Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Chương 1 : Giới thiệu về cơ quan, tổ chức. 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan. tổ chức. 4 1.1.1. lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư Lưu Trữ tỉnh Yên Bái. 4 1.1.2.Chức năng của Chi Cục Văn Thư Lưu Trữ 5 1.1.3. Nhiệm vụ quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ: 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái ). 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 7 1.2.1. Tình hình tổ chức, chức năng của phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ. 7 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ 7 1.2.3 .Cơ cấu tổ chức của phòng quản lý công tác văn thư – Lưu trữ 8 Chương 2 :Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.1.1 .Công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 9 2.1.2. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về Văn thư – Lưu trữ và xây dựng văn bản. 10 2.1.3. Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy dịnh của pháp luật hiện hành về Văn thư – Lưu trữ. 12 2.1.4. Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu 13 2.2.2. Công các quản lý văn bản đi. 13 2.2.3. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến. 14 2.2.4.Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 15 2.2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 15 2.2.6.Thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu và lưu trữ lịch sử tỉnh 16 2.2.7. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp hồ sơ, tài liệu 17 2.2.8. Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ 18 2.2.9. Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 2.2.10. Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu. 19 2.2.11. Thực hiện Đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng” 20 Chương 3. Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị. 21 3.1. Nhận xét, đánh giá. 21 3.1.1. Ưu điểm: 21 3.1.2. Nhược điểm: 22 3.2. Đề xuất, giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 23 3.3. Một số khuyến nghị 24 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức: 24 3.3.2. Đối với bộn môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 25 C.PHẦN KẾT LUẬN 27
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC Sinh viên: Hà Thị Hiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Ngày thông tin chiếm vị trí quan trọng đời sống hàng ngày người,thông tin truyền tải nhiều hình thức khác vô đa dạng phong phú Tuy nguồn thông tin đáng tin cậy có độ xác cao,có sở pháp lý văn Văn trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý Nhà Nước, tổ chức danh nghiệp, tài liệu sản sinh có giá trị để phụ vụ cho mục đích quan,tổ chức Vì mà việc quản lý tài liệu lưu trữ ngày cần thiết, tài liệu phục vụ xuyên suốt trình hoạt động quan, tổ chức Trong công đổi lên ngày giới phát triển hóa, công tác Văn thư - Lưu trữ cần chiếm vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức Nhận thức vai trò mà người tự biết bảo quản tài liệu Cũng để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội lưu trữ xuất chứng minh xã hội thay đổi, ngày tiến lên đà phát triển không ngừng Với việc tổ chức cho sinh viên kiến tập quan,tổ chức cách hiểu sinh viên có hội co sát với thực tế, có hội làm quen với môi trường làm việc để tạo bước đệm công việc sau phát huy nhà trường trang bị Đây hội tốt sinh viên chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ đơn vị đồng thời giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm việc học tập học phần Khi nhà trường đồng ý, đồng ý phối hợp giúp đỡ Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Tỉnh Yên Bái tiếp nhận tạo điều kiện cho em kiến tập quan từ ngày 01/6/2016 đến ngày 19/6/2016, thời gian kiến tập quan em nắm công việc cán Văn Thư Lưu trữ học hỏi thêm nhiều điều nhiều kiến thức để góp phần bổ sung kiến thức cho thân Đây hành trang cho em bước vào đường đời nghiệp sau Sinh viên: Hà Thị Hiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Trong thời gian kiến tập Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Tỉnh Yên Bái có thuận lợi bên cạnh việc gặp phải khó khăn tránh khỏi : Thứ mặt thuận lợi : Về phía nhà trường : Được hướng dẫn đạo tận tình