Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4.Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6.Bố cục của đề tài 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia. 4 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 4 1.1.2. Giới thiệu công ty 4 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 8 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 11 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 11 1.2.1.1. Nhiệm vụ của Văn phòng 11 1.2.1.2. Quyền hạn của Văn phòng 13 1.2.1.3. Trách nhiệm của Văn phòng 14 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia 14 1.2.2.1. Chức năng 14 1.2.2.2. Nhiệm vụ: 15 1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức 16 1.2.3. Xác định vị trí làm việc và bàn mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 17 1.2.3.1. Chánh Văn phòng 17 1.2.3.2. Phó Chánh Văn phòng 18 1.2.3.3. Chuyên viên, nhân viên 19 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 20 1. Tìm hiểu về công tác lưu trữ của Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia 20 1.1.Công tác thu nhập và bổ sung tài liệu 21 1.1.1. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị 21 1.1.2. Chỉnh lý tài liệu 22 1.1.3. Xác định giá trị tài liệu 22 1.1.4. Hội đồng xác định giá trị tài liệu 23 1.1.5 Hủy tài liệu hết giá trị 23 1.1.5.1 Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ và theo hướng dẫn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước. 23 1.1.5.2 Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị 29 1.1.5.3. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị 29 1.1.5.4. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản. 29 1.1.5.5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có: 29 1.1.5.6. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ Công ty ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. 30 1.1.6. Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử 30 1.2.Thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ 30 1.2.1. Thống kê lưu trữ 30 1.2.2. Bảo quản tài liệu lưu trữ 30 1.2.3. Đối tượng, thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ 31 1.2.4. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 31 1.2.5 . Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 31 1.2.6. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ 32 2. Ban hành văn bản của cơ quan 32 3. Lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Công ty 33 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 34 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 3.1. Nhận xét đánh giá chung về ưu điểm, nhược điểm trong công tác văn phòng cơ quan 36 3.3.1. Ưu điểm. 36 3.3.1.1. Về con người làm văn phòng 36 3.3.1.2. Về cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng 36 3.3.1.3. Về các nghiệp vụ hành chính văn phòng 37 3.3.2.Hạn chế 37 3.3.2.1. Về con người làm văn phòng 37 3.3.2.2. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 38 3.3.2.3. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng 38 3.2. Đề xuất, kiến nghị 39 3.2.1. Về con người làm công tác văn phòng 39 3.2.2. Về trang thiết bị, cơ sở vật chất 40 3.2.3. Đối với các nghiệp vụ hành chính văn phòng 41
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.Nguồn tài liệu tham khảo .2 Phương pháp nghiên cứu 6.Bố cục đề tài PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN .4 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia 1.1.1Lịch sử hình thành phát triển 1.1.2 Giới thiệu công ty 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Công ty .8 1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng quan 11 1.2.1.Tổ chức hoạt động văn phòng 11 1.2.1.1.Nhiệm vụ Văn phòng 11 1.2.1.2 Quyền hạn Văn phòng 13 1.2.1.3 Trách nhiệm Văn phòng 14 1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia 14 1.2.2.1 Chức 14 1.2.2.2 Nhiệm vụ: 15 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức 16 1.2.3.Xác định vị trí làm việc bàn mô tả việc vị trí văn phòng 16 1.2.3.1 Chánh Văn phòng 17 1.2.3.2 Phó Chánh Văn phòng .18 Hà Thị Quỳnh Anh Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.3.3 Chuyên viên, nhân viên .19 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 20 1.Tìm hiểu công tác lưu trữ Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia .20 1.1.Công tác thu nhập bổ sung tài liệu 21 1.