Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng,phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục 3 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO 4 1.1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CỤC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO 4 1.1.1. Vị trí, chức năng 4 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo 7 1.2. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO 7 1.2.1 Tổ chức và hoạt động công tác văn phòng 7 1.2.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO 8 1.2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ 8 1.2.2.2. Vị trí và Chức năng 8 1.2.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 9 1.2.2.4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Quản lý khai thác Biển và Hải đảo 10 1.2.3 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 10 1.2.3.1. Chánh văn phòng 10 1.2.3.2. Phó Chánh Văn phòng 11 1.2.3.3.Phòng tổng hợp 11 1.2.3.4. Phòng Hành chính 11 1.2.3.5.Phòng Quản trị 12 1.2.3.6. Phòng Kế toán Tài vụ 12 1.2.3.7. Bản mô tả công việc 13 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 21 CHỦ ĐỀ 2 :TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO 21 2.1. Xây dựng “quy chế văn thư” cho Cục quản lý khai thác biển và Hải đảo 21 2.2. Tìm hiểu công tác Văn thư của Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo. 31 2.2.1. Hệ thống các văn bản quản lý của về công tác văn thư 32 2.2.2. Mô hình tổ chức văn thư 32 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 33 2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 33 2.3.1.1. Hệ thống các văn bản của Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo 33 2.3.1.2. Thẩm quyền thông qua và ban hành văn bản quản lý của Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo 34 2.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Cục quản lý khai thác Biển và Hải đảo 35 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản 37 2.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 39 2.4.1 Trình tự quản lý văn bản đến 39 2.4.2. Trình tự quản lý văn bản đi 41 2.4.2.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi (Phụ lục số 04 ) 41 2.4.3. Lập hồ sơ 42 2.4.3.1. Mở hồ sơ công việc 42 2.4.3.2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ công việc 43 2.4.3.3. kết thúc hồ sơ công việc 43 2.5. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 43 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 3.1 Đánh giá chung 45 3.1.1. Ưu điểm 45 3.1.1.1. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của văn phòng 45 3.1.1.2. công tác văn thư 46 3.1.1.3. Công tác lưu trữ 48 3.1.1.4. Trang thiết bị văn phòng 48 3.1.2.Nhược điểm 49 3.1.2.1 Tổ chức và hoạt động văn phòng 49 3.1.2.2. công tác văn thư 49 3.1.3. Nguyên nhân 50 3.1.4. Đề xuất kiến nghị 51 3.1.4.1. trong công tác tổ chức và hoạt động văn phòng. 51 3.1.4.2. Công tác văn thư lưu trữ 51 3.1.4.3. Về nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ 52 LỜI CẢM ƠN 53 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC .3 LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng,phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục PHẦN I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO .4 1.1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CỤC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO 1.1.1 Vị trí, chức 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo .7 1.2 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO 1.2.1 Tổ chức hoạt động công tác văn phòng 1.2.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO 1.2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ .8 1.2.2.2 Vị trí Chức 1.2.