Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu. 3 6. Phương pháp nghiên cứu. 3 7. Bố cục của đề tài. 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN LÝ NHÂN 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân. 4 1.1.1. Chức năng. 4 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lý Nhân. 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân. 5 1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại UBND huyện Lý Nhân. 7 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân. 9 1.2.4. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 10 PHẦN II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN. 14 2.1. Công tác văn thư. 14 2.1.1. Nội dung công tác văn thư. 14 2.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư. 14 2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 15 2.2.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 15 2.2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức. 16 2.2.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện Lý Nhân. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá. 18 2.3. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 21 2.3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến 21 2.3.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến: 21 2.3.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 25 2.3.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan,đơn vị 30 2.3.3. Xây dựng lịch công tác. 34 2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 34 2.4.1. Các loại con dấu. 34 2.4.2. Quản lý và sử dụng con dấu. 35 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ. 38 3.1. Đánh giá chung. 38 3.3.1.Ưu điểm. 38 3.3.2. Hạn chế. 39 3.3.3. Nguyên nhân 40 3. 2. Đề xuất, kiến nghị. 41 LỜI CẢM ƠN 43 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC PHỤ LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2 Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN I .4 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN LÝ NHÂN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lý Nhân 1.1.1 Chức .4 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lý Nhân 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lý Nhân 1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Lý Nhân 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện Lý Nhân 1.2.4 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng .10 PHẦN II 14 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 14 CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN 14 2.1 Công tác văn thư 14 2.1.1 Nội dung công tác văn thư 14 2.1.2 Yêu cầu công tác văn thư 14 2.2 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 15 Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 15 2.2.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn quan, tổ chức 16 2.2.3 Quy trình soạn thảo văn quản lý UBND huyện Lý Nhân So sánh với quy định hành nhận xét đánh giá .18 2.3 Nhận xét quy trình quản lí giải văn .20 2.3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn – đến .21 2.3.1.1 Quy trình quản lí giải văn đến: 21 2.3.1.2 Quy trình quản lý giải văn .25 2.3.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan,đơn vị 30 2.3.3 Xây dựng lịch công tác .34 2.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .34 2.4.1 Các loại dấu 34 2.4.2 Quản lý sử dụng dấu .35 PHẦN III 38 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 3.1 Đánh giá chung 38 3.3.1.Ưu điểm 38 3.3.2 Hạn chế .39 3.3.3 Nguyên nhân .40 Đề xuất, kiến nghị 40 LỜI CẢM ƠN 43 PHỤ LỤC 45 PHỤ LỤC Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ UBND Uỷ ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân GVHD Giáo viên hướng dẫn Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Có thể nói, việc tổ chức thực tập hoạt động quan trọng thiếu chương trình đào tạo bậc Đại học, Cao đẳng, Trung cấp… Vì giúp sinh viên biết vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, tìm hiểu thực tế chuyên ngành quan, đơn vị thực tập tạo điều kiện cho sinh viên tìm hiểu hội nghề nghiệp yêu cầu thực tế chuyên ngành nhằm giúp nhà trường nâng cao chất lượng đào tạo.Qua đó, tích lũy kiến thức từ thực tế, rèn luyện tay nghề để nang cao kỹ nghề nghiệp giáo dục lòng yêu nghề, say mê , tận tụy với nghề rèn luyện tác phong cán quản trị văn phòng Công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng, thiếu quan, tổ chức Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm soát