Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng (Phòng Hành chính) 2 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan 2 1.1.1. Giới thiệu chung về Công ty Apatit Việt Nam 2 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Apatit Việt Nam 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty Apatit Việt Nam 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính 8 1.2.1. Chức năng 8 1.2.2. Nhiệm vụ 8 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty 10 1.3. Nhận xét, đánh giá 11 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.1. Các loại văn bản công ty ban hành 12 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 12 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 13 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản của công ty 14 2.5. Nhận xét, đánh giá 16 3. Quản lý văn bản đi 16 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 17 3.2. Đăng ký văn bản 17 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn 18 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 19 3.5. Lưu văn bản đi 19 3.6. Nhận xét, đánh giá 19 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 20 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 20 4.2. Đăng ký văn bản đến 21 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 21 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 22 4.5. Nhận xét, đánh giá 23 5. Quản lý và sử dụng con dấu 23 5.1. Các loại con dấu của cơ quan 23 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23 5.3. Bảo quản con dấu 24 5.4. Nhận xét, đánh giá 24 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại công ty 25 6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 25 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 26 6.4. Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28 6.5. Nhận xét đánh giá 30 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 31 7.1. Các quy định hiện hành của công ty về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở 31 7.2. Nhận xét đánh giá 31 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 31 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của công ty 31 8.2. Quản lý và sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng 33 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 33 8.4. Nhận xét đánh giá 33 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 PHỤ LỤC 37
MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU NỘI DUNG .2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng (Phòng Hành chính) 1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan .2 1.1.1 Giới thiệu chung Công ty Apatit Việt Nam 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty Apatit Việt Nam 1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty Apatit Việt Nam 1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Phòng Hành .8 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ .8 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng công ty .10 1.3 Nhận xét, đánh giá 11 Soạn thảo ban hành văn 11 2.1 Các loại văn công ty ban hành 12 2.2 Thẩm quyền ban hành văn .12 2.3 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 13 2.4 Quy trình soạn thảo văn công ty .14 2.5 Nhận xét, đánh giá 16 Quản lý văn .16 3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn 17 3.2 Đăng ký văn .17 3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mật, khẩn 18 3.4 Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 19 3.5 Lưu văn 19 3.6 Nhận xét, đánh giá 19 Quản lý giải văn đến 20 4.1 Tiếp nhận văn đến 20 4.2 Đăng ký văn đến 21 4.3 Trình, chuyển giao văn đến .21 4.4 Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến 22 4.5 Nhận xét, đánh giá 23 Quản lý sử dụng dấu 23 5.1 Các loại dấu quan 23 5.