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.2.4 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Cục Quản lý khai thác Biển Hải đảo 1.2.3 Vị trí việc làm mô tả công việc vị trí văn phòng .10 1.2.3.1 Chánh văn phòng 10 Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.3.2 Phó Chánh Văn phòng 11 1.2.3.3.Phòng tổng hợp 11 1.2.3.4 Phòng Hành 11 1.2.3.5.Phòng Quản trị 12 1.2.3.6 Phòng Kế toán- Tài vụ .12 1.2.3.7 Bản mô tả công việc .13 PHẦN II 20 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP .20 CHỦ ĐỀ :TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO 20 2.1 Xây dựng “quy chế văn thư” cho Cục quản lý khai thác biển Hải đảo 20 2.2 Tìm hiểu công tác Văn thư Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo 31 2.2.1 Hệ thống văn quản lý công tác văn thư .31 2.2.2 Mô hình tổ chức văn thư 32 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn 33 2.3.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 33 2.3.1.1 Hệ thống văn Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo 33 2.3.1.2 Thẩm quyền thông qua ban hành văn quản lý Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo .34 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo 35 2.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn 37 2.4 Tổ chức quản lý giải văn 39 2.4.1 Trình tự quản lý văn đến .39 2.4.2 Trình tự quản lý văn .41 2.4.2.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn (Phụ lục số 04 ) 41 2.4.3 Lập hồ sơ 42 2.4.3.1 Mở hồ sơ công việc 42 2.4.3.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ công việc .43 Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.4.3.3 kết thúc hồ sơ công việc 43 2.5 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 43 PHẦN III 45 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 45 3.1 Đánh giá chung .45 3.1.1 Ưu điểm 45 3.1.1.1 Cơ cấu tổ chức hoạt động văn phòng 45 3.1.1.2 công tác văn thư 46 3.1.1.3 Công tác lưu trữ .48 3.1.1.4 Trang thiết bị văn phòng 48 3.1.2.Nhược điểm .49 3.1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 49 3.1.2.2 công tác văn thư 49 3.1.3 Nguyên nhân .50 3.1.4 Đề xuất kiến nghị 51 3.1.4.1 công tác tổ chức hoạt động văn phòng 51 3.1.4.2 Công tác văn thư- lưu trữ .51 3.1.4.3 Về nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán 52 LỜI CẢM ƠN 53 PHẦN PHỤ LỤC .1 PHẦN PHỤ LỤC Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU “ Học đôi với hành lý luận đôi với thực tiễn” Trải qua bốn năm học tập rèn luyện mái trường Đại học Nội vụ Hà Nội thân yêu.Các thầy cô trường dày công vun đắp cho chúng em nên người.Không thành tài,mà dạy cho chúng em thành người có đạo đức tốt.Nhưng với khung xương khỏe mà chưa có để đón lấy ánh nắng.Sau kết thúc học phần lớp quan tâm từ phía nhà trường cử em đến thực tập quan Tổng cục biển Hải đảo Việt Nam đẻ học hỏi kiến thức giảng đường.Để em có thẻ vận dụng học vào môi trường thực tế Bài báo cáo thực tập minh chứng rõ ràng kết nỗ lực ngày em năm học rèn luyện ghế nhà trường nói chung đợt thực tập nói riêng.Nó thể bước trưởng thành em sau năm học tập rèn luyện trường.Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác nghiệp vụ cố gắng trình thực tập với điều kiện thời gian hạn hẹp lần đầu tiếp xúc với công việc nên thân tránh khỏi thiếu sót hạn chế.Qua báo cáo em mong nhận đóng góp ý kiến thầy,cô cán quan để báo cáo em hoàn chỉnh giúp có thêm kinh nghiệm quý báu tạo điều kiện thuận lợi công tác sau Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội ngày 28 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Duyên Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Lựa chọn ngành nghề gắn bó với sống ngành quản trị văn phòng.Em học tập rèn luyện kiến thức,kỹ cần thiết cán văn phòng trường đại học Nội vụ Hà Nội suốt gần năm qua.Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập thực tế,bản thân nhận thấy thực tập hành trang vô quan trọng để cọ xát với thực tế trước trường.Em mong muốn có ngày tiếp xúc học hỏi kinh nghiệm,phong cách làm việc chuyên nghiệp đội ngũ cán bộ,nhân viên Cục Quản lý khai thác biển Hải đảo để mở mang tầm mắt,lĩnh hội điều tốt đẹp từ quan,tổ chức cho kiến thức thân ngày hoàn thiện phong phú hơn.