Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 5 7. Bố cục của đề tài 6 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 7 1.1. Quá trình hình thành, phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 7 1.1.1 Quá trình phát triển của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 7 1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 8 1.1.2.1 Vị trí và chức năng 8 1.1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 8 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính phòng Hành chínhTổng hợp Trường ĐHNVHN 11 1.2.2. Tìm hiểu nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chínhTổng hợp 12 1.2.2.1. Nhiệm vụ, quyền hạn 12 1.2.2.2. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chínhTổng hợp (vẽ sơ đồ) 14 1.2.3 Nội dung xây dưng chương trình công tác thường kỳ của Trường ĐHNVHN. 14 1.2.4 Xây dựng công tác tổ chức hội họp, hội nghị cho Trường ĐHNVHN 15 1.2.5 Xây dựng tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Trường 15 1.2.6 Công tác triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước công sở 16 2.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn phòng 16 2.2.1 Đối với Lãnh đạo 16 2.2.2 Đối với chuyên viên 18 Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 2.1. Giới thiệu vài nét về phòng văn thư Trường ĐHNVHN 25 2.2. Công tác chỉ đạo văn thư tại Trường ĐHNVHN 25 2.3. Thực trạng tình hình công tác văn thư của trường 25 2.3.1 Các căn cứ cơ sở khoa học 25 2.3.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư 26 2.3.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 26 2.3.2.2 Công tác quản lý văn bản 31 2.3.2.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 31 2.3.2.2.2 Tổ chức và quản lý văn bản đi 35 2.3.2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 42 2.3.2.4.1 Nội dung của việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với việc lập hồ sơ 42 2.3.2.4.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 43 2.3.2.4.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 44 2.3.2.5 Quản lý và sử dụng con dấu tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 45 2.3.2.5.1 Quản lý con dấu 45 2.3.2.5.2 Sử dụng con dấu 45 2.4 Nhận xét, đánh giá chung 45 2.4.1 Ưu điểm 45 2.4.2 Nhược điểm 47 Phần III. ĐỀ XUẤT VÀ KẾT LUẬN 48 3.1 Về nhận thức 48 3.2 Cơ chế quản lí công tác văn thư 48 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 49 KẾT LUẬN 50
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu đề tài 3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài .6 CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI .7 1.1 Quá trình hình thành, phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.1 Quá trình phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .8 1.1.2.1 Vị trí chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2.3Cơ cấu tổ chức 10 1.2Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành phòng Hành chính-Tổng hợp Trường ĐHNVHN .11 1.2.2 Tìm hiểu nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp 12 1.2.2.1.Nhiệm vụ, quyền hạn .12 1.2.2.2.Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp (vẽ sơ đồ) 14 1.2.3 Nội dung xây dưng chương trình công tác thường kỳ Trường ĐHNVHN 14 1.2.4 Xây dựng công tác tổ chức hội họp, hội nghị cho Trường ĐHNVHN .15 1.2.5 Xây dựng tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo Trường 15 1.2.6 Công tác triển khai thực nghi thức nhà nước công sở 16 2.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc văn phòng 16 2.2.1 Đối với Lãnh đạo 16 2.2.2 Đối với chuyên viên 18 Phần II 25 TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 2.1.Giới thiệu vài nét phòng văn thư Trường ĐHNVHN .25 2.2.Công tác đạo văn thư Trường ĐHNVHN 25 2.3.Thực trạng tình hình công tác văn thư trường 25 2.3.1Các sở khoa học 25 Triệu Văn Thuật Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3.2Thực trạng tình hình công tác văn thư .26 2.3.2.1Công tác soạn thảo ban hành văn 26 2.3.2.2Công tác quản lý văn .31 2.3.2.2.1Tổ chức quản lý giải văn đến 31 2.3.2.2.2 Tổ chức quản lý văn 35 2.3.2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 41 2.3.2.4.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu việc lập hồ sơ 42 2.3.2.4.