Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 3 B. PHẦN NỘI DUNG 4 Phần 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu 4 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Bình Liêu 5 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 5 1.2.1.1. Tổ chức của văn phòng 5 1.2.1.2. Hoạt động của văn phòng 6 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1.2.2.1. Vị trí và chức năng của văn phòng 6 1.2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức 8 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 8 Phần II. CHUYÊN ĐỀ : TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA 24 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 24 Chương 1 : KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 25 1.1. Khái niệm Công tác văn thư 25 1.2. Vị trí Công tác văn thư 25 1.3. Nội dung công tác văn thư 25 1.4. Yêu cầu của công tác văn thư 25 1.5. Ý nghĩa Công tác văn thư 27 Chương 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 28 2.1. Công tác soạn thảo văn bản 28 2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi 28 2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến 30 2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 32 2.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 32 CHƯƠNG III: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠIUBND HUYỆN BÌNH LIÊU 33 3.1. Tìm hiểu công tác văn thư của UBND huyện Bình Liêu 33 3.1.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND huyện Bình Liêu về công tác văn thư: 33 3.1.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Bình Liêu 34 3.2. Thực trạng công tác Văn thư tại UBND huyện Bình Liêu 35 3.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 35 3.2.1.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 35 3.2.1.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức; 35 3.2.1.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 38 3.2.2. Quản lý văn bản đi 40 3.2.3. Quản lý văn bản đến 43 3.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 46 3.2.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 47 CHƯƠNG IV: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VỀCÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU 52 4.1. Nhận xét, đánh giá chung về công tác văn thư của UBND huyện Bình Liêu 52 4.1.1. Về ưu điểm: 52 4.1.2. Về nhược điểm: 53 4.1.3. Nguyên nhân 53 4.2. Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 53 4.2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức: 53 4.2.2. Về quy trình nghiệp vụ : 54 4.2.3. Về trang thiết bị : 55 PHẦN C. KẾT LUẬN 56 PHẦN D. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt UBND HĐND UBMTTQVN TN&MT Nội dung Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Tài nguyên môi trường LĐTBXH Lao động Thương binh Xã hội NN&PTNT Nông nghiệp Phát triển nông VHTT thơn Văn hóa thơng tin Hồng Thị Xn Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Sau thời gian thực tập Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu, em có hội để khảo sát thực tế, vận dụng kiến thức học vào cơng việc văn phịng từ giúp em có hội để củng cố kiến thức, nâng cao lực, rèn luyện kỹ nghề nghiệp kỹ giao tiếp để chuẩn bị hành trang bước vào cơng việc sau Qua đó, em xin gửi lời cảm ơn tri ân sâu sắc đến quý thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt quý thầy Khoa Quản trị văn phịng với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho em suốt thời gian qua để em có hội vận dụng kiến thức lý luận vào thực tế quan Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu Và hết em xin gửi lời cảm ơn