Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT SỔ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH TUYÊN QUANG LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 2 2. Mục tiêu của đề tài. 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 3 6. Phương pháp nghiên cứu. 4 7. Bố cục của đề bài. 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5 1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan thực tập. 5 1.1.1 Chức năng 5 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang 6 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 8 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 8 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 10 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng . 11 Phần II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 14 A. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 14 B. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VĂN THƯ Ở HND TUYÊN QUANG. 18 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang. 18 2.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan. 18 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 19 2.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan. 20 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan. 20 2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 21 2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 24 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến. 25 2.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan đơn vị. 30 2.5 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 31 PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 34 3.1 Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 34 3.1.1.Ưu điểm 34 3.1.2.Nhược điểm 36 3.1.3 Nguyên nhân 37 3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 38 3.2.1 Định hướng chung. 38 3.2.2 Một số giải pháp cụ thể. 40 KẾT LUẬN 43 DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHẦN III: PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT SỔ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH TUYÊN QUANG BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT SỔ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH TUYÊN QUANG LỜI NÓI ĐẦU .1 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài .2 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo .3 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN .4 1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập 1.1.1 Chức .4 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức HND tỉnh Tuyên Quang 1.2Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng quan 1.2.1Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.2Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng .10 1.2.3Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng 11 Phần II: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 13 Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 13 B KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VĂN THƯ Ở HND TUYÊN QUANG .17 2.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan tỉnh công tác văn thư, lưu trữ HND tỉnh Tuyên Quang 18 2.2 Mô hình tổ chức văn thư quan 18 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 19 2.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí quan .20 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan 20 2.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 21 2.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn .24 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn – đến 24 2.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan đơn vị 30 2.5 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .31 PHẦN III : KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .33 3.1 Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan 33 3.1.1.