Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 3 1. Lịch sử hình thành,chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan ,tổ chức. 3 2. Chức năng ,nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,lưu trữ của cơ quan,tổ chức. 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN,TỔ CHỨC 12 2.1 Hoạt động quản lý 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ. 23 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 30 1, Nhận xét ,đánh giá 30 2,Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan ,tổ chức. 31 3,Một số kiến nghị 32 C. PHẦN KẾT LUẬN. 33
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC .3 1.Lịch sử hình thành,chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn, cấu tổ chức quan ,tổ chức 2.Chức ,nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức phận văn thư,lưu trữ quan,tổ chức .10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 12 CỦA CƠ QUAN,TỔ CHỨC 12 2.1 Hoạt động quản lý .12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 23 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 30 1, Nhận xét ,đánh giá 30 2,Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan ,tổ chức 31 3,Một số kiến nghị .32 C PHẦN KẾT LUẬN .33 Sinh viên: Hà Thị Huyên Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Văn thư _Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực Hành nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư _Lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua Văn _tài liệu Làm tốt công văn,giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng ,chính xác đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay,cùng với phát triển khoa học công nghệ lĩnh vực đại hóa,nền hành nhà nước co phát triển để phù hợp Với vai trò công tác Văn thư-Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính,Đảng nhà nước ta quan tâm có chủ trương sách ngày đại công tác ,nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “ Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tiễn”nhằm giúp cán văn phòng tương lai, nhắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập quan Được quan tâm giới thiệu Nhà trường giúp đỡ lãnh đạo phòng Lao động thương binh xã hội huyện chiêm hóa, tỉnh Tuyên Quang, tiếp nhận thực tập văn phòng Lao động thương binh xã hội huyện Chiêm hóa , tỉnh Tuyên quang , kể từ ngày 1/6/2016 đến hết ngày 19/6/2016.Trong thời gian này,bản thân cố gắng nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình cán Văn thư –Lưu trữ nơi Là cán Văn thư-Lưu trữ tương lai,đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư-Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu với phát triển đất nước, thấy bất cập công tác Sinh viên: Hà Thị Huyên Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ quan.Từ thấy trách nhiệm , nghĩavụ hệ hệ cán trẻ lớn Có thể nói đợt kiến tập giúp cho cụ thể hóa nắm kiến thức mình,trưởng thành sau kiến tập quan Do thời gian, trình độ vốn kiến thức có hạn chế định báo cáo em không tránh khỏi có thiếu sót,mang tính chủ quang nhận định, đánh đề xuất giải pháp Chính , đểbáo cáo hoàn thiện hơn,em mong thông cảm ý kiến đóng góp quý báu cán ,công chức Vụ công chức-viên chức; thầy cô khoa Văn thư-Lưu trữ để báo cáo em hoàn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Hà Thị Huyên Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC Lịch sử hình thành,chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn, cấu tổ chức quan ,tổ chức a, Lịch hình thành phòng Lao động thương binh xã hội huyện Chiêm Hóa ,tỉnh Tuyên Quang PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN CHIÊM HOÁ Mã số thuế: 5000453506 Địa chỉ: Tổ Luộc 1, Thị trấn Vĩnh Lộc, Huyện Chiêm Hoá, Tuyên Quang • Giấy phép kinh doanh: 5000453506 - ngày cấp: 01/06/2009 • Ngày hoạt động: 00/00/0000 • Điện thoại: 027352762 - • Giám đốc: HÀ THỊ MINH QUANG b, chức Phòng Lao động - Thương binh Xã hội quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, thực chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội Phòng Lao động - Thương binh Xã hội có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản; chịu đạo, quản lý điều hành Ủy ban nhân dân cấp huyện; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ Sở Lao động - Thương binh Xã hội c, Nhiệm vụ quyền hạn Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà Sinh viên: Hà Thị Huyên Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ nước giao Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực lao động, người có công xã hội giao; theo dõi thi hành pháp luật Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, hội tổ chức phi phủ hoạt động địa bàn thuộc lĩnh vực lao động, người có công xã hội Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định sở bảo trợ xã hội, nhà xã hội, sở dạy nghề, tổ chức dịch vụ việc làm, sở cai nghiện bắt buộc, sở cai nghiện tự nguyện, sở quản lý sau cai nghiện, sở hỗ trợ nạn nhân, sở trợ giúp trẻ em địa bàn huyện theo phân cấp, ủy quyền Hướng dẫn tổ chức thực quản lý công trình ghi công liệt sĩ Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực lao động, người có công xã hội cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn Phối hợp với ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chăm sóc, giúp đỡ người có công với cách mạng đối tượng sách xã hội Theo dõi, kiểm tra tổ chức, cá nhân việc thực quy định pháp luật lĩnh vực lao động, người có công xã hội; giải khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo quy định pháp luật phân công Ủy ban nhân dân cấp huyện Ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước lĩnh vực lao động, người có công xã hội địa bàn 10 Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao theo quy định Ủy ban nhân dân cấp huyện Sở Lao động - Thương binh Xã hội 11 Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức, thực chế độ tiền lương, sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ công chức người lao Sinh viên: Hà Thị Huyên Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ động thuộc phạm vi quản lý Phòng theo quy định pháp luật phân công Ủy ban nhân dân cấp huyện 12 Quản lý chịu trách nhiệm tài chính, tài sản Phòng theo quy định pháp luật theo phân công Ủy ban nhân dân cấp huyện 13 Thực nhiệm vụ khác Ủy ban nhân dân cấp huyện giao theo quy định pháp luật c, cấu tổ chức quan _ trưởng phòng: HÀ THỊ MINH QUANG _Phụ trách chung,chị trách nhiệm trước Thường trực Ủy ban nhân dân huyện hoạt động phòng trực tiếp điều hành công tác tổ chức máy nhân sự; công tác tài chính, thống kê tổng hợp, văn thư lưu trữ quản trị đơn vị (gồm ngân sách nhà nước kinh phí vận động); giải khiếu nại, tố cáo; tệ nạn xã hội; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, thi đua khen thưởng _ phó phòng: Nguyễn Huy phú _Giúp việc Trưởng phòng việc điều hành hoạt động quản lý nhà nước lĩnh vực Lao động, Giải việc làm – Tiền công Tiền lương; Đào tạo nghề, bảo hiểm xã hội (bắt buộc, tự nguyện), bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động công tác mừng thọ, chúc thọ _Giúp việc cho Trưởng phòng việc điều hành hoạt động quản lý nhà nước Chương trình Giảm nghèo, tăng hộ khá; (trong đó, gồm quản lý chuyên môn lực lượng tham gia công tác Giảm nghèo, tăng hộ huyện gián tiếp quản lý chuyên môn lực lượng tham gia công tác Giảm nghèo, tăng hộ xã, thị trấn); xử lý văn đến, Trưởng phòng vắng mặt quan _bộ phận bình đẳng giới gồm: chuyên viên LINH THỊ LÂM hướng dẫn tổ chức thực sách, chương trình, dự án, kế hoạch bình đẳng giới sau phê duyệt Hướng dẫn việc lồng ghép, thúc đẩy mục tiêu bình đẳng giới vào việc hoạch định thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội địa phương Tham mưu cho truong phong công tác phối hợp liên ngành, Ban Vì tiến phụ nữ tỉnh kiểm tra, tình hình thực pháp luật bình đẳng Sinh viên: Hà Thị Huyên Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ giới; đề nghị khen thưởng cá nhân, đơn vị thực tốt công tác bình đẳng giới _ Bộ phận lao động việc làm +Chuyên viên :Ma Văn Sơn Theo dõi quản lý nguồn lao động địa bàn