Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỨ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG 2 1. Giới thiệu chung về thành phố Lai Châu 2 1.1 Đặc điểm hành chính 2 1.2 Lịch sử hình thành 2 2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của HDND UBND 4 2.1 Khái quát về ngành quản trị văn phòng 4 2.2 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của UBND 5 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 5 2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp. 6 2.2.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải 6 2.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao 7 2.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật ở địa phương, 8 2.2.6 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, 8 2.2.7 Trong việc thi hành pháp luật 8 2.3 Cơ cấu của VP UBND TP Lai Châu 9 2.3.1 Tổ chức lãnh đạo 9 2.3.2 Các phòng ban chuyên môn 10 PHẦN 2. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 11 1 Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 11 2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 11 2.1 Kỹ thuật trình bày văn bản 11 2.1.1 Phông chữ trình bày văn bản 12 2.1.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày 12 2.1.2.1. Khổ giấy 12 2.1.2.2. Kiểu trình bày 12 2.1.2.3. Định lề trang văn bản 12 2.2 thể thức trình bày 12 2.2.1 Quốc hiệu 12 2.2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 13 2.2.3 Số, ký hiệu của văn bản 14 2.2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 15 2.2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 16 2,2,5. Nội dung văn bản 16 2.2.6. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 19 2.2.7 Dấu của cơ quan, tổ chức 22 2.2.8 Nơi nhận 22 2.2.9 Các thành phần khác 23 2.2.10 sơ đồ bố trí các thành phần 26 2.3 Quy trình soạn thảo văn bản 28 PHẦN 3. QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN 31 1 Các yêu cầu chung trong quản lý công tác Văn thư lưu trữ: 31 2 Giải quyết văn bản đến: 31 2.1 Tiếp nhận công văn đến: 32 2.2 Đăng ký công văn đến: 33 2.3. Trình văn bản đến: 33 2.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị: 33 2.5. Phân phối chuyển giao văn bản: 33 3 Quản lý văn bản đi 33 3.1 Giải quyết hồ sơ công văn đi: 34 3.2. Thẩm tra pháp chế hành chính: 35 3.3 Ký tắt: 35 3.4 Ký duyệt: 35 3.5 Vào sổ lấy số, nhân bản , đóng dấu phát hành: 35 PHẦN 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 37 1 Các loại dấu của cơ quan 37 2 Nguyên tắc quản lý và sửa dụng con dấu 37 2.1 Nguyên tắc 37 2.2 Sử dụng con dấu 37 2.3 Bảo quản con dấu 38 PHẦN 5. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 39 1 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 39 2. Phương pháp lập hồ sơ 41 PHẦN 6. NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP 44 1. Các quy định hiện hành về nghi thức nhà nước 44 1.1 Các hành vi bị cấm 44 1.2 Trang phục 44 1.3 Lễ phục 44 1.4 Thẻ cán bộ, công chức, viên chức 45 1.5 Giao tiếp và ứng xử 45 1.6 Giao tiếp và ứng xử với nhân dân 45 1.7 Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp 45 1.8 Giao tiếp qua điện thoại 45 1.9 Treo Quốc huy 45 1.10 Treo Quốc kỳ 46 1.11 Biển tên cơ quan 46 1.12 Phòng làm việc 46 1.13 Khu vực để phương tiện giao thông 46 2 Đánh giá về văn hóa công sở tại cơ quan 46 PHẦN 7. THIẾT BỊ VĂN PHÒNG,CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 47 1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan tổ chức 47 PHẦN 8: THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN 50 1. Thu hoạch của bản thân 50 2 Nhận xét đánh giá và một số kiến nghị 51 2.1 Nhận xét : 51 2.2 Một số đề xuất kiến nghị: 54 PHẦN 9. KẾT LUẬN 56