Ưu điểm 34 3.1.2.Nhược điểm 36 3.1.3 Nguyên nhân 37 3.2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm .37 3.2.1Định hướng chung 38 3.2.2 Một số giải pháp cụ thể 40 KẾT LUẬN 43 DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHẦN III: PHỤ LỤC Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt HND CBVT PCT TT ND Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Từ, cụm từ viết đầy đủ Hội nông dân Cán văn thư Phó chủ tịch Trung tâm Nông dân Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SỔ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CỦA HỘI NÔNG DÂN TỈNH TUYÊN QUANG STT Họ Tên Chức danh Đỗ Hồng Hạ Chánh Văn phòng Bùi Thị Thanh Nga Cán Văn thư Trần Thúy Hằng Kế toán Lương Thị Tự Thủ quỹ, tạp vụ Trần Văn Dũng Lái xe Trần Tiến Sơn Lái xe Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Song song với trình học tập rèn luyện kiến thức lý thuyết, sinh viên nhà trường tổ chức cho buổi thực hành thực tế hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn thực tập quan tập Đây hội giúp sinh viên bổ sung nâng cao kiến thức thực tế bên ghế nhà trường làm quen với môi trường làm việc từ rèn luyện cho thân kiến thức, kĩ cần thiết cho sống công việc sau Thực tập tốt nghiệp hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình thành, phát triển phẩm chất lực nghề nghiệp cần thiết sinh viên theo mục tiêu đào tạo đề Hoạt động có vai trò đặc biệt quan trọng không với trình học tập mà với nghiệp sinh viên sau Thực tập tốt nghiệp hội để sinh viên áp dụng kiến thức học nhà trường vào thực tế công việc, giúp sinh viên nhận biết điểm mạnh, điểm yếu cần trang bị thêm kiến thức, kỹ để đáp ứng nhu cầu công việc Trong năm học 2015-2016, thực kế hoạch đào tạo nhà trường khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp cho sinh viên khóa 1205 QTVB, kéo dài gần tháng (từ ngày 04/01/2016 -11/3/2016) Là sinh viên lớp Quản trị văn phòng K1b em liên hệ Hội nông dân tỉnh Tuyên Quang tiếp nhận nơi thực tập Đây kết đánh dấu bước trưởng thành em sau thời gian học tập rèn luyện trường Do kiến thức thân hạn chế so với công việc thực tế thiếu kinh nghiệm nên em không tránh khỏi thiếu sót hạn chế Em mong nhận thông cảm, đóng góp thầy cô giáo cán quan để báo cáo em hoàn chỉnh hơn, giúp em có thêm kinh nghiệm công việc tạo điều kiện thuận lợi cho em trình công tác sau Em xin chân thành cảm ơn! Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Ngày với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức, doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong quan, tổ chức, doanh nghiệp văn bản, giấy tờ cầu nối quan trọng quan, tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Vì công tác văn thư có vai trò lớn thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư-lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói công tác văn thư cánh tay đắc lực giúp cho ãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho quan tổ chức Để tìm hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác văn thư nắm bắt thuận lợi khó khăn nghành, đợt thực tập tốt nghiệp vừa qua văn phòng Hội nông dân tỉnh Tuyên Quang em có điều kiện tìm hiểu tình hình thực trạng công tác văn thư Hội nông dân số hạn chế Điều đặt nhiệm vụ phải tập trung đổi mới, củng cố để nâng cao máy nghiệp vụ văn phòng để hoạt động hành tốt Với lý em xin chọn đề tài “Tìm hiểu công tác văn thư” Hội nông dân tỉnh Tuyên Quang Mục tiêu đề tài Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư Nghiên cứu sở lý luận hoạt động công tác văn thư quản lý văn phòng HND Đánh giá thực trạng hoạt động công tác văn thư công tác văn phòng, hoạt động kiểm tra, hướng dẫn Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đề xuất giải pháp số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư hoạt động tổ chức quản lý Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Công tác văn thư cán bộ, công chức, viên chức công tác văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang Thực trạng hoạt động HND tỉnh công tác văn thư Đánh giá hiệu hoạt động văn thư Phòng Nội vụ ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Thời gian từ 04/01/2016 đến 11/3/2016 Nguồn tài liệu tham khảo - Một số báo cáo khóa trước - Đề tài dựa vào tài liệu thu thập từ HND tỉnh - Các tài liệu công tác văn thư số quy định quan Lịch sử vấn đề nghiên cứu - Hiện nay, công tác văn thư trở thành vấn đề bật quan hành nhà nước Nhà nước có nững quy chế, quy định cụ thể công tác văn thư giúp cho quan, tổ chức thực tốt chức năng, nhiệm vụ - Đã có nhiều tác giả tìm hiểu nghiên cứu vấn đề bật thu nhiều kết đáng kể số quấn sách: + Giáo trình “Nghiệp vụ văn thư-lưu trữ”- Trường CĐ VTLTTWW I (2006) + Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ Hoàng Lê Minh + Các tập giảng “Lưu tữ TL