tỉnh (bao gồm số lượng, chất lượng, cấu biến động), kể lao động người nước làm việc Sóc Trăng Tham mưu xây dựng hệ thống thông tin thị trường lao động, dự báo cung – cầu lao động hàng năm dài hạn để nghiên cứu xây dựng kế hoạch, chương trình giải pháp thực giải việc làm, xuất lao động Hướng dẫn thực quy định pháp luật về: lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp (cấp sổ lao động, theo dõi việc quản lý sử dụng sổ lao động; cấp, đổi, thu hồi giấy phép lao động lao động người nước làm việc doanh nghiệp, tổ chức kinh tế địa bàn tỉnh theo quy định; tuyển dụng lao động, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, kỷ luật lao động; tiền công, tiền lương, phụ cấp, hình thức trả lương, trả công lao động chế độ vật chất khác thuộc khu vực sản xuất kinh doanh; sách việc làm lao động nữ, lao động đặc thù (người chưa thành niên, người tàn tật, người cao tuổi đối tượng khác), lao động việc làm nhà, lao động dịch chuyển) Tổ chức điều tra, hướng dẫn xây dựng, theo dõi, đánh giá kết chương trình giải việc làm, xuất lao động hàng năm năm Có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc Sở đạo tổ chức, thực hoàn thành tiêu xuất lao động hàng năm Giúp Giám đốc Sở thực chức quản lý nhà nước đơn vị tư vấn, giới thiệu việc làm, cung ứng xuất lao động địa bàn tỉnh; Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến chủ trương, sách, pháp luật công tác đào tạo nguồn lao động việc đưa lao động làm việc nước theo hợp đồng; theo dõi, hướng dẫn hoạt động đơn vị giới thiệu việc làm, xuất lao động địa bàn tỉnh Giải trả lời đơn thư hỏi sách lao động, việc làm, xuất lao động _Bộ phận sách người có công Sinh viên: Hà Thị Huyên Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ +Chuyên viên:Hà Doãn Giới Giúp Giám đốc Sở triển khai thực đầy đủ chủ trương, sách, chế độ ưu đãi người có công với cách mạng địa bàn tỉnh Đồng thời, giám sát, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện, hướng dẫn lập thủ tục hồ sơ đề nghị công nhận loại đối tượng sách theo quy định Làm tốt công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ đối tượng sách thống kê, cập nhật biến động tăng giảm loại đối tượng theo năm; quản lý thông tin mộ nghĩa trang liệt sĩ địa bàn tỉnh; tham mưu hướng dẫn việc quy tập mộ, an táng hài cốt liệt sĩ, kể đối tượng sách từ trần có nhu cầu an táng Nghĩa trang liệt sĩ tỉnh; tổ chức tốt ngày Lễ viếng nghĩa trang (Ngày 27/7 Tết Nguyên đán) Chủ động tham mưu cho Giám đốc Sở có chương trình, kế hoạch phối hợp với ngành, cấp tuyên truyền vận động phong trào toàn dân tham gia chăm sóc thương binh, gia đình liệt sĩ, người có công với cách mạng nhiều hình thức như: đóng góp Quỹ đền ơn đáp nghĩa; nhà cho người có công, phụng dưỡng Mẹ Việt Nam anh hùng, Xây dựng chương trình phối hợp với ngành liên quan tiếp tục đẩy mạnh vận động xây dựng “Người công dân kiểu mẫu – Gia đình cách mạng gương mẫu”, gắn với xây dựng xã, phường làm tốt công tác Thương binh Liệt sĩ, nâng cao đời sống vật chất tinh thần người có công địa phương Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ sách người có công với cách mạng; giải trả lời đơn thư hỏi chế độ, sách ưu đãi người có công với cách mạng Phối hợp với phòng Kế hoạch – Tài thực tốt chế độ trợ cấp mai táng phí, không để chi sai đối tượng _Bộ phận tài vụ,TB&XH trẻ em +chuyên viên:Hà Thị Thùy Minh Tham mưu cho Giám đốc Sở hướng dẫn tổ chức thực có hiệu Chương trình hành động quốc gia trẻ em, Chương trình quốc gia Bảo vệ trẻ em, Chương trình phẩu thuật chỉnh hình, chương trình phẩu thuật tim cho trẻ Sinh viên: Hà Thị Huyên Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ em; kế hoạch bảo vệ trẻ em bị ảnh hưởng HIV/AIDS; Đề án Xã, phường phù hợp với trẻ em; kế hoạch phòng chống tai nạn thương tích trẻ em, kế hoạch Tháng hành động Vì trẻ em Hướng dẫn kiểm tra việc thực quy định pháp luật bảo vệ chăm sóc trẻ em thuộc phạm vi quản lý Sở Quản lý sử dụng Quỹ Bảo trợ trẻ em tỉnh mục đích _Bộ phận kế toán: Vũ Quỳnh Trang Phối hợp với Văn phòng