Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 4 4. Nguồn tài liệu tham khảo. 4 5. Lịch sử nghiên cứu. 5 6. Phương pháp nghiên cứu. 5 7. Bố cục của đề tài 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN 6 I. Chắc năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn. 6 1.1 Vị trí, chức năng. 7 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức. 7 1.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế 8 1.2.2. Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai. 8 1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp. 8 1.2.4. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch. 9 1.2.5. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể thao. 9 1.2.6. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường. 10 1.2.7. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội. 10 1.2.8. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo. 11 1.2.9. Trong việc thi hành pháp luật. 11 1.3. Cơ cấu tổ chức. 12 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn. 13 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 13 2.1.1. Chức năng của văn phòng. 13 2.1.2 Nhiệm vụ của văn phòng. 13 2.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng. 14 2.2 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng. 14 III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện. 15 3.1. Hệ thống hoá các văn bản quản lí của Ủy ban nhân dân huyện về công tác văn thư, lưu trữ. 15 3.2 Công tác xây dựng Chương trình – Kê hoạch công tác. 15 3.2.1 Chương trình công tác năm. 15 3.2.2 Chương trình công tác quý. 16 3.2.3 Chương trình công tác tháng. 16 3.2.4 Chương trình công tác tuần. 17 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 17 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Ủy ban Nhân dân Huyện. 17 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban Nhân dân Huyện. 17 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soản thảo văn bản quản lí của Ủy ban. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 19 3.3.3.1. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí. 19 3.3.3.2. So sánh với quy trình soạn thảo văn bản hiện hành và nhận xét. 19 3.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản. 21 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban. 21 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban. 21 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ. 22 IV. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng. 23 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 23 4.2. Sơ đồ hóa các bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 24 4.3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng. Nhận xét về những hiệu quả mang lại. 25 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN 26 I Tổ chức và điều hành công tác văn thư. 26 1.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư. 26 1.2 Mô hình tổ chức văn thư. 27 1.3 Cán bộ văn thư. 28 II. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản. 28 2.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý. 28 2.2 Quy trình soạn thảo văn bản 28 2.3 Thẩm quyền ký ban hành văn bản 29 III. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 31 3.1 Quản lý và giải quyết văn bản đến. 31 3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi 35 3.3 Quản lý và sử dụng con dấu 38 3.4 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 39 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn. 42 1.1 Ưu điểm 42 1.2 Nhược điểm. 43 1.3 Nguyên nhân 43 II. Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 44 KẾT LUẬN 46 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài 3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .4 Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài .5 PHẦN I .6 KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN I Chắc năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn 1.1 Vị trí, chức 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 1.2.2 Trong lĩnh vực nông, lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai 1.