Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Chương I.GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm: 3 1.1.1. Lịch sử hình thành: 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Chỉnh lý: 5 1.2.1. Chức năng: 5 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn: 5 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 6 2.1. Hoạt động quản lý: 6 2.1.1. Tài liệu hành chính: 6 2.1.2. Tài liệu Khoa học kỹ thuật: 8 2.1.3. Tài liệu nghe nhìn: 9 2.1.4. Tài liệu xuất xứ cá nhân: 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ: 11 2.2.1. Văn bản quy định về chỉnh lý tài liệu giấy: 11 2.2.2. Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ: 12 2.2.2.1. Soạn thảo văn bản: 12 2.2.2.2. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 14 2.2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 15 2.2.2.4. Thu thập tài liệu vào lưu trữ: 16 2.2.2.5. Xác định giá trị tài liệu: 17 2.2.2.6. Chỉnh lý tài liệu: 18 2.2.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ: 21 Chương 3.NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 24 3.1. Nhận xét, đánh giá: 24 3.2. Đề xuất giải pháp, khuyến nghị: 24 KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ LỜI MỞ ĐẦU Như biết, công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử nhu cầu đáng khác quan, tổ chức, cá nhân Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ tổ chức tất quốc gia giới hoạt động nhà nước quan tâm Là sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà nội với chuyên ngành Lưu trữ học, em thầy cô giảng dạy, đồng thời qua tìm hiểu phần biết đặc điểm, hoạt động công tác lưu trữ Nhằm trang bị cho sinh viên thêm kiến thức kĩ ngành nghề, Trường đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết gần với thực tế rèn luyện thêm ý thức làm việc Thực phương châm “Học đôi với hành” Được đồng ý Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em tiếp nhận Phòng Chỉnh Lý Trung tâm để giúp cán lưu trữ thực nghiệp vụ đào tạo số công việc khác hướng dẫn cán chuyên viên Trung tâm Đây thực môi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ công tác Lưu trữ Với kiến thức lý luận trang bị, tích lũy thời gian học tập trường, đồng thời với trình tự học trực tiếp thực công việc thực tế nơi kiến tập, em nhận thức rõ vai trò, nhiệm vụ công tác Lưu trữ sống quan, từ rèn luyện động, nhiệt tình, tỉ mỉ, lòng say mê với nghề nghiệp cán lưu trữ Trong thời gian kiến tập gần tuần (từ ngày 1/6 đến ngày 17/6/2016) Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em nhận hướng dẫn nhân viên, cán bộ, chuyên viên Trung tâm bảo tận tình môi trường làm việc thân thiện chuyên viên trực tiếp hướng dẫn Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ kiến tập tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt kiến tập Do thời gian, trình độ vốn kiến thức kinh nghiệm có hạn chế định, báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, chưa khách quan nhận định, đánh đưa đề xuất, giải pháp Vì vậy, em mong nhận thông cảm ý kiến đóng góp quý báu cán Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; giảng viên khoa Văn thư-Lưu trữ để cáo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm: 1.1.1 Lịch sử hình thành: Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia thành lập theo Quyết định số 118/TCCP-TC ngày 10/6/1995 Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) đơn vị nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: Trung tâm có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu, tư liệu có ý nghĩa quốc gia hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Trung ương; cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam địa bàn lãnh thổ từ Quảng Bình trở phía Bắc quan, tổ chức cấp kỳ, liên khu, khu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa từ năm 1945 đến Cụ thể là: Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân: a) Tài liệu quan, tổ chức trung ương quan, tổ chức chấp liên khu, khu, đặc