Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC Trang A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 2 Chương 1. Giới thiệu vài nét về UBND phường Xuân Đỉnh 2 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 2 1.1.1. Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh 2 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 3 1.1.2.1. Chức năng 3 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Đỉnh 3 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh 6 1.2.1. Chức năng 6 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 7 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh 8 2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ 8 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 8 2.2.1. Tổ chức nghiệp vụ văn thư 8 2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 8 2.2.1.2. Quản lý văn bản đi 10 2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 12 2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 12 2.2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu 14 2.2.2. Tổ chức nghiệp vụ lưu trữ 14 2.2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh 14 2.2.2.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ 15 2.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 16 2.2.2.4. Chỉnh lý khoa học tài liệu 16 2.2.2.5. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 16 Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị 18 3.1. Nhận xét, đánh giá 18 3.1.1. Ưu điểm 18 3.1.1.1. Hoạt động tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ 18 3.1.1.2. Hoạt động tổ chức thực hiện nghiệp vụ 18 3.1.2. Hạn chế 19 3.1.2.1. Nhận thức của cán bộ lãnh đạo UBND cấp phường đối với công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, chưa sâu sắc 19 3.1.2.2. Hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường còn thiếu, gây khó khăn cho việc điều chỉnh chuyên môn nghiệp vụ không được thống nhất, nề nếp 19 3.1.2.3. Công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp phường còn nhiều thiếu sót, chưa được chú trọng 20 3.1.2.4. Các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáng kể đến là công tác lưu trữ còn nhiều khó khăn và bất cập 20 3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh 21 3.2.1. Về phía cơ quan quản lý ngành 21 3.2.2. Về phía UBND phường Xuân Đỉnh 22 3.2.2.1. Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức 22 3.2.2.2. Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại UBND phường 22 3.2.2.3. Đầu tư kinh phí để cải tạo lại kho lưu trữ trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ 23 3.2.2.4. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác văn thư lưu trữ 24 3.3. Một số khuyến nghị đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 24 C. KẾT LUẬN 27 D. PHỤ LỤC 28
MỤC LỤC Trang A.PHẦN MỞ ĐẦU B.PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét UBND phường Xuân Đỉnh 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh .3 1.1.2.1 Chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Xuân Đỉnh .3 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh .3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh 1.2.1 Chức 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức .7 Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ UBND phường Xuân Đỉnh 2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Tổ chức nghiệp vụ văn thư 2.2.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 2.2.1.2 Quản lý văn 10 2.2.1.3 Quản lý giải văn đến 12 2.2.1.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .12 2.2.1.5 Quản lý sử dụng dấu 14 2.2.2 Tổ chức nghiệp vụ lưu trữ 14 2.2.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ UBND phường Xuân Đỉnh .14 2.2.2.2 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 15 2.