hoạt động xử lý thông tin quan, doanh nghiệp Ngày văn phòng mang mặt đa dạng hơn:trang thiết bị đại, không gian mở, trí linh hoạt, thích ứng với nhiều nhu cầu phương thức làm việc phong phú Để hiểu thêm công tác văn phòng với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn Trường Đại học Nội vụ tổ chức tổ chức đợt thực tập cho Khoa Quản trị văn phòng nhằm giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lý thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đó dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập rượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức sinh viên khoa Quản trị văn phòng, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 10 tháng năm 2016 Sinh viên Đặng Thị Thanh Mai Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư- Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Trong quan, đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm, công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua Văn bản- Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác văn thư làm tốt góp phần giải công việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Mục tiêu đề tài Khảo sát toàn công tác văn phòng, công tác văn thư lưu trữ quan, qua hiểu rõ nghiệp vụ quản trị văn phòng Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND huyện Lý Nhân Văn phòng UBND huyện, tìm hiểu khái quát hoạt động tổ chức quản lý, công tác văn thư quan Nguồn tài liệu tham khảo Sách, vở, tài liệu có liên quan đến công tác quản trị văn phòng, nghi thức nhà nước, văn Luật nhà nước Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định số 176/QĐ-VP ngày 24 tháng 11 năm 2015 việc ban hành quy chế làm việc Văn phòng HĐND UBND huyện Lý Nhân Báo cáo tình hình tổ chức hoạt động UBND huyện Lý Nhân nhiệm kỳ 2011-2016 Lịch sử vấn đề nghiên cứu Thông tin yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin lưu giữ nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc phiến đá, gỗ,…để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày truyền kinh nghiệm cho hệ sau Hoạt động quản lý nhà nước thông tin trước hiểu theo khái niệm nôm na công việc mang tính chung chung công việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày phát triển bước chiếm vị trí quan trọng xã hội công việc sổ sách, giấy tờ hiểu cụ thể tên công tác văn thư Công tác văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Cũng phận quan trọng hoạt động văn phòng, bao gồm công việc sau: xây dựng văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng số phương pháp như: Phương pháp vấn Phương pháp quan sát Phương pháp thống kê Phương pháp phân tích, tổng hợp… Bố cục đề tài Bố cục đề tài gồm có phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng UBND huyện Lý Nhân Phần II: Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN LÝ NHÂN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Lý Nhân 1.1.1 Chức UBND huyện Lý Nhân quan Hành nhà nước cấp huyện, thực chức năng, nhiệm vụ quy định Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 UBND huyện Lý Nhân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh quốc phòng thực sách khác theo quy định pháp luật địa bàn huyện UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới địa phương Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuân thủ trình tự, thủ tục thời gian giải công việc theo quy định pháp luật quy chế hoạt động UBND huyện Đề cao phối hợp công tác, trao đổi thông tin giải công việc, đảm bảo dân chủ hoạt động theo quy định 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lý Nhân UBND huyện Lý Nhân quan hành Nhà nước địa phương đại diện cho Nhà nước quản lý lĩnh vực như: kinh tế, nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, môi trường… Uỷ ban nhân dân HĐND bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ trung ương tới sở 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lý Nhân Cơ cấu tổ chức quan UBND huyện gồm có: Chủ tịch, Phó chủ tịch thành viên Ủy ban; quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện Văn phòng Chủ tịch UBND huyện người lãnh đạo điều hành công việc UBND huyện, có trách nhiệm giải công việc quy định Điều 126, Điều 127 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003 vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND huyện định Chủ tịch UBND huyện với tập thể UBND huyện chịu trách nhiệm hoạt động UBND huyện trước HĐND tỉnh, trước UBND tỉnh Chủ tịch UBND Chủ tịch