đến cô ThS Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn trực tiếp tập, cô tận tâm hướng dẫn định hướng cho chúng em tập vừa qua Tiếp em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý quan Văn phịng HĐND UBND huyện Bình Liêu tiếp nhận em vào thực tập, em xin cảm ơn cô chú, bác anh chị văn phòng ln nhiệt tình giúp đỡ, tạo mơi trường làm việc thân thiện, động thời gian em thực tập văn phòng, đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Lài Thị Sạch – Chun viên văn phịng tận tình hướng dẫn truyền đạt cho em kinh nghiệm thực tế quý báu suốt trình thực tập viết báo cáo Trong suốt trình thực tập, tìm hiểu thực tế hoạt động văn phịng quan nên kiến thức, trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, trình thực tập trình làm báo cáo khó tránh khỏi thiếu xót, mong Thầy, Cơ bỏ qua đóng góp ý kiến quý báu để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện hơn, học hỏi thêm nhều kinh nghiệm vận dụng tốt vào công việc tương lai Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2016 SINH VIÊN Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoàng Thị Xuân A LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phịng có vai trị vơ to lớn quan tổ chức Với vai trị to lớn đó, tổ chức quan quan tâm xây dựng, củng cố văn phòng đơn vị ngày đại hóa Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng hoạt động nghề nghiệp, thực tế xã hội tồn tất yếu tổ chức ngành văn phịng Bình Liêu huyện miền núi vùng Đơng Bắc tỉnh Quảng Ninh Trong q trình cơng nghiệp hóa huyện Bình Liêu cịn gặp nhiều khó khăn nhiều lĩnh vực, chủ yếu vấn đề phát triển kinh tế vùng Trong thời gian thực tập em thấy hoạt động văn phòng huyện bên cạnh thành tích cực đạt số hạn chế cần khắc phục công tác văn thư quan Vì vậy, cán bộ, lãnh đạo quan cần quan tâm tới hoạt động Văn phòng đặc biệt công tác văn thư nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, vấn đề cần phải đưa giải pháp đắn đạt hiệu Vậy vấn đề đặt làm để đưa cơng tác văn phịng thực có hiệu quả, tuân thủ theo quy định hành nhà nước khắc phục hạn chế, thiếu xót cơng tác văn phịng quan Thực tế chứng minh nơi có hành văn phịng hoạt động hiệu q trình xử lý, giải văn thực thủ tục hành diễn nhanh chóng, trơi chảy bắt kịp với tiến độ cơng việc khơng bị trì trệ, thiếu xót, hoạt động văn phịng ln thơng suốt Vì vậy, tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phịng UBND huyện Bình Liêu đề tài mang ý nghĩa thực tiễn, có vai trị lớn quan, tổ chức nói chung UBND huyện Bình Liêu nói riêng Mục tiêu đề tài Khảo sát toàn cơng tác văn phịng UBND huyện Bình Liêu như: công tác tổ chức, hoạt động, điều hành văn phịng, đặc biệt Cơng tác văn thư Hồng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lưu trữ quan Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: tìm hiểu tổ chức hoạt động văn phịng, văn hóa cơng sở, văn thư lưu trữ UBND huyện Bình Liêu - Phạm vi: cơng tác tổ chức, điều hành văn phịng, cơng tác văn thư lưu trữ, soạn thảo ban hành văn Nguồn tài liệu tham khảo Tài liệu tham khảo nguồn tài liệu hữu ích khơng thể thiếu trình nghiên cứu, sở tài liệu có sẵn báo cáo kế thừa phát huy kiến thức có sẵn để tạo sản phẩm tri thức - Các báo cáo thực tập khóa trước; - Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu tổ chức hoạt động văn phòng, thời điểm chưa có nghiên cứu sâu vào nghiên cứu cơng tác văn phịng UBND huyện Bình Liêu - Các văn bản: + Luật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân + Lưu Kiếm Thanh, Giáo trình Nghi thức nhà nước, Nxb Thống kê, 2001 + Nguyễn Hữu Tri, Giáo trình Quản trị văn