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 16 2.2.2.4 Chỉnh lý khoa học tài liệu .16 2.2.2.5 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ 16 Chương 3: Nhận xét, đánh giá đưa khuyến nghị 18 3.1 Nhận xét, đánh giá 18 3.1.1 Ưu điểm .18 3.1.1.1 Hoạt động tổ chức đạo công tác văn thư lưu trữ 18 3.1.1.2 Hoạt động tổ chức thực nghiệp vụ 18 3.1.2 Hạn chế 19 3.1.2.1 Nhận thức cán lãnh đạo UBND cấp phường công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, chưa sâu sắc 19 3.1.2.2 Hệ thống văn đạo, quy định hướng dẫn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường thiếu, gây khó khăn cho việc điều chỉnh chuyên môn nghiệp vụ không thống nhất, nề nếp .19 3.1.2.3 Công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp phường nhiều thiếu sót, chưa trọng .20 3.1.2.4 Các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáng kể đến công tác lưu trữ nhiều khó khăn bất cập 20 3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ UBND phường Xuân Đỉnh 21 3.2.1 Về phía quan quản lý ngành 21 3.2.2 Về phía UBND phường Xuân Đỉnh 22 3.2.2.1 Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức 22 3.2.2.2 Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ UBND phường 22 3.2.2.3 Đầu tư kinh phí để cải tạo lại kho lưu trữ trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ 23 3.2.2.4 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm công tác văn thư lưu trữ .24 3.3 Một số khuyến nghị môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 24 C KẾT LUẬN 27 D PHỤ LỤC 28 A.PHẦN MỞ ĐẦU Kiến tập trình quan sát cách làm, đúc kết kinh nghiệm thực tế cho thân (chủ yếu nghiệp vụ) khoảng thời gian ngắn Là sinh viên đại học năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, bao bạn khác, em có hội kiến tập Đợt kiến tập lần giúp sinh viên hiểu rõ thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức đến kiến tập; tạo hội cho sinh viên chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn thư, Lưu trữ quan, đơn vị; giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm việc học tập học phần Qua thời gian kiến tập UBND phường Xuân Đỉnh, quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội, em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình Phó Chủ tịch UBND Nguyễn Ngọc Thạch, chị Nguyễn Thị Nhậm, đặc biệt chị Trần Thị Hường văn phòng, người trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trình tìm hiểu, thu thập thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành kiến tập Bên cạnh đó, em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến thầy cô giáo khoa Văn thư- Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng dạy cho em kiến thức cần thiết phục vụ đợt kiến tập Tuy nhiên, lần đầu tiếp xúc với môi trường công việc thực tế, kiến thức hạn chế, kinh nghiệm nên tránh khỏi thiếu sót tìm hiểu UBND phường Xuân Đỉnh Vì vậy, em mong bỏ qua UBND phường đóng góp giúp đỡ quý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND phường Xuân Đỉnh 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh Phường Xuân Đỉnh thành lập ngày 01/4/2014 theo Nghị Quyết số 132/NQCP ngày 27/12/2013 Chính phủ việc “ Điều chỉnh địa giới hành Huyện Từ Liêm để thành lập 02 Quận Quận Bắc Từ Liêm Quận Nam Từ Liêm với 23 phường thuộc thành phố Hà Nội” Trong xã Xuân Đỉnh điều chỉnh địa giới hành để thành lập phường phường Xuân Đỉnh phường Xuân Tảo Sau thành lập, phường Xuân Đỉnh có diện tích 3,52 km2 (352,20ha), phía Bắc giáp phường Đông Ngạc, phía Nam giáp phường Xuân Tảo, Cổ Nhuế 1, phía Tây giáp phường Cổ Nhuế phường Đức Thắng, phía Đông giáp phường Phú Thượng (Quận Tây Hồ) Hiện phường Xuân Đỉnh có 24 tổ dân phố, dân số (tính đến tháng 3/2016) 9.357 hộ dân với 34.993 nhân Về tôn giáo: địa bàn phường Xuân Đỉnh tồn 01 tôn giáo Phật giáo Toàn phường có 04 chùa với tổng số 07 nhà sư ( tăng, ni) Trong năm qua nhà sư địa bàn sống chan hòa, gắn bó với quyền nhân dân địa phương, thực nghiêm túc chủ trương sách pháp luật nhà nước, trường hợp sai phạm mâu thuẫn Về tín ngưỡng: địa bàn phường Xuân Đỉnh bảo tồn hàng chục công trình cổ có giá trị lịch sử văn hóa cao như: đình, chùa, miếu, phủ, đền, nhà thờ họ… có di tích xếp hạng (4 di tích cấp quốc gia, di tích cấp thành phố) Về lễ hội: địa bàn phường Xuân Đỉnh có 04 lễ hội trì tổ chức hàng năm gồm: lễ hội Đình Giàn, lễ hội Miếu Vũ, lễ hội Phủ Chúa, lễ hội Đình Xuân Tảo Trong đó, năm UBND phường chủ trì tổ chức 01 lễ hội lớn ngày, lễ hội lại giao Tiểu ban quản lý di tích cụm dân phố tổ chức với quy mô hẹp, nội dung đơn giản thời gian 01 ngày Về lịch sử: Nhân dân Xuân Đỉnh vốn có truyền thống cách mạng kiên cường Giai đoạn Tiền khởi nghĩa ( 1941 -1945) Xuân Đỉnh Trung ương Đảng chọn làm An toàn khu ( ATK), nơi nuôi giấu, chở che nhiều đồng chí lãnh đạo cao cấp cách mạng như: Trường Chinh, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Tùng, Phan Trọng Tuệ….đi lại, ăn ở, hoạt động thường xuyên Năm 2003 xã Xuân Đỉnh ( kiện toàn thành phường phường Xuân Đỉnh phường Xuân Tảo) Chủ tịch nước tặng danh hiệu “ Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ chống Pháp” Về giáo dục: địa bàn phường có đầy đủ hệ thống trường học phổ thông gòm: 01 trường THPT, 01 trường THCS, 01 trường Tiểu học, 02 trường Mầm non công lập, 01 trường mầm non tư thục, 20 nhóm lớp mầm non tư thục 100% trẻ em độ tuổi học 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh 1.1.2.1 Chức UBND phường Xuân Đỉnh quan hành Nhà nước cấp sở, có chức quản lý hành Nhà nước địa bàn theo phân cấp ủy quyền quan Nhà nước cấp Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân cấp bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cấp quan hành nhà nước cấp 1.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Xuân Đỉnh Căn vào Luật tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015, UBND phường có nhiệm vụ, quyền hạn sau: - Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường định vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn Hội đồng nhân dân phường; dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách phường; điều chỉnh dự toán ngân sách phường trường hợp cần thiết; phê chuẩn toán ngân sách phường; chủ trương đầu tư chương trình, dự án địa bàn phường theo quy định pháp luật tổ chức thực nghị Hội đồng nhân dân phường - Tổ chức thực ngân sách địa phương - Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh UBND phường Xuân Đỉnh xác định UBND phường loại I Theo Luật tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015, cấu tổ chức UBND phường Xuân Đỉnh gồm có: 01 Chủ tịch; 02 Phó Chủ tịch (Phó Chủ tịch phụ trách khối nội Phó Chủ tịch phụ trách khối văn xã); 02 Ủy viên (Ủy viên phụ trách quân Ủy viên phụ trách công an) - Chủ tịch UBND phường: + Lãnh đạo điều hành công việc Ủy ban nhân dân, thành viên Ủy ban nhân dân phường; + Lãnh đạo, đạo thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên, Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường; thực nhiệm vụ quốc phòng, an ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực biện pháp bảo vệ tài sản quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; thực biện pháp quản lý dân cư địa bàn phường theo quy định pháp luật; + Quản lý tổ chức sử dụng có hiệu công sở, tài sản, phương tiện làm việc ngân sách nhà nước giao theo quy định pháp luật; + Giải khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy định pháp luật; + Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân; + Chỉ đạo thực biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ; áp dụng biện pháp để giải công việc đột xuất, khẩn cấp phòng, chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội địa bàn xã theo quy định pháp luật; + Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền + Phối hợp với quan, tổ chức có thẩm quyền thực quy hoạch phát triển hạ tầng đô thị, xây dựng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường, không gian, kiến trúc, cảnh quan đô thị địa bàn phường + Quản lý dân cư địa bàn phường theo quy định pháp luật - Phó Chủ tịch UBND phường ( phụ trách khối nội chính): + Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành phận: địa chính, tài chínhthương nghiệp, trật tự xây dựng + Tiếp dân, ký văn nhân sự, hồ sơ, giấy tờ thông thường khác công dân + Điều hành công tác UBND phường, thay Chủ tịch Chủ tịch vắng Chủ tịch ủy quyền - Phó Chủ tịch UBND phường( phụ trách khối văn xã): + Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành phận văn hóa- xã hội, trực tiếp phụ trách phòng “tiếp nhận giải hồ sơ, thủ tục hành chính” + Làm thủ trưởng quan, đôn đốc quản lý tài sản chung UBND phường + Tiếp dân, ký văn nhân sự, hồ sơ giấy tờ thông thường khác công dân - Ủy viên phụ trách công an: + Tổ chức lực lượng công an phường, tham mưu đề xuất với cấp ủy Đảng, UBND phường, quan công an cấp + Phối hợp với quan, đoàn thể tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho nhân dân, phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm, tệ nạn xã hội… + Tổ chức nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy, giữ trật tự công cộng an toàn giao thông, quản lý vũ khí, chất nổ… - Ủy viên phụ trách quân sự: tham mưu chủ trương, biện pháp lãnh đạo, đạo trực tiếp tổ chức thực nhiệm vụ quốc phòng, quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên… Giúp việc cho UBND phường gồm có 07 ban ngành: Văn hóa- Xã hội; Tài chính-Kế toán; Địa chính- Xây dựng ; Tư pháp – Hộ tịch; Văn phòng-Thống kê; Tài chính- Thương nghiệp - Ban Văn hóa- xã hội: thông tin tuyên truyền giáo dục đường lối, sách Đảng pháp luật Nhà nước - Ban Tài chính- Kế toán: xây dựng dự toán thu, chi ngân sách, tổ chức thực dự toán thu, chi ngân sách, toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài khác phường - Ban Địa chính- Xây dựng: lập sổ địa chủ sử dụng đất hợp pháp, hướng dẫn thủ tục, thẩm tra xác nhận việc tổ chức, hộ gia đình đăng ký ban đầu; tra, quản lý trật tự xây dựng địa bàn - Ban Tư pháp- Hộ tịch: soạn thảo, ban hành văn quản lý theo quy định pháp luật, tổ chức lấy ý kiến nhân dân dự án luật, pháp lệnh theo kế hoạch UBND phường - Ban Văn phòng- Thống kê: xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế- xã hội, tham mưu việc đạo thực dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền, quản lý công căn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức phường - Ban Tài chính-Thương nghiệp: phụ trách công tác thu thuế nhà đất, thuế sử dụng đất nông nghiệp, thuế kinh doanh, sản xuất, dịch vụ… Sơ đồ tổ chức máy UBND phường Xuân Đỉnh (phụ lục 01) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh 1.2.1 Chức - Văn phòng có chức giúp việc cho Chủ tịch UBND phường - Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Ủy ban tổ chức công việc, điều hành máy thực hiên chức năng, nhiệm vụ Ủy ban theo quy định pháp luật - Tham mưu cho lãnh đạo phường công tác văn thư-lưu trữ UBND: + Ban hành chế độ, quy định công tác văn thư- lưu trữ + Xây dựng tổ chức thực kế hoạch dài hạn, hàng năm văn thư-lưu trữ + Thực báo cáo, thống kê văn thư-lưu trữ + Thực thi đua khen thưởng văn thư-lưu trữ 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Tiếp nhận thủ tục hành vấn đề như: khiếu nại, định, công văn đến… sau phân loại gửi đến quan chuyên môn người có