Đang tải... (xem toàn văn)
DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Mục đích kiến tập ngành nghề 1 2. Ý nghĩa việc kiến tập 1 3. Nội dung khảo sát 2 PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG 3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 3 1.1.1 Chức năng 3 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng 10 1.2.1 Chức năng 11 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 11 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 15 1.3 Nhận xét, đánh giá 16 CHƯƠNG II: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 17 2.1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 17 2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 19 2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 19 2.4 Quy trình soạn thảo văn bản 21 2.5 Nhận xét, đánh giá 21 CHƯƠNG III: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 22 3.1 Tìm hiểu thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 22 3.2 Đăng ký văn bản 22 3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. 22 3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 23 CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI 24 4.1 Tiếp nhận văn bản đến 24 4.2 Đăng ký văn bản đến 26 4.3 Trình và chuyển giao văn bản đến 27 4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 28 4.5 Nhận xét, đánh giá 29 CHƯƠNG V: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 30 5.1 Các loại dấu của UBND Huyện Nho Quan 30 5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 31 5.3 Bảo quản con dấu 33 5.4 Nhận xét, đánh giá 33 CHƯƠNG VI: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 34 6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại phòng Nội vụ 34 6.2 Xây dựng và ban hành văn bản 34 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 34 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào liệu vào lưu trữ cơ quan 35 6.5 Nhận xét, đánh giá 35 CHƯƠNG VII: NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG UBND HUYỆN NHO QUAN 36 7.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 36 7.2 Nhận xét, đánh giá chung 36 CHƯƠNG VIII: TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 37 8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của phòng Nội vụ 37 8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 38 8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 39 8.4 Nhận xét, đánh giá 39 PHẦN KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41
LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình kiến tập, xin chân thành cảm ơn bác Quách Văn Từ- trưởng phòng Nội Vụ, bác Nguyễn Văn Dự- Phó phòng Nội vụ, chị Nguyễn Thị Bích Hằng – Chuyên viên phòng Nội vụ anh chị chuyên viên phòng Nội vụ huyện Nho Quan giúp đỡ hoàn thành đợt kiến tập cách thuận lợi tốt đẹp Tôi xin cảm ơn ! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1.Mục đích kiến tập ngành nghề 2.Ý nghĩa việc kiến tập 3.Nội dung khảo sát PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 1.1.1Chức .3 1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức .5 1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng .10 1.2.1 Chức 11 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 11 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 15 1.3Nhận xét, đánh giá 16 CHƯƠNG II: SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 17 2.1Các loại văn quan tổ chức ban hành 17 2.2Thẩm quyền ban hành văn 18 2.3Thể thức kỹ thuật trình bày văn 19 2.4Quy trình soạn thảo văn 21 2.5Nhận xét, đánh giá 21 CHƯƠNG III: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 22 3.1 Tìm hiểu thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn 22 3.2 Đăng ký văn 22 3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, dấu khẩn 22 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 23 CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI .24 4.1 Tiếp nhận văn đến 24 4.2 Đăng ký