phịng + Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, (2009) Trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nxb Giao thông vận tải, Hà Nội - Các trang Web: google.com.vn, TaiLieu.vn Lịch sử vấn đề nghiên cứu Trên sở nghiên cứu khóa trước văn có liên quan gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, tảng để em kế thừa phát huy kiến thức văn phịng để hồn thiện báo cáo Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp vấn Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phương pháp quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh - Phương pháp đối chiếu - Phương pháp phân tích - Phương pháp tổng hợp Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, Báo cáo Thực tập em bao gồm phần: Phần I Khảo sát cơng tác văn phịng UBND huyện Bình Liêu Phần II Tìm hiểu tổ chức văn thư UBND huyện Bình Liêu Phần III Kết luận đề xuất kiến nghị Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Phần KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BÌNH LIÊU 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Bình Liêu 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Căn vào Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 UBND huyện Bình Liêu thực chức năng, nhiệm vụ lĩnh vực chủ yếu sau: - Trong lĩnh vực kinh tế - Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai - Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải - Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao - Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên mơi trường - Trong lĩnh vực quốc phịng, an ninh trật tự, an toàn xã hội - Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo - Trong việc thi hành pháp luật - Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Bộ máy Uỷ ban nhân dân huyện Bình Liêu tổ chức theo Quyết định 668/QĐ-UBND ngày 06/3/2008 quy định tổ chức quan chun mơn thuộc UBND huyện Bình Liêu ( trình bày theo sơ đồ máy) Ngồi 12 phịng chun mơn trực thuộc, UBND xã, thị trấn, UBND Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cịn có đơn vị hành nghiệp như: Ban Quản lý Dự án Cơng trình, Ban Quản lý chợ, Trung tâm Phát triển quỹ đất, Đài Truyền – Truyền hình Ban quản lý Cửa khẩu… Sơ đồ cấu tổ chức HĐND UBND huyện Bình Liêu ( Phụ lục 01) 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Uỷ ban nhân dân huyện Bình Liêu UBND huyện quan hành Nhà nước địa phương, bao gồm nhiều phịng ban chun mơn khác nhau, phận đảm nhận nhiệm vụ, chức riêng lĩnh vực cụ thể Trong đó, phận Văn phịng có chức tham mưu, tổng hợp tình hình chung phịng ban giúp cho UBND huyện thực quản lý Nhà nước có hiệu địa phương 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.1.1 Tổ chức văn phịng Văn phịng HĐND & UBND huyện Bình Liêu có 01Chánh Văn phịng, 02 Phó Chánh Văn phịng cơng chức, viên chức khác Chánh Văn phịng người đứng đầu quan Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phịng Phó Chánh Văn phòng người giúp Chánh Văn phòng đạo số mặt công tác chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phịng nhiệm vụ phân cơng Khi Chánh Văn phịng vắng mặt, Phó Chánh Văn phịng Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức, thực chế độ, sách Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phịng Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện định theo quy định pháp luật Công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm cơng tác Văn phịng người có phẩm chất trị đạo đức tốt, có trình độ chun mơn, nghiệp vụ, am hiểu ngành, lĩnh vực phân công phụ trách, theo dõi; áp dụng chế độ, sách đãi ngộ theo quy định pháp luật; bố trí tương xứng