Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở bình dương

40 4.3K 14
Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở bình dương

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Tính cấp thiết của đề tài 3 2. Mục tiêu nghiên cứu 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 4. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu 3 5. Ý nghĩa của đề tài 4 6. Kết cấu của đề tài 4 B. PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 5 1.1. Một số quan niệm về văn phòng 5 1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng 5 1.1.2. Khái niệm văn phòng 5 1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng 6 1.2.1. Vị trí của văn phòng 6 1.2.2. Vai trò của văn phòng 7 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 8 1.3.1. Chức năng của văn phòng 8 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng 10 1.4. Yếu tố con người 13 1.5. Hệ thống trang thiết bị 14 1.6. Hệ thống nguyên tắc thủ tục 15 1.7. Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng 18 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Ở BÌNH DƯƠNG 19 2.1. Vài nét khái quát về các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương 19 2.1.1. Giới thiệu về tỉnh Bình Dương 19 2.1.2. Đặc điểm về các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương 21 2.2. Thực trạng các yếu tố cấu văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương 22 2.2.1. Yếu tố con người 22 2.2.2. Hệ thống trang thiết bị 24 2.2.3. Hệ thống nguyên tắc thủ tục 27 2.2.4. Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng 29 2.2.4.1. Công tác Văn thư Lưu trữ 29 2.2.4.2. Xử lý thông tin 32 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 34 3.1. Đề xuất các giải pháp về một số yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương 34 3.1.1. Tổ chức hoàn thiện yếu tố về con người 34 3.1.2. Đầu tư các trang thiết bị đa năng phục vụ cho công tác văn phòng 36 3.2. Kiến nghị 37 KẾT LUẬN 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, trong hoạt động của các các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp vấn đề về các yếu tố cấu thành văn phòng là vấn đề hết sức quan trọng. Các yếu tố quan trọng như: con người, hệ thống trang thiết bị, hệ thống nguyên tắc thủ tục, hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng,… có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở các tỉnh, mà đặc biệt là Bình Dương. Bởi vậy, em quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích thực trạng về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương” làm bài tiểu luận kết thúc môn cho mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu Khảo sát thực tiễn về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương; phân tích những kết quả đạt được, những mặt còn tồn tại và bất cập. Từ các kết quả khảo sát thực tế đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức của văn phòng. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu các yếu tố cấu thành văn phòng về phương diện lý luận và thực tiễn. Phạm vi nghiên cứu. + Không gian: Các yếu tố cấu thành văn phòng ở Bình Dương. + Thời gian: Khảo sát thực tế tại cơ quan từ ngày 03092016 đến 16092016. 4. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu Phương pháp quan sát thực tiễn Phương pháp phân tích. Phương pháp thu thập tài liệu từ cơ quan. 5. Ý nghĩa của đề tài Đề tài đi sâu phân tích và nghiên cứu các yếu tố cấu thành văn phòng để thấy được mức độ ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương. 6. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận bài tiểu luận được chia thành 3 chương: + Chương 1. Cơ sở lý thuyết của các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng. + Chương 2. Thực trạng về các yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương. + Chương 3. Đề xuất các giải pháp và kiến nghị. B. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1.1. Một số quan niệm về văn phòng 1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động của mình đều phải thành lập văn phòng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn phòng. Văn phòng được hiểu là bộ phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý… Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng hành chính hoặc ghép phòng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản xuất kinh doanh. Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các công việc của văn phòng. Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp. 1.1.2. Khái niệm văn phòng Trên thực tế có rất nhiều khái niệm về văn phòng, ở các góc độ tiếp cận khác nhau thì khái niệm về văn phòng cũng khác nhau. Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức để thực hiện một phần chức năng nhiệm vụ của tổ chức. Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chí chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị. Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng còn có thể hiểu là phòng làm việc của nhà lãnh đạo.Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc.Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, của tổ chức. Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. 