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, đơn vị 21 1.1.2 Chỉnh lý tài liệu 22 1.1.3 Xác định giá trị tài liệu 22 1.1.4 Hội đồng xác định giá trị tài liệu 23 1.1.5 Hủy tài liệu hết giá trị 23 1.1.5.1 Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo quy định Luật Lưu trữ theo hướng dẫn Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước 23 1.1.5.2 Thẩm quyền định hủy tài liệu hết giá trị 29 1.1.5.3 Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị 29 1.1.5.4 Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên 29 1.1.5.5 Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có: 29 1.1.5.6 Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Lưu trữ Công ty 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu 30 1.1.6 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử 30 1.2.Thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ 30 1.2.1 Thống kê lưu trữ 30 1.2.2 Bảo quản tài liệu lưu trữ 30 1.2.3 Đối tượng, thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ 31 1.2.4 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 31 1.2.5 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 31 1.2.6 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ 32 Ban hành văn quan 32 Lập hồ sơ hành Văn phòng Công ty .33 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .34 Hà Thị Quỳnh Anh Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 3.1 Nhận xét đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác văn phòng quan 36 3.3.1 Ưu điểm .36 3.3.1.1 Về người làm văn phòng 36 3.3.1.2 Về sở vật chất- trang thiết bị văn phòng .36 3.3.1.3 Về nghiệp vụ hành văn phòng 37 3.3.2.Hạn chế 37 3.3.2.1 Về người làm văn phòng 37 3.3.2.2 Về sở vật chất, trang thiết bị văn phòng .38 3.3.2.3 Các nghiệp vụ hành văn phòng .38 3.2 Đề xuất, kiến nghị 39 3.2.1 Về người làm công tác văn phòng 39 3.2.2 Về trang thiết bị, sở vật chất 40 3.2.3 Đối với nghiệp vụ hành văn phòng .41 Hà Thị Quỳnh Anh Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Quản trị văn phòng công tác quan trọng quan thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại, thực không hiệu tác động tiêu cực đến trình phát triển.Với phương châm học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn, nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan tổ chức, Nhà trường tổ chức cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng thực tập thực tế Lý chọn đề tài Đứng trước phát triển mạnh mẽ toàn cầu hóa lĩnh vực kinh tế xã hội, đặc biệt kinh tế tri thức sớm hình thành phát triển nhanh chóng giới Hiện nay, với vị trí, trình độ phát triển điều kiện Việt Nam đòi hỏi Đảng Nhà nước phải có sách, biện pháp cụ thể để phù hợp với xu phát triển chung giới Công tác văn phòng công tác quan trọng thiếu hoạt động tất quan, tổ chức, doanh nghiệp Các quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt công tác văn phòng văn phòng phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo Vì vậy, văn phòng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành công việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn tổ chức, đơn vị Trong suốt trình thực tập Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia, với giúp đỡ bảo tận tình em học hỏi tiếp thu nhiều kiến thức để phục vụ cho công việc sau này.Bằng kiến thức học trường em áp dụng vào trình thực tập để hoàn thành tốt công việc mà Lãnh đạo công ty giao.Qua rèn luyện cho kỹ văn phòng chuyên môn kinh nghiệm Hà Thị Quỳnh Anh Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tế để phục vụ cho trình học tập công việc sau Đây dịp để em củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện kỹ nang phẩm chất đạo đức nhà quản trị tương lai Bằng kiến thức tích luỹ em hoàn thành báo cáo thực tập mình,mặc dù có gắng trình làm tránh thiếu sót hạn chế định Kính mong đóng góp ý kiến thầy cô giáo Em xin chân thành cảm ơn! Mục tiêu đề tài - Mục tiêu báo cáo tìm hiểu công tác lưu trữ - Phân tích, đánh giá hoạt động công tác lưu trữ Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo công tác lưu trữ văn phòng bao gồm: - Ngiên cứu lịch sử hình thành - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Công ty đặc biệt vấn đề công tác lưu trữ - Thực trạng hoạt động Văn phòng Công ty công tác lưu trữ - Đánh giá hoạt động hiểu công tác lưu trữ văn phòng Công ty 4.Nguồn tài liệu tham khảo -Sách quản trị văn phòng - Các văn bản, thông tư -Một số tài liệu tra cứu mạng Phương pháp nghiên cứu Bài báo cáo sử dụng số phương pháp sau -Phương pháp quan sát -Phương pháp vật biện chứng Hà Thị Quỳnh