nhà trường thầy, cô khoa Văn thư - Lưu trữ Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trang bị cho em kiến thức kỹ để em kiến tập quan tốt Về phía quan kiến tập : Được đồng ý khối hợp tiếp nhận Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Tỉnh Yên Bái Được giúp đỡ thầy,cô trường đợt kiến tập vừa qua em có thuận lợi bảo tận tình bác,các cô,chú,các anh,chị quan giúp em có thêm kiến thức công tác Văn thư -Lưu trữ.Từ cho em hiểu tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ tất quan nào, đồng thời quan giúp đỡ phối hợp để em tận dụng học trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội vào thực tế Thứ hai mặt khó khăn : Về mặt chủ quan : Do kinh nghiệm công việc hạn chế,ít có hội cọ sát nên đôi lúc bỡ ngỡ sai xót công việc kiến tập Về mặt khách quan : Do điều kiện quan có mặt hạn chế nên phòng làm việc không rộng rãi Ngoài có nhiều yếu tố : thời tiết, đường đi, làm hạn chế hiệu quả, suất công việc, tâm lý làm việc không thoải mái Trong thời gian kiến tập Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ thời gian ngắn em có thêm nhiều kiến thức nghành Văn thư - Lưu trữ mà học, kiến thức công việc Sinh viên: Hà Thị Hiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Nó giúp em rèn luyện thân thành cán Lưu trữ, biết phải có đủ yếu tố, phẩm chất để chở thành cán Lưu trữ Kết báo cáo kiến tập em cố gắng lỗ lực thân Ngoài ra, đóng góp phần không nhỏ vào thành công đợt kiến tập báo cáo phải kể đến thầy,cô trường ;các bác;các cô,chú ; anh,chị Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ quan tâm giúp đỡ tận tình để em hoàn thành đợt kiến tập báo cáo Tuy có cố gắng nỗ lực thân, với giúp đỡ nhiều yếu tố bên ngoài, thời gian kiến tập có hạn nên báo cáo em nhiều sai sót, em mong có đóng góp ý kiến thầy,cô để báo cáo em hoàn thiện tốt Cuối em xin chân thành cảm ơn thầy,cô nhà trường Đặc biệt thầy,cô khoa Văn thư - Lưu trữ ban lãnh đạo cán bộ, nhân viên, công chức Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Tỉnh Yên Bái tạo điều kiện giúp đỡ em tận tình đợt kiến tập vừa qua để em hoàn thành tốt nội dung kiến tập Em Xin Chân Thành Cảm Ơn ! Hà Nội, Ngày Tháng Năm 2016 Sinh Viên Hà Thị Hiền Sinh viên: Hà Thị Hiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B PHẦN NỘI DUNG Chương : Giới thiệu quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức 1.1.1 lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ tỉnh Yên Bái Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Tỉnh Yên Bái tiền thân phận Lưu trữ phòng Hành - Tổ chức thuộc văn phòng UBND tỉnh Ngày 29/7/1998, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1503/1998/QĐ - TH việc thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Thực Nghị định số 13/2008/NĐ - CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương ; theo đó,ngày 04/8/2008, UBND tỉnh ban hành QĐ số 200/2008/QĐ UBND việc thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ sợ chuyển Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ Thực Thông tư số 02/2010/TT - BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp ; theo ngày 20/8/2010, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1887/QĐ -UBND việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Với hai lần thay đổi cấu tổ chức, máy Chi cục Văn thư - Lưu trữ vào hoạt động ổn định Trước thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ, phận lưu trữ ( gồm 02 biên chế ) có chức thực quản lý Phông Lưu trữ UBND tỉnh.Hiện Chi cục Văn thư - Lưu trữ gồm có 16 biên chế, 06 biên chê hành 10 biên chế nghiệp Có chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật.Cơ cấu tổ chức có Chi cục trưởng Phó Chi cục trưởng ; phòng chuyên môn nghiệp vụ : Phòng Hành - Tổng hợp, phòng Quản lý văn thư, lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ ( thành lập theo Quyết định số 201/QĐ Sinh viên: Hà Thị Hiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ SNV ngày 28 tháng năm 2015 Giám đốc Sở Nội vụ ) ; Trung tâm Lưu trữ lịch sử đơn vị sư nghiệp công lập có chức thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật ; tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Hiện Trung tâm Lưu trữ lịch sử quản lý 06 phông Lưu trữ : Phông