1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng 1.2.1. Vị trí của văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi vì văn phòng luôn luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức. Chính vì thế với vị trí hoạt động đa dạng đó mà văn phòng còn được gọi là “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của tổ chức. Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý, điều hành. Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp và cơ quan cấp dưới với nhân dân. Khác với các bộ phận khác trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên liên tục. Văn phòng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan. 1.2.2. Vai trò của văn phòng Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ chức. Bởi vì các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác. Văn phòng cũng phải theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối với các tổ chức khác vào cơ quan mình. Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức, bởi vì thông tin đến hay đi đều qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ. Đây là hoạt động vô cùng quan trọng, nó quyết định đến thành bại của tổ chức. Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng tổng hợp mọi thông tin, dữ liệu thu thập được trong quá trình hoạt động của mình sau đó sẽ báo cáo lại cho lãnh đạo. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi lưu chuyển các văn bản dưới các quyết định của nhà lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban cấp dưới và giúp thủ trưởng thực hiện các mục tiêu đề ra. Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành của cơ quan, tổ chức. Các bộ phận khác thì làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ còn văn phòng là trung tâm khâu nối các bộ phận đó với nhau thành một hệ thống. Trong quá trình hoạt động khi có vướng mắc, trục trặc thì văn phòng là nơi báo cáo tình hình cho lãnh đạo để kịp thời giải quyết. Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức. Chủ thể quản lý hay người quản lý có thể bao gồm một con người cụ thể, một nhóm người, hay một tập thể người lãnh đạo (hội đồng quản trị); còn đối tượng quản lý là nhóm đối tượng thuộc về kỹ thuật, tồn tại hữu sinh dưới sự chỉ huy của con người. Văn phòng là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung và cho các nhà lãnh đạo nói riêng. Bởi lẽ mọi vấn đề về hậu cần chủ yếu là do văn phòng đảm nhiệm, văn phòng cung cấp tất cả các nhu cầu về vật chất cho các bộ phận, phòng ban trong cơ quan. 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1.3.1. Chức năng của văn phòng Dựa trên quy mô và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan mà văn phòng được tổ chức lớn nhỏ khác nhau. Nhưng dù ở bất kỳ một cơ quan tổ chức nào văn phòng vẫn đảm bảo 3 chức năng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Chức năng tham mưu Tham mưu là hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý của nhà lãnh đạo và nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Trong hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào, các nhà quản lý trước khi đưa ra quyết định đều dựa trên rất nhiều yếu tố. Bên cạnh yếu tố chủ quan của nhà quản lý, muốn ra được những quyết định mang tính khoa học, tính thực tiễn nhà quản lý cần căn cứ vào nhiều yếu tố khách quan như ý kiến tham gia góp ý của người trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, chọn lọc đưa ra kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho nhà quản lý những thông tin, phương án, sự phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động tham mưu trợ giúp của văn phòng rất cần thiết đối với các cấp quản lý. Hơn nữa những ý kiến đóng góp tham mưu của người trợ giúp còn mang tính chuyên sâu, giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với yêu cầu thực tiễn. Chức năng tổng hợp Văn phòng luôn luôn thu thập, quản lý, sử dụng thông tin ở cả đầu vào và đầu ra, thông tin trên mọi đối tượng lĩnh vực có liên quan đến quá trình hoạt động của cả cơ quan tổ chức. Tất cả những thông tin thu thập được văn phòng sẽ tổng hợp, phân tích và sử dụng theo yêu cầu của nhà quản lý. Quá trình này luôn phải tuân theo những quy tắc và trình tự nhất định mới có thể mang lại kết quả. Chức năng tổng hợp và chức năng tham mưu có mối quan hệ gắn bó với nhau vì chức năng tham mưu tạo cơ sở, có tác dụng thiết thực với chức năng tổng hợp; ngược lại muốn làm tốt chức năng tham mưu thì phải làm tốt chức năng tổng hợp. Cả hai chức năng này đều nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức; quyết định đến sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. Chức năng hậu cần Chức năng hậu cần là chức năng mang tính đặc thù trong văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả, duy trì hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính… Các điều kiện phương tiện đó phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời và đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nội dung của công việc đó thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng. Trụ sở và phòng làm việc cần phải được sắp xếp một cách phù hợp với từng loại công việc, với từng cán bộ trong môi trường làm việc cụ thể. Nguồn tài chính cung cấp cho các hoạt động ở cơ quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dùng và kỳ hạn sử dụng. Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện nhưng hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng. Cho nên phương châm chung của hoạt động văn phòng là chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất. Có thể nói rằng văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, bổ sung, hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện tốt các chức năng trên của mình, văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu như sau: Thứ nhất là: Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Nhưng các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. Thứ hai là: Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu thông qua chiến lược phát triển. Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài 1020 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động: 5 năm, 1 năm, quý, tháng, tuần… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng năm, tháng, quý, tuần cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn. Thứ ba là: Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố tối thiểu về thông tin. Thông tin bao gồm thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời, hiệu quả. Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này là văn phòng. Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. Thứ tư là: Trợ giúp về văn bản Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động. Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng các văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản. Hiện nay ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Căn cứ vào luật, chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức. Văn bản luật và pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh, cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin, đó chính là văn phòng. Thứ năm là: Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động cơ quan Mỗi cơ quan, đơn vị muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kĩ thuật và vật chất cần thiết. Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là vật trung gian gắn kết tổ chức với môi trường. Đồng thời còn là phương tiện truyền dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến mục tiêu kinh tế, xã hội. Các yếu tố kĩ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ. Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về số lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của đơn vị. Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ. Thứ sáu là: Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng Đây là việc làm thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng. Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý, điều hành công việc. Thứ bảy là: Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng Khác với các hoạt động khác trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục trong cả lĩnh vực đối nội, đối ngoại, vừa lập quy, vừa thực thi, vừa kiểm tra, giám sát. Đặc tính này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận mọi nguồn tin của mọi đối tượng với hoạt động của cơ quan, đơn vị. Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận làm việc trong giờ hoạt động chung của đơn vị còn một bộ phận không lớn làm việc liên tục ngày đêm ngay cả lúc đơn vị ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt. Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp, tham mưu, vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên. Vì thế duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị. 1.4. Yếu tố con người Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí,sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động. Nhóm ngành khoa học giao tiếp ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý học, xă hội học, dân tộc học, mỹ học v.v...giúp người lao động có khả năng khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài băo nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng v.v... 1.5. Hệ thống trang thiết bị Trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng là thành phần” cách mạng” nhất và dễ đưa vào Văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Chỉ khoảng 1015 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng đă có những bước tiến lớn hết sức nhanh chóng. Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đă nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử. Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh gay gắt của nhiều hăng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càng rộng răi trong công tác Văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao. Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng răi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mă đẹp, giá cả thích hợp. Trang thiết bị cũng như môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng kể nhờ con người đưa vào ứng dụng rộng răi nhiều lĩnh vực khoa học kỹ thuật trong hoạt động Văn phòng. Các ngành khoa học công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đă giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác. Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) được vận dụng vào Văn phòng nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường Văn phòng, làm cho người làm Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt được hiệu năng công tác cao. Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông...Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường...thích hợp. Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn phòng khép kín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình Văn phòng mặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc. Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của Văn phòng được liên tục; người lănh đại Văn phòng; kiểm soát công việc Văn phòng được dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lănh đạo Văn phòng có những sáng kiến mới v.v... 1.6. Hệ thống nguyên tắc thủ tục Chỉ có cơ quan Nhà nước người có thẩm quyền do pháp luật qui định mới được thực hiện các thủ tục hành chính. Nguyên tắc này đảm bảo tính pháp chế trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức. Theo đó, chỉ những cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới được tiến hành các thủ tục hành chính nhất định. Khi thực hiện thủ tục hành chính phải đảm bảo chính xác, khách quan, công minh. Tính chính xác, khách quan khi thực hiện thủ tục hành chính thể hiện ở việc cơ quan tiến hành thủ tục phải có đủ tài liệu, chứng cứ khi xem xét giải quyết công việc, đảm bảo thực hiện đúng các yêu cầu của thủ tục nhằm giải quyết một cách đúng đắn nhất các công việc của nhà nước, các kiến nghị, yêu cầu hợp pháp của công dân, tổ chức. Khi thực hiện thủ tục hành chính phải bảo đảm tính khách quan, không vì vụ lợi mà gây thiệt hại cho nhà nước, tập thể và cá nhân. Để thực hiện tốt nguyên tắc này đòi hỏi: Thứ nhất, các cơ quan nhà nước phải có quyền được yêu cầu cung cấp thông tin, và các cơ quan, tổ chức và cá nhân phải có nghĩa vụ cung cấp một cách chính xác, đầy đủ các thông tin khi được yêu cầu. Ngoài ra các cơ quan nhà nước phải có một chế độ công vụ rõ ràng và khoa học, có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, rành mạch. Thứ hai, các cơ quan cần có đủ cán bộ có trình độ nghiệp vụ để thực thi công vụ, có phẩm chất đạo đức tốt, trình độ chuyên môn và có trách nhiệm cao với công việc được giao và đảm bảo được trang bị những phương tiện vật chất phù hợp, cần thiết phục vụ cho việc bảo quản, xử lý, lưu trữ và tìm kiếm thông tin như hệ thống sổ sách, các thiết bị CNTT… Chính vì vậy, các cơ quan phải có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, giáo dục đạo đức chính trị tư tưởng, có chế độ đãi ngộ hợp lý và trang bị những phương tiện vật chất đầy đủ. Thủ tục hành chính phải rõ ràng, và được thực hiện công khai. Thủ tục hành chính phải rõ ràng. Đây là một nguyên tắc quan trọng vì sự thiếu rõ ràng của hệ thống thủ tục hành chính trong việc giải quyết các nhu cầu, đề nghị của công dân, tổ chức gây nhiều khó khăn cho công dân, tổ chức khi đến cơ quan quản lý nhà nước để xin giải quyết một vấn đề nào đó. Sự không rõ ràng của thủ tục hành chính cũng nảy sinh tiêu cực trong thực hiện thủ tục hành chính. Bởi vì người dân không biết mình phải thực hiện những quy định gì, các quy định đó được giải quyết ở đâu?. Do sự không rõ ràng này mà trong quá trình tiến hành thẩm định các dự án, các nhà quản lý đã lợi dụng làm ăn không hợp pháp hoặc gây ra sự chậm trễ trong quá trình phê duyệt. Thủ tục hành chính rõ ràng đòi hỏi thủ tục hành chính phải được xây dựng một cách khoa học, hợp lý, dễ hiểu và dễ thực hiện. + Thủ tục hành chính phải công khai. Công khai hoá quy trình, thủ tục hành chính, đặc biệt trong việc giải quyết các yêu cầu, đề nghị của công dân, các tổ chức là đều kiện góp phần tăng hiệu quả của quá trình giải quyết các yêu cầu. Công dân, các tổ chức biết rõ được họ cần phải làm gì, cần chuẩn bị những vấn đề gì, loại giấy tờ gì trước khi đến cơ quan yêu cầu giải quyết công việc. Mặt khác người thừa hành công vụ sẽ không có điều kiện để lợi dụng, sách nhiễu, gây phiền hà cho dân. Công khai còn là cơ sở để kiểm tra quá trình thực hiện thủ tục, do đó nó là căn cứ để đánh giá trách nhiệm của nhà nước trong việc thực hiện nghĩa vụ với dân, nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, cán bộ công chức thực hiện thủ tục hành chính. Các bên tham gia thủ tục hành chính bình đẳng trước pháp luật Giữa chủ thể tham gia và chủ thể thực hiện thủ tục hành chính bình đẳng với nhau trước pháp luật. Cụ thể là: + Đối với chủ thể tham gia, là cá nhân, tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc phải đảm bảo thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục do pháp luật quy định, phải đảm bảo có đủ giấy tờ cần thiết có giá trị pháp lý mà pháp luật quy định. + Đối với chủ thể thực hiện thủ tục hành chính, phải giải quyết yêu cầu, đòi hỏi của công dân, tổ chức khi đề nghị của họ có đủ điều kiện luật định. Cần tránh tình trạng yêu cầu của dân gởi đến cơ quan nhà nước không được giải quyết kịp thời, mặc dù thủ tục hoàn toàn đầy đủ, chính xác. + Để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, đòi hỏi những quy định về thủ tục hành chính phải rõ ràng, cụ thể, quy định rõ trách nhiệm, nội dung, thời hạn giải quyết công việc của cơ quan nhà nước, cán bộ có thẩm quyền. Thủ tục hành chính được thực hiện đơn giản tiết kiệm. Thực tế, thủ tục hành chính còn rườm rà, phức tạp qua nhiều cửa khác nhau vì vậy, nguyên tắc thủ tục hành chính được thực hiện đơn giản, tiết kiệm có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, giảm phiền hà, tốn kém cho người dân và doanh nghiệp. 1.7. Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lăng phí khi các Văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao. Mỗi công việc trong Văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể. CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Ở BÌNH DƯƠNG 2.1. Vài nét khái quát về các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương 2.1.1. Giới thiệu về tỉnh Bình Dương Bình Dương là tỉnh thuộc miền Đông Nam bộ, nằm trong Vùng kinh tế trọng điểm phía Nam. Phía Đông giáp tỉnh Đồng Nai, phía Bắc giáp tỉnh Bình Phước, phía Tây giáp tỉnh Tây Ninh và một phần thành phố Hồ Chí Minh, phía Nam giáp thành phố Hồ Chí Minh và một phần tỉnh Đồng Nai.Theo Nghị quyết số 136NQCP ngày 29122013 của Chính phủ, tỉnh Bình Dương có diện tích tự nhiên là 2.694,43 km2 (chiếm khoảng 0,83% diện tích cả nước, khoảng 12% diện tích miền Đông Nam Bộ); dân số 1.802.500 người (Tổng cục Thống kê – tháng 102014); 09 đơn vị hành chính cấp huyện (gồm: thành phố Thủ Dầu Một, thị xã Dĩ An, thị xã Thuận An, thị xã Bến Cát, thị xã Tân Uyên và các huyện Bàu Bàng, Bắc Tân Uyên, Dầu Tiếng, Phú Giáo) và 91 đơn vị hành chính cấp xã (48 xã, 41 phường, 02 thị trấn). Thuở ban đầu thời mở đất phương Nam, Bình Dương là tên một tổng thuộc huyện Tân Bình, phủ Gia Định. Đến năm 1808, khi huyện Tân Bình được đổi thành phủ thì Bình Dương được nâng lên một trong bốn huyện của phủ này. Năm 1956, tỉnh Bình Dương được thiết lập nhưng không phải trùng với địa bàn của huyện Bình Dương xưa kia. Đến năm 1997, tỉnh Bình Dương được tái lập, nhưng cũng không phải hoàn toàn là địa phận của tỉnh Bình Dương trước năm 1975. Như vậy, trong lịch sử, Bình Dương là tên gọi của những đơn vị hành chính theo những cấp độ khác nhau (tổng, huyện, tỉnh) với những địa bàn lãnh thổ khác nhau. Vốn gắn liền với Gia Định, Đồng Nai xưa, tức là miền Đông Nam Bộ ngày nay, cư dân Bình Dương là một bộ phận cư dân miền Đông Nam bộ, nhưng đồng thời Bình Dương là vùng đất được bao bọc bởi sông Đồng Nai và sông Sài Gòn, có những điều kiện sinh thái đặt biệt nên cư dân Bình Dương có những đặc điểm riêng từ lịch sử hình thành đến kỹ năng nghề nghiệp. Vùng đất Bình Dương từ lâu đã được biết đến với hình ảnh nhộn nhịp của sự giao thương và hội tụ từ nhiều vùng miền trong cả nước. Dưới thời thuộc địa của Pháp, như cách gọi của người đương thời, đó là tỉnh lỵ của một “tỉnh miệt vườn” thuần nông, chỉ có hai trục giao thông chính là sông Sài Gòn và Quốc lộ 13, dân số chỉ vài vạn người, chủ yếu là nông dân. Khoảng đầu thập niên 90 thế kỷ trước, ít ai nghĩ rằng Bình Dương sẽ vượt lên trở thành một trong những tỉnh công nghiệp hàng đầu của cả nước. Bình Dương khi đó chỉ là một tỉnh thuần nông, người dân nhiều đời gắn bó với ruộng đồng, cây trái. Kinh tế chủ yếu là nông nghiệp, trong khi công nghiệp và dịch vụ còn quá nhỏ bé. Tuy nhiên, từ thời khắc lịch sử, Ngày tái lập tỉnh (01011997), Bình Dương đã trỗi dậy với chủ trương đổi mới được cụ thể hóa bằng những chính sách thông thoáng, mở đường cho quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa của địa phương. Bằng việc xây dựng cơ sở hạ tầng, quyết liệt cải thiện môi trường đầu tư, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, dòng vốn đầu tư trong và ngoài nước ồ ạt chảy về Bình Dương, nhà máy mọc lên khắp nơi, nguồn nhân lực bốn phương quy tụ về... Kinh tế xã hội của Bình Dương bắt đầu đạt những thành tựu đáng kể, cơ cấu kinh tế chuyển dịch mạnh mẽ theo hướng công nghiệp dịch vụ nông nghiệp, bộ mặt đô thị hóa đã được hình thành rõ nét. Bình Dương đã biến vùng đất thuần nông, khô cằn, kém hiệu quả trở thành những khu, cụm công nghiệp trọng điểm của cả nước. Đến nay, toàn tỉnh có 28 khu công nghiệp và 8 cụm công nghiệp, với tổng diện tích khoảng 10.000ha. Trong đó có những khu công nghiệp tiêu biểu cho cả nước về xây dựng kết cấu hạ tầng hoàn chỉnh, đồng bộ và hiện đại, về tốc độ thu hút đầu tư, quản lý sản xuất và bảo vệ môi trường như VSIP 1, 2, Mỹ Phước, Đồng An, … Bằng những chính sách phù hợp, đến tháng 10 năm 2014, Bình Dương đã thu hút được 2.356 dự án đầu tư nước ngoài với số vốn là 20 tỷ 200 triệu đô la Mỹ, trên 17.000 doanh nghiệp trong nước. Nhiều khu đô thị và dân cư mới văn minh, hiện đại được hình thành, trong đó tiêu biểu nhất là thành phố mới Bình Dương với điểm nhấn là Trung tâm hành chính tập trung của tỉnh đã chính thức đi vào hoạt động từ ngày 20022014. Bình Dương luôn là vùng đất của hội tụ. Thế và lực của Bình Dương hôm nay là kết quả phấn đấu kiên cường, năng động, sáng tạo không ngơi nghỉ của bao lớp cư dân trên vùng đất này qua các thời kỳ lịch sử. Đó là hành trang, là vốn liếng quan trọng để Bình Dương cất cách trong thời kỳ mới – thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, trở thành thành phố trực thuộc Trung ương trước năm 2020. 