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp .8 1.2.4 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch .9 1.2.5 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thơng tin thể dục thể thao .9 1.2.6 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên, môi trường 10 1.2.7 Trong lĩnh vực quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội 10 1.2.8 Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo 11 1.2.9 Trong việc thi hành pháp luật 11 1.3 Cơ cấu tổ chức .12 Sinh viên: Trần Thu Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn 13 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 13 2.1.1 Chức văn phòng 13 2.1.2 Nhiệm vụ văn phòng 13 2.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng 14 2.2 Vị trí việc làm mơ tả cơng việc vị trí văn phịng 14 III Tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ Ủy ban Nhân dân huyện 15 3.1 Hệ thống hố văn quản lí Ủy ban nhân dân huyện công tác văn thư, lưu trữ .15 3.2 Cơng tác xây dựng Chương trình – Kê hoạch cơng tác 15 3.2.1 Chương trình cơng tác năm .15 3.2.2 Chương trình cơng tác q 16 3.2.3 Chương trình cơng tác tháng 16 3.2.4 Chương trình cơng tác tuần 17 3.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan .17 3.3.1 Nhận xét thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lí Ủy ban Nhân dân Huyện 17 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Ủy ban Nhân dân Huyện 17 3.3.3 Mơ tả bước quy trình soản thảo văn quản lí Ủy ban So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 19 3.3.3.1 Mô tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí 19 3.3.3.2 So sánh với quy trình soạn thảo văn hành nhận xét 19 3.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn 21 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đi; văn đến; lập hồ sơ hành Ủy ban 21 3.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành Ủy ban 21 3.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ 22 IV Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 23 Sinh viên: Trần Thu Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 23 4.2 Sơ đồ hóa bố trí, xếp trang thiết bị văn phịng Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu 24 4.3 Các phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng Nhận xét hiệu mang lại 25 PHẦN II 26 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 26 TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN .26 I Tổ chức điều hành công tác văn thư 26 1.1 Quản lý, đạo công tác văn thư .26 1.2 Mơ hình tổ chức văn thư .27 1.3 Cán văn thư 28 II Công tác soạn thảo ban hành văn 28 2.1 Thẩm quyền ban hành hình thức văn quản lý 28 2.2 Quy trình soạn thảo văn 28 2.3 Thẩm quyền ký ban hành văn 29 III Quy trình quản lý giải văn .30 3.1 Quản lý giải văn đến .31 3.2 Quản lý giải văn 35 3.3 Quản lý sử dụng dấu 38 3.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .39 PHẦN III 42 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phịng Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn 42 1.1 Ưu điểm .42 1.2 Nhược điểm 43 1.3 Nguyên nhân 43 Sinh viên: Trần Thu Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Đề xuất, kiến nghị giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 44 KẾT LUẬN 46 PHỤ LỤC Sinh viên: Trần Thu Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, hoạt động quản lý hành hoạt động đa dạng, yêu cầu nhiều lực tư duy, chủ thể quản lý ln có phận trợ giúp tùy theo quy mơ tổ chức mà phận hay cá nhân Trên đường hội nhập kinh tế quốc tế, với cách mạng khoa học kỹ thuật việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu thiết yếu cho người thời đại Để bắt kịp với tồn phát triển đất nước ngành Quản trị Văn phòng có bước phát triển đáng kể dần khẳng định vai trị vị trí khơng thể thiếu quan tổ chức Ngày khẳng định vai trị cơng tác hoạt động quản lý Nhà nước Ngành Quản trị Văn phịng cịn ví mắt xích khơng thể thiếu hoạt động quản lý Nhà nước, hoạt động quản lý quan, tổ chức Văn phòng thực chức tham mưu, tổng hợp chức hậu cần, giúp cho hoạt động quan thực có hiệu Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội (trước trường Cao Đẳng Văn Thư Lưu Trữ) trường hàng đầu nước chuyên đào tạo quản trị văn phịng, tơi cảm thấy tự hào may mắn sinh viên học tập mái trường Nhà trường chuyên đào tạo hệ cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, hệ quy đại học, chức với ngành như: quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ, quản lý nhân lực, hành