với nhiệm vụ giao Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Căn vào chức năng, nhiệm vụ nêu trên, đặc điểm tình hình cụ thể đơn vị, trình độ, lực cơng chức, Văn phịng HĐND & UBND huyện Bình Liêu tổ chức thành phận gồm: - Bộ phận Tiếp công dân; - Bộ phận Tổng hợp; - Bộ phận Kế toán - Tài vụ - Quản trị; - Bộ phận Hành - Văn thư - Lưu trữ; - Bộ phận Lái xe Tạp vụ Tùy theo quy mơ hoạt động, tính chất công việc nhân cụ thể quan, Văn phịng bố trí cán phân cơng đảm nhận chức danh công việc mặt cơng tác Văn phịng, phụ trách riêng lĩnh vực kiêm nhiệm lĩnh vực sở tinh gọn, hiệu tiết kiệm 1.2.1.2 Hoạt động văn phòng Chánh Văn phòng phụ trách, điều hành hoạt động Văn phòng phụ trách cơng tác trọng tâm Các Phó Chánh Văn phịng phụ trách lĩnh vực cơng tác Chánh Văn phịng phân công, trực tiếp giải công việc phát sinh Khi giải cơng việc thuộc lĩnh vực phụ trách có liên quan đến nội dung chun mơn Phó Chánh Văn phịng khác, Phó Chánh Văn phòng chủ động bàn bạc thống hướng giải quyết, trình Chánh Văn phịng định vấn đề chưa trí Phó Chánh Văn phịng vấn đề phát sinh mà chưa có chủ trương, kế hoạch biện pháp giải Trong trường hợp Chánh Văn phòng trực tiếp yêu cầu chuyên viên giải công việc thuộc phạm vi thẩm quyền Phó Chánh Văn phịng, u cầu thực chuyên viên phải báo cáo cho Phó Chánh Văn phịng trực tiếp phụ trách biết 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phịng 1.2.2.1 Vị trí chức văn phịng Văn phịng HĐND UBND huyện Bình Liêu có vị trí quan trọng máy UBND huyện Bình Liêu; quan chun mơn thuộc UBND huyện Bình Liêu, giúp việc cho Thường trực HĐND UBND huyện Bình Liêu Văn phòng HĐND UBND huyện: tham mưu tổng hợp giúp HĐND UBND huyện hoạt động HĐND UBND huyện; tham mưu cho Chủ Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tịch UBND huyện đạo, điều hành Chủ tịch UBND huyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND huyện quan quản lý nhà nước huyện; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND huyện; tham mưu giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước công tác ngoại vụ, biên giới Văn phịng HĐND UBND có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Thường trực HĐND UBND huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ Văn phịng Uỷ ban nhân dân, Văn phịng Hội đồng nhân dân, Văn phịng đồn đại biểu Quốc hội tỉnh 1.2.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Tổ chức phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, đại biểu HĐND huyện tham mưu số công việc Chủ tịch HĐND huyện giao - Tổ chức hoạt động UBND Chủ tịch UBND huyện việc đạo, điều hành hoạt động chung máy hành nhà nước; giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức việc điều hồ, phối hợp hoạt động quan chun mơn thuộc UBND huyện, HĐND UBND cấp xã để thực nhiệm vụ, chương trình cơng tác Chủ tịch UBND huyện; tham mưu giúp UBND huyện công tác ngoại vụ, biên giới; đồng thời tham mưu giúp UBND huyện thực việc tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thông - Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác tháng, quý, năm Thường trực HĐND, UBND huyện Theo dõi, đơn đốc, kiểm tra thực chương trình, kế hoạch công tác phối hợp quan chuyên môn thuộc UBND HĐND huyện, UBND cấp xã - Quản lý thống văn Thường trực HĐND, UBND huyện theo quy định việc tiếp nhận, soạn thảo, in, đóng dấu, chuyển giao kịp thời bảo mật - Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm, khơng lập hồ sơ cơng việc, dẫn tới tình trạng hồ sơ, tài liệu để lung tung, lộn xộn, gây mát, khó tra tìm, ảnh hưởng tới hiệu cơng việc cán tồn thể quan Sau lập hồ sơ xong, cán văn thư tiến hành biên mục hồ sơ: +Biên mục hồ sơ bên trong: Cán thực đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc + Biên mục bên ngoài: hồ sơ viết bìa ghi tiêu đề theo quy định Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG IV: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN BÌNH LIÊU 4.1 Nhận xét, đánh giá chung công tác văn thư UBND huyện Bình Liêu Trong trình thực tập Văn phịng HĐND UBND huyện Bình Liêu, em quan sát, tiếp xúc, bước đầu làm quen với công việc học hỏi nhiều điều, thấy vị trí tầm quan trọng cơng tác văn phịng cơng tác văn thư HĐND UBND huyện Bình Liêu Qua thời gian tìm hiểu thực tập, em xin đưa số nhận xét, đánh giá chung công tác văn thư Văn phịng HĐND UBND huyện Bình Liêu sau: 4.1.1 Về ưu điểm: Trong suốt thời gian hoạt động, phịng văn thư UBND huyện Bình Liêu ln cố gắng hồn thành tốt nhiệm vụ giao, thực chức năng, nhiệm vụ Nhìn chung cơng tác văn thư quan thực cách khoa học xác Cán văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, thường xuyên cử học lớp chức nhằm bồi dưỡng nâng cao ngiệp vụ tay nghề tương đối thục, linh hoạt, nhạy bén Cán văn thư chịu khó học hỏi kinh nghiệm, tham khảo báo cáo tài liệu liên quan cơng tác văn thư ngày đạt hiệu cao Văn thư tổ chức theo hình thức tập trung giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản phục vụ tra tìm tài liệu diễn cách dễ dàng, thuận lợi Các văn đi, đến quản lý hệ thống quyền điện tử đảm bảo độ xác cao tra tìm nhanh cần thiết Công tác văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo bảo hoạt động công văn giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải nhanh chóng, xác, đường lối, Hồng Thị Xn Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian cơng sức cho cán bộ, cơng chức q trình thực công việc Việc tổ chức quản lý giải văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu thực cách chặt chẽ tuân thủ quy trình, quy định Nhà nước văn quy phạm pháp luật 4.1.2 Về nhược điểm: Công tác văn thư xếp tài liệu nhiều chưa hợp lý, khoa học gây khó khăn việc tra cứu văn cần thiết Việc thiếu nhân lực khiến cơng tác văn thư cịn gặp nhiều khó khăn Văn ban hành đơi cịn bỏ xót số, việc cho số cịn bị sai, tình trạng cho nợ số văn diễn Việc chuyển giao văn nhiều bất cập, chưa khoa học; số khâu thực chưa xác, rườm rà Việc quản lý sử dụng dấu chưa chặt chẽ, cẩn thận Trang thiết bị văn phòng chưa đầu tư, cải thiện ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc 4.1.3 Nguyên nhân - Do thiếu nhân lực nên công tác văn thư đơi cịn gặp nhiều khó khăn việc in ấn, chuyển giao văn bản, tài liệu, vào sổ văn bản,… - Việc kiểm tra, kiểm sốt cơng tác văn thư chưa chặt chẽ, sát xao - Việc đầu tư máy móc, trang thiết bị cịn chậm nguồn kinh phí cịn gặp nhiều khó khăn chưa hỗ trợ - Do trình độ chun mơn hạn chế nên việc chuyển giao xử lý văn nhiều cịn sai xót, chậm so với yêu cầu công việc 4.2 Những đề xuất, giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Một số giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm hoạt đông Văn phịng HĐND UBND huyện Bình Liêu như: 4.2.1 Về đội ngũ cán bộ, cơng chức: Hồng Thị Xn Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tuyển chọn cán có lực, trình độ chun mơn phù hợp với cơng việc, đặc biệt tình hình thực tế thiếu cán văn thư có trình độ chun mơn cao - Đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức công tác văn thư quan - Mỗi cán bộ, công chức cần sáng tạo có tinh thần học hỏi chun mơn, nghiệp vụ; trau dồi đạo đức, lối sống, lĩnh trị,… - Tăng cường cơng tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học