : Là phần mềm tin học nên không tránh khỏi trục trặc máy móc đơi làm ảnh hưởng đến văn Đơn cử phần mềm quản lý hệ thống máy tính cán Văn thư hỏng cơng việc đăng ký văn phải tạm ngừng điều ảnh hưởng lớn đến chất lượng quản lý văn Bước 4: Nhân Sau hoàn tất thủ tục văn thư Bộ, Văn thư Viện cán Văn thư Viện có trách nhiệm phơ tơ văn Số lượng văn phô tô vào nơi nhận văn Khi phô tô tài liệu đảm bảo ngun tắc giữ gìn đầy đủ bí mật tài liệu phơ tơ, xác nội dung văn tránh tình trạng đầu đi, chữ văn ảnh hưởng đến chất lượng văn phát hành Đối với việc nhân văn thư được quy định rõ ràng : nhân nơi nhận phải xác định cụ thể văn bản, không vượt cấp, khơng xuất tình trạng gửi nhiều cho đối tượng Việc phô tô, in ấn tài liệu Viện Khoa học tổ chức nhà nước nhìn chung thực tốt, khơng có tình trạng sai sót nhầm lẫn xảy Bước 5: Đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn Sau văn photo, in ấn xong Văn thư Bộ, Văn thư Viện có trách nhiệm đóng dấu vào văn bản: Đối với văn Bộ Ban hành đóng dấu Quốc huy, văn Viện ban hành đóng dấu Viện a Đóng dấu quan: Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan b Đóng dấu mức độ khẩn: Việc đóng dấu mức độ khẩn (“Hoả tốc” (kể “Hoả tốc hẹn giờ”), “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn Sinh viên: Trần Lệ Thu 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thực theo quy định điểm a khoản 10 mục II Thông tư liên tịch số 55 c Dấu mức độ mật: Việc xác định đóng dấu độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật), dấu thu hồi văn văn có nội dung bí mật Nhà nước người ký văn định thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Nhìn chung việc đóng dấu thực tốt Văn thư Bộ Văn thư Viện Dấu đóng nhanh chóng, xác phục vụ có hiệu cho cơng tác quản lý Bộ Viện Khơng có tượng đóng dấu sai thể thức, sai thẩm quyền ký đóng dấu khống Quy định đóng dấu quan, dấu giáp lai, thực theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV thông tư Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Bước 6: Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn sau đóng dấu đầy đủ Văn thư Viện có trách nhiệm làm thủ tục chuyển giao văn Nếu văn gửi đơn vị thuộc Bộ, thuộc Viện cán văn thư gửi trực tiếp cịn văn gửi ngồi quan Bộ Văn thư Viện làm thủ tục gửi văn bản, văn phải gửi ngày chậm ngày làm việc trừ trường hợp có ý kiến đạo người có thẩm quyền giải Tất văn có đóng dấu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ” phải chuyển sau hoàn tất thủ tục văn thư - Đối với văn chuyển cho đơn vị trực thuộc Bộ cán Văn thư chuyển trực tiếp vào hòm thư đơn vị đặt phịng Hành Văn thư (ví nơi diễn hoạt động cơng tác Văn thư Bộ cán Văn thư đơn vị hàng ngày có trách nhiệm nhận văn đó) - Đối với văn chuyển giao nội Viện cán văn thư vào sổ chuyển giao văn nội ( phụ lục ) Sinh viên: Trần Lệ Thu 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Đối với văn gửi quan ngồi gửi qua đường bưu điện thơng qua cán họp Văn thư vào bì văn bản, bì văn địi hỏi phải đảm bảo khơng nhìn thấy văn bản.Bì văn đặt sẵn với mẫu mã chất lượng đảm bảo, bì văn dai, dày ghi đầy đủ tên Viện, địa , số điện thoại, số fax, số văn phần nơi gửi tên địa xác nơi nhận vào phần nơi nhận văn Sau gián bì cẩn thận cán cần làm thủ tục đăng ký vào sổ chuyển giao văn bưu điện( phụ lục ) Đối với công tác chuyển giao văn nhìn chung cán văn thư thực tốt khối lượng văn bản, tài liệu nhiều mà cán văn thư kiêm nhiệm nhiều việc khác nên cịn có văn gửi chậm, cịn tình trạng văn gửi cịn tồn đọng ngày tình trạng giám sát chặt chẽ cán văn thư, văn có nội dung quan trọng cần gửi gấp tiến hành gửi nhanh chóng Trong số trường hợp cần thiết văn chuyển phát cho nơi nận Fax di chuyển qua mạng, sau phải chuyển văn cho nơi nhận văn địi hỏi nơi nhận văn lưu Đối với văn có nội dung gấp, lấy ý kiến sau gửi văn sau thời gian xác định thời gian đến văn bản, mà cán văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại xem trình chuyển phát văn đến nơi chưa Đồng thời nhắc nơi nhận nội dung thời hạn giải cơng việc để góp phần nâng cao chất lượng văn Bước 7: Lưu văn Trong trình hoạt động quan mình, ban hành văn đi, phịng Hành Văn thư, Phòng Tổng hợp (nếu văn Viện) lưu lại 01 gốc chất liệu giấy tốt, chữ in rõ nét mực bền lâu, 01 lưu hồ sơ công việc cán chuyên mơn trực tiếp soạn thảo văn Tại Phịng Hành Tổng hợp, cán văn thư có trách nhiệm xếp lưu phòng cách khoa học, dễ tra tìm - Phịng Hành Văn thư Bộ, phịng Hành Tổng hợp Viện phải xếp tập lưu văn theo tháng, năm lên giá tủ có Sinh viên: Trần Lệ Thu 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ trách nhiệm bảo quản tập lưu đến nộp vào lưu trữ quan Cuối tháng phòng Hành Văn thư Bộ, Phịng Tổng hợp Viện có nhiệm vụ xếp kiểm tra đối chiếu tập lưu văn tháng với sổ đăng ký cơng văn để bổ sung kịp thời có sai sót văn - Phịng Hành Văn thư- Văn phịng Bộ, Phịng Hành Tổng hợp- Viện Khoa học tổ chức nhà nước có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử dụng tập lưu văn theo quy định Bộ Viện Bên cạnh việc liên quan đến giải văn Văn thư Viện có trách nhiệm làm thủ tục khác viết giấy đường, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ Nhìn trình quản lý văn Viện khoa học tổ chức nhà nước thực cách đầy đủ xác nhanh chóng góp phần tích cực vào hiệu hoạt động quản lý Viện Bộ Với trường hợp cần truyền tải thông tin cách nhanh chóng văn chuyển tới nơi nhân qua máy fax hay qua mạng, chuyển tới sau Khi chuyển giao văn qua đường bưu điện, chuyển trực tiếp hay phương tiện truyền tin khác đăng ký vào sổ chuyển giao văn bưu điện Khi chuyển giao văn tới đơn vị Viện đăng ký vào sổ chuyển giao văn nội Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn phiếu gửi, việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định 2.5 Quản lý văn đến Việc quản lý văn đến Viện thực rõ ràng Văn thư thực quản lý đăng kí văn đến hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp máy vi tính Với số lượng nghìn văn đến năm việc quản lý văn đến Viện thực sau: Về quy trình tiếp nhận kiểm tra văn đến : nguyên tắc Đảng ủy đơn vị riêng nên văn thư ĐẢng ủy Cán Đảng vụ bóc bì đến Đảng ủy, cịn văn thư cúa quan khơng bóc.Nhưng vào Sinh viên: Trần Lệ Thu 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ tình hình thực tế Viện cho thấy Cán Đảng vụ ủy