Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN 1. MỞ ĐẦU 1 1.1. Lý do chọn đề tài. 1 1.2. Ý nghĩa của việc khảo sát công tác quản trị văn phòng tại HĐNDUBND huyện Lục Ngạn. 2 PHẦN 2. NỘI DUNG. 3 1. Vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên. 3 2. Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng. 4 2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan. 4 2.1.1. Chức năng của UBND huyện Lục Ngạn. 4 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Lục Ngạn. 4 2.1.3. Cơ cấu của UBND huyện Lục Ngạn. 5 2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn. 6 2.2.1. Vị trí và chức năng Văn phòng HĐND và UBND huyện Lục Ngạn 6 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 7 2.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn khác 9 2.2.4. Cơ cấu của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn. 9 2.2.4.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND 9 2.2.4.2. Lề lối làm việc của Văn phòng. 12 3.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn. 12 3.1. Các lọai văn bản Văn phòng HĐNDUBND ban hành. 12 3.1.1. Các loại văn bản và số lượng văn bản Văn phòng ban hành 12 3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản. 14 3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 14 3.3.1. Quốc hiệu: 14 3.3.2. Tên cơ quan ban hành văn bản: 14 3.3.3. Số và ký hiệu văn bản. 14 3.3.4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản. 15 3.3.5. Tên loại và trích yếu nội dung. 15 3.3.6. Nội dung văn bản. 16 3.3.7.Chữ ký của người có thẩm quyền. 16 3.3.8. Dấu của cơ quan. 17 3.3.9. Nơi nhận văn bản. 17 3.3.10. Nhận xét. 18 3.4. Quy trình soạn thảo văn bản. 18 3.4.1. Quy trình soạn thảo văn bản tại Văn phòng HĐND UBND huyện Lục Ngạn. 18 3.4.2. Nhận xét. 20 4. Quản lý văn bản đi. 21 4.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản. 21 4.2. Đăng ký văn bản. 21 4.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn. 21 4.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 22 4.5. Lưu văn bản đi. 22 4.6. Nhận xét. 22 5. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 22 5.1. Tiếp nhận văn bản đến. 23 5.2. Đăng ký văn bản đến. 23 5.3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 23 5.4. Giải quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến. 24 5.5. Nhận xét. 24 6. Quản lý và sử dụng con dấu. 24 6.1. Các loại con dấu mà cơ quan sử dụng. 24 6.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu. 25 6.3. Bảo quản con dấu. 25 6.4. Nhận xét. 26 7. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 26 7.1. Các loại hồ sơ hình thành trong cơ quan, tổ chức. 26 7.2. Phương pháp lập hồ sơ. 26 7.3. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 27 7.4. Nhận xét. 27 8. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp. 28 8.1 Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước và giao tiếp trong công sở. 28 8.2. Nhận xét. 28 9. Tìm hiểu về trang thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 28 9.1. Các loại thiết bị Văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan. 28 9.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị văn phòng. 31 9.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 31 9.4. Nhận xét. 31 PHẦN 3. KẾT LUẬN. 32 3.1. Ưu điểm. 32 3.2. Nhược điểm. 32 3.3. Giải pháp khắc phục nhược điểm tồn tại trong công tác văn phòng của Văn phòng HĐNDUBND huyện,. 32 3.4. Tổng kết. 34 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ĐẶNG NGỌC ANH BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG - HỆ CHÍNH QUY LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 13C KHĨA HỌC (2013 - 2017) Tên quan: Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn Địa chỉ: Thị trấn Chũ, Lục Ngạn, Bắc Giang Cán hướng dẫn: Trương Văn Lợi Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Đăng Việt HÀ NỘI - 2016 LỜI CẢM ƠN Để có hồn thành tốt chương trình kiến tập với thời gian tuần từ ngày ( 01/6-22/6/2016) phịng Nội Vụ huyện Lục Ngạn, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể cán bộ, cơng nhân viên phịng Nội Vụ huyện Lục Ngạn tiếp nhận tạo điều kiện tốt để tơi hồn thành tốt nhiệm vụ giao Đặc biệt, muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến anh Trương Văn Lợi – chuyên viên phòng Nội Vụ người trực tiếp hướng dẫn, bảo tơi suốt q trình kiến tập, cung cấp cho văn bản, số liệu để tơi hồn thành báo cáo sau trình kiến tập kết thúc Mặc dù cố gắng quan sát, học hỏi tham khảo nhiều tài liệu khác, song báo cáo tơi cịn nhiều thiếu xót, tơi mong nhận đóng góp Lãnh đạo Văn phịng thầy để báo cáo tơi đầy đủ hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT HĐND : Hội đồng nhân dân UBND : Ủy ban nhân dân TTHĐND : Thường trực hội đồng nhân dân TTUBND : Thường trực ủy ban nhân dân PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Lý chọn đề tài Với xu xã hội toàn cầu đổi mục tiêu xây dựng Việt Nam trở thành quốc gia theo cơng nghiệp hóa, đại hóa, hịa nhập với kinh tế thị trường giới kinh tế Việt Nam ngày đầu tư trọng Cùng với đó, quan, ban ngành đồng thời phải đổi sách, đường lối, chủ trương cho phù hợp với thực tiễn đất nước Trước tình hình cơng tác Quản trị văn phịng đà đổi Cơng tác Quản trị văn phịng quan quan tâm mặt nên giúp cho hoạt động quan nhanh chóng triển khai, góp phần thúc đẩy phát triển xã hội Là sinh viên năm ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, lại sinh lớn lên quê hương Lục Ngạn nên định chọn Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn làm đề tài Trước nay, cơng tác quản trị văn phịng huyện triển khai thực tốt, văn phịng có đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình với cơng việc, điều giúp tơi nhiều trrong q trình tìm hiểu cơng tác quản trị văn phịng nơi Để nắm rõ thông tin liên quan đến vấn đề Quản trị văn phịng huyện, tơi cần phải tìm hiểu nội dung sau: • Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phịng • Quy trình soạn thảo ban hành văn • Quản lý văn • Quản lý giải văn đến • Quản lý sử dụng dấu • Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan • Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp • Tìm hiểu thiết bị văn phịng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng 1.2 Ý nghĩa việc khảo sát cơng tác quản trị văn phịng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn Quản trị văn phịng coi cơng tác quan trọng quan,tổ chức, định đến thành cơng quan Qua việc tìm hiểu cơng tác Quản trị văn phịng văn phịng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn, tơi có thêm cho thân khối lượng kiến thức định để trường áp dụng vào thực tế vào làm việc quan Đồng thời, qua thời gian khảo sát cơng tác văn phịng tơi biết nhiệm vụ, chức văn phịng HĐND-UBND, từ nắm ưu, nhược điểm cơng tác quản trị văn phịng đưa số giải pháp nhằm khắc phục nâng cao hiệu cho công tác văn phịng quan Trên sở đó, tơi định chọn nội dung làm nội dung khảo sát cho đợt kiến tập văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, tỉnh Bắc Giang với tên đề tài là: " Tìm hiểu cơng tác Quản trị Văn phòng Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn" PHẦN NỘI DUNG Vị trí địa lý điều kiện tự nhiên - Lục Ngạn huyện miền núi tỉnh Bắc Giang, nằm Quốc lộ 31, cách thủ Hà Nội 91km phía Đơng Bắc Huyện Lục Ngạn có quỹ đất dồi màu mỡ Bắc Giang với 20.773 đất nông nghiệp, 24.260 đất lâm nghiệp, 21.641 đất chuyên dùng, 33.002 đất chưa sử dụng Về dân số, huyện Lục Ngạn có 204.000 người, huyện có 11 dân tộc cư trú, dân tộc kinh chiếm 52% Lục ngạn nơi lưu giữ nhiều sắc văn hóa dân tộc