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu 23 5.3 Bảo quản dấu 24 5.4 Nhận xét, đánh giá 24 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 25 6.1 Các loại hồ sơ hình thành công ty .25 6.2 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 25 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 26 6.4 Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 28 6.5 Nhận xét đánh giá 30 Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 30 7.1 Các quy định hành công ty nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở 30 7.2 Nhận xét đánh giá 31 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 31 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động công ty 31 8.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng 33 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 33 8.4 Nhận xét đánh giá 33 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 37 Vinaapaco.com 37 PHỤ LỤC .38 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CNVC Công nhân viên chức VN Việt Nam SX-KD Sản xuất- kinh doanh QLDA Quản lý dự án CLB Câu lạc MỞ ĐẦU Phải thấy rằng, tất quan, đơn vị, tổ chức trị, xã hội, công ty nước, tổ chức có phận thiếu văn phòng Văn phòng máy giúp lãnh đạo quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan Trong năm học này, Trường Đại học Nội Vụ với khoa Quản trị văn phòng tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập văn phòng quan, tổ chức với phương châm “Học đôi với hành” Cơ quan mà đến kiến tập Công ty Apatit Việt Nam Mục tiêu chuyến kiến tập để khảo sát công tác hành văn phòng văn phòng Công ty Apatit VN, đánh giá ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan đưa giải pháp khắc phục Quá trình kiến tập Công ty Apatit VN giúp cho có thêm nhiều kiến thức thực tế công tác hành văn phòng, đồng thời giúp trau dồi kinh nghiệm, kỹ mềm để phục vụ cho công việc sau Những nội dung mà nghiên cứu khảo sát kiến tập: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng (Phòng Hành chính); - Tìm hiểu công tác soạn thảo ban hành văn bản; - Tìm hiểu quản lý văn đi; - Tìm hiểu quản lý giải văn đến; - Tìm hiểu quản lý sử dụng dấu; - Tìm hiểu lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp; - Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng NỘI DUNG Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng (Phòng Hành chính) 1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan 1.1.1 Giới thiệu chung Công ty Apatit Việt Nam Mỏ Apatít Lào cai nằm hữu ngạn sông hồng, trải dài gần 100 Km từ Bát xát -Lũng pô đến Bảo hà, phát từ năm 1924 Sau thời kỳ khai thác tư Pháp Nhật (1930-1945), từ 1954, Đảng Nhà nước ta định khôi phục xây dựng mở rộng sản xuất Mỏ Apatít Việt Nam Từ đến trải qua 45 năm, Mỏ Apatít Lào cai (nay Công ty Apatít Việt Nam ) có phát triển không ngừng Đó khai thác 10 triệu quặng loại, cung cấp đủ nguyên liệu cho nhà máy sản xuất phân bón, phục vụ cho chiến lược phát triển nông nghiệp, nông thôn Với lợi vùng tài nguyên quý hiếm, Mỏ Apatít Lào cai trực tiếp phục vụ cho việc đảm bảo an toàn lương thực Quốc gia, góp phần đầy đẩy mạnh mạnh nông nghiệp Việt Nam Ngoài ý nghĩa kinh tế, 45 năm qua khu Mỏ góp phần quan trọng vào việc phát triển kinh tế - xã hội vùng núi biên giới, góp phần bảo vệ vững chủ quyền đất nước Năm 1958 cán công nhân viên Mỏ Apatít Lào cai vinh dự đón Bác Hồ thăm, lời dậy ân cần người soi sáng bước tới thành công Mỏ 40 năm qua Với thành tích quan trọng đạt được, Mỏ Apatít Lào cai Đảng, Nhà nước tặng thưởng nhiều huân, huy chương cao quý xứng đáng điểm sáng công nghiệp vùng núi tây bắc tổ quốc Trong trình phát triển Mỏ Apatít Lào cai vượt qua nhiều khó khăn, gian khổ từ năm đầu thời kỳ khôi phục kinh tế xây dựng chủ nghĩa xã hội miền Bắc chống chiến tranh phá hoại, chi viện đắc lực cho chiến trường miền Nam kháng chiến chống Mỹ, cứu nước tham gia bảo vệ kỷ cương tổ quốc Có thành ngày nhờ quan tâm đạo Đảng, Nhà nước, Bác Hồ kính yêu, giúp đỡ có hiệu nhân dân Liên xô, phối hợp cấp, ngành nhân dân địa phương đoàn kết, lỗ lực vượt lên trở ngại tập thể cán bộ, công nhân, viên chức Mỏ Apatít Lào cai CÔNG TY APATIT VIỆT NAM - Thành lập theo Quyết định số: 116/2004/QĐ-TTg, ngày 29/06/04 Thủ tướng Chính phủ - Tên giao dịch quốc tế: Vietnam Apatit Limited Company - Tên viết tắt tiếng anh: VINAAPACO - Trụ sở giao dịch chính: Phường Pom Hán, TP