Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 5 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức. 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức. 5 1.1. Lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái. 5 1.1.2. Chức năng của Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ 6 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Chi cục Văn thư – Lưu trữ 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sơ đồ cơ cấu tổ chức Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái xem phụ lục số 1) 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức. 8 1.2.1. Tình hình tổ chức, chức năng của phòng quản lý Văn thư Lưu trữ 8 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ 8 1.2.3 .Cơ cấu tổ chức của phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ 9 Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Công tác tổ chức, cán bộ,đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 10 2.1.2, Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ và xây dựng văn bản 11 2.1.3, Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ 13 2.1.4. Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 13 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu 14 2.2.2.Thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu và lưu trữ lịch sử tỉnh 14 2.2.3. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, sắp xếp hồ sơ, tài liệu 15 2.2.4. Bảo vệ, bảo quản, thốngkê tài liệu lưu trữ 17 2.2.5. Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 18 2.2.6. Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu. 18 2.2.7. Thực hiện Đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng” 19 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất khyến nghị 20 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 20 3.1.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 20 3.1.2.Những kết quả đạt được trong giải quyết công việc được giao 20 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 21 3.3. Một số khuyến nghị 22 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức: 22 3.3.2. Đối với bộn môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 23 C.PHẦN KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG .4 Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái 1.1.2 Chức Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Chi cục Văn thư – Lưu trữ 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sơ đồ cấu tổ chức Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái xem phụ lục số 1) 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan tổ chức 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ .7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ quan tổ chức 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Công tác tổ chức, cán bộ,đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ .9 2.1.2, Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật văn thư, lưu trữ xây dựng văn .10 2.1.3, Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn thực quy định pháp luật hành văn thư, lưu trữ 12 2.1.4 Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1 Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu 13 2.2.2.Thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu lưu trữ lịch sử tỉnh 13 2.2.3 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, xếp hồ sơ, tài liệu 14 2.2.4 Bảo vệ, bảo quản, thốngkê tài liệu lưu trữ 16 2.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 17 Sinh viên: Hà Quỳnh Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.6 Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu 17 2.2.7 Thực Đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng” 18 Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức 19 đề xuất khyến nghị .19 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt .19 3.1.1 Những công việc làm thời gian thực tập .19 3.1.2.Những kết đạt giải công việc giao 19 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức 20 3.3 Một số khuyến nghị .21 3.3.1 Đối với quan, tổ chức: 21 3.3.2 Đối với bộn môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 22 C.PHẦN KẾT LUẬN 24 PHỤ LỤC Sinh viên: Hà Quỳnh Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Trong công đổi lên ngày đất nước phát triển nay, quan nhà nước công tác văn thư - lưu trữ dần chiếm vị trí quan trọng hoạt động tổ chức Nhận thức vai trò mà người biết tự bảo quản tài liệu, biết tầm quan trọng tài liệu lưu trữ lĩnh vực : kinh tế - trị - văn hóa xã hội Cũng để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội lưu trữ xuất chứng minh xã hội thay đổi, ngày tiến lên đà phát triển không ngừng.Nhất tình hình đất nước ta vấn đề liên quan đến chủ quyền biển đảo,thì lúc tài liệu lưu trữ cho thấy giá trị chúng vô giá