thẩm quyền giải - Là nơi giải vấn đề: làm giấy khai sinh, giấy chứng tử, xác nhận sơ yếu lý lịch, xác nhận chữ ký cung cấp loại giấy có liên quan đến thẩm quyền - Giúp chủ tịch UBND phường giải số vấn đề thuộc thẩm quyền giải thích cho người dân hiểu giấy tờ cần thiết - Bộ phận phụ trách công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ sau: +Tiếp nhận vào sổ công văn đi, đến + Bảo quản sử dụng dấu quan + Hướng dẫn cán bộ, công chức quan lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ quan + Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan + Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê xếp hồ sơ, tài liệu + Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu + Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tổ chức, cá nhân + Thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng có 02 phận: Bộ phận văn phòng phận tiếp nhận thủ tục hành Bố trí nhân phụ trách công tác văn thư, lưu trữ: Cán làm công tác văn thư- lưu trữ phường cán Văn phòng- thống kê Hiện nay, UBND phường Xuân Đỉnh bố trí cán làm công tác văn phòng kiêm nhiệm công tác văn thư-lưu trữ Việc thiếu chức danh riêng để đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ nguyên nhân dẫn đến nhìn nhận, đánh giá chưa mức vai trò, vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ cấp xã, phường Về trình độ chuyên môn cán văn thư lưu trữ phường, công chức văn phòng-thống kê đào tạo nghiệp vụ văn thư-lưu trữ Công chức phụ trách công tác văn thư-lưu trữ phường nữ, 32 tuổi, có trình độ đại học, tốt nghiệp trường Đại học khoa học xã hội nhân văn đào tạo văn thư, lưu trữ Cơ bản, công tác văn thư lưu trữ phường trọng, quan tâm nhân lực Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ UBND phường Xuân Đỉnh 2.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ - Công tác triển khai văn quy phạm pháp luật nhà nước văn quản lý ngành công tác văn thư, lưu trữ: UBND tổ chức triển khai văn quy phạm pháp luật Nhà nước văn quản lý ngành công tác văn 3.1.2.3 Công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp phường nhiều thiếu sót, chưa trọng Do quan tâm lãnh đạo công tác lưu trữ cấp phường chưa cao nên công tác kiểm tra không coi trọng Số lần kiểm tra định kỳ ít, kiểm tra đột xuất không có… Điều nảy sinh tiêu cực việc thực công tác văn thư, lưu trữ 3.1.2.4 Các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáng kể đến công tác lưu trữ nhiều khó khăn bất cập - Về công tác văn thư: Tình trạng cho nợ số văn diễn Do trình độ chuyên môn chưa cao chưa đào tạo nên trình soạn thảo ban hành văn UBND phường số văn mắc lỗi tả, ngôn ngữ diễn đạt, mắc lỗi thể thức, xác định tên loại văn Các văn soạn thảo để ban hành sai kĩ thuật trình bày (kích cỡ không yêu cầu, sử dụng font VnTime,…), bị gửi trả lại phận chuyên môn để sửa lại trước đăng kí văn Điều gây tốn nhiều thời gian, công sức, ảnh hưởng đến hiệu công việc.Hay là, số văn ban hành chưa có sở pháp lí, nội dung văn chưa đáp ứng yêu cầu cung cấp truyền đạt thông tin cách xác Trên sở lý thuyết học, mẫu bì văn thiết kế thiếu phần “Ghi số, ký hiệu văn có phong bì” (phụ lục 03) Từ đó, gây lẫn lộn trình đưa văn vào bì Các đơn, thư khiếu nại tố cáo gửi đến UBND phường không đưa vào để đăng kí vào sổ Văn đến giữ phận văn thư Cán văn thư gửi photo văn đến cho lãnh đạo phận chuyên môn Do đó, dẫn đến nhiều hồ sơ công việc lập có tài liệu photo từ Mặt khác, văn đến lại lập thành tập lưu công văn đến văn phòng Công tác lập hồ sơ hành chưa quan tâm mức Việc lập hồ sơ thực cách tự phát để thực nhiệm vụ giao chưa có đạo thống quan - Về công tác lưu trữ: 20 Công tác lưu trữ bỏ ngỏ, chưa quan tâm nhiều Những tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt, phân tán phòng, ban nên khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn, nhiều thời gian.Kinh phí cho công tác lưu trữ hạn hẹp, phương tiện bảo vệ, bảo quản tài liệu kho thiếu, không đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Việc thu nộp tài liệu vào lưu trữ quan chậm so với quy định, nguyên nhân lãnh đạo phường lãnh đạo đơn vị chưa thực quan tâm tới công tác này.Tài liệu đến thời hạn nộp lưu giữ lại phận gây khó khăn cho quản lý, gây mát, thất lạc UBND phường chưa xây dựng thời hạn bảo quản mẫu nên việc xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ chung chung Cuối cùng, tài liệu không chỉnh lý gây khó khăn cho việc tra tìm, quản lý, khai thác sử dụng tài liệu 3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ UBND phường Xuân Đỉnh Để khắc phục tồn tại, hạn chế nêu sở tìm hiểu nguyên nhân, em xin đưa số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ UBND phường Xuân Đỉnh 3.2.1 Về phía quan quản lý ngành Cơ quan quản lý ngành cần nhanh chòng hoàn thiện hệ thống văn đạo, quy định hướng dẫn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường.Cụ thể: - Do cán làm công tác văn thư, lưu trữ xã, phường hầu hết kiêm nhiệm Việc bố trí cán làm kiêm nhiệm điểm không phù hợp phường thành phố lớn Do đó, việc ban hành quy định tiêu chuẩn chức danh công chức cho người làm công tác văn thư, lưu trữ việc làm cấp thiết giai đoạn nay.Bộ Nội vụ cần ban hành quy định chuẩn chức danh - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước cần thường xuyên đạo kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp đặc biệt xã, phường Bên cạnh đó, cần ban hành văn hướng dẫn cụ thể chuyên môn nghiệp vụ cách cụ thể, chi tiết cho văn thư, lưu trữ UBND cấp xã, phường, thị trấn để thực cho thống nhất, xác 3.2.2 Về phía UBND phường Xuân Đỉnh 21 3.2.2.1 Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC) Với khối lượng công việc ngày lớn, hồ sơ, tài liệu ngày nhiều, mà có cán kiêm nhiệm văn thư lưu trữ đảm nhiệm tất yếu dẫn đến việc thực công tác văn thư lưu trữ gặp nhiều khó khăn Vì vậy, UBND cần tuyển dụng thêm cán hợp đồng văn thư lưu trữ để giảm bớt gánh nặng công việc cho cán văn phòng kiêm nhiệm văn thư lưu trữ, tăng hiệu công việc Cán văn thư, lưu trữ Văn phòng UBND phường phải đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức ngành văn thư, lưu trữ văn quy phạm pháp luật; văn hướng dẫn văn thư, lưu trữ, sử dụng phương tiện kỹ thuật đại; kiến thức để ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Ngoài họ cần bổ sung kiến thức quản lý nhà nước, pháp luật, hành UBND phường cần tổ chức lớp tập huấn chỗ soạn thảo văn bản, lập hồ sơ cho toàn thể cán bộ, công chức UBND; Văn phòng UBND phải thường xuyên cử cán văn thư, lưu trữ học lớp bồi dưỡng, nâng cao kiến thức công tác văn thư, lưu trữ sở đào tạo Đối tượng cán cần bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ UBND phường không công chức kiệm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ mà cần phải bồi dưỡng cho tất CBCC UBND phường, tất người tham gia thực công việc văn thư, lưu trữ với mức độ khác nhau.Các cán thuộc phòng ban chuyên môn đặc biệt cần trang bị đầy đủ kiến thức lập hồ sơ công việc, để tạo thuận lợi cho việc đưa hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ giai đoạn sau 3.2.2.2 Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ UBND phường Nhanh chóng xây dựng, ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan Đây điều cần thiết để thống khâu nghiệp vụ, trách nhiệm thực khâu nghiệp vụ để CBCC quan thực hiện, tạo nề nếp khoa học, nâng cao vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ quan - Về công tác văn thư: Đưa quy định cụ thể, chặt chẽ khâu soạn thảo văn bản, đăng kí văn bản, chuyển giao văn lập hồ sơ công việc cán chuyên môn UBND Văn phòng UBND phường phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc phòng, ban, cán bộ, công chức việc thực quy định cách chặt chẽ, nghiêm khắc có chế tài cụ thể.