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỨ CÁI VIẾT TẮT .5 LỜI MỞ ĐẦU PHẦN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG Giới thiệu chung thành phố Lai Châu .2 1.1 Đặc điểm hành 1.2 Lịch sử hình thành .2 Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu HDND UBND 2.1 Khái quát ngành quản trị văn phòng .4 2.2 Chức nhiệm vụ quyền hạn UBND 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ công nghiệp .6 2.2.3 Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải 2.2.4 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá thể dục thể thao 2.2.5 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật địa phương, 2.2.6 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo, 2.2.7 Trong việc thi hành pháp luật 2.3 Cơ cấu VP UBND TP Lai Châu 2.3.1 Tổ chức lãnh đạo 2.3.2 Các phòng ban chuyên môn 10 PHẦN 11 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 11 Các loại văn quan tổ chức ban hành .11 Thể thức kỹ thuật trình bày văn 11 2.1 Kỹ thuật trình bày văn 11 2.1.1 Phông chữ trình bày văn 12 2.1.2 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn vị trí trình bày .12 2.1.2.1 Khổ giấy 12 2.1.2.2 Kiểu trình bày 12 2.1.2.3 Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) 12 2.2 thể thức trình bày .12 2.2.1 Quốc hiệu 12 2.2.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn .13 2.2.3 Số, ký hiệu văn 14 2.2.4 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 15 2.2.5 Tên loại trích yếu nội dung văn 16 2,2,5 Nội dung văn 16 2.2.6 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền .19 2.2.7 Dấu quan, tổ chức .21 2.2.8 Nơi nhận .22 2.2.9 Các thành phần khác .23 2.2.10 sơ đồ bố trí thành phần 26 2.3 Quy trình soạn thảo văn 28 PHẦN 31 QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN 31 Các yêu cầu chung quản lý công tác Văn thư lưu trữ: 31 Giải văn đến: 31 2.1 Tiếp nhận công văn đến: 32 2.2 Đăng ký công văn đến: 33 2.3 Trình văn đến: 33 2.4 Xem xét nội dung, giao việc cho đơn vị: 33 2.5 Phân phối chuyển giao văn bản: 33 Quản lý văn 33 3.1 Giải hồ sơ công văn đi: 34 3.2 Thẩm tra pháp chế hành chính: 35 3.3 Ký tắt: .35 3.4 Ký duyệt: 35 3.5 Vào sổ lấy số, nhân , đóng dấu phát hành: 35 PHẦN 37 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU .37 Các loại dấu quan 37 Nguyên tắc quản lý sửa dụng dấu 37 2.1 Nguyên tắc .37 2.2 Sử dụng dấu 37 2.3 Bảo quản dấu 38 PHẦN 39 LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ 39 CƠ QUAN 39 Xây dựng ban hành danh mục hồ sơ 39 Phương pháp lập hồ sơ 40 PHẦN 44 NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP 44 Các quy định hành nghi thức nhà nước 44 1.1 Các hành vi bị cấm 44 1.2 Trang phục .44 1.3 Lễ phục 44 1.4 Thẻ cán bộ, công chức, viên chức 45 1.5 Giao tiếp ứng xử 45 1.6 Giao tiếp ứng xử với nhân dân 45 1.7 Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp 45 1.8 Giao tiếp qua điện thoại 45 1.9 Treo Quốc huy 45 1.10 Treo Quốc kỳ 46 1.11 Biển tên quan .46 1.12 Phòng làm việc 46 1.13 Khu vực để phương tiện giao thông 46 Đánh giá văn hóa công sở quan 46 PHẦN 47 THIẾT BỊ VĂN PHÒNG,CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG .47 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng quan tổ chức .47 PHẦN 8: .50 THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN .50 Thu hoạch thân .50 Nhận xét đánh giá số kiến nghị 51 2.1 Nhận xét : 51 2.2 Một số đề xuất kiến nghị: 54 PHẦN 56 KẾT LUẬN 56 LỜI CẢM ƠN Được trí nhà trường , ban chủ nhiệm khoa Quản Trị Văn Phòng, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Tôi tiến hành đợt kiến tập ngành nghề, HĐND - UBND thành phố Lai châu Trong suốt trình kiến tập ngành nghề tại HĐND - UBND thành phố Lai Châu, nỗ lực thân với kiến thức học trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội toàn thể phòng ban, cán bộ, công nhân viên chức HĐND - UBND Lai Châu tạo điều kiện thuận lợi nhất, cung cấp tài liệu, số liệu giúp đỡ hoàn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề Nhân dịp cho phép bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc tới thầy cô Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội người trực tiếp trang bị cho lượng kiến thức ngành, toàn thể phòng ban, cán bộ, công nhân viên HĐND - UBND Thành phố Lai Châu, tận tình giúp đỡ suốt trình kiến thoàn thành tốt nhiệm vụ trường giao Một lần xin chân thành cảm ơn gửi tới toàn thể thầy cô Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, toàn thể cán bộ, công nhân viên HĐND - UBND Lai Châu, lời chúc sức khoẻ, hạnh phúc tốt đẹp Do thời gian trình độ chuyên môn hạn chế trình nghiên cứu thực đề tài không tránh khỏi thiếu sót hạn chế định Tôi mong nhận đóng góp ý kiến giảng viên bạn để đề tài hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! BẢNG CHỨ CÁI VIẾT TẮT UBND TP HĐND VP UBND CBCC VTLT QTVP ủy ban nhân