quyền cho cán văn thư quan bóc bì văn đến Đảng ủy Viện khoa học tổ chức nhà nước việc xử lý văn thuộc cán Đang vụ.Thành phần bì khơng bóc Văn thư quan bao gồm : tên riêng, cá nhân; ghi đích danh tên đơn vị Đối Thực quản lý đăng ký văn đến : quy trình thực hệ thống quản lý văn tác nghiệp máy tính Văn đến đăng ký đầy đủ, xác kịp thời sau cán văn thư tiếp cận văn bản, nhằm nắm bắt thông tin, thành phần , số lượng văn bản.Tiếp theo in theo ngày để lập thành sổ quản lý văn đến để trình đơn vị, cá nhân chuyển giao văn ký xác nhận Trình ,chuyển giao văn : sau văn thư đăng ký đầy đủ thông tin vào sổ chuyển giao văn đến có chữ ký xác nhận rõ ràng Các văn tài liệu cần chuyển từ đơn vị sang đơn vị khác, từ cá nhân sang cá nhân khác hay chuyển quan phải làm thủ tục chuyển tiếp Văn thư Viện theo dõi chặt chẽ Giải văn đến : công việc Viện thực tương đối tốt, đảm bảo tính xác, nhanh chóng, kịp thời Lãnh đạo Viện có trách nhiệm trực tiếp đơn đốc đạo, kiểm tra đơn vị, cá nhân việc giải văn đến Trưởng phòng hành giúp Lãnh đạo Viện kiểm tra tổng hợp giải văn đến Cán văn thư quan lập hồ sơ theo dõi giải văn nơi gửi đến xin ý kiến có yêu cầu thời hạn giải 2.6 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Viện Lập hồ sơ thực sau : Văn đi, đến gửi nhận qua văn thư Đối với văn từ Văn thư chuyển cho trưởng phịng Hành – Tổng hợp xử lý, sau chuyển đến phịng có trách nhiệm giải Thực trạng hầu hết phòng để văn bản, tài liệu phân tán, chia thành năm tài liệu chưa lập thành hồ sơ Về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan : Hiện hệ thống kho viện dừng hoạt động cá nhân, đơn vị tự bảo quản hồ sơ đơn vị Nhìn chung, tình hình cơng tác vĂn thư Viện thực tốt Sinh viên: Trần Lệ Thu 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thấy việc quản lý văn đi, đến rõ ràng việc áp dụng sở liệu áp dụng vào công tác văn thư phần giúp cho việc quản lý nhanh chóng hiệu hơn, dễ dàng 2.7 Quản lý sử dụng dấu Như biết dấu thể vị trí pháp lý khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh Nhà nước Vì vậy, việc quản lý sử dụng dấu giữ vai trị vơ quan trọng Về vấn đề này, phủ ban hành Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu, Nghị định sửa đổi, bổ sung Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Theo Nghị định trên, người có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức người đứng đầu quan, tổ chức Con dấu phải để trụ sở quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ Con dấu phải giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu trụ sở quan Nhưng thực trạng quan dấu Viện thuộc quản lý, sử dụng bảo quản Phịng Hành – Tổng hợp cụ thể Trưởng Phịng Hành – Tổng hợp trực tiếp quản lý, sử dụng dấu quan đồng thời nắm giữ chìa khóa tủ đựng dấu Khi trưởng phịng Hành – Tổng hợp vắng bàn giao chìa khóa phịng cho Phó phịng Hành – Tổng hợp giữ chìa khóa tủ đựng dấu Phó phịng người đóng dấu quan Con dấu quan Trưởng phòng Hành trực tiếp nắm giữ, sử dụng thuận tiện việc xin dấu văn đơn vị ban hành trao đổi nội dung thơng tin văn Phịng Tầng 6, phòng Văn thư lại nằm Tầng Bên cạnh thơng qua tìm hiểu tác giả Trưởng Phịng Hành – Tổng hợp đào tạo qua chuyên ngành Lưu trữ - Quản trị Văn phòng trường Đại học Tổng hợp ( hay gọi Đại học Khoa học Xã hội nhân văn sau ) nên có kiến thức chun mơn định việc bảo quản, sử dụng dấu quan Các loại dấu mà Viện Khoa học tổ chức sử dụng : dấu quan, dấu đến, dấu chức danh, … Tuy có đặc thù quản lý sử dụng dấu riêng công việc liên quan đến việc sử dụng dấu quan Viện tiến hành Sinh viên: Trần Lệ Thu 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ cách nhuần nhuyễn, nhịp nhàng đảm bảo tiến độ trình xử lý cơng việc hàng ngày Nhìn chung việc đóng dấu thực tốt Văn thư Bộ Văn thư Viện Dấu đóng nhanh chóng, xác phục vụ có hiệu cho cơng tác quản lý Bộ Viện Khơng có tượng đóng dấu sai thể thức, sai thẩm quyền ký đóng dấu khống 2.8 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ Viện Nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ : chủ yếu tài liệu đơn vị trực thuộc Viện Sau công việc giải xong đến thời hạn giao nộp đơn vị tiến hành giao nộp tài liệu Nhưng có thực thấy rõ Viện khoa học tổ chức nhà nước chưa bố trí mơ hình kho lưu trữ nên tài liệu bao gồm : văn theo quy định giữ phòng văn thư; tài liệu cơng tác hành lưu trữ phịng Hành – Tổng hợp; tài liệu liên quan đến đề án, dự án lưu trữ Phòng quản lý Khoa học xếp theo năm thành kho lưu trữ khoa học riêng Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, đề cương chuyên đề qua năm Tài liệu lưu trữ bảo quản phòng, đơn vị Đơn cử phòng Quản lý Khoa học tài liệu cho vào sơmi, cặp, hộp đặt lên tủ, ngăn phân loại năm chưa có giá đựng tài liệu Tuy chưa thể bố trí kho lưu trữ, nên trường hợp lưu giữ tài liệu đơn vị, phòng coi giải pháp tạm thời Qua trình khảo sát tác giả nhân thấy số tài liệu lưu giữ bảo quản tốt Nhưng phủ nhận điều chưa trang bị trang thiết bị bảo quản tài liệu nên thời gian tới cần phải tiến hành khẩn trương việc thiết lập, xây dựng kho lưu trữ để đưa tài liệu lưu trữ nơi đầy đủ tiện nghi mà chúng phải đến Sinh viên: Trần Lệ Thu 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương 3: Một số giải pháp kiến nghị công tác quản lý văn Viện khoa học tổ chức nhà nước 3.1 Nhận xét đánh giá a) Ưu điểm Cơng tác quản lý văn nói riêng công tác Văn thư Viện Khoa học tổ chức nhà nước thực tốt, thực quy trình theo quy định pháp luận, phương pháp thực chuyên nghiệp, nhanh chóng đảm báo tính xác, bí mật đại Cán Văn thư có trình độ lý luận trình độ chun mơn cao Có tinh thần trách nhiệm cơng việc nên ln ln hồn thành xuất sắc cơng việc Đối với văn ln giải xong ngày, chuyển giao văn nhanh chóng, xác, kiểm tra thể thức chuẩn xác góp phần nâng cao chất lượng Văn q trình soạn thảo cán chun mơn Các trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư trang bị tốt Lãnh đạo phòng Tổng hợp , lãnh đạo Viện đôn đốc đạo, tạo điều kiện giúp đỡ cho công việc Văn thư giải cách nhanh nhất… b) Hạn chế Hiện tại, Viện khoa học tổ chức nhà nước có cán văn thư kiêm nhiệm cơng tác lưu trữ cơng việc quản trị ảnh hưởng lớn đến chất lượng xuất lao động cán văn thư Viện khoa học tổ chức nhà nước đơn vị khoa học công lập, cán chủ yếu nghiên cứu viên chuyên ngành nghiên cứu nên việc