KHKT”, “Lưu trữ TLNN”, “Lưu trữ TL Đảng tổ chức trị, xã hội” – Khoa Lưu trữ thường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2008) +Các văn Đảng Nhà nước ban hành công tác văn thư + Và số khóa luận nghiên cứu công tác văn thư: Thực trạng biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ Xí nghiệp sửa chữa tàu 81; Quá trình khảo sát, thực công tác văn thư- lưu trữ Tại Ủy ban nhân dân huyện Vình Tường… Tuy nhiên, vấn đề áp dụng vào đời sống thực tế hay nói cách khác Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội áp dụng vào hành nước ta gặp nhiều vướng mắc Chính lẽ mà tất người nghiên cứu vấn đề thấy cần phải sâu vào tìm hiểu hệ thống công tác văn thư nay, tìm nững ưu khuyết điểm việc áp dụng thực quy chế quản lý sở dề xuất giải pháp hướng cụ thể, rõ ràng, xác, thuận tiện Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành báo cáo em sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp tổng hợp, thống kê, phân tích - Phương pháp so sánh, đánh giá Ngoài báo cáo sử dụng phương pháp bổ trợ như: phương pháp vấn, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế Bố cục đề Nội dung báo cáo gồm có phần chính: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng quan Phần II: Chuyên đề tự chọn Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan thực tập 1.1.1 Chức Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ quan Hội Nông dân tỉnh quan tham mưu giúp việc cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh tổ chức, đạo cán bộ, hội viên nông dân cấp tỉnh thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước, thị, nghị Hội xây dựng tổ chức Hội phong trào nông dân tỉnh Vận động, giáo dục hội viên, nông dân phát huy quyền làm chủ, tích cực học tập nâng cao trình độ, lực mặt Đại diện giai cấp nông dân thham gia xây dựng Đảng Nhà nước, cụ thể là: + Tham gia xây dựng đường lối chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước liên quan đến nông nghiệp, nông thôn, nông dân + Tổ chức tuyên truyền, vận động nông dân thực chủ chương, chín sách, pháp luật + Kiểm tra, giám sát việc thực chủ trương, sách, pháp luật + Lựa chọn, giới thiệu cán bộ, hội viên có đủ tiêu chuẩn để Đảng xem xét, kết nạp; tham gia quan Nhà nước, đóng góp ý kiến phê bình cán bộ, đảng viên Chăm lo bảo vệ quyền lợi ích đáng, hợp pháp nông dân, cụ thể là: Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng đáng nông dân để kịp thời phản ánh, kiến nghị, đề xuất với Đảng, Nhà nước chủ trương sách biện pháp giải xúc vướng mắc sản xuất đời sống nông dân 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Nghiên cứu nắm vững Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam, chủ trương, nghị Đảng, nghị Ban Chấp hành Hội Nông dân Việt Nam, Tỉnh ủy, pháp luật Nhà nước để tham mưu giúp cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh công tác xây dựng tổ chức Hội phong trào nông dân tỉnh; trọng tâm nhiệm vụ phát triển hội viên, xây dựng Hội, đào tạo, bồi dưỡng cán Hội cấp, cấp sở; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo dục cán bộ, hội viên Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn phòng Văn phòng đảm bảo điều kiện tốt vật chất, công tác hậu cần cho họp, hội thảo, hội nghị… Mọi công việc đôn đốc, đạo sát xao, thực nghiêm túc, đầy đủ xác Việc xếp, phân công công việc Văn phòng hợp lý, đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, công việc giải cách nhanh chóng hiệu Tác phong làm việc cán bộ, công chức quan thực hieenh nghiêm túc giấc, nội quy, quy định quan, thực chức năng, nhiệm vụ quan 3.1.2.Nhược điểm • Công tác Văn thư: -Công tác văn thư chưa khoa học chưa hợp lý việc đăng ký văn đi, đến không phân công rõ ràng, đăng ký chung cho Quyết định đến công văn đến sổ Quyết định công văn Chính điều gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu -Văn ban hành bỏ sót số, việc cho số bị sai, tình trạng cho nợ số văn diễn Công tác lập hồ sơ hành chưa quan tâm mức -Kinh phí phục vụ cho công tác văn thư, hạnh hẹp, phương tiện sử dụng bảo quản tài liệu tủ lưu trữ thiếu, không đáp ứng nhu cầu ngày cao công việc -Việc gửi văn nhiều trường hợp chậm, văn gửi quan lạc địa chỉ,điều gây khó khăn công việc chung phòng -Về công tác quản lý sử dụng dấu: trường hợp khẩn cấp nhân viên phòng tự lấy dấu đóng vào văn