vô cần thiết vấn đề mà đất nước gặp khó khăn Với việc tổ chức cho sinh viên thực tập quan, tổ chức cách hiệu sinh viên có hội cọ sát với thực tế, có hội làm quenvới môi trường làm việc để làm bước đệm cho công việc sau phát huy nhà trường trang bị Đây hội tốt để sinh viên học hỏi cách làm việc cán Văn thư - lưu trữ , tạo dựng nên phong thái làm việc khoa học có giấc, tạo hội cho sinh viên chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ đơn vị đồng thời giúp sinh viên nâng cao ý thức,trách nhiệm việc học tập học phần kế tiếp.qua trình thực tập sinh viên hệ thống hóa củng cố kiến thức thuộc chuyên ngành đào tạo Thời gian học tập trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, nhà trường trang bị cho kiến thức chuyên ngành lưu trữ để thực tập vận dụng kiến thức vào công việc giao thời gian làm việc quan Khi nhà trường đồng ý, đồng ý phối hợp giúp đỡ củaChi cục văn thư – lưu trữ tỉnh Yên Bái tiếp nhận tạo điều kiện cho đến thựctập quan từ ngày 4/1/2016 đến ngày 19/3/2016, thời gian Sinh viên: Hà Quỳnh Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực tập quan nắm công việc cán văn thư lưu trữ học hỏi thêm nhiều điều nhiều kiên thức hơn, để góp phần bổ sung kiến thức thân Đây hành trang cho bước vào đường đời nghiệp sau Việc chọn nội dung thực tập tốt nghiệp công công tác Văn Thư – Lưu Trữ góp phần không nhỏ để củng cố kiến thức lĩnh vực đào tạo, bước gắn học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn.và qua nội dung thực tậpsẽ có nhìn cụ thể ngành nghề, sâu vào tìm hiểu làm công việc trực tiếp liên quan đến công tác Văn Thư – Lưu Trữ làm tăng lực chuyên môn thân, qua thời gian thực tậplà hội để sau bước vào thực tế không bị bỡ ngỡ, biết cách chủ động công việc Trong thời gian thực tập việc gặp phải khó khăn thuận lợi tránh khỏi: Thứ mặt thuận lợi: Về phía nhà trường Được hướng dẫn đạo tận tình nhà trường thầy, cô khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội trang bị cho nhữngkiến thức kỹ để thực tập tốt Về phía quan thực tập Được đồng ý phối hợp tiếp nhận Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái.Ngoài giúp đỡ thầy, cô trường đợt thực tập vừa qua có thuận lợi bảo tận tình bác, anh, chị quan giúp có thêm kiến thức công tác Văn thư- lưu trữ , cho hiểu tầm quan trọng công tác văn thư- lưu trữ tất quan Đồng thời quan giúp đỡ phối hợp để vận dụng mà học trường Đại Học nội Vụ Hà Nội vào thực tế Thứ hai mặt khó khăn: Về mặt chủ quan: Do chưa có hội kiến thức trongcông việc cọ sát công việc nhiều nên có đôi lúc bỡ ngỡ, sai xót công việc thực tập Về mặt khách quan: Sinh viên: Hà Quỳnh Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Do điều kiện quan có mặt hạn chế nên phòng làm việc không rộng rãi Ngoài có yếu tố như: thời tiết, đường đi, làm hạn chế hiệu quả, xuất công việc, tâm lý làm việc không thoải mái Trongthờigian thực tập Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ thời gian ngắn có thêm nhiều kiến thức ngành học kiến thức công việc sau Nó giúp rèn luyện thân thành cán lưu trữ, biết phải có đủ yếu tố để trở thành cán lưu trữ, cán lưu trữ phải có phẩm chất Kết báo cáo thực tập cố gắng nỗ lực thân Ngoài ra, đóng góp phần không nhỏ vào thành công đợt thực tập báo cáo phải kể đến thầy, cô trường ; bác, chú, anh chị Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ quan tâm giúp đỡ tận tình để hoàn thành tốt đợt thực tập báo cáo Tuy có cố gắng nỗ lực thân, với giúp đỡ nhiều yếu tố bên ngoài, thời gian thực tập có hạn nên báo cáo nhiều sai xót, mong có đóng góp ý kiến thầy, cô để báo cáo hoàn thiện tốt Cuối xin chân thành cảm ơn thầy, cô nhà trường Đặc biệt thầy cô khoa Văn Thư – Lưu Trữ ban lãnh đạo cán bộ, nhân viên, công chức Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái tạo điều kiện giúp đỡ tận tình đợt thực tập vừa qua để hoàn thành tốt nội dung thực tập tốt nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn sinh viên Yên Bái, ngày 19 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Hà Quỳnh Nga Sinh viên: Hà Quỳnh Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ tỉnh Yên Bái Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Yên Bái tiền thân phận Lưu trữ Phòng Hành chính-Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh Ngày 29/7/1998, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1503/1998/QĐ-TH việc thành lập Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Thực Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; theo đó, ngày 04/8/2008, UBND tỉnh ban hành QĐ số 200/2008/QĐ-UBND việc thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ sở chuyển Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ Thực Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp; theo đó, ngày 