Anh Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp so sánh - Phương pháp thống kê 6.Bố cục đề tài Ngoài lời mở đầu kết luận báo cáo em gồm phần: - Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng quan - Phần 2: Chuyên đề tự chọn - Phần 3: Kết luận đề xuất kiến nghị Hà Thị Quỳnh Anh Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 2005: Công ty CP Thông tin Quốc gia đời với 05 nhân viên, vốn điều lệ 1,5 tỷ đồng 2008: Số lượng cán bộ, nhân viên Công ty 20 người, với cấu 02 phòng Kinh doanh, 01 phòng Hành Kế toán, với vốn điều lệ tỷ đồng 2010: Tổng số lượng cán bộ, nhân viên Công ty CP Thông tin Quốc gia 50 người; Cơ cấu tổ chức mở rộng với phòng Kinh doanh, 01 phòng Hành Kế toán; Vốn điều lệ tăng lên tỷ đồng 2015: Hiện tại, số lượng nhân Công ty 90 cán bộ, nhân viên chia làm phòng Kinh doanh, phòng Hành – Kế toán, phòng Nhân phòng Sản xuất Vốn điều lệ Công ty CP Thông tin Quốc gia 10 tỷ đồng 1.1.2 Giới thiệu công ty Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia doanh nghiệp có quy mô gần 100 cán bộ, nhân viên, chuyên kinh doanh lĩnh vực truyền thông – Quảng cáo – Tổ chức kiện Được thành lập vào năm 2005, trải qua 10 năm xây dựng phát triển, Công ty không ngừng mở rộng quy mô, kiến tạo cấu tổ chức gọn nhẹ linh hoạt; xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên động sáng tạo trở thành doanh nghiệp hàng đầu ngành truyền thông Ngày 11/1/2007, Việt Nam thức trở thành thành viên thứ 150 Tổ chức Thương mại Thế giới WTO.Việc gia nhập WTO kiện có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Việt Nam, cột mốc đánh dấu hội nhập sâu rộng đất nước ta vào kinh tế toàn cầu Bên cạnh thuận lợi, thành viên WTO, Việt Nam phải đối mặt với nhiều thách Hà Thị Quỳnh Anh Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thức, mà lớn doanh nghiệp phải chịu áp lực cạnh tranh quốc tế khốc liệt tìm lời giải cho toán phát triển Thương hiệu bền vững Cũng giống nhiều quốc gia khác, Việt Nam, Doanh nghiệp doanh nhân đầu tàu kinh tế.Vị trí, vai trò doanh nghiệp, doanh nhân ngày khẳng định tôn vinh xứng đáng Đảng, Nhà nước có nhiều chủ trương, sách, quan tâm phát triển lực lượng này, thể việc hiến định Hiến pháp ngày 13/10 hàng năm Ngày Doanh nhân Việt Nam Nhận thấy tầm quan trọng đội ngũ Doanh nghiệp – Doanh nhân, 02 năm trước đất nước thức gia nhập WTO, đón đầu yêu cầu thiết thời hội nhập, vào năm 2005, Công ty CP Phát triển Thương hiệu Quốc gia thức đời với mục tiêu rõ ràng là: Luôn sát cánh doanh nghiệp Việt Nam phát triển thương hiệu thời kỳ hội nhập kinh tế Quốc tế Những năm đầu thành lập, Công ty hoạt động chủ yếu hai lĩnh vực chính: Xuất ấn phẩm lớn quảng cáo báo chí Dưới đạo phối hợp Bộ, quan ngang Bộ, quan thông báo chí, với tâm Công ty Thông tin Quốc gia, hàng chục ấn phẩm đời như: Tổ chức Đảng tiêu biểu Doanh nghiệp Việt Nam thời hội nhập; Bảng vàng ngành Thuế Việt Nam; Doanh nghiệp Việt Nam: Trách nhiệm - Vinh dự; Hàng Việt, Thương hiệu Việt Doanh nhân Việt, Người tiêu dùng Việt; Những ấn phẩm đánh giá sang trọng, đại hình thức, phong phú nội dung, không nhận phối hợp, ủng hộ doanh nghiệp, doanh nhân; mà độc giả nước đón nhận đánh giá cao Thông qua trang viết sinh động đầy màu sắc, hoạt động sản xuất kinh doanh bật đông đảo doanh nghiệp, doanh nhân nước giới thiệu đến công chúng, thúc đẩy việc quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ đến với người tiêu dùng nước đưa thương hiệu Việt Nam toàn cầu Mỗi ấn phẩm hướng đến chủ đề khác nhau, chung mục tiêu lớn Hà Thị Quỳnh Anh Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khắc họa cách rõ nét chân dung hệ doanh nghiệp – doanh nhân thời đại mới: Năng động, sáng tạo, lĩnh thành công Bức chân dung không nguồn cổ vũ, động viên, khích lệ với tầng lớp Doanh nghiệp - doanh nhân, mà góp phần làm sống dậy phong trào thi đua yêu nước rộng khắp tầng lớp nhân dân nước Trong năm gần đây, trước bùng nổ công nghệ thông tin khoa học kỹ thuật, ngành truyền thông đứng trước thách thức Để hoàn thành sứ mệnh mình, vài năm trở lại đây, Công ty CP Thông tin Quốc gia thức đảm nhận việc đăng cai tổ chức kiện lớn, mang tầm quốc gia – Quốc tế Đây hướng nằm chuỗi chiến lược dài hạn nhằm thúc đẩy việc quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp – doanh nhân Sau thành công việc tổ chức số kiện lớn, để chào mừng 40 năm giải phóng Miền Nam (30/4/1975 – 30/4/2015), 70 năm cách mạng tháng Quốc Khánh 2/9 Đại hội Thi đua yêu nước toàn quốc lần