Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 4 Chương I: Giới thiệu về UBND quận Tây Hồ, và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng UBND quận Tây Hồ 4 I. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ. 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ. 7 1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi, cách thức giải quyết công việc của UBND Quận. 7 III. Nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi giải quyết công việc và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND Quận Tây Hồ. 9 1. Chức năng và nhiệm vụ. 9 2. Quyền hạn của Văn phòng HĐNDUBND quận. 11 3. Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng 13 3.1. Chánh Văn phòng 13 3.2. Phó Chánh Văn phòng 14 3.3. Trưởng và phó trưởng các đơn vị trực thuộc Văn phòng 15 3.4. Công chức thuộc Văn phòng 16 4. Các phòng ban chuyên môn. 17 5.Vị trí việc làm và xây dựng bảng mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 25 CHƯƠNG II: CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ. 36 1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan. 36 1.1.Lãnh đạo chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan. 36 1.2.Nơi làm việc của phòng lưu trữ. 36 2.Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan. 37 2.1.Tình hình chung của tài liệu. 38 2.2.Thành phần và khối tài liệu. 38 3.Tình hình tổ chức tài liệu khoa học. 39 3.1.Công tác xác định tài liệu. 40 3.2.Công tác thống kê tài liệu. 41 4.Giao nộp tài liệu vào các trung tâm và kho lưu trữ cố định. 41 5.Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu. 42 5.1.Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu. 42 6.Tình hình bảo quản tài liệu. 43 7.Tình hình áp dụng tin học vào công tác lưu trữ. 44 8.Công tác quản lý Nhà nước về công tác Lưu trữ. 44 8.1.Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ. 44 8.2.Công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý công tác Lưu trữ. 45 8.3.Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ. 45 8.4.Công tác thu thập và chỉnh lý tài liệu. 45 8.5.Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất. 46 9.Công tác quản lý hồ sơtài liệu. 46 9.1.Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ. 47 9.2.Quy trình giao nhận tài liệu đưa vào lưu trữ. 47 10.Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Lưu trữ. 48 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ. 50 1. Thành tựu: 50 2. Nguyên nhân. 51 3. Hướng giải quyết. 51 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nước ta bước vào thời kì Công nghiệp hóa-Hiện đại hóa đất nước nên công tác văn phòng đóng góp phần lớn vào công tác xây dựng đất nước Công tác văn phòng công tác quan trọng quan, tổ chức nào, góp phần lớn đến hoạt động quan Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển quan, đơn vị Nắm bắt tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học văn thư Lưu trữ thành lập theo Quyết định số 109/QĐ-BT ngày 18/12/1971 Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán làm công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng nguồn cán nhân lực mà xã hội cần có ngành Quản trị văn phòng Quản trị văn phòng ngành rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị, trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan, tổ chức Trường Đại học Nôi vụ Hà Nội tổ chức đợt cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng thực tập ngành nghề quan, tổ chức, nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau trường rèn luyện ý thức cho sinh viên theo phương châm:’’Học thật đôi với làm thật’’ ‘’Học đôi với hành’’ Trong trình thực tập, sinh viên trường củng cố kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn lực, vận dụng lý luận thực tiễn cách hiệu nhất, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cán khoa học ngành Quản trị văn phòng Nhận giúp đỡ trường khoa Quản trị văn phòng, tiếp nhận phòng Văn thư phòng Lưu trữ HĐND-UBND quận Tây Hồ, em thực tập quan ngày 04/1/2015 đến ngày 11/3/2016 Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong suốt thời gian thực tập, em cán phòng Văn thư phòng Lưu trữ HĐND-UBND quận Tây Hồ tận tình dẫn Trong gần ba tháng thực tập ,mặc dù nhiều bỡ ngỡ lúng túngnhưng em cán phòng hướng dẫn tận tình bảo nên em làm tốt công việc giao phó quan, nhờ em tích lũy nhiều kinh nghiệm kiến thức thực tiễn công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Lâm Thu Hằnggiảng viên hướng dẫn em thời gian thực tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới lãnh đạo cán phòng