Đồng thời đóng góp cho quan phần công sức nhỏ bé vận dụng kiến thức học giảng đường nhằm tạo mẻ,phong phú công tác hành văn phòng quan Được đồng ý lãnh đạo Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo giúp đỡ người quan đặc biệt bảo tận tình Chánh Văn phòng công chức Văn thư Văn phòng Cục quản lý khai thác Biển Hải đảođã tạo điều kiện tốt cho em lĩnh hội kiến thức thực tế, tập duyệt rèn luyện phẩm chất người quản trị viên, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp, phục vụ cho công tác sau Mục tiêu đề tài Khảo sát toàn công tác văn phòng Cục Quản lý khai thác Biển Hải đảo Việt Nam - Về chức nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức máy làm việc quan,văn phòng - Tình hình tổ chức,quản lý hoạt động công tác hành văn phòng quan,văn phòng - Nghiên cứu, sâu vào tìm hiểu,đánh giá công tác văn thư Từ khâu nghiệp vụ công tác bố trí,sắp xếp thực có theo quy định hành hay chưa.Có điểm bật,đã khoa Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học hay chưa hay hạn chế hay yếu Đối tượng,phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu; Về công tác văn thư Cục quản lý khai thác biển Hải đảo Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu ; Công tác tổ chức,điều hành hoạt động hành vănphòng,công tác văn thư Cục Quản lý khai thác biển Hải đảo Nguồn tài liệu tham khảo - Cuốn Quản trị Văn phòng tác giả Nguyễn Hữu Chi - Các tài liệu Luật ban hành văn bản,luật văn thư - Các Quyết định,Quy chế Cục Quản lý khai thác Biển Hải đảo Việt Nam Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu công tác văn phòng đặc biệt công tác văn thư năm 2014 2015 Phương pháp nghiên cứu - Thực phương pháp vấn trực tiếp cán làm việc quan - Quan sát,thu thập,thống kê,bảng hỏi,đối chiếu phân tích tổng hợp Bố cục Ngoài phần mở đầu,bài gồm có phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Cục Quản lý khai thác biển Hải đảo Phần II : Chuyên đề thực tập : Tổ chức công tác văn thư Cục Quản lý khai thác biển hải đảo Phần III : Kết luận đề xuất kiến nghị PHẦN I Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO 1.1 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CỤC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO Căn Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04 tháng năm 2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Tài nguyên Môi trường; Căn Quyết định số 43/2014/QĐ-TTg ngày 01 tháng năm 2014 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam trực thuộc Bộ Tài nguyên Môitrường; Căn vào Quyết định số 392/QĐ-TCBHDVN ngày 24 tháng 12 năm 2014 Quy định sau: 1.1.1 Vị trí, chức Cục Quản lý khai thác Biển Hải đảo tổ chức trực thuộc Tổng cục Biển Hải đảo Việt Nam, thực chức tham mưu, giúp Tổng cục trưởng thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước khai thác, sử dụng biển, hải đảo tổ chức thực dịch vụ công theo quy định pháp luật Cục Quản lý khai thác Biển Hải đảo có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản riêng theo quy định pháp luật, có trụ sở thành phố Hà Nội 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn • Trình Tổng cục trưởng để trình quan nhà nước có thẩm quyền ban hành định ban hành theo thẩm quyền • Dự án Luật,dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh,dự thảo nghị Ủy ban Thường vụ Quốc hội,dự thảo nghị định,nghị Chính phủ,dự thảo thong tư,quyết định,tiêu chuẩn quốc gia,định mức kinh tế,kỹ thuật,chỉ tiêu quản lý tổng hợp biển,vùng ven biển,hải đảo csc văn sách,pháp luật khai thác,sử dụng tài nguyên biển hải đảo • Chương trình, kế hoạch, đề án,dự án,nhiệm vụ khai thác,sử dụng tài nguyên biển hải đảo,các kế hoạch hành động giải pháp thích ứng với nguy Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nước biển dâng biến đổi khí hậu • Dự thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 05 năm, hàng năm chương trình, đề án, dự án phục vụ quản lý khai thác, sử dụng biển hải đảo • Xây dựng trình Tổng cục trưởng văn hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ quản lý nhà nước tổng hợp thống biển hải đảo • Giúp Tổng cục trưởng đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án khai thác sử dụng biển hải đảo sau quan có thẩm quyền ban hành, phê duyệt • Quản lý khai thác, sử dụng biển hải đảo • Tham gia thực nhiệm vụ • Giúp Tổng cục trưởng tổ chức thực lập quy hoạch,kế hoạch,phân vùng sử dụng biển,vùng ven biển hải đảo nước theo quy định pháp luật; tổ chức kiểm tra,giám sát iệc thực quy hoạch phân vùng sử dụng biển,vùng ven biển hải đảo nước sau phê duyệt • Tổng hợp,đánh giá tiềm kinh tế-xã hội liên quan đến biển,hải đảo Việt Nam • Tổng hợp,đánh giá trạng khai thác,sử dụng vùng biển,vùng ven biển hải đảo phạm vi nước • Chủ trì xây dựng văn hướng dẫn chuyên môn,nghiệp vụ kiểm tra thực quản lý khai thác sử dụng bền vững tài nguyên biển,hải đảo • Chủ trì thực nhiệm vụ quản lý tổng hợp,thống việc giao khu vực biển để khai thác sử dụng tài nguyên biển,hướng dẫn ,kiểm tra việc giao khu vực biển để khai thác sử dụng tài nguyên thuộc thẩm quyề Ủy ban nhân dân cấp tỉnh • Tiếp nhận chuẩn bị hồ sơ,trình Tỏng cục trưởng việc giao.gia hạn,thu hồi,cho phép trả lại phần toàn khu vực biển,sử đổi,bổ sung,quyết định giao khu vực biển,giải tranh chấp sử dụng khu vực biển Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Xây dựng ,quản lý hệ thống thông tin,dữ liệu giao,sử dụng khu vực biển phạm vi nước • Phân tích ,đánh giá,dự báo diễn biến,động thái nước quốc tế có liên quan đến việc quản lý,khai thác,sử dụng tài nguyên biển,hải đảo Việt Nam • Đầu mối việc lập tổ chức,kiểm tra việc thực chương trình quản lý tổng hợp khai thác vùng ven biển • Xây dựng chiến lược,chính sách,đề án quốc phòng,an ninh,ngoại giao gắn với phát triển kinh tế-xã hội liên quan đến chủ quyền,quyền chủ quyền quyền tài phán quốc gia Việt Nam biển Hải đảo,các chế sách quản lý ngành,nghề khai thác sử dụng tài nguyên biển Bộ ngành ,địa phương chủ trì xây dựng • Thẩm định quy hoạch,kế hoạch sử dụng đất vùng ven biển,hải đảo theo quy định • Thanh tra,giải khiếu nại,tố cáo,xử lý hành vi,vi phạm pháp luật lĩnh vực khai thác biển hải đảo • Lập quy hoạch điều tra tài nguyên môi trường biển • Kiểm tra.đánh giá việc sử dụng vùng ven biển hải đảo việc thực quy định khu bảo tồn biển,khu bảo tồn đất ngập nước ven biển • Xây dựng quy hoạch,kế hoạch đầu tư,khai thác,sử dụng quản lý công trình ,phương tiện chuyên dùng phục vụ quản lý khai thác biển hải đảo theo quy định pháp luật • Hướng dẫn,phổ biến giáo dục pháp luật chế sách khai thác sử dụng tài nguyên biển ,hải đảo • Thực chương trình, kế hoạch, đề án, dự án hợp tác quốc tế khai thác, sử dụng tài nguyên biển, hải đảo đại dương theo quy định pháp luật; tham gia đàm phán điều ước, thõa thuận quốc tế biển, hải đảo, đại dương tổ chức thực theo phân công Tổng cục trưởng • Chủ trì, tham gia chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế, nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ lĩnh vực chuyên môn thuộc chức năng, nhiệm vụ Cục • Quản lý tổ chức, biên chế, công chức, người lao đông theo quy định Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Quản lý tài chính, tài sản giao theo phân cấp Tổng cục trưởng theo quy định pháp luật • Thực nhiệm vụ cải cách hành theo mục tiêu nội dung chương trình cải cách hành cấp có thẩm quyền phê duyệt • Theo dõi, tổng hợp, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao • Tổ chức thực cung cấp dịch vụ công khai thác, sử dụng biển hải đảo theo quy định pháp luật • Thực nhiệm vụ, quyền hạn khác Tổng cục trưởng giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo - Văn phòng - Phòng Quy hoạch biển hải đảo - Phòng Thẩm định sử dụng biển hải đảo - Phòng Kinh tế Dự báo phát triển biển hải đảo Sơ đồ tổ chức máy Cục Quản lý khai thác Biển Hải đảo ( Xem phụ lục 01) 1.2 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CỤC QUẢN LÝ KHAI THÁC BIỂN VÀ HẢI ĐẢO 1.2.1 Tổ chức hoạt động công tác văn phòng Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm hậu cần cho