Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: SƠ LƯỢC VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành. 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của trung tâm 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, của bộ phận văn thư lưu trữ của trung tâm. 6 1.2.1. Tình hình tổ chức. 6 1.2.2. Chức năng 7 1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn. 7 1.2.4. Sơ đồ tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ tại Trung tâm 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 8 2.1. Hoạt động quản lý công tác lưu trữ. 8 2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ. 8 2.1.2. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ. 9 2.1.3. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ. 9 2.1.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng tin học vào công tác Lưu trữ 9 2.1.5. Công tác thi đua khen thưởng và Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ. 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 10 2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 10 2.2.2. Công tác phân loại và xác định giá trị tài liệu. 11 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 12 2.2.4. Công tác thống kê trong lưu trữ. 13 2.2.5.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 13 2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ 14 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 16 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 16 3.1.1 Tóm tắt hoạt động trong thời gian thực tập 16 3.1.2. Kết quả đạt được trong thời gian thực tập 17 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 18 3.3 Một số khuyến nghị 22 3.3.1 Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý 22 3.3.2. Đối với bộ môn, khoa trung tâm văn thư lưu trữ. 23 C. KẾT LUẬN 25 D. PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC D PHỤ LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: SƠ LƯỢC VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 1.1.1.Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức trung tâm 1.2.Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn, phận văn thư lưu trữ trung tâm .6 1.2.1.Tình hình tổ chức 1.2.2.Chức 1.2.3.Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.4.Sơ đồ tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ Trung tâm CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ .7 2.1 Hoạt động quản lý công tác lưu trữ 2.1.1 Tổ chức phận quản lý công tác lưu trữ 2.1.2 Xây dựng ban hành văn văn thư lưu trữ 2.1.3 Tổ chức quản lý kho tàng phông lưu trữ 2.1.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng tin học vào công tác Lưu trữ 2.1.5 Công tác thi đua khen thưởng Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ .9 Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan 10 2.2.2 Công tác phân loại xác định giá trị tài liệu 11 2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 12 2.2.4 Công tác thống kê lưu trữ .13 2.2.5.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 13 2.2.6 Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ .14 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 16 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 16 3.1.1 Tóm tắt hoạt động thời gian thực tập 16 3.1.2 Kết đạt thời gian thực tập .17 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 18 3.3 Một số khuyến nghị .22 3.3.1 Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 22 3.3.2 Đối với môn, khoa trung tâm văn thư lưu trữ .23 C KẾT LUẬN 25 D PHỤ LỤC 27 D PHỤ LỤC Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với thành tựu thần kỳ với xu tồn cầu hố kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, văn hoá, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao q trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Như vấn đề cấp thiết mà mà loại hình sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, cơng tác thơng tin đơn vị Việc củng cố hồn thiện tổ chức hoạt động văn phịng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Nền kinh tế Việt Nam bước hội nhập kinh tế tri thức, cơng tác văn phịng nhiệm vụ then chốt quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chun mơn nghiệp vụ văn phịng cho cán nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phịng cơng tác lưu trữ, cơng tác lưu trữ đời quy luật tất yếu khách quan việc bảo quản sử dụng tài liệu Nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành công tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị ngành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, quan đạt hiệu cao Công tác Lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thông tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Chính nhà nước ta ln coi cơng tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xích khơng thể thiếu máy quản lý Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành chính, văn phịng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu hoạt động kinh tế, trị xã hội Nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội, Trường Đại học Nôi vụ đãtriển khai nhiều ngành nghề đào tạo như: Quản trị văn phòng, Văn thư Lưu trữ, Lưu trữ học, Hành văn thư, Thư ký văn phòng… để đáp ứng nhu cầu ngành nghề có đội ngũ cán có trình độ chun mơn Xuất phát từ thực tế trên, hàng năm nhà trường tiến hành tổ chức đợt thực tập cho sinh viên tiếp cận thực tế quan, tổ chức Nhằm nâng cao tính thực tiễn chương trình đào tạo ngành Lưu trữ Hai tháng thực tập vừa qua em cố gắng vận dụng kiến thức đối chiếu thực tế tình hình cơng tác Lưu trữ tạiTrung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý, nhằm củng cố cho thân kiến thức học, kết hợp với thực tiễn công tác mà hệ trước đúc kết nhằm nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp Được đồng ý nhà trường tiếp nhận Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý em có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Lưu trưc phát triển Đất Nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ nhân viên trẻ chúng em lớn Không hai tháng vừa qua giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn, thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác, nghiệp vụ Lưu trữ, từ em khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết đáp ứng đủ Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Với thời gian thực tập dài đem lại cho em kết ý nghĩa, quý giá, kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn Có thể nói đợi thực tập giúp cho chúng em cụ thể hoá nắm kiến thức trưởng thành Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan thực tập Báo cáo gồm chương : Chương 1: Sơ lược Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tạiTrung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Chương 3: Báo cáo kết thực tập tạiTrung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lývà số đề xuất kiến nghị Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo mình, ngồi kiến thức kỹ nghiệp vụ mà thân có được, với xếp tạo điều kiện ban lãnh đạo nhà trường, khoa Văn thư- Lưu trữ em nhận giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cô anh chị quan thực tập Qua em xin gửi lời cảm ơn trân thành tới quý quan, đặc biệt chị Đỗ Thị Hằng với giúp đỡ quý báu Thầy, Cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội giúp đỡ để em hoàn thành tốt đợt thực tập Songdo kiến thức thân cịn nhiều hạn chế,nên q trình làm báo cáo cịn thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Kính mong quý Thầy Cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Em xin trân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên NGUYỄN ĐỨC ANH Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: SƠ LƯỢC VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO - NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm Đào Tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý (dưới gọi tắt Trung Tâm) tổ chức khoa học, công nghệ trực thuộc Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam (dưới gọi tắt Liên hiệp hội Việt Nam), hoạt động theo Luật Khoa học Công nghệ, Nghị định 81/2002/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2002 quy chế Liên hiệp hội Việt Nam Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, dấu riêng tài khoản ngân hàng, hoạt động nguyên tắc tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm hoạt động Trung tâm theo với Điều lệ Tổ chức Hoạt động Trung tâm, với định quản lý Liên hiệp hội Việt Nam giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học công nghệ Bộ khoa học, Công nghệ cấp, với quy định pháp luật Trung tâm có trụ sở Hà Nội Trung tâm đơn vị nghiệp khai thác thông tin lưu trữ, chỉnh lý, bảo quản, phục chế tài liệu lưu trữ, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, tư vấn quản lý lưu trữ 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn • Chức Huy động nhà khoa học, nhà tổ chức, nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý vấn đề phát triển Đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao lực tổ chức quản lý cho quan, tổ chức doanh nghiệp • Nhiệm vụ Nghiên cứu ứng dụng lý thuyết mơ hình tổ chức, học thuyết quản lý đại, vấn đề phát triển vào lĩnh vực khác phục vụ phát Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển kinh tế - xã hội Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng khốn, tài chính, kế tốn, tin học ngoại ngữ Nghiên cứu chuyển giao công nghệ sản xuất thiết bị hạ tầng phục vụ công tác văn thư – lưu trữ phù hợp với điều kiện Việt Nam Dịch vụ tư vấn tổ chức, quản lý cung cấp thông tin lĩnh vực, đại diện phát hành sách cho nhà xuất • Quyền hạn Chủ động tổ chức hoạt động Trung tâm, tự chủ tài chính.Chủ động giao dịch ký kết hợp đồng với cá nhân, tổ chức nước để thực nhiệm vụ trung tâm Quyết định giá sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ, đào tạo theo thoả thuận qua hợp đồng thích ứng theo thị trường Lựa chọn hình thức phương thức huy động vốn pháp luật, sử dụng lợi nhuận thu theo quy định tài điều lệ Trung tâm Chủ động quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết hợp đồng, thoả thuận hợp tác với các nhân tổ chức nước sở tuân thủ quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức trung tâm Trung tâm tổ chức theo cấu sau: - Hội đồng Trung tâm - Ban giám đốc bao gồm: Giám đôc Phó Giám đốc - Hội đồng khoa học - Các phịng ban chun mơn: + Phịng nghiên cứu + Phòng đào tạo bồi dưỡng + Phòng dịch vụ chuyển giao cơng nghệ - Văn phịng Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ cấu tổ chức: HỘI ĐỒNG TRUNG TÂM BAN GIÁM ĐỐC VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG KHOA HỌC PHÒNG NGHIÊN CỨU PHÒNG ĐÀO TẠO,BỒI PHÒNG DỊCH VỤ DƯỠNG 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn, phận văn thư lưu trữ trung tâm 1.2.1 Tình hình tổ chức Tại trung tâm, Văn phịng phận thực chức giúp việc cho giám đốc Trung tâm, trực tiếp quản lý công tác văn thư, lưu trữ toàn trung tâm Hiện phận văn thư – lưu trữ Trung tâm đặt Văn phòng chịu quản lý Trưởng phòng Số lượng cán làm việc Văn phòng Trung tâm gồm 03 cán bộ, có cán phụ trách cơng tác văn thư lưu trữ kiêm nhiệm Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.2 Chức Chức phận Văn thư – Lưu trữ trung tâm phận tham mưu, giúp việc cho giám đốc Trung tâm, thực chức quản lý thống công tác văn thư, lưu trữ, bảo đảm điều kiện làm việc phối hợp đồng phòng ban Trung tâm 1.2.3 Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Trung tâm tổ chức thuộc Trung tâm Trong phận văn thư lưu trữ có nhiệm vụ quyền hạn sau - Hướng dẫn kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư – lưu trữ Nhà nước nói chung Trung tâm nói riêng - Quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ - Tổ chức đợt tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho bộ, nhân viên Trung tâm - Thực công tác báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ - Thực công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ 1.2.4 Sơ đồ tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ Trung tâm Trưởng phịng Phó phịng Bộ phận chun mơn Bộ phận văn thư lưu trữ Bộ phận chuyên môn cán văn thư lưu trữ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 2.1 Hoạt động quản lý công tác lưu trữ 2.1.1 Tổ chức phận quản lý công tác lưu trữ Kho lưu trữ tài liệu Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức Quản lý đặt Văn phòng Trung tâm chịu quản lý Trưởng phòng Tổ chức phận quản lý công tác lưu trữ Trung tâm hoạt động dựa định ban Giám đốc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Về biên chế: Hiện phận văn thư – lưu trữ có số lượng cán làm việc Văn phòng Trung tâm gồm 03 cán bộ, có 01 cán phụ trách công tác văn thư lưu trữ kiêm nhiệm chưa có cán lưu trữ chuyên trách Trung tâm có quan tâm cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa tham dự lớp tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Tuy nhiên việc ứng dụng thực tế vào quan cịn hạn chế, điều kiện kinh phí có hạn nên trang bị máy vi tính chưa đầy đủ Ngoài yếu tố khách quan thời gian thực tập Trung tâm em nhận thấy tồn số vướng mắc sau công tác tổ chức phận quản lý lưu trữ sau: - Những đạo, quản lý thực chưa thực tốt Vẫn tồn công tác tuyên truyền, hướng dẫn tổ chức thực quy định Nhà nước lưu trữ chưa triển khai - Trung tâm tổ chức dịch vụ chỉnh lý tài liệu, nhiên công tác lập chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan, thu thập , phân loại tài liệu, bảo quản tài liệu lại chưa quan trọng nhiều Những tồn phần gây nên khó khăn hoạt động Trung tâm việc khai thác, sử dụng tài liệu cán bộ, nhân viên muốn khai thác thông tin 2.1.2 Xây dựng ban hành văn văn thư lưu trữ Nhìn chung công tác lưu trữ Trung tâm phần vào nề nếp nhiên vào thời điểm Trung tâm chưa ban hành quy chế văn thư lưu trữ Việc thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Trung tâm dựa văn quy định Nhà nước văn hướng dẫn Trung tâm Từ thực tếnàycũng cho thấy việc chưa ban hành quy chế khiến cho cơng tác văn thư lưu trữ gặp khơng khó khăn Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ, máy điều hoà, máy hút bụi, giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ Thứ năm, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Cùng với phát triển tcủa Trung tâm, tài liệu lưu trữ hành chính, nghiệp vụ Trung tâm ngày có số lượng lớn Vì vậy, cần tăng cường biện pháp lưu trữ phương tiện đại, dần bước hạn chế việc lưu trữ chất liệu giấy, nhằm giảm bớt cồng kềnh kho lưu trữ Ứng dụng CNTT công tác lưu trữ tạo sở liệu hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh hiệu nhằm nâng cao lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng hành đại • Giải pháp hoạt động nghiệp vụ Thứ : Toàn hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn theo số năm cụ thể cần phải xem xét kiểm tra đánh giá lại giá trị tài liệu trước chúng thực hết thời hạn bảo quản Xác định giá trị tài liệu việc định số phận tài liệu có lưu trữ vĩnh viễn hay lưu thời gian định tiêu huỷ.Tài liệu tiêu huỷ khơng thể làm lại Xác định giá trị tài liệu nhiệm vụ khó khăn, phức tạp Để xác định xác thời hạn bảo quản loại hồ sơ, tài liệu, bên cạnh việc vận dụng nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn lý luận xác định giá trị tài liệu để định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu cụ thể, cần nắm vững thành phần nội dung tài liệu hình thành hoạt động quan, phải đối chiếu nội dung tài liệu với chức năng, nhiệm vụ quan để thấy ý nghĩa chúng thực tế Có thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu xác định cách xác, khoa học, tránh phiến diện, chủ quan Thứ hai bảo quản tài liệu kho lưu trữ nhằm bảo đảm an tồn tra tìm nhanh tài liệu Vì vậy, kho lưu trữ cần phải có phương án xếp khoa học; phải kiểm tra, thống kê tài liệu thường xuyên để nắm số lượng, chất lượng tài liệu.Phải có chế độ quy định, nội quy cơng tác bảo vệ, phịng cháy Sinh viên: Nguyễn Đức Anh 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chữa cháy; phải có chế độ bảo quản tổ chức sử dụng cách thống nhất.Sắp xếp tài liệu kho lưu trữ tạo điều kiện cho cơng tác thống kê, kiểm tra tra tìm tài liệu lưu trữ, nhằm nắm địa tài liệu, số lượng, chất lượng tài liệu, phục vụ yêu cầu quản lý khai thác tài liệu lưu trữ Ngoài ra, xếp khoa học hồ sơ kho lưu trữ cịn giúp cho cán bộ, cơng chức lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng biến cố xảy ra, chống yếu tố phá hoại tài liệu lưu trữ Sau phương pháp phổ biến công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ Tài liệu hồ sơ, đơn vị bảo quản xếp theo đặc trưng vận dụng lập hồ sơ Mỗi hồ sơ nên dày - cm, khối lượng nhiều nên chia thành nhiều đơn vị bảo quản Tài liệu vẽ, có khổ rộng thường xếp theo phương pháp: đặt nằm, cuộn tròn Đối với vẽ giấy mỏng cuộn trịn, cịn tài liệu khổ rộng giấy cứng phải để nằm ngăn kéo Mỗi phương pháp xếp tài liệu có ưu điểm nhược điểm Sắp xếp tài liệu lên giá Nguyên tắc xếp tài liệu lên giá phải dễ tìm thấy, dễ lấy, tuỳ theo loại tài liệu, việc xếp lên khoang, giá phải thống theo quy định xếp từ trái qua phải, từ xuống Trường hợp tài liệu xếp hộp, gói… có đánh số thứ tự cần xếp lên giá theo số thứ tự Sắp xếp giá kho Việc xếp giá kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển lại, đồng thời bảo bảo đảm cho kho thơng thống, tiết kiệm diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, xếp thống kê, kiểm tra tài liệu Đối với giá cố định, xếp cần để khoảng trống cần thiết giá khoảng 50cm, giá di động giá xếp liên tiếp cần để khoảng trống khoảng 50cm để tiện cho công tác vệ sinh tra tìmtài liệu Sinh viên: Nguyễn Đức Anh 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bảng dẫn nơi để tài liệu Trong kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng dẫn: bảng dẫn nơi để tài liệu theo phông bảng dẫn nơi để tài liệutheo giá - Bảng dẫn nơi để tài liệu theo phông bảng cho biết tài liệu phơng để ngăn nào, giá kho; bảng dẫn thiết kế theo mẫu: Các bảng dẫn làm thành thẻ bìa cứng có kích thước xếp theo bảng dẫn Mỗi có yêu cầu xếp lại kho phải thay đổi thẻ theo xếp Như vậy, bảng dẫn cho phép ta quản lý tài liệu số lượng, nơi để cho phép ta quản lý tài liệu số lượng, nơi để phát kip thời tài liệu bị thiếu, bị Chế độ bảo quản tài liệu kho lưu trữ Mỗi kho lưu trữ phải có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn bảo quản toàn vẹn trạng thái vật lý tài liệu Nội dung chế độ bảo vệ bao gồm: - Quy chế kiểm