dân Thành phố Hội đồng nhân dân Văn phòng ủy ban nhân dân Cán công chức Văn thư lưu trữ Quản trị văn phòng LỜI MỞ ĐẦU Công tác Quản trị Văn phòng lĩnh vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quan quản lý nhà nước Dù thời kỳ nào, công tác thiếu, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu thực nhiệm vụ quan, đơn vị, tổ chức Trong năm qua, song song với nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá đất nước, công cải cách hành vấn đề mà Nhà nước ta trọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng hành có hiệu lực Và từ đó, việc đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ “ Quản trị Văn phòng” cho đội ngũ cán công chức làm công tác văn phòng quan, đơn vị quan tâm đặc biệt Học đôi với thực hành, phương châm không thay đổi Vì vậy, kiến tập chiếm vị trí quan trọng nghiệp đào tạo trường đại học nói chung Trường Đại Học Nội Vụ Việc kiến tập giúp cho sinh viên tiếp cận với thực tế, từ vận dụng kiến thức học vào thực tiễn bước giúp cho học viên hoàn thiện vững nghiệp vụ Được hướng dẫn tận tình Thầy, Cô giáo Khoa giúp đỡ cán bộ, nhân viên HĐND - UBND, thân hoàn thành nội dung kiến tập mà Trường đề Tuy nhiên, trình xây dựng báo cáo, tiếp thu nhận thức thân nhiều hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận ý kiến đóng góp từ Thầy, Cô Qua đây, xin chân thành cảm ơn tận tình giảng dạy Thầy, Cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng truyền đạt cho kiến thức chuyên môn, nâng cao trình độ để thực tốt nhiệm vụ giao PHẦN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG Giới thiệu chung thành phố Lai Châu 1.1 Đặc điểm hành Thành phố Lai Châu trung tâm hành chính, kinh tế, trị tỉnh Lai Châu, Việt Nam Cả thành phố có bảy đơn vị hành cấp xã, năm phường Quyết Thắng, Đoàn Kết,Tân Phong, Đông Phong, Quyết Tiến hai xã Nậm Loỏng, San Thàng 1.2 Lịch sử hình thành Năm 2004, Chính phủ Việt Nam chia tỉnh Lai Châu cũ thành hai tỉnh Điện Biên Lai Châu Thị xã Lai Châu cũ (trước năm 2004) thuộc địa phận tỉnh Điện Biên đổi tên thành thị xã Mường Lay vào năm 2005 Toàn thị trấn Phong Thổ (cũ) huyện Phong Thổ chuyển thành phần thị xã Lai Châu vào năm 2004 để làm tỉnh lỵ tỉnh Lai Châu mới, ban đầu gồm phường: Quyết Thắng, Đoàn Kết, Tân Phong xã: Nậm Loỏng, San Thàng Ngày tháng 12 năm2012, thành lập thêm phường Đông Phong (tách từ phường Tân Phong) Quyết Tiến (tách từ phường Quyết Thắng) Ngày tháng năm 2013, thị xã Lai Châu Bộ Xây dựng ký định công nhận đô thị loại Ngày 27 tháng 12 năm2013, Thủ tướng Chính phủ ký Nghị số 131/NQ-CP nâng cấp thị xã Lai Châu thành thành phố Lai Châu thuộc tỉnh Lai Châu Hiện nay, thành phố Lai Châu có diện tích 70,77 km², gồm phường: Đoàn Kết, Đông Phong, Quyết Thắng, Quyết Tiến,Tân Phong xã: Nậm Loỏng, San Thàng Sau tách tỉnh, Lai Châu tỉnh khó khăn Tuy nhiên, kinh tế Lai Châu phát triển đạt kết quan trọng, tốc độ tăng trưởng kinh tế cao, cấu kinh tế chuyển biến tích cực, sở hạ tầng kinh tế xã hội phát triển Tốc độ tăng trưởng kinh tế GDP bình quân 13%/ năm, thu nhập bình quân đầu người năm 2010 đạt triệu đồng, tăng 2,4 lần so với năm 2005 Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực, tỷ trọng nông, lâm nghiệp đạt 34% (giảm 11,3%); công nghiệp – xây dựng 35% (tăng 9,6%); dịch vụ 31% (tăng 1,7%) Các ngành, lĩnh vực kinh tế có phát triển theo hướng sản xuất hàng hóa Đã hình thành số vùng sản xuất nông, lâm nghiệp tập trung, có triển vọng hiệu kinh tế xã hội; Sản xuất lương thực tăng diện tích, suất sản lượng, tổng sản lượng lương thực có hạt đạt 157 nghìn tấn, lương thực bình quân đầu người đạt 400 kg/ người/ năm Cây cao su đầu tư trồng gần 7000 ha, tiếp tục thâm canh vùng chè đưa thêm giống vào sản xuất Kinh tế rừng phát triển với việc thu hút số doanh nghiệp đến đầu tư, phát triển rừng kinh tế Trong năm khoán bảo vệ 141 nghìn ha, khoanh nuôi tái sinh 117 nghìn ha, trồng 19 nghìn ha, tỷ lệ che phủ rừng đạt 41%, tăng 9,3% so với năm 2005; Văn hóa - xã hội tiếp tục có bước chuyển biến rõ nét, dân trí nâng lên, công tác xóa đói giảm nghèo đạt kết tích cực; Quốc phòng An ninh đảm bảo, quan hệ đối ngoại mở rộng; Năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu Đảng nâng lên… - Nông nghiệp - Lâm nghiệp - Thuỷ sản: Xây dựng vùng sản xuất hàng hóa tập trung, có vùng đạt 30–50 triệu đồng/ha/năm cánh đồng Mường So, Bình Lư, Mường Than Duy trì cải tạo, thâm canh phát triển chè thảo quả, hai loại mạnh việc xuất hàng hoá tỉnh Xã hội hoá nghề rừng, chuyển từ lâm nghiệp truyền thống sang phát triển lâm nghiệp xã hội mang tính cộng đồng, phát triển rừng kinh tế để phục vụ cho ngành công nghiệp chế biến Tổ chức sản xuất nông thôn theo hướng phát triển kinh tế trang trại, lấy kinh tế hộ làm đơn vị tự chủ, DN, hợp tác xã nông lâm nghiệp đơn vị dịch vụ hai đầu cho kinh tế hộ phát triển - Công nghiệp: Đối với Lai Châu coi ngành kinh tế mũi nhọn, kết hợp phục vụ sản xuất nông – lâm nghiệp Tỉnh thông qua quy hoạch chi tiết điểm xây dựng nhà máy thuỷ điện, đặc biệt công trình thủy điện Lai Châu Công nghiệp chế biến nông lâm sản cần quan tâm mức Công nghiệp khai thác sản xuất vật liệu xây dựng tránh làm theo phương thức vụn vặt để dễ quản lý khai thác có hiệu Tiểu thủ công nghiệp với ngành nghề truyền thống địa phương như: mây tre đan, dệt thổ cẩm, lương thực thực phẩm… * Du lịch văn hóa Lai Châu có 20 dân tộc, dân tộc có nét riêng đời sống văn hoá truyền thống Chợ phiên vùng cao nơi biểu rõ nét văn hoá đặc trưng - Dinh thự Đèo Văn Long thuộc xã Lê Lợi – huyện Sìn Hồ, khu dinh thự vị chúa Thái thời Chiến tranh Đông Dương Dinh thự trở thành di tích lịch sử, giáo dục lòng tự hào dân tộc nơi tham quan tìm hiểu nét kiến trúc đặc trưng, mang sắc văn hóa Thái - Bia Lê Lợi: khắc vách đá bờ Bắc sông Đà, thuộc xã Lê Lợi – huyện Sìn Hồ - Di khảo cổ học văn minh người Việt cổ di tích Nậm Phé, Nậm Tun Phong Thổ; tìm thấy công cụ thời kỳ đồ đá; công cụ đồng văn hoá Đông Sơn thời đại Hùng Vương, trống đồng Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu HDND UBND 2.1 Khái quát ngành quản trị văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, sử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, máy giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kĩ thuật cho hoạt động chung toàn quan Quản trị hành văn phòng công tác quan quân nào, ảnh hưởng đến toàn hoạt động quan, công tác thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại thực không hiệu tác động đến trình phát triển quan Quản trị văn phòng ngành rộng, đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kĩ trình tổ chức hoạt động quan, để quản lý, điều hành có hiểu quả, vận dụng kiến thức trình tổ chức, hoạt động quan Ngoài nhìn vào toàn trình quản lý, từ việc định quản lý tổ chức thực định việc kiểm tra, điều hành định cho phù hợp với mục tiêu đề Chúng ta thấy hoạt động, không khâu không cần đến văn bản, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại văn quy định nhà nước thể thức văn giúp người soạn thảo văn lựa chọn loại hình văn phù hợp với mục tiêu việc ban hành văn đảm bảo văn thực thi Ngoài nhà quản trị văn phòng phải am hiểu lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội phải am hiểu pháp luật cách thức tổ chức họp, điều hành hoạt động văn phòng khâu dịch vụ khác 2.2 Chức nhiệm vụ quyền hạn UBND Ủy ban nhân dân hội đồng nhân dân bầu ra, quan ban chấp hành hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước hội đồng nhân dân cấp quan cấp Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, văn quan cấp nghị hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ chương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng an ninh thực sách khác địa bàn Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương đến sở 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế Uỷ ban nhân dân, thị trấn thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp + Nắm loại văn bản, tài liệu quan làm văn bản, tài liệu quan khác gửi đến, loại hồ sơ lập năm trước + Nắm nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu năm trước + Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần bước, sau năm cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ quan, đơn vị 43 PHẦN NGHI THỨC NHÀ NƯỚC VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP Các quy định hành nghi thức nhà nước Văn hoá nơi công sở đạo đức, phẩm chất cán bộ, công nhân viên chức thực thi nhiệm vụ mà thể trình độ văn hoá người Để bảo đảm tính trang nghiêm