quan Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng, quan, có chức tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành thủ trưởng quan đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho quan hoạt động Cũng giống quy định Văn phòng nói chung, Văn phòng Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo mang chức tương tự có tầm quan trọng to lớn hoạt động quản lý Công tác tham mưu tổng hợp văn phòng thực tương đối tốt, văn Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hệ giao dịch quan đơn vị, tổ chức với • Các loại dấu: - Dấu tên Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo - Dấu chức danh: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng - Các loại dấu khác: Dấu mức độ mật, khẩn, hỏa tốc… Nhìn chung cán làm công tác văn thư Cục Quản lý khai thác Biển Hải thực tốt quy định việc bảo đảm an toàn dấu Cơ quan Dấu đóng lên văn thẩm quyền, chức danh, thường xuyên vệ sinh dấu.chất lượng dấu khác tốt đảm bảo yêu cầu sử dụng Cục Quản lý khai thác Biển Hải đảo Nguyễn Thị Duyên 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Sau thời gian thực tập Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo em có hội học tập nhìn nhận trải nghiệm thực tế với công việc chuyên môn Được làm việc nhân viên hành chính, em có hội để vận dụng kiến thức, lý luận thầy cô trang bị suốt trình học Sau hai tháng khảo sát quan,được Lãnh đạo anh chị văn phòng dẫn dắt bảo quan sát, tìm tòi môi trường làm việc này.Em nhận thấy quan có đặc trưng riêng đơn vị có chung chung Văn phòng theo tiêu chuẩn chung Nhìn chung văn phòng Cục có tổ chức, quản lý hoạt động chặt chẽ, có phân công công việc rõ ràng nhiệm vụ, phối kết hợp tốt phòng, tổ chuyên môn nên công tác hành văn phòng thực đạt hiệu cao có kết định Các cán nhân viên tuôn thủ quy định hoàn thành tốt công việc theo chức nhiệm vụ Từ khía cạnh cá nhân em mạnh dạn nêu lên số ưu, nhược điểm sau: 3.1.1 Ưu điểm 3.1.1.1 Cơ cấu tổ chức hoạt động văn phòng Văn phòng Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo có cấu tổ chức gọn nhẹ, dễ dàng việc việc quản lý, tiết kiệm chi phí việc trả lương cho nhiều nhân lực Đồng thời dễ dàng kiểm tra kiểm soát công việc nhân viên Việc xếp phân công công việc Văn phòng hợp lý, đảm bảo không bị chồng chéo, lộn xộn (Làm theo mô tả công việc vị trí), mà công việc giải nhanh chóng hiệu Văn phòng xác định rõ chức năng, nhiệm vụ mình, điều thể rõ hoạt động điều phối công tiệc, tổ chức thông tin, công tác văn thư lưu trữ nhiệm vụ hậu cần nhấn mạnh mức Trong trình thực nhiệm vụ, Lãnh đạo Văn phòng có hình thức kiểm tra chặt Nguyễn Thị Duyên 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chẽ việc thực chức năng, nhiệm vụ cá nhân đồng thời động viên, phê bình thẳng thắn cá nhân có thành tích cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ giao Cán bộ, nhân viên Văn phòng giữ cho tác phong làm việc khoa học, nghiêm túc, có tinh thần kỷ luật cao, có thái độ ứng xử niềm nở, lịch Với Mô hình Hành làm công tác văn thư theo mô hình tập trung toàn công đoạn thao tác nghiệp vụ xử lý văn tập trung nơi chung cho quan, cán làm công tác văn thư đảm nhiệm góp phần giảm bớt chi phí cho việc thực công tác văn thư, tạo thống đạo nghiệp vụ dễ dàng việc quản lý, kiểm soát văn Trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng có lực, trình độ Phần lớn cán bộ, nhân viên văn phòng đào tạo theo chuyên ngành phù hợp với yêu cầu công việc Mọi hoạt động nghiệp vụ Văn phòng có quy định quy chế rõ ràng quy trình xử lý công việc cho lĩnh vực cụ thể Văn phòng thực hướng dẫn đạo lãnh đạo quan nhanh gọn, hiệu quả, thời gian quy định Môi trường điều kiện làm việc nhân viên Văn phòng quan tâm Văn phòng bố trí vị trí tầng 1, thoáng mát, có đủ ánh sáng nhiệt độ tương đối để Công tác văn thư giải nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng công việc Ban lãnh đạo giao Tất thông tin cung cấp, bảo mật, đảm bảo cho công việc, nghiệp vụ nằm khuôn khổ quy định Công ty pháp luật 3.1.1.2 công