UBND huyện phân công công tác cho Phó Chủ tịch ủy viên Ủy ban theo lĩnh vực công tác chịu Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trách nhiệm trước HĐND, UBND huyện công việc giao Các quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện phòng quan tương đương phòng Theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh quan chuyên môn thuộc UBND huyện quan tham mưu, giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ , quyền hạn theo ủy quyền Chủ tịch UBND theo quy định pháp luật; góp phần bảo đảm thống quản lý ngành lĩnh vực từ Trung ương đến sở Các quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chịu đạo,quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND cấp huyện, đồng thời chịu bảo, kiểm tra nghiệp vụ quan chuyên môn cấp tỉnh Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách chung công tác UBND huyện, trực tiếp phụ trách kế hoạch, ngân sách, nội tổ chức cán Các Phó Chủ tịch người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch huyện Có Phó Chủ tịch huyện: PCT phụ trách Nông Nghiệp-Nông thôn, PCT phụ trách Văn hóa-Xã hội, PCT phụ trách Kinh tế Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện: Văn phòng HĐND – UBND huyện Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Công thương Phòng Tài kế hoạch Phòng Tư pháp Phòng Nội vụ Phòng Lao động, Thương binh Xã hội Phòng Thanh tra Phòng Giáo dục Phòng Y tế Phòng Văn hóa thông tin Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ tổ chức máy quan (Xem phụ lục 01) 1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND huyện Lý Nhân 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng Văn phòng UBND huyện gồm 20 cán bộ, có 14 công chức cán hợp đồng Mỗi cán phân công nhiệm vụ cụ thể phù hợp với lực chuyên môn đào tạo Văn phòng HĐND-UBND huyện quan tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành công tác HĐND UBND huyện, chịu trách nhiệm chấp hành quy định pháp luật ý kiến, định, đạo Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện Công tác văn phòng nhận đạo sát lãnh đạo UBND huyện Trong năm tập trung khắc phục hạn chế năm trước, chấn chỉnh tác phong lề lối làm việc, cải tiến phương pháp nhằm bước nâng cao chất lượng công tác tham mưu phục vụ Trong trình thực nhiệm vụ, phận Văn phòng thường xuyên có đoàn kết, thống nhất, tương trợ giúp đỡ lẫn nhằm hoàn thành nhiệm vụ giao 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng UBND huyện Lý Nhân Tham mưu, giúp việc Ban chấp hành, Ban Thường vụ lãnh đạo, điều hành, đạo hoạt động Công đoàn cấp quan Công đoàn ngành; tham mưu cho Ban Thường vụ tình hình phong trào CNVCLĐ hoạt động Công đoàn ngành Trực tiếp quản lý tài sản phối hợp với ban đảm bảo phục vụ hoạt động quan Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo - Giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ xây dựng, tổ chức thực quy chế làm việc chương trình công tác Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương trình công tác Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ban Thường vụ để thực quy chế làm việc chương trình công tác Ban Thường vụ - Quản lý văn chịu trách nhiệm tính pháp lý văn Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Con dấu HĐND, UBND cấp huyện có đường kính 36mm Con dấu HĐND, UBND cấp xã có đường kính 35mm + Nội dung, kích thước dấu Văn phòng HĐND Văn phòng UBND Con dấu văn phòng HĐND dấu Văn phòng UBND dấu hình quốc huy, hình tròn, đỏ, vành phía có tên nước “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” có năm cánh đầu cuối dòng chữ tên nước; vành phía khắc tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (đối với cấp tỉnh), khắc tên huyện, thành phố, thị xã kèm theo tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (đối với cấp huyện) Con dấu Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND cấp tỉnh có đường kính 34mm Con dấu Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND cấp huyện có đường kính 32mm + Ngoài loại dấu (dấu quan), Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND sử dụng loại dấu khác như: Dấu mức độ khẩn, mật Dấu chức danh Dấu họ tên người có thẩm quyền ký văn Dấu đến Dấu phạm vi đối tượng phổ biến 2.4.2 Quản lý sử dụng dấu Lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu HĐND, UBND, Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND theo chức thẩm quyền quy định văn pháp luật hành Cán làm công tác văn thư Văn phòng HĐND, UBND có trách nhiệm