hiệu hoạt động quan hành nhà nước, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hoá công sở quan hành nhà nước (tại Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007), có hiệu lực thi hành từ ngày 5/9/2007 Theo Quy chế văn hóa công sở quan hành nhà nước Thủ tướng Chính phủ ban hành ngày 02/8/2007: 1.1 Các hành vi bị cấm - Hút thuốc phòng làm việc; - Sử dụng đồ uống có cồn công sở, trừ trường hợp đồng ý lãnh đạo quan vào dịp liên hoan, lễ tết, tiếp khách ngoại giao; Quảng cáo thương mại công sở 1.2 Trang phục - Khi thực nhiệm vụ, cán bộ, công chức, viên chức phải ăn mặc gọn gàng, lịch - Cán bộ, công chức, viên chức có trang phục riêng thực theo quy định pháp luật 1.3 Lễ phục Lễ phục cán bộ, công chức, viên chức trang phục thức sử dụng buổi lễ, họp trọng thể, tiếp khách nước - Lễ phục nam cán bộ, công chức, viên chức: comple, áo sơ mi, cravat - Lễ phục nữ cán bộ, công chức, viên chức: áo dài truyền thống, comple nữ - Đối với cán bộ, công chức, viên chức người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc coi lễ phục 44 1.4 Thẻ cán bộ, công chức, viên chức - Cán bộ, công chức, viên chức phải đeo thẻ thực nhiệm vụ - Thẻ cán bộ, công chức, viên chức phải có tên quan, ảnh, họ tên, chức danh, số hiệu cán bộ, công chức, viên chức - Bộ Nội vụ hướng dẫn thống mẫu thẻ cách đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức 1.5 Giao tiếp ứng xử Cán bộ, công chức, viên chức thi hành nhiệm vụ phải thực quy định việc phải làm việc không làm theo quy định pháp luật Trong giao tiếp ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, tôn trọng Ngôn ngữ giao tiếp phải rõ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt 1.6 Giao tiếp ứng xử với nhân dân Trong giao tiếp ứng xử với nhân dân, cán bộ, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể quy định liên quan đến giải công việc Cán bộ, công chức, viên chức thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà thực nhiệm vụ 1.7 Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác 1.8 Giao tiếp qua điện thoại Khi giao tiếp qua điện thoại, cán bộ, công chức, viên chức phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc; không ngắt điện thoại đột ngột 1.9 Treo Quốc huy Quốc huy treo trang trọng phía cổng nhà Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy cũ bị hư hỏng 45 1.10 Treo Quốc kỳ - Quốc kỳ treo nơi trang trọng trước công sở nhà Quốc kỳ phải tiêu chuẩn kích thước, màu sắc Hiến pháp quy định - Việc treo Quốc kỳ buổi lễ, đón tiếp khách nước lễ tang tuân theo quy định nghi lễ nhà nước đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức lễ tang 1.11 Biển tên quan - Cơ quan phải có biển tên đặt cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng Việt địa quan - Bộ Nội vụ hướng dẫn thống cách thể biển tên quan 1.12 Phòng làm việc Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức Việc xếp, trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý Không lập bàn thờ, thắp hương, không đun, nấu phòng làm việc 1.13 Khu vực để phương tiện giao thông Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông cán bộ, công chức, viên chức người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiện giao thông người đến giao dịch, làm việc Đánh giá văn hóa công sở quan Tại UBND TP Lai Châu CBCC thực theo quy định nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp văn hóa công sở mà quan quy định trường hợp vi phạm để có thành công nhờ giám sát chặt chẽ ban lãnh đạo tự giác thực CBCC giúp tăng phần trang trọng thân thiện với người dân để tạo nên hình ảnh đẹp người CB 46 PHẦN THIẾT BỊ VĂN PHÒNG,CÁC PHẦN MỀM ỨNG DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Các loại thiết bị văn phòng sử dụng quan tổ chức Văn phòng quan bố trí tầng 1, khu nhà tầng, gồm có phòng làm việc riêng biệt: Phòng tiếp dân bên cạnh phòng tiếp nhận trả kết Bên phòng làm việc bố chí đầy đủ trang thiết bị đồ trang trí như: máy phô tô, máy in, máy vi tính, điện thoại, bàn ghế làm việc,…… Các phòng làm việc bố trí, xếp xen kẽ với để tiện cho việc chao đổi thông tin công việc phận văn phòng Tùy vào tính chất công việc phân công nhiệm vụ mà phòng làm việc lại xếp, bố trí trang thiết bị khác Hiện tại, văn phòng trang bị số trang