Ủy ban Thống Chính phủ, Phông Ủy ban nhân dân tỉnh, Phông Sở Nội vụ, Phông thi đua Khen thưởng, Phông Chi cục Văn thư - lưu trữ Phông Ban đạo tỉnh phòng chống tham nhũng ( Phông đóng ) Với ý nghĩa, vai trò to lớn công tác lưu trữ, đặc biệt tiềm nằng thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo công vụ có hiệu quả, xây dựng hành đại Quan tâm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kim nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quan lý : suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước 1.1.2.Chức Chi Cục Văn Thư - Lưu Trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái có chức tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước Văn thư – Lưu trữ tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư – Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động Ngân sách nha nước cấp theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu đạo quản lý tổ chức biên chế hoạt Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn Thư Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Chi cục Văn thư – Lưu trữ: + Trinh cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng Sinh viên: Hà Thị Hiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ năm, chương trình, đề án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; + Hướng dẫn kiểm tra thực chế độ, quy định Văn thư – Lưu trữ; + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục nguồn thành phần thuộc diện nộp lưu vào lưu vào lưu trữ lịch sử cuả tỉnh”; + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục tài liệu hết giá trị” cuả Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Thẩm định, trình cấp phê duyệt “ Danh mục tài kiệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghẹ vào Văn thư – Lưu trữ; + Tổ chức tập huấn, bôì dưỡng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ; + Phối hợp với tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo sử lý vi phạm pháp luật Văn thư – Lưu trữ; + Thực sơ kết, tổng kết, báo cáo, thống kê vè công tác Văn thư – Lưu trữ theo quy định; + thực công tác thi đua, khen thưởng Văn thư – Lưu trữ; + Giúp giám đốc Sở Nội vụ thực nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ mình; + Thực số dịch vụ công tác lưu trữ; 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sơ đồ cấu tổ chức Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái ) Lãnh đạo Chi cục: Chi cục Văn thư – Lưu trữ có Chi cục trưởng không 02 Phó chi cục trưởng; Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm trước giám đốc Sở Nội vụ trước pháp luật vè toàn hoạt động Chi cục Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng pháp luật lĩnh vực công tác Sinh viên: Hà Thị Hiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ phân công; Chi cục trưởng vắng mặt, phó Chi cục trưởng Chi cục trưởng ủy nhệm điều hành hoạt động Chi cục; Việc bổ nhệm, miễn nhiệm, cách chức, từ chức, khen thưởng, kỷ luật, điều động, luân chuyển, chế độ sách Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thưc theo quy định pháp luật phân cấp cuỷa UBND tỉnh Cơ cấu tổ chức Chi cục, gồm: a phòng chức nghiệp vụ: - Phòng Hành – tổng hợp; - Phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ; Các phòng có trưởng phòng phó trưởng phòng, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật,điều động thực chế độ sách lãnh đạo phòng theo quy địn h nhà nước phân cấp quản lý tổ chức, cán cuả tỉnh b Đơn vị trực thuộc: Trung tâm lưu trữ đơn vị nghiệp, gồm 02 phận: - Thu thập – Chỉnh lý tài liệu; - Kho lưu trữ 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ Phòng quản lý văn thư – lưu trữ phận chuyên môn thuộc Chi Cục Văn thư – Lưu trữ thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực công tác Văn thư – Lưu trữ, đồng thời phận đôn đốc, nhắc nhở quan, tổ chức thực tốt công tác văn thư – lưu trữ quan Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ văn thư – lưu trữ 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ Tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Sinh viên: Hà Thị Hiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Thẩm định, trinh cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Lưu trữ lịch sử thành phố Nghiên