Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 4 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo 5 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 5 6. Phương pháp nghiên cứu 5 7. Bố cục của đề tài 5 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN 6 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN 6 1.1 Khái quát chung về huyện Lục Yên 6 1.1.1 Lịch sử hình thành 6 1.1.2 Vị trí địa lý 6 1.1.3 Địa hình 6 1.1.4 Điều kiện xã hội: 7 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên 8 1.2.1 Chức năng của UBND huyện Lục Yên 9 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lục Yên 9 1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Yên 10 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập 11 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11 2.1.1 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng 11 2.1.1.1 Chức năng 11 2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 2.1.1.3 Sơ đồ bộ máy tổ chức hoạt động của Văn phòngHĐNDUBND huyện Lục Yên 12 2.1.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12 2.1.2.1 Nhân sự 12 2.1.2.2 Chế độ công tác, nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên trong Văn phòng: 13 2.1.2.3 Bản mô tả vị trí công việc của lãnh đạo Văn phòng và các chuyên viên văn phòng 20 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN LỤC YÊN 27 2.1. Mô hình tổ chức công tác văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên 27 2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư 28 2.2.1 Công tác soạn thảo văn bản 29 2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. 33 2.2.2.1 Quản lý văn bản đi 34 2.2.2.2 Quản lý văn bản đến 37 2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 41 2.2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 43 2.3 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc quản lý chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 44 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 3.1 Đánh giá chung 47 3.1.1 Ưu điểm 47 3.1.2 Nhược điểm 48 3.1.3 Nguyên nhân 49 3.2 Đề xuất, kiến nghị 49 KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài .3 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN I.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN .6 I.1 Khái quát chung huyện Lục Yên I.1.1Lịch sử hình thành I.1.2Vị trí địa lý I.1.3Địa hình I.1.4Điều kiện xã hội: .7 I.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lục Yên .8 1.2.1 Chức UBND huyện Lục Yên 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lục Yên 1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Yên .10 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan thực tập 11 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 11 2.1.1 Chức năng,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức văn phòng 11 2.1.1.1 Chức .11 2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 2.1.1.3 Sơ đồ máy tổ chức hoạt động Văn phòngHĐND-UBND huyện Lục Yên 12 2.1.2 Vị trí việc làm mơ tả cơng việc vị trí văn phịng 12 2.1.2.1 Nhân 12 2.1.2.2 Chế độ công tác, nhiệm vụ cán bộ, nhân viên Văn phòng: .13 Triệu Thị Nguồn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.2.3 Bản mơ tả vị trí cơng việc lãnh đạo Văn phòng chuyên viên văn phòng .20 PHẦN II: 27 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC YÊN 27 2.1 Mơ hình tổ chức cơng tác văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên 27 2.2 Quản lý, đạo công tác văn thư 28 2.2.1 Công tác soạn thảo văn .29 2.2.2 Tổ chức quản lý giải văn .33 2.2.2.1 Quản lý văn 34 2.2.2.2 Quản lý văn đến .37 2.2.3 Quản lý sử dụng dấu .41 2.2.4 Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .43 2.3 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc quản lý đạo thực công tác văn thư quan .44 PHẦN III 47 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 47 3.1 Đánh giá chung .47 3.1.1 Ưu điểm .47 3.1.2 Nhược điểm .48 3.1.3 Nguyên nhân .49 3.2 Đề xuất, kiến nghị 49 KẾT LUẬN 51 PHỤ LỤC Triệu Thị Nguồn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ THƯỜNG UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân VP Văn phịng CVP Chánh văn phịng PCVP Phó Chánh Văn phòng Triệu Thị Nguồn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NĨI ĐẦU Trong cơng đổi đất nước ngành, lĩnh vực có hoạt động đổi để phù hợp với xu đại hóa phát triển xã hội Cùng với xu ngành Quản trị văn phịng có bước phát triển đổi cách thức hoạt động để đáp ứng yêu cầu hành đại Quản trị văn phòng mặt máy quản lý chiếm phần lớn hoạt động quan tổ chức, mắt xích quan trọng máy lãnh đạo quan, công tác đạo quản lý điều hành Công tác văn phịng ln giữ vị trí, vai trị quan trọng hoạt động quan người làm cơng tác văn phịng (cán văn phịng) nguồn nhân lực thiếu Họ cầu nối cấp với cấp dưới, lãnh đạo với nhân dân Cơng tác văn phịng có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội đóng góp cho phát triển kinh tế đất nước Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu khắt khe trong cơng tác văn phịng địi hỏi người làm cơng tác văn phòng phải nắm kiến thức, lý luận nghiệp vụ cơng tác văn phịng Là sinh viên khoa Quản trị văn phòng, sau gần bốn năm học tập rèn luyện nắm nghiệp vụ trường, sinh viên có kỹ cơng tác văn phịng Để đưa kiến thức học thực tế đòi hỏi sinh viên phải thực hành thực tế Hiểu tầm quan trọng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khoa Quản trị văn phòng thực kế hoạch tổ chức cho sinh viên thực tập quan Khi thực tập, sinh viên có điều kiện áp dụng kiến thức kỹ học vào công việc thực tế quan, doanh nghiệp khác Qua đó, sinh viên tự đánh giá trình độ, lực thân môi trường làm việc đồng thời rèn luyện học hỏi thêm chuyên môn nghiệp vụ người cán cơng tác văn phịng quan Thực Kế hoạch trường việc thực tập tốt nghiệp cho lớp đại học quy ngành Quản trị văn phịng Khóa 1, với giúp đỡ tồn thể thầy khoa Quản trị văn phòng đồng ý tiếp nhận UBND huyện Lục Yên, em đến thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Triệu Thị Nguồn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lục Yên từ ngày 04 tháng 01 năm 2016 đến ngày 11 tháng 03 năm 2016.Tuy cơng việc thực tế có nhiều điểm khác so với kiến thức học nhờ bảo hướng dẫn tận tình Lãnh đạo, Văn phòng HĐND-UBND huyện phòng ban tạo điều kiện cho em học hỏi hoàn thành tập Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp kết thời gian em thực tập Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục n, với khả có hạn trình độ lý luận cịn non khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận đóng góp thầy giáo giúp em hồn thiện nghiệp vụ Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ThS Lâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn viết báo cáo thực tập, tồn thể thầy giáo khoa Quản trị văn phòng Ban lãnh đạo UBND huyện Lục Yên, cán Văn phòng HĐND-UBND huyện tạo điều kiện để em hoàn thành thời gian thực tập viết báo cáo thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn./ Yên Bái, ngày 05 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Triệu Thị Nguồn Triệu Thị Nguồn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Công tác văn thư phận thiếu hoạt động quan, tổ chức: Các quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác… Đặc biệt, Văn phịng cấp Ủy, Văn phịng tổ chức trị - xã hội phận trực tiếp giúp quan tổ chức, điều hành máy, có chức tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo công tác đạo văn thư lại trở nên quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phịng quan Cơng tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu , xác thông tin văn Về mặt nội dung cơng việc xếp cơng tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin quản lý Nhà nước mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Để nắm rõ nghiệp vụ văn thư, em chọn đề tài “tìm hiểu tổ chức cơng tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên” để làm để tài nghiên cứu Lý chọn đề tài Cơng tác văn thư giữ vai trị quan trọng hoạt động quan, cụ thể: + Giúp lãnh đạo quan đạo công việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ + Góp phần giữ bí mật quan Tổ chức tốt cơng tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật quan + Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan Triệu Thị Nguồn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Tạo diều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Nếu làm tốt cơng tác văn thư cơng việc quan văn hóa Giải xong công việc , tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ làm tốt khâu nghiệp vụ - Hơn cơng tác văn thư cịn đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan Nhận thức vai trị quan trọng cơng tác văn thư hoạt động quan, em lựa chọn đề tài “tìm hiểu tổ chức cơng tác văn thư Văn phịng HĐND – UBND huyện Lục Yên” để phần hiểu rõ công tác văn thư trau dồi thêm kiến thức chuyên ngành nghiệp vụ văn thư, phục vụ cho công việc sau Mục tiêu đề tài - Tìm hiểu rõ mơ hình tổ chức cơng tác văn thư Văn phịng HĐND – UBND huyện Lục Yên - Phân tích thực trạng cơng tác văn thư Văn phịng HĐND – UBND để đưa ưu điểm hạn chế để từ đưa giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế cơng tác văn thư quan - Tìm hiểu, phân tích khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư Từ việc soạn thảo văn bản, quản lý văn – đến, đến việc quản lý sử dụng dấu… - Vận dụng kiến thức học để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ công tác văn thư vào thực tế - Từ cơng việc thực tế trau dồi nâng cao kiến thức tiếp thu trình học trường Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đề tài em nghiên cứu chủ yếu hoạt động Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên, phận trực thuộc Văn phòng đặc biệt tổ chức cơng tác văn thư Văn phịng Triệu Thị Nguồn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguồn tài liệu tham khảo - Tham khảo giáo trình nhà trường Quản trị văn phịng, cơng tác văn thư – lưu trữ - Các văn bản, tài liệu quan như: Quy chế Văn thư – Lưu trữ quan; chương trình, kế hoạch quan Lịch sử vấn đề nghiên cứu - Tham khảo báo; tạp chí Văn thư – Lưu trữ, tạp chí Nội Vụ để xem cách họ nghiên cứu đưa phương pháp nghiên cứu cho thân - Từ lịch sử hoạt động quan - Tham khảo tài liệu khác nghiên cứu công tác văn thư Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài này, em kết hợp phương pháp để nghiên cứu là: Quan sát, vấn, thống kê, bảng hỏi, so sánh, đối chiếu tổng hợp Qua kết hợp phương pháp nghiên cứu đó, đề tài nghiên cứu sâu hơn, nắm rõ công tác văn thư quan Bố cục đề tài Ngoài Phần mở đầu kết luận, báo cáo em chia thành phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND huyện Lục Yên Phần II: Chuyên đề tự chọn: “ Tìm hiểu tổ chức cơng tác văn thư Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên” Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Triệu Thị Nguồn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN LỤC YÊN I.1 Khái quát chung huyện Lục Yên I.1.1 Lịch sử hình thành Năm 1910, Lục Yên huyện tỉnh Yên Bái Ngày 16/12/1964, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 117/CP, cắt 14 xã Lục Yên huyện Bảo Yên Ngày 28/1/1967, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 21/NV việc điều chỉnh đơn vị cấp xã, cắt xã An Phú Phú Mỹ huyện Yên Bình sáp nhập huyện Lục Yên Ngày 12/8/1991, kỳ họp thứ 9, Quốc hội khố định chia tỉnh Hồng Liên Sơn thành hai tỉnh Lào Cai Yên Bái, Lục Yên trở thành huyện tỉnh Yên Bái I.1.2 Vị trí địa lý Lục Yên huyện miền núi nằm phía Đơng Bắc tỉnh n Bái, gồm 23 xã thị trấn Yên Thế Trung tâm huyện Lục Yên đặt thị trấn Yên Thế cách thành phố Yên Bái 93km cách Hà Nội 270km, có tuyến quốc lộ 70 chạy qua nối Hà Nội-Việt Trì-Yên Bái-Lào Cai Phía Bắc giáp với huyện Bắc Quang, Quang Bình tỉnh Hà Giang huyện Bảo Yên tỉnh Lào Cai, phía Tây giáp với huyện Văn Yên tỉnh Yên Bái, phía Nam giáp với huyện n Bình tỉnh n Bái, phía Đông giáp với huyện Hàm Yên tỉnh Tuyên Quang I.1.3 Địa hình Địa hình huyện bị chia cắt dãy núi chạy dọc theo hướng Tây