tra định kỳ, đột xuất chất lượng, số lượng tài liệulưu trữ; - Quy chế vệ sinh: chế độ lau chùi, quét dọn để phát hư hỏng tài liệu Trên sở có biện pháp kịp thời phòng khắc phục hậu làm hư hại tài liệu lưu trữ Tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ Ngành nhằm đảm bảo nguồn sử liệu quan trọng, phản ánh chân thực trình hình thành phát triển, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin, góp phần đảm bảo cho hoạt động Trung tâm thơng suốt Hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ Trung tâm lưu giữ đầy đủ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua đó, kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu Sinh viên: Nguyễn Đức Anh 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mục tiêu, u cầu cải cách hành nhà nước nước ta 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Trên sở tổng kết thực tiễn hệ thống hóa quy định pháp luật hành, Trung tâm cần ban hành văn quy định riêng quy chế hoạt động công tác lưu trữ đảm bảo tảng, sở pháp lý cho việc quản lý phát huy hiệu công tác lưu trữ Trước mắt cần phải tổ chức thực biện pháp đồng mang tính định hướng sau đây: Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phịng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phịng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán Từng bước củng cố, kiện toàn tổ chức cán lưu trữ chất lượng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ Nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán có đầy đủ lực nghiệp vụ lưu trữ Đồng thời, thường xuyên mở lớp tập huấn, đưa đào tạo quy số đồng chí có khả phát triển để có nguồn cán kế cận sau Quan tâm đầu tư sở vật chất đáp ứng yêu cầu cho công tác lưu trữ bảo đảm điều kiện hoạt động, đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống, nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ để xác định giá trị tài liệu tra tìm tài liệu, chủ động tổ chức hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhanh chóng đưa cơng tác tin học hóa vào áp dụng cho lĩnh vực để phù hợp với yêu cầu Đồng thời trang bị thiết bị chuyên dùng như: hộp đựng tài liệu, máy hút bụi, máy điều hòa nhiệt độ, dụng cụ phòng cháy chữa cháy để bảo quản an toàn tài liệu Sinh viên: Nguyễn Đức Anh 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.2 Đối với môn, khoa trung tâm văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội ngơi trường có bề dày truyền thống công tác đào tạo ngành Văn thư, Lưu trữ Kể từ thành lập đến , 40 năm, nhà trường tiếp nhận giảng dạy cho đời nhiều hệ cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ vững vàng đáp ứng nhu cầu xã hội nguồn nhân lực lĩnh vực Văn thư- Lưu trữ Trong gần năm theo học trường không riêng em mà nhiều hệ sinh viên theo học nhận quan tâm giúp đỡ bảo tận tình Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ Chúng em thầy cô trang bị nhiều kiến thức chuyên ngành, hành trang giúp chúng em bước vào thực tiễn, tương lai trở thành cán lưu trữ có lực đầy đủ phẩm chất nghề nghiệp Không trang bị cho sinh viên lý luận, lý thuyết sách vở, nhà trường cho chúng em tiếp xúc chỉnh lý khối tài liệu trình hình thành hoạt động nhà trường Tuy nhiên hoạt động thực tiễn hạn chế Vậy nên em mong rằng, Nhà trường kết hợp với khoa Văn thư lưu trữ tạo điều kiện áp dụng vào thực tế cho sinh viên nhiều không sinh viên cuối khóa mà từ bạn sinh viên năm năm hai Để chúng em tiếp xúc thực tế trau dồi kinh nghiệm cho thân vững vàng Trong trình giảng daỵ, nhà trường khoa Văn thư lưu trữ cần đầu tư nhiều giáo cụ trực quan giúp sinh viên chúng em hiểu sâu nắm kiến thức cách dễ dàng, thuận tiện Không vậy, trình học tập rèn luyện trường, nhà trường cần tổ chức hoạt động ngoại khóa tích cực Để cho chúng em tham quan, tận mắt chứng kiến trình thu thập bổ sung, chỉnh lý tài liệu quan, trung tâm lưu trữ, chí trực tiếp tham gia vào cơng tác để chúng em hồn thiện kĩ thao tác nghiệp vụ Những buổi ngoại khóa giúp chúng em nhìn nhận thân cách đắn Sinh viên: Nguyễn Đức Anh 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhất, để phát huy điểm mạnh khắc phục điểm yếu cá nhân, giúp chúng em ngày hoàn thiện thân trưởng thành Sinh viên: Nguyễn Đức Anh 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Tất trường ĐH,CĐ, THCN tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Thực phương châm trên, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập tuần cho sinh viên nghành Văn thư – Lưu trữ Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý em hoàn thànhđợt thực tập với chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Tuy