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .42 2.3.2.4.3 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 43 2.3.2.5 Quản lý sử dụng dấu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 44 2.3.2.5.1 Quản lý dấu 44 2.3.2.5.2 Sử dụng dấu 45 2.4Nhận xét, đánh giá chung .45 2.4.1Ưu điểm .45 2.4.2Nhược điểm .46 Phần III 47 ĐỀ XUẤT VÀ KẾT LUẬN .47 ĐỀ XUẤT 47 3.1 Về nhận thức 47 3.2 Cơ chế quản lí công tác văn thư 48 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 48 KẾT LUẬN 50 Triệu Văn Thuật Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Qua trình hình thành phát triển trưởng thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khẳng định nôi đào tạo cán công tác hành nhà nước nói chung cụ thể công tác văn thư nói riêng làm nên thương hiệu nhà Trường Trong công đổi đất để phát triển nước ta phải có nguồn nhân lực trước hết phải có kiến thức lĩnh vực công tác, từ nhu cầu thực tế xã hội Trường ĐHNVHN mở thêm nhiều ngành đào tạo nhằm đáp ứng nhân lực có chất lượng ngành nội vụ nước ta Xu hội nhập phát triển không rào cản mà hội để phát triển năm gần công tác đào tạo quan tâm có nghiệp vụ công tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành nhà nước Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, xác Đồng thời công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lí nói chung chiếm phần lớn hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng hoạt động quan Trường ĐHNVN nhận thấy tầm quan trọng nôi đào tạo lĩnh vực công tác nhà trường trọng quan tâm thường xuyên có đạo công tác văn thư Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phần phụ thuộc vào công tác có làm tốt hay không Công tác đảm bảo giải công việc quan nhanh chóng, xác, xuất, chất lượng, quy định, giữ bí mật quan tổ chức hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần thúc đẩy phất triển hành quan, đất nước Là sinh viên lớp QTVPK1A khoa Quản trị văn phòng sau năm học tập, rèn luyện trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ trường qua lần trải nghiệm từ đợt kiến tập, thực tập để có thêm kiến thức thực tế so với lý luận trang bị Trường ĐHNVHN có kế hoạch Triệu Văn Thuật Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho sinh viên thực tập tốt ngiệp quan, đơn vị, tổ chức nhà nước doanh nghiệp Việc thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức học vào thực tế công việc quan Đây dịp giúp cho sinh viên củng cố thêm kiến thức hội cho sinh viên có kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Thực kế hoạch Trường ĐHNVHN- Khoa quản trị văn phòng triển khai lên kế hoạch cho sinh viên thực tập từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016 thời gian thực tập ngắn qua trình thực tập hiểu biết nắm vững kiến thức học học hỏi thêm kiến thức bổ ích văn hóa công sở, tác phong làm việc quan trọng thân tự tin giao tiếp thực nhiệm vụ mà nơi quan thực tập giao Trong thời gian thực tập giúp đỡ, hưỡng dẫn nhiệt tình thầy cô Trường trình khảo sát nghiên cứu thuận lợi, tiếp cận thực tế hiểu sâu công tác văn thư, chuyên ngành quant trị văn phòng Tuy nhiên thời gian ngắn khả nghiên cứu vốn kiến thức hạn chế thân có cố gắng hoàn thành báo cáo, song khuôn khổ báo cáo tránh khỏi hạn chế, sai sót Em viết báo cáo gửi tới khoa kính mong nhận góp ý thầy cô báo cáo giúp em hoàn thiện nghiệp vụ kỹ để em có sở, tảng thực khóa luận sau Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh Cường, cô Lâm Thu Hằng thầy cô Trường hướng dẫn tạo điều kiện giúp em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này./ Em chân thành cảm ơn ! Người thực Triệu Văn Thuật Triệu Văn Thuật Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lý chọn đề tài Quản trị văn phòng vấn đề quan trọng liền với hoạt động quan tổ chức, quan tổ chức phải có phận văn phòng để tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo hoạt động từ thực tế ta thấy tầm quan trọng công tác Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội diễn hoạt động có quản lí hành nhà Trường theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn trọng tâm văn phòng phận góp phần đáp ứng mục tiêu công việc Trường ĐHNVHN Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ nói riêng nội dung công tác quản trị văn phòng đối tượng sử dụng để nghiên cứu, tìm hiểu Qua trình học tập trường ĐHNVHN trang bị kiến thức lí luận môn chuyên ngành phục vụ cho công việc sau này, nhà Trường tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập, thực tập để trang bị cho sinh viên cân lí luận thực hành từ có thêm kinh nghiệm công tác sau Trường Bộ Khoa học Công nghệ quan mà em lựa chọn làm điểm đến kiến tập Là quan hành nhà nước hoạt động lĩnh vực khoa học công nghệ quản lí chung KH&CN nước ta thực theo chức năng, nhiệm vụ quản lí nhà nước Với môi trường làm việc nghiêm túc, đội ngũ cán động có chuyên môn kinh nghiệm nơi cá nhân em quan sát, học hỏi thực hành số nghiệp vụ hành Từ trải nghiệm từ đợt kiến tập Bộ KH&CN đợt thực tập Trường ĐHNVHN em sâu vào nghiên cứu hoạt động “Công tác văn thư” Trường đào tạo chuyên ngành có công tác văn thư-lưu trữ từ đưa nhận xét Mục tiêu đề tài Thứ nhất: Khảo sát thực tiễn công tác chung hoạt động văn phòng nói riêng Trường ĐHNVHN Thứ hai: Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư lưu trữ Thứ ba: Phân tích đánh giá thực trạng công tác văn phòng lựa chọn chuyên đề tổ chức công tác văn thư phòng Hành chính-Tổng hợp Trường Triệu Văn Thuật Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ĐHNVHN từ tìm hiểu sâu nội dung, đối tượng, phương pháp thực hiện, đưa đánh giá kiến nghị công tác văn thư Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu báo cáo công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động tổ chức điều hành công tác văn thư phòng Hành chính-Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguồn tài liệu tham khảo -Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư – Nguyễn Ngọc Đĩnh (biên tập); - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường ĐHNVHN - Quyết định số 1016/QĐ-ĐHNV ngày 14/01/2012 Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 Chính phủ, sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư; - Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 Chính phủ hướng dẫn thực Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; - Thông tư số 12/2002/TT-BCA, ngày 13/9/2002 công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, ngày 28/03/2002 Chính phủ; - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; - Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan; Lịch sử vấn đề nghiên cứu Có nhiều báo cáo nghiên cứu tìm hiểu công tác văn thư, lưu Triệu Văn Thuật Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trữ như: - Tạp chí văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyên nghiên cứu viết tình công tác văn thư-lưu trữ cập nhật văn thông tin công tác văn thư nước nước - Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ tác giả Hoàng Lê Minh, NXB Văn hóa thông tin, giá trình đề cập đến lí luận chung vấn đề công tác văn thư nghiệp vụ công tác văn thư, giáo trình thể cách khái quát công tác văn thư - Cuốn sách soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ tác giả Đồng Thị Thanh Phương , Nguyễn Thị Ngọc An, xuất tháng 9/2011, NXB Tổng hợp Hồ Chí Minh Soạn thảo văn công tác văn thư, lưu trữ công việc quan trọng, thường xuyên quan quản lý nhà nước, tổ chức kinh tế, xã hội doanh nghiệp Giáo trình soạn thảo văn công tàc văn thư, lưu trữ nhằm cung cấp cho học sinh, sinh viên người làm công tác văn phòng kiến thức bản, sở pháp lý kỹ cần thiết việc xây dựng, tổ chức, sử dụng quản lý văn quan, doanh nghiệp - Những vấn đề chung công tác văn thư quan, tổ chức Đảng, tổ chức Chính trị-Xã hội TS.Nguyễn Lệ Nhung biên soạn, www.vanthuluutru.com, bàn vấn đề chung tác dụng công tác văn thư lưu trữ quan - Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng K7A Cao đẳng hệ quy sinh viên Kiều Hoài Nam nói công tác văn thư lưu trữ trường ĐHNVHN nhiên giải pháp khắc phục báo cáo không mang tính khả thi Trên nghiên cứu công tác văn thư Trường nhiên nghiên cứu chưa cụ thể chi tiết chung chung, nghiên cứu em sở kế thừa tìm hiểu cụ thể tình hình công tác văn thư trường để nhận xét, so sánh với quan khác Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp khảo sát trực tiếp qua phương pháp có nhìn cụ thể Triệu Văn Thuật Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vấn đề quản lí trang thiết bị Trường từ đưa thực trạng đánh giá trình, khâu quản lí công tác - Phương pháp vấn lấy ý kiến số nhà quản lý có kinh nghiệm, lãnh đạo chuyên viên việc đề xuất biện pháp mang tính đột phá, cấp bách việc nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư - Thống kê, thu thập thông tin tài liệu, ghi chép Phương