Không giao dấu cho người khác chưa có ý kiến đạo văn Chánh văn phòng HĐND, UBND Phó Chánh văn phòng Đặng Thị Thanh Mai 35 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chánh Văn phòng ủy quyền Con dấu phải để trụ sở HĐND, UBND phải quản lý chặt chẽ Trong trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc sử dụng dấu thời gian mang dấu khỏi quan Phải có giá để dấu, sử dụng xong phải treo dấu lên giá ngay, không để bừa bãi bàn tủ Con dấu phải bảo quản hòm, tủ khóa chắn Mực đóng dấu mực đỏ Phải tự tay đóng dấu HĐND, UBND vào văn bản, giấy tờ HĐND, UBND đóng dấu Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND văn bản, giấy tờ Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau văn bản, giấy tờ có chữ ký người có thẩm quyền Đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Không đóng dấu vào văn bản, giấy tờ trường hợp sau: đóng dấu vào văn bản, giấy tờ nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng lên văn có chữ ký người thẩm quyền + Đóng dấu quan Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy + Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu độ khẩn (“Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Đặng Thị Thanh Mai 36 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định điểm a khoản 10 Mục II Thông tu liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Việc đóng dấu độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định điểm k khoản Mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP *Nhận xét: Ưu điểm: Việc quản lý sử dụng dấu Văn phòng UBND huyện Lý Nhân thực nghiêm túc theo quy định pháp luật Các dấu UBND Văn phòng UBND giao cho cán văn thư giữ đóng dấu quan Cán văn thư huyện giao trách nhiệm thực việc quản lý sử dụng dấu theo quy định pháp luật Cán văn thư tự tay đóng dấu vào văn có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền quan Nhược điểm: Khi đóng dấu nhiều văn chưa theo quy định đóng chùm lên 1/3 chữ ký Bảo quản dấu chưa thật hợp lý, văn thư để dấu mặt bàn dùng xong không cho vào tủ bảo quản, dấu để lung tung dẫn đến tình trạng đóng nhầm dấu Đặng Thị Thanh Mai 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Trong thời gian thực tập UBND huyện Lý Nhân, em Ban lãnh đạo toàn cô chú, anh chị cán văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ để em có hội tiếp xúc với công việc thực tế hiểu sâu công việc tầm quan trọng công tác văn phòng quan Dựa sở thông tin thu thập được, sau em xin có vài nhận xét công tác văn phòng Văn phòng UBND huyện Lý Nhân: 3.3.1.Ưu điểm Nhìn chung, công tác văn phòng UBND huyện Lý Nhân thực tốt, nghiêm túc theo quy định Nhà nước pháp luật Công tác văn phòng quan có tiến đáng kể: Công tác hậu cần, đảm bảo sở vật chất cho quan hoạt động thực tốt, có phối hợp với đơn vị chức việc tham mưu, xây dựng đôn đốc kiểm tra thực “Chương trình cải cách hành chính”; việc triển khai thực chế “một cửa” có tác dụng tích cực, thúc đẩy việc đổi phong cách, lề lối làm việc đơn vị toàn quan Giữa phòng ban chức phận có phối hợp nhịp nhàng công tác Khi cần thiết phối hợp làm việc Đây nhân tố quan trọng hoạt động văn phòng tiền đề, sở vững để tạo nên nhịp nhàng đồng công việc Trên sở chức năng, nhiệm vụ giao, đồng thời quan tâm, đạo Tỉnh ủy, Huyện ủy, Văn phòng UBND huyện thực tốt nghiệp vụ công tác văn phòng Việc ứng dụng tin học văn phòng đưa vào áp dụng, triển khai diện rộng Văn phòng UBND huyện Lý Nhân thí nghiệm lựa chọn hình thức áp dụng công nghệ thông tin việc gửi nhận số loại văn thông thường giấy mời họp, lịch công tác tuần, báo cáo tuần Có kiểm soát chặt chẽ quy trình thực văn bản, thực Đặng Thị Thanh Mai 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tốt việc kiểm tra văn trước ký ban hành nên số lượng văn sai thể thức kỹ thuật trình bày hạn chế đáng kể, đảm bảo tính khả thi văn Trước chuyển giao văn đi, cán văn thư kiểm tra loại toàn nội dung thành phần thể thức văn ghi sổ, tháng, đóng dấu, đăng ký vào sổ chuyển giao văn Chính vậy, tình trạng văn gửi ngày tháng năm ban hành, văn thiếu chữ ký … hạn chế tối đa Các văn UBND huyện Lý Nhân ngày hoàn thiện hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, tính pháp lý đảm bảo Các văn quan thường lưu lại gốc văn thư quan, sau xếp theo trật tự định đưa vào cặp, hộp để lên giá đựng tài liệu giúp cho việc tra tìm văn bản, tài liệu thuận lợi, dễ dàng nhanh chóng Các văn đến UBND huyện Lý Nhân sau đăng ký vào sổ cán văn thư trực tiếp