cứu, xây dựng Đề án, Dự án ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ ; Tham gia xây dựng văn hướng ứng dụng tiến khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tổ chức tập huấn theo kế hoạch phê duyệt Xây dựng trang Web, biên tập, viết đưa thông tin lên trang Web Chi cục ; kết nối cổng thông tin điện tử với Sở Nội vụ ; xây dựng, trì quy trình ISO 9001:2008 Xây dựng sở liệu, quản lý mạng, làm công tác tin học, nghiên cứu phần mềm, bảo dưỡng máy móc thiết bị tin học Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ ; 10 Thực nhiệm vụ khác Chi cục trưởng phân công 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phòng quản lý công tác văn thư – Lưu trữ Phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ gồm 01 trưởng phòng 01 phó trưởng phòng, 01 chức công tác thực nhiệm vụ giao lãnh đạo quan Sinh viên: Hà Thị Hiền Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương :Thực trạng công tác lưu trữ quan tổ chức Tài liệu lưu trữ sinh suốt trình hoạt động quan, tổ chức Những tài liệu giá trị khoảng thời gian định, giữ gìn, bảo vệ tài liệu tốt phục vụ cho suốt trình phát triển quan, tổ chức, đáp ứng nhu cầu xã hội Có tài liệu lưu trữ vấn đề mà quan, tổ chức cần giải quan tâm : + Làm để quản lý, tập trung thống giá trị tài liệu ? + Làm để tổ chức khoa học tài liệu? + Làm để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu ? + Làm để chia sẻ tối đa thông tin phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Công tác lưu trữ đời đòi hỏi Khách quan việc quản lý, bảo quản , tổ chức sử dụng tài lưu trữ để phục vụ xã hội Công tác lưu trữ gồm nội dung : + Hoạt động quản lý nhà nước lưu trữ ; + Hoạt động nghiệp vụ Hoạt động quản lý 2.1.1 Công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ a tổ chức biên chế trình độ công chức, viên chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ : - Về cấu tổ chức : Năm 2010, thực thông tư số 02/2010/TT –BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn thư – Lưu trữ bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái trực thuộc Sở Nội vụ đươc thành lập ; có 02 phòng chức 01 đơn vị trực thuộc trung tâm lưu trữ - Về số lượng : Tổng số biên chế có Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh 23 người, : Biên chế hành 05 người, biên chế nghiệp Sinh viên: Hà Thị Hiền 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ trở trước Tổng số tài liệu có kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái 68 phông tài liệu hành chính, 10416 hồ sơ, quy mét 214 mét giá tài liệu có niên đại từ năm 1945 đến 2005 2.2.7 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, xếp hồ sơ, tài liệu Các phông tài liệu hành kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị theo quy định, 21 phông chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản theo quy định, 21 phông chỉnh lý, xác định thời hạn theo Bảng thời hạn bảo quản văn kiện mẫu ban hành kèm theo Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 Cục Lưu trữ Phủ thủ tướng( có tổng số 1429 hồ sơ vĩnh viễn; 6858 hồ sơ lâu dài; 294 hồ sơ tạm thời); 47 phông tài liệu chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức ( có tổng số 1835 hồ sơ vĩnh viễn ) Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu, tất tài liệu có giá trị, tài liệu hết giá trị Hội Đồng Xác định giá trị tài liệu làm việc nghiêm túc báo cáo lên Cục Văn thư - Lưu Trữ Nhà Nước thẩm định, cho ý kiến, quan vận dụng văn số: 879 Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước năm 2006 làm sở để thực việc xác định giá trị tài liệu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụ quan trọng công tác lưu trữ nhằm phân loại, xếp tài liệu theo phương án khoa học chọn phù hợp với tình hình thực tế quan Toàn tài liệu Chi cục chỉnh lý lập hồ sơ hoàn chỉnh, tình trạng tài liệu bó gói, rời lẻ Công tác chỉnh lý tài liệu quan thực theo văn quy định, hướng dẫn công tác chỉnh lý Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán lưu trữ Chi cục kết hợp bước khâu chỉnh lý lại với nhằm rút ngắn thời Sinh viên: Hà Thị Hiền 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ gian chỉnh lý mà xác hiệu Những tài liệu giữ lại trình chỉnh lý chủ yếu khối tài liệu