Bắc - Đông Nam, tạo thung lũng, bồn địa phẳng nơi dân cư tập trung sản xuất sinh sống từ lâu đời Phía hữu ngạn sơng Chảy dãy núi Con Voi chạy dọc theo hướng Tây Triệu Thị Nguồn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bắc Đơng Nam, có độ cao trung bình 300 – 400m, đỉnh cao 1,148m, đỉnh trịn, sườn thoải, độ dốc trung bình 40 Địa bàn bị chia cắt tạo thành thung lũng nhỏ khe suối Toàn vùng đất đá cổ phong hóa mạnh, rừng tự nhiên cịn 50% diện tích, có khả phát triển lâm nghiệp, cơng nghiệp nơng nghiệp Phía tả ngạn sơng Chảy dãy núi đá lớn chạy dọc theo hướng Tây Bắc – Đơng Nam có độ cao trung bình 935m, đỉnh cao 1.035m, có độ dốc lớn, đỉnh nhọn, sườn núi bị cắt xẻ, có độ dốc 70 trở lên, hầu hết vùng núi đá có rừng tự nhiên, độ che phủ rừng 42,6% Đây dãy núi đá vơi có nguồn tài ngun mỏ quý bước đầu tư nghiên cứu, thăm dò khai thác Vùng đất thấp phẳng xen kẽ dãy núi triền sông Chảy đất đai phì nhiêu khu tập trung dân cư sinh sống sản xuất lâm nghiệp Vùng hồ Thác Bà hình thành từ năm 1970 sau xây dựng nhà máy thủy điện Lục Yên có 11 xã ven, diện tích mạ nước huyện quản lý 1.560,5ha Do địa hình bị chia cắt gây khơng khó khăn chi việc xây dựng sở hạ tầng phát triển kinh tế - xã hội giao thông vận tải, điện, thông tin liên lạc, phát truyền hình I.1.4 Điều kiện xã hội: Dân số huyện Lục Yên năm 2008 105.104 người Mật độ dân số bình quân 130 người / km2 Tồn huyện có 16 dân tộc anh em chung sống gồm: Kinh, Tày, Nùng … Dao, Mường, Thái, Cao Lan, Dáy, Ngái, Pa Cơ, Pa Dí, Xá, Tu Dí, Lơ Lơ, Mơng Trong Tày chiếm 53,3%, Kinh chiếm 21,1%, Nùng chiếm 10,4%, Dao chiếm 14,5%, lại dân tộc khác Năm 2008 số lao động độ tuổi lao động 58.850 người chiếm 56% tổng số dân Lao động có khả lao động 57.680 người chiếm 98% tổng lao Triệu Thị Nguồn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thẩm quyền, chuyển giao văn phải đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, đối tượng, chặt chẽ Các văn chuyển giao UBND huyện phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn ký nhận trước chuyển giao g Giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức, văn đến có mức độ khẩn phải giải khẩn trương, khơng chậm trễ Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến giải phải có đính kèm theo phiếu giải văn đến Việc theo dõi, đôn đốc giải văn đến UBND huyện giao cho cán văn phòng , cán văn phịng có trách nhiệm giúp Chánh Văn phịng ,sau trình cho Chánh Văn phịng xin ý kiến giải Nhận xét - Ưu điểm: + Việc tổ chức quản lý giải văn Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Yên thực nghiêm túc, theo quy định Nhà nước + Việc đăng ký văn làm cẩn thận, loại văn đăng ký vào sổ riêng nhằm giúp cho việc tra tìm thuận lợi dễ dàng + Việc đăng ký văn đến thực máy vi tính nên mang lại xác hiệu cao - Nhược điểm: Văn đến không chuyển giao ngày 2.2.3 Quản lý sử dụng dấu Quản lý sử dụng dấu nội dung công tác văn thư Việc quản lý sử dụng dấu phải thực theo quy định Nhà nước Một văn ban hành việc đầy đủ thể thức có chữ ký Triệu Thị Nguồn 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người có thẩm quyền phải có dấu đóng có hiệu lực pháp lý Cơng tác quản lý sử dụng dấu thực theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu, Thông tư liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày tháng năm 2002 liên tịch Bộ Công an - Con dấu phải cán văn thư đóng giữ lại quan, cán văn thư không giao dấu cho người khác chưa phép người có thẩm quyền - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan có chữ ký người có thẩm quyền - Khơng đóng dấu khống - Dấu UBND xếp gọn gàng, ngắn, dấu để tủ có khóa chắn, đảm bảo an toàn Nhân viên sử dụng dấu sử dụng theo điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định việc đóng dấu như: - Đóng dấu phải rõ ràng, ngắn, chiều quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái - Đóng dấu giáp lai, đóng dấu lên tài liệu thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Dấu tổ chức trị, xã hội, dấu Đảng