thứ IX, vào cuối năm 2015, phối hợp với Tạp chí Công thương, Tạp chí Hội nhập, Tạp chí Thi đua khen thưởng thực chương trình tôn vinh doanh nghiệp, doanh nhân hoành tráng, mang tầm vóc quốc gia, với tên gọi: “Tỏa sáng Doanh nghiệp - Doanh nhân thời hội nhập” Chương trình lời tri ân gửi đến doanh nhân “Tâm - Tài - Trí - Tín” – người chèo lái tàu doanh nghiệp vượt qua sóng gió giai đoạn hội nhập kinh tế quốc tế đến bến bờ thắng lợi Hơn 10 năm xây dựng phát triển quãng thời gian ghi nhận nỗ lực vượt bậc công ty việc vượt qua muôn vàn khó khăn, thử thách để đạt thành công Ban lãnh đạo toàn thể nhân viên Công ty tự hào sát cánh vượt qua bỡ ngỡ buổi ban đầu để kiến tạo Doanh nghiệp truyền thông chuyên nghiệp – Xứng đáng địa tin cậy Doanh nghiệp – doanh nhân, nhằm mục tiêu “Chắp cánh Thương hiệu Việt - Nâng tầm Doanh nhân Việt” Hiện tại, công ty có 10 phòng ban với gần 100 cán bộ, nhân Hà Thị Quỳnh Anh Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viên, đa phần cán trẻ trung đạt đến độ chín công việc, nhiệt huyết chuyên nghiệp Với phương châm “trải thảm đỏ, mời nhân tài”, chào đón người lao động khắp miền tổ quốc làm việc, đồng thời liên tục cử nhân viên tham gia khóa đào tạo nâng cao trình độ, cống hiến chất xám vào thịnh vượng chung công ty Chúng tự hào xây dựng Văn hóa NDB khác biệt, nơi mà cán bộ, nhân viên coi công ty nhà thứ hai, coi đồng nghiệp anh em, để nắm chặt tay nhau, nỗ lực tự hoàn thiện mình, hướng mục tiêu chung đưa doanh nghiệp phát triển lên tầm cao Càng thành công kinh doanh, ý thức sâu sắc trách nhiệm với an sinh xã hội, với cộng đồng Trong 10 năm qua, hoạt động thiện nguyện cụ thể, bước chân đến với nhiều miền đất khác Tổ Quốc, nơi đồng bào ta kiên cường chống chọi với diễn biến khắc nghiệt tự nhiên, nơi có mảnh đời bất hạnh, nơi có em nhỏ “cơm không đủ ăn, áo không đủ mặc, niềm vui đến trường” chắn, tương lai, hoạt động ý nghĩa thắp sáng lên nhiều Chúng không nguyện “cánh chim không mỏi” đồng hành doanh nghiệp – Doanh nhân, mà “cánh chim thân ái” với đời bất hạnh Đó phần chiến lược xây dựng thành công hình ảnh doanh nghiệp trẻ, động, chuyên nghiệp, lĩnh giàu trách nhiệm mà Ban lãnh đạo Công ty toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty hướng đến *CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN Chiến lược năm 2015 - 2017, tầm nhìn 2020 Duy trì đội ngũ nhân ổn định số lượng đạt chuẩn chuyên môn, lực, phẩm chất hai khối Hành – Kinh doanh, nâng tổng số lượng nhân viên Công ty lên đến 150 nhân Mở rộng quy mô Công ty, tăng số lượng phòng kinh doanh lên 09 Hà Thị Quỳnh Anh Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Người đứng đầu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị quan, tổ chức; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản Lưu trữ huyện; - Người đứng đầu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị quan, tổ chức mình; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị xã; - Người đứng đầu quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Lưu trữ tỉnh, Lưu trữ huyện định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị quan, tổ chức Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Sau có định văn người có thẩm quyền, việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo bước sau: a) Đóng gói tài liệu hết giá trị; b) Lập biên bàn giao tài liệu hết giá trị người quản lý kho lưu trữ người thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị (theo mẫu Phụ lục VI); c) Thực tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: thực quan máy cắt giấy, ngâm nước xé nhỏ; chuyển đến nhà máy giấy để tái chế; d) Lập biên việc huỷ tài liệu hết giá trị (thực theo mẫu Phụ lục VII) Lập lưu hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị a) Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải lập thành hồ sơ Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: - Tờ trình việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh tài liệu hết Hà Thị Quỳnh Anh 28 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giá trị; - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (nếu quan, tổ chức chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu); - Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra tài liệu hết giá trị; - Quyết định người có thẩm quyền cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Biên bàn giao tài liệu hết giá trị; - Biên việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Các