soạn thảo văn đảm bảo xác thể thức kỹ thuật soạn thảo văn hạn chế nhiều dẫn đến tình trạng văn qua văn thư phải trả lại để sửa nhiều điều ảnh hưởng lớn đến trình giải văn Viện Vẫn tượng tính chất cơng việc mà có nội dung văn cán soạn thảo trình trực tiếp với lãnh đạo Viện mà khơng qua kiểm sốt mặt thể thức kỹ thuật trình bày cộng với nể nang công việc dẫn đến việc văn sai thể thức ban hành cho kịp thời gian giải công việc 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư, lưu trữ Sinh viên: Trần Lệ Thu 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Viện Để nâng cao hiệu công tác quản lý văn Viện công tác Văn thư đỏi hỏi lãnh đạo Viện lãnh đạo Bộ nên đầu tư quan tâm mặt: - Viện cần nhận thức rõ vai trị cơng văn giấy tờ cơng tác quản lý, từ ln quan tâm, ý đến công tác nhiều - Tăng cường công tác đạo, điều hành, kiểm tra giám sát tình hình thực cơng tác Văn thư Bộ, Viện; - Ban hành văn hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ cách chuẩn sát, thống quan, tổ chức tránh tình trạng quan quy định kiểu gây khó khăn cho q trình thực chun mơn nghiệp vụ cán làm công tác Văn thư - Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến kiến thức nghiệp vụ Văn thư ý nâng cao chất lượng soạn thảo văn điều có ảnh hưởng lớn đến việc quản lý văn trình giải công việc chung quan, đơn vị Thường xuyên mở lớp tuận huấn hướng dẫn nghiệp vụ tới tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức thuộc Viện - Cùng với phát triển mạnh mẽ đất nước ngành cơng nghệ thơng tin phát triển khơng ngừng địi hỏi thơng tin phải cung cấp cách nhanh chóng mà đảm bảo tính bí mật, xác thơng tin Chính để đảm bảo vai trị thơng tin hoạt động quản lý điêu hành địi hỏi lãnh đạo Viện phải quan tâm sở vật chất, kỹ thuật như: máy tính tốc độ cao, máy fax, cài đặt chương trình liên quan đến cơng tác Văn thư chương trình Quản lý văn đi, văn đến, chương trình quản lý hồ sơ tài liệu cách tiện dụng góp phần đẩy nhanh tiến độ giải công việc hiệu cơng việc - Căn vào tình hình số lượng văn giấy tờ hàng ngày Viện khoa học tổ chức nhà nước Viện nên bố trí cán Văn thư chun trách cơng tác Văn thư- Lưu trữ bỏ công tác quản trị đi, có cán Văn thư có thời gian làm tốt cơng việc 3.3 Một số kiến nghị Qua trình khảo sát thực tế thời gian kiến tập nghiêm túc xin mạnh dạn đề xuất số kiến nghị sau Sinh viên: Trần Lệ Thu 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Đối với Viện Khoa học tổ chức nhà nước Khi số lượng tài liệu Viện ngày nhiều, việc thực bố trí cải tạo lại kho lưu trữ bỏ trống từ lâu để phục vụ công tác thống kê, quản lý, tra tìm tài liệu điều cần thiết Tiến hành mời cán có chun mơn lĩnh vực chỉnh lý tài liệu để chỉnh lý tài liệu rời lẻ, phân tán đơn vị.Viện tiếp nhận thực tập nhóm sinh viên Phịng Văn thư để phối hợp giám sát cán văn thư quan tiến hành chỉnh lý tài liệu, nhằm tiết kiệm ngân sách cho nhà nước Cùng với việc đầu tư trang thiết bị tiêu chuẩn quốc gia nhằm bảo quản tài liệu Các cán chuyên môn Viện cần nâng cao chất lượng kĩ soạn thảo văn để tránh khỏi tình trạng sai sót, khơng quy định Cần sớm đưa vào ứng dụng phần mềm tin học vào công