Sở, phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Sở xây dựng định hướng chiến lược, mục tiêu, giải pháp thực kế hoạch dài hạn, ngắn hạn thuộc lĩnh vực lao động, người có công xã hội địa phương Tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ, đột xuất theo dõi đánh giá kết thực nhiệm vụ công tác lao động, người có công xã hội thời kỳ, năm Hướng dẫn, giám sát, kiểm tra công tác quản lý, sử dụng toán nguồn kinh phí trung ương ủy quyền chi trả trợ cấp ưu đãi người có công với cách mạng địa bàn tỉnh Định kỳ hàng quý báo cáo tiến độ giải ngân nguồn kinh phí cho Ban Giám đốc Sở Giúp Ban Giám đốc Sở quản lý tài chính, tài sản quan sử dụng có hiệu nguồn kinh phí cấp từ ngân sách trung ương, địa phương, kể nguồn kinh phí chương trình mục tiêu quốc gia, Quỹ đền ơn đáp nghĩa, nguồn viện trợ Tổ chức quốc tế (ODA, NGO,…) theo quy định pháp luật hành Phối hợp với Văn phòng Sở đề xuất Phương án tiết kiệm chi phí quản lý hành chính, tăng thu nhập cho công chức theo quy định Nghị định số 130/2005/NĐ-CP _bộ phận bảo trợ xã hội: chuyên viên:LÊ BÍCH NGỌC Tiếp nhận, chăm sóc nuôi dưỡng, dạy văn hóa, dạy nghề, tổ chức lao động, sản xuất phục hồi chức cho nhóm đối tượng bảo trợ xã hội Mở rộng mối quan hệ đối tác, nhà hảo tâm tham gia đóng góp ủng Sinh viên: Hà Thị Huyên Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ hộ cho đối tượng xã hội nuôi dưỡng Trung tâm (kể nguồn vốn đầu tư, cải tạo nâng cấp sửa chữa sở vật chất trang thiết bị) _Bộ phận văn thư lưu trữ d, tổ chức máy _Cán bộ, công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác lao động thương binh xã hội địa bàn huyện bố trí tương xứng với nhiệm vụ giao _Căn vào chức năng, nhiệm vụ trình độ, lực cán bộ, Phòng Lao động - Thương binh Xã hội huyện tổ chức thành Tổ chuyên môn phân công đảm nhận chức danh công việc mặt công tác sau: + Tổ sách lao động: Việc làm, dạy nghề, tiền công, tiền lương, quản lý lao động, hòa giải tranh chấp lao động, vệ sinh an toàn lao động, phòng, chống cháy nổ, bảo hộ lao động, quản lý nhà nước bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; - Tổ sách xã hội: Bảo trợ xã hội, bình đẳng giới, phong trào toàn dân chăm sóc, hỗ trợ đối tượng sách xã hội; sách người có công với nước: hướng dẫn thực sách người có công, phong trào toàn dân chăm sóc, giúp đỡ người có công; quản lý nghĩa trang liệt sỹ, đài tưởng niệm, công trình ghi công liệt sỹ, quỹ đền ơn đáp nghĩa bảo vệ, chăm sóc trẻ em; quản lý hoạt động Nhà mở Tam Thôn Hiệp; +Tổ Phòng chống tệ nạn xã hội: mại dâm, ma túy (quản lý người cai nghiện gia đình, cộng đồng, người sau cai nghiện phòng, chống tái nghiện ma túy); + Tổ bảo vệ chăm sóc trẻ em; +Tổ xóa đói giảm nghèo việc làm; + Tổ tài chính, tài sản, kế toán tài vụ, thủ quỹ; thực chi trả chế độ sách, chế độ đãi ngộ; + Tổ giải khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, chống lãng phí hoạt động lao động, người có công xã hội; Sinh viên: Hà Thị Huyên Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Phần mềm quản lý văn Cán văn thư Đóng dấu văn đếnbản vào sổ văn Văn phòng – Tổng hợp Chánh Thanh tra tỉnh sổ công văn đến Trình Chánh Thanh tra giao việc cho Phó Chánh các tra phòng Phê duyệt văn Nhân văn bản, giao cho Cán văn thư đơn vị thực theo ý kiến đạo Chánh Thanh tra Cán văn thư Chuyển văn Sổ chuyển giao văn đến phòng chuyên môn Cán văn thư Phòng chuyên môn Sinh viên: Hà Thị Huyên Lưu hồ sơ 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ _ Tiếp nhận công văn đến: - CBVT xem nhanh qua lượt bì xem có công văn gửi cho quan hay không, không chuyển thường trực để trả lại cho nhân viên Bưu điện + Sau CBVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ phân chia văn bản, thư từ, sách báo, thành loại riêng Những thư từ đề tên riêng người nhận, sách báo, tin, vào sổ công văn đến Đối với văn gửi đến quan phải vào sổ đăng ký công văn đến – BM.TT.06.01, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì loại không bóc bì: * Loại bóc bì vào sổ: Là văn bì đề tên quan, dấu “Mật” Nếu