ủy, HĐND bảo quản riêng phòng ban Con dấu quan giao cho cán văn phịng có trách nhiệm, có trình độ chun mơn, phẩm chất trị tốt giữ bảo quản phải chịu trách nhiệm việc giữ đóng dấu khơng tự tiện mang dấu theo người,con dấu bảo quản văn thư quan Qua q trình khảo sát, em thấy Văn phịng HĐND – UBND huyện Lục Yên thực quy định Nhà nước cách quản lý sử dụng dấu: - Dấu đóng quy định, dấu đóng lên văn Triệu Thị Nguồn 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chánh Văn phịng phó Chánh Văn phịng phê duyệt ký Dấu đóng vào 1/3 chữ ký lệch phía bên trái, mực dấu phải mực đỏ, đóng dấu rõ ràng, xác - Việc quản lý bảo quản dấu thực nghiêm túc Dấu bảo quản cẩn thận, sẽ, có tủ để dấu riêng, khóa tủ chắn, chìa khóa cán văn thư giữ bảo quản 2.2.4 Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Lập hồ sơ hành khâu cuối công nội dung công tác Văn thư móc xích nối liền cơng tác văn thư với công tác Lưu trữ Ở UBND huyện, hồ sơ tài liệu hình thành đa dạng nên cán văn thư thường phân chia văn bản, tài liệu theo đơn vị bảo quản Hồ sơ tập tồn văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm thể loại tác giả hình thành trình giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân Việc lập hồ sơ văn vừa giải xong quan cán bộ, viên chức văn thư quan lập gọi tập hồ sơ hành Đây khâu cuối công tác văn thư, mở đầu cho công tác lưu trữ, nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ quan - Giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: + Các cá nhân, đơn vị quan có trách nhiệm giao nộp tài liệu lưu trữ quan theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ + Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “mục lục hồ sơ nộp lưu” hai “ Biên giao nhận tài liệu”, đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức giữ loại Người giao nhận ký vào mục lục hồ sơ nộp lưu, ghi rõ họ tên, ngày tháng năm giao nhận • Nhận xét: - Ưu điểm: - Công tác lập hồ sơ hành Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Triệu Thị Nguồn 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Yên đảm bảo yêu cầu, tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, văn hồ sơ chủ yếu gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lý Trong trình lập hồ sơ chuyên viên văn thư biên mục đầy đủ bên bên ngồi bìa hồ sơ - Việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan thực nghiêm túc theo quy định - Việc lập hồ sơ trước hết thực phòng, ban chuyên viên đảm nhiệm, có ưu điểm chuyên viên lập hồ sơ hiểu rõ cơng việc phải làm lập hồ sơ cách rõ ràng, nhanh chóng - Nhược điểm: - Việc giao nộp hồ sơ hành vào lưu trữ quan chưa tiến hành triệt để, phải để cán lưu trữ nhắc nhở - Việc đăng ký số cột mục chưa đăng ký cột đơn vị người nhận cột ký nhận thường không ký Qua khảo sát em thấy: Công tác lập hồ sơ hành Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên đảm bảo yêu cầu, tài liệu hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, văn hồ sơ chủ yếu gốc nên hồ sơ lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lý Trong trình lập hồ sơ chuyên viên văn thư biên mục đầy đủ bên bên ngồi bìa hồ sơ 2.3 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc quản lý đạo thực công tác văn thư quan Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế - xã hội Công tác văn thư xác định mắt xích quan trọng thiếu máy hoạt động quản lý văn phòng UBND huyện Cho nên làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng xác, khoa học Công tác văn thư đặt quản lý, đạo Văn phòng với Triệu Thị Nguồn 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mục đính nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn thư q trình giải cơng việc đáp ứng nhu cấu thực tế UBND huyện công tác văn thư quan tâm đạo, giám sát đôn đốc lãnh đạo, cán văn phong thực tốt công tác Công tác văn thư có vai trị vị trí quan trọng , thời gian thực tập Văn phòng HĐND - UBND huyện Lục Yên em nhận thấy UBND huyện Lục Yên chưa hệ thống hóa các văn bản của UBND huyện quy định về soạn