với lễ hội hất dân ca như: Ngày hội văn hóa thể thao dân tộc Huyện ngày 18/2 (âm lịch), lễ hội chợ tình Tân Sơn ngày 12/1 (âm lịch) - Huyện Lục Ngạn có 29 xã, thị trấn thị trấn Chũ, có 12 xã đặc biệt khó khăn Đất đai khí hậu địa phương thích hợp cho phép phát triển trồng nhiều loại ăn quả, đặc biệt vải thiều, phát triển lâm nghiệp (cây keo), trồng lương thực (lúa nước), công nghiệp ngắn ngày, chăn nuôi đại gia súc sản xuất vật liệu xây dựng - Nguồn nước phong phú, cung cấp 10 cơng trình trung thủy nơng, 187 hồ đập nhỏ đặc biệt có hồ Cấm Sơn có trữ lượng nước lớn Lục Ngạn có 24 vạn rừng, có gần 12 vạn rừng tự nhiên > 12 vạn rừng trồng Trên địa bàn huyện có số loại khống sản như: quặng đồng, than mỏ, vàng sa khống Huyện có di tích xếp hạng cấp quốc gia Đền Hả, di tích xếp hạng cấp tỉnh Đền Khánh Vân Là huyện có nhiều dân tộc anh em chung sống, dân tộc có nét văn hóa riêng, sắc văn hóa dân tộc tiếp tục giữ gìn phát huy - Hệ thống giao thơng kết nối với Lạng Sơn, Quảng Ninh, Hà Nội ngày thuận lợi, với trình mở mang canh tác biến nơi thành vùng ăn tập trung trồng vải thiều,có chất lượng số lượng loại tốt nước Địa phương có nhiều phong cảnh đẹp như: Các địa danh khu du lịch sinh thái, Hồ Cấm Sơn, hồ Khuôn Thần, hồ Làng Thum, nằm thảm thực vật xanh Đó tiềm lớn để Lục Ngạn phát triển du lịch vườn kết hợp cảnh quan sinh thái - Với mạnh đó, Lục Ngạn giữ nhịp độ tăng trưởng bình quân hàng năm cao ( 23,2%) Các sản phẩm nơng nghiệp Vải thiều tươi năm 2016 dự tính đạt 80 nghìn với giá bán trung bình từ 20-35 nghìn/kg Ngồi ra, loại khác như: na dai, nhãn, dứa đạt sản lượng 5- nghìn Đã gần 30 năm qua, huyện Lục Ngạn trung tâm giao dịch, mua bán lớn nước - Hướng tới tương lai cơng nghiệp hóa, đại hóa nông thôn, Lục Ngạn xác định giữ tốc độ tăng trưởng 15% giai đoạn 2015- 2020 Vùng đất vải thiều tiếng đón chờ hội phát triển tương lai - Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn phận cấu UBND huyện, thuộc Thị trấn Chũ, trung tâm văn hóa kinh tế huyện, với hệ thống giao thơng lại thuận tiện Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng 2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 2.1.1 Chức UBND huyện Lục Ngạn - Căn vào điều 123 Hiến Pháp năm 1992 UBND huyện Lục Ngạn HĐND huyện bầu ra, quan chấp hành HĐND quan hành Nhà nước cấp huyện Cơ quan UBND huyện Lục Ngạn chịu lãnh đạo đạo quản lý toàn diện UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện chịu lãnh đạo công tác Đảng Đảng uỷ quan UBND, có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND huyện, chủ tịch UBND huyện quản lý điều hành hoạt động kinh tế-xã hội địa bàn, đạo xã, thị trấn, đơn vị trực thuộc UBND huyện thực chủ trương sách Đảng, pháp luật nhà nước 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Lục Ngạn - Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác HĐND, TTHĐND, TTUBND huyện Giúp tổ chức theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND, UBND xã, thị trấn thực chương trình, kế hoạch công tác sau ban hành - Bảo đảm việc thu thập, cung cấp, xử lý thông tin thường xun, kịp thời, xác, phục vụ cơng tác đạo điều hành - Quản lý thống việc ban hành văn TTHĐND, TTUBND đảm bảo chủ trương, đường lối Đảng quy định pháp luật 2.1.3 Cơ cấu UBND huyện Lục Ngạn Bao gồm: - Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Thanh Bình- người đứng đầu quan khối Ủy ban, có nhiệm vụ quản lý điều hành tồn hoạt động UBND - Các Phó Chủ tịch UBND huyện: giúp việc cho Chủ tịch công tác lãnh đạo Bao gồm 03 Phó Chủ tịch: +) Phó Chủ tịch phụ trách khối ngành kinh tế: Lê Bá Thành +) Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa- Xã hội: Trương Văn Năm +) Phó Chủ tịch phụ trách ngành Giao thơng- xây dựng: Cao Văn Hồn - UBND huyện có 12 phịng chun mơn