20/8/2010, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1887/QĐ-UBND việc thành lập Chi cục Văn thư-Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Với hai lần thay đổi cấu tổ chức, máy Chi cục Văn thư-Lưu trữ vào hoạt động ổn định Trước thành lập Chi cục Văn thưLưu trữ, phận lưu trữ (gồm 02 biên chế) có chức thực quản lý Phông Lưu trữ UBND tỉnh, nay, Chi cục Văn thư-Lưu trữ gồm có 16 biên chế, 06 biên chế hành 10 biên chế nghiệp.Có chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức có Chi cục trưởng Phó Chi cục trưởng; phòng chuyên môn nghiệp vụ: Phòng Hành chính-Tổng hợp, phòng Quản lý văn thư, lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư-Lưu trữ (thành lập theo Quyết định số 201/QĐSNV ngày 28 tháng năm 2015 Giám đốc Sở Nội vụ); Trung tâm Lưu trữ Sinh viên: Hà Quỳnh Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lịch sử đơn vị nghiệp công lập có chức thực nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử tỉnh hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật; tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Hiện Trung tâm Lưu trữ lịch sử quản lý 06 Phông Lưu trữ:Phông Ủy ban Thống Chính phủ, Phông Ủy ban nhân dân tỉnh, Phông Sở Nội vụ, Phông Thi đua-Khen thưởng, Phông Chi cục Văn thư-Lưu trữ Phông Ban đạo tỉnh phòng chống tham nhũng (Phông đóng) Với ý nghĩa, vai trò to lớn công tác lưu trữ, đặc biệt tiềm thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo công vụ có hiệu quả, xây dựng hành đại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước 1.1.2 Chức Chi Cục Văn Thư – Lưu Trữ Chi cục văn Văn thư – Lưu trữ tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Yên Bái có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư – Lưu trữ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư – Lư trữ chịu đạo, quản lý tổ chức biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Chi cục Văn thư – Lưu trữ + Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng Sinh viên: Hà Quỳnh Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm,các chương trình, đề án tổ chức thực chế độ,quy định văn thư, lưu trữ; +Hướng dẫn kiểm tra thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ; +Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “ Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh”; +Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt“Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sửcủa tỉnh; + Nghiên cứu, ứng dụng khao học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ; +Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ ăn thư, lưu trữ; +Phối hợp với tra Sở Nội vụ giải khiếu nại tố cáo sử lý vi phạm pháp luật văn thư lưu trữ; + Thực sơ kết, tổng kết, báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ văn thư lưu trữ theo quy định; +Thực công tác thi đua, khen thưởng văn thư lưu trữ; +Giúp Giám đốc Sở Nội thực nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh; +Thực số dịch vụcông tác lưu trữ; 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sơ đồ cấu tổ chức Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái xem phụ lục số 1) Lãnh đạo Chi cục: Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi cục trưởng không 02 Phó chi cục trưởng; Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ trước pháp luật toàn hoạt động Chi cục Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng pháp luật lĩnh vực công tác phân công; Chi cục trưởng vắng mặt, phó Chi cục trưởng Sinh viên: Hà Quỳnh Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chi cục trưởng ủy nhiệm điều hành hoạt động Chi cục; Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm,cách chức, từ chức, khen thưởng, kỷ luật, điều động, luân chuyển, chế độ sách Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực theo quy định pháp luật phấn cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh Cơ cấu tổ chức Chi cục, gồm: a, Các Phòng chức năng, nghiệp vụ: - Phòng Hành -tổng hợp; - Phòng quản lý Văn thư- Lưu trữ; Các phòng có trưởng phòng phó trưởng phòng, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm,cách chức,khen thưởng, kỷ luật, điều động thực chế độ sách lãnh đạo phòng thực theo quy định Nhà nước phân cấp quản lý tổ chức, Cán tỉnh b, Đơn vị trực thuộc: Trung tâm lưu trữ đơn vị nghiệp, gồm 02 phận: -Thu thập - Chỉnh lý tài liệu; - Kho lưu trữ 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ quan tổ chức 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức phòng quản lý Văn thư - Lưu trữ Phòng quản lý văn thư - lưu trữ phận chuyên môn thuộc Chi Cục Văn thư - Lưu trữ Là phận tham mưu, giúp Chi Cục Văn thư - Lưu trữ thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực công tác Văn thư - Lưu trữ, đồng thời phận đôn đốc, nhắc