Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục đề tài 3 PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BAN TUYÊN GIÁO TỈNH ỦY THÁI BÌNH 4 1.1. Khái quát về Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình. 4 1.1.1. Chức năng 4 1.1.2. Nhiệm vụ 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình 6 1.2. Vài nét về Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình 6 1.2.1. Tổ chức hoạt động của Văn phòng 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình 7 1.2.2.1. Chức năng 7 1.2.2.2. Nhiệm vụ: 7 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình 8 1.2.3. Vị trí việc làm và bản mô tả vị trí việc làm trong Văn phòng cơ quan. 8 PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN TUYÊN GIÁO TỈNH ỦY THÁI BÌNH 16 2.1. Lý luận chung về công tác văn thư 16 2.1. 1. Khái niệm và yêu cầu của công tác văn thư 16 2.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 16 2.1.1.2. Yêu cầu của tổ chức công tác văn thư 16 2.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 16 2.1.2.1. Vị trí của công tác văn thư 16 2.1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư 16 2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn thư tại Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình. 17 2.2.1. Hình thức tổ chức công tác văn thư tại Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình. 17 2.2.2. Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư 17 2.2.2.1. Soạn thảo văn bản 17 2.2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 25 2.2.2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 29 2.2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ, tài liệu vài lưu trữ cơ quan. 30 2.2.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác văn thư 33 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 3.1. Đánh giá chung 35 3.1.1. Ưu điểm 35 3.1.2. Hạn chế 37 3.1.3. Nguyên nhân 39 3.2. Đề xuất, kiến nghị 40 KẾT LUẬN 51 PHẦN PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .2 Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA BAN TUN GIÁO TỈNH ỦY THÁI BÌNH 1.1 Khái quát Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình 1.2 Vài nét Văn phịng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình 1.2.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình 1.2.2.1 Chức .7 1.2.2.2 Nhiệm vụ: .7 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phịng Ban Tun giáo Tỉnh ủy Thái Bình .8 1.2.3 Vị trí việc làm mơ tả vị trí việc làm Văn phịng quan PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BAN TUYÊN GIÁO TỈNH ỦY THÁI BÌNH 15 Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Lý luận chung công tác văn thư .15 2.1 Khái niệm yêu cầu công tác văn thư 15 2.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 15 2.1.1.2 Yêu cầu tổ chức công tác văn thư 15 2.1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 15 2.1.2.1 Vị trí cơng tác văn thư 15 2.1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư .15 2.2 Thực trạng tổ chức công tác văn thư Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình 16 2.2.1 Hình thức tổ chức cơng tác văn thư Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình 16 2.2.2 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư 16 2.2.2.1 Soạn thảo văn 16 2.2.2.2 Tổ chức quản lý giải văn 24 2.2.2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 28 2.2.2.4 Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ, tài liệu vài lưu trữ quan 30 2.2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức công tác văn thư 33 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 35 3.1 Đánh giá chung 35 3.1.1 Ưu điểm 35 3.1.2 Hạn chế 37 3.1.3 Nguyên nhân 39 3.2 Đề xuất, kiến nghị .40 KẾT LUẬN 51 PHẦN PHỤ LỤC .53 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .60 Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong thực tế, khơng có thành cơng mà khơng gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người xung quanh Trong suốt thời gian từ học tập giảng đường đại học đến nay, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình q thầy