khu Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa; b) Tài liệu quan, tổ chức trung ương Nhà nước Cộng hõa xã hội chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ tỉnh Quảng Bình phía Bắc; c) Hồ sơ địa giới hành cấp; d) Các tài liệu khác giao quản lý Thực hoạt động lưu trữ: a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý Trung tâm; Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; c) Thực biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: xếp, vệ sinh tài liệu kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu biện pháp khác; d) Xây dựng quản lý sở liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ; đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm; 3.Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm Quản lý người làm việc, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật phân cấp Cục trưởng Thực dịch vụ công dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật quy định Cục trưởng Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức: Hiện tại, Trung tâm có phòng chức nghiệp vụ: Phòng Thu thập Sưu tầm tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Công bố Giới thiệu tài liệu Phòng Tin học công cụ tra cứu Phòng Đọc Phòng Tài liệu nghe nhìn Phòng Hành - Tổ chức Phòng kế toán 10 Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc không 03 Phó Giám đốc Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ chức thuộc Trung tâm Các Phó Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công phụ trách Trung tâm có 100 viên chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Chỉnh lý: 1.2.1 Chức năng: Tổ chức thực hiện, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn: - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc pham vị quản lý Trung tâm; - Căn tiêu kế hoạch, tiến hành chỉnh lý tài liệu theo quy trình chỉnh lý - Tham gia nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ Vò hoạt động thực tiễn đơn vị; - Trực tiếp quản lý vật tư, tài sản, biên chế Trung tâm giao cho đơn vị; - Tham gia thực công việc phòng, chống cháy nổ phòng chống lụt bão Trung tâm; - Soạn thảo văn báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị để Trung tâm ban hành; - Thực công việc khác Giám đốc Trung tâm giao Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III 2.1 Hoạt động quản lý: Trung tâm quản lý 15 km giá tài liệu gồm loại hình bản: Tài liệu hành chính; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu nghe nhìn; tài liệu có nguồn gốc cá nhân Cụ thể sau: 2.1.1 Tài liệu hành chính: Với số lượng 5000 mét giá 246 phông, khối tài liệu hành chiếm vị trí lớn kho lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Đây tài liệu gốc, bản, có nhiều viết tay hay có bút tích Chủ tịch Hồ Chí Minh nhiều lãnh đạo Nhà nước khác Một khối tài liệu quan trọng phông Quốc hội - quan quyền lực cao Nhà nước Việt Nam Ở bao gồm hồ sơ, tài liệu Tổng tuyển cử bầu Quốc hội ngày 06/01/1946, hồ sơ kỳ họp Quốc hội Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, có hồ sơ kỳ họp Khoá thứ Quốc hội, hồ sơ Hội nghị Hiệp thương Chính trị thống tổ chức TP Hồ Chí Minh năm 1975 Nói chung, tài liệu phông Quốc hội chứng lịch sử phản ánh hoạt động lập pháp Nhà nước Việt Nam trình xây dựng đạo luật từ Hiến pháp năm 1946 đến Hiến pháp sau này; trình soạn thảo ban hành Đạo luật, Pháp lệnh, Nghị quan trọng Nhà nước Chiếm số lượng lớn có vị trí đặc biệt quan trọng khối tài liệu hình thành hoạt động Phủ Thủ tướng từ sau năm 1945 đến Với đa dạng thành phần, phong phú nội dung, khối tài liệu bao quát lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội Việt Nam, từ ngày đầu thành lập nước đến kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, tiến tới thống nước xây dựng XHCN ngày Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Thành phần tài liệu Phông Phủ Thủ tướng phân loại thành nhóm sau: - Tài liệu chung: Ở bao gồm nhóm tài liệu hồ sơ họp Hội đồng Chính phủ Thường vụ Hội đồng Chính phủ; loại văn pháp quy, Sắc