thuộc UBND huyện: +) Văn phòng HĐND-UBND huyện +) Phòng Nội Vụ +) Phịng Cơng thương + Phịng Thanh tra +) Phịng Tư pháp +) Phịng Tài ngun- Mơi trường +) Phịng Tài chính- Kế hoạch +) Phịng Lao động Thương binh Xã hội +) Phịng Văn hóa- Thơng tin +) Phịng Giáo dục Đào tạo +) Phịng Nơng nghiệp phát triển nơng thơn +) Phịng Y tế - Ngồi cịn có khối quan khác trực thuộc UBND huyện như: +) Thường trực HĐND-UBND +) Phòng Dân tộc +) Phòng Kinh tế- Hạ tầng +) Đội quản lý trật tự GTXD Môi trường +) Đài TT-TH +) Trạm khuyến nơng +) Trung tâm văn hóa thể thao +) Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng +) Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình +) Trung tâm phát triển quỹ đất CCN 2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 2.2.1 Vị trí chức - Văn phịng HĐND UBND huyện Lục Ngạn (gọi tắt là Văn phòng) - Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn quan chuyên môn tham mưu tổng hợp cho UBND huyện Lục Ngạn hoạt động UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành UBND huyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân huyện, UBND huyện quan Nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân, UBND huyện Lục Ngạn - Văn phòng quan giúp việc cho Thường trực HĐND UBND huyện; tham mưu tổng hợp, phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Thường trực HĐND UBND huyện đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệu lực hiệu - Văn phịng HĐND UBND huyện có tư cách pháp nhân, có dấu riêng mở tài khoản Kho bạc Nhà nước theo quy định Pháp luật - Văn phòng HĐND-UBND tổ chức hoạt động UBND Chủ tịch UBND huyện việc đạo, điều hành hoạt đông chung Bộ máy hành Nhà nước, giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức điều hòa, phối hợp hoạt động quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND UBND xã, thị trấn để thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND huyện, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động 10 6.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu - Người đứng đầu quan có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu quan - Nhân viên văn thư người trực tiếp sử dụng dấu - Không tự ý cầm dấu đến nơi khác ngồi phịng làm việc -Mỗi quan sử dụng dấu Cơ quan có nhiệm vụ cấp số giấy tờ đặc biệt sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác nghiệp vụ phải phép quan có thẩm quyền -Những văn quan ban hành phải đóng dấu quan, văn Văn phòng ban hành phạm vi, quyền hạn giao phải đóng dấu Văn phịng 6.3 Bảo quản dấu - Con dấu quan bảo quản trụ sở quan giao cho cán văn thư bảo quản đóng dấu - Dấu quan bảo quản tủ đựng dấu - Cán văn thư giao giữ dấu có trách nhiệm bảo quản +) Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền +) Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền +) Khơng đóng dấu khơng có chữ ký - Nghiêm cấm việc làm dấu giả, dùng dấu giả, sử dụng dấu khơng quy định, mục đích 29 - Người đứng đầu quan có trách nhiệm giao nộp dấu cho quan quản lý dấu trường hợp dấu hỏng, quan đổi tên 6.4 Nhận xét - Nhìn chung cơng tác hoạt động quản lý sử dụng dấu quan hoạt động có hiệu quả, dấu trực tiếp văn thư sủ dụng giám sát chặt chẽ Lãnh đạo Văn phòng - Tuy nhiên, cịn số trường hợp văn bị đóng dấu chậm chễ, đóng dấu lên hết chữ ký Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan *) Lập hồ sơ việc tập hợp xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc, phương pháp định 7.1 Các loại hồ sơ hình thành quan, tổ chức - Danh mục hồ sơ bảng kê hồ sơ dự kiến năm văn thư quan, tổ chức kèm theo ký hiệu, thời hạn bảo quản hồ sơ xây dựng theo chế độ quy định - Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn chưa ban hành danh mục hồ sơ 7.2 Phương pháp lập hồ sơ - Có phương pháp lập hồ sơ là: +) Lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ +) Lập hồ sơ trường hợp khơng có danh mục hồ sơ: • Phân định hồ sơ • Sắp xếp văn hồ sơ: xếp theo trình tự thời gian, xếp theo trình tự giải cơng việc, xếp theo số thứ tự văn bản, xếp theo vần chữ • Đánh số tờ • Biên mục hồ sơ • Viết chững từ kết thúc 30 - Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND áp dụng lập hồ sơ theo phương pháp lập hồ sơ trường hợp khơng có danh mục hồ sơ Các loại hồ sơ lập hồ sơ kết thúc năm hoạt động quan 7.3 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Theo quy định hành, văn sau giải xong phải lập thành hồ sơ giữ lại đơn vị có liên quan năm để nghiên cứu, sử dụng cần thiết sau phải giao nộp vào lưu trữ quan - Hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan phải hồ sơ có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử - Đối với hồ sơ đến hạn nộp lưu, đơn vị cần giữ lại để tiếp tục theo dõi, nghiên cứu cần làm thủ tục mượn lại với lưu trữ quan - Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan phải kèm theo mục lục hồ sơ để làm kiểm tra theo dõi tình hình giao nộp.Mục lục hồ sơ nộp lưu lập thành bản, đơn vị giao nộp giữ, lưu văn thư lưu lưu trữ quan - Hiện Văn phịng HĐND-UBND chưa có phận lưu trữ riêng, mà tất hồ sơ tài liệu lưu trữ phận lưu trữ chung UBND huyện 7.4 Nhận xét - Có thể nhận thấy việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Văn phòng thực cách nghiêm chỉnh Đa số hồ sơ, tài liệu np vào lưu trữ quan thời hạn, đầy đủ, hoàn chỉnh - Tuy nhiên bên cạnh cịn tồn số hạn chế như: +) Cơ quan chưa lập danh mục hồ sơ +) Cơ quan chưa có phận lưu trữ riêng, dùng chung với ủy ban +) Đơi có số hồ sơ không nộp vào lưu trữ theo thời gian quy định 31 Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 8.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước giao tiếp công sở - Với tiêu chí định nhằm đảm bảo hoạt động văn phòng vào nề nếp, tạo thống nhất, Văn phòng HĐND-UBND huyện ban hành số văn quy định nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở như: +) Văn quy định trang phục cơng sở +) Nội quy phịng làm việc văn thư +) Quy chế thực chế cửa, cửa liên thông quan hành nhà nước địa bàn huyện Lục Ngạn 8.2 Nhận xét - Văn phòng HĐND-UBND thực nghiêm túc quy định nghi thức nhà nước, văn hóa cơng sở quan Đa số công nhân viên chức quan làm đầy đủ quy định, mặc trang phục theo quy định công sở - Đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phịng ln có ý thức chấp hành kỷ luật lao động, đoàn kết, phối hợp phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, tự giác học tập để nâng caon trình độ lý luận, chun mơn, nghiệp vụ - Tuy nhiên, Văn phịng chưa ban hành số quy định kĩ giao tiếp, số người làm muộn, sớm, mặc trang phục chưa quy định, dép lê tới quan Tìm hiểu trang thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng 9.1 Các loại thiết bị Văn phòng sử dụng hoạt động quan - Để đáp úng nhu cầu công việc, nhằm phục vụ tốt cho hiệu công việc, trang thiết bị công tác văn phòng văn phòng trang bị đầy đủ với số loại sau: +) Điện thoại để bàn: Là thiết bị thiếu công tác truyền thông tin, kết nối với phận ngồi quan 32 +) Máy tính: tập hợp gồm phận, cung cấp tiện nghi tồn diện, cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ, cung cấp tính, cung cấp moduel, đồ họa tất kết nối với +) Máy fax: phận xử lý văn truyền thơng cách trao đổi văn in tới phận xử lý văn khác qua máy computer máy chụp, hữu ích cho cơng việc trao đổi tài liệu +) Máy photo: với việc sử dụng máy photo đem laaij nhiều tiện ích việc để tạo giống y với gốc, thu nhỏ hay phóng to so với 33 +) Máy in: phục vụ cho việc in văn thành tập tài liệu.(ảnh) - Ngồi ra, Văn phịng HĐND-UBND huyện cịn sủa dụng số trang thiết bị khác phục vụ cơng tác văn phịng như: bàn, ghế, tủ 34 9.