cơ, gia đình bạn bè Với lịng biết ơn sâu sắc nhất, tơi xin gửi đến quý thầy, cô khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với tri thức tâm, huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, năm cuối đại học, Khoa Nhà trường tổ chức cho thực tập tốt nghiệp, nhằm áp dụng lý luận vào thực tiễn học hỏi, giao lưu trau dồi kinh nghiệm cho thân - tảng vững cho bước vào tương lai Tôi xin chân thành cảm ơn ThS Lâm Thu Hằng – người tận tâm hướng dẫn giúp đỡ tơi nhiều q trình thực tập viết báo cáo Đồng thời, cho phép gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Mạnh Cường, ơn thầy ln quan tâm, theo sát giúp đỡ chúng tơi nhiều q trình thực tập Nếu khơng có lời bảo, giúp đỡ nhiệt tinh thầy, báo cáo khơng thể hồn thiện Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn thầy, cô Sau cùng, cho phép gửi lời cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức nhân viên quan quan tâm, giúp đỡ, bảo thực tốt công việc suốt thời gian thực tập Tôi xin gửi lời cảm ơn đến đồng chí Chánh Văn phịng Ban Tun giáo tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành tốt nhiệm vụ suốt qua trình thực tập tốt nghiệp Và đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến chị Đinh Thị Thi Hiền – Cán văn thư Ban Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuyên giá Tỉnh ủy, cảm ơn chị nhiệt tình bảo, hướng dẫn giúp đỡ tơi thực tất cơng việc Văn phịng quan truyền đạt cho nhiều kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ phong cách làm việc người làm cơng tác văn phịng thực thụ Tôi xin gửi lời cảm ơn giúp đỡ, ý kiến đóng góp quý báu bạn lớp QTVP K12D bạn Khoa Quản trị văn phịng K12 thời gian hồn thành báo cáo tốt nghiệp Tuy thời gian thực tập không dài cho học hỏi nhiều điều bổ ích, kinh nghiệm quý giá, rút cho thân học thú vị, từ tơi có hộ phát huy kiến thức học ngồi ghế nhà trường củng cố, trau dồi thêm nhiều kinh nghiệm 4ong quý báu Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo tồn thể cán bộ, cơng chức, nhân viên quan ThS Lâm Thu Hằng giúp tơi hồn thành tốt thời gian thực tập hồn thiện báo cáo Tơi xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 11 tháng năm 2016 Sinh viên Đặng Thị QuỳnhTrang Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt/ ký hiệu CTVT VP Ban, BTGTUTB CB,CC,NV CNTT Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Cụm từ đầy đủ Công tác văn thư Văn phịng Ban Tun giáo Tỉnh ủy Thái Bình Cán bộ, công chức,nhân viên Công nghệ thông tin Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Lí chọn đề tài Cơng tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu quan, tổ chức xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung, hoạt động bảo đảm thơng tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tê, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ tranh nhân dân nói riêng Hiệu hoạt động quan, tổ chức phần phụ thuộc vào hiệu cơng tác văn thư.Cũng điều mà cơng tác văn thư ngày quan tâm nhiều Đặc biệt lĩnh vực quan lý cải cách hành quốc gia, cơng tác văn thư trọng tâm Đảng Nhà nước trọng tập trung đổi Trong Văn phịng quan, tổ chức cơng tác văn thư phần thiết yếu nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung công tác văn phịng Bởi vậy, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý Nhà nước Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Ngày trước yêu cầu nghiệp cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước, cơng tác địi hỏi phải xác định ngang tầm với ngành khoa học - xã hội khác Trong năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư nên nhiều ngành, nhiều đơn vị giúp giúp cho hoạt động đơn quan, đơn vị triển khai có hiệu nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Vì mà quan, đơn vị cần có quan tâm đến cơng tác văn thư Vì lí nên tơi chọn đề tài: “Tổ chức công tác văn thư” làm Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội báo cáo tốt nghiệp Đây lĩnh vực tương đối lớn nên xin phép đề cập đến công tác văn thư nơi thực tập Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình Mục tiêu đề tài Mục tiêu đề tài báo cáo