Đặc biệt cần chấn chỉnh khâu lập hồ sơ tránh tình trạng tài liệu chất đống, bó gói, rời lẻ gây khó khăn cho giai đoạn lưu trữ -Về công tác lưu trữ: 22 Lãnh đạo UBND phường cần đạo, đôn đốc phòng, ban nghiêm chỉnh giao nộp tài liệu vào lưu trữ theo thời hạn quy định phải đảm bảo chất lượng hồ sơ giao nộp Cán văn thư lưu trữ cần tiến hành chỉnh lý dứt điểm tài liệu rời lẻ, chưa lập hồ sơ hồ sơ lập sơ bộ, loại tài liệu giá trị để giải phóng kho tàng, đưa tài liệu để tạm phòng, ban vào kho lưu trữ Cán văn thư lưu trữ cần xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu mẫu cho quan cách xác, rõ ràng Trang bị đầy đủ bìa hồ sơ, hồ sơ, tài liệu quan dùng cặp, ghim kim loại để kẹp 3.2.2.3 Đầu tư kinh phí để cải tạo lại kho lưu trữ trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ - Khối lượng tài liệu đưa vào lưu trữ tương đối nhiều Việc cải tạo mở rộng kho việc làm cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ thuận lợi - Trang bị đầy đủ trang thiết bị bảo quản, bảo vệ tài liệu: + Trang thiết bị bản: bìa hồ sơ, cặp, giá Thiết kế đảm bảo tiêu chuẩn theo định 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng 07 năm 2012 Bộ Khoa học Công nghệ việc công bố tiêu chuẩn quốc gia + Trang thiết bị hỗ trợ: ẩm kế, nhiệt kế, máy đo nồng độ khí độc, máy đo cường độ ánh sáng… (kiểm soát môi trường); quạt thông gió, máy điều hòa, máy hút bụi…(duy trì môi trường) - Để đảm bảo đại hoá công tác lưu trữ, cần trang bị máy vi tính để dần thực việc số hoá tài liệu, lập sở liệu để phục vụ việc quản lý tra tìm tài liệu - Trang bị đầy đủ trang thiết bị Văn phòng: Trang bị thiết bị đại, có tốc độ truyền dẫn cao, đặc biệt mạng Internet- nối mạng cục bộ, mạng toàn cầu, góp phần tích cực xây dựng Chính phủ điện tử 3.2.2.4 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm công tác văn thư lưu trữ - Tiến hành kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư lưu trữ quan để kịp thời phát sai sót để có biện pháp kịp thời chấn chỉnh Có thể kết hợp kiểm tra thường xuyên đột xuất 23 - Tổ chức sơ kết, tổng kết đánh giá việc thực quy định hành công tác văn thư, lưu trữ UBND phường Thực vấn đề này, UBND phường cần kết hợp việc sơ kết, tổng kết công tác theo định kỳ để sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Đối với UBND quận, hàng năm cần có buổi tổng kết công tác lưu trữ (kết hợp với tổng kết công tác văn thư) UBND phường, qua đánh giá ưu điểm, hạn chế để giúp phường rút học kinh nghiệm nhằm thực tốt quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ - Cùng với việc tổng kết, đánh giá, UBND quận cần có biện pháp khen thưởng để kịp thời động viên, khuyến khích đơn vị, cá nhân làm tốt xử lý đơn vị, cá nhân vi phạm để đơn vị, cá nhân có ý thức thực quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Trên ý kiến đề xuất em.Em cố gắng làm tốt công việc đóng góp phần nhỏ bé giúp cho công tác văn thư lưu trữ quan có chuyển biến tích cực thời gian tới 3.3 Một số khuyến nghị môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Thứ nhất, để sinh viên kiến tập thực tập thời gian tới thành công, điều chương trình đào tạo nhà trường cần xây dựng có chất lượng, gắn liền với thực tiễn nghề nghiệp Có thực tế nay, đơn vị sử dụng lao động phần lớn phải tái đào tạo nhân viên sinh viên trường Riêng sinh viên chuyên ngành văn thư- lưu trữ, kiến thức sinh viên học giảng đường đa phần nặng tính lý thuyết, thực hành, rèn luyện kỹ năng, cập nhật tri thức liền với phát triển ngành văn thư-lưu trữ Điều khiến sinh viên gặp không khó khăn, lúng túng tiếp cận với công