văn phịng cho cán bộ, cơng chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc đại hóa - Hàng năm UBND tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cán bộ, công chức như: cử cán học lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, lớp tập huấn ngắn hạn,… - Tăng cường mối liên hệ phận nội quan thống ý chí làm việc, tinh thần đồn kết lợi ích cá nhân lợi ích tập thể - Đặc biệt giai đoạn nay, nhu cầu ứng dụng khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin hoạt động quản lý Nhà nước ngày cao Văn phịng nên ý quan tâm đến việc bồi dưỡng chuyên môn kiến thức ngoại ngữ, tin học để tăng cường khả giao dịch, nghiên cứu tài liệu sử dụng thiết bị cơng nghệ nhằm bước đại hố tăng cường lực công tác hành Nhà nước - Ban lãnh đạo cần có đạo sát khâu nghiệp vụ để đạt hiệu cao công việc 4.2.2 Về quy trình nghiệp vụ : - Cần đưa quy định cụ thể nghiệp vụ quy trình tổ chức, giúp cho cơng việc giải cách trình tự khoa học - Cần cập nhật sử dụng phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu để cập nhật quản lý văn đi, đến tài liệu lưu trữ quan - Xây dựng, tiến tới hồn thiện chuẩn hóa quy trình soạn thảo ban Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành văn bản, có phân cơng cơng việc cách khoa học hợp lý, không để xảy tình trạng chồng chéo, bỏ xót việc - Tổ chức cách khoa học công việc : nhân sự, sổ sách, tài liệu sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ 4.2.3 Về trang thiết bị : - Trang bị máy tính, máy in cơng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn thư hoạt động cách có hiệu Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác quản lý văn Tiến tới việc quản lý văn phần mềm liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm cách nhanh chóng - Tích cực đổi văn phịng kiểu cũ sang văn phịng đại, tập trung tới vấn đề cải thiện phương tiện làm việc, trang bị trang thiết bị đại, có tốc độ truyền dẫn cao : điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy photo, máy hủy tài liệu, mạng Internet,… Trên số ý kiến đề xuất cá nhân tơi để khắc phục hạn chế tồn phát huy tiềm năng, giúp Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình Liêu hoạt động mang tính chun nghiệp hơn, có tính pháp lý hiệu cao Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN C KẾT LUẬN Như vậy, cơng tác Văn phịng đóng vai trò quan trọng hoạt động quan nhà nước nói chung UBND huyện Bình Liêu nói riêng Văn phịng coi vị trí trung tâm quan, tổ chức, kết nối hoạt động quản lý, điều hành cấp, phận với phận thiếu trình quản lý, điều hành quan, tổ chức Đặc biệt văn phòng trung tâm nối hoạt động quản lý điều hành tổ chức, dịch vụ tổng hợp cho hoạt động đơn vị nói chung lãnh đạo nói riêng Có thể khẳng định rằng, văn phịng có vai trị vơ to lớn quan, tổ chức Với vai trị to lớn đó, tổ chức quan quan tâm xây dựng, củng cố văn phịng đơn vị ngày chuyên nghiệp, đại hóa Đồng thời nhận thức hoạt động văn phòng hoạt động nghề nghiệp, thực tế xã hội tồn tất yếu tổ chức ngành văn phòng Trong thời gian 02 tháng thực tập (từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016) Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình Liêu, tiếp xúc thực tế với nghiệp vụ cơng tác Văn phịng công tác văn thư, với giúp đỡ thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phịng đặc biêt tận tình hướng dẫn cán Văn phòng HĐND & UBND huyện Bình Liêu thân em tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu công tác Văn phịng Thời gian thực tập giúp em có hội vận dụng kiến thức học trường vào thực tế làm việc, cho em học hỏi thêm nhiều