tác văn thư, lưu trữ ( sau ) để nhằm đại hóa hai công tác để hướng tới mục tiêu chung nâng cao chất lượng làm việc Viện Khoa học tổ chức nhà nước Đối với môn văn thư, lưu trữ - Đưa phương pháp giảng dạy tốt nhất, phù hợp với thành phần đối tượng hình thức học nhà trường - Trang bị sở vật chất điều kiện giảng dạy giảng viên, tạo điều kiện cho sinh viên tiếp cận với nguồn công nghệ thông tin nhiều - Phát huy hết vai trò tác dụng Thư viện Thư viện nơi cấp thông tin hữu ích phục vụ cho hoạt động giảng dạy giảng viên đặc biệt sinh viên - Trang bị kiến thức ngoại ngữ hành trang với kiến thức nghiệp vụ chuyên ngành sinh viên trường thời đại cơng nghiệp hố, đại hố ngày ngoại ngữ phương tiện thiếu phục vụ cho lĩnh vực xã hội Sinh viên: Trần Lệ Thu 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ KẾT LUẬN Thời gian thực tập không dài với giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo Viện, lãnh đạo phịng Tổng hợp, bảo nhiệt tình cán Văn thư Viện với ý thức nỗ lực học hỏi tìm tịi thân sở tảng lý thuyết trang bị kịp tìm hiểu tất nội dung cơng việc cán văn thư như: công tác xây dựng ban hành văn bản; công tác quản lý giải văn đến; công tác quản lý văn đi; công tác quản lý sử dụng dấu; công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan, rút nhiều kinh nghiệm làm việc, thực giải đáp vướng mắc trình học tập, thấy khác lý luận thực tiễn, đồng thời học thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ Văn thư; sâu, sát vào công việc cụ thể cán Văn thư; hiểu rõ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác Văn thư thực tế; tích luỹ kinh nghiệm q báu khơng có chun mơn mà cịn phong cách làm việc, phương pháp tiếp cận cơng việc cách nhanh chóng khoa học, cách thức giao tiếp nơi cơng sở Có thể nói thời gian thực tập khoảng thời gian tốt để củng cố thêm kiến thức lý luận, kỹ thực hành phong cách giao tiếp, ứng xử hành trang khơng thể thiếu cho học sinh trường Trong thời gian tới, kính mong thầy xem xét bảo thêm cho nghiệp vụ chuyên môn để tơi có hành trang, tảng kiến thức vững vàng bước vào cánh cửa quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức trị thực mục đích cao Nhà trường tạo đội ngũ cán có trình độ cao cung cấp cho cơng tác Văn thư nước nhà Một lần xin chân thành cảm ơn thầy, cô trường Đại Nội vụ Hà Nội Lãnh đạo Viện, lãnh đạo Phòng Hành - Tổng hợp cán Văn thư Viện bảo tận tình giúp đỡ tạo điều kiện cho tơi hồn thành tốt đợt thực tập Báo cáo chắn không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế, mong quý thầy đóng góp ý kiến để báo cáo tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2016 Sinh viên Trần Lệ Thu Sinh viên: Trần Lệ Thu 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ BẢNG KÊ PHỤ LỤC Quyết định số 684/QĐ-BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Khoa học tổ chức nhà nước Mẫu phầm mềm đăng ký văn Viện Mẫu sổ đăng kí văn Mẫu sổ chuyển giao bưu điện Hình ảnh Mẫu sổ đăng ký văn đến Hình ảnh phịng Văn thư Hình ảnh số văn sai thể thữ Hình ảnh tài liệu lưu giữ Phịng Quản lý Khoa học Sinh viên: Trần Lệ Thu 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C