2.1.2. Đặc điểm về các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương Cơ quan hành chính nhà nước ở tỉnh Bình Dương là bộ phận của bộ máy nhà nước nên cũng có các đặc điểm chung của cơ quan nhà nước như sau: Cơ quan hành chính nhà nước ở tỉnh Bình Dương có quyền nhân danh Nhà nước khi tham gia vào các quan hệ pháp luật nhằm thực hiên các quyền và nghĩa vụ pháp lý với mục đích hướng tới lợi ích công. Biểu hiện của tính quyền lực nhà nước đó là: Cơ quan hành chính nhà nước có quyền ban hành các văn bản pháp luật như nghị định,quyết định, chỉ thị và có thể được áp dụng những biện pháp cưỡng chế hành chính nhà nước nhất định. Hệ thống cơ quan hành chính nhà nước ở tỉnh Bình Dương có cơ cấu tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định. Nói cách khác, cơ quan hành chính nhà nước có tính độc lập tương đối về cơ cấu – tổ chức (có cơ cấu bộ máy, và quan hệ công tác bên trong của cơ quan được quy định trước hết quy định trước hết nhiệm vụ, chức năng, thể hiện vai trò độc lập)...Cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính nhà nước được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật như Luật tổ chức Chính phủ năm 2001, Luật tổ chức hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân năm 2003… Nguồn nhân sự chính của cơ quan hành chính nhà nước ở tỉnh Bình Dương là đội ngũ cán bộ, công chức, được hình thành từ tuyển dụng, bổ nhiệm hoặc bầu cử theo quy định của pháp lệnh cán bộ, công chức. Ngoài những đặc điểm chung của cơ quan nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước ở tỉnh Bình Dương có các đặc trưng được quyết định bởi chính bản chất hoạt động chấp hành – điều hành thông qua các đặc trưng này, có thể phân biệt cơ quan hành chính nhà nước với các cơ quan nhà nước khác. + Đối với đơn vị sự nghiệp: Đơn vị sự nghiệp ở tỉnh Bình Dương được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự. Đơn vị sự nghiệp ở tỉnh Bình Dương chưa được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự. Chủ yếu là các Viện nghiên cứu, Bệnh viện, Trường học….trực thuộc cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 2.2. Thực trạng các yếu tố cấu văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương 2.2.1. Yếu tố con người Yếu tố con người là nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương. Hiện nay, cán bộ, nhân viên trong văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương gồm có Giáo Sư; Tiến Sỹ; Thạc Sỹ; cử nhân, và lái xe; bảo vệ; phục vụ. Tất cả các cán bộ, nhân viên trong văn phòng (trừ bộ phận bảo vệ và phục vụ) đều sử dụng rất thành thạo máy vi tính, các trang thiết bị trong văn phòng và họ đều có trình độ ngoại ngữ từ bằng A trở lên. Xuất phát từ yêu cầu, nhiệm vụ được giao lãnh đạo trong văn phòng phân công lao động cho từng phòng ban, từng bộ phận, mỗi chuyên viên tương đối khoa học, hợp lý. Dựa vào trình độ chuyên môn mà mỗi cán bộ, nhân viên trong văn phòng đảm nhận một lĩnh vực công tác riêng, đúng chức danh, phù hợp với trình độ, khả năng, sở trường nhằm phát huy một cách cao nhất năng lực của từng cán bộ, nhân viên trong văn phòng. Lãnh đạo văn phòng đã có những chương trình kế hoạch phân công công việc, gắn với từng chức danh rất hợp lý, không có hiện tượng chồng chéo trong công việc người thì phải làm quá nhiều việc trong một lúc, người thì quá nhàn dỗi. Nhìn chung chất lượng công tác tốt, mọi người trong văn phòng đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Như vậy yếu tố con người trong văn phòng như hiện nay của văn phòng là cần thiết nên đã phát huy được hiệu suất của các phòng ban trong văn phòng nói riêng và toàn bộ văn phòng nói chung. Thực hiện tốt công tác lập kế hoạch và cử cán bộ văn phòng tham gia các chương trình đào tạo, bồi dưỡng theo đúng quy định của các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương. Tại văn phòng thường xuyên có cán bộ đi công tác, học tập ở nước ngoài. Chính điều này đã tạo điều kiện bồi dưỡng và nâng cao năng lực, trình độ của cán bộ, nhân viên trong văn phòng, giúp cho họ có cơ hội tiếp cận, giao lưu học hỏi những kinh nghiệm làm việc của nước ngoài. Công tác quy hoạch của văn phòng đã thực hiện theo đúng quy định của các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương đề ra, Ban lãnh đạo văn phòng đã bàn bạc thống nhất từng trường hợp quy hoạch cụ thể. Việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác cũng được Chánh văn phòng trao đổi với các Phó Chánh văn phòng và đều được báo cáo với lãnh đạo các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương cho ý kiến. Chánh văn phòng dự thảo chương trình công tác tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo lãnh đạo các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương tại các cuộc họp giao ban. Sau khi được lãnh đạo các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương cho ý kiến, Chánh văn phòng thông báo về chương trình công tác tháng, quý, 6 tháng, năm cho toàn bộ văn phòng được biết và thực hiện. Trong các chương trình công tác đều nêu rất rõ các nội dung công việc, đơn vị, người thực hiện, và thời gian hoàn thành. Cán bộ, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng đều rất cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nhiều khi do tính chất công việc gấp gáp mọi người trong văn phòng phải làm thêm cả ngày nghỉ, hay làm thêm giờ để khi đã hết giờ làm việc để đảm bảo tiến độ công việc. Việc theo dõi và thực hiện công tác tiền lương, tiền thưởng, nghỉ chế độ điều dưỡng vào bảo hiểm xã hội đúng chế độ quy định. Hàng quý văn phòng tiến hành rà soát đúng tiêu chuẩn, chế độ, số cán bộ đến hạn lên bậc lương, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho từng cán bộ, viên chức trong văn phòng. Lãnh đạo văn phòng rất quan tâm tới đời sống tinh thần của cán bộ, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng. Văn phòng có kế hoạch cụ thể cho việc thăm hỏi cán bộ, nhân viên và các chuyên viên mỗi khi ốm đau, phải vào bệnh