Lào Cai, tỉnh Lào Cai - Điện thoại: 0203.852.252 - Fax: 0203.852.399 - Email: vinaapaco@vinaapaco.com - Web: www.vinaapaco.com - Văn phòng đại diện: số 2, Quan Thổ 1, Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội - Ngành nghề kinh doanh: Khai thác tuyển quặng Apatit - Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ đơn vị trực thuộc hạch toán kinh tế nội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ công ty Apatit Việt Nam Căn vào Quyết định thành lập công ty Apatit Việt Nam số: 116/2004/QĐ-TTg, ngày 29/06/04 Thủ tướng Chính phủ Căn vào Điều lệ tổ chức hoạt động công ty Apatit Việt Nam (XEM PHỤ LỤC 1) • Chức - Sử dụng có hiệu đảm bảo phát triển vốn tổng Công ty giao, bao gồm phần vốn góp vào liên doanh đầu tư vào doanh nghiệp khác hình thức khác nhau, nhận sử dụng có hiệu tài nguyên, đất đai nguồn lực khác tổng Công ty giao cho Công ty - Sử dụng vốn nguồn lực khác để giao thực mục tiêu nhiệm vụ kinh doanh - Chấp hành điều động điều hòa tổng Công ty tài sản, vốn nguồn lực khác mà tổng Công ty giao cho Công ty quản lý sử dụng theo quy chế tài tổng Công ty -Tổ chức kinh doanh -Thực quy định Nhà nước tổng Công ty lĩnh vực hợp tác quốc tế Việc cử người Công ty nước công tác, học tập, tham quan khảo sát việc mời người nước vào Việt Nam làm việc với Công ty Tổng Giám đốc xem xét định theo đề nghị của Giám đốc Công ty -Thực việc trả lương, thưởng cho người lao động theo kết kinh doanh Công ty theo đơn giá tiền lương tổng Công ty duyệt -Tổ chức việc đào tạo mới, đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ công nhân viên chức, bảo đảm nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu phát triển Công ty -Thực chế độ quy chế sử dụng quản lý vốn, tài sản quỹ, kế toán, hạch toán chế độ khác tài theo quy định Nhà nướcvà quy chế tài công ty Chịu trách nhiệm tính xác thực hợp pháp hoạt động tài Công ty -Thực nghĩa vụ nộp thuế khoản nộp ngân sách theo quy định pháp luật, trích nộp quỹ tập trung tổng Công ty theo quy định quy chế tài tổng Công ty • Nhiệm vụ Công ty Apatít Việt Nam (VINAAPACO) đơn vị thành viên Tổng Công ty hóa chất Việt Nam, thực nhiều chức nhiệm vụ, nhiệm vụ quan trọng quản lý khai thác khu mỏ apatit Lào Cai nhằm cung cấp đầy đủ loại quặng apatit cho nhà máy sản xuất phân bón, góp phần vào an ninh lương thực nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa nông nghiệp nông thôn Công ty thực khai thác tuyển quặng apatit phục vụ cho nhà máy sản xuất phân bón bao gồm supe lân, lân nung chảy, DAP, sản xuất phốt vàng Ngoài sản xuất quặng apatit, VINAAPACO sản xuất số sản phẩm khác với khối lượng tương đối lớn phân NPK, quặng fenspat, caolin, phụ gia loại,v.v… Nhằm sử dụng hợp lý tài nguyên, Bộ Công nghiệp giao nhiệm vụ cho công ty Hóa chất mỏ - Incodemic phối hợp với VINAAPACO thực quy hoạch thăm dò, khai thác tuyển quặng đến năm 2020, có tính đến sau 2020 Một số nhiệm vụ quy hoạch, khai thác sau: Xác định sản lượng loại quặng cần thiết; phương án thứ tự khai thác khai trường phương án chọn lựa; nghiên cứu ảnh hưởng trình khai thác quặng đến môi trường biện pháp giảm thiểu tác hại 1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty Apatit Việt Nam Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc KT-SX ĐT-PT K.tế-Đ.sống 10 12 Ban QLDA C.Đường 13 14 16 K L 15 M A B C D E F G H I 17 Mẫu danh mục hồ sơ công ty: TẬP ĐOÀN HÓA CHẤT VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY APATIT VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA CÔNG TY APATIT VIỆT NAM NĂM 2015 Số ký Tên đề mục tiêu đề hồ sơ hiệu HS Thời hạn bảo quản Đơn vị/ người lập hồ Ghi sơ Bản Danh mục hồ sơ có …….(1) hồ sơ, bao gồm: …………….