nhở quan, tổ chức thực tốt công tác văn thư - lưu trữ quan Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ văn thư – lưu trữ 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn phòng quản lý Văn thư – Lưu trữ Tham mưu trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực chế độ, quy Sinh viên: Hà Quỳnh Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định văn thư, lưu trữ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố”; “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Lưu trữ lịch sử thành phố Nghiên cứu, xây dựng Đề án, Dự án ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; Tham gia xây dựng văn hướng ứng dụng tiến khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tổ chức tập huấn theo kế hoạch phê duyệt Xây dựng trang Web, biên tập, viết đưa thông tin lên trang Web Chi cục; kết nối cổng thông tin điện tử với Sở Nội vụ; xây dựng, trì quy trình ISO 9001:2008 Xây dựng sở liệu, quản trị mạng, làm công tác tin học, nghiên cứu phần mềm, bảo dưỡng máy móc thiết bị tin học Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ; 10 Thực nhiệm vụ khác Chi cục trưởng phân công 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ Phòng quản lý công tác văn thư – lưu trữ gồm 01 trưởng phòng 01 phó trưởng phòng, 01 viên chức công tác thực nhiệm vụ giao lãnh đạo quan Sinh viên: Hà Quỳnh Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.3, Thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn thực quy định pháp luật hành văn thư, lưu trữ a, Để giúp quan, đơn vị, địa phương có cứ xây dựng triển khai thực kế hoạch công tác lưu trữ thuộc phạm vi quản lý, hàng năm Chi cục Văn thư – Lưu trữ tham mưu cho cấp có thẩm quyền ban hành hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ nhấn mạnh việc tổ chức thực Luật Lưu trữ văn khác công tác lưu trữ ban hành b, Kiểm tra việc thực Luật Lưu trữ văn quy định công tác lưu trữ nhiệm vụ thường xuyên hoạt động giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBNDtỉnh thực quản lý nhà nước Chi cục Từ năm 2011đến nay, bình quân năm tổ chức kiểm tra 20 đơn vị thuộc nguồn nộp lưu c, Nội dung kiểm tra tập trung vào việc thực Luật Lưu trữ văn quy định công tác lưu trữ; công tác tuyên truyền phổ biến, xây dựng ban hành văn quản lý,chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; công tác tổ chức, biên chế đào tạo; tình hình thực hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; tình hình thực chế độ báo cáo thông kê định kỳ văn thư,lưu trữ; tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 2.1.4 Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ a, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh phối hợp nghiên cứuvà ban hành 11 quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, giảm thiểu chi phí thời gian xửlý công việc Chi cục b, Để nâng cao chất lượng tiếp cận chia sẻ thông tin hồ sơ,tài liệu lưu trữ, tạo cách thức truy cập dễ dàng, tăng cường biện pháp bảo quản tài liệu nhằm giảm thiểu xuống cấp mặt vật lý hóa học tài liệu gốc trình khai thác, sử dụng tài liệu kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, Chi cục Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 12 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn thư – Lưu trữ ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước để thực số hóa tài liệu Kho lưu trữ lịch sử tỉnh c, Năm 2014, Hội đồng Khoa học Công nghệ tỉnh Yên Bái nghiệm thu công nhận kết thực đề tài khoa học giải pháp chủ yếu nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữtại tỉnh Yên Bái 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 2.2.1 Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu - Năm 2012, xây dựng tổ chức thực kế hoạch số 182/KH-SNV ngày 23/4/2012 Sở Nội vụ,trung tâm Lưu trữ tổ chức hướng dẫ nghiệp vụ thu thập hồ sơ, tài liệu giải xong dạng rời lẻ, bó gói, tích đống phận chuyên môn để chuẩn bị chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập danh mục nộp lưu vào lưu trữ hành lưu trữ lịch sử 17 quan, đơn vị, địa phương -Năm 2013 đến 2015, xây dựng tổ chức thực Kế hoạch số 76/KHUBND ngày 06/6/2013 UBND tỉnh Yên Bái việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2013 – 2015; Công văn số 517/SNV-CCVTLT ngày 17/7/2013 hướng dẫn thực thu nộp tài liệu vào kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái, Trung tâm Lưu trữ tổ chức hướng dẫn 28 quan, đơn vị chuẩn bị hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu Lưu trữ lịch sử tỉnh - Từ tháng năm 2015, thực Quyết định số 1118/QĐ-UBNDngày 22/6/2015 UBND tỉnh Yên Bái phê duyệt kế hoạch phân bỏ kinh phí chỉnh lý, giao nộp tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử Tỉnh Yên Bái, Trung tâm Lưu trữ cử viên chức nghiệp vụ hướng dẫn 09 