Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Phương Đình 3 1.1.Chức năng, nhiệm vụ: 3 1.2.Cơ cấu tổ chức: 5 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 6 2.1. Tổ chức hoạt động của văn phòng 6 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng 7 2.2.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 9 2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 9 2.2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác 9 2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 10 2.2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 10 2.2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan 10 2.2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 10 2.2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 11 2.2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 11 2.2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 11 2.2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan 12 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan 13 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 13 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 13 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính vv). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 14 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ PHƯƠNG ĐÌNH 16 LỜI CẢM ƠN 17 LỜI CAM ĐOAN 18 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 19 MỞ ĐẦU 20 1.Lý do chọn đề tài 20 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu. 21 3. Mục tiêu nghiên cứu. 21 4. Lịch sử nghiên cứu. 21 5. Phương pháp nghiên cứu. 22 6. Đóng góp của đề tài. 22 7. Cấu trúc của đề tài. 22 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 23 1.1.Khái niệm văn hóa, công sở, văn hóa công sở 23 1.1.1. Khái niệm văn hóa 23 1.1.2. Khái niệm công sở 24 1.1.3. Khái niệm văn hóa công sở 24 1.2. Đặc trưng của văn hóa công sở 24 1.3. Những yếu tố cấu thành văn hóa công sở 25 1.3.1. Chế độ chính sách 25 1.3.2. Nội quy, quy chế 26 1.3.3. Phong cách làm việc của lãnh đạo 27 1.3.4. Phong cách làm việc của nhân viên 27 1.3.5. Môi trường làm việc 28 1.4. Vai trò của văn hóa công sở 29 Chương 2. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ PHƯƠNG ĐÌNH 30 2.1. Khái quát về UBND xã Phương Đình 30 2.1.1. Khái quát chung 30 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Phương Đình 30 2.1.3. Cơ cấu tổ chức: 33 2.2. Văn hóa công sở tại UBND xã Phương Đình 33 2.2.1. Trang phục 33 2.2.2. Giao tiếp và ứng xử 34 2.2.3. Thời gian làm việc 36 2.2.4. Trách nhiệm với công việc 37 2.2.5. Cách bài trí khuôn viên và phòng làm việc 38 Chương 3. GIẢI PHÁP 41 3.1. Đánh giá thực trạng 41 3.1.1. Ưu điểm 41 3.1.2. Nhược điểm 42 3.2. Đề xuất giải pháp 42 KẾT LUẬN 45 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 PHỤ LỤC 47
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN .3 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Phương Đình 1.1.Chức năng, nhiệm vụ: .3 1.2.Cơ cấu tổ chức: 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng 2.2.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 2.2.1 Hệ thống hóa văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 2.2.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác .9 2.2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 10 2.2.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý quan 10 2.2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn quan.10 2.2.3.3 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 10 2.2.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 11 2.2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đi, văn đến, lập hồ sơ hành quan 11 2.2.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành quan 11 2.2.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan 12 Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 13 Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng .13 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 13 3.