Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU , TỔ CHỨC UBND HUYỆN ỨNG HÒA VÀ PHÒNG NỘI VỤ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu của UBND huyện Ứng Hòa 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Ứng Hòa 3 1.1.3.Cơ cấu của UBND huyện Ứng Hòa 9 1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu của phòng Nội vụ huyện Ứng Hòa 9 1.2.1 Vị trí, chức năng 9 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 10 1.1.3 Tổ chức và biên chế 13 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ UBND HUYỆN ỨNG HÒA 14 2.1 Hoạt động quản lý 14 2.1.1.Quy chế công tác văn thư 14 2.1.2. Hình thức tổ chức văn thư và nhân sự 14 2.1.3. Các văn bản chỉ đạo về công tác văn thư 15 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 15 2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.2.1.1Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.1.2Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 16 2.2.1.3Nhận xét : 17 2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản( phụ lục 5) 18 2.2.2.1Quản lý và giải quyết văn bản đi 18 2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 19 2.2.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 21 2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 22 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊNHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN UBND HUYỆN ỨNG HÒA 23 3.1 Nhận xét, đánh giá 23 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND huyện Ứng Hòa 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan,tổ chức Là sinh viên trường đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành lưu trữ học, em thầy cô giảng dạy nắm bắt đặc điểm hoạt động ngành văn thư- lưu trữ Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ thực tế chuyên ngành học, trường đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên khoa văn thư- lưu trữ nhằm nâng cao trình độ hiểu biết kiến thức thực tế với phương châm nhà trường đề ra: “ học đôi với hành ”.Tạo hội cho sinh viên chủ độc ,độc lập trình quan sát, nhận xét ,đánh giá nội dung công tác Văn thư, Lưu trữ quan ,tổ chức.Giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm việc học tập học phần Trong trình thực tập kỹ giao tiếp chưa tốt ,kỹ áp dụng kiến thức vào thực tế chưa cao, khả sử dụng trang thiết bị máy in , máy fax hạn chế gây khó khăn trình kiến tập Tuy nhiên nhờ có giúp đỡ nhiệt tình ban lãnh đạo, anh chị quan giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Trong suốt trình kiến tập em chân thành cảm ơn bác Phan Văn Hùngngười hướng dẫn kiến tập tập thể ban lãnh đạo anh chị phòng Nội vụ nói riêng UBND huyện Ứng Hòa nói chung tình tìm hiểu thu thập thông tin Trong trình thực gần tháng phòng Nội vụ huyện Ứng Hòa em nhận dạy nhiệt tình cán trực tiếp hướng dẫn cán công chức phòng Nội vụ giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập Do thời gian ,trình độ, kiến thức hạn chế báo cáo kiến tập em nhiều hạn chế , mang tính chủ quan nhận định đánh đề giải pháp Chính để báo cáo hoàn thiện em mong thông cảm đóng góp ý kiến thầy,cô để báo cáo hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ CẤU , TỔ CHỨC UBND HUYỆN ỨNG HÒA VÀ PHÒNG NỘI VỤ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu UBND huyện Ứng Hòa 1.1.1 Lịch sử hình thành Huyện Ứng Hòa nguyên phủ Ứng Thiên đời nhà Lê thuộc trấn Sơn Nam Năm Gia Long thứ 13 (năm 1814) phủ Ứng Thiên đổi tên phủ Ứng Hòa Năm Minh Mạng thứ 12 (năm 1831), tỉnh Hà Nội thành lập, Ứng Hòa bốn phủ tỉnh Hà Nội Phủ Ứng Hòa gồm huyện Sơn Minh sau đổi thành Sơn Lãng, Chương Đức (sau đổi thành Chương Mỹ), Thanh Oai Hoài An Năm 1888, tỉnh Hà Đông thành lập, phủ Ứng Hòa thuộc tỉnh Hà Đông Năm 1891, thành lập phủ Mỹ Đức thuộc tỉnh Hà Đông, bao gồm huyện Yên Đức, Chương Mỹ Sơn Lãng Sau Cách mạng tháng Tám thành công, huyện Sơn Lãng đổi tên huyện Ứng Hòa, huyện Yên Đức đổi tên huyện Mỹ Đức Ngày 21/4/1965, tỉnh Hà Tây thành lập theo Nghị ủy ban Thường vụ Quốc hội, sở hợp hai tỉnh Sơn Tây Hà Đông Ngày 12/8/1991, kỳ họp thứ chín Quốc hội khóa thông qua Nghị chia tỉnh Hà Sơn Bình thành hai tỉnh Hòa Bình Hà Tây Theo đó, huyện Ứng Hòa thuộc tỉnh Hà Tây Ngày 23/9/2003, Chính phủ Nghị định số 107/2003/NĐ-CP điều chỉnh địa