(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ………… (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn GIÁM ĐỐC (chữ ký, dấu) NGUYỄN QUANG HUY 6.3 Phương pháp lập hồ sơ • Mở hồ sơ: - Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ - Mỗi cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ công việc 26 - Trong năm, có công việc phát sinh cán nhân viên phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm • Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ:Sau mở hồ sơ, phòng ban, cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng mở • Sắp xếp công văn, giấy tờ hồ sơ: Tùy vào loại hồ sơ cán nhân viên công ty xếp theo nhiều cách khác nhau: - Sắp xếp theo trình giải công việc: Văn hình thành trước để lên trên, văn hình thành sau xếp xuống Thường áp dụng cho hồ sơ hội nghị,… - Sắp xếp theo số thứ tự văn bản: xếp văn có số nhỏ trước, đến số lớn Áp dụng cho tập lưu văn công ty - Theo thời gian: văn có ngày, tháng đến sớm xếp trước, văn có ngày, tháng đến muộn xếp sau • Kết thúc biên mục hồ sơ: Sau công việc giải xong tiến hành kết thúc hồ sơ, trường hợp cuối năm mà hồ sơ chưa giải xong để lại năm sau ghi vào Danh mục hồ sơ năm sau Khi kết thúc hồ sơ phải kiểm tra lại: - Nếu thiếu văn bản, giấy tờ bổ sung đầy đủ; - Loại văn trùng thừa, không giá trị, tư liệu không cần thiết kèm theo hồ sơ, chưa phân biệt rõ ràng giữ lại để đánh giá sau; - Kiểm tra xếp trật tự văn hồ sơ, lộn xộn xếp lại; - Đánh số tờ để cố định vị trí văn hồ sơ 27 - Ghi mục lục văn - Viết chứng từ kết thúc Hồ sơ giải xong, sau kết thúc để lại đơn vị làm việc năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết, sau nộp lưu • Viết bìa hồ sơ 6.4 Nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Hiện công ty có phòng lưu trữ Diện tích phòng khoảng 12m Có giá tủ lớn, giá tủ nhỏ để tài liệu Điều kiện bảo quản: Phòng Lưu trữ bố trí nơi khô thoáng, không ẩm ướt, vệ sinh ngày, có thiết bị phòng chống cháy Tủ tài liệu • Trách nhiệm việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Giám đốc công ty có tránh nhiệm đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan đơn vị trực thuộc phạm vi quản lý; - Chánh Văn phòng: Tham mưu cho Giám đốc việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; 28 Tổ chức thực lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Các đơn vị, cá nhân quan: chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ quan; Cán bộ, nhân viên có tránh nhiệm lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ công việc phân công phụ trách theo dõi, giải quyết; - Cán văn thư quan: Giúp Giám đốc, Chánh Văn phòng mặt nghiệp vụ, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán nhân viên công ty; hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ; Hàng năm có trách nhiệm thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, tổ chức, cá nhân vào kho lưu trữ quan theo quy định hành • Quy trình nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan - Hàng năm, đơn vị thu thập hồ sơ cần nộp lưu (tức hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản từ năm trở lên theo quy định quan ghi Danh mục hồ sơ) năm trước nộp lưu theo đơn vị vào Phông lưu trữ quan kèm theo Mục lục hồ sơ nộp lưu - Hồ sơ giải xong, sau kết thúc, để đơn vị cá nhân phụ trách năm để theo dõi, nghiên cứu cần thiết để hoàn chỉnh hồ sơ, sau nộp lưu vào lưu trữ quan; - Cán bộ, công chức, viên chức làm nghiệp vụ lưu trữ quan nhận hồ sơ nộp lưu phải đối chiếu với Mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ cần, yêu cầu đơn vị bổ sung cho đủ Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ quan người giữ bản; - Cán bộ, công chức, viên chức làm nghiệp vụ lưu trữ quan, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh khâu kỹ thuật (nếu có), xem xét lại thời hạn bảo quản, làm thống kê, xếp lên giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, khai thác 29 6.5 Nhận xét đánh giá Ưu điểm: Lãnh đạo phòng ban Công ty, xí nghiệp, đơn vị thành viên nhận thức ý nghĩa tầm quan trọng việc lưu trữ tài liệu; trọng việc tổ chức thực công tác lưu trữ Nhiều cán bộ, nhân viên tâm huyết tích cực hợp tác, trao đổi cởi mở, đưa ý kiến đóng góp cho công tác Lưu trữ Công ty trước mắt lâu dài Nhược điểm: Qua khảo sát cho thấy, Cơ quan Công ty hồ sơ tài liệu hồ sơ công việc chủ yếu phòng, ban, cá nhân làm công tác chuyên môn lưu giữ Số lượng tài liệu, đặc biệt hồ sơ công việc tương đối nhiều