trình quản lý Chi cục Ví dụ: Tài liệu Phòng Kế toán trình chỉnh lý giữ lại sổ sách kế toán, chứng từ kế toán niên độ sử dụng Ngoài trình chỉnh lý loại tài liệu văn hình thành hoạt động phục vụ tạm thời cá nhân như: Giấy đường, giấy giới thiệu, đơn xin nghỉ phép… Những tài liệu loại (trùng thừa, hết giá trị…) lập bảng thống kê làm thủ tục tiêu hủy 2.2.8 Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ - Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái kho tạm, bố trí khuân viên thuộc UBND tỉnh với diện tích 72m Tài liệu lưu trữ bảo quản hộp, giá để tài liệu theo quy định; Các phòng kho trang bị số dụng cụ, trang thiết bị bảo quản như: dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, máy hút bụi,máy điều hòa không khí số dụng cụ làm vệ sinh thông thường chổi lông, chổi quét; Kho lưu trữ trang bị đầy đủ phương tiện,thiết bị phòng cháy chữa cháy thông thường - Tài liệu bảo quản kho xếp hộp đựng tài liệu có dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin để thống kê tra tìm Việc đưa tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng tổ chức thực theo quy định - Thường xuyên áp dụng biện pháp chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, mối mọt cho tài liệu lưu trữ thực tốt quy trình vệ sinh kho tài liệu Kịp thời có biện pháp phòng xử lý tác nhân gây hư hỏng tài liệu Ngoài Chi cục ứng dụng biện pháp để bảo quản tài liệu như: + Sắp xếp, kiểm kê tài liệu kho lưu trữ để nắm số lượng, chất lượng bảo quản tài liệu tốt kho giúp cho việc tra cứu lấy tài liệu kho nhanh chóng, dễ dàng + Sắp xếp hồ sơ hộp theo trật tự Sinh viên: Hà Thị Hiền 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ + Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá + Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, quy định; đồng thời thực biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng gây hại tài liệu; + Tu bổ tài liệu, phục chế tài liệu hư hỏng, nhòe chữ; + Thường xuyên mở lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, công nhân viên chức công tác phòng chống cháy nổ Ngoài việc đầu tư cho biện pháp bảo quản tài liệu trên, quan đề ta quy định, nội quy phù hợp, sở quán triệt tinh thần cán công nhân viên chức quan thực tốt việc bảo quản tài liệu lưu trữ Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu Kho lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực tốt để bảo quản an toàn tài liệu Đồng thời, cán Chi cục có ý thức bảo vệ tài liệu, không lợi ích chung người mà đất nước 2.2.9 Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Công cụ tra cứu sử dụng kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái hệ thống sổ mục lục hồ sơ phông lưu trữ Ngoài ra, triển khai số hóa tài liệu phần mềm “ Cơ sở dự liệu điện tử tài liệu lưu trữ” Trung tâm tin học trực thuộc Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước; nhập liệu phông UBND tỉnh Yên Bái giai đoạn 1991 – 1995 với 540 hồ sơ, 12332 văn - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Việc tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tổ chức thực theo quy định hành, trung bình năm phục vụ 200 lượt độc giả, sử dụng gần 1000 hồ sơ 2.2.10 Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ trình cung cấp cho quan Nhà nước, tổ chức xã hội, cá nhân tài liệu cần thiết từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích kinh tế - trị - văn hóa – khoa học kỹ thuật Sinh viên: Hà Thị Hiền 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hiện quan xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội quy phục vụ khai thác, nội quy kho Chi cục xây dựng công cụ tra cứu tài liệu nhằm phục vụ cho công tác tra tìm độc giả nhanh chóng, xác mục lục hồ sơ, Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu Chi cục thực phòng đọc cung cấp chứng từ, công văn theo yêu cầu quan, tổ chức cá nhân Đồng thời, Chi cục cấp chứng thực cho tài liệu lưu trữ độc giả đến khai thác yêu cầu Khi độc giả muốn đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục phải có giấy giới thiệu quan, tổ chức nơi công tác phải làm đơn xin khai thác tài liệu có xác nhận quyền địa phương 2.2.11 Thực Đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng” Việc thực đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng” thực theo quy trình tiến độ thực hiện; dự kiến hoàn thành nhà kho trước 31/12/2015, nhà phục vụ công chúng trước 31/3/2016 Sinh viên: Hà Thị Hiền 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương Nhận xét, đánh giá đưa khuyến nghị 3.1 Nhận xét, đánh giá Trong thời gian kiến tập Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái, quan sát thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ em xin có số nhận xét sau đây: 3.1.1 Ưu điểm: Chỉ khoảng thời gian ngắn kiến tập Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái với kiến thức học trường, em tích lũy nhiều kinh nghiệm bổ ích cho thân giúp đỡ cho việc chuyên môn nghiệp vụ sau Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái công tác văn thư, lưu trữ quan tâm, trọng thực khâu nghiệp vụ văn phòng theo dung quy định nhà nước Được trọng cấp lãnh đạo trang thiết bị văn phòng máy vi tính, máy in, máy photo, máy fax, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc … cán văn thư đươc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ Công tác văn thư quan thực theo quy định pháp luật Phòng văn thư bố chí hợp lý nơi đầu mối giúp giải công việc quan Giúp cho công việc giải cách nhanh chóng có hiệu Các văn giấy tờ bảo quản cất giữ cẩn thận, sáp xếp theo trình tụ định Các tập lưu săp xếp theo số thứ tự văn bản, văn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh phân chia rõ ràng Sổ đăng ký văn đến HĐND riêng UBND riêng, sổ giữ gìn cẩn thận a Công tác quản lý văn Thực theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chín phủ quy định công tác văn thư, Nghị Định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ công tác văn thư.Thực theo công văn số 425/VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng năm Sinh viên: Hà Thị Hiền 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 2005 Hướng dẫn quản lý văn văn đến Lập sổ đăng ký công văn theo tên loại Các văn chuyển ngày, nhanh chóng xác b Công tác quản lý văn đến giải văn đến Thực theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chín phủ quy định công tác văn thư, Nghị Định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ công tác văn thư Công tác quản lý giải văn đến cán văn thư thực theo quy trình giải quyết, văn đến tiếp nhận, phân loại, đăng ký trình lên cho Chánh văn phòng nhanh chóng c Công tác quản lý sử dụng dấu Thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Dấu đóng ngắn, chiều màu mực theo quy định Cán văn thư không đóng dấu khống Con dấu bảo quản, cất giữ cẩn thận dấu đặt tủ phòng văn thư, tình trạng làm dấu, mang dấu quan chưa cho phép văn Chánh văn phòng Biết nhu cầu sử dụng, bố trí cán văn thư, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Cán văn thư văn phòng cuả Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh có chyên môn nghiệp vụ vững vàng, khả sử dụng trang thiết bị đại tốt 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm tồn số khó khăn như: Công tác lưu trữ chưa quan tâm, trọng nhiều, văn tài liệu qua trinh theo dõi giả công việc Do khối lượng công việc qua nhiều mà có cán văn thử nên cán văn thư kiêm nhiệm nhiều công việc nên công việc bị chồng chéo, việc Sinh viên: Hà Thị Hiền 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ giải công việc chưa hiệu công tác lưu trữ Việc tiến hành chỉnh lý kho tài liệu lưu trữ quan chưa trọng Công tác lập danh mục hồ sơ chưa đươc xây dựng Chưa áp dụng thông tư 07/2012/TT-BNV tháng 11/2012 thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan vào công tác văn thư quan Thông qua đợt kiến tập nhận thấy khác biệt lý thuyết thức tế công việc quan có nhiều điểm khác biệt 3.2 Đề xuất, giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức Chương trình kiến tập cần kéo dài thêm thời gian để em học hỏi nhiều kiến thức thực để tích lũy thêm nhiều kinh nghiêm, giúp đỡ cho việc học tập trường thời gian công viêc thời gian tới Công tác văn thư – lưu trữ công tác quan trọng quan, đơn vị có ý nghĩa lịch sử bảo mật đơn vị, quốc gia Trong hoàn cảnh nhiều khó khăn, công tác Văn thư – lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái vào nề nếp đạt nhiều kết đáng khích lệ, nhận thức trách nhiệm