thiết bị sau: 05 máy vi tính, 02 máy in, 01 máy phô tô, 01 máy Fax, 01 điện thoại, 05 quạt trần, 03 tủ lưu trữ tài liệu,…… Các phòng làm việc làm mát quạt trần nhằm đảm bảo trang thiết bị cán phòng làm việc hiệu Ngoài phòng làm có chậu xanh làm thoáng mát không khí phòng, 01 bàn ghế uống nước để sau làm việc nhân viên phòng nghỉ ngơi tiếp khách đến trao đổi công việc Mỗi cán bố trí máy tính để bàn phục vụ cho công tác - Điện thoại phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạc quan, đơn vị cá nhân với Đây công cụ giao tiếp hàng đầu mức độ giao tiếp, tiện lợi thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng phản hồi - Máy phô tô phương tiện phổ biến rộng rãi Máy phô tô sử dụng số nguyên tắc khác để tạo thu nhỏ phóng to so với gốc - Máy Fax phận xử lý văn truyền thông cách trao đổi văn in tới phận xử lý văn khác qua máy vi tính máy chụp, 47 hữu ích cho công việc trao đổi tài liệu - Máy vi tính tập hợp gồm thành phần nhỏ: thiết bị bàn phím, xử lý, thiết bị hiển thị máy in tất đơn vị dạng module liên kết với Nó cung cấp tiện nghi toàn diện, cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ, liên kết đồ họa, tạo kiện liên kết máy in, máy phô tô Hơn nữa, máy tính phương tiện tiện ích xử lý văn nhanh Các máy xử lý văn nối với máy in chia làm loại máy in: ma chận máy in dùng bánh xe cưa, tất thông tin nội dung công văn hay định phản chiếu lên giấy Ngoài ra, văn phòng UBND trang bị thiết bị khác bàn, ghế, loại giá tủ hồ sơ… Và trang thiết bị khác phục vụ cho hoạt động quan Các trang thiết bị phòng bố trí hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho công việc Mọi đồ dùng, thiết bị xếp chỗ định, dễ làm, dễ thấy dễ lấy * sơ đồ trang thiết bị vp UBND TP Lai Châu Cửa vào 1.Bàn làm việc (Điện thoại) 2.Bàn làm việc 3.Máy tính , máy in , máy fax 4.Ghế ngồi Tủ đựng tài liệu * đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 48 122 10 12 10 a 3a 3b 14 13 2c 5a a 3c 3b b 3a 2c 5a a 10 Chú thích: Cửa vào 8a,b Cửa sổ 2a Bàn tiếp khách Máy photo 2c.d Bàn làm việc 10 Sọt rác 3a.b.c.d.e ghế ngồi 11a.b.c Tủ đựng tài liệu, văn phòng phẩm Máy in 12 Tủ đựng đồ 5a.b Máy tính 13 Bình nước 6a.b Điện thoại 14 Bảng lịch công tác Máy Scan 49 PHẦN 8: THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN Thu hoạch thân Sau tuần kiến tập UBND TP Lai Châu , thời gian không nhiều , song đợt kiến tập tập mang lại cho nhiều điều bổ ích, nhiều kết khả quan chuyên nghành Quản Trị Văn Phòng Đợt kiến tập cho có hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho phần lý luận , học hỏi phong cách làm việc cán Văn phòng , tự hoàn thiện công tác chuyên môn để trở thành Cán chuyên trách thực thụ tương lai Trước hết , đợt kiến tập tạo cho điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen cụ thể hoá phần lý luận học Tuy thời gian ngắn thực hành đầy đủ khâu Nghiệp vụ đặt đề cương như: + Soạn thảo văn + Đóng dấu `+ Tiếp nhận , đăng kí văn - đến +lập hồ sơ lưu trữ + Phân loại, xếp tài liệu + Chỉnh lí tài liệu Qua thời gian kiến tập cho thấy lý luận thực tiễn có khác , bổ xung cho Để làm tốt công tác Quản Tri Văn Phòng không cần sở lý luận vững mà cần kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức hoạt động quan, áp dụng lý luận cách sáng tạo , linh hoạt , không rập khuân, có công tác văn phòng quan thực tổ chức tốt , hiệu Về lý luận cần có Cán Văn Phòng là: Nắm khâu Nghiệp vụ chuyên môn, có kỹ thực hành cách thành thạo bước như: Về văn thư gồm: Soạn thảo , quản lý Văn Đi - Đến , đóng dấu Về Lưu trữ gồm : Xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông, phân loại xếp, chỉnh lý tài liệu 50 Điều quan trọng Cán cần rèn luyện cho : Một phẩm chất trị tốt , có lập trường tư tưởng vững vàng , tin tưởng vào đường lối sách Đảng , cuả Nhà nước công việc liên quan đến bí mật quốc gia Bên cạnh nhận thấy để trở thành nhân viên văn phòng thực thụ cần có kiến thức sâu rộng kết hợp với phong cách làm việc nhanh nhẹn, tận tuỵ , tinh thần trách nhiệm cao, đoán sáng tạo khâu Nghiệp vụ tất nhiên cần tính thận trọng, bí mật , ngăn nắp gọn gàng , cần khéo léo tế nhị giao tiếp ứng xử công việc đòi hỏi người Cán phải tiếp xúc với nhiều đối tượng, khách đến quan giao dịch Trên thu hoạch thân qua