học….nhằm cung cấp nguồn nhân lực cho quan Nhà nước doanh nghiệp với phương châm đào tạo lấy chất lượng tiêu trí hàng đầu, học đôi với hành Được đồng ý nhà trường tiếp nhận UBND huyện Lục Ngạn, tơi phân cơng Văn phịng trực thuộc UBND huyện Lục Ngạn để thực trình kiến tập Được hướng dẫn thầy khoa bảo tận tình, giúp đỡ cô, chú, anh, chị Văn phịng Ủy Ban Nhân dân huyện Lục Ngạn, tơi hoàn thành thời gian thực tập theo kế hoạch khoa (từ ngày 04/7/2016 - 28/8/2016) Trong khoảng thời gian này, thân cố gắng học hỏi, rèn luyện kỹ nghiệp vụ, xây dựng cho phong cách nhà Quản trị văn phòng cở sở vận dụng Sinh viên: Trần Thu Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lý thuyết học trường hướng dẫn nhiệt tình cán quan Qua đây, xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng, Thạc sỹ Nguyễn Mạnh Cường – Giảng viên hướng dẫn thực tập với cô, chú, anh, chị Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện để tơi hồn thành tốt thời gian thực tập báo cáo Báo cáo thực tập kết cố gắng nỗ lực tơi Tuy vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Do đó, qua tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô để báo cáo hồn chỉnh hơn, giúp tơi có thêm kinh nghiệm quý báu tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sau rời ghế nhà trường Để trở thành nhà quản trị thực thụ với kiến thức học Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Trần Thu Hiền Sinh viên: Trần Thu Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công cơng nghiệp hóa – đại hóa đất mước, lĩnh vực hoạt động để có đóng góp định để vươn tới hoàn thiện Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách hành quốc gia Trong có công tác văn thư tập trung đổi sáng tạo Công tác văn thư ngày khẳng định vai trị quan trọng hoạt động quản lý quan nhà nước từ trung ương đến địa phương Hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc Gồm tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan; quản lý sử dụng dấu nhằm thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan theo quy định nhà nước Cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc hàng ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Nhờ có cơng tác văn thư thực tốt đảm bảo thông tin truyền nhanh chóng, xác hiệu Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn quan thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực, cơng tác văn thư đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý quan Hiện nay, công tác văn thư Ủy ban Huyện thực tốt, đem lại hiệu cơng việc cao, nhiên cịn bất cập, chưa thực thống khoa học: soạn thảo văn bản, quản lý văn – đến, công tác lập hồ sơ,… Xuất phát từ thực tế trên, chọn công tác văn thư làm chuyên đề báo cáo thực tập Mục tiêu đề tài Mục tiêu đề trình làm báo cáo gồm: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phịng huyện - Khảo sát tình hình cơng tác văn thư Văn phịng Ủy ban huyện Lục Sinh viên: Trần Thu Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngạn, từ đưa nhận xét, đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác văn thư - Khảo sát tình hình cơng tác văn thư Văn phòng Ủy ban huyện nay, từ đưa nhận xét, đánh giá ưu điểm, nhược điểm công tác văn thư - Đề xuất, kiến nghị số giải pháp để nâng cao chất lượng, thống đạt hiệu quả, hoàn thiện cơng tác văn thư Văn phịng Ủy ban Đối tượng, phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu báo cáo bao gồm: + Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn; + Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Ủy ban; + Tìm hiểu tình hình tổ chức hoạt động cơng tác văn phịng Văn phịng Ủy ban; + Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư Văn phòng; + Đưa số giải pháp, đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng Ủy ban - Phạm vi nghiên cứu báo cáo: Công tác tổ chức, điều hành hoạt động Văn phòng; nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn Nguồn tài liệu tham khảo - Các văn quy phạm pháp luật như: + Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Thơng tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ, hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan + Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ, hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ Sinh viên: Trần