Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TYCỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 3 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam 3 1.1.1.Chức năng 3 1.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.3.Cơ cấu tổ chức 5 1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 6 1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1.2.2.1. Chức năng: 6 1.2.2.2. Nhiệm vụ: 7 1.2.2.3. Quyền hạn của Văn phòng 10 1.2.2.4. Trách nhiệm của Văn phòng 10 1.2.2.5. Cơ cấu tổ chức 11 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 11 1.2.3.1. Chánh Văn phòng 11 1.2.3.2. Phó Chánh Văn phòng 12 1.2.3.3. Chuyên viên, nhân viên 13 1.2.3.4. Bản mô tả việc của nhân viên hành chính trong Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam 14 1.2.4. Vẽ sơ đồ bố trí phòng làm việc của văn phòng, nhận xét những ưu khuyết điểm, đề xuất phương án tối ưu 16 1.2.4.1. Vẽ sơ đồ 16 1.2.4.2. Nhận xét : 16 1.2.5. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 17 PHẦN II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 19 2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 19 2.1.1. Tìm hiểu các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản, so sánh với các quy định hiện hành 19 2.1.2.Hình thức văn bản 20 2.1.3.Thể thức văn bản 20 2.1.4. Soạn thảo văn bản 22 2.1.5. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 23 2.1.6. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 23 2.1.7. Ký văn bản 24 2.1.8. Bản sao văn bản 24 2.2.Quản lý văn bản 24 2.2.1.Công tác tổ chức quản lý và giải quyết lý văn bản đến 25 2.2.1.1.Khái niệm 25 2.2.1.2.Công tác quản lý và giả quyết văn bản đến 25 2.2.2.Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 27 2.2.2.1. Khái niệm 28 2.2.2.2. Công tác quản lý và giả quyết văn bản đi 28 2.3. Mô tả và sơ đồ hoá nội dung công tác tổ chức 01 cuộc họp của cơ quan 33 2.4. Sơ đồ hoá nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo của cơ quan. 34 2.5.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị 36 2.5.1.Khái niệm 36 2.5.2.Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ 36 2.5.3.Nội dung việc lập hồ sơ công việc 36 2.5.4.Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị 37 2.5.5. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị 38 2.6.Quản lý con dấu 39 2.6.1. Công tác tổ chức quản lý con dấu 39 2.6.2. Sử dụng con dấu 40 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 3.1. Đánh giá chung 41 3.1.1. Ưu điểm 41 3.1.2. Hạn chế 42 3.2. Bài học kinh nghiệm sau quá trình thực tập tại cơ quan 43 3.2.1. Về nhận thức, thái độ 43 3.2.2. Về kĩ năng nghề nghiệp 44 3.3. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 44 KẾT LUẬN 48 PHẦN PHỤ LỤC 49
MỤC LỤC Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế CBCNV - NLĐ Cán công nhân viên – Người lao động Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến để vươn tới hoàn thiện Hòa vào xu nghiệp vụ công tác văn phòng có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nghiệp vụ văn phòng vừa có trình độ quản lý quan thiếu Xuất phát từ nhu cầu xã hội lực Nhà trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo công tác hành đào tạo công tác hoạt động văn phòng Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo Trường: Lấy lý luận làm điểm tựa, làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận Vì vậy, Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đề kế hoạch thực tập ngành Quản trị văn phòng cho sinh viên Chuyến thực tập giúp cho sinh viên có nhìn toàn diện công việc mình, làm quen vận dụng kiến thức lý thuyết học vào thực tế công việc quan, tổ chức Đồng thời, dịp để sinh viên củng cố, tổng hợp kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức nhà quản trị, từ đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Là sinh viên khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau học tập, rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, sinh viên có kĩ chuyên môn định Nhưng “học đôi với hành” kiến thức lý thuyết học lớp phải áp dụng vào công việc cụ thể Được tiếp nhận giúp đỡ lãnh