Văn thư phòng Lưu trữ HĐND-UBND quận Tây Hồ, đặc biệt chị Trần Thu Huyền giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới quý thầy, cô khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví dụ sát với thực tế để chúng em tích lũy kiến thức làm hành trang bước vào sống Với vốn kiến thức tiếp thu trình học không tảng trình thực tập mà để sau rời khỏi ghế nhà trường áp dụng lý luận vào thực tiễn xem có khác từ trang bị cho em nghiệp vụ để sau tốt nghiệp trường áp dụng vào công việc cách hiệu quả, tự tin vững Em xin gửi lời cảm ơn, quan tâm giúp đỡ cán văn thư lưu trữ HĐND-UBND quận Tây Hồ cho phép tạo điều kiện giúp đỡ em tiếp xúc với thực tế công việc để tìm hiểu kỹ phát thiếu sót mà mắc phải.Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới tất người giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tâp qua trình học tập kinh nghiệm thực tế thân suốt khóa học Cuối em xin kính chúc quý thầy, cô dồi sức khỏe gặt hái nhiều thành công nghiệp trồng người.Đồng kính chúc cô, chú, anh, chị HĐND-UBND quận Tây Hồ mạnh khỏe đạt nhiều thành công công việc Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Dưới phần báo cáo tổng kết trình thực tập em Phòng Lưu trữ phòng Văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ Ghi lại đánh giá cách khách quan mà em làm chưa làm Tuy nhiên thời gian thực tập có hạn mà số lượng tài liệu công việc quan nhiều Một phần trình độ, lực hạn chế nên làm báo cáo em tránh khỏi sai sót, hạn định Em mong nhận đóng góp, bảo thầy, cô giáo khoa để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội NỘI DUNG Chương I: Giới thiệu UBND quận Tây Hồ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng UBND quận Tây Hồ I Giới thiệu khái quát UBND quận Tây Hồ -Tây Hồ quận nằm phía Tây Bắc thành phố Hà Nội, có diện tích tự nhiên 2,394ha Đặc biệt có Hồ Tây rộng 526 ha, phổi Thành phố -Toàn quận có phường bao gồm: phường Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ, Xuân La, Nhật Tân, Quảng An, Tứ Liên Phú Thượng Là quận định hướng phát triển dịch vụ-du lịch-thương mại, Hồ Tây có nhiều cảnh đẹp, nhiều nơi vui chơi giải trí nhiều cảnh quan thiên nhiên đặc sắc Phủ Tây Hồ, chùa Trấn Quốc -Tây Hồ vùng đất thiêng Tổ Quốc Việt Nam nói chung Hà Nội nói riêng Nơi lưu giữ nhiều truyền thuyết lịch sử văn hóa lâu đời dân tộc Trong kháng chiến chống Pháp, xã Tứ Liên gọi Tổng Tứ có công đưa Trung đoàn Thủ đô qua sông Hồng, 1200 quân vượt an toàn vào ngày 27/2/1947 Toàn quân có 25 thương binh nặng, 52 gia đình liệt sĩ 47 lão thành cách mạng, 120 tù đầy Nhân dân quận Tây Hồ chiến đấu phát huy truyền thống Cách mạng kiên cường, lao động xây dựng quê hương giàu đẹp cầ cù, hiếu khách cởi mở Tuy nhiên Tây Hồ hậu chiến tranh để lại: 25 em quân nhân bị chất độc da cam, đô thị hóa nhanh nên số người cần giải việc làm nhức nhối đất sản xuất bị thu hẹp, tệ nạn xã hội có nguy phát triển nhanh, kinh tế phụ thuộc nhiều vào thời tiết, hạ tầng sở chưa giải triệt để, hệ thống thoát nước mùa lũ lụt… - Thực Nghị Trung ương (khoá VII) "Xây dựng văn hoá Việt Nam tiên tiến đậm đà sắc dân tộc", Quận uỷ tập trung lãnh đạo cấp uỷ Đảng, quyền, Mặt trận Tổ quốc đoàn thể nhân dân phối hợp chặt chẽ tổ chức nhiều hoạt động phong phú, có hiệu qủ việc thực Nghị Cuộc vận động "Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá" Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân dân hưởng ứng tích cực Tỷ lệ gia đình đạt tiêu chuẩn "Gia đình văn hoá", "Tổ dân phố văn hoá", "Khu dân cư tiên tiến xuất sắc" tăng số chất lượng góp phần xây dựng nếp sống văn hoá người Hà Nội Tỷ lệ cập học đạt vượt tiêu hàng năm Cơ sở vật chất quan tâm đầu tư đáp ứng yêu cầu dạy học Đã có trường đạt chuẩn quốc gia Sự nghiệp y tế quan tâm đạo, mạng lướic y tế sở bước củng cố kiện toàn, có 5/8 phường công nhận đạt chuẩn quốc gia y tế Hoàn thành xây dựng đưa vào sử dụng Trung tâm y tế quận có phòng khám đa khoa Trang thiết bị đầu tư nhằm nâng cao chất lượng khám chữa bệnh Trong năm qua dịch bệnh lớn sảy địa bàn quận Thực tốt nhiệm vụ quốc phòng - công tác quân địa phương, công tác tuyển chọn gọi niên nhập ngũ hàng năm thực luật, công khai, công bằng, dân chủ (đảm bảo 100% tiêu giao quận) Theo định hướng phát triển Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố trung tâm Như vậy, tương lai, Tây Hồ khu vực trung tâm Thủ đô Hà Nội Với vị trí đó, Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực (bao gồm nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học - công nghệ) để thúc đẩy nhanh phát triển