thảo và ban hành văn bản của công tác văn thư, mà thực văn hướng dẫn công tác văn thư nhà nước quy định : Thông tư liên tịch Số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, Nghị định 110/2004/NĐ-CP…., cán văn thư UBND huyện ln ln học hỏi, tìm tịi, sáng tạo để hồn thành tốt cơng việc lãnh đạo UBND huyện giao cho Văn phịng ln quan tâm đến việc đưa cán tập huấn chuyên môn cấp tỉnh nhằm nâng cao chất lượng cho cán văn phòng huyện vào cuối năm hoạt động Văn phịng thường tổ chức hội nghị tổng kết cơng tác văn thư- lưu trữ để tống kết trinh hoạt động, đề phương hướng nhiệm vụ cho năm tới, tạo điều kiện cho công tác văn thư vào hoạt động có nề nếp hiệu Nhìn chung việc quản lý, đạo cơng tác văn thư- lưu trữ Văn phòng HĐND-UBND huyện tổ chức thực tốt Tuy nhiên để công tác văn thư quan vận hành tốt cần có kiểm tra, đơn đốc đạo nghiệp vụ cho cán văn thư nhiều Lãnh đạo UBND huyện Lục Yên cần trọng việc hệ thống hóa các văn bản của UBND huyện quy định về soạn thảo và ban hành văn bản của công tác văn thư để đảm bảo công tác văn thư thực xác, nhanh chóng đồng thời đạt hiệu cao công việc lãnh đạo UBND huyện giao cho • Một số văn bản, tài liệu kèm theo: Trong trình thực tập quan, em cung cấp số văn bản, tài liệu hoạt động quan năm gần đây: Triệu Thị Nguồn 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quyết định số 215/QĐ-UBND ngày 20 tháng 02 năm 2014 Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên việc Ban hành Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ huyện Lục Yên; - Quyết định số: 89/QĐ-UBND ngày 26 tháng 05 năm 2014 Ủy ban nhân dân việc ban hành Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động Uỷ ban nhân dân huyện; - Quy chế công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Lục Yên (ban hành kèm theo Quyết định số: 215/QĐ-UBND ngày 20 tháng 02 năm 2014 UBND huyện Lục Yên; - Chương trình số 149/Ctr-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2016 việc thăm tặng quà gia đình sách Tết Ngun đán Bính Thân năm 2016; - Công văn số 209/UBND – VP ngày 03 tháng 02 năm 2016 Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên việc báo cáo hoạt động trước, sau Tết Nguyên đán Bính Thân – 2016; - Kế hoạch số 184/KH-UBND ngày 28 tháng 01 năm 2016 Ủy ban nhân dân huyện việc triển khai thực hieenh công tác Văn thư – Lưu trữ năm 2016 (Tất văn bản, tài liệu đính kèm phần phụ lục) Triệu Thị Nguồn 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Trải qua hai tháng thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên em quan sát,tiếp xúc trực tiếp với cơng việc Qua em thấy cơng tác văn phịng cần thiết tất quan hành Nhà nước, đóng vai trị quan trọng việc xây dựng quản lý quan Sau trình tìm hiểu thực tế quan, em xin đưa số nhận xét, đánh giá chung công tác văn phòng Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên sau: 3.1.1 Ưu điểm - Văn phòng UBND huyện thực tốt chức tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần, tổ chức phục vụ trực tiếp hoạt động, quản lý, đạo, điều hành UBND huyện - Đội ngũ cán văn phịng có chuyên môn từ cao đẳng, đại học cán trẻ có lịng nhiệt tình, tư sáng tạo công việc - Mọi hoạt động nghiệp vụ Văn phịng UBND huyện có quy định làm việc theo quy chế cách rõ ràng cụ thể - Trên sở chức năng, nhiệm vụ giao, đồng thời quan tâm, đạo UBND tỉnh, Huyện ủy, HĐND - UBND huyện, Văn phòng HĐND - UBND huyện thực tốt nghiệp vụ hành Ở nghiệp vụ nào, phân công phối hợp phận thực thường xuyên, chặt chẽ, nhanh chóng Cụ thể: + Các văn ngày hoàn thiện hình thức nội dung, tính pháp lý đảm bảo Các cán chuyên trách thực tốt nghiệp vụ + Việc quản lý sử dụng dấu thực nghiêm túc theo quy định Nhà nước, không cịn tình trạng đóng dấu khống lên văn bản, văn chưa đầy đủ nội dung chữ ký nháy khơng đóng dấu hạn chế văn đóng dấu lại hủy Triệu Thị Nguồn 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Các văn quan giữ lại gốc văn thư quan, sau xếp theo trình tự định + Các khâu nghiệp vụ văn thư lưu trữ thực đầy