hướng đến làm rõ thực trạng cơng tác văn thư Văn phịng Ban quan nơi tơi thực tập Từ đó, đưa đánh giá khách quan, xác với thực trạng công tác văn thư quan, đồng thời đưa đề xuất, kiến nghị thân góp phần nhỏ bé vào cơng cải cách hành cơng đất nước Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: đối tượng nghiên cứu đề tài việc tổ chức cơng tác văn thư Văn phịng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình quan - Phạm vi nghiên cứu: phạm vi nghiên cứu đề tài lĩnh vực công tác văn thư quan Nhà nước, đặc biệt công tác văn thư quan Đảng Nguồn tài liệu tham khảo Để hồn thiện báo cáo này, tơi tham khảo số nguồn tài liệu như: - Tài liệu nội bồi dưỡng nghiệp vụ công tuyên giáo lĩnh vực văn phịng, - Quy chế cơng tác thư - lưu trữ Tỉnh ủy Thái Bình; - Quyết định số 31- QĐ/TW Bộ Chính trị, Quyết định số 91- QĐ/TW Ban Bí thư Hướng dẫn số 11- HD/VPTW Văn phòng Trung ương; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4//2004 Chính phủ cơng tác văn thư… Lịch sử vấn đề nghiên cứu Đã có nhiều nghiên cứu cơng tác văn thư, hay công tác văn thư – lưu trữ Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình, nhiên nghiên cứu có cách nhìn cụ thể giai đoạn hành nhà nước Những nghiên cứu tảng để tơi có nhìn chân thực, khách quan cơng tác văn thư Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Trong suốt thời gian thực tập nghiên cứu đề tài này, chủ yếu dung phương pháp sau: - Phương pháp quan sát khoa học, -Phương pháp tiếp cận, thu thập thông tin; - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp phân tích, tổng kết kinh nghiệm … Bố cục đề tài Nội dung đề tài nghiên cứu tơi có bố cục phần: Phần I: Tổng quan cơng tác văn phịng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình Phần II: Thực trạng tổ chức công tác văn thư Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình Phần III: Kết luận đề xuất kiên nghị Phần Phụ lục Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BAN TUYÊN GIÁO TỈNH ỦY THÁI BÌNH 1.1 Khái quát Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình 1.1.1 Chức Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình quan tham mưu Tỉnh uỷ, trực tiếp thường xuyên Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ công tác xây dựng Đảng thuộc lĩnh vực trị; tư tưởng - văn hố; khoa giáo; nghiên cứu, biên soạn lịch sử đảng địa phương Đồng thời, Ban quan chuyên môn nghiệp vụ công tác tuyên giáo Tỉnh uỷ 1.1.2 Nhiệm vụ Nghiên cứu, đề xuất: - Nghiên cứu, theo dõi, tổng hợp tình hình tư tưởng cán bộ, đảng viên tầng lớp nhân dân, âm mưu, thủ đoạn chống phá lực thù địch lĩnh vực tư tưởng - văn hoá địa bàn tỉnh; dự báo diễn biến, xu hướng tư tưởng xảy ra, kịp thời báo cáo, kiến nghị với Ban Thường vụ Tỉnh uỷ phương hướng, nhiệm vụ, nội dung, biện pháp giải - Các đề án, nghị quyết, định, thị, quy định, quy chế Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ công tác tuyên giáo công tác sưu tầm, nghiên cứu, biên soạn lịch sử đảng địa phương - Đánh giá hoạt động, nghiên cứu, đề xuất phương hướng, sách, chế, giải pháp lĩnh vực tuyên giáo - Tham gia với quan quản lý nhà nước việc vận dụng, thể chế quy định cấp lĩnh vực có liên quan đến cơng tác tun giáo - Sơ kết, tổng kết công tác tuyên giáo Tuyên truyền, giáo dục hướng dẫn, kiểm tra, giám sát: - Tổ chức nghiên cứu, tuyên truyền, quán triệt, hướng dẫn triển khai thực nghị quyết, định, thị, quy định, quy chế Đảng; kiểm tra, giám sát tổ chức đảng, ban, ngành, đoàn thể việc thực văn Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đạo Trung ương, tỉnh lĩnh vực tuyên giáo - Tổ chức bồi dưỡng lý luận trị, thơng tin thời sự, tun truyền sách theo chương trình Trung ương Tỉnh uỷ Bồi dưỡng hướng dẫn nghiệp vụ công tác tuyên giáo cho ban tuyên giáo cấp, đảng sở, trung tâm bồi dưỡng trị huyện, Thành phố - Tổ chức mạng lưới báo cáo viên, tuyên truyền viên, cộng tác viên từ tỉnh đến sở; theo dõi, định hướng nội dung thông tin phương tiện thông tin đại chúng, nhà xuất địa phương quản lý - Sưu tầm, nghiên cứu, biên soạn lịch sử đảng tỉnh; hướng dẫn sưu tầm, nghiên cứu, biên soạn lịch sử đảng