chưa thu thập, chỉnh lý; phòng phải tận dụng tối đa không gian, diện tích nơi làm việc để lưu giữ tài liệu Nhân viên văn thư công ty kiêm làm lưu trữ Hiện trạng, khối lượng hồ sơ tài liệu, đặc biệt tài liệu hình thành từ hoạt động SXKD phòng, đơn vị thành viên lớn, điều kiện bảo quản, bảo mật thông tin không đảm bảo theo quy định Nhà nước; cán phụ trách nhân viên chuyên môn chưa tập huấn nghiệp vụ lưu trữ nên việc triển khai làm lưu trữ gặp khó khăn; sở vật chất nhân lực phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu thiếu, chưa đảm bảo yêu cầu công việc Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ chưa tiến hành định kì để khắc phục tượng gây ảnh hưởng tới tuổi thọ hồ sơ lưu trữ Giải pháp: Mở rộng phòng lưu trữ Tuyển nhân viên làm lưu trữ để giảm bớt khối lượng công việc cho văn thư Tập huấn cho nhân viên nghiệp vụ lưu trữ Ứng dụng khoa học công nghệ vào lưu trữ Cần bố trí thêm nhiều trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: giá, hộp, đồng hồ đo độ ẩm, máy hút ẩm,… phương tiện có để nâng cao hiệu làm việc quan Tiến hành khử trùng, chống mối mọt, bảo quản an toàn khối tài liệu Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 7.1 Các quy định hành công ty nghi thức nhà nước, giao tiếp 30 công sở Về trang phục, giao tiếp ứng xử cán nhân viên quy định nội quy lao động công ty Apatit Việt Nam Cụ thể nội quy quy định: - CNVC đến nơi làm việc giờ, không muộn sớm thời gian làm việc phải làm việc vị trí, công việc phân công, không rời vị trí chưa phép người quản lý, không làm việc riêng - Khi đến trụ sở quan làm việc: phải mang trang phục đảm bảo lịch sự, gọn gàng, quy định công tác an toàn lao động BHLĐ, giữ gìn trật tự nơi làm việc Nghiêm cấm uống rượu bia, chất kích thích khác làm việc ăn nghỉ ca không gây lộn xộn, đánh chửi có hành vi thiếu văn hóa người,… 7.2 Nhận xét đánh giá Ưu điểm: Công ty có quy định trang phục , giao tiếp nơi công sở Các cán nhân viên công ty chấp hành nghiêm chỉnh quy định đặt Nhân viên ứng xử với khách lịch sự, ân cần, tế nhị Mọi người văn phòng có thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng khách giao tiếp, tích cự hợp tác giải công việc, đáp ứng yêu cầu khách đến liên hệ công tác Nhược điểm: Chưa có quy chế cụ thể nghi thức nhà nước Một số nhân viên có thái độ hách dịch với khách hàng Vẫn có tượng tụ tập nói chuyện riêng làm việc Giải pháp: Công ty cần ban hành thêm quy chế nghi thức nhà nước Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động công ty Công ty bố trí đầy đủ trang thiết bị cho phòng để phục vụ cho trình làm việc Các thiết bị văn phòng gồm: máy tính, máy fax, máy in, máy photo, máy scan, điện thoại bàn 31 Hình ảnh trang thiết bị văn phòng Máy tính Máy in Máy photo Máy Fax 32 8.2 Quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng Hiện công ty chưa ban hành quy chế quy định sử dụng trang thiết bị Các thiết bị văn phòng giao cho cá nhân tự quản lý, thiết bị phòng phòng quản lý Tuy chưa có quy chế cụ thể nội quy công ty có quy định việc sử dụng tài sản, trang thiết bị Cụ thể sau: - Vật tư, máy móc, thiết bị, phương tiện, dụng cụ làm việc công ty giao cho đơn vị cá nhân quản lý phải sử dụng mục đích Mỗi CNVC phải quản lý giữ gìn không để mát, phải đấu tranh với hành vi thiếu trách nhiệm làm hư hỏng, mát có hành vi phá hoại - Nghiêm cấm việc sử dụng tài sản, vật tư công ty sử dụng vào việc riêng Công ty chưa có phận chuyên trách quản lý trang thiết bị Thiết bị giao cho người chịu trách nhiệm quản lý Việc kiểm tra, bảo dưỡng, bảo trì, tu sửa trang thiết bị phòng ban tự tiến hành Nếu trang thiết bị hỏng hóc Phòng ban xin ý kiến Lãnh đạo công ty việc sửa chữa mua thiết bị 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng Các phần mềm mà công ty sử dụng công tác văn phòng gồm: excel, word, power point Phần mềm excel: sử dụng công tác quản lý nhân sự, dùng để tính lương, lập danh sách nhân viên; công tác hành dùng để theo dõi văn phòng phẩm, chấm công,… Phần mềm word dùng để soạn thảo văn Phầm mềm powerpoint dùng để thuyết trình, báo