Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 2 CHƯƠNG 1. GIớI THIệU VÀI NÉT Về CƠ QUAN, Tổ CHứC 2 1.1. Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 2 1.1.1. Lịch sử hình thành. 2 1.1.2. Chức năng của UBND quận Cầu Giấy. 2 1.1.3. Nhiệm vu, quyền hạn của UBND quận Cầu Giấy 3 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của cơ quan. 6 1.2. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,lưu trữ cơ quan. 8 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư,lưu trữ. 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức. 9 CHƯƠNG 2. THựC TRạNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRữ CủA CƠ QUAN 10 2.1. Hoạt động quản lý. 10 2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.1.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ: 10 2.1.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. 10 2.1.2.Cách thức tổ chức công tác lưu trữ 10 2.1.2.1. Tổ chức bộ phận. 10 2.1.1.2. Tổ chức nhận sự. 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 11 2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 11 2.2.1.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành. 11 2.2.1.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 11 2.2.2. Quản lý văn bản đi. 19 2.2.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 19 2.2.2.2.Đăng ký văn bản đi 20 2.2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 20 2.2.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 20 2.2.2.5. Lưu văn bản đi 21 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 21 2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến 21 2.2.3.2. Đăng ký văn bản đến 22 2.2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến 22 2.2.3.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 23 2.2.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 23 2.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu. 24 2.2.6. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Phòng Nội Vụ. 24 2.2.7. Thu thập tài liệu vào lưu trữ. 24 2.2.8. Xác định giá trị tài liệu. 25 2.2.9. Chỉnh lý khoa học tài liệu. 25 2.2.10. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản. 26 2.2.10.1. Về kho lưu trữ. 26 2.2.10.2. Về trang thiết bị bảo quản tài liệu. 26 CHƯƠNG 3. NHậN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐƯA RA KHUYếN NGHị. 28 3.1. Nhận xét, đánh giá. 28 3.1.1. Ưu điểm 28 3.1.2. Hạn chế 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Phòng Nội Vụ. 29 3.3. Một số khuyến nghị 29 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức. 29 3.3.2. Đối vơi bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường. 30 C. PHẦN KẾT LUẬN. 31 D. PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ A PHẦN MỞ ĐẦU Trong lĩnh vực quản lý hành Nhà nước, văn thư-lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan.Công tác văn thư-lưu trữ quan tâm công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thông qua văn bản, tài liệu.Ngày với phát triển khoa học công nghệ, hành Nhà nước phát triển để phù hợp hơn.Với vai trò quan trọng công tác văn thư-lưu trữ lĩnh vực quản lý hành Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Đợi kiến tập nhằm giúp cho sinh viên tiếp cận thực tế để học hỏi,tích lũy kiến thức,kỹ người làm công tác văn thư-lưu trữ, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp, giúp cho sinh viên nhận điểm yếu, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, để từ khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết đáp ứng đủ, giúp chosinh viên cụ thể hoá nắm kiến thức kỹ thân, nhận thức rõ ràng công tác Văn thư-lưu trữ tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển Đất Nước, nhận thấy bất cập công tác quan để từ ý thức trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ ngày lớn, để từ có ý thức tự trau dồi kiến thức, rèn luyện kỹ nghiệp vụ cho thân để trường có đủ tự tin thực công việc quan, tổ chức Với thời gian kiến tập ngắn bỡ ngỡ lần đầu tiếp xúc với quan tổ chức làm việc chuyên nghiệp, sinh viên tránh khỏi sai xót trình thực kiến tập quan.Hơn phạm vi tiếp cận công việc hạn chế nên khó có nhìn bao quát toàn diện hoạt động nắm toàn công việc diễn quan, tổ chức Qua em xin gửi lời cảm ơn sau sắc đến Ban lãnh đạo nhà trường toàn thể thầy cô giáo khoa Văn thư- Lưu trữ tạo điều kiện cho sinh viên chúng em kiến tập để tiếp xúc thực tế công việc cán làm công tác lưu trữ chúng em sau này.Em xin gửi lời cảm ơn đến Phòng Nội Vụ UBND Quận Cầu Giấy tiếp nhận em vào kiến tập Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ B PHẦN NỘI DUNG Chương Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành Thời trước Cầu Giấy phần huyện Từ Liêm, phủ Quốc Oai, trấn Sơn Tây Từ năm 1831thời nhà Nguyễn thuộc phủ Hoài Đức, tỉnh Hà Nội Sau giải phóng Thủ đô năm 1954 thuộc quận VI Đến năm 1961, Hà Nội mở rộng địa giới, xóa bỏ quận, lập khu phố nội thành huyện ngoại thành, từ huyện Từ Liêm lập lại, gồm đất hai quận V VI, dân cư sống tập trung vùng như: Vùng Kẻ Bưởi (Nghĩa Đô, Nghĩa Tân); Vùng Kẻ Vòng (Dịch Vọng, Mai Dịch); Vùng Kẻ Cót-Giấy (Quan Hoa, Yên Hòa); Vùng Đàn Kính Chủ (Trung Hòa) Ngày 22 tháng 11 năm 1996, Chính phủ Việt Nam Nghị định 74-CP thành lập quận Cầu Giấy sở toàn diện tích tự nhiên dân số thị trấn: Cầu Giấy, Nghĩa Đô, Nghĩa Tân, Mai Dịchvà xã: Dịch Vọng, Yên Hòa, Trung Hòa thuộc huyện Từ Liêm Trong đó, thị trấn Cầu Giấy đổi tên thành phường Quan Hoa Ngày tháng năm 2005, thành lập phường Dịch Vọng Hậu sở điều chỉnh 52,88 diện tích tự nhiên 8.684 nhân phường Quan Hoa, điều chỉnh 94,84 diện tích tự nhiên 11.281 nhân phường Dịch Vọng 1.1.2 Chức UBND quận Cầu Giấy - UBND Quận Cầu Giấy quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp cơquan nhà nước cấp - UBND Quận Cầu Giấy chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ an ninh thực sách phát triển khác địa bàn Quận Cầu Giấy - UBND Quận Cầu Giấy thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương đến địa phương 1.1.3 Nhiệm vu, quyền hạn UBND quận Cầu Giấy - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND Quận thông qua để trình UBND thành phố thông phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn quận; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình HĐND quận định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND phường xây dựng thực ngân sách, kiểm tra Nghị HĐND phường thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội địa bàn các phường; - Xây dựng, trình UBND quận thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo UBND các phường thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thủy sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND phường; - Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thủy lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn quận theo quy định Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ pháp luật; - Tham gia với UBND thành phố việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn quận; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp phường; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông, lâm, thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND thành phố; - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn quận; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng phê duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng, tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuât, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp UBND thành phố - Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại dịch vụ,du lịch địa bàn quận; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn quận tổ chức thực sau cấp phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hóa giáo dục địa bàn; Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ đạo việc xóa mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử; - Quản lý công trình công cộng phân cấp, hướng dẫn phong trào văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực sách dân số kế hoach hóa gia đình; - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; - Tổ chức đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động,tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo - Thực biện pháp hướng dẫn tiến khoa học – công nghệ phục vụ sản xuất đời sống địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa địa bàn quận; - Ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủ quận; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác tập huấn dân quân tự vệ; - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương - Tuyên truyên, phổ biến sách pháp luật dân tộc, tôn giáo - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hôi đại biêu HĐND theo quy định pháp luật; - Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp UBND cấp trên; - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành quận; - Thực Nghị HĐND quy hoạch tổng thể xây dựng phát triển đô thị quận sở quy hoạch chung; - Quản lý sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao thị xã, quận thuộc thành phố, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh quận quản lý Như vậy, quan quản lý nhà nước địa phương, UBND quận Cầu Giấy thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực đồng thời tuân thủ quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức quan UBND Quận Cầu Giấy Hội Đồng Nhân Dân quận Cầu giấy bầu gồm Chủ tịch ba phó Chủ tịch Cơ cấu tổ chức UBND quận Cầu hoạt động cương vị tổ chức cấp quận, có quy mô máy lớn Là quan quản lý nhà nước thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 UBND quận Cầu Giấy gồm 12 phòng ban sau: Phòng Nội vụ: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức; biên chế quan hành chính, Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng Phòng Tư pháp: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải sở công tác tư pháp khác Phòng Tài - Kế hoạch: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế hoạch đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân Phòng Tài nguyên Môi trường: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, đồ biển (đối với địa phương có biển) Phòng Lao động - Thương binh Xã hội: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới Phòng Văn hoá Thông tin: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước về: văn hoá; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuất Phòng Giáo dục Đào tạo: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình nội dung giáo dục đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo tiêu Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ chuẩn cán quản lý giáo dục; tiêu chuẩn sở vật chất, thiết bị trường học đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục đào tạo Phòng Y tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước chăm sóc bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế sở; y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số Thanh tra huyện: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo phạm vi quản lý nhà nước Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực nhiệm vụ, quyền hạn tra giải khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham nhũng theo quy định pháp luật 10 Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân: tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân hoạt động Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân 11 Phòng Kinh tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước tiểu thủ công nghiệp; khoa học công nghệ; công nghiệp; thương mại; 12 Phòng Quản lý đô thị: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển đô thị; nhà công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp, thoát nước; vệ sinh môi trường đô thị; công viên, xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ xe đô thị) 1.2 Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức phận văn Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ thư,lưu trữ quan 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư,lưu trữ Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho công tác quản lý, gồm toàn công việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành trình hoạt động quan.Ngoài chức đảm bảo thông tin công tác văn thư chiếm nhiệm vụ quan trọng việc tạo giữ mối quan hệ tốt đẹp quan quan Công tác văn thư, lưu trữ quan bao gồm: - Tham mưa cho lãnh đạo công tác quản lý văn thư-lưu trữ quan - Tham mưu cho lãnh đạo công tác bảo quản tài liệu lưu trữ quan - Thực nghiệp vụ văn thư,lưu trữ - Quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quy định - Thu thập, xác định giá trị tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ quan - Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư-lưu trữ - Xây dựng ban hành văn gồm: Thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy, in ấn văn bản, ký ban hành văn - Quản lý giải văn gồm: Đăng ký giải văn đến, văn đi, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Quản lý sử dụng dấu Công tác văn thư Quận Cầu Giấy tổ chức theo mô hình văn tập trung, văn giấy tờ hình thành trình hoạt động quan tập trung vào văn thư 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Tại quan cán văn thư việc thực nghiệp vụ văn thư giao nhiệm vụ thực công tác lưu trữ bao gồm việc thu tập tài liệu vào lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu tổ chức quản lý khai thác Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 2) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến a) Các bì văn đến phân loại xử lý sau: - Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức - Loại không bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký b) Việc bóc bì văn bản: Những bì có đóng dấu chi mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời Qua trình quan