văn đến .26 4.3 Trình chuyển giao văn đến 27 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến .28 4.5 Nhận xét, đánh giá 29 CHƯƠNG V: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 30 5.1 Các loại dấu UBND Huyện Nho Quan .30 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu quan 31 5.3 Bảo quản dấu 33 5.4 Nhận xét, đánh giá 33 CHƯƠNG VI: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 34 6.1 Các loại hồ sơ hình thành phòng Nội vụ 34 6.2 Xây dựng ban hành văn .34 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 34 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào liệu vào lưu trữ quan 34 6.5 Nhận xét, đánh giá 35 CHƯƠNG VII: NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG UBND HUYỆN NHO QUAN 36 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở 36 7.2 Nhận xét, đánh giá chung .36 CHƯƠNG VIII: TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 37 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động phòng Nội vụ .37 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng 38 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng .39 8.4 Nhận xét, đánh giá 39 PHẦN KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 DANH MỤC VIẾT TẮT - UBND : Uỷ ban nhân dân HĐND: Hội đồng nhân dân QH : Quốc Hội NN & PTNT: Nông nghiệp phát triển nông thôn TC-KH: Tài – kế hoạch TN & MT: Tài nguyên môi trường LĐ & TBXH: Lao động thương binh xã hội GD & ĐT: Giáo dục đào tạo PHẦN MỞ ĐẦU Người xưa có câu “đi ngày đàng học sàng khôn”, “học phải đôi với hành” Đúng vậy, sinh vên từ ngồi ghế nhà trường phải có nhận thức trình học cách hiệu Trong ba năm học phải kết hợp lý thuyết với thực hành để nâng cao kỹ mềm chuyên môn nghiệp vụ, cá nhân tự thực hành hay nhà trường mở chuyến khảo sát thực tế, giúp cho sinh viên hiểu nắm rõ nghiệp vụ mở rộng tầm quan trọng ngành học Kết thúc năm ba học phần nhà trường tổ chức cho sinh viên tiếp xúc với thực tế công việc trình quan sát, học việc chuyên môn nghiệp vụ cách trực tiếp Qua trình kiến tập thực tế, tiền đề, tảng cho năm tư thực tập sinh viên, tạo tâm cho sinh viên xin việc, làm việc cách thuận lợi Cũng sinh viên cần môi trường để trải nghiệm thực tế, quan, doanh nghiệp cần nhân viên có kinh nghiệm mớ lý thuyết nhồi nhét rỗng tuyếch mà thực tế, thực hành áp dụng thực tiễn Trong xã hội phát triển đầy khó khăn, hội, thử thách này, cần phải trang bị vững kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thực hành tốt kỹ nghiệp vụ để bước cổng trường tự tin với lực Mục đích kiến tập ngành nghề Trong trình kiến tập, sinh viên phải làm quen công việc nơi liên hệ kiến tập, nắm vững cac thao tác nghiệp vụ lần giao nhiệm vụ Biết sử dụng thiết bị máy móc văn phòng Ý nghĩa việc kiến tập - Giúp cho sinh viên có hội thực hành cách trực tiếp thực tế - Là tảng cho sinh viên chuẩn bị thực tập làm - Nâng cao kỹ nghiệp vụ văn phòng áp dụng vào thực tiễn - Giúp sinh viên hiểu nắm rõ công việc mà nhân viên văn phòng cần phải thực Nội dung khảo sát - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng - Soạn thảo ban hành văn Quản lý văn Quản lý giải văn đến Quản lý sử dụng dấu Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan Căn Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Căn Quyết định số1248/2008/QĐ-UBND ngày 25/06/2008 UBND tỉnh Ninh Bình việc ban hành Quy định phân công, phân cấp,quản lý tổ chức máy cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; Căn Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 Chính phủ Quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Xét đề nghị Trưởng Phòng Nội vụ huyện, UBND ban hành Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan chuyên môn thuộc UBND huyện Nho Quan sau: 1.1.1 Chức - Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định pháp luật; góp phần bảo đảm thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương - Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu đạo, quản lý tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức công tác Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao; theo dõi thi hành pháp luật Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chịu trách nhiệm việc thẩm định, đăng ký, cấp loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm thẩm quyền quan chuyên môn theo quy định pháp luật theo phân công Ủy ban nhân dân cấp huyện Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, hội tổ chức phi phủ hoạt động địa bàn thuộc lĩnh vực quản lý quan chuyên môn theo quy định pháp luật Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực quản lý quan chuyên môn cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau gọi chung cấp xã) Tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn cấp huyện Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định Ủy ban nhân dân cấp huyện sở quản lý ngành, lĩnh vực Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực phân công phụ trách tổ chức, cá nhân việc thực quy định pháp luật; giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định pháp luật phân công Ủy ban nhân dân cấp huyện Quản lý tổ chức máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức, thực chế độ tiền lương, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công chức thuộc phạm vi quản lý theo quy định pháp luật, theo phân công Ủy ban nhân dân cấp huyện 10 Quản lý chịu trách nhiệm tài quan chuyên môn theo quy định pháp luật phân công Ủy ban nhân dân cấp huyện 11 Thực số nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân cấp huyện giao theo quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức • Sơ đồ cấu tổ chức: • Cơ cấu tổ chức: gồm 01 chủ tịch 03 phó chủ tịch - Phòng Nội vụ Chức năng, nhiệm vụ: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Tổ chức máy; vị trí việc làm; biên chế công chức cấu ngạch công chức quan, tổ chức hành nhà nước; vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập; tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp công lập; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn người hoạt động không chuyên trách cấp xã; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác niên; thi đua - khen thưởng Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 03 phó trưởng phòng, 04 chuyên viên, 01 nhân viên - Phòng Tư Pháp Chức nhiệm vụ: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Công tác xây dựng thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải sở, trợ giúp pháp lý, nuôi nuôi, hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước công tác tư pháp khác theo quy định pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật xử lý vi phạm hành Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 01 chuyên viên, 01 nhân viên - Phòng TC-KH Chức nhiệm vụ: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về; Tài chính; kế hoạch đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp thống quản lý vấn đề doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân Cơ cấu tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 02 phó phòng, 04 chuyên viên, 01 nhân viên - Phòng GD ĐT Chức nhiệm vụ: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực chức quản lý nhà nước về: Chương trình nội dung giáo dục đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo tiêu chuẩn cán quản lý giáo dục; tiêu chuẩn sở vật chất, thiết bị trường 4.3 Trình chuyển giao văn đến • Trình văn đến Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Trưởng phòng, phó phòng vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục lục ("chuyển" dấu '"Đến" Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) trưởng phòng, phó phòng, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) vào trường tương ứng sở liệu văn đến • Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng văn cần'được chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu "Thượng 27 khẩn" "Hoả tốc" (kể "Hoả tốc" hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển Cán văn thư Văn phòng HĐND & UBND, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình Chánh văn phòng, phó chánh văn phòng xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến Chánh văn phòng, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu ''Đến'', ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức định việc lập sổ chuyển giao văn đến theo hướng dẫn sau: - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để.chuyển giao văn bản; - Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ chuyển giao văn đến 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến • Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải 28 khẩn trương, không chậm trễ Khi trình Chánh văn phòng cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan • Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Chuyên viên văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định; - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người giao trách nhiệm UBND huyện Nho quan chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi Việc giải văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dỏi việc giải văn đến + Đối với văn đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định 4.5 Nhận xét, đánh giá Qua tìm hiểu quản lý giải văn đến thấy trình giải chưa nhanh chóng, tồn đọng qua ngày chưa ưu tiên văn khẩn, mật 29 CHƯƠNG V: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 5.1 Các loại dấu UBND Huyện Nho Quan Con dấu UBND huyện • Con dấu hình tròn có hình Quốc huy Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam (gọi tắt dấu Quốc huy) dấu Quốc Huy sử dụng :Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân cấp + Đường chỉ: Dấu quốc huy có đường đường tròn sát nhau, đường tròn phía nét đậm, đường tròn phía nét nhỏ + Nội dung dấu: Chung quanh vành khắc tên quan, tổ chức chức danh dùng dấu, dấu khắc hình Quốc huy nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam + Đường kính dấu tuỳ thuộc vào vị trí quan trọng UBND huyện • Con dấu hình tròn hình Quốc huy + Các phòng công chứng - Đặc điểm dấu hình Quốc huy + Đường đường tròn sát nhau, đường tròn phía nét đậm, đường tròn phía nét nhỏ + Nội dung dấu: Con dấu hình Quốc huy chia làm loại Mỗi loại trình bày nội dung dấu khác nhau: • Nội dung quan chuyên môn thuộc Bộ, thuộc Chính phủ, thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện: • Vành phía khắc tên nước, có năm cánh đầu cuối dòng • Vành phía khắc tên Bộ, tên Tỉnh, tên Quận, huyện • Giữa dấu khắc tên quan dùng dấu Con dấu chức danh dấu họ tên người có thẩm quyền ký văn bản: - Dấu chức danh - Dấu họ tên người có thẩm quyền ký Các loại dấu khác: - Dấu đến 30 - Dấu mức độ mật ký hiệu mức độ mật - Dấu mức độ khẩn - Dấu tài liệu thu hồi (có hình ảnh kèm theo) 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu quan • Nguyên tắc quản lý dấu Văn phòng - UBND huyện Nho Quan sử dụng dấu Trường hợp cần có thêm dấu thứ hai nội dung dấu thứ phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ - Khi UBND huyện cần khắc dấu phải xin giấy phép quan công an - Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu quan công an - Con dấu sử dụng hợp pháp có giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan công an có thẩm quyền cấp - UBND huyện bắt đầu sử dụng dấu phải thông báo văn giới thiệu mẫu dấu cho quan, tổ chức liên quan - Người đứng đầu quan có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan Giúp việc cho người đứng đầu quan quản lý dấu có chức danh: + Chánh văn phòng: trực tiếp giúp người đứng đầu UBND huyện quản lý 31 sử dụng dấu quan + Văn thư quan giúp thủ trưởng quan giúp Chánh văn phòng tổ chức trực tiếp bảo quản sử dụng dấu quan Văn thư quan phải đào tạo nghiệp vụ văn thư có đạo đức phẩm chất tốt, thủ trưởng