đơn vị cấp sở, 01 đơn vị trực thuộc sở có chức quản lý nhà nước tôn giáo chỉnh lý tài liệu, lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh 2.2.2.Thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu lưu trữ lịch sử tỉnh Những năm gần công tác thu thập tài liệu hành quan tâm ý, Chi cục ban hành văn quy định, hướng dẫn việc thu thập Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 13 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hồ sơ, tài liệu để quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu để nộp lưu vào Kho lưu trữ Chi cục.Tuy nhiên, số cán giữ tài liệu phận để phục vụ cho công việc nghiên cứu nộp lưu lẻ tẻ không đồng thống nhất, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý khai thác sử dụng tài liệu Chi cục thực tốt chế độ nộp lưu tài liệu có giá trị vào Lưu trữ lịch sử Công tác thu thập, tiếp nhận hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái tổ chức thực thường xuyên theo giai đoạn: -Giai đoạn năm 2004 đến năm 2008: Thực Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, UBND tỉnh Yên Bái ban hành kế hoạch số 07/KH-UB ngày 18/02/4004 việc thu nộp hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ nhà nước Tỉnh Yên Bái; Lưu trữ lịch sử tỉnh thực thu nộp tài liệu 41 quan,đơn vị thuộc nguồn nộp lưu Sau 05 năm tổ chức thực hiện, Lưu trữ lịch sử tỉn h thu hồ sơ, tài liệu 16 quan, đơn vị với 458 hồ sơ có niên đại hình thành từ năm 1980 đến năm 2005 - Giai đoạn 2013 đến 2015:Thực Luật Lưu trữ năm 2011, UBND tỉnh Yên Bái ban hành Kế hoạch số 76/KH-UBND ngày 06/6/2013 việc thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2013- 2015; Lưu trữ lịch sử thực thu nộp tài liệu 28 quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu Sau 02 năm tổ chức thực hiện, đến Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái thu hồ sơ,tài liệu 14 quan, đơn vị với 1835 hồ sơ có niên đại hình thành từ 2005 trở trước Tổng số tài liệu có kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái 68 phông tài liệu hành chính, 10416 hồ sơ, quy mét 214 mét giá tài liệu có niên đại từ năm 1945 đến 2005 2.2.3 Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, xếp hồ sơ, tài liệu Các phông tài liệu hành kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị theo quy định, 21 phông chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản theo quy định, 21 phông Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 14 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chỉnh lý, xác định thời hạn theo Bảng thời hạn bảo quản văn kiện mẫu ban hành kèm theo Công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 Cục Lưu trữ Phủ thủ tướng( có tổng số 1429 hồ sơ vĩnh viễn; 6858 hồ sơ lâu dài; 294 hồ sơ tạm thời); 47 phông tài liệu chỉnh lý, xác định thời hạn bảo quản theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức ( có tổng số 1835 hồ sơ vĩnh viễn ) Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu, tất tài liệu có giá trị, tài liệu hết giá trị Hội Đồng Xácđịnh giá trị tài liệu làm việc nghiêm túc vàbáo cáo lên Cục Văn thư - Lưu Trữ Nhà Nước thẩm định, cho ý kiến, quan vận dụng văn số: 879 Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước năm 2006 làm sở để thực việc xác định giá trị tài liệu Chỉnh lý tài liệu lưu trữ khâu nghiệp vụtrong quan trọng công tác lưu trữ nhằmphân loại, xếp tài liệu theo phương án khoa học chọn phù hợp với tình hình thực tế quan Toàn tài liệu Chi cục chỉnh lý lập hồ sơ hoàn chỉnh, tình trạng tài liệu bó gói, rời lẻ Công tác chỉnh lý tài liệu quan thực theo văn quy định, hướng dẫn công tác chỉnh lý Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình hình tài liệu, cán lưu trữ Chi cục kết hợp bước khâu chỉnh lý lại với nhằm rút ngắn thời gian chỉnh lý mà xác hiệu Những tài liệu giữ lại quátrình chỉnh lý chủ yếu khối tài liệuđang trình quản lý Chi cục Vídụ: Tài liệu Phòng Kế toán trình chỉnh lý giữ lại sổ sách kế toán, chứng từ kế toán niênđộ sử dụng Ngoài trình chỉnh lý loại tài liệu văn hình thành hoạt động phục vụ tạm thời cá nhân như: Giấy đường, giấy giới thiệu, đơn xin nghỉ phép… Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 15 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Những tài liệu loại (trùng thừa, hết giá trị…) thìđược lập bảng thống kê làm thủ tục tiêu hủy 2.2.4 Bảo vệ, bảo quản, thốngkê tài liệu lưu trữ - Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái kho tạm, bố trí khuân viên thuộc UBND tỉnh với diện tích 72m Tài liệu lưu trữ bảo quản hộp, giá để tài liệu theo quy định; Các phòng kho trang bị số dụng cụ, trang thiết bị bảo quản như: dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, máy hút bụi,máy điều hòa không khí số dụng cụ làm vệ sinh thông thường chổi