tác văn thư • Thẩm quyền ban hành văn Thể thức đề ký, thẩm quyền đề ký lãnh đạo quy định rõ ràng, chồng chéo, mâu thuẫn Qua thẩm quyền ký ta biết chức năng, nhiệm vụ lãnh đạo Nguyễn Thị Duyên 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cục • Thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo ban hành văn Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo tuân thủ theo tinh thần thông tư số 01/2011 TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Vì , Văn trình bày đúng, đủ 09 thể thức bắt buộc văn quy phạm pháp luật văn hành thông thường Việc sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn bản, đảm bảo việc soạn thảo nhanh chóng, thuận tiện, đảm bảo thể thức thẩm mỹ • Soạn thảo văn Qua trình tìm hiểu thấy Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo thủ theo quy trình soạn thảo văn quan Nhà nước đề Về mặt nội dung: Các văn phản ánh đúng, sát với phạm vi đối tượng mà văn hướng tới Nội dung văn rõ ràng, xác, diễn đạt ý logic, cách xếp tổ chức phần, ý liên kết chặt chẽ với kết cấu chủ đề, bố cục, diễn đạt nội dung… Cách sử dụng ngôn từ văn hành mang tính hành vụ thể tính quy phạm chức giao tiếp • Quản lý văn Việc tổ chức giải văn đi, đến Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo thực theo quy trình nguyên tắc: Kịp thời, xác, hiệu quả, an toàn, bí mật Qua hiệu công tác nâng cao rõ rệt Các văn quan ban hành tiếp nhận từ quan khác chuyển giao đối tượng, giải kịp thời Mọi quy trình đều thực cách nghiêm túc, xác, việc áp dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nâng cao hiệu giải công việc - Các văn đi, đến quản lý chặt chẽ, khoa học phục vụ hiệu Nguyễn Thị Duyên 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Công ty • Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu Công ty tương đối chặt chẽ, nguyên tắc Cán văn thư nâng cao tinh thần trách nhiệm việc bảo quản sử dụng dấu mục đích, chưa để xảy tình trạng lợi dụng dấu vào mục đích bất hợp pháp, tình trạng bị hay làm hỏng dấu Các loại dấu pháp nhân tiêu đề, chức danh, họ tên Lãnh đạo 100% khắc theo công nghệ đại, giúp cho văn thư đóng dấu thuận lợi, rõ ràng, tiết kiệm nhiều thời gian 3.1.1.3 Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học , bảo quản tổ chức khai thác tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Nhận thức rõ điều Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo có quan tâm trọng đắn 3.1.1.4 Trang thiết bị văn phòng Công tác thu thập, bổ sung nộp tài liệu đơn vị, cá nhân thực nghiêm chính, mực Trang thiết bị văn phòng trang bị đầy đủ, ứng dụng phần mềm vào quản lý tổ chức thực công việc giải nhanh gon, bảo mật tránh tình trạng Văn phòng đại hóa trang bị thiết bị đại máy tính, máy in, máy photo, văn phòng phẩm,… đem lại hiệu định hoạt động quan như: hạn chế lãng phí thời gian, công sức, chi phí quản lý điều hành, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán bộ, công chức Mọi công việc quan giải nhanh chóng, xác, chất lượng, hiệu quả, đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo hoạt động quản lý Cơ quan ứng dụng hiệu công nghệ thông tin, phần mềm quản Nguyễn Thị Duyên 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lý vào công tác văn phòng phần mềm đánh máy soạn thảo văn máy tính, phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, phần mềm bảo mật Kết nối mạng internet, mạng nội để liên lạc với phòng ban, đơn vị, nhân sự, kế toán 3.1.2.Nhược điểm 3.1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Bên cạnh ưu điểm có cấu tổ chức hoạt động văn phòng mắc phải nhược điểm, khó khăn như: cấu tổ chức gọn nhẹ nên gây khó khăn cho việc phân công, giải công việc Có phòng bố trí phân công nhiều nhân số lượng công việc lại không đáng kể, có phòng phải đảm nhiệm nhiều việc Phòng Hành lại bố trí cán nên gây nên tải công việc Đặc biệt quan diễn kiện lớn Sự phân công công việc chưa thật hiệu quả, phân công công việc không đồng có cán phải đảm nhiệm nhiều việc, nên giải hết