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng công tác văn phòng quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài vv) Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 14 Phần II 16 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 16 TẠI UBND XÃ PHƯƠNG ĐÌNH 16 LỜI CẢM ƠN 17 LỜI CAM ĐOAN 18 BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT 19 MỞ ĐẦU 20 1.Lý chọn đề tài 20 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 21 Mục tiêu nghiên cứu 21 Lịch sử nghiên cứu 21 Phương pháp nghiên cứu 22 Đóng góp đề tài 22 Cấu trúc đề tài 22 Chương 1: .23 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ .23 1.1.Khái niệm văn hóa, công sở, văn hóa công sở 23 1.1.1 Khái niệm văn hóa 23 1.1.2 Khái niệm công sở .24 1.1.3 Khái niệm văn hóa công sở 24 1.2 Đặc trưng văn hóa công sở .24 1.3 Những yếu tố cấu thành văn hóa công sở 25 1.3.1 Chế độ sách .25 1.3.2 Nội quy, quy chế 26 Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3.3 Phong cách làm việc lãnh đạo .27 1.3.4 Phong cách làm việc nhân viên 27 1.3.5 Môi trường làm việc 28 1.4 Vai trò văn hóa công sở 29 Chương 2: .30 THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ PHƯƠNG ĐÌNH 30 2.1 Khái quát UBND xã Phương Đình 30 2.1.1 Khái quát chung 30 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Phương Đình 30 2.1.3 Cơ cấu tổ chức: 33 2.2 Văn hóa công sở UBND xã Phương Đình .33 2.2.1 Trang phục 33 2.2.2 Giao tiếp ứng xử .34 2.2.3 Thời gian làm việc .36 2.2.4 Trách nhiệm với công việc 37 2.2.5 Cách trí khuôn viên phòng làm việc 38 Chương 3: .41 GIẢI PHÁP 41 3.1 Đánh giá thực trạng .41 3.1.1 Ưu điểm 41 3.1.2 Nhược điểm 42 3.2 Đề xuất giải pháp 42 KẾT LUẬN 45 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 46 PHỤ LỤC .47 Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam, trước sau năm 1986 có thay đổi đáng kể tất lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, trị,… Sự thay đổi phần cải cách hành làm thay đổi phù hợp với yêu cầu thời kỳ phát triển đất nước Cuộc cải cách không nhằm thay đổi hẳn tảng hành nhà nước Việt Nam mà làm thay đổi chế vận hành theo yêu cầu quản lý đất nước thời kỳ kinh tế đất nước chuyển sang chế thị trường có điều tiết nhà nước Việt Nam trải qua ba mươi năm đổi với thành công ban đầu Đất nước vượt qua khủng hoảng kinh tế - xã hội kéo dài nhiều năm Trên giới nhiều nước tiến hành cải cách hành để đổi hoạt động máy nhà nước nhằm tiếp tục đưa đất nước lên phát triển cách bền vững Để đáp ứng nhu cầu xã hội, có nhiều trường đào tạo cán chuyên ngành: hành văn phòng, văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng,… Và em sinh viên năm cuối khoa Quản trị văn phòng, nhà trường khoa Quản trị văn phòng tổ chức cho sinh viên thực tập quan giúp sinh viên học hỏi, vận dụng kiến thức học vào thực tế Được đồng ý nhà trường, khoa Quản trị văn phòng giúp đỡ thầy cô, em thực tập UBND xã Phương Đình Đợt thực tập giúp em có thêm kiến thức rèn luyện thêm kỹ cần thiết nhân viên văn phòng Trong suốt thời gian thực tập, từ 04-7-2016 đến hết 28-8-2016, em cán Văn phòng - Thống kê UBND xã tận tình giúp đỡ Trong gần hai tháng thực tập UBND xã Phương Đình, thiếu xót với nhiệt tình giúp đỡ cán UBND xã, em hoàn thành công việc giao - Đối tượng báo cáo khảo sát công tác văn phòng văn hóa công sở quan - Phạm vi nghiên cứu: quan cần người làm công tác văn phòng giúp công việc cho quan Tuy nhiên thời gian có hạn nên Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội báo cáo này, em tìm hiểu công tác văn phòng quan - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp khảo sát thực tế + Phương pháp so sánh, đối chiếu + Phương pháp tổng hợp + Phương pháp vấn trực tiếp -Bố cục báo cáo: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng quan Phần II: Chuyên đề thực tập: Xây dựng văn hóa công sở UBND xã Phương Đình Phần III: Phụ lục Với giúp đỡ nhà trường, khoa Quản trị văn phòng bảo tận tình cán UBND xã Phương Đình, em hoàn thành đợt thực tập quan, ngày 04-7-2016 đến hết ngày 28-8-2016 Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn em thời gian thực tập vừa qua, đồng thời em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo UBND xã Phương Đình, đặc biệt chị Nguyễn Thị Chung – cán Văn phòng – Thống kê giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 Sinh viên Vương Thị Hoa Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Phương Đình 1.1.Chức năng, nhiệm vụ: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân xã thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách xã; dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân xã định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp huyện; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn xã báo cáo ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật; - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu công ích địa phương; xây dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định pháp luật; - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng công trình kết cấu hạ tầng xã nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát bảo đảm sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật; - Tổ chức hướng dẫn việc thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; - Tổ chức việc xây dựng công trình thuỷ lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, phòng, chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều; Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật; - Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành, nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển ngành, nghề mới; - Tổ chức thực việc xây dựng, tu sửa đường giao thông xã theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền pháp luật quy định; - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thông công trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật; - Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống xã theo quy định pháp luật; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp giáo dục địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp độ tuổi; - Tổ chức xây dựng quản lý, kiểm tra hoạt động nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp huyện quản lý trường tiểu học, trường trung học sở địa bàn; - Tổ chức thực chương trình y tế sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống dịch bệnh; - Xây dựng phong trào tổ chức hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; - Thực sách, chế độ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, người gia đình có công với nước theo quy định pháp luật; - Tổ chức hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc đối tượng sách địa phương theo quy định pháp luật; -Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân; - Thực công tác nghĩa vụ quân tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ địa phương; - Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực biện pháp Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng ngừa chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại người nước địa phương; - Thực sách dân tộc sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn bảo đảm thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo nhân dân địa phương theo quy định pháp luật ; - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ nhân dân theo quy định pháp luật; - Tổ chức tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân theo thẩm quyền; - Tổ chức thực phối hợp với quan chức việc thi hành án theo quy định pháp luật; tổ chức thực định xử lý vi phạm hành theo quy định pháp luật 1.2.Cơ cấu tổ chức: *Cơ cấu tổ chức UBND xã Phương Đình Cơ cấu tổ chức UBND xã Phương Đình gồm có 01 Chủ tịch, 01 Phó Chủ tịch, 08 ban tham mưu giúp việc UBND xã, bao gồm: - Ban công an xã - Ban huy quân - Văn phòng – Thống kê - Ban Văn hóa – Xã hội - Ban Tài – Kế toán - Ban Địa – Xây dựng - Ban Tư pháp – Hộ tịch - Bộ phận “Một cửa” *Sơ đồ cấu tổ chức (Phụ lục số 01) 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng quan Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng *Chức năng, nhiệm vụ: - Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân cấp xã lĩnh vực: văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc niên địa bàn theo quy định pháp luật - Trực tiếp thực nhiệm vụ sau: + Xây dựng theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc định kỳ đột xuất Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; + Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức kỳ họp; chuẩn bị điều kiện phục vụ kỳ họp hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã; + Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách Ủy ban nhân dân cấp xã; thực công tác văn thư, lưu trữ, chế “một cửa” “một cửa liên thông” Ủy ban nhân dân cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo chuyển đến Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi báo cáo việc thực quy chế làm việc Ủy ban nhân dân cấp xã thực dân chủ sở theo quy định pháp luật; + Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng theo dõi việc thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ hoạt động kinh tế - xã hội địa bàn cấp xã; dự thảo văn theo yêu cầu Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã; + Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao *Cơ cấu tổ chức: Văn phòng – Thống kê UBND xã có 02 cán phụ trách, cán Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thức, cán hợp đồng 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả việc vị trí văn phòng *Xác định vị trí việc làm Việc xác định vị trí việc làm xem xét quan, đơn vị có vị trí việc làm cần người để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Điều giúp tuyển người cho công việc Xác định vị trí việc làm cấu công chức, viên chức pháp luật xác định nhiệm vụ bắt buộc bộ, ngành, địa phương để thực đổi chế quản lý cán bộ, công chức, viên chức Vị trí việc làm hiểu chỗ làm việc quan, tổ chức, đơn vị Vị trí việc làm có nhiều công việc, có tính thường xuyên, lặp lặp lại không bao gồm công việc thời vụ, tạm thời Ý nghĩa việc xác định vị trí việc làm xác định công việc phải làm quan, tổ chức, phòng, ban, số lượng người cần cho vị trí đó, nhằm tuyển dụng đội ngũ cán bộ, công chức phù hợp với nội dung công việc; phát chồng chéo chức năng, nhiệm vụ vị trí việc làm; phục vụ hiệu cho hoạt động tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng công chức, đánh giá quy hoạch cán cải cách tiền lương hiệu Căn Luật Công chức; Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 Chính phủ Quy định vị trí việc làm cấu ngạch công chức; Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 Bộ Nội vụ, hướng dẫn thực Nghị định số 36/2013/NĐ-CP Chính phủ quy định vị trí việc làm cấu ngạch công chức văn pháp quy khác có liên quan công chức, vị trí việc làm văn phòng – thống kê cụ thể sau: Việc xác định vị trí việc làm Văn phòng – Thống kê thực theo phương pháp tổng hợp, có nghĩa kết hợp hoạt động phân tích tổ chức phân tích tổng hợp Căn vào chức năng, nhiệm vụ văn phòng- Thống kê có 01 công việc ứng với 02 cán (01 cán thức, 01 hợp đồng) *Bản mô tả công việc vị trí văn phòng: Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán giao nhiệm vụ họp tới họp đánh giá mức độ hoàn thành công việc, sau rút kinh nghiệm Trước cửa phận Một cửa có hòm thư góp ý, nhân dân khách đến UBND có ý kiến thái độ, cách giải công việc CBCC viết thư, qua đó, lãnh đạo biết điểm tồn để kịp thời khắc phục đem đến phục vụ tốt cho nhân dân Cuối năm, dựa vào tự đánh giá thân quan sát thời gian làm việc, thực nhiệm vụ để đưa đánh giá mức độ hoàn thành công việc, xếp loại cán chưa hoàn thành nhiệm vụ, cán hoàn thành nhiệm vụ, cán hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, để khen thưởng hay kỷ luật công Bên cạnh mặt tốt tồn thật có cán lợi dụng thời gian làm việc để tụ tập, tán ngẫu, chơi game, chưa có trách nhiệm cao với công việc giao, trốn tránh nhiệm vụ 2.2.5 Cách trí khuôn viên phòng làm việc Môi trường làm việc gồm yếu tố hữu hình yếu tố vô hình, chủ yếu cách trí khuôn viên phòng làm việc Khung cảnh nơi làm việc cách bố trí nơi làm việc, môi trường thiết bị sử dụng công sở tạo nên Khung cảnh nơi làm việc với điều kiện nghỉ ngơi, giải trí luôn ảnh hưởng đến tình trạng thể lực, tâm lý hiệu suất lao động CBCC Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý, phương tiện làm việc không đầy đủ chắn suất lao động bị giảm sút, cán nhanh chóng mệt