lưu vào máy vi tính Hình thức đăng ký giúp lưu giữ khối lượng lớn tài liệu thời gian dài, tiết kiệm thời gian việc tra tìm tài liệu cần thiết Việc tổ chức quản lý giải văn – đến, lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ quan thực nghiêm túc theo quy định Việc đăng ký văn – đến làm cẩn thận, loại văn đăng ký vào sổ riêng Các trang thiết bị ngày đầy đủ đại phục vụ tốt cho công việc văn phòng, đảm bảo công việc hoàn thành với chất lượng cao 3.3.2 Hạn chế Tuy nhiên công tác văn phòng UBND huyện Lý Nhân có nhược điểm sau: Công tác quản lý kiểm tra chưa thật chặt chẽ dẫn tới tình trạng cán chưa tâm vào công việc Các văn bản, giấy tờ giải chậm Công tác quản lý kiểm tra chưa chặt chẽ dẫn tới tình trạng số cán Đặng Thị Thanh Mai 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chưa thực tâm vào công việc, nghiệp vụ chuyên môn số cán văn phòng thấp, thiếu khoa học linh hoạt công việc Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Một số máy móc, trang thiết bị văn phòng ( máy in, máy fax ) cũ chưa thay Cơ sở vật chất phục vụ cho văn phòng thiếu như: Văn phòng chưa có máy hủy tài liệu, số lượng văn bản, giấy tờ ngày nhiều mà hộp, giá, tủ đựng tài liệu hạn chế …điều khiến cho công tác văn phòng quan gặp nhiều khó khăn Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng chưa triệt để,chưa có phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan; công tác lưu trữ việc quản lý tra tìm tài liệu máy vi tính chưa áp dụng rộng rãi dẫn đến hiệu công việc chưa cao Vẫn tình trạng số văn thức, kỹ thuật trình bày, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chưa với quy định Hướng dẫn số 11-HD/VPTU, ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng Ví dụ: - Theo quy định ngày nhỏ 10 phải viết thêm số trước số văn có ngày nhỏ 10 lại thiếu số trước 3.3.3 Nguyên nhân Cơ sở vật chất hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách bố trí phòng chưa hợp lý, cách quản lý công việc chưa chặt chẽ, có chưa đầu tư cách thỏa đáng Máy tính phòng trang bị gần đầy đủ việc ứng dụng CNTT chưa khai thác khả mà tin học đem lại cho hoạt động văn phòng Việc quản lý lao động, giấc làm việc quan lỏng lẻo yếu dẫn đến lãng phí thời gian lao động, giảm suất, hiệu công việc Đội ngũ cán chưa đào tạo chuyên sâu, trình độ chuyên môn yếu Đề xuất, kiến nghị Công tác văn phòng có vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan UBND huyện Lý Nhân cần quan tâm đến việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm tồn Đặng Thị Thanh Mai 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lãnh đạo nên dành quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên quan không công việc mà đời sống tinh thần họ Đồng thời quan tạo điều kiện cho cán Văn phòng tham gia lớp đào tạo, tham dự lớp tập huấn nước nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho họ để áp dụng vào thực tiễn công tác giúp mang lại hiệu cao công việc Cơ quan cần có chế độ, sách đãi ngộ cán bộ, nhân viên Tiếp tục đổi phương thức quản lý văn quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo hướng tin học hóa đại hóa công tác văn phòng Xu hướng phát triển chung chuyển dịch văn phòng truyền thống với tài liệu giấy tờ chủ yếu sang văn phòng tin học hóa với tài liệu điện tử phổ biến Vì UBND huyện Lý Nhân cần đẩy mạnh việc nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác quản lý tài liệu từ khâu văn thư, quy trình nghiệp vụ, bảo quản an toàn bảo hiểm tài liệu Ví dụ như: Thực việc quản lý ,gửi nhận, đăng ký, xử lý văn đi, đến đồng máy tính Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 900: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ Bên cạnh việc đại hóa công tác văn thư, lưu trữ cần sử dụng có hiệu mạng tin học diện rộng công tác văn phòng, phối hợp chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ Tiếp tục củng cố, kiện toàn ổn định tổ chức cán bộ, tăng cường kỷ luật hành chính, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán công chức, viên chức quan, có chế tài xử lư hành vi vi phạm, tiếp tục đổi lề lối làm việc văn phòng quan để nâng cao chất lượng công tác văn phòng Hiện đại hóa văn phòng quan: - Cơ quan cần có kế hoạch thay máy móc, trang thiết bị làm việc cũ, Đặng Thị Thanh Mai 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị máy hủy tài liệu, máy hút bụi, tủ đựng hồ sơ, tài liệu cho văn phòng quan Đồng thời, việc lựa chọn trang thiết bị cho công tác văn phòng