đạo Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam, cử đến thực tập văn phòng công ty từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016 Tại đây, khảo sát toàn văn phòng Công ty công tác hành văn phòng như: công tác tổ chức điều hành văn phòng, tổ chức công tác văn thư, tổ chức công tác lưu trữ, công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan hoạt động văn phòng Trong đó, tìm hiểu sâu công tác văn thư quan Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Để hoàn thiện báo cáo tham khảo báo cáo khóa trước, tiểu luận quản trị văn phòng, văn có liên quan đến quản trị văn phòng Công tác văn thư đề tài mà có nhiều nghiên cứu, thể qua báo, tạp chí hay tạp chí nghiệp vụ văn phòng Bài báo cáo sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: phương pháp quan sát, phương pháp khảo sát, thống kê phương pháp so sánh,… Và báo cáo không hoàn thành giúp đỡ, hướng dẫn cô Lâm Thu Hằng, cô tận tụy truyền dạy kiến thức cho thời gian thực tập để hoàn thành tốt chuyến thực tập Thời gian thực tập ngắn nhờ giúp đỡ Lãnh đạo anh chị Công ty tạo hội hướng dẫn tận tình cho áp dụng kiến thức vào công việc thực tiễn Thông qua nghiên cứu, khảo sát trực tiếp thực hành qua khâu nghiệp vụ công tác văn thư quản trị văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam, phần hiểu lý thuyết thực hành tốt khâu nghiệp vụ Những thu hoạch thời gian thực tập trình bày cụ thể báo cáo Ngoài phần mở đầu phần kết luận, nội dung báo cáo bao gồm ba phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Phần II: Tổ chức công tác văn thư Công Ty Cổ phần Lưu Trữ Việt Nam Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Mặc dù cố gắng thực tế công việc phức tạp, khả hạn chế nên tránh khỏi thiếu xót Tôi mong tiếp thu ý kiến đóng góp, bảo thầy, cô giáo để báo cáo hoàn chỉnh Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2016 SINH VIÊN Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trần Thị Mai NỘI DUNG PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam 1.1.1 Chức Công ty cổ phần Lưu trữ Việt Nam có trụ sở đóng số 8/92, phố Thượng Thanh, Phường Thượng Thanh, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội Công ty hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh hoạt động Lưu trữ quy định Điều khoản kinh doanh Công ty doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân, hoạt động theo nguyên tắc kinh tế độc lập Có dấu riêng, mở tài khoản ngân hàng theo quy định pháp luật, đăng kí kinh doanh theo luật định, tổ chức hoạt động theo luật Doanh nghiệp Điều lệ công ty cổ phần hội đồng quản trị thông qua Vốn cổ phần: Vốn điều lệ công ty là: 25.000.000.000 đồng Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng Tổng số cổ phần: 2.500.000 đồng Công ty có hai chi nhánh Đà nẵng Bắc Ninh Trong suốt trình hình thành phát triển kể từ thành lập công ty đến nay, cán công nhân viên công ty nỗ lực phấn đấu để công ty ngày phát triển, đủ khả cạnh tranh với doanh nghiệp khác lĩnh vực kinh doanh Các công nhân người trực tiếp lao động công ty nhân viên văn phòng người làm việc cho Công ty, gọi chung người lao động, Công ty trả lương tiền công, gồm đối tượng sau: • Nhân viên học việc: Những công nhân tuyển phải học nghề tháng Sau tháng đạt yêu cầu Công ty ký hợp đồng tuyển dụng thức Nhân viên thử việc: Đối với nhân viên lưu trữ có kinh nghiệm Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lĩnh vực lưu trữ, công việc cần trình độ trung cấp thời gian thử việc 30 ngày không 60 ngày công việc cần trình độ đại học trở lên; • Công nhân, nhân viên tuyển dụng thức: - Nhân viên thời vụ: Là người làm việc cho công ty theo tính chất tạm thời theo mùa vụ, thời gian làm việc không 90 ngày trả lương theo hàng ngày hàng tháng; - Nhân viên cán phụ trách quản lý: nhân viên văn phòng cán Dự án, chịu trách nhiệm hoạt động quản lý cán bộ phận chuyên môn – kế hoạch – lao động, đánh giá, kiểm tra, cải tiến loại công việc soạn thảo kế hoạch tăng suất lao động khả làm việc; • Công nhân, nhân viên hợp đồng: người làm việc cho công ty lĩnh vực - hoạt động chủ yếu Công ty là: Hoạt động thư viện lưu trữ; Giáo dục nghề nghiệp; Quảng cáo; Hoạt động bảo tồn, bảo tàng; Hoạt động tư vấn pháp lý (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế chứng khoán); - Hoạt động trụ sở văn phòng; - Xử lý liệu, cho thuê hoạt động liên quan (không bao gồm thiết lập mạng kinh doanh hạ tầng bưu viễn thông); - Dịch vụ hành văn phòng tổng hợp; - Photo, chuẩn bị tài liệu hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác; 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam công ty thuộc hình thức cổ phần vài cá nhân góp vốn thành lập nên phải đảm bảo lợi ích cho công ty cán nhân viên công ty ý thức rõ nhiệm vụ Công ty tự chịu trách nhiệm kết phục vụ kinh doanh bảo toàn phát triển vốn, giải hài hòa lợi ích Nhà nước, công ty người lao động theo kết kinh doanh đạt theo khuôn khổ Luật pháp quy định, thực theo nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ quản lý điều hành mặt hoạt động công ty, chủ trương sách phải thông qua, công ty tạo điều kiện để người lao động thực tốt quy chế dân chủ người lao động khuân khổ Điều lệ Công ty Việc thực mặt hoạt động công ty công ty tự cân đối, Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tính toán đảm bảo, bảo tồn vốn giao thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước; Công ty có quyền tự chủ kinh doanh tự chịu trách nhiệm tài theo quy định,tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụ; Công ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng cho việc nhân viên quan theo Luật lao động quy định khác pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Căn vào chức năng, nhiệm vụ công ty, cấu tổ chức xây dựng theo mô hình sau: + Đại hội đồng cổ đông: Tất cổ đông có quyền biểu quyết, quan định cao công ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần, bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại,… + Hội đồng quản trị: Là quan quản lý Công ty Đại hội đồng cổ đông Công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi công ty, định chiến lược công ty,… + Ban Giám đốc: Điều hành, quản lý toàn hoạt động kinh doanh công ty bao gồm văn phòng Hà Nội chi nhánh Đà Nẵng Bắc Ninh + Giám đốc công ty: Là người trực tiếp điều hành công ty, đại diện pháp nhân công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước công ty Nhà nước mặt hoạt động công ty + Các Phó Giám đốc: Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh Giám đốc vắng, người giúp việc cho Giám đốc, trực tiếp phụ trách mảng công việc cụ thể; + Văn phòng Công ty: Quản lý dấu, dụng cụ, thiết bị văn phòng, tiếp khách, phục vụ đời sống cán nhân viên, quản lý cống văn đi, công văn đến,… + Phòng Tài kế toán: Theo dõi khoản thu, chi, xác định kết kinh doanh, khoản nộp ngân sách Hạch toán kiểm tra kế toán đơn vị trực thuộc + Phòng Kinh doanh: Theo dõi tình hình hoạt động công ty, trao đổi thông tin với bên đề kế hoạch hoạt động cho công ty Sơ đồ cấu tổ chức Công ty: (Xem Phụ lục số I) Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.2 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam phòng chuyên môn, nghiệp vụ thực chức tham mưu, kiểm soát, giúp việc cho Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty công tác tổ chức, quản lý nhân sự, quản trị hành toàn Công ty Văn phòng có: Tên giao dịch tiếng Việt: Văn phòng Viết tắt là: VP Trong hoạt động mình, Văn phòng tuân thủ Điều lệ Công ty, Quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng, văn quản lý Công ty, định Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty văn pháp luật hành Văn phòng Công ty giao nguồn lực để thực nhiệm vụ Văn phòng có trách nhiệm quản lý, sử dụng nguồn lực giao theo quy định Công ty pháp luật hành 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 1.2.2.1 Chức năng: Văn phòng Công ty đơn vị chức giúp việc Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Công ty lĩnh vực: - Quản lý công tác đối nội, đối ngoại Công ty; Quản lý công tác văn thư, lưu trữ; Quản lý công tác hành chính, quản trị, lễ tân bảo vệ sở vật chất, đảm bảo phương tiện làm việc, lại, phục vụ cung cấp vật dụng cần thiết cho hoạt động quản lý phòng, ban lãnh đạo; 1.2.2.2 Nhiệm vụ: Công tác tổ chức nhân sự: - Đề