lệnh, Quyết định Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ; loại báo cáo định kỳ, báo cáo tình hình kháng chiến Hội đồng Quốc phòng tối cao, ngành, địa phương, liên khu, phong trào thi đua quốc - Tài liệu nội chính: Phản ánh vấn đề tổ chức xây dựng củng cố quyền từ Trung ương đến địa phương; trật tự trị an, tư pháp, tra; địa giới hành chính; biên giới, hải đảo; giảm tô cải cách ruộng đất; cải tạo công thương nghiệp; hoạt động tổ chức ngụy quyền, phản động; tôn giáo ngoại kiều; vấn đề xã hội khác - Trong nhóm tài liệu quân sự: Có huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh, kế hoạch, báo cáo quân Nhóm tài liệu thể chiến lược, sách lược quân thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự; việc sản xuất quân trang, quân dụng trang bị quân đội; điều hành đạo, lãnh đạo Hội đồng Quốc phòng tối cao chiến tranh chống Pháp, chống Mỹ; tổn thất chiến tranh, sách tù binh, hàng binh dân vận - Tài liệu ngoại giao: có hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp Đà Lạt (1946), Hội nghị Phông-ten-nơ-blô Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954) Hội nghị Pari lập lại hòa bình Việt Nam; Hội nghị Quốc tế ủng hộ Việt Nam; hồ sơ việc thiết lập quan hệ ngoại giao ký kết hiệp ước Hiệp định hợp tác quốc tế; việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc tổ chức quốc tế khác - Nhóm tài liệu kinh tế tài chính: Thể chủ trương, sách, biện pháp xây dựng phát triển kinh tế thời kỳ cách mạng Việt Nam Trong có hồ sơ Hội nghị Cán Kinh tế Tài toàn quốc Ban Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Kinh tế Trung ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch báo cáo tình hình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giao thông công ngành địa phương Trong có tài liệu phản ánh đóng góp nhân dân cho kháng chiến "Tuần lễ vàng cho quỹ Độc lập" - Tài liệu văn xã: phản ánh chủ trương, sách hoạt động phát triển văn hóa, giáo dục, y tế xã hội Nhà nước Việt Nam Trong có nhiều tài liệu phản ánh trình thành lập phát triển nhiều quan văn hóa nghệ thuật; phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; chương trình cải cách giáo dục - Nhóm tài liệu kế hoạch - thống kê: lưu giữ số liệu tiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội dài hạn ngắn hạn Nhà nước Trung ương, ngành địa phương; số liệu thống kê tổng hợp kinh tế, văn hóa xã hội dân số qua thời kỳ lịch sử khác Ngoài hai nguồn tài liệu nêu trên, hàng loạt phông Bộ, ngành quan Trung ương, có nhiều quan giải thể nhiều quan hoạt động Bộ, ngành: Nội vụ, Lao động - Thương binh - Xã hội, Công nghiệp, Nông lâm, Nông trường, Thủy lợi, Nội thương, Giao thông, Y tế, Văn hóa, Giáo dục, Bưu điện, Dự trữ Quốc gia, Vật tư, Ngân hàng, Thể thao, Dầu khí Bên cạnh đó, chiếm vị trí đáng kể khối tài liệu quan hành cấp khu, liên khu giải thể như: Khu Tự trị Việt Bắc, Tây Bắc, Liên khu III, Liên khu IV, V, Uỷ ban Kháng chiến Hành Nam bộ, Trung tỉnh miền Nam Mảng tài liệu phản ánh xác thực đầy đủ kháng chiến toàn dân, toàn diện, trường kỳ thắng lợi vẻ vang nhân dân nước ta năm kháng chiến chống Thực dân Pháp 2.1.2 Tài liệu Khoa học kỹ thuật: Tính đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bảo quản gần 1000 mét giá tài liệu Khoa học kỹ thuật 32 công trình lớn có ý nghĩa quốc gia, có công trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500KV Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sông Đà, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai mỏ Prít Giáp Lai, cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh nhiều công trình xây dựng khác 2.1.3 Tài liệu nghe nhìn: - Tài liệu phim điện ảnh: Bao gồm gần 96 phim (với gần 500 cuộn phim) thời phản ánh sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất nhân dân Việt Nam Trong có 20 phim hãng phim nước quay thời điểm chiến tranh Việt Nam với hình ảnh tố cáo tội ác chiến tranh Đế quốc Mỹ gây Việt Nam phản ánh ủng hộ nhân dân giới nhân dân Việt Nam - Tài liệu ảnh: Gần 100.000 ảnh dương 52.000 phim (âm bản), 258 cuộn phim điện ảnh, phim thời phản ánh hoạt động Đảng, Chính phủ nhân dân ta công xây dựng đấu tranh bảo vệ đất nước Trong có khối ảnh hoạt động ngoại giao Chủ tịch Hồ Chí Minh phái đoàn Việt Nam Pháp năm 1946, ảnh Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954), Hội nghị Pari Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh việc phái đoàn Quốc hội, Chính phủ thăm nước phái đoàn nước đến Việt Nam Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể ngày lịch sử cách mạng tháng Tám năm 1945, ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinh thần "Quyết tử cho Tổ quốc sinh" chiến sĩ Trung đoàn Thủ đô; ảnh trận đánh, chiến dịch quân lớn chiến trường chống ngoại xâm nhân dân ta Bên cạnh hàng ngàn ảnh thể lòng đồng bào nước bạn bè khắp Châu với Bác Hồ người từ trần; ảnh trình chuẩn bị xây dựng công trình Lăng Bác Quảng trường Ba Đình Ngoài nhiều ảnh phong cảnh đất nước, người Việt Nam, Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Việc đóng dấu vào loại văn giấy tờ phải theo quy định pháp luật - Cán văn thư người quản lý sử dụng dấu Cán Văn thư có nhiệm vụ đóng dấu, đóng chum lên 1/3 chữ ký phía bên phải Con dấu không đóng tùy tiện, không đóng dấu khống chưa có chữ ký lãnh đạo quan Cán Văn thư có trách nhiệm bảo quản sử dụng dấu - Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng dấu quan, tổ chức - Con dấu phải để trụ sở quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan Thủ trưởng quan, tổ chức mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan - Mực in dấu thống dùng màu đỏ - Trong trường hợp bị dấu, quan, tổ chức phải báo cho quan công an gần quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ dấu bị - Con dấu sử dụng bị mòn, hỏng có chuyển đổi tổ chức hay đổi tên tổ chức phải làm thủ tục khắc lại dấu nộp lại dấu cũ - Cơ quan, tổ chức sử dụng dấu phải tạo điều kiện để quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu quan +Dấu Quốc huy +Dấu chức danh +Dấu tên +Dấu đến +Dấu mức độ mật, khẩn 2.2.2.4 Thu thập tài liệu vào lưu trữ: Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 17 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Xác định quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập bổ sung vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia - Xác định thành phần nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ lưu trữ hành chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian lưu trữ hành - Phân định nguồn tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ quốc gia từ trung ương đến địa phương theo quy định pháp luật cho phù hợp - Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ quốc gia theo quy định - Sưu tầm, tìm kiếm tài liệu quý, thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Phông Lưu trữ quan 2.2.2.5 Xác định giá trị tài liệu: - Dựa nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu theo giá trị chúng mặt kinh tế, trị, từ lựa chọn bổ sung tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản loại tài liệu hết giá trị phương diện để tiêu hủy - Nguyên tắc: + Nguyên tắc trị + Nguyên tắc lịch sử + Nguyên tắc toàn diện tổng hợp - Tiêu chuẩn: Việc xác định tiêu chuẩn ngẫu nhiên, mà chủ yếu dựa yêu cầu sau: + Phải có sở lý luận khoa học + Phải phù hợp với trình độ thực tiễn XH + Phải có khả ứng dụng vào thực tiễn công việc Từ xây dựng nên tiêu chuẩn: + Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu + Tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu + Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ + Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu + Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm bề tài liệu + Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh khối lượng phông: + Tiêu chuẩn tác giả tài liệu + Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu + Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phông tài liệu - Phương pháp: + Phương pháp