giới hành mở rộng thị trấn Vân Đình thuộc huyện Ứng Hòa Theo đó, sáp nhập toàn diện tích tự nhiên nhân xã Tân Phương phần diện tích dân số xã Liên Bạt, Phương Tú, Vạn Thái vào thị trấn Vân Đình Sau điều chỉnh, huyện Ứng Hòa gồm 29 đơn vị hành gồm thị trấn Vân Đình 28 xã Từ ngày tháng năm 2008, toàn tỉnh Hà Tây xác nhập vào Hà Nội theo nghị 15/2008/QH12 kì họp quốc hội khóa 12 ngày 29 tháng năm 2008 Theo huyện Ứng Hòa thuộc Hà Nội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Ứng Hòa Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương; phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, toán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBND cấp xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách, kiểm tra nghị HĐND cấp xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định luật ngân sách - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai: - Xây dựng, trình HĐND cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình - Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ, hải sản - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ, quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật - Xem xét quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: - Tham gia với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND tỉnh Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện, quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng, tổ chức việc thực sách nhà ở, quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn - Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xâu dựng theo phân cấp UBND cấp tỉnh Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: - Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Trong lĩnh vực văn hoá, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội thể dục thể thao: - Xây dựng trương trình đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, y tế, thể dục thể thao, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non, thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn, đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử - Quản lý công trình công cộng phân cấp, hướng dẫn phòng trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử, văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế, quản lý trung tâm y tế, trạm y tế, đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân, phòng chống dịch bệnh, bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa, bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực sách dân số kế hoạch hoá gia đình - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm - Tổ chức đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động, tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường: - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương - Tổ chức thực bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thiên tai, bão lụt - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện, ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội: - Tổ chức phòng trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân Thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện, quản lý lực lượng dự bị động viên, đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước, thực biện pháp phòng ngừa phòng chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương - Chỉ đạo kiểm tra việc quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương - Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: - Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo - Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt - Chỉ đạo kiểm tra thực sách dân tộc, sách tôn giáo, quyền tự do, tín ngưỡng, tôn giáo, theo khong theo tôn giáo công dân địa phương Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tôn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái quy định pháp luật sách nhà nước theo quy định pháp luật Trong lĩnh vực thi hành pháp luật: - Tổ chức, đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp - Tổ chức thực đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp bảo vệ tài sản nhà nước, tổ chức trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân - Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn - Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước, tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân, hướng dẫn, đạo công tác hoà giải xã, thị trấn Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính: Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc UBND cấp theo hướng dẫn UBND cấp Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp UBND cấp Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện Xây dựng đề án thành lập mới, sát nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành địa phương trình HĐND cấp thông qua để trình cấp xem xét định Xây dựng đề án thành lập quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân theo hướng dẫn Chính phủ trình Hội đồng nhân dân định Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 1.1.3.Cơ cấu UBND huyện Ứng Hòa ( Sơ đồ : phụ lục 1và ) Theo luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện,quận, xã phường thành phố thuộc tỉnh; Căn Nghị số 23/2008/NQ-HĐND ngày 11 tháng 12 năm 2009 Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội tổ chức quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã – thành phố Hà Nội UBND huyện Ứng Hòa gồm chủ tịch, phó chủ tịch ủy viên UBND huyện Ứng Hòa có 12 quan chuyên môn tham mưu giúp việc cho UBND quản lý ngành, lĩnh vực phụ trách lãnh thổ huyện gồm : - Phòng Nội vụ - Phòng Tư pháp - Phòng Tài – Kế hoạch - Phòng Tài nguyên Môi trường - Phòng Lao động – Thương binh Xã hội - Phòng Văn hoá Thông tin - Phòng Giáo dục Đào tạo - Phòng Y tế - Thanh tra - Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân - Phòng Kinh tế - Phòng Quản lý đô thị 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu phòng Nội vụ huyện Ứng Hòa 1.2.1 Vị trí, chức Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quan tham mưu, giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước Sinh viên: Đặng Thu Trang 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Văn sau tiếp nhận đơn vị ,phòng ban giải theo quy định Việc theo dõi giải văn đến trước hết trách nhiệm trưởng phòng, phó phòng , cán chuyên môn cán văn thư Phó phòng phụ trách mảng hành người trực tiếp giúp lãnh đạo đôn đốc ,theo dõi việc giải văn Cán văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu để thông báo cho người theo dõi, đôn đốc việc giải văn 2.2.3 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Các loại hồ sơ hình thành UBND huyện Ứng Hòa đa dạng phong phú Căn xác định hồ sơ dự kiến cần lập UBND huyện Ứng Hòa cho lập danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ bảng thống kê dự kiến hồ sơ cần lập năm quan tổ chức, ghi rõ thời gian bảo quản, đối tượng lập, quan, đơn vị, cá nhân chủ động lập hồ sơ Bản danh mục hồ sơ làm tốt làm cho quan, tổ chức chủ động công tác lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư chặt chẽ khoa học, góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân quan công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Nội dung danh mục hồ sơ gồm cột : số ký hiệu văn bản, tên đề mục tiêu đề hồ sơ,thời hạn bảo quản, người lập, thời hạn bảo quản ghi Trên hướng dẫn ngiệp vụ cán văn thư đơn vị tự dự kiến, xây dựng danh mục hồ sơ đơn vị mình.Sau cán văn thư làm nhiệm vụ tổng hợp danh mục hồ sơ đơn vị làm danh mục hồ sơ quan, trình lãnh đạo quan ký duyệt Người lập hồ sơ cán đơn vị ,phòng ban theo dõi, giải công việc làm lập hồ sơ công việc Các bước lập hồ sơ gồm : -Mở hồ sơ : Căn vào nội dung công việc để xác định hồ sơ cần lập -Thu thập văn tài liệu hồ sơ -Kết thúc hồ sơ : Khi kết thúc hồ sơ người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra văn tài liệu hồ sơ Loại bỏ hồ sơ trùng thừa, không liên quan Sắp xếp văn bản, tài liệu theo trình theo dõi giải công việc Hiện nay, UBND huyện Ứng hòa chưa có kho lưu trữ, hồ sơ sau hình thành bảo quản đơn vị phòng ban Sinh viên: Đặng Thu Trang 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư, giải xong công việc mà chưa lập hồ sơ coi công việc chưa hoàn thành Hồ sơ tài liệu nguồn bổ sung quan trọng vào lưu trữ Hồ sơ phản ánh chức nhiệm vụ, trình hoạt động quan tổ chức Nhận xét : Tuy nhận thức rõ tầm quan trọng cần thiết danh mục hồ hồ sơ để giao nộp vào lưu trữ quan khâu nghiệp vụ chưa tiến hành cách chu đáo, làm tài liệu bị hư tổn mát gây khó khăn cho lưu trữ nghiên cứu tài