bộ, huyện, Thành phố, đảng uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ, lịch sử đảng ban, ngành, đoàn thể - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục phát huy truyền thống cách mạng địa phương Thẩm định, thẩm tra: Đề án quan, tổ chức đồn thể tỉnh có liên quan đến lĩnh vực tư tưởng - văn hoá, khoa giáo, lịch sử đảng địa phương trước trình Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ Phối hợp: - Phối hợp với quan hữu quan đề xuất chủ trương, chế, sách đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng, quản lý đãi ngộ đội ngũ trí thức văn nghệ sĩ địa phương - Phối hợp với quan chức tham gia công tác xây dựng Đảng đảng thuộc khối tuyên giáo - Phối hợp với Ban Tổ chức Tỉnh uỷ việc quản lý tổ chức máy, biên chế Ban tuyên giáo cấp uỷ trực thuộc Tỉnh uỷ Trung tâm bồi dưỡng trị huyện, Thành phố Tham gia ý kiến công tác cán đội ngũ cán khối theo phân cấp quản lý Thực số nhiệm vụ Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh uỷ giao: Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức, cá nhân gửi cho quan qua đường bưu chính, mạng liên thơng gửi trực tiếp văn thư Trường hợp nhận trực tiếp văn từ tổ chức, cá nhân gửi đến quan, phải chuyển cho văn thư vào sổ Văn đến phải đóng dấu “Đến” rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày tháng năm ban hành văn bản; vào sổ Đăng ký văn đến chuyển đến Trưởng ban xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải (trừ văn gửi trực tiếp cho lãnh đạo Ban, Đảng ủy, tổ chức đồn thể, phịng, cá nhân quan Sau Trưởng ban có ý kiến, cán văn thư ghi rõ tên người nhận vào sổ Đăng ký văn đến trước chuyển văn đến người nhận thơng qua Chánh Văn phịng để theo dõi thời hạn giải văn đến Hàng ngày, vào đầu buổi chiều, cán văn thư chuyển đến Trưởng ban trước nghỉ làm việc buổi chiều lấy văn chuyển cho người nhận theo đạo Trương ban; trường hợp Trưởng ban họp lấy văn vào đầu sang hơm sau để chuyển cho người nhận Những văn có tính khẩn cấp, văn thư phải chuyển đến Trưởng ban Phó Trưởng ban Thường trực (nếu Trưởng ban vắng) để đạo giải Đối với văn nhận máy fax cần phơ tơ lại trước đóng dấu “Đến”; văn đến dược chuyển phát qua mạng, phải in đóng dâu “Đến”; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo cho người có trách nhiệm xem xét, giải Đối với văn gửi nhầm địa (không tên quan, phịng, cá nhân thuộc Ban) cán văn thư báo cáo cho Chánh Văn phòng chuển lại cho tổ chức, cá nhân gửi đến Trường hợp cán văn thư nghỉ ốm phải bàn giao dấu cho Chánh Văn phịng để điều hành cơng việc văn thư II/Ban hành văn 1.Quy trình soạn thảo Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Bước 1: Cán bộ, công chức giao nhiệm vụ trực tiếp soạn thảo (người soạn thảo): + Xác định mục đích, giới hạn văn bản, + Xác định đối tượng giải thực văn bản; + Chọn thể loại văn bản; + Thu thập xử lý thông tin có liên quan; + Xây dưng đề cương văn viết thảo; + Xin ý kiến đóng góp trưởng phòng lãnh đạo Ban phụ trách -Bước 2: Trên sở đề cương xin ý kiến, tiến hành soạn thảo văn - Bước 3: Sau xây dựng xong dự thảo vản bản, người soạn thảo báo cáo trưởng phòng để tổ chức lấy ý kiến góp ý cán bộ, cơng chức phịng; mời đồng chí Phó Trưởng ban phụ trách tiếp dự cho ý kiến đạo - Bước 4: Người soạn thảo biên tập, chỉnh sửa văn theo ý kiến tham gia bước 3, chuyển cho trưởng phòng ký nháy vào cuối văn chỉnh sủa xong - Bước 5: Phó trưởng Ban phụ trách tham gia trực tiếp chỉnh sửa văn - Bước 6: Người soạn thảo biên tập, chỉnh sửa văn theo ý kiến Phó Trưởng Ban phụ trách - Bước 7: Người soạn thảo chuyển văn chỉnh sửa cho Phó Trưởng ban phụ trách kiểm duyệt; Phó Trưởng ban phụ trách đồng ý ký nháy vào cuối văn - Bước 8: Người soạn thảo chuyển văn cho Trưởng ban tham gia ý kiến - Bước 9: Người soạn thảo chỉnh sửa theo ý Trưởng ban - Bước 10: Người soạn thảo có trách nhiệm rà soát lại nội dung văn lần cuối, chuyển văn đến Chánh Văn kiểm tra lần cuối tả, thể thức văn trình ký; phát có vân đề cần xem xét lại Chánh Văn phòng trao đổi với người soạn thảo để thống điều chỉnh - Đối với văn sơ kết, tổng kết , hướng dẫn, kế hoạch, đề án…, đồng chí Phó Trưởng ban phụ trách nội dung, tính chất, phạm vi văn để tổ chức, chủ trì cho trưởng phịng, phó trưởng phòng, chuyên viên Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ban tham gia đóng góp ý kiến; cần tổ chức lấy ý kiến đóng góp quan có liên quan bước - Đối với báo cáo, công tác chuyên môn, triển khai công tác nghiệp vụ, đôn đốc công việc… thuộc thẩm quyền ký Phó Trưởng ban bỏ bước 3,8,9 - Đối với văn hành thơng thường, nộ dung ngắn giấy mời họp, công điện, giấy giới thiệu… người soạn thảo biên tập trình trực tiếp lãnh đạo Ban theo thẩm quyền ký văn - Đối với văn nhân sự, người soạn tahor có nhiệm vụ soạn thảo báo cáo trực tiếp Trưởng ban cho ý kiến Thời gian soạn thảo - Thời gian soạn thảo văn thời gian tính từ ngày Trưởng ban có ý kiến đạo tiến hành soạn thảo đến hoàn chỉnh văn trình ký - Phó Trưởng ban phụ trách, trưởng phịng chun viên phân cơng trực tiếp soạn thảo văn có trách nhiệm đạo, thực bảo đảm thời gian, chất lượng văn - Những văn có vấn đề cáp bách cần ban hành thực theo thời gian lãnh đạo yêu cầu - Những văn thông thường, thời gian 03 ngày - Đối với chuyên đề cần có thời gian nghiên cứu, bảo đảm chất lượng, đồng chí trưởng phịng vào chương trình cơng tác để triển khai bảo đảm hoàn thành kế hoạch; vấn đề khơng ghi chương trình cơng tác , lãnh đạo Ban đạo thời gian hoàn thành cụ thể Ban hành văn - Việc ký văn thực theo quy chế làm việc Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy - Tất văn thơng thường chuyển đi, phịng phải đăng ký với văn thư quan - Tất văn Ban ban hành, Văn phòng phải làm thủ tục đăng ký vào sổ, nhận file văn nhập chương trình phần mềm quản lý văn trước in, văn trước phát hành Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phát hành văn phảo bảo đảm nơi nhận gửi đường bưu chính; trường hợp thật cần thiết giao trực tiếp phải có sổ theo dõi, nhận người ký III/Lưu, lập hồ sơ nộp vào lưu trữ quan Lưu vản - Tất văn Ban ban hành lưu văn thư; văn cấp chuyển đến thuộc loại phải lưu, văn thư phải tham mưu để lục chính, chuyển đến người nhận Hằng quý, cuối năm, văn thư có trách nhiệm đối chiếu sổ cơng văn, cịn chính, file văn cịn thiếu, cán bộ, chuyên viên quản lý, sử dụng thu lưu trữ theo quy định - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) 01 lưu hồ sơ công việc - Bản gốc lưu Văn thư quan phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký - Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Lập hồ sơ nộp vào lưu trữ quan - Nội dung việc lập hồ sơ công việc + Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ quan, thực tế công việc giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ + Thu thập văn vào hồ sơ Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến cơng việc) + Kết thúc biên mục hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, cơng chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ - Yêu cầu hồ sơ lập + Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Ban, đơn vị hình thành hồ sơ; + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; + Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng - Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan + Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; Sau 03 tháng kể từ ngày cơng trình tốn tài liệu xây dựng bản; + Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Lưu trữ quan bên giao tài liệu bên giữ loại bản./ Nơi nhận: TRƯỞNG BAN -Cán bộ, công chức, nhân viên quan - Lưu: VPBTGTU Nguyễn Hồng Chuyên Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp khâu cuối áp dụng lý luận giảng dạy ghế nhà trường vào thực tiễn, giai đoạn sinh viên mong đợi để vận dụng kiến thức thân vào cơng việc, từ tích lũy kinh nghiệm, biểu biết để làm vốn sống, tri thức cho công việc thân sau Trong trình thực tập Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình (10 tuần), hướng dẫn, bảo nhiệt tình tận tâm giúp đỡ bác (đồng chí) lãnh đạo quan, cơ, chú, anh, chị văn phịng Ban đem lại cho nhều hiểu biết, kinh nghiệm cơng tác văn phịng quan hành nhà nước.Tại đây, làm việc nhân viên văn phịng thục thụ, qua tơi học nhiều