Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A.PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 3 1.1 . Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả 3 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 3 1.1.2 Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả 3 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả 9 1.2.1. Tình hình tổ chức 9 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả 9 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ. 11 2.1. Hoạt động quản lý 11 2.1.1. Về việc quản lý Phông lưu trữ cơ quan và công tác lưu trữ. 11 2.1.2. Về việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ. 11 2.1.3. Về việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ. 11 2.1.4.Về việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ. 12 2.1.5. Về việc ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ. 12 2.1.6. Về việc công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong công tác lưu trữ. 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Công tác giao nộp tài liệu : 13 2.2.2. Công tác thu thập tài liệu: 14 2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu 15 2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 15 2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 16 2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ: 16 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ. 18 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 18 2. Những mặt còn hạn chế 19 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Phòng 20 3.3. Một số khuyến nghị 24 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 D. PHỤ LỤC 27
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A.PHẦN MỞ ĐẦU B.PHẦN NỘI DUNG .3 CHƯƠNG : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 1.1 Lịch sử hình thành , chức , nhiệm vụ , quyền hạn , cấu tổ chức Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả .3 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển .3 1.1.2 Chức , nhiệm vụ , quyền hạn , cấu tổ chức Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả 1.2.1 Tình hình tổ chức 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả CHƯƠNG 2: 11 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ CẨM PHẢ .11 2.1 Hoạt động quản lý 11 2.1.1 Về việc quản lý Phông lưu trữ quan công tác lưu trữ 11 2.1.2 Về việc tuyển dụng bố trí cán làm công tác lưu trữ 11 2.1.3 Về việc tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ .11 2.1.4.Về việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lưu trữ 12 2.1.5 Về việc ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ .12 2.1.6 Về việc công tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm công tác lưu trữ 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1 Công tác giao nộp tài liệu : 13 2.2.2 Công tác thu thập tài liệu: .14 2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 15 2.2.5 Công tác thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 15 2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: 16 2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ: 16 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 18 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 18 Những mặt hạn chế .19 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Phòng 20 3.3 Một số khuyến nghị 24 C PHẦN KẾT LUẬN 25 D PHỤ LỤC 27 Nguyễn Hải Trung Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Hải Trung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Cụm từ viết tắt UBND HĐND PNV Nguyễn Hải Trung Cụm từ đầy đủ Ủy ban Nhân dân Hội đồng nhân dân Phòng Nội vụ Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A.PHẦN MỞ ĐẦU Lưu trữ công tác nghiệp vụ quan trọng thiếu trình hình thành phát triển đơn vị, ghi nhận hoạt động quan, tổ chức, Đảng Nhà nước Là công tác quan trọng việc giữ gìn, bảo quản thông tin lâu dài, nhằm phục vụ cho lãnh đạo Đảng Nhà nước nhiều lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Điều chứng minh qua liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, hình ảnh sinh động phim ảnh…qua hai kháng chiến chống thực dân Pháp đế quốc Mỹ xâm lược, sở để cung cấp thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho hệ hôm mai sau Trong trình xây dựng bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chủ quyền tổ quốc, chống lại âm mưu xâm lược bọn đế quốc, thực dân Đồng thời, tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin Đảng nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ trương, sách đến tầng lớp nhân dân Ngoài