gây chậm trễ ách tắc công việc, Lãnh đạo văn phòng phải điều động nhân viên phận khác đến hỗ trợ gây nên chồng chéo công việc Một số cán văn phòng chưa đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ mình, nên gây khó khăn thực công việc, chất lượng công việc chưa thực hiểu cần phải đào tạo bồi dưỡng nâng cao chuyên môn Trang thiết bị văn phòng trang bị đầy đủ, nhiên có thiết bị sử dụng lâu năm nên trình sử dụng thường bị trục trặc, gián đoạn, hỏng lỗi phông chữ làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc Cách bố trí xếp trang thiết bị văn phòng chưa hợp lý, không khoa học làm thời gian việc di chuyển, gián đoạn công việc có công việc gấp, cần thực nhanh chóng 3.1.2.2 công tác văn thư • Soạn thảo văn Bên cạnh yêu cầu công việc phải giải nhanh chóng, đảm bảo Nguyễn Thị Duyên 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tính xác cán Cục phải kiêm nhiều việc quy trình soạn thảo văn bao gồm nhiều bước, trải qua nhiều khâu nhiều giai đoạn nên phức tạp, tốn nhiều thời gian nên nhiều làm chậm tiến độ Do nhiều cán không đào tạo chuyên môn hay thói quen công việc nên việc soan thảo ban hành văn sai so với quy định quan Nhà nước, đặc biệt thể thức kỹ thuật trình bày văn • Tổ chức quản lý văn Do khối lượng công việc nhiều có 01 cán văn thư nên việc chuyển văn đến đơn vị, cá nhân gặp nhiều khó khăn, gây chậm trễ Việc xử lý văn đến bến cạnh ưu điểm có mắc phải hạn chế định.Đối với văn việc lưu giữ văn sau công việc giải xong công việc chưa thực hiệu quy định Một số văn quan trọng chưa lưu giữ cẩn thận dẫn đến thất lạc, ảnh hưởng đến việc tra tìm tài liệu nghiên cứu sau, hồ sơ hội nghị, họp quan trọng thu thập chưa đầy đủ Quá trình theo dõi việc giải văn chưa thực sát sao, tiến độ giải văn nhiều lúc chậm chễ so với quy định, ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu lực hiệu công việc Cơ quan sử dụng phương pháp đăng ký chuyển giao văn sổ, chưa có phần mềm quản lý văn nên việc tra tìm tài liệu nhiều khó khăn không khoa học Đặc biệt quan có số lượng ban hành văn lớn Văn thư phải đảm nhiệm nhiều việc nhiều văn chuyển giao giải phải đến tuần sau Văn thư có thời gian vào Sổ công văn điều dẫn đến tình trạng bỏ sót, có văn quên không vào sổ 3.1.3 Nguyên nhân Việc bố trí nhân cho phòng, ban chưa hợp lý Một số cán bộ,chuyên viên làm việc chưa với chuyên môn dẫn đến nhiều sai sót,nhầm lẫn trình làm việc Nguyễn Thị Duyên 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.4 Đề xuất kiến nghị 3.1.4.1 công tác tổ chức hoạt động văn phòng Sắp xếp lao động hợp lý để phát huy khả cán phòng Công ty cần tuyển thêm cán chuyên ngành văn thư lưu trữ am hiểu lĩnh vực văn thư lưu trữ đảm nhiệm việc quản lý sử dụng dấu, tiếp nhận chuyển giao tài liệu công văn đi, đến, quản lý máy fax,… Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Đảm bảo phòng làm việc quan bố trí, xếp rộng rãi khoa học, thuận lợi cho việc giám sát, làm việc quản lý 3.1.4.2 Công tác văn thư- lưu trữ Cần ban hành quy chế Văn thư- lưu trữ Cục cách rõ ràng, cụ thể Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức.Tổ chức lớp bồi dưỡng tin học văn phòng cho cán nhân viên đặc biệt nhân viên phòng Hành Tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Cục Văn thư Lưu trư Nhà nước Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo cần tiến hành ban hành đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ rà soát để sửa đổi, bổ sung thay văn đạo cho phù hợp (Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu…); Để thực việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hành đạt hiệu cần phải có đôn đốc, đạo trực tiếp thường xuyên Lãnh đạo Cục, Phòng Hành Nguyễn Thị Duyên 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn thư cần phải tham mưu cho lãnh đạo việc lập danh mục hồ sơ hàng năm, hướng dẫn cho cán làm công tác chuyên môn làm công tác công văn giấy tờ lập hồ sơ công việc, thu nộp hồ sơ theo quy định Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên quy định tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm cán bộ, công nhân viên quan(đây biện pháp để cải thiện dần tình trạng tài liệu bị chất đống quan, tổ chức) Cần tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư nói riêng công tác khác Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo nói chung nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng 3.1.4.3 Về nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán Để làm tốt công tác Văn thư- lưu trữ , công tác khác Văn phòng trước hết phải nâng cao nhận thức cho cán lãnh đạo đến đội ngũ công chức văn phòng - Không ngừng phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn phòng, tạo điều kiện thuận lợi phục vụ hoạt động khác quan, phát triển, xây dựng mạng lưới điện tử phù hợp với phát triển văn phòng Cục Ngoài nhiệm vụ trên, Lãnh đạo Cục cần tăng cường công tác kiểm tra, đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ - Tổ chức mở thêm lớp bồi dưỡng nâng cao kỹ văn phòng, tin học cho cán Đảm bảo có khoản trợ cấp độc hại, chế độ sách, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng trình độ, chuyên môn cho cán quan - Khuyến khích cán bộ, nhân viên quan học đào sâu chuyên môn nghiệp vụ Tổ chức thi cán giỏi nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Nguyễn Thị Duyên 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Qua trình thực tập 02 tháng Văn phòng Cục quản lý khai thác Biển Hải đảo Tuy thời gian không nhiều em thấy muốn bước vào đời không đem theo hành trang mớ lý thuyết xuông mà phải có nhìn sát với sống thực tế, phải thay đối không ngừng, có khả quan sát, thái độ cầu thị công việc sống đứng vững phát triển đường nghiệp mà chọn Cùng với trang bị từ Người Thầy giảng đường Đại học tư tưởng, lý luận thực tiễn sống đời người thầy dạy ta cách thực hành vận dụng lý thuyết Với việc Ban Giám hiệu nhà trường, Thầy cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng, cô, chú, anh chị Văn phòng Cục tạo điều kiện cho em tham gia thời gian thực tập Em bạn sinh viên khác va chạm vào thực tế, thấy tầm quan trọng công tác Văn phòng, thấy yêu vào ngành nghề mà thân lựa chọn.Bản thân em thấy tự tin hơn, dám thể công việc trước mặt người không thấy nhút nhát Qua lần em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy cô giáo Khoa, đặc biệt Giảng viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng Lãnh đạo cán bộ, chuyên viên Văn phòng Cục Quản lý khai thác Biển Hải đảo giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này./ Nguyễn Thị Duyên 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 01 (Sơ đò máy tổ chức Cục Quản lý khai thác Biển Hải đảo) Cục trưởng Phó Cục trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Duyên Phòng Quy hoạch Biển Và Hải đảo Phòng thẩm định sử dụng Biển Hải đảo Phòng kinh tế dự báo phát triển Biển Hải đảo Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 ( Sơ đồ tổ chức máy văn phòng Cục Quản lý khai thác Biển Hải đảo) Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng Phòng Hành Nguyễn Thị Duyên Phòng Tổng hợp Phòng Kế hoạch tài vụ Phòng Quản trị Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 (Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý giải văn đến) Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tiếp nhận văn đến ăng ký văn đến Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Đóng dấu đến,ghi số ngày đến Trình, chuyển giao văn đến Trình văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết,theo dõi,đôn đốc việc giái văn đến Giải văn đến Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Đăng ký Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 ( Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn đi) Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn Đăng ký văn Nhân đóng dấu quan Phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 05 : Các mẫu văn quan ban hành Nguyễn Thị Duyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1B