Thu Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức - Ngồi ra, cịn số nguồn tài liệu sau: + Một số giáo trình, sách liên quan đến quản trị văn phịng, cơng tác văn thư + Báo cáo thực tập khóa trước + Một số văn Ủy ban Huyện ban hành Lịch sử nghiên cứu Trong tiến trình thực đề tài, em tiến hành tìm hiểu tài liệu tổ chức công tác văn thư để hiểu sâu công tác văn thư quan, tổ chức Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp quan sát - Phương pháp phân tích, tổng hợp - Phương pháp vấn - Phương pháp thống kê Bố cục đề tài Ngồi Lời nói đầu, Phần Mở đầu Kết luận, nội dung Báo cáo gồm có phần sau: Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Sinh viên: Trần Thu Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NGẠN I Chắc năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn Tên quan: Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn Trụ sở: Thị trấn Chũ – Lục Ngạn – Bắc Giang Số điện thoại: 0240 3882 203 Lục Ngạn huyện miền núi Tỉnh, nằm trục đường Quốc lộ 31, có địa giới hành sau: + Phía Bắc giáp huyện Chi Lăng huyện Hữu Lũng - Tỉnh Lạng Sơn; +Phía Tây Nam giáp huyện Lục Nam - Tỉnh Bắc Giang; + Phía Đơng giáp huyện Sơn Động - tỉnh Bắc Giang Trung tâm huyện lỵ cách trung tâm thành phố Bắc Giang 40km, có tổng diện tích tự nhiên 101.223,72 ha, với 30 đơn vị hành chia thành vùng rõ rệt : Vùng thấp gồm 17 xã thị trấn, vùng cao gồm 12 xã Lục Ngạn nằm trọn vùng Đông Bắc Việt Nam nên chịu ảnh hưởng vùng nhiệt đới gió mùa, có tiểu vùng khí hậu mang nhiều nét đặc Sinh viên: Trần Thu Hiền Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đơn vị: Văn STT Văn tiếp nhận Năm 2012 2013 2014 2015 Văn đến 9420 10598 10385 11349 Văn mật đến 215 210 276 288 Đơn thư 876 798 951 1279 (Nguồn: Báo cáo cơng tác năm Phịng Hành chính, Bộ phận Văn thư) * Phân loại bóc bì văn bản: - Sau tiếp nhận văn đến, Văn thư tiến hành phân loại bóc bì văn Việc phân loại văn giúp cho cán Văn thư xác định xác loại văn cần đăng ký vào Phần mềm quản lý văn loại văn đăng ký - Phân loại văn gồm: + Loại phép bóc bì:Gồm bì văn gửi đến Văn phịng Ủy ban Huyện Văn thư phép bóc bì + Loại khơng phép bóc bì: Gồm tất văn mà ngồi bì thư ghi đích danh cá nhân - Bóc bì văn bản: Khi thực việc bóc bì văn bản, nhân viên Văn thư thực thận trọng tuân thủ nguyên tắc sau: + Những phong bì có dấu mức độ “Khẩn”, “Hỏa tốc” gửi đến nhân viên Văn thư bóc sau nhận để trình lãnh đạo xin ý kiến giải nhằm đảm bảo mặt thời gian Đối với văn gửi đích danh cá nhân nhân viên Văn thư khơng bóc bì phân chia để vào ô đựng tài liệu đơn vị + Khi bóc bì văn bản, nhân viên Văn thư thực nhẹ nhàng khéo léo, chưa có trường hợp văn bị rách cắt vào văn Sau lấy văn bản, đối chiếu số, ký hiệu ghi phong bì với số, ký hiệu ghi bên văn Những văn gửi khơng địa nhân viên văn thư gửi trả lại cho nơi gửi văn Trường hợp có phiếu gửi sau nhận đủ văn bản, nhân viên Văn thư ký xác nhận đóng dấu lên phiếu gửi, gửi phiếu lại cho quan gửi văn Nhiều văn nhận mà ngày, tháng ghi văn xa so với ngày đến nhân viên Văn thư giữ lại phong bì Sinh viên: Trần Thu Hiền 32 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ghim bì thư với văn + Đối với văn có dấu mức độ mật: nhân viên văn thư đảm bảo tuyệt đối bí mật nội dung thơng tin văn đăng ký vào Sổ đăng ký văn mật đến Sau đó, trình văn kịp thời cho Lãnh đạo * Đóng dấu Đến, ghi số đến, ngày đến - Mọi văn gửi đến nhân viên văn thư đóng dấu “Đến” lên văn nhằm mục đích xác nhận văn qua phận văn thư ghi nhận ngày, tháng đến - Sau phân loại, bóc bì văn nhân viên văn thư đóng dấu “Đến” lên văn Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “Đến”, văn đến khơng thuộc diện đăng ký Văn thư chuyển cho nơi nhận mà khơng phải đóng dấu “Đến” - Dấu “Đến” nhân viên Văn thư đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng trống số, ký hiệu văn có tên loại, phần trích yếu nội dung công văn khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn - Sau văn đóng đóng dấu “Đến” Chánh văn phòng xử lý sơ (ý kiến phân phối giải ghi vào mục chuyển dấu Đến) * Đăng ký văn đến: Để quản lý văn – đến chặt chẽ, khoa học tra tìm nhanh chóng, xác nay, phận văn thư Ủy ban Huyện sử dụng phần mềm “BG Netoffice – Hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp” Các