mà không cân qua văn thư việc dẫn đến dấu đóng chưa thể thức -Cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ chưa đồng bộ, hệ thống máy tín cũ, hệ thống mạng internet tấc độ truyền chậm gây thời gian cho việc truyền nhận thông tin, khai thác liệu mạng thao tác nghiệp vụ văn thư máy • Công tác văn phòng: Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 36 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh ưu điểm công tác văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang số hạn chế Do số lượng cán văn phòng nên cán văn thư kiêm nhiệm them lưu trữ đôim vất vả tập trung cho công việc, nên gây chồng chéo giải công việc Nhiều cán văn thư đảm đương hai công việc lúc dẫn đến công việc bị ứ đọng không giải kịp thời triệt để Không thể đáp ứng kịp thời yêu cầu xử lý thông tin cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng Đội ngũ cán văn phòng thiếu tình trạng làm kiêm nghiệm nhiều thời gian eo hẹp mà công việc nhiều gây áp lực dẫn đến chất lượng làm việc không cao Hoạt động cung cấp thông tin nhiều không kịp thời Việc xây dựng văn phòng quan đại chưa quan tâm mức, mô hình tổ chức văn phòng chưa phù hợp thống nhất, điều ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quản lý quan 3.1.3 Nguyên nhân -Lãnh đạo văn phòng không thường xuyên kiểm tra theo dõi, đôn đốc nhắc nhở nhân viên công việc -Do kinh phí văn phòng hạn chế nên chưa thể đầu tư trang thiết bị thật phải sử dụng trang thiết bị cũ ảnh hưởng tới công việc chung phòng -Phòng chưa trọng đến việc đào tạo nguồn nhân lực cho nhân viên văn thư -Nhận thức cá nhân viên phòng chưa văn thư, không đề cao tầm quan trọng công tác hoạt động quan 3.2 Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Văn phòng phận quan trọng thiếu quan Văn phòng dường mặt quan, tất việc trao đổi thông tin quan với quan khác thực văn Vì việc chuẩn hóa tất Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 37 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn phòng có tác động lớn đến hiệu hoạt động quan 3.2.1 Định hướng chung Nâng cao hiệu hoạt động văn phòng HND tỉnh nâng cao lực quản lý Nhà nước, đạo điều hành HND tỉnh Hiệu quả lý nhà nước HND tỉnh tách rời hiệu hoạt động văn phòng HND tỉnh Do đó, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng làm việc làm thiết thực phù hợp với xu hướng phát triển chung Trước vào trình bày định hướng chung để đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng a Nâng cao chất lượng nhân cần xem định hướng mang tính chiến lược Nhân hay người yếu tố quan trọng hoạt động quan, tổ chức Nâng cao chất lượng nhân vấn đề cấp bách, yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội đất nước thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế Thực tiễn cho thấy chất lượng nguồn nhân lực nhiều vấn đề cần bàn, tính quan hành nghiệp nay, tình trạng vừa thừa, vừa thiếu diễn thường xuyên chưa khắc phục được, thiếu cán chuyên gia, chuyên nghiệp không người thiếu tâm huyết với nghề Nâng cao chất lượng nhân phải thực đồng quan từ lãnh đạo tới nhân viên Bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên Nhân viên văn phong nắm vững nghiệp vụ văn phòng có khả áp dụngcó hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phòng, giúp quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, đại hóa hoạt động công vụ b Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Theo hướng chung chương trình cải cách nhà nước hành phủ giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể mang tính chuyên nghiệp quản lý lãnh đạo chuyên môn sâu nghiệp vụ Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 38 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các mô hình phận văn phòng quan xây dựng cho phù hợp với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động quan để khai thác tối đa nguồn lực sẵn có quan c Định hướng đại hóa văn phòng Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động nhiều quan lĩnh vực văn phòng không hiệu thiếu điều kiện làm việc hệ thống trang bị phục vụ cho nghiệp vụ hành cũ kỹ, lạc hậu Tình trạng trang thiết bị điều kiện làm việc cho công việc văn phòng không làm cho thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc nhân viên, giúp hiệu hoạt động văn phòng nâng cao Khoa học kỹ thuật phát triển tạo nhiều