xuất phương án xây dựng, củng cố kiện toàn máy Công ty: Cơ cấu tổ chức, biên chế nhân sự; việc thành lập, giải thể, sáp nhập, chức năng, nhiệm vụ đơn vị trực thuộc; - Xây dựng trình Chủ tịch, Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt hệ thống chức danh, vị trí công việc toàn Công ty; Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, thống kê, kiểm soát đánh giá trình tuyển dụng; đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch, bố trí, đánh giá, phân loại, khen thưởng, kỷ luật lao động toàn Công ty; - Xây dựng, tổ chức thực kiểm soát việc thực chế độ, sách (tiền lương; BHXH; BHYT; chấm dứt, thuyên chuyển công tác, phép năm….) người lao động theo quy định pháp luật Công ty; - Tổ chức thực kiểm soát hoạt động mua sắm, kiểm kê, lý tài sản cố định công cụ dụng cụ sản xuất toàn Công ty; - Quản lý y tế phục vụ nhu cầu sơ cấp cứu, điều trị thông thường sở; vệ sinh môi trường, phòng dịch; bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn cho cán bộ, công nhân viên, người lao động (CBCNV-NLĐ); - Phối hợp với đơn vị tổ chức kiểm soát hoạt động lao động, vệ sinh lao động người lao động làm việc Công ty thực dự án; - Phối hợp với đơn vị thẩm tra, xem xét, đề xuất biện pháp giải đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến người lao động Công ty Công tác hành quản trị: - Xây dựng loại văn quản lý hành chính, quản trị, văn phòng để ban hành - thực toàn Công ty; Tổng hợp tình hình quản lý hành toàn Công ty; Tổ chức công tác văn thư lưu trữ, hành tổng hợp, quản lý dấu, công tác văn thư, công văn đi, công văn đến công tác bảo mật theo quy định pháp - luật hành; Tham mưu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Công ty việc xử lý thông tin; theo dõi, đôn đốc phòng ban, đơn vị có liên quan thực ý kiến lãnh - đạo Công ty; Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết, hội họp, hội nghị, phục vụ khách đến làm việc Cơ quan Công ty; Thực đặt vé máy bay, tàu hỏa, bố trí ăn cho cán - công tác theo quy định Công ty; Đảm bảo tốt đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; Bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị Công ty, đảm bảo Văn phòng Công ty - hoạt động tốt, khoa học, hiệu Sắp xếp, bố trí địa điểm làm việc cho CBCNV phòng ban Công ty Đảm bảo thông tin thông suốt, điện nước sinh hoạt quan Công ty; Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Theo dõi, quản lý tài sản cố định bao gồm: đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc Công - ty đơn vị thành viên; Quản lý điều hành xe phục vụ nhu cầu công tác CBCNV đảm bảo an toàn người phương tiện; - Theo dõi tổng hợp mặt hoạt động Công ty Tham mưu xây dựng, đôn đốc thực chương trình, kế hoạch Đôn đốc, tiếp nhận, báo cáo thường xuyên đột xuất từ đơn vị trực thuộc; tổng hợp báo cáo phục vụ hội nghị giao ban, sơ kết, tổng kết Công ty; - Quản trị hệ thống trao đổi thông tin nội bộ; - Tổ chức thực công tác Hành - Văn thư Công ty Quản lý sử dụng dấu theo quy định pháp luật; thu phát công văn, cấp loại giấy giới thiệu, giấy đường, y công văn, lưu trữ tài liệu, hồ sơ, hướng dẫn giúp đỡ đơn vị thực đầy đủ công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức thực kiểm soát hoạt động kiểm soát tài liệu, hồ sơ; - Duy trì chế độ làm việc khu vực quan Công ty Phối hợp với tổ chức Công ty tham gia công tác xã hội địa phương; - Tham mưu đề xuất tổ chức thực quản lý nhà đất Công ty; quản lý sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện lại, thông tin liên lạc tài sản khác theo chế độ, sách nhà nước Công ty; - Thực công tác an ninh, bảo vệ, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo nội quy lao động; quản lý công tác phòng cháy, chữa cháy phòng chống bão lụt; thực quy chế giữ gìn trật tự trị an, giữ gìn bí mật nhà nước, xây dựng đơn vị an toàn; - Bảo đảm điều kiện làm việc Lãnh đạo Công ty trụ sở; tổ chức, thực công tác lễ tân, hội nghị, đối nội, đối ngoại; xếp chỗ chương trình làm việc khách Thực công tác cụ thể lĩnh vực hợp tác quốc tế theo kế hoạch duyệt; - Căn đề nghị phòng, ban, tập hợp, báo cáo đề xuất trình Tổng giám đốc phê duyệt tổ chức mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng phẩm theo quy định Công ty theo kế hoạch duyệt; 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +Tăng cường công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc văn phòng; + Phải đảm bảo điều kiện làm việc cán bộ, viên chức quan Trang bị đầy đủ trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm kịp thời Về quy trình nghiệp vụ + Mỗi quy trình nghiệp vụ công tác văn phòng phải quy định cụ thê công tá văn thư phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, thống nhất, xác, kịp thời theo quy định Nhà nước; + Văn thư cần phải quản lý bảo quản dấu cẩn thận nữa, việc đóng dấu văn phải ngắn rõ ràng hơn, tránh để xảy tình trạng bỏ sót văn bản; + Lãnh đạo quan lãnh đạo văn phòng cần phải trọng có sách cụ thể việc tiêu chuẩn hóa, mẫu hóa số văn quản lý mà quan ban hành; + Cần quan tâm đến công tac lưu trữ như: có niên chế cán lưu trữ, cần quan tâm đầu tư kho lưu trữ, trang bị tốt dụng cụ phương tiện bảo quản tài liệu để phục vụ cách tốt cho hoạt động lưu trữ văn phòng; Về trang thiết bị Văn phòng + Cần tích cực việc đổi văn phòng kiểu cũ sang văn phòng đại, tập trung tới vấn đè cải thiện phương tiện làm việc Văn phòng; + Xây dựng mô hình văn phòng làm viêc hiệu Tổ chức pong làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sưc khỏe, tinh thần cho cán bộ, công chức; + Trang bị máy tính, máy in dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn phòng tốt Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ nhu cầu tra tìm tài liệu cách nhanh chóng Đồng thời trang bị thêm máy tính, điện thoại cho văn thư để tiện cho việc điều hành, đạo công tác Lãnh đạo Văn phòng; Trên đề xuất thân tối văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam sau đợt thực tập văn phòng kết hợp với kiến thức từ sách mà nhà trường dạy Tôi hi vọng Công ty hoạt động ngày có hiệu đáp ứng nhu cầu phát triển đất nước 45 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong thời gian thực tập đây, học tập quan sát cách cụ thể khâu công tác Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ Đó mô hình làm việc mang tính khoa học với yêu cầu cẩn thận, nghiêm túc, bí mật xác thời gian nhanh Công tác Văn phòng, Văn thư Công ty luôn trọng quan tâm, mà việc thực công việc đáp ứng đầy đủ, chuẩn mực yêu cầu công việc giao Nhằm nâng cao hoàn chỉnh suất lao động chất lượng chuyên môn, hiệu công việc Đó suy nghĩ nhận thức thân qua thời gian thực tập Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Nghiệp vụ Văn phòng công ty Với khả năng, kinh nghiệm chuyên ngành phải bồi dưỡng nhiều nên tránh khỏi thiếu sót Và việc nhìn nhận vấn đề non yếu Đó yếu tố cần khắc phục công việc sau 46 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trên “ Báo cáo thực tập” viết sau đợt thực tập Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Được giúp đỡ Lãnh đạo, đặc biệt nhân viên thuộc Văn phòng Công ty thân Nhờ tạo điều kiện thuận lợi mặt, bảo, hướng dẫn tận tâm anh(chị) Phòng giúp hoàn thành đợt thực tập quan trọng Đợt thực tập đem lại cho nhiều kinh nghiệm quý báu cho thân Tôi học hỏi nhiều kỹ giao tiếp nơi công sở lực làm việc nâng cao, trình độ hiểu biết nghiệp vụ văn phòng đạt kết đáng kể Qua đợt thực tập cho nhận thấy việc vận dụng lý thuyết vào thực tế linh hoạt nhằm đạt hiệu cao Tuy thời gian thực tập không dài, kiến thức thực tế có hạn, nhân viên công ty giúp đỡ tiếp cận công việc chuyên ngành từ ngày đầu đến thực tập Vì mà sau thực tập hình thành dần thành thạo khâu nghiệp vụ bản, tạo ý thức nghề nghiệp phong cách làm việc nhanh chóng – cẩn thận – hiệu xác mà nguyên tắc Với thuận lợi giúp hiểu cặn kẽ khâu thao tác Văn thư thực tế, từ tạo tin tưởng công việc Qua xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam tạo môi trường làm việc nghiêm túc cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xây dựng thực kế hoạch thực tập cho chúng tôi, qua giúp có thêm hiểu biết chuyên ngành, tích luỹ kinh nghiệm hình thành tác phong làm việc thời đại Với thời gian cho phép, khả thân có hạn kỹ năng, văn phòng nhiều yếu điểm nên Bản báo cáo khó tránh khỏi khiếm