pháp thu thập thông tin thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác để từ làm sở đánh giá cụ thể, phân tích chi tiết nghiên cứu xây dựng phần lí luận qua có đề xuất phương án dựa ý kiến chủ quan - So sánh, đối chiếu nhằm đưa nhìn cụ thể công tác văn thư Trường Đại học Nội Hà Nội với quan khác từ có cách nhìn nhận công tác Bố cục đề tài Bố cục đề tài: Ngoài phần mở đầu phần phụ lục gồm phần : Phần I Khảo sát công tác văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư phòng Hành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị Triệu Văn Thuật Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Quá trình hình thành, phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.1 Quá trình phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp) Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyết định Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan nhà nước Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng) Trước đòi hỏi ngành xã hội nguồn nhân lực có chất lượng phục vụ nghiệp công nghiệp hoá, đại hoá, sở kinh nghiệm khả thực tế Trường sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên, ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I, Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu quản lý nhà nước giáo dục Bộ Giáo dục Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học) Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi tình hình đất nước, thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hạn chế, số lượng, chất lượng chưa ngang tầm với đòi hỏi tình hình Chính vậy, Bộ Nội vụ đạo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xây dựng Dự án thành lập Trường Đại học Nội vụ góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức sạch, vững mạnh có đầy đủ phẩm chất, lực để đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi củathời kỳ phát triển đất nước thực cần thiết Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐ-TTg việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Triệu Văn Thuật Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2 Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2.1 Vị trí chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học lĩnh vực công tác nội vụ ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học triển khai áp dụng tiến khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng kho bạc nhà nước ngân hàng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở thành phố Hà Nội 1.1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm - Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học sau đại học ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước Bộ Nội vụ ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội quan có thẩm quyền cho phép - Xây dựng triển khai chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội hội nhập quốc tế - Cấp, xác nhận văn bằng, chứng theo thẩm quyền - Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên Trường đủ số lượng, cân đối cấu trình độ, cấu ngành nghề, cấu độ tuổi giới, đạt chuẩn trình độ đào tạo; tham gia vào trình điều động quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhà giáo, cán bộ, nhân viên - Tuyển sinh quản lý người học - Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng sở vật chất Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh chi cho hoạt động giáo dục theo Triệu Văn Thuật Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 14 15 16 17 18 19 20 22 23 24 25 Khoa Văn hóa thông tin Xã hội VHTTXH Khoa Quản trị văn phòng QTVP Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực TCQLNL Khoa Nhà nước pháp luật NNPL Khoa Hành học HCH Khoa Đào tạo chức bồi dưỡng ĐTTCBD Khoa Khoa học trị KHCT Trung tâm tin học TTTH Trung tâm Ngoại ngữ TTNN Trung tâm thông tin thư viện TTTV Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CSMT Văn phòng đại diện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VPTPHCM 26 TP Hồ Chí Minh Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TP Hồ Chí 27 28 29 Minh Viện nghiên cứu Phát triển Trung tâm đào tạo Nghiệp vụ văn phòng Dạy nghề Tạp chí Khoa học nội vụ CSMT VNCPT TTĐTN TCHKNV - Kí hiệu hình thức văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên Trường(VD: Số…./QĐ-ĐHNV) - Kí hiệu công văn văn khác bao gồm chữ viết tắt tên Trường chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo(VD: Số… /ĐHNV-TCCB) - Các đơn vị trực thuộc Trường có văn thư độc lập cững sử dụng hệ thống kí hiệu - Mẫu trình văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (phụ lục số 3) Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lí văn máy tính - Lập sổ đăng ký văn Đăng ký văn đi: Việc đăng ký văn thực theo phương pháp truyền thống( đăng ký số) đăng ký máy tính Sổ đăng ký văn Số, ký hiệu Ngày Tên loại Người Nơi nhận tháng Triệu Văn Thuật trích yếu ký Đơn vị, văn người nhận 37 Số Ghi lượng Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn văn nội dung văn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu Nhân bản, đóng dấu quan mức độ mật, khẩn - Nhân số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản, gửi nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để văn lưu văn thư - Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không gửi vượt cấp, không gửi nhiều văn cho đối tượng, không gửi cho đối tượng khác để biết, để tham khảo - Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy đinh - Việc nhân văn mật phải có ý kiến Lãnh đạo Trường thực theo quy định nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chinhs phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước - Đóng dấu quan đóng dấu lên chữ ký tì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phái trái - Đóng dấu phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định - Đóng dấu vào phụ lục kèm theo việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định đóng lên trng đầu, trùm lên phần tên Trường tên phụ lục - Đóng dấu giáp lai việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu Triệu Văn Thuật 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không 05 trang - Đóng dấu độ khẩn, mật việc đóng dấu độ khẩn(KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định thông tư số 01/2011/TT-BNV - Việc đóng dấu độ mật( MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 hướng dẫn thực nghị định số 33/2002/NĐ-CP phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước - Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật phạm vi lưu hành( TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định thông tư số 01/2011/TT-BNV Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn Văn thư Trường tiến hành công việc sau phát hành: Lựa chọn bì, viết bì, vào bì dán bì, đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì Chuyển phát văn Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn “HẸN GIỜ”, “ HỎA TÔC”, “ KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” phải phát hành sau làm đày đủ thủ tục hành Việc chuyển giao trực tiếp văn phải đăng kí vào sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân Trường cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải đăng ký nhận vào sổ chuyển giao văn Chuyển phát văn máy fax, qua mạng trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi Triệu Văn Thuật 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ Chuyển phát văn mật phải thực theo quy định pháp luật quy định Các văn quản lý Trường quy định, quy chế, dự án, đề án sau ký duyệt phải gửi File điện tử văn thư Trường Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính văn Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư Trường có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi thu hồi thời hạn, nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc Trường hợp phát văn bị thất lạc, người nhận phải báo cáo Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp Sổ chuyễn giao văn Ngày Số, ký hiệu văn chuyển Nơi nhận văn Ký nhận Ghi Ghi Sổ gửi văn đường bưu điện Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận văn Số Ký nhận chuyển văn bản lượng dấu bưu điện bì Triệu Văn Thuật 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bì văn (bao thư) TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐC: Số 36 Xuân la, Tây Hồ, Hà Nội Website:Truongnoivu.edu.com Số:…………………………………… Kính gửi: ……………………………………………… ……………………………………………… ……………………………………………… Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: Bản gốc lưu Văn thư Trường 01 lưu hồ sơ công việc đơn vị soạn thảo Bản lưu Văn thư Trường phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư Công chức, viên chức, người học có nhu cầu sử dụng lưu văn thư phải đồng ý Trưởng phòng Hành chính- Tổng hợp Mẫu sổ sử dụng lưu Ngày Họ tên Số/ký hiệu Tên loại tháng người ngày trích sử tháng văn yếu nội dụng dung văn Hồ Ký Ngày sơ số nhận trả Người Ghi cho phép sử dụng 2.3.2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Triệu Văn Thuật 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3.2.4.