cán bộ, công chức viên chức ngành, cấp công tác nâng lên rõ rệt Qua thời gian trực tiếp làm việc thực tế qua quan sát công việc cán công chức, viên chức đặc biệt cán văn thư – lưu trữ quan, tổ chức giúp có nhìn sâu sắc hơn, có thêm nhiều kiến thức lĩnh vực công tác văn thư – lưu trữ, sau số đề xuất giải pháp qua thời gian nghiên cứu nhìn nhận thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Chi cục nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức: Đối với Chi cục văn thư – Lưu trữ : - Tham mưu tốt công tác phổ biến, tra kiểm tra việc thi hành pháp luật văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, địa phương Sinh viên: Hà Thị Hiền 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập - Khoa Văn thư - Lưu trữ Đẩy mạnh công tác thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ, ứng dụng thành tựu khoa học, công nghệ vào việc bảo quản an toàn, lập bảo hiểm quản lý, phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ, thường xuyên chủ động tổ chức trưng bày, công bố, giới thiệu tạo thuận lợi cho việc khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng hiệu - Tổ chức phát động tổng kết phong trào thi đua lĩnh vực văn thư – lưu trữ - Có chế tài xử lý vi phạm hành công tác văn thư - lưu trữ - Thống việc ban hành hệ thống văn quy định văn thư, lưu trữ quan, tổ chức ngành dọc để đảm bảo tính đồng bộ, hiệu lực hiệu hoạt động quản lý - Chỉ đạo nghiên cứu, ban hành Hệ điều hành tác nghiệp văn thư, lưu trữ thống phạm vi nước - Tập trung rà soát, sửa đổi, bổ sung ban hành văn quản lý, đạo thực công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo quy định hành - Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp l uật văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức công tác 3.3 Một số khuyến nghị Được trang bị kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ liên quan tới vấn đề công tác văn thư – lưu trữ, kết hợp với thời gian thực tập thực tế quan, qua trình cọ sát lý luận thực tiễn, thân em có số khuyến nghị quan tổ chức, môn văn thư, lưu trữ, khoa trường sau: 3.3.1 Đối với quan, tổ chức: Hệ thống văn quy phạm pháp luật lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ dần hoàn thiện, chưa đầy đủ đồng bộ, chưa có chế tài xử phạt trường hợp vi phạm chế độ công tác văn thư, lưu trữ; chưa có thống nhất, đồng quản lý nhà nước quản lý theo ngành, lĩnh vực Sinh viên: Hà Thị Hiền 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh quy định đầy đủ, đảm bảo thực nhiệm vụ giao, song cấu tổ chức lực đội ngũ cán nhiều bất cập; sách, pháp luật văn thư, lưu trữ chưa thật tạo môi trường pháp lý thuận lợi cho việc thực nội dung nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việc bố trí người làm văn thư, lưu quan đơn vị, địa phương chưa theo quy định pháp luật hành; định biên thuộc Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh thiếu hụt so với vị trí việc làm xác định Chi Cục Văn thư – Lưu trữ cần tiến hành mở rộng diện tích phòng (kho) quan để tạo điều kiện thuận lợi việc quản lý phục vụ công việc tra tìm tài liệu tốt Cần xây dựng phòng đọc quan để phục vụ tốt công tác khai thác, sử dụng tài liệu cán bộ, nhân viên tất cá nhân, tập thể đến mượn tài liệu Để nghị quan cấp xin kinh phí để nâng cấp trang thiết bị công tác bảo quản lưu trữ tài liệu tốt Mua thiết bị đại nhằm nâng cao hiệu xuất hiệu công việc phòng, ban Đơn giản hóa thủ tục cá nhân, tập thể đến quan làm việc Ban hành thêm số văn quy phạm pháp luật đề chế độ khen thưởng, xử phạt tất cán bộ, nhân viên quan công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu 3.3.2 Đối với bộn môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Đối với khoa: Kiến thức lý luận thực tiễn khách quan hai phạm trù triết học có quan hệ mật thiết biện chứng với bên cạnh việc giảng dạy kiến thức lý luận chuyên môn, khoa cần thường xuyên thăm quan, tìm hiểu thực tế bên trung tâm lưu trữ quan, tổ chức Từ giúp cho sinh viên có nhìn khách quan thực tiễn khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, tránh vận dụng lý thuyết học rập khuân vào công việc thực tế trường Sinh viên: Hà Thị Hiền 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Khoa cần thường xuyên tổ chức