phân tích hệ thống + Phương pháp phân tích chức + Phương pháp phân tích thông tin + Phương pháp phân tích sử liệu học - Thời hạn bảo quản tài liệu + Căn vào Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan tổ chức 2.2.2.6 Chỉnh lý tài liệu: Bước Giao, nhận tài liệu: Lập biên giao nhận tài liệu (theo định 128/QĐ-TLTNN) Bước Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản địa điểm chỉnh lý Bước Vệ sinh sơ tài liệu: Dùng chổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn hộp cặp, bao gói tài liệu, sau đến tập tài liệu Chú ý tránh làm xáo trộn trật tự xếp cặp, hộp, bao gói tài liệu hồ sơ hay tập tài liệu không làm hư hại tài liệu Bước Khảo sát biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý - Lập kế hoạch chỉnh lý - Viết lịch sử đơn vị hình thành thành phông, lịch sử phông: Phải biên soạn cách đầy đủ, chi tiết tổ chức chỉnh lý lần đầu, lần sau cần bổ sung thông tin thay đổi tổ chức hoạt động đơn Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ vị hình thành phông - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu + Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn, lâu dài + Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản tạm thời +Nhóm tài liệu loại khỏi phông (Tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, tài liệu bị bao hàm, tài liệu không thuộc phông) - Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: + Hướng dẫn phân loại: Hướng dẫn phân chia tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý thành nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo phương án phân loại định phương pháp lập hồ sơ Khiến việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ hệ thống hóa hồ sơ toàn phông thống + Hướng dẫn lập hồ sơ: Hướng dẫn chi tiết phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ phông khối tài liệu lộn xộn, chưa lập hồ sơ hướng dẫn chỉnh sửa, hoàn thiên hồ sơ với phông khối tài liệu lập hồ sơ chưa xác, đầy đủ Bước Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại Bước Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác địn h giá trị tài liệu theo Hướng dẫn lập hồ sơ - Lập hồ sơ tài liệu chưa lập hồ sơ + Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ + Biên soạn tiêu đề hồ sơ + Sắp xếp tài liệu hồ sơ, loại bỏ tài liệu trùng thừa + Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ + Xác định tiêu đề, lý loại tài liệu hết giá trị - Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ tài liệu lập hồ sơ chưa đạt yêu cầu Bước Biên mục phiếu tin Phiếu tin hướng dẫn biên mục phiếu tin: (nội dung chi tiết có phụ lục) Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Mỗi hồ sơ đơn vị bảo quản biên mục lên phiếu tin - Khi biên mục, cần hạn chế tới mức tối đa trùng lặp thông tin phiếu tin - Không viết tắt từ chưa quy định bảng chữ viết tắt - Việc viết hoa phiếu tin thực theo Quy định tạm thời viết hoa văn Chính phủ Văn phòng Chính phủ ban hành theo Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22/12/1998 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Bước Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ việc biên mục phiếu tin Bước Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại Bước 10 Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin Bước 11 Biên mục hồ sơ a) Đánh số tờ cho tài liệu bảo quản từ 20 năm trở lên điền số tờ vào trường số 10 phiếu tin b) Viết mục lục văn tài liệu bảo quản vĩnh viễn c) Viết bìa hồ sơ chứng từ kết thúc Bước 12 Kiểm tra chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ Bước 13 Đánh số thức cho hồ sơ vào trường số phiếu tin lên bìa hồ sơ Bước 14 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng đưa tài liệu vào bìa hồ sơ a) Vệ sinh tài liệu b) Tháo bỏ ghim kẹp c) Làm phẳng tài liệu d) Đưa tài liệu vào bìa hồ sơ Bước 15 Đưa hồ sơ vào hộp (cặp) Bước 16 Viết dán nhãn hộp (cặp) Bước 17 Vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá Bước 18 Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý Bước 19 Nhập phiếu tin vào sở liệu Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Bước 20 Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin Bước 21 Lập mục lục hồ sơ - Viết lời nói đầu - Lập tra cứu bổ trợ - Tập hợp liệu in mục lục hồ sơ từ sở liệu (03 bộ) - Đóng mục lục (03 bộ) Bước 22 Xử lý tài liệu loại - Sắp xếp, bó gói, thống kê danh mục tài liệu loại - Viết thuyết minh tài liệu loại - Tổ chức tiêu huỷ tài liệu loại (thực theo quy trình xử lý tài liệu loại) - Bổ sung tài liệu giữ lại theo kết thực quy trình xử lý tài liệu loại (nếu có) Bước 23 Kết thúc chỉnh lý - Hoàn chỉnh bàn giao hồ sơ phông - Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý - Tổ chức họp rút kinh nghiệm 2.2.2.7 Bảo quản tài liệu lưu trữ: * Xử lý tài liệu trước nhập kho - Tài liệu trước nhập kho khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại xác tài liệu số liệu theo thống kê - Trước đưa vào bảo quản kho, tài liệu xếp hộp, trường hợp chưa có hộp xếp cặp ba dây có bao gói bên Mỗi hộp, cặp dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê tra tìm * Xếp tài liệu lên giá - Tài liệu xếp lên giá theo trật tự số lưu trữ ghi hộp phông lưu trữ Nguyên tắc xếp lên giá từ trái qua phải, từ xuống dưới, khoang giá, theo hướng người đứng xếp quay mặt vào giá - Trong toàn kho, tài liệu xếp lên mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ vào trong, theo hướng người từ cửa vào kho * Lập sơ đồ giá kho Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Mỗi kho lưu trữ phải lập hồ sơ bảo quản tài liệu kho Sơ đồ thể rõ vị trí bảo quản tài liệu phông lưu trữ kho * Đưa tài liệu sử dụng - Khi đưa tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng, kiểm tra lại chất lượng tình trạng địa vật lý tài liệu Những tài liệu bị hư hỏng nặng tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp gốc - Tại phòng đọc, thực nghiêm chỉnh nội quy bảo vệ an toàn tài liệu * Kiểm tra tài liệu kho - Hàng năm kiểm tra lại số lượng chất lượng tài liệu kho Kết kiểm tra phải ghi thành văn bản, ghi rõ số lượng tài liệu có theo thống kê, số lượng tài liệu nhập thêm năm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu thiếu - Khi phát thấy tài liệu bị hư hỏng, kịp thời đưa tu bổ, phục chế bảo hiểm * Các biện pháp kỹ thuật bảo quản - Chống ẩm Để chống ẩm cho tài liệu cần áp dụng biện pháp sau: + Thông gió: Dùng quạt mở cửa để thông gió tự nhiên chống ẩm cho tài liệu Chỉ tiến hành thông gió, nhiệt độ kho không thấp nhiệt độ kho 5ºC Khi mở cửa thông gió không để bụi, côn trùng, khí độc, ánh sáng lọt thêm vào kho + Dùng hóa chất hút ẩm: Có thể dùng silicagel để chống ẩm cho hộp đựng tài liệu Mỗi hộp dùng 2-3 gram, đựng chúng túi vải phin vải xô Sau tháng phải lấy ra, sây khô 130ºC dùng lại + Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí chạy liên tục 24/24 ngày đêm - Chống nấm mốc + Để phòng nấm mốc phát sinh, thường xuyên quét chải, lau chùi làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản kho tàng Luôn trì chế độ thông gió, chế độ nhiệt độ-độ ẩm tối ưu cho môi trường bảo quản tài liệu Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ + Khi phát thấy nấm mốc, cách ly khối tài liệu áp dụng biện pháp chống nấm mốc + Không đưa trực tiếp hóa chất diệt nấm mốc vào tài liệu, mà phải phun, quét, chải chất chống nấm mốc vào bìa, cặp, hộp, giá đựng tài liệu Đối với tài liệu quý bị nấm mốc sau làm vệ sinh sẽ, tài liệu kẹp tờ giấy thấm, tẩm hóa chất diệt nấm + Các hóa chất chưa kiểm nghiệm mức độ an toàn cho tài liệu, tuyệt đối không dùng cho tài liệu - Chống côn trùng + Để đề phòng chống côn trùng xuất kho, áp dụng biện pháp ngăn chặn côn trùng vào kho; thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phương tiện bảo quản kho tàng; khử trùng tài liệu trước nhập kho định kỳ khử trùng kho (2 năm lần) + Khử trùng thường dùng biện pháp xông khí + Các hóa chất khử trùng cho tài liệu phải Cục Lưu trữ Nhà nước quan chuyên môn cho phép hướng dẫn sử dụng - Chống