kinh tế - xã hội Quận nói riêng Thủ đô Hà Nội nói chung -Trước thuận lợi khó khăn UBND quận, cán nhân dân Tây Hồ cố gắng dể khai thác tiềm mạnh vượt qua khó khăn thử thách,tập trung xây dựng sở hạ tầng kỹ thuật, đẩy nhanh tốc độ phát triển kinh tế xã hội,phục vụ tốt đời sống nhân dân đối tượng sách để theo kịp nhịp độ phát triển quận, huyện thành phố Hà Nội Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *Nghị định việc thành lập quận Tây Hồ Chính Phủ Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Địa chỉ: Số 657 Lạc Long Quân, Phường Xuân La, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi, cách thức giải công việc UBND Quận - UBND Quận Tây Hồ thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo Luật tổ chức HĐND UBND (sửa đổi) công bố ngày 5/7/1994 Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân phần công tác Chủ tịch UBND Quận phân công trước UBND thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động UBND Quận trước thành ủy HĐND-UBND Thành phố Quận ủy -HĐND Quận - UBND Quận thảo luận định theo đa số vấn đề sau: +Kế hoạch triển khai thực Nghị Quận ủy-HĐND Quận, chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng dài hạn quý, năm, dự toán ngân sách, toán ngân sách hàng năm vấn đề cần thuyết trình trước Thường vụ quận ủy kì họp HĐND Quận +Chương trình công tác UBND Quận hàng năm, quý, tháng (bao Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gồm chủ trương, biện pháp tổ chức thực hiện, phân công đạo, điều hành nội dung công tác có liên quan đến ngành, lĩnh vực đời sống kinh tế-xã hội) +Các biện pháp quản lý quy hoạch phát triển đô thị theo định Chính phủ UBND Thành phố +Các chủ trương, kế hoạch hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết lĩnh vực, phạm vi thuộc thẩm quyền xem xét dự án đầu tư liên doanh với tư cách chủ quản cấp +Tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp Thành ủy, UBND Thành phố quy chế hành Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cá nhân tập thể UBND Quận trực tiếp quản lý +Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán chủ chốt UBDN Quận trực tiếp quản lý, vụ việc có ảnh hưởng lớn, phức tạp theo Quy định Luật khiếu nại, tố cáo (sau có kết luận Thanh tra Quận) +Kiếm điểm trách nhiệm đạo điều hành mặt công tác tập thể cá nhân thành viên UBND Quận hàng năm Thảo luận định vấn đề khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền tập thể UBND vấn đề Chủ tịch UBND Quận thấy cần thiết phải đưa lấy ý kiến tập thể - Các quy định tập thể, UBND Quận phải nửa tổng số thành viên UBND Quận biểu tán thành Đối với vấn đề cần định gấp mà ko có điều kiện họp theo đạo Chủ tịch UBND Quận, Văn phòng Ủy ban quan chủ trì đề án cần chuẩn bị đầy đủ văn bản, tài liệu, hồ sơ, đề án gửi tới thành viên UBND Quận để lấy ý kiến Nếu ý kiến nửa thành viên UBND tán thành Văn phòng UBND trình Chủ tịch định báo cáo UBND Quận phiên họp gần +Khi biểu phiên họp lấy ý kiến riêng lẻ thành viên UBND Quận mà số ý kiến tán thành không tán thành ngang Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định theo bên có ý kiến Chủ tịch UBND Quận - Các thành viên UBND Quận, Chủ tịch UBND phường, thủ trưởng phòng, ban, ngành đơn vị trực thuộc UBND Quận phải nghiêm chỉnh thực định UBND Quận Trong trường hợp không trí với định đó, phải chấp hành trình bày ý kiến với tập thể UBND Quận, Chủ tịch Phó chủ tịch UBND Quận - UBND Quận tổ chức giao ban với Chủ tịch UBND phường, thủ trưởng phòng, ban, ngành trực thuộc định kì ba tháng lần để đạo mặt công tác trọng tâm Quận, tháo gỡ vấn đề khó khăn, vướng mắc xử lý mối quan hệ vè nội Trong trường hợp cần thiết, tổ chức giao ban đột xuất - UBND Quận có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với UBMTTQ, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội cấp Quận việc xây dựng kế hoạch tổ chức thực chủ trương Đảng, sách Pháp luật Nhà nước địa bàn quận +Định kì ba tháng lần, UBND Quận họp với thường trực UBMTTQ Quận, đoàn thể nhân dân cấp Quận để kiểm điểm, rút kinh nghiệm phối hợp điều hành công tác, trao đổi với công tác UBND Quận tạo điều kiện để tổ chức hoạt động có hiệu - UBND Quận có trách nhiệm giữ mối quan hệ chặt chẽ với Sở, Ban , ngành, đoàn thể nhân dân thuộc Thành phố để tranh thủ giúp đỡ chuyên môn lĩnh vực, tạo đồng việc thực nhiệm vụ công tác nhằm thực tốt kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, an ninhquốc phòng địa phương Mở rộng mối quan hệ hợp tác với Quận, Huyện, đơn vị thành phố III Nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi giải công việc cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND Quận Tây Hồ Chức nhiệm vụ - Văn phòng HĐND-UBND Quận máy làm việc ổn định HĐND-UBND Quận có chức tham mưu tổng hợp hành Nguyễn Thị Quyên 10 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ thu hàng tháng đẻ chỉnh lý Làm để tài liệu không bị ứ đọng nhiều, ngược lại, có hạn chế như: nhiều hồ sơ thiếu, không kiểm tài liệu để bổ sung dẫn đến tình trạng hồ sơ bỏ lỡ mà nguồn tài liệu bổ sung Ủy ban chủ yếu phòng, ban đơn vị có liên quan 3.2.Công tác thống kê tài liệu -Việc thống kê tài liệu phòng lưu trữ UBND quận thường xuyên diễn ra, bao gồm thống kê tài liệu phương tiện bảo quản theo định kỳ quý, năm -Mục lục hồ sơ vừa công cụ dùng để thống kê, vừa công cụ dùng để tra tìm tài liệu Ở có loại mục lục thống kê hồ sơ vĩnh viễn, lâu dài tạm thời Đơn vị thống kê vào mục lục hồ sơ phòng theo hộp, hộp thống kê theo đơn vị bảo quản -Những công cụ để thống kê tài liệu phòng lưu trữ UBND quận với mục đích để hệ thống hồ sơ, thông tin khác thành phần nội dung hồ sơ khối tài liệu định Từ mục lục hồ sơ để biết rõ nguồn gốc hồ sơ tra cứu tài liệu cung cấp số liệu xác cụ thể số lượng thành phần, nội dung tình tình bảo quản, khía cạnh khác tài liệu Phông lưu trữ thẻ công cụ để tra tìm tài liệu dễ dàng -Nhìn chung với quy mô cách tổ chức thống kê tài liệu phòng lưu trữ UBND quận đánh giá hợp lý có khoa học Với ông cụ mà phòng lưu trữ dùng để thống kế tài liệu kể phục vụ tốt cho việc sử dụng tài liệu hoạt động quản lý hành Nhà nước nói chung, đồng thời tạo điều kiện cho nhân đến nghiên cứu tài liệu UBND quận nói riêng 4.Giao nộp tài liệu vào trung tâm kho lưu trữ cố định -Với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND quận, nên trình hoạt động quản lý Nhà nước sản sinh khối tài liệu tương đối lớn, khối tài liệu giao nộp cho trung tâm lưu trữ Thành phố trực thuộc Văn phòng UBND Thành phố để bảo quản kho cố định khối tài liệu Nguyễn Thị Quyên 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội không thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia -Hiện tài liệu phòng ban trực thuộc quan phải nộp lưu vào phòng lưu trữ UBND quận Nhưng chưa thu khối tài liệu này, tài liệu phòng ban trước giao nộp vào lưu trữ phải lập hồ sơ theo đặc trưng vấn đề Về thời gian chưa có mục lục hồ sơ, đánh số tờ chứng từ kết thúc Cách lập chưa hoàn chỉnh nên giao nộp cho lưu trữ, nhân viên lưu trữ cần phải chỉnh lý lại toàn để hồ sơ hoàn thiện, số hồ sơ lập theo cách tài liệu dễ lẫn lộn với văn có giá trị không giá trị Cách giao nộp tài liệu phòng lưu trữ UBND quận nêu đầy đủ, nghiệp vụ 5.Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu -Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mặt hoạt động thông tin khoa học chức quan trọng tất yếu phòng lưu trữ tài liệu Lưu trữ sử dụng vào nhiều mục đích khác đời sống xã hội, lĩnh vực kinh tế, tài liệu lưu trữ giúp vào việc lập dự án kinh tế nhanh chóng mặt khác có liên quan với văn hóa xã hội,nghiên cứu khoa học, hoạt động quản lý lãnh đạo Việc tổ chức sử dụng tài liệu có ý nghĩa quan trọng, nâng cao vai trò tài liệu lưu trữ đời sống xã hội phục vụ hoạt động ngày quan sản xuất đời sống nhân dân => Các thông tin hàng ngày cung cấp xác, đầy đủ nhanh chóng giúp lãnh đạo dễ dàng quản lý mặt suất lao động nâng cao rõ rệt Vì vậy, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng lưu trữ việc làm tất yếu cần phải quan tâm 5.1.Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu -Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu nói chung đa dạng, phòng lưu trữ UBND quận Tây Hồ lại áp dụng với hình thức sau: +Tổ chức sử dụng phòng đọc: Phòng đọc kho lưu trữ UNBD bố trí sát với phòng lưu trữ, bố trí thoáng mát, sẽ, đầy đủ rèm che, ánh sáng phục vụ tốt cho người đến sử dụng nghiên cứu tài liệu bàn ghế, trang Nguyễn Thị Quyên 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thiết bị +Với mục đích phòng đọc thư viện giúp cho người am hiểu vấn đề mà cần tìm nhanh chóng hơn, hiệu bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng Do phòng lưu trữ thành lập nên chưa có điều kiện tổ chức triển lãm có nhiều hạn chế Phòng đọc lưu trữ thư viện nhìn chung người đến khai thác tài liệu, điều dẫn đến việc khai thác thác thông tin khứ ít, chưa đạt theo quy định Cục lưu trữ ban hành -Qua mục lục hồ sơ giúp cho người muốn tra tìm tài liệu hiểu thêm công cụ để tra cứu tài liệu thông tin rút gọn, khái quát thông tin tài liệu sau xử lý, phân tích tổng hợp nắm rõ xác phần tài liệu có kho -Với cách tổ chức sử dụng tài liệu phòng lưu trữ UBND quận đem lại lợi ích nhiều mặt cho xã hội, đóng góp phần không nhỏ cho quan đơn vị nghiệp xây dựng bảo Tổ quốc bên cạnh cần có biện pháp tốt nữa, thiết thực để rút kinh nghiệm phục vụ xem xét đề phương hướng cho hoạt động đơn vị 6.Tình hình bảo quản tài liệu -Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc, có ý nghĩa to lớn tong việc bảo vệ xây dựng Tổ quốc Vì bảo quản tài liệu lưu trữ coi công việc hàng đầu hoạt động quan Có nhiều thông tin quan trọng chứa đựng tài liệu nên cần phải có biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn tài liệu, phục vụ tốt cho việc sử dụng, khai thác tương lai -Việc bảo quản tài liệu Văn phòng UBND quận ban lãnh đạo ủy ban quan tâm việc thành lập phòng lưu trữ, giá tủ tài liệu đầy đủ tầng thoáng mát -Số tài liệu sau nhập văn thư chỉnh lý cho vào hộp xếp lên giá gọn gàng, thẳng Trong phòng lưu trữ có trang bị bình chữa cháy, vấn đề quan trọng mà quan càn ý => Việc bảo quản tài liệu phòng lưu trữ UBND quận quan tâm Nguyễn Thị Quyên 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thường xuyên, kiểm tra tình trạng vật lý làm vệ sinh theo định kì Hơn nữa, đối tượng đến khai thác tài liệu chủ yếu cán quan nên ý thức bảo quản tài liệu cán lưu trữ phương pháp nên tài liệu bảo quản tốt 7.Tình hình áp dụng tin học vào công tác lưu trữ -Thành phố UBND quận trang bị đầy đủ máy vi tính cho phận Văn phòng phòng lưu trữ nói riêng Qua thể cố gắng với tâm cao lãnh đạo Văn phòng việc xây dựng máy quản lý hành Nhà nước với nguyên tắc làm việc có khoa học -Phòng lưu trữ UBND quận trang bị máy vi tính Cán lưu trữ có nhiệm vụ đưa sở liệu quản lý khối lượng tài liệu bảo quản phòng lưu trữ vào máy để nắm bắt tra tìm tài liệu phông theo yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật => Việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư lưu trữ UBND quận Tây Hồ có vấn đề cần có chấn chỉnh, song thấy thời gian qua, phòng lưu trữ có cố gắng nhiều để bước đưa công tác tin học vào lưu trữ ngày hoàn thiện 8.Công tác quản lý Nhà nước công tác Lưu trữ 8.1.Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ -Công tác lưu trữ công việc quan trọng hoạt động quan, gắn liền với hoạt động máy quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý quan, phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội thông qua việc khai thác thông tin khứ có tài liệu Nhận thức tầm quan trọng công tác Lưu trữ, UBND quận ban hành nhiều văn để đạo, hướng dẫn công tác tổ chức tập huấn văn pháp luật như: Luật Lưu trữ năm 2011, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn cho cán bộ, công chức chủ chốt phòng ban, UBND phường cán công chức viên chức làm công tác lưu trữ toàn quận; UBND quận cử lãnh đạo phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND&UBND quận, công chức làm công tác lưu trữ tham Nguyễn Thị Quyên 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gia đầy đủ lớp tập huấn công tác lưu trữ UBND Thành phố Hà Nội, Chi cục văn thư lưu trữ-Sở Nội vụ tổ chức 8.2.Công tác xây dựng ban hành văn quản lý công tác Lưu trữ -Ngay từ đầu năm 2014, UBND quận ban hành Kế hoạch số 54/KHUBND ngày 05/3/2013 công tác lưu trữ, theo phân công trách nhiệm cụ thể cho phòng, ban chuyên môn UBND phường, đơn vị nghiệp thuộc quận thực công tác lưu trữ theo quy định pháp luật, đồng thời tổ chức triển khai kế hoạch gắn với Hội nghị triển khai kế hoạch cải cách hành chính, thành phần gồm cán chủ chốt công chức, viên chức làm công tác lưu trữ quận, phường Văn phòng HĐND&UBND quận tham mưu ban hành Quy chế khai thác sử dụng kho lưu trữ UBND quận Ngày 04/10/2013, UBND quận Tây Hồ ban hành Quyết định số 2958/QĐ-UBND việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Luật lưu trữ 8.3.Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ -Thực Kế hoạch số 440/KH-SNV ngày 07/3/2013 Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội, gắn với năm kỷ cương hành 2013, UBND quận xây dựng Kế hoạch số 208/KH-UBND ngày 25/11/2013 việc kiểm tra công tác cải cách hành lưu trữ năm 2013 đối tượng phòng ban chuyên môn, UBND phường thuộc quận Thực đạo UBND quận, tổ công tác tiến hành kiểm tra có kết đánh giá cụ thể 8.4.Công tác thu thập chỉnh lý tài liệu -Công tác thu thập chỉnh lý tài liệu UBND quận quan tâm hàng năm, thường xuyên đôn đốc quan, ban ngành thuộc diện nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ quận Hàng năm UBND quận có văn hướng dẫn đơn vị thực công tác chỉnh lý tài liệu theo quy