kiến thức bổ ích, kinh nghiệm qua bảo anh, chị quan - thứ khơng có sách Đó phong cách làm việc, ứng xử, kinh nghiệm hệ trước, nguyên tắc làm việc quan nhà nước… Cũng thời gian này, tơi có hội vận dụng kiến thức, hiểu biết vào công việc, đồng thời đạt mục tiêu đặt trình thực tập Hơn nữa, Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình quan ngôn luận tuyên truyền, giáo dục lý luận trị Đảng Nhà nước, thực tập quan học hỏi nhiều, thực tất nghiệp vụ mà chuyên ngành theo học Đồng thời, với đề tài nghiên cứu mình, tơi tìm hiểu chun sâu công tác văn thư quan Đảng nói chung quan hành Nhà nước nói riêng Bản báo cáo trình đúc kết thời gian thực tập vừa qua Đó điều khảo sát, tiếp xúc thực tế vào lý luận ngồi ghế giảng đường nhìn nhận thực trạng cơng tác văn thư Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình cách khách quan cụ thể Tuy nhiên, thời gian thực tập vốn kiến thức có hạn nên báo cáo tránh khỏi sai sót, mong bảo, góp ý thầy, cô bạn Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình tạo điều kiện cho thực tập Ban đặc biệt tơi, xin gửi lời cảm ơn đồng chí Chánh Văn phòng Ban, Cán văn thư – Đinh Thị Thu Hiền tạo điều kiện bảo tơi tận tình giúp tơi hồn hành tốt q trình thực tập hồn thiện báo cáo Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp tơi có điều kiện tiếp xúc với điều kiện công việc thực tế nhân xin cảm ơn Lâm Thu Hằng giúp tơi hồn thành tốt báo cáo Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC 1.Phụ lục số 01: Sơ đồ tổ chức máy Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Thái Bình TRƯỞNG BAN PHĨ TRƯỞNG BAN THƯỜNG TRỰC VĂN PHỊNG PHĨ TRƯỞNG BAN PHỊNG TUN TRUYỀN PHỊNG VĂN HĨA VĂN NGHỆ Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang PHÓ PHÓ TRƯỞNG BAN PHÒNG KHOA GIÁO TRƯỞNG BAN PHÒNG LLCT VÀ LỊCH SỬ ĐẢNG TRUNG TÂM THÔNG TIN CTTG Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 02 Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG (Hành – Tổng hợp) (Tài - Kế toán) VĂN THƯ TỔNG HỢP Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang THỦ QUỸ ĐỘI XE Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 03 VỊ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN CỦA ĐẢNG Ghi chú: Tiêu đề 5b Trích yếu nội dung công văn 8a Nơi nhận công văn Tên quan ban hành văn Nội dung văn (có thể có nhiều 8b Nơi nhận văn Số ký hiệu trang) Dấu mức độ mật Địa điểm ngày, tháng, năm ban 7a Thể thức đề ký, chức vụ người ký 10 Dấu mức độ khẩn hành văn 7b Chữ ký 11 Dấu phạm vi phổ biến 5a Tên loại văn trích yếu nội 7c Họ tên người ký 12a Dấu tài liệu hội nghị dung văn 12b Dấu dự thảo Phụ lục số 04 Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phát hành văn qua mạng liên thông Ủy ban nhân dân tỉnh Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 05 Tiếp nhận vào sổ văn qua đường mạng liên thông Ủy ban nhân dân tỉnh Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 01-10-1997 Bộ Chính trị quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng Hướng dẫn số 01-HD/VPTW ngày 02-02-1998 Văn phòng Trung ương hướng dẫn thể thức văn Đảng Quyết định số 91-QĐ/TW ngày 16-02-2004 Ban Bí thư việc bổ sung thẩm quyền ban hành văn số điều “Quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng” Hướng dẫn số 11-HD/VPTW nhày 28-5-2004 Văn phòng ương Đảng thể thức, thẩm quyền ban hành văn tiếp nhận, trình ký, đăng ký phát hành cơng văn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 Chính phủ Nghị định công tác văn thư Quy định số 212-QĐ/TW, ngày 16-3-2009 Bna Bí thư Trung ương “giải mật tài liệu quan, tổ chức trước nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng Quy định số 01-QĐ/VPTW ngày 07-4-2011 Văn phòng Trung ương Đảng việc gửi, nhận văn mạng thơng tin diện rộng Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội,nhà xuất Giao thông vận tải, Hà Nội, 2009 Trang mạng: tuyengiaothaibinh.vn 10 Quy định số 1862-QĐ/TU ngày 02-10-2014 Tỉnh ủy Thái Bình cơng tác văn thư huyện, thành ủy, quan, tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh ủy Sinh viên: Đặng Thị Quỳnh Trang Lớp: Quản trị Văn phòng K1D