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng - Cùng với việc trang bị thiết bị cho cơng tác văn phịng, văn phịng trọng đến việc bảo quản, thường xuyên bảo dưỡng, sủa chữa mua sắm thêm trang thiết bị nhằm phục vụ cho cơng tác văn phịng đạt hiệu cao 9.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng - Để đáp ứng yêu cầu cơng việc việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào việc quản lý văn bản, soạn thảo văn chiếm vai trò quan trọng, đảm bảo tính xác, kịp thời, khoa học - Văn phịng sử dụng phần mềm như: phần phềm quản lý văn di, đến hệ thống quản lý điều hành tác nghiệp 9.4 Nhận xét - Với mục tiêu xây dựng Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn trở thành phịng ban có hiệu cơng tác cao, Văn phòng trọng đầu tư cho việc mua sắm trang thiết bị đầy đủ nhằm phục vụ cho cơng tác quản trị có hiệu quả, đồng thời sử dụng phần mềm hệ thống công tác quản lý tài liệu giúp cho việc quản lý, kiểm tra dễ dàng - Tuy nhiên, bên cạnh văn phịng chưa ban hành quy định việc bảo quản trang thiết bị, chưa thành lập đội quản lý trang thiết bị, chưa thường xuyên bảo trì trang thiết bị 35 PHẦN KẾT LUẬN 3.1 Ưu điểm - Được quan tâm chủ đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, HĐND-UBND huyện, đoàn kết thống tập thể quan,tinh thần chủ động sáng tạo, ý thức trách nhiệm cố gắng nỗ lực tập thể cán bộ, cơng nhân viên chức, Văn phịng HĐND-UBND huyện tiếp tục tổ chức thực tốt chức nhiệm vụ giao Duy trì xây dựng đơn đốc thực chương trình cơng tác tháng, q, năm TTHĐND, TTUBND huyện đề ra, công tác thông tin tổng hợp có nhiều cố gắng, thực nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo với cấp theo quy định,chủ động tham mưu đề xuất với TTHĐND, TTUBND huyện lãnh đạo, đạo thực nhiệm vụ thường xuyên nhiệm vụ đột xuất, công tác hành chính- quản trị quan tâm, phục vụ tốt hoạt động TTHĐND UBND huyện, phận Một cửa điện tử hoạt động có hiệu quả, công tác tiếp dân, giải đơn thư khiếu nại tốt 3.2 Nhược điểm - Bên cạnh kết đạt trên, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn tồn số hạn chế, tồn cần khắc phục sau: chất lượng số báo cáo chuyên đề chưa đạt yêu cầu, số báo cáo cấp cịn muộn, cơng tác lập hồ sơ kinh tế- xã hội phục vụ việc lập báo cáo chưa đày đủ, việc thực chế độ thông tin báo cáo số quan, văn phòng UBND xã, thị trấn chưa thơi gian, việc kiểm tra cơng tác đánh giá văn phịng chưa tiến hành thường xuyên, cách đánh giá thiên vị chưa đánh giá thực chất lơi lỏng 3.3 Giải pháp khắc phục nhược điểm tồn cơng tác văn phịng Văn phịng HĐND-UBND huyện, Để thực tốt mục tiêu, nhiệm vụ giao, Văn phòng HĐNDUBND huyện tiếp tục phát huy kết đạt được, khắc phục hạn chế tâm thực tốt nhiệm vụ sau: 36 - Nâng cao hiệu công tác tham mưu- tổng hợp, trọng công tác thu thập thông tin, xây dựng hồ sơ kinh tế- xã hội phục vụ công tác báo cáo, biên tập, soạn thảo, thẩm định kỹ văn trước trình TTHĐND-UBND huyện ký ban hành Tham mưu xây dựng, kiểm tra đôn đốc ngành, quan trì thực tốt công tác tháng, quý năm, đảm bảo nội dung chương trình cơng tác phản ánh đúng, đủ nhiệm vụ trung tâm địa phương - Tổ chức chuẩn bị hội nghị diễn thường xuyên, họp, buổi làm việc TTHĐND, TTUBND với ngành, xã, chuẩn bị đầy đủ,.chu đáo văn báo cáo Hội nghị - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào làm việc để nâng cao hiệu công việc, thu thập, xử lý thông tin, gửi nhận văn bản, theo dõi quản lý lưu trữ văn hệ thống điện tử, trọng đào tạo nâng cao trình độ tin học cho đội ngũ cán văn phòng Chủ động thực cơng tác kiểm sốt thủ tục hành chính, thường xun theo dõi, cập nhật, niêm yết kịp thời thủ tục hành sủa đổi, bổ sung - Thực công tác lưu trữ theo pháp lệnh nghị định quy định công tác lưu trữ, thu