ra, tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi lĩnh vực đạt hiệu cao Do đó, tài liệu lưu trữ phải bảo quản từ hệ sang hệ khác, nguồn thông tin vô tận để người công dân, ngành, quan sử dụng Tuy nhiên, đất nước ta trải qua nhiều chiến tranh kéo dài, vậy, nhiều tài liệu bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác số người thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, tiêu hủy nhiều tài liệu có giá trị Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ vào nề nếp trở thành nhu cầu cấp bách Đảng nhà nước Trong năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Trung ương địa phương ngày quan, đoàn thể, tổ chức trọng phát Nguyễn Hải Trung Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội triển Đảng nhà nước ta ban hành hàng loạt văn pháp quy, công văn nhằm hướng dẫn, đạo, tổ chức cách có hệ thống, quan quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh đó, quan có nhiều đầu tư sở vật chất, trình độ chuyên môn cán làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu vào nề nếp Nhận thức tầm quan trọng công tác Lưu trữ Được chấp thuận lãnh đạo nhà trường lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Cẩm Phả tháng từ ngày 11/01/2016 đến ngày 19/03/2016.Bản thân em trực tiếp làm việc Phòng Nội Vụ Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Cẩm Phả qua đợt thực tập vừa qua Trong khoảng thời gian thực tập, nhờ giúp đỡ tận tình lãnh đạo quan bảo tận tình anh chị quan,em học hỏi rút nhiều học kinh nghiệm để ngày hoàn thiện Qua đợt thực tập này, em nhận thấy công tác lưu trữ Ủy Ban Nhân Dân Thành Phố Cẩm Phả gặp nhiều khó khăn, hạn chế kho tàng, sở vật chất chưa trang bị đầy đủ Đồng thời, vận dụng kiến thức học nhà trường đợt thực tập em đúc rút số kinh nghiệm quý báu công tác lưu trữ giúp cho em có kiến thức nghiệp vụ cách vững Để hoàn thành đợt thực tập này, em xin cảm ơn trau dồi kiến thức thầy, cô thời gian qua, cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình cô, lãnh đạo Phòng Nội Vụ Thành Phố Cẩm Phả tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thực tập Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sĩ – TRẦN VIỆT HÀ giảng viên hướng dẫn em thời gian thực tập vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới lãnh đạo anh chị Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả đặc biệt anh NGUYỄN THÁI DUY - chuyên viên phòng Nội vụ Thành phố Cẩm Phả nguời hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Hải Trung Nguyễn Hải Trung Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG NỘI VỤ THÀNH PHỐ CẨM PHẢ 1.1 Lịch sử hình thành , chức , nhiệm vụ , quyền hạn , cấu tổ chức Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Thực theo Nghị định 14/2008/NĐ-CP , Phòng Nội Vụ thành phố thành lập sở Phòng Nội Vụ - Lao Động Thương Binh Xã Hội trước 1.1.2 Chức , nhiệm vụ , quyền hạn , cấu tổ chức Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả Chức Phòng Nội Vụ quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố,là máy giúp việc Thường trực HĐND UBND Thành phố, có chức nhiệm vụ cụ thể sau: Phòng Nội vụ Thành phố Cẩm Phả quan chuyên môn thuộc UBND Thành phố có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân quản lý nhà nước về: Tổ chức máy; vị trí việc làm; biên chế công chức cấu ngạch công chức quan, tổ chức hành nhà nước; vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập; tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp công lập; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã người hoạt động không chuyên trách cấp xã; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng; công tác niên Phòng Nội vụ chấp hành lãnh đạo, quản lý tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức công tác UBND , đồng thời chấp hành đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ Nguyễn Hải Trung Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhiệm vụ, quyền hạn - Trình UBND, Chủ tịch UBND thành phố ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao - Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao - Về tổ chức, máy + Trình UBND, Chủ tịch UBND thành phố ban hành văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức Phòng Nội vụ theo quy định theo hướng dẫn UBND cấp tỉnh; + Tham mưu, giúp Ủy ban nhân thành phố trình cấp có thẩm quyền định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND thành phố; + Thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị nghiệp công lập thuộc thẩm quyền định UBND cấp huyện theo quy định pháp luật theo phân cấp UBND