văn đến thuộc diện đăng ký văn thư đăng ký vào phần mềm Ngoài loại văn đăng ký vào phần mềm văn mật đăng ký riêng vào Sổ văn mật * Trang đăng ký văn đến: Sinh viên: Trần Thu Hiền 33 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Trình, chuyển giao văn đến Sau đăng ký văn đến, Văn thư trình kịp thời cho Lãnh đạo Chánh Văn phòng xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Căn vào ý kiến phân phối Lãnh đạo Văn thư chuyển giao văn đến cho đơn vị cá nhân giải Văn ghi số ký hiệu văn quan, Văn phòng ghi số đến văn đến vào Sổ giao nhận tài liệu đơn vị, sau để vào đựng tài liệu đơn vị Hàng ngày, văn thư kiêm nhiệm đơn vị đến lấy văn ký nhận vào sổ Việc chuyển giao văn cán văn thư bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn * Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định, theo quy định Những văn có dấu mức độ khẩn đơn vị, cá nhân giải trước Cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến báo cáo Chánh Văn phịng theo tháng, q, năm có u cầu Công tác quản lý giải văn đến cán văn thư thực đầy đủ theo bước, văn đến hàng ngày văn thư nhập vào phần mềm quản lý văn đến, ghi vào sổ riêng biệt nên dễ quản lý theo dõi, tạo điều kiện giải nhanh chóng Tuy nhiên, số Sinh viên: Trần Thu Hiền 34 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn trình Lãnh đạo Văn phịng để xử lý đơi cịn chưa đảm bảo thời gian lãnh đạo vắng * Nhận xét ưu, nhược điểm: + Ưu điểm: Việc chuyển giao văn đến Ủy ban Huyện Lục Ngạn đảm bảo nguyên tắc: Nhanh chóng, xác, kịp thời thống Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn đến làm tăng hiệu công việc; việc quản lý tìm kiếm văn nhanh hơn, khoa học + Nhược điểm: Trong số trường hợp đặc biệt, hệ thống bị lỗi ảnh hưởng đến việc chuyển giao văn Đối với cán văn thư lâu năm, chưa thành thạo tin học, dẫn đến khó khăn việc lấy số văn 3.2 Quản lý giải văn Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Tất văn Ủy ban Huyện văn thư thực theo trình tự sau: Bước Văn thư kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm ban hành văn Bước Đăng ký văn Bước Nhân văn bản; đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Bước 4.Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Bước Lưu văn * Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm ban hành văn - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem Sinh viên: Trần Thu Hiền 35 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xét, giải - Ghi số ngày, tháng ban hành văn + Ghi số văn Tất văn quan ghi theo hệ thống số chung quan Văn thư thống quản lý: Quyết định, cơng văn, tờ trình, báo cáo, văn mật, thị, đơn thư đi, văn Văn phòng, văn Ban Cán sự,….mỗi loại văn Văn thư ghi riêng hệ thống số Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng + Ghi ngày, tháng văn Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành - Văn mật cán văn thư đánh số riêng * Đăng ký văn Tất văn quan văn thư đăng ký vào phần mềm quản lý văn – đến * Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật * Sổ đăng ký văn mật: - Nhân bản: Đơn vị, cá nhân giao soạn thảo văn có trách nhiệm nhân văn Sinh viên: Trần Thu Hiền 36 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người có thẩm quyền ký duyệt Số lượng xác định phần Nơi nhận văn thời gian quy định - Đóng dấu quan: Sau nhân văn theo số lượng xác định, văn thư tiến hành đóng dấu quan lên văn Nhân viên văn thư Bộ đóng dấu rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Đóng dấu mức độ khẩn, mật: cán Văn thư thực theo quy định Nhà nước - Đóng dấu giáp lai: đóng vào khoảng mép phải văn bản, 01 dấu tối đa 05 trang văn - Đối với phụ lục kèm theo: dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục phía bên trái * Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Sau đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật, văn thư tiến hành làm thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì: Văn thư lựa chọn bì có kích thước lớn kích thước văn bản, bì làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua Khi vào bì, nhân viên văn thư thực theo nguyên tắc, lựa chọn cách gấp văn phù hợp với bì để vào bì Khi gấp văn gấp mặt giấy có chữ vào trong, khơng làm nhàu văn Sau đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) * Chuyển