thập, quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ hàng năm, đảm bảo tính khoa học, chặt chẽ, phục vụ tốt cho việc tra cứu thông tin - Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn, tinh thần trách nhiệm hiệu công tác tham mưu cuả đội ngũ cán bộ, chuyên viên văn phòng Phổ biến, quán triệt kịp thời chủ trương, đường lối Đảng, sách pháp luật nhà nước với toàn thể cán bộ, Đảng viên, đạo cán bộ, công chức , nhân viên Văn phòng chủ động nghiên cứu, tahm mưu với lãnh đạo quan, đơn vị, việc đạo triển khai thực nhiệm vụ xử lý công việc đột xuất - Duy trì tốt mối quan hệ Văn phòng HĐND-UBND huyện với quan, đơn vị, Văn phòng UBND xã Phối hợp với ngành có liên quan kiểm tra, hướng dẫn cán văn phòng quan để trao đổi kinh nghiệm, chuyên môn nghiệp vụ thực nhiệm vụ Quy chế làm việc, Quy chế văn hóa cơng sở, Quy chế tiêu nội bộ, Quy định tiêu chí bình xét thi đua khen 37 thưởng Văn phòng quan, xã, thị trấn cho phù hợp với điều kiện thực 3.4 Tổng kết Qua thời gian kiến tập 22 ngày Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, rút nhận xét số kinh nghiệm sau: - Văn phòng HĐND-UBND huyện phận tham mưu tổng hợp cho HĐND UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo điều hành Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, bảo đảm sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động HĐND-UBND, trực tiếp quản lý, đạo hoạt động phận Tiếp nhận kiểm tra kết theo Quy chế cửa Văn phịng phận khơng thể thiếu UBND, giúp cho hoạt động Ủy ban hoạt động tốt có hiệu công việc − Đồng thời với giúp đỡ hướng dẫn tận tình cán bộ, nhân viên Văn phòng vằ Văn thư Ủy ban giúp tơi tìm hiểu đầy đủ nội dung nêu phần lý chọn đề tài Dưới hướng dẫn anh chị Văn phịng tơi học nhiều điều bổ ích phục vụ cho trình học tập áp dụng vào q trình làm việc sau trường.Lần tiếp xúc với công việc thực tế giúp làm quen với công việc chuyên môn, nắm vững nghiệp vụ rút cho kinh nghiệm quý báu công việc, rèn luyện tác phong làm việc phong cách giao tiếp ứng xử người cán văn phòng Với kết khảo sát thực tế phần giúp em nhận thức đắn nghề nghiệp, ngành theo học Qua lần kiến tập em có niềm tin vào nghề nghiệp mà chọn Một lần nữa, em xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới thầy, giáo, khoa Quản trị văn phòng, Ban lãnh đạo, Cán cơng chức Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn tạo điều kiện giúp đỡ hướng dẫn tận tình thời gian kiến tập vừa qua để hồn thành tốt cơng việc giao, hồn thành đợt kiến tập 38 - Qua việc tìm hiểu cơng tác Quản trị Văn phịng Văn phịng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn biết ưu nhược điểm cơng tác văn phịng quan, từ đưa số giải pháp nhằm góp phần phát huy mạnh khắc phục hạn chế tồn hoạt động Văn phịng Tơi hy vọng đóng góp góp phần làm cho cơng tác văn phịng hoạt động có hiệu 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo thực tập tốt nghiệp- Diệp Văn Phú(2006-2009) Cổng thông tin điện tử huyện Lục Ngạn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 2/8/2001 Chính Phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính Phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, nxb Chính trị Quốc gia- Vương Đình Quyền Giáo trình Quản trị văn phịng- PGS.TS Nguyễn Hữu Trí Giáo trình Cơng tác văn thư, lưu trữ- Văn phòng Trung ương Đảng năm 2014 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn hợp số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư 40 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Lục Ngạn Chủ tịch (chỉ đạo, điều hành chung) phó Chủ tịch phó Chủ tịch phó Chủ tịch (phụ trách lĩnh vực kinh tế) (phụ trách Văn hoá – xã hội) (phụ trách nơng nghiệp PTNT) Văn hố thơng tin GD & ĐT Tư pháp Công thương TC KH LĐ & TBXH Thanh tra huyện Nội Vụ TN MT NN & PT NT Y tế