sát thực tế việc bóc bì văn quan em thấy chủ yếu văn văn thư trực tiếp bóc bì.Trường hợp văn thư mặt quan cán làm việc Phòng Nội Vụ trực tiếp bóc bì 3) Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến a Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư quan trước chuyển đến Phòng,Ban quan phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” b Những văn đến không thuộc diện đăng ký Văn thư chuyển cho nơi nhận mà đóng đấu “Đến” c Dấu “Đến” dóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống số, Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ ký hiệu phần trích yếu nội vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn 2.2.3.2 Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến theo quy định hành Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết văn bản; không viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng 2.2.3.2 Trình, chuyển giao văn đến Sau đăng ký văn đến, Văn thư trình kịp thời cho người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Căn vào ý kiến phân phối người có thẩm quyền, Văn thư trực tiếp chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải 2.2.3.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn quy định quan Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước Văn thư trình lên Trưởng phòng để tổ chức xem xét, định phương án giải Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn đến giao cho Trưởng phòng có trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Phòng 2.2.4 Lập hồ sơ nộp hồ sơ,tài liệu vào lưu trữ quan Hồ sơ hình thành trình hoạt động bao gồm hồ sơ công việc Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ hồ sơ nhân Hồ sơ công việc bao gồm hồ sơ việc nâng lương; Hồ sơ việc thi đua khen thưởng; hồ sơ việc biên chế cán bộ,công chức Hồ sơ nhân gồm có hồ sơ đảng viên chi Hồ sơ đảng viên chi Nội Vụ, hồ sơ đảng viên chi ngành giáo dục, hồ sơ đảng viên chi quản lý dự án, hồ sơ đảng viên chi y tế,dân số,sổ xố, thống kê, tài chính, quản lý đô thị, Chưa ban hành danh mục hồ sơ chưa có phương pháp lập hồ sơ cụ thể Ở quan cho xây dựng kho lưu trữ Tất hồ sơ tài liệu từ phận lưu trữ phòng ban cảu văn thư quan đến hạn nộp lưu đưa vào lưu trữ kho lưu trữ quan Việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo Điều 22 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Chính phủ công tác văn thư quy định: Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành: Tài liệu hành sau năm kể từ năm công việc kết thúc 2.2.5 Quản lý sử dụng dấu Trong quan, dấu đóng vai trò quan trọng thể vị trí pháp lý khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh nhà nước Tại phận văn thư phòng nội vụ có loại dấu dấu phòng nội vụ dấu chức danh Về vị trí đóng dấu: - Đóng dấu quan lên văn thức quan, tổ chức - Đóng dấu giáp lai dùng dấu quan, tổ chức đóng lên văn gồm nhiều tờ liên quan đến vấn đề vào lề bên trái lề bên phải văn để tất tờ có thông tin dấu nhằm đảm bảo tính chân thực tờ văn ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn - Đóng dấu treo dùng dấu quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục kèm theo văn Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Đóng dấu treo văn không khẳng định giá trị pháp lý văn mà nhằm khẳng định văn đóng dầu treo phận văn đóng số văn nội mang tính thông báo để biết 2.2.6 Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ Phòng Nội Vụ Thành phần nội dung tài liệu lưu trữ khối tài liệu đơn vị quan chuyển bao gồm - Các hồ sơ tài liệu hình thành trình giải công việc quan - Hồ sơ Đảng viên chi quan chi Nội Vụ, tài thống kê, kinh tế, 2.2.7 Thu thập tài liệu vào lưu trữ Để bảo quản khối tài liệu hoàn chỉnh, tránh để tài liệu thất lạc bị bỏ xót Phòng, ban khác ảnh hưởng đến trình khai thác sử dụng; Các cán thực nghiệp vụ lưu trữ tiến hành thu thập bổ sung tài liệu thiếu từ chi thuộc nguồn nộp lưu Những thành phần chủ yếu thu thập vào lưu trữ văn bản, tài liệu liên quan đến hồ sơ đảng viên kiểm điểm, thi đua khen thưởng, giấy chuyển sinh hoạt Đảng, Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng đảng viên mới, Khi công việc kết thúc tài liệu chuyển đến lưu trữ Tùy vào văn tài liệu mà thu thập vào lưu trữ.Có văn bản, tài liệu cần thiết phục vụ cho trình giải công việc Phòng, ban, đơn vị giữ lại công việc kết thúc chuyển đến cho cán thực nghiệp vụ lưu trữ 2.2.8 Xác định giá trị tài liệu Khi có tài liệu cần xác định giá trị, quan tổ chức công tác xác định tài liệu cần thiết Chịu trách nhiệm việc xác định giá trị tài liệu Trưởng phòng Nội Vụ Các bước xác định tài liệu đơn giản