phát văn Sau làm thủ tục phát hành văn xong, nhân viên văn thư thực việc chuyển phát văn Trong việc chuyển phát văn đi, văn thư thực nhanh chóng xác, theo quy định Văn hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ Sinh viên: Trần Thu Hiền 37 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày ký văn * Trang đăng ký văn đi: 3.3 Quản lý sử dụng dấu * Đối với việc quản lý dấu: Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban Huyện việc quản lý, sử dụng dấu quan Các dấu Ủy ban Huyện giao cho cán văn thư quản lý sử dụng Cán văn thư chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý sử dụng dấu Khi nét dấu bị mòn bị biến dạng, cán văn thư phải báo cáo Chủ tịch Ủy ban Huyện để làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Chủ tịch Ủy ban Huyện phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên * Đối với việc sử dụng dấu: Cán văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn Ủy ban Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức vào có chữ ký nháy, chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu cho trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không Sinh viên: Trần Thu Hiền 38 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu có sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền * Dấu quan: 3.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Công tác lập hồ sơ khâu cuối hoạt động công tác văn thư khâu tiền đề công tác lưu trữ Lập hồ sơ làm tốt khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu sử dụng văn sau Mọi văn hình thành trình hoạt động sau giải xong phải lập hồ sơ để tiếp tục phục vụ cho hoạt động Ủy ban Cơng tác lập hồ sơ có tác dụng nâng cao chất lượng, hiệu công tác cán bộ, công chức giúp cho Ủy ban quản lý văn chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, giúp lãnh đạo nhân viên tra cứu văn nhanh chóng Yêu cầu hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Ủy ban Huyện; văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự giải công việc; Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải công việc * Nội dung việc lập hồ sơ công việc: - Mở hồ sơ: Sinh viên: Trần Thu Hiền 39 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Căn vào Danh mục hồ sơ Ủy ban Huyện thực tế công việc giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ - Thu thập văn vào hồ sơ: Cán có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chon cách xếp cho thích hợp - Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách bảo không cần để hồ sơ * Yêu cầu hồ sơ lập: Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đểu * Nhận xét ưu, nhược điểm: - Công tác lập hồ sơ công việc Ủy ban Huyện đơn vị trực thuộc lãnh đạo quan tâm Vì vây, có đơn vị tổ chức thực tốt chế độ lập hồ sơ hành vào giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Khối lượng tài liệu lập hồ sơ nộp vào lưu trữ quan tăng lên hàng năm Ngồi ra, cơng tác lập hồ sơ Ủy ban Huyện cịn có ưu điểm sau: + Việc lập hồ sơ hành vào giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan thực theo quy định + Trong trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự bước quy định + Khi công việc kết thúc, sau hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán Sinh viên: Trần Thu Hiền 40 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội văn thư chuyên trách thống quản lý Sau năm, kể từ công việc kết thúc, cán văn thư thống kê hồ sơ hết thời hạn để quan nộp vào kho lưu trữ theo quy định - Nhược điểm: + Tình trạng phổ biến cán văn thư để tài liệu rời lẻ giao nộp vào lưu trữ, chí cất giữ tủ tài liệu nhiều năm khơng giao nộp Điều gây khó khăn cho việc chỉnh lý, xếp lại hồ sơ, tài liệu xác định giá trình tài liệu Do đó, gây khơng khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan + Việc mượn tài liệu lưu trữ chưa tuân thủ theo quy định Sinh viên: Trần Thu Hiền 41 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn 1.1 Ưu điểm Văn phòng Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn đơn vị thực tốt nhiệm vụ mình, ln đầu công tác thi đua Cán làm công tác văn phòng nhân tố trung tâm, chủ thể Văn phịng Đội ngủ cán bộ, cơng chức làm việc Văn phòng Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân Huyện chủ yếu hệ trẻ có lịng