định Năm 2013, UBND quận ban hành Quyết định số 2958/QĐ-HĐND ngày 04/1/2013 việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu tiêu hủy tài liệu hết giá trị, tổ chức tiêu hủy 18 mét giá tài liệu theo quy định Luật Lưu trữ quy định hành Nguyễn Thị Quyên 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Trong kho UBND quận lưu trữ 51,415 hồ sơ chỉnh lý toàn bộ, quy 845 mét giá tài liệu, bao gồm tài liệu phòng, ban, đơn vị nghiệp thuộc quận như: Quản lý đô thị, Tài nguyên&Môi trường, Thanh tra, Tài chính-Kế hoạch, Lao động-Thương binh&Xã hội, Kinh tế, Văn hóaThông tin, Giáo dục&Đào tạo, Văn phòng HĐND&UBND quận, Trung tâm Dân số kế hoạch hóa gia đình… -Công tác lưu trữ đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin tài liệu có nhu cầu đảm bảo thông tin an toàn bí mật theo quy định Nhà nước 8.5.Thực chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất -Thông tin hai chiều công tác quan trọng việc quản lý, đạo quan hành chính, nhiên công tác báo cáo thống kế lĩnh vực lưu trữ đơn vị thuộc quận chưa thực tiến độ thời gian nội dung yêu cầu, quan tham mưu giúp UBND quận quản lý Nhà nước lĩnh vực khó khăn, UBND quận Tây Hồ đạo phòng Nội vụ tham mưu biện pháp đôn đốc, nhắc nhở dánh giá thi đua vào kết thực nhiệm vụ đơn vị kỷ cương hành năm 2013 9.Công tác quản lý hồ sơ-tài liệu -Tài liệu lưu trữ thống bảo quản phận lưu trữ thuộc UBND quận, phòng, ban, ngành, đoàn thể tài liệu có giá trị trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, xã hội… hình thành trình hoạt động quan, đoàn thể cá nhân địa bàn quận Tây Hồ -Tài liệu nộp vào kho lưu trữ bao gồm: Bản có giá trị văn kiện quản lý nhà nước, tài liệu ghi âm, ghi hình, băng đĩa từ… hình thành trình hoạt động đơn vị phòng, ban, ngành, đoàn thể, UBND phường thuộc quận -Các tài liệu mang độ mật phải bảo quản theo chế độ bảo mật Nhà nước -Tổ chức, phận lưu trữ tài liệu UBND quận UBND phường phải thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công tác lưu trữ theo quy định Nhà Nước Nguyễn Thị Quyên 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9.1.Thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ -Công chức, viên chức lưu giữ hồ sơ công việc thời gian nhiều năm kẻ từ ngày công việc kết thúc Trước nộp tài liệu vào lưu trữ, có trách nhiệm hoàn chỉnh hồ sơ làm thủ tục bàn giao cho phận lưu trữ UBND quận để quản lý Trường hợp cần giữ lại nghiên cứu phải đăng ký danh mục tài liệu với phận lưu trữ quan -Thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ quy định sau: +Hồ sơ tài liệu hành (tài liệu quản lý Nhà nước): sau năm kể từ việc giải xong +Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình: sau tháng kể từ việc kết thúc +Hồ sơ tài liệu đề tài nghiên cứu khoa học: sau tháng kể từ đề tài nghiệm thu thức +Tài liệu liên quan đến công trình xây dựng bản: sau ba tháng kể từ công trình toán -Thời hạn lưu trữ tài liệu thực theo quy định Cục Lưu trữ Nhà Nước 9.2.Quy trình giao nhận tài liệu đưa vào lưu trữ -Việc giao nhận tài liệu vào lưu trữ tiến hành vào đầu tháng năm sau Cán làm công tác văn thư lưu trữ cán nhân viên làm công tác chuyên môn khác công việc liên quan đến công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu giữ đem nộp cho phận lưu trữ quan -Tài liệu nộp vào lưu trữ phải chỉnh lý, lập thành hồ sơ đầy đủ phải đmr bảo thời gian Hồ sơ tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng lâu dài UBND quận Không mang tài liệu khỏi phòng lưu trữ, nghiên cứu chỗ; Trong trường hợp cần chụp, công chứng phải có ý kiến người thẩm quyền Tài liệu lưu trữ tài sản Nhà nước Nghiêm cấm việc chiếm dụng mua bán, trao đổi tiêu hủy trái phép tài liệu Nguyễn Thị Quyên 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chỉ phép tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị theo định Hội đồng xác định giá trị tài liệu có thẩm quyền 10.Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác Lưu trữ -Để đảm bảo an toàn hồ sơ tài liệu lưu trữ; Kho lưu trữ phải bố trí nơi cao ráo, thoáng mát, có phương tiện bảo quản cặp, hộp, giá đựng tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, bình chống cháy…(trong điều kiện phù hợp) -Mỗi phận lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu giữ công cụ tra tìm như: +Sổ sách hồ sơ tài liệu lưu trữ +Sổ đăng ký phông lưu trữ +Mục lục lưu trữ phông +Sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu *Đánh giá chung công tác lưu trữ -Ưu điểm: +Công tác lưu trữ quận Tây Hồ thực quy trình ISO quy định pháp luật, không tình trạng văn ban hành sai thể thức kỹ thuật trình bày +Kinh phí dành cho việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng UBND quận quan tâm đầu tư thích đáng, tài liệu tồn đọng chỉnh lý hàng năm +Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đảm bảo chất lượng nội dung, phù hợp với đối tượng, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ lưu trữ +Hồ sơ, tài liệu thu hàu hết chỉnh lý kịp thời để đưa vào khai thác, sủ dụng +Tăng cường đổi cách thức quản lý tài liệu thông qua việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, sử dụng, khai thác bảo quản tài liệu +Công tác lưu trữ UBND quận quan tâm triển khai thực hiện, đồng thời với việc áp dụng ISO 9001:2008 nên công tác lưu trữ thực có bản, quy định, không tình trạng văn ban hành sai thể Nguyễn Thị Quyên 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thức kỹ thuật trình bày *Nhược điểm: -Công tác thu nộp tài liệu kho lưu trữ quận phòng, ban thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ chưa thực đầy đủ, thường xuyên, số tài liệu bị thất lạc, -Công tác tham mưu quan chuyên môn chưa kịp thời -Một số thủ trưởng đơn vị chưa thực quan tâm đến công tác lưu trữ -Công tác kiểm tra lưu trữ chưa thường xuyên -Chế độ phụ cấp độc hại cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ chưa áp dụng đồng tất đơn vị việc phân công, bố trí cán làm công tác lưu trữ trước chưa ổn định, hầu hết cán kiêm nhiệm, cán làm công tác lưu trữ chưa có chuyên ngành đào tạo phù hợp, không chuyên môn nên chất lượng hiệu công việc chưa cao -Công tác tập huấn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ tổ chức chưa thực chất lượng -Chưa khai thác hiệu ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ Nguyễn Thị Quyên 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định Luật tổ chức HĐND UBND UBND quận Tây Hồ quan đầu não Quận lãnh đạo, điều hành tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng… Để thich hợp với tình hình địa phương nói trên, UBND quận hoạt động phạm vi diện tích rộng tiếp xúc làm việc với nhiều thành phần Đó cố gắng với tâm cao tập thể UBND quận việc xây dựng máy quản lý hành Nhà nước với nguyên tắc làm việc quán, khoa học, tập trung sức mạnh tập thể, phát huy vai trò trình thực thi nhiệm vụ theo quy định Pháp luật Với nhiệm vụ công tác Văn phòng nêu thiếu công tác lưu trữ quan, Văn phòng HĐND-UBND quận đạt thành tựu sau: Thành tựu: -Phòng lưu trữ trực thuộc Văn phòng HĐND&UBND quận đạt công tác bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Đó nỗ lực phấn đấu không ngừng cán nhân viên lưu trữ hoàn thành mà Đảng Nhà nước giao -Đóng góp phần không nhỏ vào việc bảo quản tốt di sản văn hóa Thành phố nói chung UBND quận nói riêng Điều thể qua cách tổ chức bố trí xếp Phòng lưu trữ có khoa học, hợp lý Cộng thêm nhanh nhẹn, sáng tạo cán lưu trữ nên phục vụ tốt cho cá nhân quan đến khai thác lưu trữ *Hạn chế: -Chưa có phương án phân loại tài liệu để trình lãnh đạo thu nhận tài liệu phòng, ban chỉnh lý lưu trữ Phòng lưu trữ làm việc lãnh đạo củ Văn phòng HĐND&UBND quận nen có số việc mang tính bị động, từ dẫn đến thiếu hụt số trang thiết bị, ngân sách chưa có để xây dựng Nguyễn Thị Quyên 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phpngf kho lưu trữ cố định -Trong kho thiếu số trang thiết bị, phương tiện bảo quản chưa đảm bảo mức Trên số hạn chế mà phòng kho cần lưu ý khắc phục điều chỉnh để công tác lưu trữ hoàn thiện hơn, phục vụ tót cần đầu tư sở vật chất, trang thiết bị cộng với cán lưu trữ cần phải tham gia nghiên cứu đề tài lưu trữ phải toàn tâm toàn ý với công việc giao Nguyên nhân Hoạt động quản lý hành nhà nước UBND quận nói chung Văn phòng HĐND&UBND nói riêng có công tác lưu trữ điều thiếu quan UBND quận Tây Hồ mang tính tập trung dân chủ, thông tin, công văn đến, đóng dấu, lập hồ sơ hành Văn thư quản lý điều hành nên có số thiếu sót nhận thức cán văn thư chưa quán triệt đồng Nhiệm vụ mà Văn phòng giao cho cán gọi chung Quản trị văn phòng Là nơi tổng hợp xử lý thông tin nhiều có nhiều thiếu xót Công tác lưu trữ môn khoa học cần phải tìm hiểu nghiên cứu sâu công tác nhiều mà phòng lưu trữ nhiều hạn chế thiết bị chưa đủ, cán lưu trữ nhiều bất cập nên bị ảnh hưởng lớn công tác Hướng giải Cùng với cố gắng nỗ lực toàn đội ngũ cán viên chức Văn phòng HĐND&UBND quận đạt thành công mặt quản lý hành nhà nước Nhưng cần phát huy sáng tạo nhiều công đổi cải cách hành quốc gia - Trong trình thực tập quan em tiếp xúc tìm hiểu công tác Hành văn phòng HĐND-UBND quận Em xin đóng góp số ý kiến