thời gian thực tập khơng nhiều thực có ý nghĩa thân em , giúp em trưởng thành nhiều Đó hội cho em bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hố phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tập giúp em hiểu sâu chuyên nghành Văn thư- Lưu trữ Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan từ em ý thức trách nhiệm Cán Văn thư- Lưu trữ trẻ em lớn Đặc biệt nhà nước có sách quản lý Hành “một cửa”, cơng tác Lưu trữ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác phát triển lên với tầm quan trọng Đợt thực tập diễn thuận lợi, em thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách thuận lợi Bên cạnh em có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc cán Văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự chau dồi kiến thức chun mơn để thành cơng cơng tác sau Để hồn thành báo cáo , em xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên nghành thầy , cô khoa Văn thư – Lưu Trữ Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho em có mơi trường học tập tốt, hồn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt thực Sinh viên: Nguyễn Đức Anh 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tập Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán văn phòng Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý tạo điều kịên giúp đỡ em trình thực tập Nhờ quan tâm , giúp đỡ tận tình sâu sắc quan em gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Trong trình thực tập quan chắn em không khỏi bỡ ngỡ mong góp ý kiến quý quan Báo cáo thực tập tốt nghiệp thành sau thời gian dài học lý thuyết sau thực đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình chị Đỗ Thị Hằng cán văn thư Song kiến thức hạn chế nên báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy giáo chuyên nghành thầy cô khoa Văn thư – Lưu Trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội , ngày 19 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Đức Anh Sinh viên: Nguyễn Đức Anh 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Phụ lục 01 : Một số hình ảnh thực tế kho lưu trữ Trung tâm Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tài liệu tình trạng bó gối lộn xộn Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 :Văn quy phạm pháp luật lưu trữ 1,NGHỊ ĐỊNH SỐ 111/2004/NĐ-CP NGÀY 08 THÁNG NĂM 2004 (Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia) 2,THÔNG TƯ SỐ 30/2004/TT-BTC NGÀY 07 THÁNG NĂM 2004 CỦA BỘ TÀI CHÍNH (Hướng dẫn chế độ thu,nộp,quản lý,sử dụng phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ) Phụ lục 03 Một số biểu mẫu nghiệp vụ lưu trữ 1,Sổ nhập tài liệu STT Ngày Văn Tên tháng quan năm giao (cá nhập nộp Tên Số Thời Số phông phông gian lượng (sưu tài liệu Đặc Ghi điểm tình nhân) tập, hình tài nộp tài tài liệu) liệu liệu 10 cm cm cm cm cm cm cm cm cm cm Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2,biên nộp lưu tài liệu CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc -… ,ngày…tháng…năm… BIÊN BẢN NỘP LƯU TÀI LIỆU Số:…… Đơn vị nộp………………………………………………………………… Đơn vị nhận………………………………………………………………… Căn để nộp……………………………………………………………… Số lượng tài liệu(bằng số chữ):………………… ……………………………………………………………………………… Tình hình tài liệu…………………………………………………………… Tài liệu nộp lưu thống kê mục lục kèm theo Người nhận Người giao (ký tên) (ký tên) Chứng thực thủ trưởng quan Bên nhận Bên giao (ký tên,đóng dấu) (ký tên,đóng dấu) Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3,Biên chuyển giao tài liệu lưu trữ quan lưu trữ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc - ,ngày tháng…năm BIÊN BẢN CHUYỂN GIAO TÀI LIỆU Số:…… Đơn vị chuyển giao………………………………………………………… Đơn vị tiếp nhận……………………………………………………………… Căn để chuyển giao……………………………………………………… Số lượng tài liệu(bằng số chữ)…………………………………………… ………………………………………………………………………… Tài liệu chuyển giao thống kê mục lục kèm theo Người nhậnNgười giao (ký tên) (ký tên) Chứng thực thủ trưởng quan Bên nhận Bên giao (ký tên,đóng dấu) (ký tên,đóng dấu) Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4,Mẫu mục lục hồ sơ Cặp hộp Hồ sơ số số Tiêu đề Ngày Số lượng Thời hạn hồ sơ tháng bắt tờ bảo quản Ghi đầu kết thúc 5,Sổ đăng ký mục lục hồ sơ Số Phông thứ số tự Mục Tên Thời gian Số lượng Số tờ Số Thời Ghi lục số mục tài liệu đơn vị mục mục hạn lục đăng có bảo quản lục lục mục lục quản ký mục lục Sinh viên: Nguyễn Đức Anh bảo Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6,Sổ xuất tài liệu Số thứ Ngày Căn Xuất Số Mục Số tự tháng xuất đâu,lý tên lục số lượng(hồ phông sơ,bó,gói) Sinh viên: Nguyễn Đức Anh Lớp: ĐH Lưu trữ học 12A Ghi