nhiệt huyết, tư duy, sáng tạo đào tạo chuyên môn bản; trang thiết bị văn phịng dần đại hóa trang bị đầy đủ, trở yếu tốt đóng góp nên thành cơng cơng việc Việc quản lý giải văn – đến đảm bảo tính xác, kịp thời, thống nhất, thực theo nguyên tắc tập trung Đặc biệt, việc đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn BG-Netoffice tạo nhiều thuận lợi cho công tác quản lý văn Việc sử dụng phần mềm việc theo dõi tình hình đăng ký văn bản, giải văn tìm kiếm văn thuận lợi hơn, nhanh chóng xác, đáp ứng kịp thời yêu cầu sử dụng tài liệu tính bảo mật cao muốn đăng nhập vào phần mềm quản lý văn Ủy ban phải có tên truy cập mật khểu truy cập Đồng thời tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu công việc cho nhân làm công tác văn thư Mơ hình tổ chức văn thư tập trung, tất văn đến quan qua Văn thư giúp cho quan quản lý tập trung, thống toàn văn quan Việc theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn giải văn thực thuận lợi, công việc giải nhanh chóng, đồng thời với việc quản lý văn tập trung hạn chế việc mát hư hỏng tài liệu quan Tổ chức biên chế nhân viên văn thư tương đối hợp lý Nhân viên văn Sinh viên: Trần Thu Hiền 42 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thư có ý thức, trách nhiệm với nghề nghiệp, yêu nghề Có thể nói rằng, để cơng tác văn thư thực tốt địi hỏi phải có sở vật chất, trang thiết bị thực công việc Vấn đề lãnh đạo Văn phòng quan tâm coi trọng Các trang thiết bị bố trí đầy đủ, đại tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư có tinh thần thoải mái thực công việc như: trang bị bàn làm việc, ghế xoay, tủ đựng hồ sơ, tài liệu, phòng lắp điều hòa nhiệt độ; cán bộ, chuyên viên thực cơng việc trang bị máy tính, máy in, văn phòng phẩm cần thiết phục vụ cho cơng việc nhanh chóng, thuận lợi 1.2 Nhược điểm Cơng tác soạn thảo văn cịn nhiều khâu rườm rà, chưa thống số thành phần bắt buộc văn trình bày chưa Thơng tư số 01/2011/TT-BNV Sử dụng mơ hình văn thư tập trung số lượng văn – đến quan lớn, đơi gây tình trạng tải cho cán văn thư, ảnh hưởng tới tâm lý khả làm việc họ Đồng thời, việc quản lý văn tập trung văn thư gây thời gian đi, có văn gấp khơng chuyển kịp thời Ngồi Văn thư quan Văn thư đơn vị cịn mang tính kiêm nhiệm, đơi cịn ảnh hưởng đến chất lượng công việc Sử dụng phần mềm quản lý văn bản, điện phần mềm bị lỗi phải tìm cách khắc phục để khơng ảnh hưởng đến công việc Công tác lập hồ sơ hành chưa trọng Tài liệu số đơn vị sau giải xong không tiến hành lập hồ sơ, tài liệu cịn tình trạng bó gói, giao nộp vào Lưu trữ quan khơng thời hạn quy định, Có thể nói thực trạng phổ biến quan 1.3 Nguyên nhân Công tác quản lý, kiểm tra ban hành văn cịn chưa triệt để, chưa có chế tài xử lý đơn vị, cá nhân soạn thảo văn sai Sự kiểm tra, giám sát hoạt động công tác văn thư chưa mang tính thường Sinh viên: Trần Thu Hiền 43 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xuyên chặt chẽ Lãnh đạo chưa ban hành văn quy định cụ thể trách nhiệm cán bộ, nhân viên việc lập hồ sơ dẫn đến buông lỏng việc thực công việc, chưa thực thực mang tính hình thức Thái độ, ý thức làm việc số cán công chức chưa thực tốt Việc đầu tư kinh phí chưa mức, cịn chậm chễ dẫn đến hoạt động Văn phòng chưa hiệu II Đề xuất, kiến nghị giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Để đảm bảo công tác văn thư Ủy ban Huyện đạt hiệu quả, với vai trò sinh viên thực tập, qua trình khảo sát thực tế, xin đưa giải pháp để khắc phục tồn sau: Hàng ngày, có nhiều văn đến quan, cán văn thư biên chế lại Vì vậy, Ủy ban Huyện cần tăng thêm biên chế cán làm công tác văn thư Các cấp lãnh đạo cần quan tâm đến việc ban hành văn hướng dẫn, đạo công tác văn thư, đặc biệt cơng tác lập hồ sơ như: Văn quy định cụ thể trách nhiệm lập hồ sơ hành thuộc cán chuyên môn, yêu cầu hồ sơ lập Chú trọng công tác lập hồ sơ, công việc vô quan trọng công tác văn thư Để công tác lập hồ sơ đạt hiệu cao, phục vụ cho cơng tác tra tìm quản lý tài liệu chặt chẽ, Bộ nên tổ chức đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ Việc kê danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, xếp tài liệu lập hồ sơ đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học.Việc lập hồ sơ theo danh mục phải thực cách đồng bộ, thống nhất, phát