tài liệu có liên quan khác b) Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu tiêu huỷ thời hạn hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu tiêu huỷ 1.1.5.2 Thẩm quyền định hủy tài liệu hết giá trị Chỉ Lãnh đạo Công ty có thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ Công ty, lưu trữ quan, đơn vị 1.1.5.3 Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Lãnh đạo Công ty định hủy tài liệu hết giá trị; Lãnh đạo Công ty đề nghị quan lưu trữ chuyên môn thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy trước ban hành định 1.1.5.4 Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên 1.1.5.5 Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có: - Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Văn đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị; văn thẩm định, cho Hà Thị Quỳnh Anh 29 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ý kiến quan có thẩm quyền (nếu có) - Quyết định hủy tài liệu hết giá trị - Biên bàn giao tài liệu hết giá trị - Biên hủy tài liệu hết giá trị 1.1.5.6 Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Lưu trữ Công ty 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu 1.1.6 Thời hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Tùy theo yêu cầu quan liên quan: Trung tâm Lưu trữ Tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Văn phòng Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam; Công ty nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử 1.2.Thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.2.1 Thống kê lưu trữ Cơ quan, đơn vị có tài liệu lưu trữ phải định chế độ thống kê lưu trữ Số liệu thống kê hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 Thống kê lưu trữ thực theo quy định sau: - Các quan, đơn vị có phận lưu trữ thực chế độ báo cáo thống kê định kỳ cho Lưu trữ Công ty - Lưu trữ Công ty thực chế độ báo cáo định kỳ cho Văn phòng Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam 1.2.2 Bảo quản tài liệu lưu trữ - Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ Công ty, quan đơn vị cán nhân viên tự bảo quản, phải bảo đảm an toàn cho hồ sơ, tài liệu - Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ Công ty bảo quản kho lưu trữ Công ty Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để đảm bảo an toàn cho tài liệu Hà Thị Quỳnh Anh 30 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trưởng Văn phòng có trách nhiệm thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, phòng gian bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ phương tiện, thiết bị kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại hình tài liệu lưu trữ - Nhân viên văn thư, lưu trữ quan, đơn vị có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ tài liệu kho để hộp, cặp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu kho lưu trữ để nắm tình hình số lượng, chất lượng tài liệu 1.2.3 Đối tượng, thủ tục khai thác tài liệu lưu trữ - Tất cán bộ, nhân viên trong, quan, đơn vị cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích công vụ nhu cầu riêng đáng - Cán bộ, nhân viên Công ty cần nghiên cứu tài liệu, phải có đề nghị quan, đơn vị phải Trưởng Văn phòng đồng ý - Cán bộ, nhân viên Công ty cần nghiên cứu tài liệu, phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu, sử dụng tài liệu phải Lãnh đạo Công ty Trưởng Văn phòng đồng ý - Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu mục đích riêng, phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư hộ chiếu, phải Lãnh đạo Công ty Trưởng Văn phòng đồng ý 1.2.4 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan, đơn vị - Sử dụng phục vụ yêu cầu công tác - Cấp tài liệu lưu trữ 1.2.5 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Người đứng đầu quan, đơn vị quy định Luật Lưu trữ Hà Thị Quỳnh Anh 31 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy định khác pháp luật có liên quan để quy định sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan, đơn vị Người đứng đầu quan, đơn vị định việc cho phép mang tài liệu lưu trữ khỏi quan, đơn vị để sử dụng cho mục đích công vụ 1.2.6 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan, đơn vị phải có Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phòng đọc Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phòng đọc cần có quy định sau: - Thời gian phục vụ - Các giấy tờ, thủ tục người sử dụng tài liệu cần xuất trình đến khai thác tài liệu -Những vật dụng không mang vào phòng đọc - Những quy định phải thực nghiên cứu, khai thác tài liệu Nhân viên lưu trữ quan, đơn vị phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký người sử dụng tài liệu, để quản lý phục vụ việc khai thác tài liệu lưu trữ Ban hành văn quan - Ban hành: + Quyết định + Thông báo + Chương trình + Kế hoạch + Phương án + Đề án + Báo cáo + Biên + Tờ trình + Hợp đồng + Công văn Hà Thị Quỳnh Anh 32 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Quy chế + Quy định + Giấy ủy quyền + Giấy mời + Giấy giới thiệu + Giấy nghỉ phép + Giấy biên nhận hồ sơ + Phiếu gửi + Phiếu chuyển + Bản y + Bản trích + Bản lục + Thư gửi khách hàng Lập hồ sơ hành Văn phòng Công ty - Việc lập hồ sơ hành nộp vào lưu trữ quan hoạt động nghiệp vụ quan trọng Chính việc lập hồ sơ hành Công ty trọng, thực cách khoa học chuẩn xác góp phần nâng cao chất lượng hiệu suất công tác công ty, giúp đơn vị quản lý văn chặt chẽ, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - Lập hồ sơ tốt góp phần giúp thủ trưởng quan cán nhân viên quan tra tìm văn cách nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề cách hoàn chỉnh đề xuất ý kiến xác đáng Đồng thời góp phần giải công việc cách nhanh chóng, thuận tiện, từ làm tăng hiệu suất công tác trách nhiệm nhân viên quan - Lập hồ sơ tốt giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước quan, hạn chế văn bản, giấy tờ vô dụng bỏ sót tài liệu quý - Làm tốt công tác lập hồ sơ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu Hà Thị Quỳnh Anh 33 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trước mắt lâu dài Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Vì lập hồ sơ bước đầu tiến hành phân loại, xếp, văn bản, tài liệu lựa chọn văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị nộp vào lưu trữ quan Đây sở, tiền đề giúp người làm công tác lưu trữ làm tốt khâu nghiệp vụ chuyên môn xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu… - Quy trình lập hồ sơ Văn phòng Công ty tiến hành sau: + Mở hồ sơ: Căn vào bảng phân công nhiệm vụ, vào danh mục tài liệu + Thu thập văn dựa vào tên hồ sơ + Sắp xếp văn hồ sơ theo thứ tự thời gian + Kết thúc hồ sơ, cất vào tủ - Văn phòng công ty áp dụng theo quy trình lập hồ sơ, đáp ứng yêu cầu đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, đảm bảo độ tin cậy cần thiết, hạn chế sai sót hình tức nội dung Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan Như thấy văn phòng làm việc, thiếu trag thiết bị,các dụng cụ, giúp nhân viên văn phòng hoàn thành tốt công việc Do văn phòng làm việc cần phải có : +Bàn ghế ngồi làm việc + Tủ đựng tài liệu, trưng bày + Máy vi tính để bàn ( bao gồm bàn vi tính, lưu điện ) + Máy vi tính xách tay + Máy in + Điện thoại cố định ( không kể điện thoại trang thiết bị đặc biệt) + Bộ bàn ghế để tiếp khách + Máy photocopy + Máy fax Hà Thị Quỳnh Anh 34 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Được trang bị máy điều hoà làm việc + Các loại bóng đèn phù hợp, đủ ánh sáng, đảm bảo cho công việc hiệu Nhìn chung công ty có quan tâm đến hệ thống sở vật chất, trang thiết bị văn phòng gần công ty đầu tư kinh phí lắp đặt số trang thiết bị đại nhằm phục vụ công tác tốt Mặc dù số lượng hạn chế xong công ty trang bị số trang thiết bị như: Bàn làm việc hình chữ U, chữ L, ghế xoay, máy fax, máy photocopy…nhưng hạn chế ít, trang thiết bị góp phần nâng cao hiệu công việc bước đầu có hiệu rõ Hà Thị Quỳnh Anh 35 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét đánh giá chung ưu điểm, nhược điểm công tác văn phòng quan 3.3.1 Ưu điểm Công tác hành chính- văn phòng công ty có ưu điểm sau: 3.3.1.1 Về người làm văn phòng - Có cấu tổ chức phù hợp với đặc điểm công tác công ty Hầu hết nhân văn phòng có phối hợp, giúp đỡ hoàn thành nhiệm vụ, có tinh thần trách nhiệm công việc - Đã có ý đến việc lập kế hoạch thực cách nghiêm túc - Một số nhân công ty cử đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công việc đòi hỏi - Đã có phân công trách nhiệm tương đối rõ ràng, làm việc khoa học - Hiện công ty nghiên cứu hướng dẫn thực kiểm tra, giám sát tất quy trình nghiệp vụ để đảm bảo chất lượng thống phương pháp biên soạn, chuẩn bị quy trình ban hành, sửa đổi, bổ sung loại giấy tờ, văn tài liệu quản lý hồ sơ công ty Đến hệ thống văn biên soạn qua trình xét duyệt để ban hành thức Có thể nói nỗ lực lớn toàn thể cán bộ, nhân viên công ty, thời gian tới tình hình công tác hành văn