lông, chổi quét; Kho lưu trữ trang bị đầy đủ phương tiện,thiết bị phòng cháy chữa cháy thông thường - Tài liệu bảo quản kho xếp hộp đựng tài liệu có dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin để thống kê tra tìm Việc đưa tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng tổ chức thực theo quy định - Thường xuyên áp dụng biện pháp chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, mối mọt cho tài liệu lưu trữ thực tốt quy trình vệ sinh kho tài liệu Kịp thời có biện pháp phòng xử lý tác nhân gây hư hỏng tài liệu Ngoài raChi cục ứng dụng biện pháp để bảo quản tài liệu như: + Sắp xếp, kiểm kê tài liệu kho lưu trữ để nắm số lượng, chất lượng bảo quản tài liệu tốt kho giúp cho việc tra cứu lấy tài liệu kho nhanh chóng, dễ dàng + Sắp xếp hồ sơ hộp theo trật tự + Vệ sinh kho thường xuyên: Lau chùi, quét dọn kệ giá + Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, quy định; đồng thời thực biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng gây hại tài liệu; + Tu bổ tài liệu, phục chế tài liệu hư hỏng, nhòe chữ; + Thường xuyên mở lớp đào tạo, huấn luyện cho cán bộ, công nhân viên chức công tác phòng chống cháy nổ Ngoài việc đầu tư cho biện pháp bảo quản tài liệu trên, quan đề ta quy định, nội quy phù hợp, sở quán triệt tinh Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 16 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thần cán công nhân viên chức quan thực tốt việc bảo quản tài liệu lưu trữ Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu Kho lưu trữ Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực tốt để bảo quản an toàn tài liệu Đồng thời, cán Chi cục có ý thức bảo vệ tài liệu, không lợi ích chung người mà đất nước 2.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Công cụ tra cứu sử dụng kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái hệ thống sổ mục lục hồ sơ phông lưu trữ Ngoài ra, triển khai số hóa tài liệu phần mềm “ Cơ sở dự liệu điện tử tài liệu lưu trữ” Trung tâm tin học trực thuộc Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước; nhập liệu phông UBND tỉnh Yên Bái giai đoạn 1991 – 1995 với 540 hồ sơ, 12332 văn - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Việc tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tổ chức thực theo quy định hành, trung bình năm phục vụ 200 lượt độc giả, sử dụng gần 1000 hồ sơ 2.2.6 Công tác tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu Tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ trình cung cấp cho quan Nhà nước, tổ chức xã hội, cá nhân tài liệu cần thiết từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ mục đích kinh tế - trị - văn hóa – khoa học kỹ thuật Hiện quan xây dựng nội quy nghiên cứu sử dụng tài liệu, nội quy phục vụ khai thác, nội quy kho Chi cục xây dựng công cụ tra cứu tài liệu nhằm phục vụ cho công tác tra tìm độc giả nhanh chóng, xác mục lục hồ sơ, Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu Chi cục thực phòng đọc cung cấp chứng từ, công văn theo yêu cầu quan, tổ chức cá nhân Đồng thời, Chi cục cấp chứng thực cho tài liệu lưu trữ độc giả đến khai thác yêu cầu Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 17 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khi độc giả muốn đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục phải có giấy giới thiệu quan, tổ chức nơi công tác phải làm đơn xin khai thác tài liệu có xác nhận quyền địa phương 2.2.7 Thực Đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng” Việc thực đề án” Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng” thực theo quy trình tiến độ thực hiện; dự kiến hoàn thành nhà kho trước 31/12/2015, nhà phục vụ công chúng trước 31/3/2016 Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất khyến nghị 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.1.1 Những công việc làm thời gian thực tập Thời gian thực tập Chi Cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Yên Bái Tôi quan tâm bảo tận tình công việc cán hướng dẫn, phân công nhiệm vụ làm công việc phù hợp với khả thực tập sinh, sau công việc mà Tôi giao hoàn thành theo yêu cầu cán hướng dẫn: Bắt đầu đến quan thực tập từ ngày 04/01/2016 Được cán lưu trữ Nguyễn Ngọc Hậu cán hướng dẫn suốt trình thực tập Từ 04/01/2016 – 11/01/2016, cán hướng dẫn cho mượn hồ sơ, tài liệu để tìm hiểu sơ qua quan mà thực tập tài liệu liên quan tới công tác văn thư, lưu trữ quan.