không thực đầy đủ theo bước theo quy định hành Những tài liệu có giá trị cao đến thời hạn nộp Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ lưu lưu vào lưu trữ quan nộp lưu, tài liệu cần cho trình hoạt động tra cứu lưu giữ lại tủ dựng tài liệu lưu trữ Phòng.Những tài liệu hết giá trị hủy theo cách thông thường xé tay dùng máy cắt hủy tài liệu 2.2.9 Chỉnh lý khoa học tài liệu Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ khâu quan trọng lên tiến hành kỹ thuật xác Đòi hỏi người thực phải có chuyên môn, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm bước sau: Phân loại tài liệu Lập hồ sơ Biên mục phiếu tin Hệ thống hóa hồ sơ Biên mục hồ sơ Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Đánh số hồ sơ thức vào bìa, cặp, hộp, viết gián nhãn hộp Xây dựng công cụ quản lý công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu 2.2.10 Kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản 2.2.10.1 Về kho lưu trữ Hiện điều kiện mức độ cần thiết phòng kho Phòng Nội Vụ kho lưu trữ chưa tách riêng biệt mà bố trí phòng làm việc cán văn thư, lưu trữ Với diện tích phòng làm việc cán văn thư, lưu trữ 24m2, bố trí ngăn nắp gọn gàng gồm bàn làm việc dành cho cán văn thư-lưu trữ khoảng riêng biệt chiếm 1/2 diện tích phòng dành để đặt tủ đựng tài liệu lưu trữ Phòng Cùng với kiến thức thầy cô trang bị lớp qua trình quan sát tìm hiểu loại kho tạm kết hợp làm phòng làm việc cán văn thư,lưu trữ.Với quy mô tướng đối nhỏ, theo quan sát em thấy cách bố Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ trí phòng hợp lý nên diện tích phòng sử dụng hiệu quả.Hơn phòng bố trí tầng theo hướng đông nam, trước cửa phòng kho hồ nước nhân tạo nhiều xanh tạo cảm nên không gian thoáng mát, lành 2.2.10.2 Về trang thiết bị bảo quản tài liệu Để bảo quản tài liệu lưu trữ cách khoa học, giúp kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần tuân thủ quy định chung bảo quản tài liệu lưu trữ , trang bị đầy đủ trang thiết bị chuyên dụng trang thiết bị hỗ trợ Tùy vào điều kiện kinh phí trang thiết bị phù hợp cho loại kho lưu trữ mà quan hay tổ chức nên trang bị trang thiết bị nào, nhiên cần phải trang bị thiết bị cần thiết để đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu cách hiệu Đối với trang thiết bị chuyên dụng, Phòng trang bị số lượng tủ sắt đựng tài liệu đạt tiêu chuẩn cao với sức chịu nhiệt khoảng thời gian 4h với nhiệt độ khoảng 140.Với loại tủ đạt tiêu chuẩn bảo quản tài liệu tốt trường hợp rủi ro xảy đến cháy nổ Ngoài trang bị cặp, hộp đựng tài liệu Về trang thiết bị hỗ trợ bảo quản tài liệu: Trong phòng trang bị điều hòa quạt trần để làm mát phòng kho, Tuy nhiên chưa trang bị thiết bị vệ sinh chuyên dụng, máy hút bụi mà vệ sinh phòng kho ngày chổi lau nhà thông thường, chưa có máy, máy đo độ ẩm Về trang thiết bị phòng chống cháy chưa trang bị đầy đủ bình cứu hỏa,bình nén khí CO2 Như trang thiết bị bảo quản kho lưu trữ lơn, vừa phương tiện để bảo quản, vừa phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu Phòng Nội Vụ Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Khoa Văn thư - Lưu trữ 29 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Chương Nhận xét, đánh giá, đưa khuyến nghị 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - công chức làm công tác văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ có trình độ, đào tạo đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ - Công tác tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức trọng Nhận thức vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác đạo, điều hành thực thi công vụ quan, đơn vị; - Công tác hướng dẫn lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan đạo thường xuyên tổ chức thực nghiêm túc; - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm, trang bị tương đối đầy đủ Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu - Cán văn phòng thực tốt nội quy quan, nội quy làm việc, nhiệt tình tham gia hoạt động văn hóa, thể thao phòng quan tổ chức 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm đạt được, trình triển khai thực thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ phòng Nội vụ số hạn chế: - Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư, lưu trữ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ chưa quan tâm trọng mức; - Tuy có quy chế công tác văn thư, lưu trữ cuả UBND Quận Cầu Giấy lúng túng việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ; - Do phòng Nội Vụ bố trí cán làm công tác văn thư, lưu trữ, số lượng cán nên việc thực bước nghiệp vụ chưa Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 30 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ xác đầy đủ theo quy định hành; 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ Phòng Nội Vụ Để chất lượng công tác văn thư, lưu trữ đạt chất lượng cao cần: - Thực việc quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu hành vào lưu trữ quan Xây dựng Danh mục hồ sơ hành; Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, đơn vị theo quy định Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ - Cần tăng cường công tác lãnh đạo, đạo, tuyên truyền Luật lưu trữ, tầm quan trọng công tác văn thư-lưu trữ cho cán công chức, viên chức quan, đơn vị thường xuyên kiểm tra đơn vị thực quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ - Đáp ứng đầy đủ số lượng cán thực công tác văn thư, lưu trữ để tránh tình trạng cán văn thư, lưu trữ không hoàn thành công việc dẫn đến tài liệu bị tồn đọng - Mỗi cán thực công tác văn thư, lưu trữ cần ý thức đầy đủ tầm quan trọng giá trị văn bản, tài liệu để từ phân loại giải công việc xác hiệu - Cần đẩy mạnh việc thực hệ thống công nghệ thông tin cho việc quản lý văn thư, lưu trữ quan, đơn vị toàn Thành phố - Cử cán làm công tác văn thư, lưu trữ bồi dưỡng , nâng cao kiến thức kỹ nghiệp công tác văn thư- lưu trữ - Khen thưởng cán thực tốt nhiệm vụ đồng thời phê bình,xử phạt cán không hoàn thành nhiệm vụ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan, tổ chức - Các quan, tổ chức nên ưu tiên tuyển chọn cán đào tạo bản, chuyên ngành học Văn thư-lưu trữ, có kiến thức lý luận chuyên môn nghiệp vụ để thực công việc cách tốt nhất, đạt hiểu cao - Nên tổ chức chuyến công tác tìm hiểu học hỏi kinh nghiệm Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 31 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ nước có ngành lưu trữ phát triển giới để từ vận dụng phù hợp với nước ta nhằm nâng cao chất lượng, tránh bị tụt hậu - Cần hỗ trợ đầy đủ kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ hàng năm mở lớp tập huấn, giao lưu trao đổi kinh nghiệm công tác văn thư- lưu trữ cán thực công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức khác nhau.Để thực chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng, tích đống Đầu tư đầy đủ sở vật chất, kỹ thuật đại Sửa chữa kho tàng, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ 3.3.2 Đối vơi môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường - Đối vơi Khoa nhà trường cần tạo điều kiện để sinh viên có chuyến khảo sát thực tế trình làm việc quan, tổ chức để biết việc thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan - Cần có thêm nhiều học thực tế nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trư, có thêm nhiều thực hành hoạt động ngoại khóa tổ chức thăm quan trưng tâm lưu trữ quốc gia Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 32 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ C PHẦN KẾT LUẬN Qua thời gian tiếp cận với thực tế, tìm hiểu hoạt động Phòng Nội vụ,vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức quan, nhiệm vụ cán văn thư -lưu trữ cá nhân em thu hoạch nhiều điều bổ ích.Tuy thời gian không lâu lại khoảng thời gian vô quý báu em trải nhiệm thực tế, nắm nghiệp vụ văn thư quan; Nhận thức đắn trách nhiệm người văn thư, nắm kỹ nghiệp vụ ngành lưu trữ việc thu thập xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu khoa học Vơi chấp hành đầy đủ buổi học tập thực tế giúp em tiếp thu nhiều kiến thức công việc, nắm vững chức năng, nhiệm vụ tham gia hoạt động chung quan, làm quen với hệ thống tổ chức môi trường nghề nghiệp; nâng cao ý thức học tập rèn luyện, bồi dưỡng tinh thần say mê nghề nghiệp Được quan tâm tạo điều kiện ban lãnh đạo nhà trường thầy cô giáo giúp đỡ, hướng dẫn, trao đổi kinh nghiệm cảu cán quan giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập này.Báo cáo kết trình kiến tập, cố gắng nhiều song không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận đóng góp nhiệt tình thầy cô giáo để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương 33 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ D PHỤ LỤC Hình ảnh 1: Phòng Nội Vụ UBND quận Cầu Giấy Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hình ảnh 2: Phòng Trưởng phòng Nội Vụ UBND quận Cầu Giấy Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hình ảnh 3: Phòng Làm việc cán Phòng Nội Vụ UBND quận Cầu Giấy Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Hình ảnh 4: Tủ đựng tài liệu lưu trữ Phòng Nội Vụ UBND quận Cầu Giấy Sinh viên: Khúc Thị Hà Phương Lớp: ĐH Lưu trữ học 13C