văn khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách CBVT phải chuyển đến Chánh Thanh tra (hoặc Phó Chánh Thanh tra Chánh Thanh tra vắng) thời gian ngắn * Loại không bóc bì mà vào sổ, chuyển bì văn “Mật”, văn gửi Đảng uỷ đoàn thể đơn vị trực thuộc quan _ Đăng ký công văn đến: Sau bóc bì, phân loại, CBVT đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến đăng ký công văn vào sổ đăng ký công văn đến văn phải vào Sổ đăng ký công văn đến xem Sinh viên: Hà Thị Huyên 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ _ Trình văn đến: Tất văn đến, sau đăng ký: Cán Văn thư phải trình cho trưởng phòng phòng ban phụ trách để nắm bắt nội dung _ Xem xét nội dung, giao việc cho đơn vị: _trưởng phòng văn chuyển đến phòng ban chuyên môn hay cá nhân giải theo thẩm quyền _Phân phối chuyển giao văn bản: Sinh viên: Hà Thị Huyên 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Cán văn thư : - Chuyển giao công văn đến cho cá nhân, phòng ban chuyên môn xem (biểu mẫu BM.TT.06.02) - Thông báo cán đầu mối đơn vị, phòng ban chuyên môn tới ký nhận vào sổ đăng ký công văn đến, văn ngày phải chuyển giao ngày CBVT không để người trách nhiệm xem văn người khác, đơn vị, phòng ban khác d,Tổ chức quản lý sử dụng dấu: _ Quản lý dấu: +Văn thư có trách nhiệm quản lý dấu quan dấu tổ chức Đảng, Công Đoàn, Đoàn niên, Hội cựu Chiến Binh, Hội chữ thập đỏ quan +Lãnh đạo quan CBVT giao quản lý dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật _ Sử dụng dấu: +Người giao giữ dấu đóng dấu văn thể thức có chữ ký thẩm quyền người ký văn +Dấu văn phải chiều, rõ ràng trùm lên 1/3 – 1/4 chữ ký phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, không đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ + Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc bên trái phụ lục đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đường kính dấu (dấu treo) Nếu phụ lục gồm nhiều trang việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục +Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không bảo quản lưu văn thư (trường hợp đóng dấu hợp đồng, loại biên nghiệm thu loại giấy chứng nhận ) cán văn thư phải lập Sổ theo dõi văn không giữ lưu văn thư +Nghiêm cấm việc đóng dấu khống Sinh viên: Hà Thị Huyên 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ e, HỒ SƠ Sổ ký công văn đi, công văn đến +Hồ sơ lưu phòng xử lý chính, trực tiếp; thời gian lưu phòng tự xác định cụ thể Sau hết hạn chuyển xuống phận lưu trữ quan lưu trữ theo quy định hành 2.2 Hoạt động nghiệp vụ _Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung Trong Văn phòng, công tác văn thư thiếu nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan xem mặt hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước _Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Về mặt nội dung công việc xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý _Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật _Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan, văn giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ánh chân thực hoạt động quan cần thiết, văn chứng pháp lý chứng minh cho Sinh viên: Hà Thị Huyên 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ hoạt động quan cách chân thực _Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động quan giao nộp vào lưu trữ quan Trong trình hoạt động mình, quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập hoàn chỉnh, văn giữ đầy đủ chất lượng tài liệu lưu trữ tăng lên nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai mặt nghiệp vụ Ngược lại, chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn giữ lại không đầy đủ chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ việc tiến hành hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng Lưu trữ Quốc gia không hoàn chỉnh _yêu cầu cán văn thư lưu trữ phòng TBLĐ&XH Tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi người cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu lĩnh vực như: • Yêu cầu phẩm