việc, thời gian kiến tập Để biết hạn chế chương trình đào tạo, Nhà trường nên tổ chức lấy ý kiến phản hồi quan, doanh nghiệp Những ý kiến thường thiết thực, giúp Nhà trường hiểu nhu cầu thị trường lao động, nhằm trang bị kiến thức cho sinh viên Có thể lấy phản hồi nhiều cách tổ chức hội thảo, tổng hợp thông tin thông qua bảng hỏi, vấn trực tiếp… Thứ hai, thời gian kiến tập ngắn nên nhiều sinh viên chưa thấy hiệu tích cực việc kiến tập khóa Nhà trường nên kéo dài thời gian kiến tập sinh viên Thứ ba, việc nhà trường chưa kiểm soát kỹ nơi kiến tập sinh viên, nhiều cần có nơi tiếp nhận khiến nhiều sinh viên kiến tập quan, tổ chức ít, đó, không phục vụ cho mục đích đợt kiến tập Nhà trường cần 24 kiểm soát hoạt động kiến tập sinh viên cách chặt chẽ Giáo viên kiểm tra lại thông tin qua số điện thoại người hướng dẫn sinh viên đơn vị thực tập, vào website doanh nghiệp để kiểm chứng độ xác thực, liên hệ thường xuyên với nơi tiếp nhận để tìm hiểu tình hình kiến tập sinh viên Như theo dõi thực chất chất lượng tập sinh viên sao, đồng thời nhiều trường hợp cần có can thiệp, điều chỉnh nhà trường sinh viên Vì thực tế có sinh viên không kiến tập, chép báo cáo năm trước thay đổi tên quan mà xin dấu xác nhận hay có sinh viên chép toàn số liệu năm trước dùng làm thông tin năm Thứ tư, nhà trường cần tổ chức buổi hướng dẫn để đưa thông tin quan, tổ chức sẵn sàng nhận sinh viên đến kiến tập Có nhiều sinh viên gặp khó khăn vấn đề này, trước hết sinh viên gia đình mối quan hệ thân thiết với quan nào, thứ hai sinh viên có chủ động tìm đơn vị thực tập nhiều không thành công Đây nguyện vọng phần lớn sinh viên Để làm điều này, nhà trường cần chủ động liên hệ với quan, doanh nghiệp phù hợp với chuyên ngành đào tạo để làm cầu nối cho sinh viên kiến tập Những đề xuất báo cáo chưa thật giải pháp tốt em hy vọng giải pháp, đề xuất giúp nhà trường giải số khó khăn định mong nhà trường không đưa vào áp dụng cho kiến tập mà đưa vào triển khai thực tập tốt nghiệp để hoàn thiện cách có hệ thống 25 C KẾT LUẬN Với kiến thức học qua trình khảo sát, nghiên cứu vào thực tế quan, đợt kiến tập giúp em nần cao trình độ chuyên môn, tạo điều kiện thuận lợi cho em hiểu biết công tác văn thư lưu trữ, nghiệp vụ văn phòn Ngoài kiến thức học trường, em cần phải học hỏi thêm kinh nghiệm của, cô, chú, anh chị quan để trau dồi kiến thức cho than Được quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán văn phòng, em làm quen với công việc thực tế cán văn thư lưu trữ.Vì vậy, en cố gắng hoàn thành tốt công việc giao Trong thời gian kiến tập, em cố gắng rèn luyện chuyên môn nghiệp vụ chấp hành nội quy quan, kiến tập theo thời gian Trường quy định, chủ động tích cực học hỏi tranh thủ quan tâm giúp đỡ 26 cô, chú, anh chị quan, bám sát đề cương kiến tập Trường để thực kế hoạch kiến tập mà Trường đề Thời gian kiến tập 03 tuần chưa đủ để em làm việc trôi chảy nên đôi lúc công việc vận dụng lý thuyết thực tế vụng về, lúng túng chưa linh hoạt.Bài báo cáo làm tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em mong muốn đón nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáo D PHỤ LỤC Phụ lục 01 Sơ đồ tổ chức máy UBND phường Xuân Đỉnh CHỦ TỊCH UBND (phụ trách chung) PHÓ CHỦ TỊCH UBND PHÓ CHỦ TỊCH UBND (khối văn-xã) 27 (khối kinh tế- xây dựng) Lao động, thương binh xã hội, trẻ em Văn hóa thông tin Tư phápHộ tịch Kế toán, ngân sách Dân số, kế hoạch Đô thị, xây dựng, môi trường hóa gia đình Quân sự, công an Văn phòng UBND, tổ chức cán Phụ lục 02 Văn đóng dấu quan không ngắn 28 Công, thương nghiệp Quy hoạch tài nguyên đất Phụ lục 03 Mẫu bì quan 29 Phụ lục 04 Sổ đăng kí văn máy tính 30 Phụ lục 05 Mẫu dấu đến 31 Phụ lục 06 Sổ đăng kí văn đến máy tính 32 33 Phụ lục 07 Tủ đựng tài liệu phòng, ban 34