mối + Việc phòng chống đề tiến hành bắt đầu xây kho lưu trữ + Nếu thấy mối xuất hiện, xâm nhập vào kho, phá hoại tài liệu liên hệ với quan chuyên chống mối để có biện pháp xử lý hữu hiệu, an toàn lâu dài - Chống chuột + Hạn chế đến mức tối đa khả xâm nhập chuột vào kho (lưu ý đường ống, đường cống, đường dây dẫn điện, ống thông ) + Không để thức ăn kho chứa tài liệu + Để diệt chuột thường dùng bẫy bả Các loại bả hóa chất phải thực hướng dẫn quan chuyên môn Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét, đánh giá: - Luôn thực đầy đủ cẩn thận bước quy trình chỉnh lý tài liệu - Thực nghiêm túc bảo hộ làm việc (găng tay, trang, áo blu…) - Việc xếp công việc khoa học, thuận tiện cho việc trao đổi, giải công việc - Luôn tạo môi trường làm việc thoải mái, hòa đồng, thân thiện, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao công việc - Cấp cấp có mối quan hệ mật thiết với nhau, lãnh đạo điều hành công việc cấp chấp hành nghiêm chỉnh cấp có ý kiến xấy dựng trao đổi cấp lắng nghe Đây điều cần thiết quan hệ công việc - Chưa có nhiều văn hướng dẫn cụ thể biên mục phiếu tin, đặc biệt cách viết nhan đề cho nhóm hồ sơ tài liệu - Cơ sở vật chất số hạn chế định - Đôi có không thống đạo công việc Lãnh đạo Trung tâm Lãnh đạo phòng chưa có văn quy định thống số bước chỉnh lý 3.2 Đề xuất giải pháp, khuyến nghị: - Cần trang bị nhiều sở vật chất (điều hòa, máy hút bụi, phòng kho…) - Cần có thêm văn nhà nước quy định rõ ràng cách viết nhan đề cho nhóm hồ sơ, tài liệu, đặc biệt hồ sơ xây dựng bản, cách biên mục phiếu tin - Cần có để ý sát đạo trực tiếp từ công đoạn quy trình để tránh chỉnh sửa tốn thời gian công sức Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ KẾT LUẬN Sau gần tuần kiến tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em có nhìn tổng quan chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ điển hình Với bàn tay, khối óc, trái tim yêu nghề, đào tạo chuyên nghiệp, cán lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III hàng ngày cần mẫn bên trang tài liệu, thước phim thu thập, chỉnh lý, xếp cách khoa học để đưa vào bảo quản, tu bổ, bảo hiểm Đồng thời đưa tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu, kỷ vật vô giá, làm cho có sức sống lâu bền, trường tồn thời gian Qua đó, cung cấp cho nhà khoa học, độc giả, học giả nước nguồn tri thức đồ sộ, nguồn tài liệu, tư liệu vô giá, để chắt lọc thành công trình nghiên cứu khoa học có ích cho đời Cùng với môi trường làm việc thân thiện, cởi mở bảo nhiệt tình cán Trung tâm, em có thêm nhiều kiến thức ngành nghề nâng cao tinh thần làm việc Đồng thời hiểu rõ tầm quan trọng Lưu trữ sống quan tổ chức, từ nâng cao lòng yêu nghề thực hành lý luận học nhà trường vào thực tiễn Do thời gian có hạn, việc sưu tầm tài liệu, kiến thức thân hạn chế vậy, chuyên đề chắn nhiều thiếu sót, dừng lại mức độ tham khảo Em mong thầy cô xem xét giúp đỡ em hoàn thiện tốt báo cáo Một lần em xin chân thành cảm ơn Nhà trường Trung tâm, đặc biệt Phòng Chỉnh lý Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tạo điều kiện cho em hoàn thành thuận lợi khóa kiến tập này! Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC I Mẫu Phiếu tin: MẪU PHIẾU TIN (Trình bày hai mặt tờ giấy khổ A5: 148 x 210) Mặt trước PHIẾU TIN Tên (hoặc mã) kho lưu trữ Tên (hoặc mã) phông: Số lưu trữ: a Mục lục số: b Hộp số: c Hồ sơ số: Ký hiệu thông tin: Tiêu đề hồ sơ: Chú giải: Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Mặt sau Thời gian tài liệu: a Bắt đầu: …………………… b Kết thúc: Ngôn ngữ: Bút tích: 10 Số lượng tờ: 11 Thời hạn bảo quản: 12 Chế độ sử dụng: 13 Tình trạng vật lý: 14 Ghi chú: Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ II Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy: Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân Khoa Văn thư - Lưu trữ 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỘT SỐ HÌNH ẢNH Sinh viên: Nguyễn Anh Nhân 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C