chất trị • Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ • Những yêu cầu khác +Yêu cầu phẩm chất trị: Người cán văn thư quan ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, có vấn đề có tính chất bí mật Vì vậy, đòi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị Nói chung người cán văn thư phải có phẩm chất trị tốt Cụ thể là: • Người cán văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan trung thành với thân mình; • Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản Sinh viên: Hà Thị Huyên 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ tình • Người cán văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành luật pháp nghĩa vụ • Người cán văn thư phải luôn rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên +Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu nghề nghiệp chuyên môn cán văn thư phải thể hai mặt: Lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành • Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, biểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để tiến hành nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết nghiệp vụ chuyên môn phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn Điều quan trọng đặt học tập lý luận nghiệp vụ trường mà phải có ý thức luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt trình công tác; bước hoàn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ • Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư Không thể nói: người cán văn thư giỏi mà không thực hành nghiệp vụ công tác văn thư cách thành thạo, có chất lượng suất cao Qúa trình thực hành nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp vào việc nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ Những yêu cầu khác Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán văn thư quan phải có yêu cầu bất cư lao động tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng… mà đòi hỏi phải có yêu cầu đây: – Bất trường hợp khỏi phòng làm việc không để Sinh viên: Hà Thị Huyên 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác • Tính bí mật: Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: – Có kín đáo – Có ý thức giữ gìn bí mậ – Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật Nhà nước, bí mật quan • Tính tỉ mỉ: Nội dung công việc ngày đòi hỏi phải cụ thể đến chi tiết Vì cán văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: – Bất công việc phải thực hoàn chỉnh đến chi tiết nhỏ, không bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn v.v… – Không bỏ sót công việc nhiệm vụ thường ngày công việc đột xuất nảy sinh • Tính thận trọng: Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng Đặc biệt việc phát sai sót cán quan công tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu không quy định có đề xuất tổ chức cải tiến công việc Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm Tính ngăn nắp, gọn gàng: Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn thường trực người cán văn thư Người cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, không gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng không tốt đến công việc Mặt khác, phòng làm việc văn thư không người văn thư làm việc mà nơi có nhiều người đến liên hệ công việc xin giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, xin đóng dấu giấy tờ Sinh viên: Hà Thị Huyên 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ v.v… Nếu không trật tự ngăn nắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư • Tính tin cậy: Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư luôn phải thể tính tin cậy Do có nhiều công việc nên lãnh đạo quan tâm kiểm tra công việc văn thư Phần lớn thủ trưởng tin tưởng văn thư Vì cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để Thủ trưởng yên tâm làm việc Mặt khác người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều làm cho cán lãnh đạo yên tâm • Tính nguyên tắc: Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Nhà nước quan, trước hết quy định quan chế