liệu cần thiết 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu Dấu thành phần quan trọng thiếu hoạt động quản lý quan Con dấu khẳng định tư cách pháp nhân quan tổ, khẳng định giái trị pháp lý văn giấy tờ Việc quản lý sử dụng dấu quan thực theo quy định nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 phủ quản lý sử dụng dấu, nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư Các loại dấu mà quan sử dụng gồm dấu quan, dấu đơn vị phòng ban chuyên môn, dấu chuyên môn Công tác quản lý dấu: Cán văn thư giúp thủ trưởng quan quản lý sử dụng dấu Trong trường hợp văn thư vắng mặt, cán văn thư giao dấu cho cán liên quan công việc văn phòng quản lý Dấu để tủ sắt có khóa chắn Nếu làm dấu bị sử lý theo quy định quan pháp luật Dấu bị phải nhanh chóng báo cho quan công an gần để nhanh chóng làm thủ tục cấp giấy phép khắc dấu thông báo hủy dấu bị Sử dụng dấu : Tùy theo tính chất nội dung công việc sử dụng dấu cho phù hợp Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Đóng dấu văn có ký người người có thẩm quyền Văn thư phải trực tiếp đóng dấu lên văn bản, tài liệu Con dấu vệ sinh dụng cụ khăn mềm, bàn chải mềm bảo quản tủ sắt Sinh viên: Đặng Thu Trang 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN UBND HUYỆN ỨNG HÒA 3.1 Nhận xét, đánh giá Sau số nhận, xét đánh giá công tác văn thư UBND huyện Ứng Hòa: Ưu điểm: Cán văn thư người có tinh thần trách nhiệm cao công việc,có kinh nghiệm lực nghề Vì có kinh nghiệm lâu năm nghề nên thao tác nghiệp vụ xác,kịp thời, giúp lãnh đạo quan quản lý thực tốt công tác văn thư Việc quản lý văn bản, giấy tờ giải văn nhanh chóng, xác; thực theo quy định nhà nước công tác văn thư Công việc giải nhanh chóng , hạn chế tình trạng tồn đọng.Được quan tâm lãnh đạo UBND huyện ,công tác văn thư quan tâm , triển khai đầy đủ, quy định nhà nước.Tình trạng sở vật chất quan tâm máy tính, máy in, đáp ứng yêu cầu công tác văn thư Đã áp dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ; giúp nâng cao chất lượng quản lý văn hồ sơ Nhược điểm: UBND huyện chưa ban hành quy chế công tác văn thư quản lý ban hành văn cách cụ thể mà dựa theo văn quy định nhà nước hành Tình trạng văn chưa tuân thủ thể thức, trích yếu nội dung, sai ký hiệu văn tồn Điều gây khó khăn cho việc đăng ký văn Cán lãnh đạo thường xuyên công tác hay tập huấn nên việc giải văn chậm không kịp tiến độ Hiện UBND huyện chưa có hệ thống kho lưu trưc để bảo quản hồ sơ tài liệu, hồ sơ Các trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu thiếu giá,tủ, cặp hộp,… Chưa có kho lưu trữ để bảo quản tài liệu Việc triển khai việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ chưa thực có hiệu quả.Nhân viên chưa có thói quyên lập hồ sơ theo quy định Tài liệu Sinh viên: Đặng Thu Trang 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ tình trạng bó gói, lộn xộn Việc đăng ký văn trường hợp chưa thực theo quy định nhà nước Hiện UBND huyện chưa có hệ thống kho lưu trữ, trang thiết bị để bảo quản hồ sơ tài liệu để bảo quản hồ sơ tài liệu Công tác lưu trữ chưa quan tâm 3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư UBND huyện Ứng Hòa Đối với UBND huyện Ứng Hòa : UBND huyện cần sớm xây dựng ban hành văn quản lý , làm sở hành lang pháp lý quy chế công tác văn thư- lưu trữ , cho hoạt động công tác văn thư mà công tác lưu trữ Các cán làm công tác văn thư có bề dày kinh nghiệm người học chuyên ngành công tác văn thư-lưu trữ nên cần thường xuyên mở lớp tập huấn công tác văn thư- lưu trữ cho quan giúp cán nắm bắt vai trò công tác văn thư, cách thức khâu quy trình nghiệp vụ Trang bị hoàn thiện trang thiết bị phục vụ công tác văn thư- lưu trữ Đặc biệt nên xây dựng hệ thống kho để bảo quản hồ sơ ,tài liệu; trang bị hệ thống trang thiết bị bảo quản công tác lưu trữ giá tủ cặp hộp Cần tiến hành rà soát khâu nghiệp vụ công tác văn thư ,khâu thực chưa tốt để có biện pháp khắc phục.Cần có quy định khen thưởng xử phạt cụ thể sai phạm công tác văn thư lưu trữ Đối với trường đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa văn thư-lưu trữ nói riêng nên thường xuyên liên kết với quan nhà nước, đặc biệt quan nhà nước địa phương mở lớp tập huấn, bồi dưỡng công tác văn thư lưu trữ; để cán công chức viên chức nắm bắt vai trò ,vị trí cách thức thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ Sinh viên: Đặng Thu Trang 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ C PHẦN KẾT LUẬN Trong thời gian kiến tập UBND huyện Ứng Hòa giúp em trau dồi thêm nhiều kiến thức Đây khoảng thời gian ý nghĩa sinh viên năm thứ em Qua việc học tập trường thực hành quan em thấy khác lý thuyết thực hành Ở trường em thầy cô truyền đạt kiến thức công tác văn thư-lưu trữ, hiểu biết văn phòng Tại quan em bắt tay vào làm việc, dựa sở học Cùng với giúp đỡ nhiệt tình cô, chú, anh chị quan Nhờ em phần nâng cao kiến thức, rèn luyện ý thức làm việc, hiểu mối quan hệ quan,cách giao tiếp, phong cách làm việc hỗ trợ công việc Đó kết hợp hài hòa lý luận thực tiễn để chuẩn bị tốt cho công việc sau trường ,nhận thức rõ vai trò công tác văn thư-lưu trữ Sinh viên: Đặng Thu Trang 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Phụ lục 01: Quyết định số 341 việc tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội UBND thành phố Hà Nội UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC Số 341/QĐ-UBND Hà Nội ngày 20 tháng 01 năm 2010 QUYẾT ĐỊNH Về việc tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Căn Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Căn Nghị số 23/2008/NQ-HĐND ngày 11 tháng 12 năm 2009 Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội tổ chức quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã – thành phố Hà Nội; Theo đề nghị Giám đốc Sở Nội vụ; QUYẾT ĐỊNH ĐIỀU Tổ chức quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội sau: Tổ chức quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã gồm: - Phòng Nội vụ; - Phòng Tư pháp; - Phòng Tài – Kế hoạch; - Phòng Tài nguyên Môi trường; - Phòng Lao động – Thương binh Xã hội; Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Phòng Văn hoá Thông tin; - Phòng Giáo dục Đào tạo; - Phòng Y tế - Thanh tra; - Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân; - Phòng Kinh tế; - Phòng Quản lý đô thị Giải thể điều chuyển chức năng, nhiệm vụ, máy Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn, Phòng Công thương thuộc UBND huyện Ba Vì, Phúc Thọ, Thạch Thất, Quốc Oai, đan Phượng, Hoài Đức, Chương Mỹ, Thanh Oai, Ứng Hoà, Mỹ Đức, Thường Tín, Phú Xuyên Phòng Kinh tế Phòng Quản lý đô thị trực thuộc UBND huyện nêu theo quy định pháp luật Điều 2: Chức năng, nhiệm vụ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận, huyện, thị xã, sau: Phòng Nội vụ: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua – khen thưởng Phòng Tư pháp: tham mưu, Giúp Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thực chức quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải sở công tác tư pháp khác Phòng Tài - Kế hoạch: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế hoạch đầu tư; đăng ký kinh doanh; tông hợp, thống quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phòng Tài nguyên Môi trường: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thực chức quản lý nhà nước về: tài nguyên đất, tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, đồ Phòng Lao động – Thương binh Xã hội: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới Phòng Văn hoá Thông tin: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thực chức quản lý nhà nước về: văn hoá; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát báo chí; xuất Phòng Giáo dục Đào tạo: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình nội dung giáo dục đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo tiêu chuẩn cán quản lý giáo dục; tiêu chuẩn sở vật chất, thiết bị trường học đồ chơi trẻ em ; quy chế thi cử cấp văn bằng, chứng chỉ, đảm bảo chất lượng giáo dục đào tạo Phòng Y tế: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thực chức quản lý nhà nước chăm sóc bảo vệ sức khỏe nhân dân bao gồm: y tế sở; y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh, chữ bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế, trang thiết bị y tế; dân số Thanh tra: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thực chức quản lý nhà nước công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo phạm vi quản lý nhà nước Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã; thực nhiệm