phòng công ty cải thiện hoạt động hiệu 3.3.1.2 Về sở vật chất- trang thiết bị văn phòng Nhìn chung công ty có quan tâm đến thống sở vật chất, trang thiết bị văn phòng gần công ty đầu tư kinh phí lắp đặt số trang thiết bị đại nhằm phục vụ công tác tốt Mặc dù số lượng hạn chế xong công ty trang bị số trang thiết bị như: Bàn làm việc hình chữ U, chữ L, ghế xoay, máy fax, máy photocopy… trang thiết bị góp phần nâng cao hiệu công việc bước đầu có hiệu rõ rệt Hà Thị Quỳnh Anh 36 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.1.3 Về nghiệp vụ hành văn phòng Phần lớn nghiệp vụ thực theo quy trình định có phân công trách nhiệm giai đoạn thực quy trình Việc thực nghiệp vụ văn phòng kết định - Lãnh đạo quan có nhận thức đắn công tác văn thư, quan tâm trọng, đạo có đầu tư thích đáng vào công tác văn thư - Các văn đạo công tác văn thư kịp thời ban hành mang tính khả thi - Việc tổ chức lớp tập huấn thực thường xuyên nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ cập nhật kiến thức mới, quy định công tác văn thư - Đầu tư trang thiết bị đại phục vụ công tác văn thư nhằm nâng cao suất - Việc tổ chức quản lý văn – đến quản lý chặt chẽ, quy củ Văn quản lý hai phương diện: Văn giấy văn điện tử 3.3.2.Hạn chế Mặc dù có ưu điểm song thực tế cho thấy công tác hành văn phòng công ty tồn cần khắc phục, số điểm cụ thể sau: 3.3.2.1 Về người làm văn phòng - Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phần lớn cán văn phòng chưa đáp ứng yêu cầu, đặc biệt trình độ chuyên môn kỹ thuật soạn thảo văn bản, xây dựng chương trình công tác, nghiệp vụ văn thưlưu trữ, trình độ tin học, ngoại ngữ mức thấp - Mặc dù lãnh đạo quan tâm, cử đào tạo, tập huấn nâng cao nghiệp vụ xong hiệu công tác lại không mong đợi có trường hợp nhân viên cử đào tạo mà thân họ lại không hiểu rõ, hiểu sâu chất vấn đề, có tập huấn về, có kiến thức, hiểu Hà Thị Quỳnh Anh 37 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội biết lại cách áp dụng triển khai vào thực tế công việc, chưa có linh hoạt động công việc - Kỹ giao tiếp, ứng xử số cán bộ phận nghiệp vụ văn phòng hạn chế thể thái độ, thiếu biểu mức thiếu thiện cảm với khách, đôi lúc chưa quan tâm đến việc giữ gìn hình ảnh công ty, không kiềm chế cảm xúc, chưa thực đắn văn hóa công sở cụ thể ăn mặc, ngôn ngữ, điệu bộ, cử - Còn xảy trường hợp thờ ơ, chậm trễ, công việc, đùn đẩy, thiếu trách nhiệm, muộn, sớm 3.3.2.2 Về sở vật chất, trang thiết bị văn phòng - Hệ thống sở vật chất, trang thiết bị văn phòng chưa đồng bộ, số máy móc đại đầu tư lắp đặt phần lớn lạc hậu, tốc độ xử lý chậm, sai lệch ảnh hưởng không nhỏ tới công việc - Cách bố trí phòng làm việc chưa hợp lý, chưa tạo điều kiện thuận lợi cho giải công việc lãnh đạo khó bao quát hết nhân viên - Việc sử dụng bàn chữ U, chữ L, ghế xoay,… hạn chế, phần lớn bàn hình chữ nhật - Các trang thiết bị phòng chưa bố trí phù hợp như: điện thoại, máy fax, đặt riêng bàn cách xa vị trí ghế ngồi làm việc 3.3.2.3 Các nghiệp vụ hành văn phòng Chưa có hệ thống văn quy định cách cụ thể, rõ ràng quy trình nghiệp vụ hành văn phòng - Một số trình nghiệp vụ thực chưa quy trình soạn thảo văn bản, xây dựng chương trình công tác, giải văn đi, đến, chỉnh lý tài liệu - Việc lập hồ sơ hành đầy đủ chất lượng hồ sơ chưa cao, hồ sơ gồm văn rời lẻ, hồ sơ chưa biết mục đích xác - Vẫn lỗi thể thưc văn bản: ký hiệu văn bản, nơi gửi, tên Hà Thị Quỳnh Anh 38 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đơn vị soạn thảo - Việc thực quy định nghiệp vụ thường dựa kinh nghiệm, kiến thức rời rạc, chắp vá chưa có hệ thống dẫn tới hiệu công việc chưa cao - Một phận cán chưa nắm rõ quy trình tiếp nhận phát hành văn Như công tác hành văn phòng công ty bên cạnh ưu điểm có tồn đòi hỏi cán bộ, nhân viên công ty đưa biện pháp hữu hiệu khả thi để khắc phục nhằm nân cao hiệu công việc 3.2 Đề xuất, kiến nghị Trước thực trạng công tác hành văn phòng trên, công ty cần có biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm tồn Theo tôi, công ty thực số biện pháp sau: 3.2.1 Về người làm công tác văn phòng Con người trung tâm, chủ thể văn phòng, cần có quan tâm mức tới đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng Đối với đội ngũ áp dụng số biện pháp sau: - Tuyển dụng nhân có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, hiểu biết xã hội, kỹ giao tiếp, … - Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ tào điều kiện thuận lợi cho họ áp dụng kiến thức đào tạo