độ bảo vệ bí mật, quy định công tác văn thư, lưu trữ v.v… Dù lúc hoàn cảnh người cán văn thư phải giữ chế độ quy định không phép thay đổi quy định Đặc biệt người cán văn thư phải có ý thức ngoại lệ quy định Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không tự ý giải việc quy định Tính tế nhị: Công việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sả kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều công việc Tính tế nhị giúp cho cán văn thư ngày chiếm lòng tin yêu mến bạn bè đồng nghiệp người quan Điều giúp cho người cán văn thư tạo bầu không khí thoải mái phòng làm việc Đó điều kiện để nâng cao hiệu công việc Sinh viên: Hà Thị Huyên 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A ,Soạn thảo ban hành văn • Thảo văn • Duyệt văn • Đánh máy, in ấn, chụp văn • Ký văn B, Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức • Quản lý văn • Quản lý giải văn đến • Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan C,Quản lý sử dụng dấu • Các loại dấu • Bảo quản dấu • Sử dụng dấu YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ Trong trình thực nội dung công việc, công tác văn thư quan phải bảo đảm yêu cầu đây: - Nhanh chóng: Quá trình giải công việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Do đó, xây dựng văn nhanh chóng, giải nhanh chóng công việc quan Giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc quan, giảm ý nghĩa việc đề cập văn Đồng thời gây tốn tiền của, công sức thời gian quan - Chính xác • Chính xác nội dung văn bản: + Nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, tức phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật văn quy định quan nhà nước cấp + Dẫn chứng trích dẫn văn phải hoàn toàn xác, phù hợp Sinh viên: Hà Thị Huyên 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu thật … + Số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng • Chính xác mặt thể thức văn bản: + Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, dấu quan; Nơi nhận văn yếu tố thông tin nêu phải trình bày vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ + Mẫu trình bày phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành • Chính xác khâu kỹ thuật nghiệp vụ + Yêu cầu xác phải quán triệt cách đầy đủ tất khâu nghiệp vụ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn … + Yêu cầu xác phải thể thực với chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư - Hiện đại Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Vì vậy, yêu cầu đại hóa công tác văn thư trở thành tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung đất nước điều kiện cụ thể quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng phương tiện đại, phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu công tác văn thư Sinh viên: Hà Thị Huyên 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ 1, Nhận xét ,đánh giá * Ưu điểm: - Lãnh đạo đơn vị đánh giá vai trò công tác văn thư, lưu trữ quan; đạo triển khai đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước, bảo đảm thực quy định pháp luật - Đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ cải thiện đáng kể, biên chế cán làm công tác văn thư tăng cường, chất lượng trình độ cán nâng cao bước, đảm bảo tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức văn thư, lưu trữ - Cán chuyên trách công tác văn thư, lưu trữ xây dựng ban hành nhiều văn hướng dẫn kịp thời đầy đủ đến phòng, ban, quan đơn vị trực thuộc Sở triển khai thực như: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý văn đi, văn đến; công tác quản lý sử dụng dấu… góp phần tạo sở pháp lý quan trọng cho việc giải tồn từ nhiều năm vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ - Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ đẩy mạnh - Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ ý hơn, đầu tư cho việc quản lý văn đến, cải tạo, nâng cấp xây kho bảo quản tài liệu lưu trữ; mua sắm phương tiện bảo quản tài liệu, đào tạo bồi dưỡng cán phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ Đạt kết quan tâm lãnh đạo Sở lãnh đạo đơn vị trực thuộc cố gắng nổ lực người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với công việc phân công _ Chưa có kho lưu trữ yêu cầu nghị định * Tồn nguyên nhân: - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu Sinh viên: Hà Thị Huyên 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ trữ hạn chế Công nghệ phục vụ cho công tác văn thư hạn chế, cụ thể phần mềm lõi giai đoạn vận hành sửa chữa thường xuyên, chưa nâng cấp nên thường hay xảy lỗi gây ách tắc trình xử lý công việc Mặt khác, CBCC quan tâm thực triệt để xử lý văn phần mềm nên việc quản lý văn hệ thống gặp nhiều khó khăn không bảo đám tra cứu, giám sát đánh giá công việc - Thể thức kỹ thuật trình bày văn nhiều phòng, ban đơn vị sai sót CBCC chưa thật quan tâm nghiêm túc thực theo quy định thực biện pháp nhắc nhở chưa có chế tài xử phạt - Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa phân loại chỉnh lý tồn bản, phổ biến đơn vị tồn chung Sở Tình trạng gây nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng việc lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ, kéo dài việc mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị khó tránh khỏi Tính đến đầu năm 2013, lượng hồ sơ tồn đọng qua thời kỳ nhiều (ước khoảng 4.795 mét tài liệu 9.500 không ảnh, 1.000 bao đồ 3.000 ống đồ) chưa chỉnh lý, việc quản lý, cung cấp hồ sơ lưu trữ chưa đầy đủ, xác, nên có trường hợp cung cấp thông tin cho tổ chức, nhân có yêu cầu - Chưa triển khai việc lập hồ sơ công việc CBCC; tình trạng văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa xử lý phần mềm phổ biến 2,Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan ,tổ chức + Cấp kinh phí để tổ chức chỉnh lý lượng hồ sơ tồn đọng nêu theo Chỉ thị số 23/2007/CT-UBND ngày 22/8/2007 UBND tỉnh, thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09/9/2013 UBND thành phố số biện pháp để giải tài liệu tồn đọng quan, tổ chức địa bàn huyện + Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực Sinh viên: Hà Thị Huyên 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ - Ủy ban nhân dân huyện đạo phòng Thông tin Truyền thông phòngTài phối hợp triển khai thực nâng cấp phần mềm ứng dụng phục vụ công tác 3,Một số kiến nghị a , Đối với quan tổ chức Tổ chức xếp nhân phòng văn thư cách khoa học Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán văn thư – lưu trữ Bố trí xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu quan Mẫu hóa loại sổ sách theo qui định Nhà nước b, môn văn thư,lưu trữ,khoa ,trường _ xếp tiết học xen kẽ với thực hành _cho sinh viên tham quan kho ,trung tâm lưu trữ _tạo điều kiện cho sinh viên giao lưu học hỏi với trường khác khoa Sinh viên: Hà Thị Huyên 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ C PHẦN KẾT LUẬN *Khái quát, hệ thống,đánh giá lại nội dung kiến tập _Qua tuần kiến tập phòng LĐTB&XH huyện chiêm hóa e rấy cảm ơn bảo ân cần chị Triệu Thị Hồng giúp e tiếp cận tất văn công văn nghị định,báo cáo ,những văn đến đi,và cách bảo quan tài liệu,hieểu rõ chức nghề quan trọng nào: _ : ngày 1/6: + sáng lên nộp định giao lưu gặp mặt làm quen với phòng LĐTB&XH huyện chiêm hóa trưởng phòng cho nhận người hướng dẫn +buổi chiều: tiếp cận công văn,báo cáo từ phòng chuyển báo cáo lên UBND huyện chiêm hóa để trình ký _Ngày đến mùng 8/6 buổi sáng chiều nhập liệu hồ sơ liệt sĩ vào máy tính theo hướng dẫn bảo chị văn thư lưu trữ phòng _Ngày 9_12 + sáng trực phòng tiếp nhận văn công văn nghị định ,giấy mời lên UBND huyện để trình ký lấy cặp trình ký quay đầu Chiều :tập soạn thảo báo cáo chị văn thư bảo chỉnh sửa _ngày 12/15:sáng chiều đưa tài liệu vào kho lưu trữ xếp dọn dẹp phân loại văn hết giá trị để tiêu hủy _ngày 16 +sáng lên UBND huyện lấy vẳn hỏa tốc Chiều: y văn đóng phong bì để gửi cho 26 xã địa bàn huyện Ngày 17 sáng chiều đóng dấu tiền điện 26 xã trợ cấp Ngày 18/19 lên kho lấy số liệu làm báo cáo quyets dọn Sinh viên: Hà Thị Huyên 33 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13B