tỉnh; + Tham mưu, giúp UBND thành phố việc trình UBND cấp tỉnh định thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị nghiệp công lập thuộc UBND cấp thành phố theo quy định luật chuyên ngành; + Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể tổ chức phối hợp liên ngành thuộc thẩm quyền định Chủ tịch UBND thành phố theo quy định pháp luật - Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập + Thẩm định, trình UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm quan, đơn vị nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý UBND thành Nguyễn Hải Trung Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phố để UBND thành phố trình UBND cấp tỉnh theo quy định; + Trình Chủ tịch UBND thành phố giao biên chế công chức, giao số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; + Giúp UBND thành phố hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật; - Về quản lý vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức + Trình UBND thành phố ban hành văn đạo, hướng dẫn quan, tổ chức, đơn vị thuộc UBND thành phố quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định pháp luật theo đạo, hướng dẫn UBND cấp tỉnh; + Giúp UBND thành phố đôn đốc, theo dõi, thẩm định, tổng hợp việc xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý UBND thành phố để trình UBND cấp tỉnh thẩm định; giúp UBND thành phố tổng hợp danh mục vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức thành phố để trình UBND cấp tỉnh theo quy định; + Trình UBND thành phố thực việc sử dụng, quản lý vị trí việc làm cấu chức danh công chức, viên chức quan, tổ chức, đơn vị thuộc UBND thành phố theo quy định, theo phân cấp ủy quyền UBND cấp tỉnh - Về công tác xây dựng quyền + Tham mưu, giúp UBND thành phố việc tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu HĐND cấp địa bàn theo quy định pháp luật hướng dẫn UBND cấp tỉnh; + Trình Chủ tịch UBND thành phố phê chuẩn kết bầu cử, phê chuẩn Nguyễn Hải Trung Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên UBND cấp xã, phường theo quy định Trình Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên UBND cấp xã, phường nơi thực thí điểm không tổ chức HĐND theo quy định; + Xây dựng, trình UBND thành phố đề án liên quan đến việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn vị hành chính, phân loại đơn vị hành địa bàn để UBND thành phố trình cấp có thẩm quyền xem xét, định - Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã,phường người hoạt động không chuyên trách cấp xã, phường + Trình Chủ tịch UBND thành phố định việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức, luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, việc, nghỉ hưu, thực chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ chế độ, sách khác cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý UBND thành phố theo quy định pháp luật phân cấp UBND cấp tỉnh + Giúp UBND thành phố thực việc tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã; thực chế độ, sách cán bộ, công chức cấp xã, phường người hoạt động không chuyên trách cấp xã,phường theo quy định - Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức + Trình UBND thành phố triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn cấp UBND cấp xã, phường thực công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức địa phương; + Trình UBND thành phố biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức địa bàn thành phố; + Thực công tác tổng hợp, báo cáo cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức địa phương theo quy định - Giúp UBND thành phố thực quản lý nhà nước tổ chức hoạt động hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện địa bàn theo quy định pháp luật Nguyễn Hải Trung Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo ủy quyền Chủ tịch UBND cấp tỉnh - Về công tác văn thư, lưu trữ + Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh quan, tổ chức ởthành phố vằ xã, phường theo quy định pháp luật; + Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Về công tác thi đua, khen thưởng + Tham mưu, đề xuất với UBND thành phố tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn thành phố; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng thành phố; + Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng địa bàn thành phố; xây dựng, quản lý sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật - Về công tác tôn giáo Giúp UBND thành phố đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước tôn giáo công tác tôn giáo địa bàn; + Chủ trì, phối hợp với quan chuyên môn cấp để thực nhiệm vụ quản lý nhà nước tôn giáo địa bàn theo phân cấp UBND cấp tỉnh theo quy định pháp luật; + Tham mưu, giúp UBND thành phố giải vấn đề cụ thể tôn giáo theo quy định pháp luật theo hướng dẫn Sở Nội vụ - Về công tác niên + Tổ chức triển khai thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển niên công tác niên; + Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật niên công tác niên theo quy định; giải vấn đề liên quan đến Nguyễn Hải Trung Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhanh chóng Tại Kho lưu trữ Phòng Nội Vụ xây dựng sổ đăng ký mục lục hồ sơ, phương tiện thống kê khác chưa xây dựng 2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Với vai trò, ý nghĩa quan trọng tài liệu lưu trữ , việc thu thập , phân loai, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản Lưu trữ khó , việc bảo quản an toàn tài liệu trình lưu trữ khỏi tác nhân phá hoại khó khăn, phức tạp Tài liệu Lưu trữ dễ bị phá hoại nhiều yếu tố khách quan kho tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng yếu tố chủ quan người gây Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Tại Phòng Nội vụ công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ cần quan tâm Hiện Phòng Nội vụ có kho Lưu trữ tài liệu riêng, phòng Lưu trữ có giá, tủ, cặp đựng tài liệu Do xây dựng phòng Lưu trữ, có cán Lưu trữ kiêm nghiệm nên khối tài liệu chưa thực bảo quản tốt Chỉ có tài liệu chỉnh lý từ năm trước xếp lên giá, số tài liệu tình trạng chưa chỉnh lý, xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm sử dụng.Vì kho lưu trữ Phòng chưa trang bị thiết bị cứu hoả, quạt thông gió, máy điều hoà nên tài liệu chưa bảo quản an toàn có cố xảy không tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng điều kiện khắc nghiệt Tuy nhiên điều kiện chưa có đủ chi phí để xây dựng, củng cố cho công tác bảo quản tài liệu Phòng Nội vụ tận dụng khả năng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu (Phụ lục 04) 2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ: Qua khảo sát thực tế, nhận thấy tổ chức sử dụng tài liệu Phòng Nội Nguyễn Hải Trung 16 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vụ tổ chức theo hình thức cho mượn, Cán cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu đến phòng mượn tài liệu, nghiên cứu phòng photo mang nhà Ở chưa xây dựng phòng đọc riêng chưa có triển lãm tài liệu hiệu công tác chưa cao Do Chuyên viên Phòng Nội vụ kiêm nhiệm Lưu trữ nên tài liệu chưa xác định giá trị, chưa thể đưa công bố giới thiệu Do chưa có công cụ tra cứu khoa học nên việc tra tìm tài liêu gặp nhiều khó khăn Để khai thác sử dụng tài liệu nhiều hơn, Phòng Nội vụ bước tổ chức lại công tác Lưu trữ nói chung quan tâm đến khâu tổ chức sử dụng nói riêng, cụ thể xây dựng phòng đọc riêng, kho bảo quản sử dụng tài liệu Nguyễn Hải Trung 17 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt - Bảng tóm tắt công việc làm thời gian thực tập: STT Thời gian Từ 11/01 Nội dung công việc - Tìm hiểu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, đến 17/01 cấu tổ chức PNV UBND Thành phố Cẩm Phả Từ 17/01 - Quan sát học hỏi cán lưu trữ công việc ngành nghề đến 20/01 thân Từ 20/01 - Khảo sát hoạt động quản lý công tác lưu trữ Tìm hiểu văn bản, nội quy, quy chế, chế độ sách đến 31/01 Từ 31/01 UBND Thành phố Cẩm Phả PNV Nghiên cứu văn ban hành PNV đến 10/02 Từ 10/02 - Thực nghiệp vụ chuyên môn học trường đến 20/02 áp dụng làm công việc giao PNV: + Xác định giá trị tài liệu + Chỉnh lý tài liệu, thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu + Bảo quản tài liệu Từ 20/02 - Khảo sát hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ PNV Tiếp tục làm việc giao Phòng đến 05/03 Từ 05/03 - Tiếp tục làm việc giao Phòng đến 10/03 Từ 10/03 - Tiến hành làm báo cáo thực tập - Hoàn thành công việc giao Phòng đến 19/03 - Hoàn thành báo cáo thực tập - Tổng kết, rút kinh nghiệm sau đợt thực tập - Kết đạt được: Với tinh thần nổ học sinh tinh thần ham học hỏi cộng với giúp đỡ tận tình chú, anh chị Phòng Nội vụ giúp em Nguyễn Hải Trung 18 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vững tin trình học tập kinh nghiệm Phòng Nội vụ UBND Thành phố Cẩm Phả - Tích cực tìm hiểu quan sát hoạt động quan - Chấp hành giấc quy định nội quy quan - Có thái độ tốt, lễ phép với cô chú, anh chị quan Bằng việc quan sát trực tiếp công việc quan thực tập sau tham gia vào số công việc đơn giản để nắm công việc cách nhanh chóng Qua trình quan sát để làm quen với công việc