học hoạt động ngoại khóa có liên quan tới công tác chuyên môn nhằm tăng thêm nhiều đam mê nghề nghiệp cho sinh viên từ họ ý thức trách nhiêm cao công việc Đối với Nhà trường: cần kéo dài thời gian kiến tập để sinh viên có nhiều thời gian hội làm quen, cọ sát với thực tiễn có thêm kinh nghiệm công việc sau Từ vận dụng kiến thức học trường vào thực tiễn Nhà trường cần đưa vào chương trình giảng dậy môn học có tính bổ trợ môn học có tính lý luận chuyên sâu nhằm giúp cho sinh viên nắm vững kiến thức lý luận nghiệp vụ chuyên môn Để có thêm kiến thức thực tiễn cọ sát công việc mong nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên để sinh viên tiếp xúc với thực tiễn lý thuyết Trên số kiến nghị em quan kiến tập nhà trường, em mong nhà trường quan lắng nghe ý kiến đóng góp em nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức việc giảng dạy môn văn thư, lưu trữ trường thời gian tới Sinh viên: Hà Thị Hiền 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ C.PHẦN KẾT LUẬN Thời gian kiến tập Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái khoảng thời gian bên thực tế thân có thêm trải nghiệm mới, làm việc cán quan, tổ chức, môi trường hoàn toàn khác với trường học, không làm việc để củng cố kiến thức nghiệp vụ mà qua thời gian cảm thấy rèn luyện nhiều tác phong, kỹ sống, giao tiếp, ứng xử cho phù hợp với môi trường tập thể Qua thực tiễn nhận thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái nói riêng Đất Nước nói chung Đặc biệt mối quan hệ mật thiết với công cải cách hành giai đoạn phát triển nay, khối lượng công việc ngày nhiều công tác Lưu trữ thiếu được, yêu cầu cấp thiết ngành, cấp từ trung ương đến địa phương Lưu trữ hoạt động để lưu lại hình ảnh, chứng khứ người, giúp cho việc học tập nghiên cứu hệ tương lai sau Phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu Kinh tế - Chính trị - Khoa học - Kỹ thuật Tại Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái giúp em hiểu công việc cán văn thư, lưu trữ, hiểu vị trí vai trò cán văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Tuy thời gian thực tập có hạn, qua thời gian ngắn ngủi cho hiểu khái quát tính chất công việc công tác lưu trữ nào, vận dụng kiến thức trang bị thời gian học tập trường Đại học Nội Vụ hà Nội vào công việc hàng ngày thực tập Từ cọ sát với thực tiễn đợt kiến tập em có thêm kinh nghiệm công việc sau này mình, hiểu vị trí tầm quan trọng công việc ngành chọn cho sau để thêm yêu chân trọng nghề Em mong sau trở thành cán lưu trữ có lực Sinh viên: Hà Thị Hiền 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ chuyên môn để góp phần sức lực nhỏ bé cho xã hội Thực tập giúp có nhìn sâu sắc kỹ nghiệp vụ học Từ em rút nhận xét so sánh lý thuyết thực hành, học trường với thực tế, thấy ưu điểm, mặt hạn chế khó khăn công việc Trên báo cáo thực tập em Chi Cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Yên Bái có thời gian ngắn cho em hiểu thêm nhiều điều có thêm nhiều kiến thức Và xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới nhà trường,các thầy cô khoa bác, chú, anh (chị) Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện giúp đỡ đợt kiến tập vừa qua giúp hoàn thành tốt báo cáo Vì thời gian thực tập có hạn em xin kết thúc báo cáo thực tập Em mong nhận đóng góp thầy, cô cán quan, tổ chức nơi mà thực tập để báo cáo hoàn thiện hơn, từ rút kinh nghiệm cho báo cáo Một lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo nhà trường, thầy giáo, cô giáo, ban lãnh đạo quan bác,anh ( chị) Chi Cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Yên Bái hết lòng nhiệt tình bảo, hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt thời gian thực tập báo cáo Chi Cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái Em xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 20 tháng năm 2016 Sinh viên: Hà Thị Hiền 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC Tài liệu hết giá trị sử dụng Sinh viên: Hà Thị Hiền 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Giá để tài liệu Sinh viên: Hà Thị Hiền 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Tài liệu hết giá trị sử dụng Sinh viên: Hà Thị Hiền 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A