huy tác dụng, phổ biến, kiểm tra, đôn đốc, theo dõi việc thực Có biện pháp khen thưởng thích đáng cán bộ, phòng ban lập hồ sơ tốt, có chất lượng, giao nộp tài liệu thời hạn Những cán bộ, phịng ban khơng lập hồ sơ hay lập theo kiểu hình thức, giao nộp khơng thời hạn phải khiển trách, nhắc nhở Tăng cường thực công tác kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc thực công tác văn thư, thực báo cáo tổng kết theo định kỳ đột xuất để nắm Sinh viên: Trần Thu Hiền 44 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bắt tình hình thực giải công việc Thường xuyên kiểm tra hoạt động phòng ban, quan tâm đến việc đánh giá lực cán bộ, có nhiều biện pháp khen thưởng, kỷ luật để khuyến khích tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên, tạo không khí làm việc tích cực, thoải mái Tổ chức lớp đào tạo, tập huấn ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên quan công tác văn thư: kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý văn – đến, công tác lập hồ sơ Xây dựng văn hóa cơng sở quan Quan tâm đến đời sống tinh thaanhf cán bộ, công chức giúp hạn chế căng thẳng cơng việc, từ giúp họ phát huy lực, sáng tạo công tác văn thư như: tổ chức chuyến tham quan, nghỉ dưỡng, hoạt động văn hóa, nghệ thuật, thể dục thể thao… Ủy ban nhân dân Huyện cần có hình thức đánh giá lực, phẩm chất, hiệu cơng việ văn phịng Từ đó, khen thưởng cá nhân, tập thể có thành tích, đồng thời nghiêm chỉnh phê bình cá nhân, tập thể khơng hồn thành nhiệm vụ Có kế hoạch bổ sung nhân cần thiết Ủy ban Huyện cần đầu tư cho việc mua sắm trang thiết bị đại, phục vụ cơng tác văn phịng, đặc biết phòng làm việc phòng họp, hội trường, trang bị máy tính hệ điều hành tốt Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhằm nâng cao suất, hiệu cơng tác, nhanh chóng Tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý công việc Tóm lại, để cơng tác văn thư Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn đạt hiệu vận hành thơng suốt Lãnh đạo quan, Lãnh đạo Văn phịng cần có biện pháp cụ thể nhằm xây dựng công tác văn thư thực tốt; thường xuyên theo dõi, quan tâm đến tình hình hình thực hiện, giải công việc cán bộ, chuyên viên Để từ có phương án điều chỉnh phù hợp, đưa định quản lý đắn Bên cạnh đó, người làm cơng tác văn thư tự rèn luyện cho trình độ chuyên mơn, trình độ lý luận trị vững vàng để thực cơng việc cách có hiệu Sinh viên: Trần Thu Hiền 45 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn, thực tập sinh hướng dẫn giúp đỡ tận tình lãnh đạo, chun viên Văn phịng Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn tiếp thu kinh nghiệm học rút từ thực tế Sau thời gian 02 tháng tiến hành khảo sát cơng tác Văn phịng Ủy ban Huyện giúp tơi có nhìn rõ nét chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan huyện Quá trình thực tập, tơi có nhận thức rõ đầy đủ tầm quan trọng, vị trí Văn phòng quan, tổ chức: Văn phòng quan, tổ chức tiền đề, tảng tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo, nhà quản lý đưa định giải cơng việc đắn, có hiệu Văn phịng Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn năm qua thể vai trị cơng tác tham mưu tổng hợp, hậu cần, đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động Bộ Lãnh đạo Để đạt kết nhờ vào đạo, quan tâm Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Văn phòng Trong hoạt động văn phịng, cơng tác văn thư chiếm phần khơng nhỏ hoạt động văn phịng, có vị trí đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Các hoạt động quan chủ yếu quản lý, điều hành văn Công tác văn thư làm tốt giúp lãnh đạo quan có thơng tin nhanh chóng, đầy đủ, xác để đưa định quản lý đắn, từ hoạt động văn phòng ngày nâng cao Thực tập Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn, anh, chị Văn phòng giúp đỡ, hướng dẫn tận tình Đặc biệt, hướng dẫn trực tiếp chị: Dương Thị Tuyến – Cán Văn thư, giúp em củng cố, nâng cao kiến thức trang bị trình học tập trường, hệ thống hóa kiến thức thuộc chuyên ngành; bước gắn liền học với thực hành; lý luận gắn liền với thực tiễn, tiếp cận thâm nhập với thực tế; bước đầu vận dụng kiến thức học vào thực tế Làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên mơn đào tạo Qua đó, giúp em có Sinh viên: Trần Thu Hiền 46 Lớp: ĐHLT.QTVP K14B