học công việc sống có thêm niềm tin yêu vào chun ngành mà lựa chọn Hồng Thị Xn Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN D PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ hóa máy HĐND UBND huyện Bình Liêu UBND huyện Bình Liêu Phó CT UBND CHỦ TỊCH Phó CT UBND (kinh tế) UBND huyện (văn hố-xã hội) Phịng Nội vụ Phịng Tư pháp VPHĐND&UBND UBND UBND TT Bình Liêu Xã Hồnh Mơ UBND UBND Phịng Tài Phịng NN&PTNT Phịng TN&MT xã Tình Húc Xã Đồng Tâm Phòng GD-ĐT Phòng LĐTBXH UBND UBND Xã Lục Hồn Xã Vô Ngại UBND UBND Xã Đồng Văn Xã Húc Động Phòng VHTT Phòng Y tế Thanh tra huyện Phịng Kinh tế - Hạ tầng Hồng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND huyện Bình Liêu Chánh văn phịng Phó Văn phịng Phó Văn phịng (Phụ trách biên tập, (Phụ trách HCQT, tổng hợp, CNTT) nội vụ) Văn thư Hoàng Thị Xuân Kế toán, thủ quỹ Lái xe Tạp vụ Bảo vệ Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn Bước thực Bước Trách nhiệm thực Cán bộ, chuyên viên phân công Quy trình thực Yêu cầu tạo văn Soạn thảo văn bản: - Soạn thảo văn bản, nhập vào chương trình quản lý văn - Trao đổi, tiếp thu (ý kiến phối hợp) hoàn thiện văn - Chỉnh sửa lại thể thức theo yêu cầu (nếu có bước 2) - Chỉnh sửa theo ý kiến đạo (nếu có bước 3) Chuyển Bước Bước Văn thư Yêu cầu chỉnh sửa văn thẩm định Thẩm định, trình ký: - Thẩm định thể thức văn Sai thể - Lập phiếu trình ký thức Kết thẩm định Lãnh đạo ký văn Xem xét, ký văn Kết Ký,chuyển Hoàng Thị Xuân Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bước Văn thư Phát hành, lưu trữ: - Cấp số, cập nhật bổ sung đầy đủ thơng tin (chỉ cấp số có tồn văn đính kèm) - Phát hành văn qua mạng - Phát hành văn qua bưu - Lưu trữ Lưu trữ Phụ lục 04: : Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến Bước thực Bước Trách nhiệm Quy trình thực thực Văn thư Văn đến Tiếp nhận văn bản: - Tiếp nhận văn bản, - Nhập vào chương trình quản lý văn bản, cho số đến, lưu trạng thái chờ Bước Lãnh đạo văn phòng, Cơ quan xử lý, Chuyển LĐ VP xử lý Xử lý văn bản: - Đọc văn bản, - Đưa ý kiến xử lý Kết xử lý Báo cáo LĐ CQ Bước Lãnh quan đạo Cơ Lãnh đạo Cơ quan cho ý kiến đạo Ý kiến đạo Hoàng Thị Xuân Ý kiến xử lý Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bước Văn thư Thực ý kiến đạo: - Quét, đính kèm toàn văn văn dạng DPF, cập nhật ý kiến đạo chuyển đến địa theo ý kiến đạo, - Sao chụp, chuyển văn theo ý kiến đạo - Theo dõi xử lý Kết thực Bước Đơn vị, cán phân công Bước Chuyển công văn xử lý Nhận văn bản: - Đọc văn - Xử lý, thực ý kiến đạo Văn thư Lưu trữ, kết thúc xử lý Phụ lục 05: Sơ đồ bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng phòng làm việc Văn phịng HĐND UBND huyện Bình Liêu a Sơ đồ 2thực tế 5 10 10 11 Hoàng Thị Xuân 10 13 12 Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội *Ghi chú: Tủ đựng tài liệu Màn hình máy tính Điện thoại bàn 13 Cửa vào Hoàng Thị Xuân Ghế ngồi Cây máy tính 10 Ghế tiếp khách Bàn làm việc Máy in 11 Bàn tiếp khách Văn bản, tài liệu Máy Scan 12 Thùng rác Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b Sơ đồ bố trí Văn phòng hợp lý 14 1 2 5 10 10 12 11 10 13 *Ghi : Tủ đựng tài liệu Màn hình máy tính Điện thoại bàn 13 Cửa vào Hoàng Thị Xuân Ghế ngồi Cây máy tính 10 Ghế tiếp khách 14 Tủ đựng đồ Bàn làm việc Máy in 11 Bàn tiếp khách Văn bản, tài liệu Máy Scan 12 Thùng rác Lớp: QTVP K1D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06: Một số hình ảnh hoạt động HĐND UBND huyện Bình Liêu Trụ sở Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Địa : Bình Liêu - Quảng Ninh Điện thoại Hồng Thị Xn : 033.3.878270 Lớp: QTVP K1D