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu việc lập hồ sơ Nội dung việc lập hồ sơ công việc - Mở hồ sơ: Căn vào danh mục hồ sơ Trường thực tế công việc giao, công chưc, viên chức, người lao động phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Công chức, viên chức, người lao động trình giải công việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ - Thu thập văn hồ sơ: Viên chức, người lao động có trách nghiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự thích hợp, hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp( chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) - Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Viên chức, người lao động có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu với hồ sơ lập - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Trường, đơn vị, công việc mà cá nhân chủ trì giải - Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đày đủ, hoàn chỉnh, có giái trị pháp lý, có quan hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải công việc Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 2.3.2.4.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trách nhiệm viên chức - Viên chức, người lao động phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường theo thời hạn quy định Trường hợp cần phải giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho lưu trữ Trường phải Triệu Văn Thuật 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý Hiệu trưởng, thời hạn giữ lại không 02 năm - Công chức, viên chức, người lao động chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Trường cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ tài liệu Trường làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu - Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc - Sau 03 tháng kể từ ngày công trình toán tài liệu xây dựng Thành phần hồ sơ, tài liệu Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ Trường gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 trở lên, trừ loại hồ sơ tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự hủy văn hết hiệu lực thi hành - Hồ sơ công việc chưa giải xong - Hồ sơ phối hợp giải công việc( trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) - Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo Thủ tục giao nhận - Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, viên chức, người lao động phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên bàn giao tài liệu Lưu trữ Trường bên giao tài liệu bên giữ loại 2.3.2.4.3 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trách nhiệm Hiệu trưởng - Hàng năm Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ Trường, đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý Triệu Văn Thuật 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trách nhiệm Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp - Tham mưu cho Hiệu trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trường - Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm viên chức - Viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải - Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm viên chức văn thư-lưu trữ - Viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị, cá nhân lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường theo quy định Nhà nước 2.3.2.5 Quản lý sử dụng dấu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3.2.5.1 Quản lý dấu - Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc quản lý, sử dụng dấu Trường Trưởng đơn vị, tổ chức thuộc, trực thuộc Trường chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc quản lý sư dụng dấu đơn vị, tổ chức - Con dấu Trường giao cho viên chức văn thư quản lý sử dụng Viên chức văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng, đơn vị việc quản lý sử dụng dấu có trách nhiệm thực quy định sau: Con dấu cần phải bảo quản phòng làm việc viên chức văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi Trường đồng ý Hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc Không giao dấu cho người khác chua phép văn người có thẩm quyền - Khi nét dấu bị mòn biến dạng, viên chức văn thư phải báo cáo Triệu Văn Thuật 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người có trách nhiệm làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Hiệu trưởng phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lạp biên - Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu 2.3.2.5.2 Sử dụng dấu - Viên chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn Trường - Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức chữ ký người có thẩm quyền - Không đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy nội dung, đóng dấu trước ký văn bản, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người thẩm quyền 2.4 Nhận xét, đánh giá chung 2.4.1 Ưu điểm Thứ nhất: Trường có tiền thân trường đào tạo cán công tác văn thư - lưu trữ công tác văn thư quan nhà trường quan tâm Thứ hai: Các văn kiểm soát tổ chức thực theo đầy đủ bước quy trình nhận văn xử lý văn Thứ ba: Các cán thực công tác kiểm soát tổ chức thực văn bản, công tác quản lý sử dụng dấu quan, lập hồ sơ có trình độ chuyên môn cao, đảm bảo thực tốt xác Thứ tư: Các văn Trường quản lý, giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ Nhà trường thông xuốt phục cho hoạt động quan tổ chức Thứ năm: Các nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ thực theo quy định Pháp luật, trình tự Thứ sáu: Việc áp dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng Trường hoạt động ổn định, khâu nghiệp vụ thực thống từ xuống tiến hành tương đối nhanh chóng, xác Trong trình hoạt động thu nhiều kết đáng khích lệ Triệu Văn Thuật 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thứ bảy: Công tác Hành văn phòng giữ vai trò quan trọng hoạt động Trường Phòng Hành chính-Tổng hợp thực công tác tham mưu-tổng hợp giúp lãnh đạo đưa định quản lý xác, hiệu xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức thành công hội nghị, hội thảo, chuyến công tác cho Lãnh đạo Trường Thứ tám: Nhờ có việc ứng dụng tin học mà công tác lập kế hoạch trở nên dễ dàng thực chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn đến kế hoạch ngắn hạn, kịp thời thông báo tới đơn vị; thông qua kết nối mạng nội mạng LAN chương trình triển khai nhanh chóng tới đơn vị đắc lực công tác truyền đạt thông tin định quản lý lãnh đạo Ngoài máy tính phủ nhận vai trò điện thoại việc đạo công việc nhanh chóng Thay định, ý kiến đạo từ đơn giản đến phức tạp trước phải dùng đến văn bản, giấy tờ hay gọi trực tiếp cán bộ, viên chức tới để truyền đạt thông tin cần nhấc điện thoại truyền đạt trực tiếp ý kiến lãnh đạo thông tin, định mức độ công việc không quan trọng nhằm mục đích thông báo Thứ chíni: Để công tác thu thập, xử lý thông tin đáp ứng nhu cầu hoạt động quan việc không dễ dàng bối cảnh giới trước bùng nổ thông tin Thông tin có nhiều nguồn khác nhau, việc cập nhật chọn lọc thông tin xác, kịp thời góp phần thúc đẩy hoạt động quan thuận lợi logic hơn, đảm bảo đầy đủ điều kiện sở vật chất cho hoạt động toàn quan đặc biệt việc mua sắm trang thiết bị văn phòng máy tính kết nối mạng Internet để thuận tiện cho việc tìm kiếm cập nhật thông tin kịp thời xác 2.4.2 Nhược điểm - Nhà trường chưa áp dụng nhiều phần mềm quản lý văn cho đơn vị Như tìm kiếm văn bản, quản lí văn đơn vị Trường nhiều thời gian - Các trang thiết bị,cơ sở vật chất phục vụ giải công việc phận văn phòng đặc biệt phân Văn thư sử dụng lâu năm,kém chất Triệu Văn Thuật 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lượng: Máy fax hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao - Số lượng cán văn thư hạn chế,chưa đáp ứng nhu cầu công việc - Một số cán chuyên viên đào tạo bồi dưỡng công tác văn thư, việc lập hồ sơ vào lưu trữ nhiều thời gian chỉnh lý Phần III ĐỀ XUẤT VÀ KẾT LUẬN ĐỀ XUẤT Trong tình hình nay, số lượng sinh viên, cán công chức ngày lớn, nhu cầu đào tạo làm việc cao đòi hỏi Nhà trường cần có nhiều thay đổi công tác văn thư công tác văn phòng chung toàn Trường 3.1 Về nhận thức Một là: Nâng cao nhận thức cán bộ, viên chức nhà Trường công văn thư công tác làm tốt công tác lưu trữ không nhiều thời gian, giảm thiếu chi phí thiệt hại cho nhà Trường Hai là:Cần tổ chức, bồi dưỡng kiến thức cho cán viên chức Hiện tại, trở ngại lớn việc thực chủ chương