đợt kiến tập , thực gặt hái không nhỏ giúp tự hoàn thiện công tác chuyên môn Nhận xét đánh giá số kiến nghị 2.1 Nhận xét : Qua khảo sát kiến tế, kết hợp vận dụng lý thuyết học có số nhận xét công tác Quản Trị Văn Phòng UBND TP Lai Châu sau: Công tác văn thư UBND TP Lai Châu có ưu nhược điểm sau: a) Công tác soạn thảo văn UBND TP thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc b) Quản lý văn Tại UBND TP Lai Châu việc quản lý văn có ưu điểm, nhược điểm sau * Ưu điểm: Trong hoạt động quan công tác quản lý văn tổ chức tốt quy định Nhà nước, công tác quản lý văn tổ chức tốt tất khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, công tác đóng dấu Việc đăng ký văn UBND TP Lai Châu cán văn thư đăng ký sổ đăng ký văn 51 Qua khảo sát thấy UBND TP Lai Châu vào số lượng ban hành văn năm từ 2000 đến 5000 văn mà lập loại sổ: - Sổ đăng ký văn vi phạm pháp luật - Sổ đăng ký văn hành có tên gọi - Sổ đăng ký công văn Các loại sổ lập theo năm, năm dùng riêng, số thứ tự đánh từ ngày đến ngày cuối năm Việc đăng ký văn tiến hành thường xuyên theo ngày Công việc đăng ký văn UBND TP Lai Châu đăng ký vào sổ xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc giải nhanh chóng * Nhược điểm: Tuy nhiên việc đăng ký văn UBND TP Lai Châu tồn số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu thời gian tốn công sức cần thiết Bên cạnh cán văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn cho việc quản lý văn c) Quản lý văn đến Qua khảo sát UBND TP Lai Châu thấy việc quản lý văn đến có ưu, nhược điểm sau: * Ưu điểm: Tất văn đến quan tập trung vào đầu mối thống phận văn thư, tất khâu quản lý văn đến tiếp nhận, bóc bì văn đến, giải theo dõi, giải văn kiến tương đối tốt theo quy định Nhà nước Tất văn đến đăng ký sổ đăng ký văn đến Cán văn thư quan vào số lượng văn đến hàng năm từ 2000 đến 5000 văn năm mà lập loại sổ: - Sổ đăng ký văn bộ, ngành TW - Sổ đăng ký văn quan, tổ chức khác - Nhìn chung công tác đăng ký văn đến sổ UBND TP Lai Châu tiến hành tốt theo quy định Nhà nước Các văn đến 52 đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau * Nhược điểm: Tuy nhiên công tác đăng ký văn đến UBND TP Lai Châu số hạn chế Chưa lập sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải văn chưa sát d) Quản lý sử dụng dấu Qua trình kiến tập UBND TP Lai Châu thấy công tác quản lý sử dụng dấu tiến hành tốt, dấu cán văn thư bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong Dấu đóng lên văn có đầy đủ thông tin chữ ký hợp lệ Dấu đóng lên phần ba chữ ký bên trái Tuy nhiên việc quản lý sử dụng dấu UBND tồn số hạn chế ý thức, tinh thần làm việc cán văn thư nên nhiều văn dấu đóng bị nhoè, bị mờ - Về chất lượng Cán bộ: UBND TP có Cán Văn thư có trình độ chuyên môn cao nên khâu nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ tiến hành hiệu Cán văn phòng có phẩm chất trị tốt ( Chánh văn phòng, phó phòng đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với công việc cao, đào tạo qua lớp nghiệp vụ văn phòng nên không lãnh đạo tốt công tác Văn thư – Lưu trữ mà làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo cần thiết - Về quan tâm đạo lãnh đạo UBND : UBND TP có kế hoạch đạo, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho Cán thông qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác Văn thư – Lưu trữ đưa Cán tập huấn cấp TP - Về trang thiết bị UBND TP trang bị thiết bị văn phòng đaị máy tính , máy in , tủ đựng tài liệu Nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ quản trị Văn phòng UBND TP Lai Châu : 53 Trong công tác văn thư , số hạn chế phổ biến tất quan nói chung UBND TP Lai Châu nói riêng toàn văn – Tài liệu trình hoạt động chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh Vì tài liệu nộp lưu phòng, ban nộp lưu tình trạng bó gói , gây khó khăn lớn cho công tác Lưu trữ d) Nhược điểm công tác văn thư UBND TP Lai Châu UBND TP Lai Châu chưa bố trí cán chuyên trách làm công tác Lưu trữ Cán lưu trữ cán Văn thư kiêm nhiệm Vì mà công tác Lưu trữ UBND nhiều hạn chế Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu lưu trữ , tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng , ban chuyên môn Một số tài liệu thu hồi cán lưu trữ chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì phần lớn tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm , khai thác sử dụng tài liệu Kho lưu trữ UBND TP Lai Châu kho lưu trữ địa phương thiếu số trang thiết bị bảo quản như: Cặp, giá đựng tài liệu ,bình ôxi , quạt thông gió nên chưa đáp ứng phục vụ việc thu hồi tài liệu, bảo quản tài liệu Tuy UBND có trang thiết bị kỹ thuật cho Văn phòng, trang thiết bị thiếu số thiết bị : máy fax, máy phôtô sử dụng lâu nên số máy máy phôtô bị hỏng cũ 2.2 Một số đề xuất kiến nghị: Qua khảo sát kiến tế thấy để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng UBND TP Lai Châu cần làm tốt số công việc sau: Lãnh đạo UBND TP cần quan tâm sát đến công tác văn thư – lưu trữ quan Ban hành chủ chương , hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể , sâu sát Tổ chức đưa Cán tập huấn cấp trọng đào tạo , bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán Văn thư – Lưu trữ , cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra kiến công tác cán Văn 54 thư – Lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng, ban quan cần ban hành văn hướng dẫn , đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư- Lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm , cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm , đánh giá việc làm , việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân , phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán Lãnh đạo UBND TP đôn đốc kiểm tra thường xuyên phòng, ban lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ , tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Ngoài lãnh đạo UBND TP tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử TP cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu cuả Nhà nước Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax , mua thêm số máy phôtô phục vụ công tác văn thư Kho lưu trữ TP cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp , giá đựng tài liệu , bình ôxi, quạt thông gió, biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xẩy với tài liệu Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác , kịp thời , bí mật đại đáp ứng nhu cầu đoi hỏi ngày cao 55 PHẦN KẾT LUẬN Kiến tập khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Tất trường ĐH,CĐ, THCN tổ chức đợt kiến tập Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết kiến hành, lý luận kiến tiễn Bộ Giáo dục Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận UBND TP Lai Châu, kiến đợt kiến tập với chuyên nghành Quản Trị Văn Phòng Tuy thời gian kiến tập không nhiều kiến có ý nghĩa thân tôi, giúp trưởng thành nhiều Đó hội cho bạn có điều kiện xâm nhập kiến tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hoá phần lý thuyết học Có thể nói đợt kiến tập giúp hiểu sâu chuyên nghành Quản Trị Văn Phòng Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan từ ý thức trách nhiệm Cán Văn Phòng trẻ lớn Đặc biệt nhà nước có sách quản lý Hành “một cửa”, công tác văn phòng quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác phát triển lên với tầm quan trọng Đợt kiến tập diễn thuận lợi, thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách thuận lợi Bên cạnh có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc cán Văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn để thành công công tác sau Để hoàn thành báo cáo , xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên nghành thầy , cô khoa quản lý Quản Trị Văn Phòng Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho có môi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt kiến tập Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán văn phòng ban nghành khác UBND TP Lai Châu tạo điều kịên giúp 56 đỡ trình kiến tập Nhờ quan tâm , giúp đỡ tận tình sâu sắc quan gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Trong trình kiến tập quan chắn không khỏi bỡ ngỡ mong góp ý kiến quý quan Báo cáo kiến tập thành sau thời gian dài học lý thuyết Tôi xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn với hướng dẫn tận tình chị Nguyễn Hoài Thương cán văn thư Song kiến thức hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo chuyên nghành thầy cô khoa Quản Trị Văn Phòng nhà trường Xin chân thành cảm ơn! 57