vào thực tiễn công việc, khơi dậy tính sáng tạo nhân viên - Thường xuyên kiểm tra, giám sát có chế độ kiểm tra định kỳ việc kết hợp nhiều biện pháp kiểm tra khác nhau, áp dụng đồng thời nhiều hình thức kiểm tra để đạt hiệu cao đảm bảo xác, khách quan ( dùng phiếu điều tra, tự kiểm tra, kiểm tra chéo nhau…) từ khoảng cách đánh giá có nhận xét đắn, khách quan năn lực, phẩm chất Hà Thị Quỳnh Anh 39 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân viên để có biện pháp phát triển lực cho phù hợp - Sử dụng hình thức đãi ngộ phù hợp biện pháp thúc đẩy nhân viên làm việc, đồng thời có hình thức kỷ luật thích đáng trường hợp vi phạm - Cần quan tâm đến việc xây dựng văn hóa công sở, coi giao tiếp ứng xử tiêu chí để đánh giá nhân viên - Tạo tâm lý thoải mái, tạo môi trường làm việc tốt cho nhân viên làm việc - Đối với người làm công tác văn phòng, đặc biệt nữ nên quan tâm đến vấn đề trang phục, trang điểm, trang phục lịch , phù hợp thoải mái với trang điểm nhẹ nhàng không làm cho người có tự tin mà tạo cho khách cảm giác họ trân trọng cảm thấy hài lòng hiệu công việc nâng lên đáng kể 3.2.2 Về trang thiết bị, sở vật chất Để công tác diễn cách thuận lợi nhanh chóng hệ thống trang thiết bị văn phòng đóng vai trò quan trọng Để phát huy hiệu áp dụng số biện pháp như: - Đầu tư kinh phí mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị văn phòng, đồng thời tránh lãng phí khoản không cần thiết Cần hướng dẫn nhân viên cách sử dụng thiết bị máy móc cách an toàn, hiệu tiết kiệm - Thay đổi lại cách bố trí phòng làm việc đảm bảo thuận tiện cho giải công việc, đảm bảo nguyên tắc giữ gìn bí mật thông tin Sắp xếp cho lãnh đạo dễ dàng bao quát hết nhân viên - Việc xếp vận dụng phòng làm việc cần phải thay đổi cho hợp lý hơn, đảm bảo an toàn, bí mật thông tin, tài liệu Bố trí cho dễ lấy, dễ tìm dễ sử dụng Hà Thị Quỳnh Anh 40 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nên áp dụng công thái học vào văn phòng để bố trí phòng làm việc hợp lý tạo tâm lý thoải mái lành làm việc, nên bố trí số cảnh, lọ hoa, tranh phong cảnh thiên nhiên, rèm cửa văn phong… - Thay việc sử dụng bàn làm việc hình chữ nhật nay, công ty nên sử dụng bàn làm việc chữ U, chữ L với ghế xoay tiện lợi thích hợp hơn, hiệu cao 3.2.3 Đối với nghiệp vụ hành văn phòng Các nghiệp vụ hành văn phòng có vai trò kết nối người làm văn phòng thiết bị văn phòng biến tiềm thành hiệu thiết thực, cần quan tâm mức tới mảng đưa số biện pháp như: - Cần có hệ thống văn quy định nghiệp vụ hành văn phòng - Điều chỉnh lại quy trình thực số nghiệp vụ cho phù hợp - Đối với quy trình xây dựng chương trình công tác nên có bước lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân trước trình duyệt Trong trường hợp chương trình không duyệt phải quay lại lấy ý kiến lần 2, lần 3… để đảm bảo chương trình xây dựng phù hợp, khả thi: + Đối với quy trình soạn thảo văn bản, cần xác định thể thức văn Trước thu thập, xử lý thông tin để xác định xác lượng thông tin cần th thập, tiết kiệm thời gian, công sức thực công việc + Đối với công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ : Nên thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu với tham gia cán lưu trữ, lãnh đạo quan đại diện đơn vị có tài liệu đưa chỉnh lý để xác định giá trị tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu xác hơn, nâng cao hiệu công tác chỉnh lý tài liệu + Đối với công tác văn thư: Cần có sổ chuyển giao văn bản, sổ theo dõi văn đến, đóng dấu đến, ghi số ngày đến văn để thuận tiện cho công tác quản lý tra tìm Đặc biệt nên bổ sung phần ký nhận để dễ Hà Thị Quỳnh Anh 41 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dàng truy cưu trách nhiệm có cố xảy Chú đầu tư nâng cấp hệ thống tin học ứng dụng công tác văn thư Kho văn thư nên có thêm trang thiết bị máy huỷ tài liệu - Theo dõi, kiểm tra giám sát trình thực nghiệp vụ để đảm bảo thực thống nhất, quy trình đạt hiệu cao Công ty Cổ phần Thông tin quốc gia ngày đạt hiệu định nhiên tồn cần khắc phục đòi hỏi cán nhân viên công ty phải có biện pháp, có quan tâm tới công tác Hi vọng với đạo giám sát lãnh đạo công ty, hoạt động tích cực, hiệu nỗ lực toàn thể cán nhân viên ý kiến đóng góp giúp cho công tác hành văn phòng công ty đạt hiệu cao thời gian tới góp phần tích cực vào hiệu công tác chung quan, đưa Công ty Cổ phần Thông tin quốc gia ngày bền vững phát triển Hà Thị Quỳnh Anh 42 Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C