cáo, sử dụng hội họp hội nghị 8.4 Nhận xét đánh giá Ưu điểm: Các phòng ban có đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc, có mạng internet phần mềm cần thiết Các trang thiết bị 33 văn phòng nhân viên sử dụng tiết kiệm hiệu quả, chức loại Nhược điểm: Thiết bị cũ lỗi thời gây khó khăn chậm trễ giải công việc.Việc sử dụng thiết bị quan vào việc riêng xảy Vẫn trường hợp nhân viên quên không tắt thiết bị trước Công ty chưa ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn Giải pháp: Công ty cần đầu tư trang thiết bị đại hơn, cập nhật phần mềm để trình làm việc nhanh chóng chuyên nghiệp Cần bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị thường xuyên Công ty nên lập tổ quản trị thiết bị quản lý văn phòng để tiện theo dõi kiểm tra tình hình sử dụng 34 KẾT LUẬN Qua thời gian ngắn tiếp xúc với thực tế với hướng dẫn nhiệt tình cô văn phòng Công ty Apatit Việt Nam, có nhiều học bổ ích cho thân cho công việc sau Tôi hướng dẫn thực hành nghiệp vụ công tác văn thư như: - Cách đóng loại dấu - Cách xếp văn bản, tài liệu - Chuyển giao văn trình văn lên Giám đốc - Cách vào sổ văn đi, đến, sổ công tác - Cách tiếp nhận văn đến, bóc bì văn Không thế, tập giúp học hỏi thêm nhiều kỹ năng: kỹ giao tiếp với cấp trên, với đồng nghiệp, kỹ giao tiếp qua điện thoại, kỹ quản lý thời gian Qua việc quan sát tìm hiểu biết cách xếp bố trí phòng làm việc cho hợp lý, nắm quy trình làm việc thủ tục khác, nắm công việc đặc trưng văn phòng Hơn nữa, cán nhân viên công ty hướng dẫn cách sử dụng trang thiết bị văn phòng: cách photo tài liệu, cách gửi fax, cách scan gửi mail,… Ngoài chủ động làm công việc hậu cần như: dọn dẹp phòng làm việc, chuẩn bị pha trà tiếp khách Trong thời gian kiến tập tự nhận thấy nghiêm túc chấp hành nội quy quan, tích cực học hỏi kỹ nghề, hoàn thành tốt công việc giao, thái độ ứng xử tốt, vui vẻ hòa đồng với người văn phòng Tuy nhiên gặp nhiều khó khăn trình kiến tập là: số nghiệp vụ chưa thực hành, chưa có nhiều công việc để làm, lý thuyết chênh lệch với thục tiễn, vài vấn đề liên quan đến bảo mật công ty nên người hướng dẫn không cho phép tìm hiểu 35 Mặc dù thời gian đầu, có bỡ ngỡ lần tiếp cận với công việc thực tế, với bảo hướng dẫn nhiệt tình cán hướng dẫn nhanh chóng thích ứng với môi trường làm việc Những kiến thức học hỏi thu thập công ty giúp phần hình dung cách làm việc văn phòng để từ có định hướng tốt công việc chuyên môn Việc thực hành công việc thực tế củng cố lý thuyết học ghế nhà trường mà giúp có thêm nhiều kinh nghiệm làm việc, giúp ngày trưởng thành hơn, sở để phấn đấu trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp tương lai 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Phạm Mĩ Hạnh (2008) Giáo trình Quản trị văn phòng, Học viện công nghệ bưu viễn thông, Hà Nội Trần Thị Thanh Thủy (2005) Thực trạng công tác văn phòng công ty Appatit Việt Nam, Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng, Trường Đại học dân lập Phương Đông Thông tư 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nghị định số 110/2004/ND-CP phủ công tác văn thư Nghị định số 58/2001/NĐ-CP phủ quản lý sử dụng dấu Vinaapaco.com 37 PHỤ LỤC Điều lệ tổ chức hoạt động công ty Apatit Việt Nam Nội quy lao động công ty Apatit Việt Nam Quyết định việc ban hành quy chế công tác văn thư công ty Apatit Việt Nam Mẫu sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn đến Một số văn sai thể thức Các văn đính kèm: Nhật ký kiến tập lớp đại học Quản trị văn phòng khóa 2013-2017 Phiếu đánh giá kết kiến tập sinh viên 38 Mẫu sổ đăng ký văn công ty Apatit Việt Nam Mẫu bìa sổ: CÔNG TY APATIT VIỆT NAM CÔNG VĂN ĐI Số:…………………… Năm:………………… Quyển số:……………… Mẫu đăng kí bên sổ: Số, KH Ngày Tên Người Nơi Đơn vị, Số văn tháng loại ký nhận người lượng VB trích nhận yếu nội lưu dung Ghi Mẫu sổ đăng ký văn đến Mẫu bìa sổ: CÔNG TY APATIT VIỆT NAM CÔNG VĂN ĐẾN Quyển số…………… Năm………………… Mẫu đăng ký bên sổ: Ngày, Số Nơi gửi Số kí Ngày, Tên loại Nơi Ký Ghi tháng, đến công hiệu tháng trích nhận nhận văn công công yếu nội văn văn dung năm