nói chung công tác kiểm soát, tổ chức thực văn nói riêng phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, bền, đẹp, tránh tình trạng vừa đầu tư xong lạc hậu - Xây dựng phần mềm phục vụ cho công tác văn phòng như: Phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý nhân sự… Trên ý kiến đóng góp em thời gian thực tập UBND huyện Lý Nhân Rất mong kiến nghị, đề xuất cuả em lãnh đạo UBND huyện Lý Nhân quan tâm xem xét nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng quan Đặng Thị Thanh Mai 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập quan em tìm hiểu khảo sát trực tiếp trình hoạt động quản lý quan, tổ chức nói chung nhà quản lý nói riêng em nắm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu phòng ban UBND huyện Vì nhận xét công tác văn thư đóng góp phần không nhỏ hoạt động quản lý quan Hiểu tầm quan trọng nó, thời gian thực tập phòng văn thư UBND huyện Lý Nhân em tìm hiểu thực tế hoạt động quan hành nhà nước, nắm rõ chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Văn phòng HĐND-UBND huyện; thực tiễn quy trình công tác soạn thảo, ban hành văn quản lý văn Đây sở để em áp dụng kiến thức lý luận học vào thực tế công việc sau này, đồng thời giúp em nâng cao nghiệp vụ, rèn luyện khả thích ứng với công việc, khả giao tiếp đặc biệt sâu kỹ nghề nghiệp để phục vụ tốt cho công việc tương lai Trong trình thực tập phận Văn thư quan em thực tế công việc với sâu nghiên cứu học hỏi nên hiểu sâu công tác văn thư công tác khác, rút học cho riêng đồng thời mạnh dạn nhận xét, đánh giá, đóng góp ý kiến đề xuất vướng mắc tồn tại, với ưu điểm nhược điểm công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn đi, đến quan Khoảng thời gian thực tập tiếp xúc với công việc bước đầu đời em, lần em tiếp xúc với môi trường mới-môi trường chuyên nghiệp Em nhận giúp đỡ nhiệt tình lãnh đạo Văn phòng anh, chị, cô, làm việc Văn phòng HĐND- UBND, đặc biệt cô văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đợt thực tập này, tạo điều kiện cho em tiếp xúc với môi trường , tác phong công sở, hiểu biết quy trình làm việc quan Thời gian thực tập khép lại em gặt hái cho nhiều kinh nghiệm, kiến thức quan trọng từ thực tế Trên toàn báo cáo thực tập em, thành đạt sau năm rèn luyện trường Tuy nhận Đặng Thị Thanh Mai 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thức tầm quan trọng công tác Văn thư, làm quen với việc xây dựng báo cáo với kiến thức phần hiểu biết thực tế hạn chế, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề mức độ định chưa sâu bao quát Vì báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót sai lầm, chưa đáp ứng hết yêu cầu Khoa Nhà trường đặt ra, kính mong thầy cô giáo toàn thể bạn đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Để hoàn thành báo cáo em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình cô Nguyễn Thị Quế Anh - Cán văn thư cô Văn phòng UBND huyện Lý Nhân Đồng thời gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô Khoa Quản trị văn phòng thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà nội giảng dạy, bảo ân cần cho em suốt năm học vừa qua, trang bị cho em kiến thức quý báu để làm hành trang sau trường Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Đặng Thị Thanh Mai Đặng Thị Thanh Mai 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN CHỦ TỊCH Chú thích: Đặng Thị Thanh Mai Thể mối quan hệ đạo từ xuống Lớp: Quản trị Văn phòng K1D PHÒNG NN - PTNT PHÒNG TN - MT PHÒNG THANH TRA PHÒNG TC - KH PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG CÔNG THƯƠNG PHÒNG Y TẾ PHÒNG LĐTB - XH PHÓ CHỦ TỊCH PHÒNG GD - ĐT PHÒNG TƯ PHÁP PHÒNG NỘI VỤ PHÒNG VĂN HÓA THÔNG TIN VP HĐND - UBND PHÓ CHỦ TỊCH Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 02 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LÝ NHÂN CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG VĂN PHÒNG BỘ PHÂN TỔNG HỢP BỘ PHẬN KẾ TOÁN Chú thích: Đặng Thị Thanh Mai BỘ PHẬN VĂN THƯ – LƯU TRỮ PHÓ CHÁNH VĂN BỘ PHẬN PHỤC VỤ (HẬU CẦN, NHÀ KHÁCH) BỘ PHẬN QUẢN TRỊ MẠNG BỘ PHẬN BẢO VỆ Thể mối quan hệ đạo từ xuống Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ HÌNH ẢNH CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đặng Thị Thanh Mai Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: Quản trị Văn phòng K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ VĂN BẢN DO UBND HUYỆN LÝ NHÂN BAN HÀNH Đặng Thị Thanh Mai Lớp: Quản trị Văn phòng K1D