viện. Không chỉ có vậy, trong gia đình cán bộ, nhân viên nào có người thân đau ốm đều được văn phòng tổ chức đến thăm hỏi động viên. Về môi trường làm việc: Xét thấy rằng việc sắp xếp, bố trí phòng làm việc như hiện nay của văn phòng là chưa thực sự khoa học, hợp lý, chưa phù hợp với một văn phòng hiện đại. Xu thế hiện nay là các văn phòng thường được bố trí theo mặt bằng mở, các phòng được ngăn cách nhau bởi các vách ngăn, nhưng tại văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương các phòng làm việc vẫn còn tách biệt nhau, gây khó khăn cho việc trao đổi trực tiếp giữa các phòng ban, hơn nữa việc bố trí như vậy là rất tốn kém diện tích và chi phí quản lý. 2.2.2. Hệ thống trang thiết bị Về cơ bản tại văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương thì các trang bị phục vụ cho công tác văn phòng khá đầy đủ. Các thiết bị vật dụng, công nghệ thông tin tối thiểu như: máy tính, máy fax, điện thoại, máy in, máy scan, máy photocopy, máy huỷ tài liệu.... đã được văn phòng trang bị đầy đủ để phục vụ cho công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả của công tác này. Hiện nay tất cả các lãnh đạo, cán bộ nhân viên trong văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương đều làm việc trên máy vi tính. Các máy đều đã được nối mang diện rộng và mạng nội bộ. Các phòng ban được bố trí khoa học hợp lý với đầy đủ máy móc thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng. Tính đến thời điểm hiện nay toàn bộ văn phòng có đầy đủ ô tô để phục vụ đưa đón lãnh đạo đi công tác; đầy đủ máy vi tính, bình quân mỗi cán bộ, nhân viên sử dụng một máy; máy fax; máy scan; máy photocopy; máy huỷ tài liệu. Ngoài ra điện thoại, điều hoà nhiệt độ thì phòng làm việc nào cũng được trang bị rất đầy đủ. Những đồ dùng thông dụng như bàn ghế, tủ đựng tài liệu hồ sơ, giấy tờ là những thứ không thể thiếu trong văn phòng. Bàn ghế và tủ đựng tài liệu trong phòng làm việc của lãnh đạo được trang bị rất sang trọng. Ngoài ra mỗi nhân viên trong văn phòng đều có tủ đựng hồ sơ, tài liệu riêng cho từng người. Các vật dụng hàng ngày như ghim, kẹp giấy.... đều được cung cấp rất đầy đủ kịp thời khi cần thiết. Hội trường của văn phòng là nơi thường xuyên diễn ra các cuộc họp, hội nghị, bàn bạc công việc... cũng được văn phòng bố trí tương đối khoa học, đầy đủ. Các thiết bị, máy móc như: máy chiếu, máy ghi âm, máy ảnh, loa đài, micro..., bàn ghế trong hội trường đã phần nào đáp ứng được yêu cầu thẩm mỹ nói chung. Ngoài ra trong hội trường còn được trang bị Tivi, điều hoà nhiệt độ, quạt điện, bình hoa, tranh ảnh trang trí, rèm cửa tạo ra một không khí rất trang trọng, lịch sự. Tuy nhiên một yếu tố khách quan quan trọng bên cạnh cơ sở vật chất trong hệ thống thông tin đó là những người trực tiếp điều hành, sử dụng chúng. Nhìn chung tại văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương hầu hết lãnh đạo, cán bộ, nhân viên trong văn phòng đều sử dụng thành thạo các kỹ năng cơ bản trên máy tính như: nhận tin, lưu trữ thông tin, soạn thảo văn bản, in ấn tài liệu. Đặc biệt là các chuyên viên trong phòng Hành chính Quản trị có trình độ và các thao tác xử lý thông tin trên các trang thiết bị máy móc một cách rất chuyên nghiệp. Bên cạnh đó trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay, ngành công nghệ thông tin còn non trẻ, vẫn chưa có một hệ thống tiếng Việt hoàn chỉnh, đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ ngoại ngữ nhất định. Hơn nữa các thông tin trên máy đều là tiếng Anh nên vấn đề đặt ra là phải đào tạo trình độ ngoại ngữ cho cán bộ, nhân viên trở thành vấn đề cấp thiết. Đó là cơ sở để nhân viên có thể khai thác một cách tối đa hiệu quả của các trang thiết bị hiện đại nâng cao năng suất công việc. Nhưng có một vấn đề mà lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nhiều hơn nữa đó là có một số máy móc ở văn phòng, nhất là máy vi tính vì đã được mua sắm và sử dụng trong một thời gian khá dài nên đã cũ, thiếu tính thẩm mỹ và chất lượng không cao vì vậy rất dễ xảy ra các sự cố gây cản trở công việc. Đây là điều không thể tránh khỏi vì nguồn kinh phí chủ yếu của các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương là từ ngân sách Nhà nước nên nên có phần còn hạn hẹp. Để sử dụng và quản lý tài sản vật tư thiết bị kỹ thuật của các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương một cách hiệu quả nhất văn phòng đã đặt ra các quy định cụ thể như sau: Tất cả cán bộ, chuyên viên, nhân viên Văn phòng có trách nhiệm bảo vệ của công, chống lãng phí, khai thác sử dụng có hiệu quả, an toàn, tiết kiệm cho tài sản của cơ quan. Khi ra ngoài phòng làm việc hoặc hết giờ làm việc cán bộ chuyên viên, nhân viên phải tắt điện, nước, tắt máy tính, máy in, máy photo, khoá cửa phòng làm việc... Không sử dụng các phương tiện làm việc của các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương để làm việc riêng, khi gọi điện thoại ngoại tỉnh hoặc nước ngoài phải có ý kiến của lãnh đạo văn phòng. Hàng năm bộ phận hành chính, lãnh đạo văn phòng phải tiến hành kiểm kê tài sản, đánh giá tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị máy móc để đảm bảo cho hoạt động bình thường của cơ quan. Lái xe có trách nhiệm bảo vệ, bảo dưỡng xe, tiết kiệm xăng dầu, phải luôn có mặt trong giờ quy định để nhận nhiệm vụ, kịp thời đưa