hi vọng ý kiến em góp phần vào công tác Hành văn phòng quan Nguyễn Thị Quyên 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND quận cần quan tâm đến đời sống cán bộ, công việc phải đạo nhiệt tình với tình thần cầu tiến chính, cần động viên tạo không khí thoái mái để toàn nhân viên có nghị lực phấn đấu - Xây dựng cho cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo thời gian hội cho nhân viên, công việc phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị văn phòng - Bố trí phòng làm việc cách khoa học hơn, lãnh đạo văn phòng phải gần phong ban để tiện theo dõi, kiểm tra giao dịch - Phong cách làm việc cần chuyên nghiệp nữa, từ cách ứng xử nhân viên phòng với nhau, cán quan khách từ quan, từ đơn vị trực thuộc quận, quan hệ giao tiếp ứng xử có văn hoá tạo nên môi trường làm việc lành mạnh hỗ trợ công việc - Cần phải thường xuyên cử cán đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức công tác để học hỏi mô hình, kinh nghiệm từ bên áp dụng cho quan thấy phù hợp Việc cử cán tập huấn vừa nâng cao trình độ cho thân, vừa mang kiến thức giúp đỡ cán khác quan Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm công đào tạo lại mang hiệu cao - Thiết chặt thời gian làm việc quan, tránh tình trạng muộn sớm với nhiều lý khác - Cần có phần mềm đại để phù hợp với khối lượng công việc tương đối lớn tình xác cao, tránh tình trạng phần mềm thường xuyên có vấn đề - Tăng cường công tác giao nộp tài liệu, không xảy tình trạng vượt quy trình - Làm công tác tư tưởng từ xuống dưới, làm việc không mang tính cá nhân mà phải lợi ích chung quan Nguyễn Thị Quyên 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - UBND quận có công việc tương đối lớn cần giải nhanh kịp thời, cần có quy trình làm việc hợp lý, để có hỗ trợ, bổ sung cho kịp thời - Tăng cường kiểm tra, rà soát tình hình hoạt động Văn phòng, tránh tình trạng tồn đọng văn thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ qua - Lưu trữ Bộ có vai trò quan trọng hoạt động văn phòng, lưu giữ toàn tài liệu Bộ, cần đầu tư cách thoả đáng, nâng cao hiệu hoạt động của quan văn phòng - Tạo điều kiện nhiều cho sinh viên tự tay làm sản phẩm thân: Ví dụ cán văn phòng đưa công việc soản thảo báo cáo công tác tuần, tháng… để sinh viên hiểu hết công việc cần làm -Tạo thuận lợi tiêp xúc với công việc thực tế nhiều nữa: tham gia tổ chức Hội nghị, họp chuyến công tác thường kỳ quan -Thời gian thực tập gần tháng điều cần thiết để sinh viên dần làm quen nắm vững nghiệp vụ Trong trình thực tập sinh viên không thực tập phòng, ban mà từ nhiều phòng, ban khác nhau, thời gian ngắn không nắm vững khâu nghiệp vụ -Nên thay đổi chương trình đào tạo, đưa nhiều thực hành vào trình học, thay đổi số lượng môn học, ưu tiên môn quan trọng phục vụ cho trình làm việc sinh viên sau giảm tải môn phụ đại cương (Ví dụ Văn phòng HĐND-UBND quận mà em thự0c tập kiến thức mà em áp dụng soạn thảo Văn Bản, Văn thư, Lưu trữ, kiến thức mà em đào tạo nhiều lý thuyết, mà thực tập cần phải thời gian dài để làm quen -Nên có phối hợp theo dõi Nhà trường quan trình thực tập Cần có quan hệ mật thiết hai bên không trình thực tập mà nhu cầu công việc sau này, uy tín nhà trường chất lượng thực tập sinh viên tốt quan nhận sinh viên Nguyễn Thị Quyên 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập vào làm việc, vừa tạo công việc cho sinh viên lại nâng cao uy tín nhà trường, qua nhu cầu sinh viên vào trường học nhiều Vì tư tưởng sinh viên mong muốn học trường mà dễ xin việc -Trong trình học nên cho sinh viên tiếp xúc với phần mềm thông dụng sử dụng quan nhà nước -Việc sử dụng trang thiết bị văn phòng quan trọng, nhà trường nên đầu tư trang thiết bị đại mà quan nhà nước hay dùng như: máy scan, máy photo, máy Fax, máy hút bụi, máy điều hoà, máy huỷ tài liệu -Nhà trường nên đầu tư khoá hay môn tiếng anh, làm việc ngoại ngữ sở điều kiện để quan nhận vào làm việc, ngoại ngữ có vai trò quan trọng trình giao tiếp hội thảo chuyến công tác nước Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 14 tháng năm 2016 SINH VIÊN (Kí ghi rõ họ tên) NGUYỄN THỊ QUYÊN Nguyễn Thị Quyên 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 1a.Sơ đồ tổ chức hành UBND quận Tây Hồ 1b.Sơ đồ tổ chức làm việc quan UBND Văn phòng HĐNDUBND quận Tây Hồ 2.Bản lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông UBND quận Tây Hồ 3.Phương án phân chia hệ thống hóa tài liệu lưu trữ phông UBND quận Tây Hồ 4.Mẫu thẻ tra tìm tài liệu phòng lưu trữ quận Tây Hồ Nguyễn Thị Quyên Lớp: Quản trị Văn phòng K1A