tin học hoá công tác hành văn phòng phần lớn cán văn thư chuyên trách cán làm công tác công văn, giấy tờ quan tổ chức chưa trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết tin học văn phòng Do khồng thể sử dụng Triệu Văn Thuật 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành thạo chương trình phần mềm công tác văn thư Internet Ba là: Tăng cường hoạt động tra kiểm, kiểm tra thường xuyên trình độ nghiệp vụ cán văn thư trình áp dụng ISO hoạt động văn phòng Từ đó, nâng cao nhận thức để cán văn thư thấy rõ vai trò công nghệ thông tin văn phòng nói chung công tác văn thư nói riêng để cán ý thức không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn kiến thức tin học, bắt kịp với phát triển mạnh mẽ ngành văn thư giai đoạn hội nhập 3.2 Cơ chế quản lí công tác văn thư Thứ nhất: Xây dựng ban hành văn hướng dẫn sử dụng hợp lý trang thiết bị văn phòng nhằm phát huy tối ưu công dụng việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lí công tác văn thư Thứ hai: Xây dựng nội quy, quy chế công tác văn thư, thường xuyên cập nhật văn công tác văn thư mà nhà nước quy định, nhanh chóng đưa quy chế sử dụng trang thiết bị văn phòng nhằm phục vụ cho công tác văn thư tốt đại Thứ ba: Bồi dưỡng thêm nghiệp vụ cho cán bộ,nhân viên nhà trường để đáp ứng thay đổi ngày công tác hành Nhà trường xã hội 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn đi, đến tra tìm thông tin văn bản, tài liệu nhanh chóng, xác; nâng cao suất, hiệu công tác quan, tổ chức tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi quan thông qua mạng thông tin nội Có thể nói việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhà Trường chưa phổ biến, có phòng Hành chính-Tổng hợp có phần mềm quản lí văn phục vụ công tác, đơn vị phòng ban nhà Trường phải thực công tác văn thư cho đơn vị cần trang bị phần Triệu Văn Thuật 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mềm quản lí văn cho đơn vị thực để thống quản lí văn đại hóa công tác văn thư nhà Trường Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân văn bản; - Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn đi, đến, văn nội bộ; - Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm văn tài liệu; - Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn Triệu Văn Thuật 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác văn phòng công tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Trong có nghiệp vụ công tác văn thư, quan, tổ chức muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khâu phải tổ chức tốt công tác văn thư văn thư một nội dung công tác văn phòng nơi trực tiếp tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, nghiệp vụ công tác văn thư tổ chức tốt, làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành công việc quan, tổ chức thống nhất, thông suốt, đạt chất lượng hiệu hiệu cao nhiệm vụ chuyên môn tổ chức, đơn vị Từ thực trạng công tác văn thư nhà Trường thấy công tác ổn định, đáp ứng kịp thời cho hoạt động đơn vị toàn Trường, nắm rõ thông tin giúp lãnh đạo nhà Trường định quản lí công tác chung thống nhất, nhiên qua kết đạt số hạn chế việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư chưa thống toàn Trường, nhiên phần mềm công tác văn thư chưa sử dụng đơn vị nhà Trường, số cán bộ, chuyên viên chưa tâm đến việc lập hồ sơ hoàn thành công việc Qua trình thực tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua lí luận đào tạo từ ngành học Trường thời gian áp dụng kiến thức vào thực tiễn để giải công việc, tích lũy thêm kinh nghiệm để sau vào nghề, sở không ngừng trau dồi kiến thức Em cảm thấy tự hào chọn hướng có cầu tiến ngành nghề mà mĩnh lựa chọn cảm thấy ngành quản trị văn phòng quan trọng hoạt động chung toàn xã hội Trong trình Thực tập Trường em thầy cô hướng dẫn nhiệt tình, giúp đỡ để em hoàn thành đợt thực tập em xin gửi lời cảm ơn tất thầy cô Trường, Trong khoa QTVP hướng dẫn tận tình người dạy dỗ hướng dẫn em Là người cán văn phòng tương lai sinh viên chúng em cần học tập,rèn luyện trao dồi kiến thức để sau làm có Triệu Văn Thuật 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thể hoàn thành, thực tốt công việc giao Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 10 tháng năm 2016 Sinh viên thực Triệu Văn Thuật Triệu Văn Thuật 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A