đủ chuyên nghiệp khoa học + Các văn đến quan sau bóc bì văn cán văn thư trình lên thủ trưởng xin ý kiến đạo, sau tiến hành đóng dấu văn bản, vào sổ đăng ký văn + Nhờ việc áp dụng công nghệ thông tin thành thạo tin học văn phòng cán văn phòng, trang thiết bị đại mà công việc tiến hành thuận lợi + Việc tổ chức giải văn đi, đến, nộp hồ hành vào lưu trữ quan thực theo quy định nhà nước - Môi trường làm việc cán văn phịng bố trí phịng làm việc thống mát có ánh sáng điều kiện tương đối thuận lợi để làm việc - Các trang thiết bị phục vụ cơng tác văn phịng đáp ứng hệ thống máy tính, máy in nối mạng trang thiết bị đầy đủ cho phòng ban, máy photocopy, điện thoại, tủ, giá, cặp hộp đựng tài liệu văn phòng phẩm phục vụ đầy đủ 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm, cơng tác văn phịng Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Yên số nhược điểm cần khắc phục như: - Có số nhân viên chưa nắm rõ quy trình giải cơng việc chưa thành thạo nghiệp vụ gây khó khăn q trình giải văn - Tuy văn phịng có phần mềm quản lý văn riêng chưa hồn thiện làm văn - Cơng tác quản lý kiểm tra chưa chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào công việc - Việc xử lý văn văn thư kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải văn cịn chậm, thủ cơng Triệu Thị Nguồn 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các văn giấy tờ giải chậm Một số trang thiết bị văn phòng cũ mà chưa thay Cơ sở vật chất phục vụ cho cơng tác văn thư cịn thiếu phịng làm việc chặt hẹp cản trở cơng việc - Việc đại hóa văn phịng cần thực tất phương diện áp dụng chưa đồng gây lên tình trang chỗ đại chỗ lạc hậu - Kho lưu trữ nhỏ mà tài liệu nhiều điều kiện nhà kho chưa tốt làm cho công tác bảo quản tài liệu không tốt cịn tình trạng tài liệu - Nhiều hồ sơ tài liệu tồn đọng phòng, ban chuyên môn đơn vị trực thuộc chưa bổ sung kịp thời - Vẫn cịn tình trạng số nhân viên nói chuyện riêng làm việc 3.1.3 Nguyên nhân Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng do: - Một số cán bộ, nhân viên chưa có trình độ chun mơn cao, chưa đào tạo chuyên sâu - Trình độ ngoại ngữ tin học nhân viên hạn chế - Một số cán bộ, nhân viên luân chuyển sang vị trí khác Ở lĩnh vực khác chuyển sang - Lãnh đạo văn phịng khối lượng cơng việc cần giải nhiều nên chưa sát quan tâm, đạo nhân viên thực tốt khâu nghiệp vụ - Cơ sở vật chất hạn chế, cách trang trí phịng chưa thực hợp lý - Lãnh đạo chưa có biện pháp nghiêm khắc xử lý nhân viên vi phạm nội quy, quy chế làm việc quan 3.2 Đề xuất, kiến nghị Để đáp ứng nhu cầu công hội nhập quốc tế quan phải ln tự hồn thiện, nâng cao lực hoạt động tiến tới xây dựng mơ hình Văn phịng đại kiểu mẫu phù hợp với xu thời đại Để làm tốt điều này, văn phòng cần phải chủ động cải tiến Triệu Thị Nguồn 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy trình nghiệp vụ, với hỗ trợ của thiết bị kỹ tuật tiên tiến đội ngũ nhân làm cơng tác Văn phịng có trình độ để làm việc có hiệu Em xin có số ý kiến đề xuất sau: - Lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nhiều đến cán nhân viên văn phịng đơn đốc nhắc nhở hồn thành tốt nhiệm vụ giao - Cán cần thường xuyên học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ tạo điều kiện để cán tham gia học cách chương trình bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lớp tập huấn, buổi tham quan mơ hình để học hỏi kinh nghiệm - Thường xuyên làm tốt công tác tiếp nhận xử lý thông tin đảm bảo thông tin thông suốt với quan, đơn vị huyện với xã, thị trấn ngược lại - Nâng cao kỹ năng, chất lượng soạn thảo văn ban hành văn bản, quản lý chặt chẽ, thống văn đến - Trang bị sở vật chất tốt để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hành văn phịng UBND huyện - Tổ chức tập huấn cho cán UBND huyện phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc - Đối với việc tuyển dụng cán phục vụ lĩnh vực Văn phịng cần cần áp dụng hình thức thi tuyển để chọn cán có trình độ học vẫn, mục tiêu phù hợp với vị trí cơng tác, có