Phòng Nội vụ ngày phân công thực tập số công việc cán lưu trữ thực thụ giúp có học bổ ích thiết thực, công việc cụ thể như: - Thực hành, thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu vào Kho lưu trữ - Thực hành xác định giá trị tài liệu - Thực hành chỉnh lý tài liệu (chỉnh lý xếp hồ sơ cá nhân cán Uỷ Ban Phường địa bàn thành phố Cẩm Phả) - Bảo quản tài liệu lưu trữ - Biết cách sử dụng loại máy văn phòng như: máy photocopy, máy in… - Quan sát, học hỏi thái độ, cử tiếp khách cô chú, anh chị Phòng - Quan sát tham gia vào việc cán Lưu trữ - Nắm bắt cách thức trình bày loại văn quan Nhà nước Những mặt hạn chế Do tiếp xúc với lý thuyết trường không tiếp cận với thực tế môi trường làm việc chuyên nghiệp văn phòng nên gặp phải khó khăn như: - Còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc - Kiến thức lý thuyết thực tế công việc không tương đồng nên gây khó Nguyễn Hải Trung 19 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội khăn công việc 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Phòng Nội Vụ UBND Thành phố Cẩm Phả Để công tác lưu trữ quan cấp nói chung, lưu trữ Phòng Nội vụ UBND Thành phố Cẩm Phả nói riêng bước vào nề nếp, phát triển, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày lớn mạnh Sớm khắc phục tồn tại, hạn chế, nhằm tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Phòng Nội vụ, em xin đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan sau: Thứ nhất, cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao nhận thức công tác cán bộ, công chức, viên chức Ngành Thứ hai, cán lưu trữ cần đào tạo, bồi dưỡng nắm chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ Lãnh đạo cấp cần quan tâm thực đầy đủ chế độ, sách cán lưu trữ theo quy định, nhằm kịp thời động viên, khích lệ cán lưu trữ Ngược lại, cán làm công tác lưu trữ cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao thực nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với công việc giao Thứ ba, cần hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn, đạo công tác lưu trữ Trước mắt, tập trung vào văn như: Quy định công tác lưu trữ quan; văn hướng dẫn lập hồ sơ hành; văn quy định thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quan; bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan Lập hồ sơ hành việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Việc lập hồ sơ phải cán thực trực tiếp trình giải công việc giao phản ánh đầy đủ, Nguyễn Hải Trung 20 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xác trình giải công việc hay vấn đề, việc cụ thể (gọi lập hồ sơ giai đoạn văn thư) Điều có nghĩa lập hồ sơ giai đoạn văn thư đảm bảo lưu giữ đầy đủ văn hồ sơ Mặt khác, có cán trực tiếp làm việc đơn vị chức thực hiểu giá trị tài liệu hình thành thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị đó, dự kiến thời hạn bảo quản sát với giá trị tài liệu Bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ kế thừa chỉnh lý lại hồ sơ lập cần thiết khôi phục, phục hồi hồ sơ giai đoạn lưu trữ Nếu công việc giải xong giai đoạn văn thư mà tài liệu công việc không lập thành hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ quan, cán lưu trữ phải thực lập hồ sơ trình chỉnh lý tài liệu Việc chỉnh lý tài liệu rời lẻ, lộn xộn tiếp nhận từ đơn vị gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí dễ dẫn đến tình trạng hồ sơ lập chỉnh lý không hoàn chỉnh khó đảm bảo chất lượng tài liệu thu thập không đầy đủ Vì vậy, cần thiết phải ban hành văn hướng dẫn đạo lập hồ sơ hành nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức việc lập hồ sơ thực nhiệm vụ giao Việc ban hành Quy định thành phần hồ sơ, tài liệu đơn vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quan không phần quan trọng: nhằm mục đích bảo đảm thu thập cách đầy đủ, xác thống hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động đơn vị vào lưu trữ quan, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng cán bộ, công chức quan, đồng thời đảm bảo nguồn tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ Quốc gia Quy định quan trọng để cá nhân, đơn vị trực thuộc quan chủ động lập hồ sơ trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao tiến hành lựa chọn, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào lưu trữ; tạo thuận lợi cho lưu trữ quan tiến hành thu thập tài liệu từ đơn vị để tổ chức lưu trữ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu công cụ chủ yếu sử dụng công tác xác định giá trị tài liệu; sở để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản lưu trữ quan lưu trữ Quốc gia Bảng Nguyễn Hải Trung 21 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời hạn bảo quản tài liệu sở để Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan xem xét, định việc loại huỷ tài liệu; giúp cán lưu trữ tránh chủ quan, phiến diện xác định giá trị tài liệu Đồng thời, bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành vận dụng để ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ từ giai đoạn văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ thực khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu tiếp nhận từ đơn vị Xác định giá trị tài liệu nhiệm vụ khó khăn, phức tạp Để xác định xác thời hạn bảo quản loại hồ sơ, tài liệu, bên cạnh việc vận dụng nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn lý luận xác định giá trị tài liệu để định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu cụ thể, cần nắm vững thành phần nội dung tài liệu hình thành hoạt động quan, phải đối chiếu nội dung tài liệu với chức năng, nhiệm vụ quan để thấy ý nghĩa chúng thực tế Đồng thời cần quan tâm đến mối liên hệ tài liệu với tài liệu quan với quan để xác định giá trị mặt tài liệu Có thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu xác định cách xác, khoa học, tránh phiến diện chủ quan Xác định giá trị tài liệu việc định số phận tài liệu có lưu trữ vĩnh viễn hay lưu thời gian định tiêu huỷ.Tài liệu tiêu huỷ làm lại Vì toàn hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn theo số năm cụ thể cần phải xem xét kiểm tra đánh giá lại giá trị tài liệu trước chúng thực hết thời hạn bảo quản Thứ tư, tăng cường đạo Lãnh đạo Tỉnh, Lãnh đạo Thành phố phối hợp đơn vị để hồ sơ, tài liệu hình thành trình hoạt động quan cấp nói chung, Phòng Nội vụ UBND Thành phố Cẩm Phả nói riêng quản lý tập trung đầu mối Kho lưu trữ, nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc bảo vệ, bảo quản nguồn sử liệu quan trọng quan, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, sử dụng lâu dài cán bộ, công chức quan Nguyễn Hải Trung 22 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thứ năm, bước bố trí kho lưu trữ theo quy chuẩn từ Trung ương đến địa phương Trang bị đầy đủ phương tiện thiết yếu để vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ, máy điều hoà, máy hút bụi, giá, hộp, cặp đựng tài liệu; bìa hồ sơ Thứ sáu, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Phòng Nội vụ; tổng hợp vướng mắc trình thực đề xuất biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải Thứ bảy, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Cần tăng cường biện pháp lưu trữ phương tiện đại, dần bước hạn chế việc lưu trữ chất liệu giấy, nhằm giảm bớt cồng kềnh kho lưu trữ Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác lưu trữ tạo sở liệu hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh hiệu nhằm nâng cao lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng hành đại Tổ chức tốt công tác lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ Phòng Nội vụ nhằm đảm bảo nguồn sử liệu quan trọng, phản ánh chân thực trình hình thành phát triển Phòng, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin, góp phần đảm bảo cho hoạt động Phòng thông suốt Hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ Phòng lưu giữ đầy đủ trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua đó, kiểm tra, đúc rút kinh nghiệp góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Nguyễn Hải Trung 23 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3 Một số khuyến nghị * Đối với Phòng Nội vụ UBND Thành phố Cẩm Phả Trong thời gian kiến tập Phòng Nội Vụ xin đề xuất số ý kiến sau: a) Về sở vật chất - Xây dựng sửa sang lại sở vật chất đầy đủ tiện nghi đảm bảo không gian chứa tài liệu chưa chỉnh lý bảo quản tốt tài liệu chỉnh lý - Cần thường xuyên dọn dẹp kho lưu trữ tài liệu trang bị trang thiết bị để bảo quản đc tốt tài liệu b) Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ Cần có biện pháp để kích thích tinh thần làm việc, việc không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán Tinh thần làm việc cán có ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc, cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi lợi ích họ c) Về hoạt động nghiệp vụ - Cần có thống phận từ khâu lập phương án đến tìm kiếm hồ sơ tài liệu lưu trữ d) Chính sách khen, thưởng hợp lý - Cần có chế độ khen thưởng phù hợp đê nâng cao lòng yêu nghề cán - Để cán phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý công việc họ làm trả