khuyết Tôi mong nhận đóng góp ý kiến, nhận xét, hướng dẫn thầy,cô để hoàn thành Báo cáo đợt thực tập này./ 47 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục I: Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Đại hội đồng cổ đông công ty Hội đồng quản trị Ban giám đốc Giám đốc công ty Văn phòng Công ty Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Các Phó giám đốc 48 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục II Cơ cấu tổ chức Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Chánh văn phòng Nhân viên bảo hiểm lao động, chuyên viên pháp luật Nhân viên chế độ sách kiếm văn thư, lưu trữ Nhân viên thống kê lao động tiền lương Nhân viên quản trị đời sống Nhân viên bảo vệ, trực tổng đài, chép tài liệu Nhân viên nấu ăn kiếm tạp vụ Nhân viên bảo vệ, trực điện nước Phó văn phòng 49 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC III SƠ ĐỒ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG Tủ đựng Tủ tài liệu đựng Hồ sơ Tủ bảo quản dấu Máy in Bàn máy vi tính Điện thoại Bàn làm việc nhân Bàn làm việc nhân viên viên Bàn chờ dành cho Khách 50 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục IV Quy trình soạn thảo văn Xác định hình thức, nội dung độ khẩn, mật, nơi nhận văn Thu thập, xử lý thông tin có liên quan Nghiên cứu chủ trương, đường lối, sách Đảng pháp luật Nhà nước vấn đề nội dung văn soạn thảo đề cập; Soạn thảo dự thảo văn Trình duyệt dự thảo văn Nhân số lượng văn Hoàn thiện văn để ban hành Ký, phát hành văn 51 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục V Sơ đồ tổ chức quản lý giải văn đến Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 52 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VI Sơ đồ tổ chức quản lý giải văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn 53 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VII SƠ ĐỒ HOÁ NỘI DUNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC MỘT CUỘC HỌP Văn phòng chuẩn bị họp Xây dựng kế hoạch tổ chức họp Tổng hợp báo cáo công tác tháng Công ty Chuẩn bị sở vật chất cho họp Văn phòng với công tác sau cuôc họp Quyết toán kinh phí họp nghị để báo cáo Hoàn thiện Giúp lãnh chương trình đạo quan công tác công tác phân công nhiệm vụ 54 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VIII QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO LÃNH ĐẠO CƠ QUAN CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY Văn phòng Lập kế hoạch công tác Đi đoàn: Chuẩn bị tài liệu ghi biên thu thập tài liệu Không đoàn: Chuẩn bị tài liệu cho lãnh đạo xin ý kiến giải công việc nhà Báo cáo công việc chưa giải toán chi phí, thu thập tài liệu cho vào lưu trữ 55 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục IX: MỘT SỐ VĂN BẢN DO CƠ QUAN BAN HÀNH 56 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÔNG TY CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 226/2010/QĐ-HĐQT Hà Nội, ngày 21 tháng 12 năm 2010 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM Căn Điều lệ Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam; Căn chức nhiệm vụ Hội đồng Quản trị; Căn vào yêu cầu tổ chức Công ty; Theo đề nghị đồng chí Giám đốc điều hành, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Chánh Văn phòng Công ty, Thủ trưởng quan, đơn vị Quyết định thi hành./ Nơi nhận: TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - Như Điều 3; CHỦ TỊCH - Lưu: Vp Công ty, Th (15b) Lê Thị Hà 57 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CÔNG TY CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 16/2014/QĐ-HĐQT Hà Nội, ngày 16 tháng năm 2014 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN LƯU TRỮ VIỆT NAM Căn Điều lệ Công ty Cổ phần Lưu trữ Việt Nam; Căn Luật Lưu trữ, ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Theo đề nghị Chánh Văn phòng Công ty, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Chánh Văn phòng Công ty, Thủ trưởng quan, đơn vị Quyết định thi hành./ Nơi nhận: TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ - Như Điều 3; CHỦ TỊCH - Lưu: Vp Công ty, Th (15b) 58 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lê Thị Hà 59