tâm huyết với nghề bố trí cơng việc mang lại hiệu công việc cao - Để hoạt động văn phòng mang lại xuất đạt hiệu cao việc đầu tư trang thiết bị cần thiết Cần trang bị thiết bị Văn phòng đại trang bị máy photocopy có tốc độ cao, máy tính cho phịng ban, máy fax, máy Scan để công việc hiệu cao - Xây dựng mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ quan máy hút ẩm, hút bụi, cặp hộp đựng hồ sơ kho lưu trữ để bảo quản tài liệu quan tốt - Lãnh đạo cần đưa biện pháp kỷ luật nghiêm minh trường hợp vi phạm nội quy, quy chế làm việc quan để cơng tác văn phịng hiệu Triệu Thị Nguồn 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp công việc đào tạo cần thiết, thiếu kế hoạch đào tạo theo hệ thống trường Đại học, Cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp nước ta nói chung Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói riêng Qua thời gian thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên, em có hội vận dụng lý thuyết học mà thầy cô giáo nhà trường truyền đạt để đưa vào thực tế, từ giúp em giúp em rút kinh nghiêm quý báu cho thân, nắm bắt hiểu rõ khâu nghiệp vụ tầm quan trọng công tác Văn phịng mơi trường làm việc quan, ý thức sâu sắc nghề nghiệp rèn luyện phẩm chất trị, đạo đức người cán công chức nhà nước Là cán văn phòng tương lai, trải qua 10 tuần thực tập Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Yên, em chiêm nghiệm thực tế, tiếp xúc trực tiếp với công việc người cán văn phịng, qua em học hỏi nhiều điều, trang bị cho thân lý thuyết sách thực thức thực tế Bản thân em phần hiểu thêm khâu nghiệp vụ văn phịng,hiểu cơng tác văn phịng quan trọng quan Từ em có thêm nhận định đắn ngành nghề học, em cảm thấy thêm nhiệt huyết yêu nghề chọn Điều giúp em hồn thiện thân giúp em trang bị nhiều hành trang kiến thức cho tương lai Trong thời gian thực tập UBND huyện Lục Yên, quan tâm, giúp đỡ lãnh đạo cán bộ, nhân viên văn phịng HĐND-UBND huyện cơ, UBND huyện quan tâm giúp đỡ em thời gian qua, tạo điều kiện cho em có dịp giao lưu tiếp xúc, có hội đưa kiến thức học trường áp dụng vào môi trường làm việc thực tế Song bên cạnh em gặp phải khó khăn việc thực khâu nghiệp vụ Chính báo cáo chưa đầy đủ, cịn thiếu sót phần trình bày khâu nghiệp vụ, ngồi em cịn thiếu sót kinh nghiệm thực tế cơng tác văn phịng nên khơng tránh khỏi thiếu sót Triệu Thị Nguồn 51 Lớp: Quản trị Văn phịng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian thực tập văn phịng HĐND-UBND huyện Em mong đóng góp ý kiến thấy để em có thêm nhiều kinh nghiệm .Qua báo cáo lần cho em gửi lời cảm ơn tới thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng, ban lãnh đạo cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐNDUBND huyện giúp đỡ, tận tình bảo em thời gian thực tập để em hoàn thành đợt thực tập hướng dẫn em viết báo cáo hoàn thiện nội dung báo cáo Em xin kính chúc Quý thầy cô mạnh khỏe, công tác tốt để truyền đạt thêm nhiều thực thức cho chúng em học hỏi, trang bị cho tương lai Em xin chân thành cảm ơn./ Triệu Thị Nguồn 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Triệu Thị Nguồn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục 01: sơ đồ máy UBND huyện Lục Yên CHỦ TỊCH UBND HUYỆN PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH VĂN HĨA – XÃ HỘI KINH TẾ PHỊNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH PHỊNG NỘI VỤ VĂN PHỊNG HĐNDUBND PHỊNG CƠNG THƯƠNG PHỊNG TÀI NGUN MƠI TRƯỜNG PHỊNG GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO PHỊNG NƠNG NGHIỆP – PHÁT TRIỂN NƠNG THƠN PHỊNG TƯ PHÁP PHỊNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH – XÃ HỘI PHÒNG THANH TRA PHÒNG DÂN TỘC PHÒNG VĂN HĨA – THỂ THAO PHỊNG Y TẾ Triệu Thị Nguồn Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng UBND huyện Lục n CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG BỘ PHẬN TIẾP DÂN Triệu Thị Nguồn BỘ PHẬN TỔNG HỢP BỘ PHẬN VĂN BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN PHỤC VỤ THƯLƯU TRỮ Lớp: Quản trị Văn phòng K1D