công thích đáng Hàng tháng phải tổ chức bình xét thi đua cán bộ, cán hoàn thành nhiệm vụ mức khác có khuyến khích cán tích cực công việc Đối với cán có sáng kiến đem lại hiệu cao nên thưởng kịp thời để động viên mức thưởng 100.000đ - Có chế tài xử phạt với trường hợp vi phạm e) Về đào tạo nhân lực có chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ - Mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư , lưu trữ * Đối với môn lưu trữ , khoa , trường - Cần tạo điều kiện cho sinh viên thực tế thường xuyên với ngành nghề học trường Nguyễn Hải Trung 24 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Phòng Nội vụ UBND Thành phố Cẩm Phả phận tổ chức nghiệp Nhà nước, thực tập hội tốt cho em Hơn em tạo điều kiện nhiều công việc để bộc lộ khả học hỏi nhiều điều chưa biết Sau hai tháng thực tập Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả, thời gian không ngắn không dài Nhưng quan em học tập nhiều kiến thức bổ ích thực tế quan Đợt kiến tập giúp em hiểu rõ hành nhà nước nói chung, hoạt động thường xuyên Phòng Nội vụ nói riêng, qua em tiếp xúc với công việc, với chuyên môn nghiệp vụ quan nhà nước Giúp em áp dụng lý thuyết lớp vào thực tế Đợt thực tập diễn thuận lợi, em thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách thuận lợi Bên cạnh em có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc cán Lưu trữ nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn để thành công công tác sau Qua em rút số học kinh nghiệm như: - Cần tìm tòi nghiên cứu để vận dụng kiến thức học từ kết hợp tốt lý thuyết với thực hành đúc kết kinh nghiệm cho thân - Trong công việc cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, có ý thức học hỏi kinh nghiệm từ người quan Bằng cố gắng, nỗ lực thân, em tận dụng cách triệt để kiến thức học trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc kiến thức Hơn em tạo lập kỹ nghiệp vụ công việc giao tiếp để vững vàng bước vào công việc sau Là sinh viên trường làm việc thật với quan, em nhận thấy thân cần học hỏi, trau dồi thêm nhiều kiến thức trường Nguyễn Hải Trung 25 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cần trải qua trình thực tiễn công việc để có đủ lực làm tốt công việc sau trường Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung khoa Văn Thư Lưu Trữ nói riêng tạo điêu kiện cho chúng em kiến tập thực tế quan nhà nước giúp cho em học hỏi nhiều kiến thức thực tế Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới UBND thành phố Cẩm phả nói chung phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả nói riêng tiếp nhận, giúp đỡ em tận tình suốt thời gian kiến tập vừa qua Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sĩ TRẦN VIỆT HÀ – giảng viên hướng dãn thực tập tập thể đội ngũ giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho em kiến thức để em áp dụng vào đợt kiến tập này, giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập ngành nghề báo cáo Và em xin chân thành cảm ơn anh NGUYỄN THÁI DUY- chuyên viên phòng Nội vụ Thành phố Cẩm Phả nguời hướng dẫn, dạy, giúp đỡ em hoàn thành tốt thời gian thực tập vừa qua Mặc dù em cố gắng hoàn thành báo cáo kinh nghiệm thực tế ít, hiểu biết hạn chế lần em áp dụng kiến thức vào thực tế nên em không tránh thiếu sót báo cáo Kính mong thầy, cô giáo góp ý để báo cáo em hoàn thiện / Em xin chân thành cảm ơn! Nguyễn Hải Trung 26 Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC Phụ lục 01: sơ đồ cấu tổ chức Phòng Nội vụ thành phố Cẩm Phả Trưởng phòng Phó phòng Phó phòng Bộ phận xây dựng quyền Nguyễn Hải Trung Bộ phận tổ chức cán Phó phòng Bộ phận hành văn thư, lưu trữ, tôn giáo Bộ phận tổ chức cán Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: : Mục lục hồ sơ Phòng Nội vụ Thành phố Cẩm Phả Ngày Nhóm Hộp số Hồ sơ số tiêu hồ sơ Nguyễn Hải Trung đề tháng bắt Số lượng đầu tờ THBQ Ghi kết thúc Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Mẫu danh mục hồ sơ UBND THÀNH PHỐ CẨM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA PHẢ VIỆT NAM PHÒNG NỘI VỤ Độc lập - Tự - Hạnh phúc Danh mục hồ sơ của: ……………………… Năm: ………………… Số ký hiệu hồ Tiêu đề Thời hạn bảo Người lập sơ hồ sơ quản hồ sơ Ghi Bản danh mục hồ sơ có…………… hồ sơ gồm: …… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn …… hồ sơ có thời gian bảo quản lâu dài …… hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Cẩm Phả, ngày …… tháng … năm …… Ký duyệt Nguyễn Hải Trung Lớp Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04:Kho lưu trữ Phòng Nội vụ Nguyễn Hải Trung Lớp Lưu trữ học K1A