quan giao nhiệm vụ Văn thư quan giao nhiệm vụ quản lý dấu không tự ý giao dấu cho người khác quản lý chưa có lệnh thủ trưởng Trường hợp văn thư quan công tác, nghỉ phép phải bàn giao dấu cho người khác theo lệnh thủ trưởng Khi bàn giao dấu phải lập biên bàn giao Cơ quan không làm dấu Nếu trường hợp rủi ro bị dấu phải xử lý sau: + Cơ quan phải có văn báo cáo việc dấu nêu rõ lý gửi cho quan: quan công an nơi đóng trụ sở, quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu quan cấp trực tiếp + Cơ quan phải có thông báo văn huỷ dấu bị từ thời điểm dấu gửi tới quan liên quan + Cơ quan làm văn xin khắc lại dấu Văn thư quan không làm rơi dấu, làm dấu cong vênh, biến dạng Nếu dấu bị cong vênh biến dạng, bị mòn quan phải làm thủ tục xin khắc lại dấu gửi tới quan công an xin khắc lại dấu Khi có dấu phải nộp lại cho quan công an dấu cũ Văn thư quan phải bảo quản dấu để đóng dấu rõ ràng Biện pháp tốt hàng ngày văn thư phải dùng bàn chải dầu hoả làm vệ sinh dấu - Việc kiểm tra dấu: để giúp quan quản lý sử dụng tốt dấu quan giao chức quản lý nhà nước dấu phải tiến hành kiểm tra dấu quan sử dụng Cơ quan kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (ở quan Trung ương Cục Cảnh sát hành trật tự xã hội Bộ công an (C13), quan địa phương phòng 32 cảnh sát hành trật tự xã hội thuộc Sở Công an tỉnh (PC13) kiểm tra dấu có kết hợp quan công an quan ngành nội vụ cấp Trung ương cấp tỉnh Nội dung kiểm tra quản lý sử dụng dấu gồm: - Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu - Trang thiết bị bảo quản dấu - Tư cách đạo đức trình độ nghiệp vụ văn thư quan trực tiếp quản lý dấu - Quy chế quản lý dấu quan Khi tiến hành kiểm tra dấu phải lập biên ghi rõ ưu điểm, thiếu sót quản lý sử dụng dấu quan, kiến nghị đoàn kiểm tra Trách nhiệm quan sử dụng dấu phải tạo thuận lợi cho đoàn kiểm tra quản lý sử dụng dấu quan phát huy ưu điểm, có biện pháp khắc phục khuyết điểm, hạn chế quản lý sử dụng dấu 5.3 Bảo quản dấu - Việc bảo quản dấu quan: dấu phải bảo quản trụ sở quan, tổ chức cách chặt chẽ, an toàn Trong trường hợp cần thiết để giải công việc xa quan thủ trưởng quan mang dấu theo phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn dấu quan - Dấu bảo quản tủ sắt, có khoá tốt Khi làm việc dấu treo giá để bàn làm việc Mỗi dấu phải có ký hiệu rõ ràng giá để sử dụng không bị nhầm lẫn Khi hết làm việc dấu phải cất vào tủ khoá cẩn thận 5.4 Nhận xét, đánh giá Theo khảo sát thực tế quan, trình quản lý sử dụng dấu nghiêm cẩn mật Nhưng thiếu sót trình bảo quản dấu, thường xuyên không cho dấu vào tủ két khóa lại, để bên kết thúc công việc 33 CHƯƠNG VI: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 6.1 Các loại hồ sơ hình thành phòng Nội vụ Phòng Nội vụ ban hành loại hồ sơ về: - Hồ sơ cải cách hành năm, năm 2015, năm 2016 Hồ sơ hợp đồng lao động không thời hạn, xác định thời hạn Hồ sơ lương theo năm Hồ sơ luân chuyển công tác 6.2 Xây dựng ban hành văn Trong trình khảo sát kiến tập phòng Nội vụ, thấy phòng chưa xây dựng danh mục hồ sơ 6.3 Phương pháp lập hồ sơ Sau văn giải lập hồ sơ Tuy nhiên nhiều văn hồ sơ có tháng, quý để cuối năm tổng kết lập hồ sơ - Phương pháp lập hồ sơ: + Xác định vấn đề, cong việc có liên quan đến việc cần tra cứu quy định pháp luật + Xác định tiêu đề hồ sơ, ghi lên bìa hồ sơ + Thu tập văn quy phạm pháp luật theo điều kiện đặt thông qua đặc trưng tiêu đề hồ sơ xác định + xắp xếp văn thu tập hồ sơ theo trình tự ưu tiên sau: - Theo tác giả văn bản: quan cấp cao xếp trước, thấp xếp sau - Theo giá trị pháp lý theo văn tác giả văn bản: có giá trị pháp lý cao xếp trước, thấp xếp sau - Theo ngày ban hành văn loại văn bản; ngày ban hành trước xếp trước, ban hành sau xếp sau + Ghi mục lục văn + Xác lập số/ký hiệu hồ sơ + Xác định vị trí lưu trữ gia kệ 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào liệu vào lưu trữ quan - Sau hoàn tất loại hồ sơ nộp vào phòng lưu trữ quan - Phòng lưu trữ quan để tầng 2, song song với Phó chánh văn phòng, diện tích kho 35m2, khối lượng hồ sơ 200.000 hồ sơ, 34 có nhiều hồ sơ bảo lưu vĩnh viễn, 1/3 hồ sơ thời hạn năm, lại có thởi hạn khác (có hình ảnh kèm theo) - Trách nhiệm, quy trình nộp lưu tài liệu lưu trữ vào quan - Thời hạn nộp lưu trữ 6.5 Nhận xét, đánh giá Trong trình khảo sát, thấy phòng Nội vụ chưa có danh mục hồ sơ, phưng pháp lập hồ sơ chưa kịp thời thời hạn , nhanh chóng 35 CHƯƠNG VII: NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG UBND HUYỆN NHO QUAN 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở Hiện nay, phòng Nội vụ huyện Nho Quan chưa có văn quy định hành nghi thúc nhà nước giao tiếp công sở, tất nghi thức đón tiếp khách hay phối hợp tổ chức hội nghị lãnh đạo đạo thực theo quy định chung nhà nước 7.2 Nhận xét, đánh giá chung Phòng Nội vụ chưa có văn quy định nghi thức nhà nước giao tiếp công sở hạn chế thiếu soát phòng, ảnh hưởng tới quan tổ chức 36 CHƯƠNG VIII: TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động phòng Nội vụ Trong quan thiếu thiết bị máy móc phục vụ cho công việc nhanh chóng tiện lợi - Máy vi tính để bàn - Điện thoại có dây - Máy in - Máy photocopy - Máy sken (có hình ảnh kèm theo) 37 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng - Cơ quan chưa ban hành quy chế quy định sử dụng trang thiết bị - Qua khảo sát quan chưa thành lập phận chuyên trách thiết bị văn phòng - Theo khảo sát thấy tình hình quản lý, kiểm tra, bảo trì, lý trang thiết bị tiến hành tốt bảo đảm Mỗi quý văn phòng thu thập thông tin tập hợp từ phòng báo lên trang thiết bị tình trạng, độ mạnh yếu, số lượng hỏng dùng Nếu có thiết bị hỏng có chuyên viên văn phòng phụ trách trang thiết bị kiểm tra ghi số liệu báo để văn phòng cung cấp lại máy móc kịp thời phục vụ cho qúa trình làm việc không bị gián đoạn 38 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Trong công tác văn phòng không thể thiếu ứng dụng phần mềm word, execl, phần mềm quản lý nhân sự… có chức giúp cho cán công chức viên chức thuận lợi hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Thể tính chuyên nghiệp công việc, nhanh chóng công việc rút ngắn trình làm việc 8.4 Nhận xét, đánh giá Qua khảo sát thấy quan đầy đủ thiết bị văn phòng nhiên chưa có máy hủy tài liệu thay cho đốt nhanh chóng tiết kiệm thời gian chi phí Ngoài phòng nội vụ chưa ban hành quy chế sử dụng trang thiết bị nên cán nhân viên sử dụng không bảo quản theo quy định sử dụng máy móc thiết bị Chính phủ 39 PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian kiến tập 22 ngày qua, học hỏi nhiều điều thực tiễn mà sách vở, lý thuyết Quá trình khảo sát thực tế giúp có thêm kinh nghiệm kỹ nghiệp vụ, kỹ giao tiếp, kỹ mềm khác Kiến tập tạo cho tự tin hướng tới công việc mà nhân viên, chuyên viên văn phòng cần làm, biết công việc làm tương lai niềm vui hạnh phúc sinh viên trường hướng đến Cùng làm việc giúp đỡ anh, chị, chú, bác phòng Nội vụ giúp thấy nhiệt tình công việc, yêu nghề thúc đẩy cho niềm tin trường làm tốt công việc giao Qua kiến tập giúp thực hành tốt học nhà trường nghiệp vụ văn phòng đóng dấu, vào sổ văn đến, văn đi,biết hủy tài liệu thời hạn bảo lưu, quan sát mở rộng hiểu biết kiến thức hồ sơ lưu trữ, đóng dấu cách chuẩn chung nhà nước quy địnhvà chưa học trường cách chân thực nhất, có ý nghĩa tiền đề cho thực tập năm sau rút ngắn thời gian tìm tòi nghiên cứu chưa kiến tập thực tế Tuy nhiên trình kiến tập vừa qua chưa học hết kỹ chuyên môn nghiệp vụ mà anh, chị, chú, bác dạy bảo nhiều thiếu sót trình nhiệm vụ Nhưng với hướng dẫn nhiệt tình anh, chị phòng nhớ khắc phục sai sót thiếu công việc học tập sau 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật tổ chức quyền địa phương Nghi định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạp pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch Trang wesiteb www.nhoquan.gov.vn 41