mỏi, chán nản với công việc, gây tình trạng thiếu gắn bó với công sở Khuôn viên công sở gồm vị trí treo Quốc kỳ, Quốc huy, biển tên quan, cổng trụ sở, phòng thường trực, khu vực để phương tiện giao thông Và cách bố trí nội thất phòng làm việc hợp lý, đẹp mắt, phù hợp với đặc điểm công việc đảm bảo trang trọng, lịch nơi làm việc vị trí trang thiết bị phòng làm việc Theo Quy chế Văn hóa quan hành nhà nước Quốc huy treo trang trọng phía cổng tòa nhà Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo Không treo Quốc huy cũ bị hư hỏng Quốc kỳ treo nơi trang trọng trước công sở tòa nhà Quốc Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 38 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kỳ phải tiêu chuẩn kích thước, màu sắc Hiến pháp quy định Cơ quan phải có biển tên đặt cổng chính, ghi rõ tên gọi đầy đủ tiếng Việt địa quan Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu vực để phương tiện giao thông CBCC, VC người đến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiện giao thông người đến giao dịch, làm việc Ngoài ra, cổng trụ sở xây dựng hài hòa với tòa nhà làm việc, có kích thước, màu sắc phù hợp, tránh xây dựng cổng trụ sở cầu kỳ, lập dị, tránh xu hướng cực đoan, mê tín dị đoan Bài trí phòng làm việc theo thứ bậc chức vụ, phòng phải có tên phòng ban, biển hiệu, chức danh, xếp phòng làm việc sẽ, gọn gàng, ý đến suất lao động phòng làm việc: thoáng mát, độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc Có biển cấm hút thuốc, không lập bàn thờ phòng làm việc Tại UBND xã Phương Đình, cách trí khuôn viên ngày quan tâm, cổng trụ sở xây dựng mới, trí trí thuận tiện so với trước kia, cổng trụ sở gắn tên quan, địa chỉ, với màu đỏ chữ màu vàng Quốc huy treo trang trọng phía tòa nhà làm việc Quốc huy treo trước tòa nhà UBND xã Phương Đình đầu tư xây dựng thêm khu để xe cho CBCC khách đến liên hệ làm việc chưa có phòng thường trực bảo vệ; khuôn viên có nhiều xanh giúp cho công sở có không khí lành, gần gũi với thiên nhiên, đảm bảo sức khỏe cho CBCC Các phòng làm việc bố trí để thuận tiện cho công việc, tầng phận Một cửa, ban huy Quân sự, ban Công an, ban Tư pháp – Hộ tịch, Địa – Xây dựng, tầng phòng Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND xã, Tài – Kế toán, Văn phòng – Thống kê, Văn hóa – Xã hội, tầng hội trường phòng lưu trữ Hội trường có treo quốc huy, quốc kỳ, cờ Đảng, tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh có bàn ghế, loa đài để phục vụ họp, hội nghị Phòng làm việc CBCC theo vị trí công việc, CBCC bố trí chỗ ngồi, làm việc ổn định, trang bị phương tiện làm việc cần thiết: bàn, ghế, máy tính, điện thoại cố định, văn phòng phẩm, tủ đựng tài liệu, quạt điện, điều hòa Các phòng làm việc thiết kế đủ ánh sáng, có Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 39 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phù hợp với không gian phòng làm việc Các CBCC hài lòng môi trường làm việc, khuôn viên nơi công sở Môi trường làm việc có vai trò vô quan trọng, điều kiện cần đủ để CBCC làm việc, tạo không gian bầu không khí làm việc thoải mái tác động đến thể lực trạng thái tâm lý dẫn đến hiệu suất làm việc tăng lên Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 40 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: GIẢI PHÁP 3.1 Đánh giá thực trạng Trong thời gian thực tập UBND xã Phương Đình, rút ưu nhược điểm văn hóa công sở quan 3.1.1 Ưu điểm Văn hóa công sở UBND xã Phương Đình CBCC thực tương đối nghiệm túc, CBCC nhận thức tầm quan trọng văn hóa công sở góp phần xây dựng hình ảnh quan: -Trang phục: CBCC ăn mặc gọn gàng, lịch sự, tuân thủ quy định Nhà nước trang phục làm việc nơi công sở quan hành nhà nước Khi tham gia buổi lễ, họp trọng thể, CBCC mặc lễ phục, nam cán mặc comple, áo sơ mi, cravat, nữ cán mặc áo dài truyền thống; đeo thẻ làm việc Tuy CBCC chưa có triển khai đồng phục công sở quan nhìn vào cách săn mặc thấy nghiêm túc, lịch sự, coi trọng vấn đề ăn mặc - Giao tiếp ứng xử: đa số CBCC giao tiếp với nhân dân có thái độ nhã nhặn, lịch sự, tôn trọng Giao tiếp với đồng nghiệp cởi mở, thân thiện, hợp