được đọc nghiên cứu tài liệu thời gian ngắn để củng cố thêm kiến thức bắt đầu làm quen với môi trường làm việc Tiếp theo từ 11/01/2016 – 29/1/2016: giao nhiệm vụ xếp lại hồ sơ,tài liệu cặp từ năm 2011 2014 Do có hướng dẫn nên xếp hoàn chỉnh xác hồ sơ theo thời gian Và sau đánh số tờ viết danh mục hồ sơ Khi hoàn thành xong kiểm tra cán hướng dẫn ghi nhận hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian Từ 01/02/2016 – 18/3/2016: nhiệm vụ biên mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Có hướng dẫn chi tiết cán Nguyễn Ngọc Hậu nên hoàn toàn thực nhiệm vụ đạt kết kết thúc nhiệm vụ 3.1.2.Những kết đạt giải công việc giao Những công việc giao đến quan thực tập sinh viên thực tập hội để tiếp xúc với thực tế, áp dụng kiến thức học lý thuyết thực hành, thân không mơ hồ công việc thực Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tế lý thuyết sách Do thời gian thực tập không nhiều kinh nghiệm có hạn nên khối lượng công việc giao chưa nhiều hoàn thành tốt sản phẩm công việc như: xếp lại hồ sơ năm xây dựng danh mục tra tìm hồ sơ, tài liệu, để từ giúp người nghiên cứu khai thác, sử dụng tài liệu dễ tìm, dễ thấy dễ lấy tài liệu để nghiên cứu Có thêm nhiều kiến thức trau dồi nhiều kỹ năng, kết mà cảm thấy đạt nhiều thân nhận lại sau kết thúc thời gian thực tập, nói trưởng thành, kỹ giao tiếp, ứng xử với người xung quanh, trở nên nhanh nhẹn hoạt bát hơn, biết chủ động có trách nhiệm với công việc Đó kết quan trọng mà đạt qua thời gian thực tập 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức Tronghoàn cảnh nhiều khó khăn,nhưng công tác Văn thư – lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái vào nề nếp đạt nhiều kết đáng khích lệ, nhận thức trách nhiệm cán bộ, công chức viên chức ngành, cấp công tác nâng lên rõ rệt Qua thời gian trực tiếp làm việc thực tế qua quan sát công việc cán công chức, viên chức đặc biệt cán văn thư – lưu trữ quan, tổ chức giúp có nhìn sâu sắc hơn, có thêm nhiều kiến thức lĩnh vực công tác văn thư – lưu trữ, sau số đề xuất giải pháp qua thời gian nghiên cứu nhìn nhận thực trạng công tác văn thư – lưu trữ Chi cục nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức: Đối với Chi cục văn thư – Lưu trữ : - Tham mưu tốt công tác phổ biến, tra kiểm tra việc thi hành pháp luật văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, địa phương - Đẩy mạnh công tác thu thập, sưu tầm tài liệu lưu trữ, ứng dụng thành tựu khoa học, công nghệ vào việc bảo quản an toàn, lập bảo hiểm Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quản lý, phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ, thường xuyên chủ động tổ chức trưng bày, công bố, giới thiệu tạo thuận lợi cho việc khai thác tài liệu lưu trữ nhanh chóng hiệu - Tổ chức phát động tổng kết phong trào thi đua lĩnh vực văn thư – lưu trữ - Có chế tài xử lý vi phạm hành công tác văn thư -lưu trữ - Thống việc ban hành hệ thống văn quy định văn thư, lưu trữ cơquan, tổ chức ngànhdọc để đảm bảo tính đồng bộ, hiệu lực hiệu hoạt động quản lý - Chỉ đạo nghiên cứu, ban hành Hệ điều hành tác nghiệp văn thư, lưu trữ thống phạm vi nước - Tập trung rà soát, sửa đổi, bổ sung ban hành văn quản lý, đạo thực công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi quản lý theo quy định hành - Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp l uật văn thư, lưu trữ để nâng cao nhận thức công tác 3.3 Một số khuyến nghị Được trang bị kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ liên quan tới vấn đề công tác văn thư – lưu trữ, kết hợp với thời gian thực tập thực tế quan, qua trình cọ sát lý luận thực tiễn, thân có số khuyến nghị quan tổ chức, môn văn thư, lưu trữ, khoa trường sau: 3.3.1 Đối với quan, tổ chức: Hệ thống văn quy phạ pháp luật lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ dần hoàn thiện, chưa đầy đủ đồng bộ, chưa có chế tài xử phạt trường hợp vi phạm chế độ công tác văn thư, lưu trữ; chưa có thống nhất, đồng quản lý nhà nước quản lý theo ngành, lĩnh vực Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chi cục văn thư, Lưu trữ tỉnh quy định đầy đủ, đảm bảo thực nhiệm vụ giao, song cấu tổ chức lực đội ngũ cán nhiều bất cập; sách, pháp luật văn thư, lưu trữ chưa thật tạo môi trường pháp lý thuận lợi cho việc Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực nội dungnghiệp vụ văn thư, lưu trữ Việc bố trí người làm văn thư, lưu quan đơn vị, địa phương chưa theo quy định pháp luật hành; định biên thuộc Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh thiếu hụt so với vị trí việc làm xác định Chi Cục Văn thư – Lưu trữ cần tiến hành mở rộng diện tích phòng (kho)trong quan để tạo điều kiện thuận lợi việc quản lý phục vụ công việc tra tìm tài liệu tốt Cần xây dựng phòng đọc quan để phục vụ tốt công tác khai thác, sử dụng tài liệu cán bộ, nhân viên tất cá nhân, tập thể đến mượn tài liệu Để nghị quan cấp xin kinh phí để nâng cấp trang thiết bị công tác bảo quản lưu trữ tài liệu tốt Mua thiết bị đại nhằm nâng cao hiệu xuất hiệu công việc phòng, ban Đơn giản hóa thủ tục cá nhân, tập thể đến quan làm việc Ban