thuận lợi ch văn phòng Việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng nâng cao suất lao động, giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên mà làm tăng khả hội nhập văn phòng với xu hướng chung thời đại d Định hướng đổi hoạt động quản lý, điều hành văn phòng Định hướng nhằm giải nhanh chóng, xác, hiệu công việc văn phòng Thực tốt công tác quản lý, điều hành giúp lãnh đạo văn phòng kịp thời nắm bắt thực trạng hoạt động văn phòng, chủ động việc định nhằm củng cố nâng cao hiệu làm việc văn phòng e Định hướng đồng giải pháp Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng cần phải đồng với nhau, phù hợp với thực tiễn văn phòng, có mang tính khả thi Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 39 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.2 Một số giải pháp cụ thể a Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - Tổ chức xếp nhân sư văn thư cách khoa học Ở HND tỉnh Tuyên Quang cấu tổ chức, chức nghiệp vụ tách riêng thành viên đảm nhận Cán nhân viên người am hiểu chuyên môn thành thạo nghiệp vụ phạm vi quản lý Công tác văn thư khâu trọng yếu mắt xích quan trọng toàn hoạt động phòng Làm tốt công tác có nghĩa tạo điều kiện giúp cho công việc phòng cách nhanh chóng thuận lợi Nhưng thực tế cho thấy công tác văn thư có thực nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật hay không phụ thuộc phần lớn vào cán văn thư, lực trình độ họ tác động trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc Hiện văn thư phòng gồm người đảm nhiệm công tác văn thư chưa chuyên môn nên vấn xảy sai sót khâu làm việc bị ngưng trệ - Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán văn thư: Con người tài nguyên quý giá, nhân tố quan trọng liên quan đến tồn phòng Con người là tài sản lớn phòng, phòng biết khai thác sử dụng hiệu thể lực trí lực người phòng thành công lĩnh vực Đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật sử dụng phương tiện tin học cho nhân viên văn thư - Nâng cao kỹ soạn thảo văn cho cán văn thư: Soạn thảo văn công việc mà cán văn thư phải đảm nhiệm.Tại phòng nội vụ cán văn thư soạn thảo nhiều văn văn mà họ soạn thảo văn quan trọng nên đòi hỏi kỹ thuật trình độ chuyên môn, qua tìm hiểu em thấy cán văn thư yếu trình soạn thảo nhận thấy nên nâng cao kỹ soạn thảo cho cán văn thư cần thiết góp phần đáng kể vào công tác văn thư phòng.Trước mắt nên tự học , tự đúc kết qua lần soạn thảo, học hỏi trao đổi Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 40 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kinh nghiệm với đông nghiệp Tóm lại phương pháp tự đào tạo sở tốt nâng cao kỹ soạn thảo - Nâng cao kỹ giao tiếp giao tiếp qua điện thoại Giao tiếp văn phòng qua điện thoại công việc hàng ngày cán văn thư Qua giao tiếp ( giao tiếp văn phòng qua điện thoại) người ta trao đổi trực tiếp vấn đề cách nhanh chóng tiết kiệm thời gian chí phí lại cần nâng cao học thêm lớp bồi dưỡng kỹ giao tiếp : kỹ nói , kỹ viết , kỹ giao tiếp qua điện thoại để nâng cao hiệu công việc - Bố trí xắp xếp tổ chức khoa học nơi làm việc Nơi làm việc giới riêng nhân viên phòng nói chung cán văn thư nói riêng, tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện hiệu yêu cầu giải công việc liên hoàn đảm bảo tính dây truyền khoa học, việc bố trí xắp xếp trí nơi làm việc yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công việc Do trình tiến hành xắp xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo yếu tố sau: - Bàn làm việc nên xếp gọn gàng ngăn nắp - Chỉ để bàn làm việc giấy tờ cần thiết - Những hồ sơ, tài liệu giải xong chuyển - Đối với việc chưa giải xong xếp gọn vào ngăn bàn b Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Văn phòng HND tỉnh quan chuyên môn thuộc HND tỉnh, quan nhà nước nên mô hình tổ chức văn phòng bố trí theo quy định Chính phủ Văn phòng cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn nhân viên cách rõ ràng, cụ thể để nhân viên hiểu rõ trách nhiệm mình, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo công tác quản lý tạo tính chuyên nghiệp hoạt động văn phòng Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 41 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội c Tăng cường đầu tư vào trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật - Thay trang