tác, giúp đỡ tận tình Và đáp ứng yêu cầu giao tiếp qua điện thoại - Thời gian làm việc: đa số CBCC tuân thủ thời gian làm việc, có cán làm việc cần cù, với tinh thần trách nhiệm cao, hết làm việc chưa xong việc lại làm thêm để kịp thời gian hoàn thành - Trách nhiệm với công việc: nhìn chung CBCC UBND xã Phương Đình có trách nhiệm với công việc; nghiêm túc làm việc; có ý thức ký luật cao; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy quan; bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm tài sản Nhà nước giao; đoàn kết thực công việc cách nhanh chóng - Cách trí khuôn viên phòng làm việc: UBND xã Phương Đình trọng xây dựng UBND có thiết kế phù hợp với địa phương, phù hợp với văn hóa Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 41 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Việt Nam, không cầu kỳ, có nhiều xanh để giúp khuôn viên cảm giác gần gũi với thiên nhiên; phòng làm việc có xếp trang thiết bị, văn phòng phẩm phù hợp với diện tích phòng 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm tồn số nhược điểm: - Trang phục: có cán ăn mặc chưa gọn gàng, làm ảnh hưởng đến trình di chuyển, xử lý công việc; có lúc quên đeo thẻ - Giao tiếp ứng xử: có cán nói không lịch với nhân dân, hỏi trống không, dân chưa hiểu không kiên trì giải đáp mà có thái độ cáu gắt, hướng dẫn lòng vòng làm thời gian nhân dân, nói chuyện riêng họp - Thời gian làm việc: tình trạng muộn, sớm lý cá nhân Có lúc đến làm việc, dân cần xử lý gấp công việc không thấy cán đâu Trong làm việc cán ngoài, dân cần không giải Thời gian họp muộn - Trách nhiệm với công việc: có thời gian cán việc làm ngồi chơi, tán ngẫu, chưa nghiêm túc làm việc, đến quan ăn sáng Giải công việc chưa có trách nhiệm, có cán làm sai giấy tờ dân lý không tập trung, lúc làm việc tán ngẫu Cán lợi dụng vị trí để làm việc riêng, giao việc không làm hết khả - Cách trí khuôn viên phòng làm việc: nhiều Quốc kỳ bị phai màu chưa thay, chưa có phòng thường trực nên chưa quản lý việc vào Khu vực để phương tiện giao thông xây dựng thêm đủ chỗ cho CBCC,VC, người dân đến phương tiện phải để trước tòa nhà làm việc, làm ảnh hưởng đến khuôn viên công sở Trong phòng làm việc, trang thiết bị chưa đầy đủ thiếu máy photo, máy scan, trang thiết bị cũ xếp chưa khoa học Do diện tích phòng làm việc nhỏ, nhiều trang thiết bị nên không gian làm việc chật 3.2 Đề xuất giải pháp Hiện nay, đất nước ta thời kỳ đổi mới, công tác cải cách hành Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 42 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực hiện, bên cạnh nâng cao văn hóa công sở Văn hóa công sở trình độ kiến thức CBCC mà thể phẩm chất đạo đức CBCC Một văn minh xuất thể hình thành tiêu chí, chuẩn mực hoạt động công sở, quan hệ ứng xử môi trường trị mang đậm màu sắc văn hóa nhân văn, nhân nhân bản, với giá trị chân, thiện, mỹ Việc công sở khuyến khích, chí bao cấp việc học tập cho thành viên nhằm thúc đẩy hiệu hoạt động công sở Một số quốc gia giới quy định cán bộ, công chức đến công sở phải mặc đồng phục Điều làm cho cán bộ, công chức tự khép vào kỷ luật khuôn phép, coi kỷ luật công sở đá tảng tinh thần văn hóa dân tộc Khi văn hóa phát huy tác dụng việc phát triển nguồn nhân lực công sở, tức văn hóa tham gia vào trình hình thành quan hệ đồng thuận đại hóa công sở với đảm bảo công cho thành viên Chỉ có phát huy biện pháp hành chống tham nhũng, hối lộ, quan liêu, đặc quyền, đặc lợi công sở Chính vậy, thân xin có số giải pháp sau: - Tuyên truyền nâng cao nhận thức cho cán lãnh đạo, CBCC nhân dân văn hóa công sở; - Xây dựng chiến lược lập kế hoạch hoạt động, xây dựng vận hành cấu tổ chức hợp lý, quản lý phát triển đội ngũ nhân viên; - Giám sát kiểm tra hoạt động quan cá nhân để phát kịp thời sai xót việc thực công việc văn hóa công sở; - Xử lý nghiêm CBCC làm muộn, trách nhiệm với công việc; - Ban hành Quy chế Văn hóa công sở cho quan; - Tạo không khí thoải mái cho người dân đến UBND có thái độ đón tiếp lịch sự; - Xây dựng quy trình giải công việc theo tiêu chuẩn ISO; - Coi nhân dân trung tâm; - Quán triệt sâu sắc tư