hành thêm số văn quy phạm pháp luật đề chế độ khen thưởng, xử phạt đối vớitất cán bộ, nhân viên quan công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu 3.3.2 Đối với bộn môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Đối với khoa: Kiến thức lý luận thực tiễn khách quan hai phạm trù triết học có quan hệ mật thiết biện chứng với bên cạnh việc giảng dạy kiến thức lý luận chuyên môn, khoa cần thường xuyên thăm quan, tìm hiểu thực tế bên trung tâm lưu trữ quan, tổ chức Từ giúp cho sinh viên có nhìn khách quan thực tiễn khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, tránh vận dụng lý thuyết học rập khuân vào công việc thực tế sa trường Khoa cần thường xuyên tổ chức học hoạt động ngoại khóa có liên quan tới công tác chuyên môn nhằm tăng thêm nhiều đam mê nghề nghiệp cho sinh viên từ họ ý thức trách nhiêm cao công việc Đối với Nhà trường: cần kéo dài thời gian thực ập để sinh viên có nhiều thời gian hội làm quen, cọ sát với thực tiễn có thêm kinh nghiệm công việc sau Từ vận dụng kiến Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thức học trường vào thực tiễn Nhà trường cần đưa vào chương trình giảng dậy môn học có tính bổ trợ môn học có tính lý luận chuyên sâu nhằm giúp cho sinh viên nắm vữngnhững kiến thức lý luận nghiệp vụ chuyên môn Để có thêm kiến thức thực tiễn cọ sát công việc mong nhà trường tạo điều kiện cho sinh viên để sinh viên tiếp xúc với thực tiễn lý thuyết Trên số kiến nghị quan kiến tập nhà trường, mong nhà trường quan lắng nghe ý kiến đóng góp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức việc giảng dạy môn văn thư, lưu trữ trườngtrong thời gian tới Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C.PHẦN KẾT LUẬN Thời gian thực tập Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái khoảng thời gian bên thực tế thân có thêm trải nghiệm mới, làm việc cán quan, tổ chức, môi trường hoàn toàn khác với trường học, không làm việc để củng cố kiến thức nghiệp vụ mà qua thời gian cảm thấy rèn luyện nhiều tác phong, kỹ sống, giao tiếp, ứng xử cho phù hợp với môi trường tập thể Qua thực tiễn nhận thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái nói riêng Đất Nước nói chung Đặc biệt mối quan hệ mật thiết với công cải cách hành giai đoạn phát triển nay, khối lượng công việc ngày nhiều công tác Lưu trữ thiếu được, yêu cầu cấp thiết ngành, cấp từ trung ương đến địa phương Lưu trữ hoạt động để lưu lại hình ảnh, chứng khứ người, giúp cho việc học tập nghiên cứu hệ tương lai sau Phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu Kinh tế - Chính trị - Khoa học - Kỹ thuật Tại Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Yên Bái giúp hiểuđược công việc cán văn thư, lưu trữ, hiểu vị trí vai trò cán văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Tuy thời gian thực tập có hạn, qua thời gian ngắn ngủi cho hiểu khái quát tính chất công việc công tác lưu trữ nào, vận dụng kiến thức trang bị thời gian học tập trường Đại học Nội Vụ hà Nội vào công việc hàng ngày thực tập Từ cọ sát với thực tiễn đợt kiến tập có thêm kinh nghiệm công việc sau này mình, hiểu vị trí tầm quan trọng công việc ngành chọn cho sau để thêm yêu chân trọng nghề Tôi mong sau trở thành cán lưu trữ có lực Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyên môn để góp phần sức lực nhỏ bé cho xã hội Thực tập giúp có nhìn sâu sắc kỹ nghiệp vụ học Từ rút nhận xét so sánh lý thuyết thực hành, học trường với thực tế, thấy ưu điểm, mặt hạn chế nhưkhó khăn công việc Trên báo cáo thực tập Chi Cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Yên Bái có thời gian ngắn nhưngđã cho hiểu thêm nhiều điều có thêm nhiều kiến thức Và xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới nhà trường,các thầy cô khoa bác, chú, anh (chị) Chi Cục Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện giúp đỡ đợt kiến tập vừa qua giúp hoàn thành tốt báo cáo Vì thời gian thực tập có hạn xin kết thúc báo cáo thực tập Tôi mong nhận đóng góp thầy, cô cán quan, tổ chức nơi mà thực tập để báo cáo hoàn thiện hơn, từ rút kinh nghiệm cho báo cáo Một lần xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo nhà trường, thầy giáo,cô giáo, ban lãnh đạo quan bác,anh ( chị) Chi Cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Yên Bái hết lòng nhiệt tình bảo, hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt thời gian thực tập báo cáo Chi Cục Văn thư – Lưu trữ Tỉnh Yên Bái Tôi xin chân thành cảm ơn ! Yên Bái, ngày 19 tháng 03 năm 2016 Sinh viên Hà Quỳnh Nga Sinh viên: Hà Quỳnh Nga 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC - NHÂN SỰ CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH YÊN BÁI Sinh viên: Hà Quỳnh Nga Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A