thiết bị cũ kĩ lạc hậu - Thực quản lý văn đến văn hệ thống máy vi tính - Triển khai việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hệ thống mạng, tạo thuận tiện cho người khai thác, tránh rườm rà thủ tục, tránh hư hại thất thoát - Sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: sử dụng trang thiết bị bảo vệ tài liệu đại, sử dụng thiết bị an ninh cho tủ đựng tài liệu lưu trữ d Giải pháp đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động văn phòng Lãnh đạo văn phòng phải người biết dung hòa mối quan hệ nhân viên tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên, phối hợp với nhân viên công tác văn phòng Lãnh đạo văn phòng cần trang bị cho kỹ sau: • Thành thạo nghiệp vụ văn phòng • Kỹ quản lý nhân • Kỹ tổ chức • Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 42 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Để đất nước phát triển không kể đến sinh viên trẻ Vì sinh viên phải ý thức trách nhiệm nghiệp phát triển đất nước, để thực điều sinh viên phải biết áp dụng kiến thức học vào thực tiễn phát huy hết khả mình, có tinh thần học hỏi cao không nhà trường mà sống hàng ngày Thực tập khoảng thời gian giúp sinh viên có hội học hỏi, trau dồi kiến thức, có thêm kinh nghiệm chuyên nghành theo học, học hỏi thêm kiến thức đáp ứng với chuyên nghành đào tạo Có thể rèn luyện kỹ tay nghề thực phương châm “lý luận gắn với thực tiễn” phương châm “học, học nữa, học mãi” Từ làm quen với tác phong làm việc công sở rèn luyện đạo đức nghành nghề Với thời gian thực tập dài đem lại cho em kết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn Vì vậy, báo cáo này, em xin nêu vài kiến nghị nhằm nâng cao hiệu tổ chức hoạt động văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang sau thực tập tìm hiểu cấu tổ chức, hoạt động văn phòng HND tỉnh Đó đóng góp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng tỉnh nói riêng văn phòng quan nhà nước nói chung nhằm nâng cao hoàn thiện máy tổ chức nhà nước hình thức nội dung hoạt động Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giảng viên Lâm Thu Hằng toàn thể thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng kính mong nhận đạo đóng góp tận tình thầy cô Một lần em xin chân thành cảm ơn đến toàn cán bộ, công chức văn phòng HND tỉnh nói chung đặc biệt chị Bùi Thị Thanh Nga CBVT giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Xin trân trọng cảm ơn! DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 43 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quyết định số 23/2011/QĐ-HNDT ngày 06 tháng 04 năm 2011 HND tỉnh Quy định công tác văn thư- lưu trữ quan tỉnh - Thông tư 01/2011/TT-BNV thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính,ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 - Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư - Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ công tác văn thư - Hướng dẫn số 15-HD/VP ngày 24 tháng 11 năm 2011 hướng dẫn thể thức HND Việt Nam - Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 - Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định việc đóng dấu - Một số tài liệu, công văn, giấy tờ khác HND tỉnh Tuyên Quang Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B 44 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy HND tỉnh Tuyên Quang Chủ tịch PCT – Phụ trách Kinh tế - xã hội Ban Tổ chức – Kiểm tra Ban Kinh tế- Xã hội Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B PCT – Phụ trách công tác tuyên giáo Ban Tuyên giáo PCT – phụ trách công tác dạy nghề hỗ trợ ND TT dạy nghề hỗ trợ ND Văn phòng Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang Chánh văn phòng Văn thư, Thường trực Kế toán Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Thủ quỹ, Tạp vụ Tổ lái xe Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Một số văn hành quan ban hành Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn Trình ký văn Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng văn Đăng ký văn Đóng dấu văn Chuyển giao văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến Tiếp nhận kiểm tra văn đến Phân loại, bóc bì, đóng dấu văn đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 6: Quy chế làm việc Quy định công tác văn thư quan HND tỉnh Tuyên Quang Lâm Thị Hiện - Lớp: QTVPK1B