tưởng đạo, định hướng công cải cách Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 43 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành tới cán xây dựng hành nhà nước dân chủ, sạch, vững mạnh, bước đại; - Tổ chức lớp bồi dưỡng ngắn hạn VHCS: kỹ giao tiếp, nghi thức ứng xử công sở, phong cách kỹ lãnh đạo Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 44 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Văn hóa công sở khái niệm rộng, bao gồm nhiều yếu tố tạo thành Hiện nay, Việt Nam tiếp tục nâng cao văn hóa công sở tất quan hành nhà nước, để tạo hình ảnh đẹp, gần dân, dân Nhưng thực trạng cho thấy, quan chưa coi trọng việc xây dựng văn hóa công sở riêng cho quan, nhận thức văn hóa công sở chưa đầy đủ, chưa thấy liên kết trình độ giải công việc với văn hóa công sở Chúng ta thiếu quy định xử phạt CBCC vi phạm văn hóa công sở Điều dẫn đến tình trạng quan hành nhà nước xa dân, hách dịch, cửa quyền, không hoàn thành nhiệm vụ Có thể quan nhà nước cấp địa phương, xa thành phố lớn nên trình độ dân trí thấp, nhân dân chưa biết đến quy định văn hóa công sở Nếu nơi CBCC gương mẫu, thực tốt quy chế văn hóa công sở: thân thiện, tôn trọng, lịch sự, lắng nghe, hướng dẫn tận tình hiệu công việc tốt hơn, hoàn thành mục tiêu đề ủng hộ nhân dân Chính vậy, để công sở vận hành cách trôi chảy, không cần CBCC có trình độ lực mà phải cần có phẩm chất đạo đức, điều tạo lãnh đạo quan Người lãnh đạo cần xây dựng chế để cán có điều kiện phát triển, môi trường làm việc thân thiện, xây dựng quy chế văn hóa công sở cho quan Nếu CBCC không thực đúng, nghiêm túc phải xử lý lãnh đạo phải gương đầu việc thực văn hóa công sở Có vậy, công sở phát triển, quan nhân dân tin tưởng, Chủ tịch Hồ Chí Minh nói nhà nước dân, dân dân Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 45 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Bộ Nội vụ (2007), Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV việc ban hành Quy tắc ứng xử cán bộ, công chức, viên chức làm việc máy quyền địa phương Nguyễn Thanh Mai (2012), Bài giảng Văn hóa công sở Thủ tướng Chính phủ (2007), Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ban hành Quy chế văn hóa quan hành nhà nước Trần Hoàng, Trần Việt Hoa (2005), Văn hóa ứng xử nơi công sở, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội Các trang web: +www.vanhoahoc.vn +www.archives.gov.com +thuvienphapluat.vn +tailieu.vn Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 46 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 47 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 01 Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Phương Đình Chủ tịch UBND xã Phó Chủ tịch UBND xã Ban Công an xã Ban huy quân Văn phòng Thống kê Ban Văn hóa – Xã hội Tài – Kế toán Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A Ban Địa – Xây dựng Bộ phận “Một cửa” Ban Tư pháp – Hộ tịch 48 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 02 Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn Kiểm tra thể thức hình thức kĩ thuật trình bày văn Trình kí văn Ghi số, kí hiệu ngày tháng văn bản, nhân Đóng dấu văn Đăng kí văn Chuyển giao theo dõi việc chuyển giao Sắp xếp, bảo quản, phục vụ sử dụng lưu Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 49 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 03 Sơ đồ qui trình quản lí giải văn đến Tiếp nhận, kiểm tra phân loại bóc bì Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 50 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 04 Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hành Lập danh mục hồ sơ Mở hồ sơ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ Kết thúc hồ sơ Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 51 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 05: Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng 10 9 5 6 13 11 12 1.Cửa vào Bàn/ghế tiếp khách Tủ đựng tài liệu, văn phòng phẩm Tủ đựng đồ Bàn làm việc Máy in Máy tính Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A 8.Điện thoại Ghế 10.Cửa sổ 11 Chậu 12 Bình nước 13 Lịch công tác 52