vụ, quyền hạn tra giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng theo quy định pháp luật 10 Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân: tham mưu, tổng Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ hợp cho Uỷ ban nhân dân hoạt động Uỷ ban nhân dân; tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Uỷ ban nhân dân ; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân 11 Phòng Kinh tế: - Phòng Kinh tế thuộc UBND quận: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước tiểu thủ công nghiệp; khoa học công nghệ; công nghiệp; thương mại Đối với quận có sản xuất nông nghiệp, phòng kinh tế thực thêm nhiệm vụ : tham mưu, giúp UBND quận thực chức quản lý nhà nước nông nghiệp; lâm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản… phù hợp với đặc điểm kinh tế - xã hội địa phương - Phòng kinh tế thuộc UBND huyện, thị xã: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã thực chức quản lý nhà nước tiểu thủ công nghị; khoa học công nghệ; công nghiệp; thương mại; nông nghiệp; lâm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề nông thôn địa bàn 12 Phòng Quản lý đô thị: Phòng Quản lý đô thị thuộc UBND quận: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân quậnthực chức quản lý nhà nước kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp, thoát nước; vệ sinh môi trường đô thị; công viên, xanh; chiếu sáng; rác thải; bến; bãi đỗ xe đô thị) Phòng Quản lý đô thị thuộc UBND huyện, thị xã: tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã thực chức quản lý nhà nước kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị nông thôn (gồm: cấp, thoát nước; vệ sinh môi Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ trường đô thị nông thôn; công viên, xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ xe đô thị) Điều Giám đốc Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Thủ trưởng Sở, ngành có liên quan tham mưu UBND thành phố ban hành văn hướng dẫn UBND quận, huyện, thị xã quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức biên chế quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã theo quy định pháp luật Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, thay định số 664/2008/QĐ-UBND ngày 06 tháng năm 2008 UBND thành phố Hà Nội (trước hợp nhất) Điều Chánh Văn phòng UBND thành phố; Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng sở, ban, ngành; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã; tổ chức cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành định Nơi nhận: - Bộ Nội vụ; TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH - Thường trực Thành uỷ; - Thường trực HĐND TP; - Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND TP; - Như điều 5; - CVP; PVP UBND TP; - Các phòng chuyên viên, TT Công báo; - Cổng thông tin điện tử thành phố; Nguyễn Thế Thảo - Lưu: VT, NC, SNV (3b) Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 01: Quyết định số 341 việc tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã thuộc thành phố Hà Nội UBND thành phố Hà Nội Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Huyện Ủy UBND huyện Ứng Hòa Hyện Ứng Hòa HĐND huyện Ứng Hòa Văn phòng HĐND UBND Phòng Nội vụ Phòng Tài Kế hoạch Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Văn hóa Thông tin Phòng quản lý đô thị Phòng Tài Nguyên Môi trường Phòng Kinh tế Phòng y tế Phòng Lao động TBXH Thanh tra huyện Phòng Tư pháp Phụ lục 02 :Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Ứng Hòa Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 03: Sổ đăng ký văn Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục 04: Sổ đăng ký văn đến Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phụ lục số 05 : Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi, văn đến Quản lý văn Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn ghi số, ngày, tháng, năm Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu mức độ mật,khẩn Làm thủ tục phát hành,chuyển phát theo dõi việc chuyển phát Quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến phân loại, bóc bì Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Lưu văn Theo dõi giải việc giải văn đến Sinh viên: Đặng Thu Trang Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A