đón lãnh đạo đi công tác, họp đúng giờ; không sử dụng xe ôtô sai mục đích công tác hoặc dùng vào việc riêng, cá nhân có nhu cầu đi xe phải được lãnh đạo cho phép đồng ý mới sử dụng xe. Lái xe phạm luật giao thông, để xảy ra thiệt hại tài sản thì phải chịu trách nhiệm bồi thường, nếu do khách quan xảy ra hư hỏng phải sửa chữa và cơ quan chịu chi phí thiệt hại đó. Lái xe có nhiệm vụ báo cáo về số km trên xe để đề nghị cấp xăng. Nhìn chung tất cả cán bộ, nhân viên, chuyên viên trong văn phòng đều rất nghiêm chỉnh thực hiện những quy định này. 2.2.3. Hệ thống nguyên tắc thủ tục Văn phòng có hai chức năng chính là tham mưu tổng hợp chothủ trưởng và đảm bảo cơ sở vật chất cho bộ máy làm việc. Chính vì vậy mà tổ chức khoa học bộ máy văn phòng phải xuất phát từ hai chức năng nhiệm vụ đó. Phải có qui định bằng văn bản về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi công việc cụ thể rõ ràng cho từng bộ phận. Và để tổ chức tốt bộ máy văn phòng và của các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương, người ta cần phải thực hiện một số nguyên tắc như sau: Nguyên tắc về mục tiêu: Phải xác định mục tiêu rõ ràng khi định ra một bộ phận nào đó. Mục tiêu của hành chính văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm và có hiệu quả để hoạt động của các bộ phận khác được dễ dàng. Nguyên tắc về chức năng: Mục tiêu quyết định chức năng. Chức năng được xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công để thực hiện mục tiêu. Điều quan trọng và khó khăn nhất là giữ cho các bộ phận chức năng cân bằng với nhau. Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của nó vào kết quả chung của tổ chức; nó phải thực hiện chức năng củanó một cách thích hợp và không quá rộng. Nếu một bộ phận chức năng phát triển quá mức hay quá kém so với bộ phận khác thì công việc sẽ bị cản trở. Nguyên tắc về nhân viên: Chức năng trở thành trách nhiệm khi công việc được ấn định cho từng nhân viên cá biệt. Nói cách khác, từng nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực hiện những nhiệm vụ nào đó (tất nhiên với phương tiện vật chất nhất định). Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn: Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau. Có thể nói rằng nguyên tắc trách nhiệm xuất phát từ quyền hạn. Trách nhiệm và quyền hạn bổ xung và tăng cường lẫn cho nhau, nhưng không nên vượt qua nhau ở bất kỳ mức độ nào nhằm tránh hiện tượng: có trách nhiệm mà không có quyền hạn hoặc ngược lại. Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công công việc và phải được

MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu nguồn liệu Ý nghĩa đề tài Kết cấu đề tài B PHẦN NỘI DUNG .5 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1.1 Một số quan niệm văn phòng 1.1.1 Sự tồn tất yếu khách quan văn phòng 1.1.2 Khái niệm văn phòng 1.2 Vị trí, vai trò văn phòng 1.2.1 Vị trí văn phòng .6 1.2.2 Vai trò văn phòng 1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.3.1 Chức văn phòng 1.3.2 Nhiệm vụ văn phòng 10 1.4 Yếu tố người 13 1.5 Hệ thống trang thiết bị .14 1.6 Hệ thống nguyên tắc thủ tục .15 1.7 Hệ thống nghiệp vụ hành văn phòng 18 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Ở BÌNH DƯƠNG 19 2.1 Vài nét khái quát quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương 19 2.1.1 Giới thiệu tỉnh Bình Dương 19 2.1.2 Đặc điểm quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương 21 2.2 Thực trạng yếu tố cấu văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương 22 2.2.1 Yếu tố người .22 2.2.2 Hệ thống trang thiết bị .24 2.2.3 Hệ thống nguyên tắc thủ tục 27 2.2.4 Hệ thống nghiệp vụ hành văn phòng .29 2.2.4.1 Công tác Văn thư- Lưu trữ 29 2.2.4.2 Xử lý thông tin 32 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 34 3.1 Đề xuất giải pháp số yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương .34 3.1.1 Tổ chức hoàn thiện yếu tố người 34 3.1.2 Đầu tư trang thiết bị đa phục vụ cho công tác văn phòng 36 3.2 Kiến nghị 37 KẾT LUẬN .39 TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 A PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, hoạt động các quan hành nhà nước đơn vị nghiệp vấn đề yếu tố cấu thành văn phòng vấn đề quan trọng Các yếu tố quan trọng như: người, hệ thống trang thiết bị, hệ thống nguyên tắc thủ tục, hệ thống nghiệp vụ hành văn phòng,… có ảnh hưởng lớn đến hoạt động hành văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp tỉnh, mà đặc biệt Bình Dương Bởi vậy, em định lựa chọn đề tài “Phân tích thực trạng yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương” làm tiểu luận kết thúc môn cho Mục tiêu nghiên cứu Khảo sát thực tiễn yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương; phân tích kết đạt được, mặt tồn bất cập Từ kết khảo sát thực tế đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức văn phòng Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu yếu tố cấu thành văn phòng phương diện lý luận thực tiễn - Phạm vi nghiên cứu + Không gian: Các yếu tố cấu thành văn phòng Bình Dương + Thời gian: Khảo sát thực tế quan từ ngày 03/09/2016 đến 16/09/2016 Phương pháp nghiên cứu nguồn liệu - Phương pháp quan sát thực tiễn - Phương pháp phân tích - Phương pháp thu thập tài liệu từ quan Ý nghĩa đề tài Đề tài sâu phân tích nghiên cứu yếu tố cấu thành văn phòng để thấy mức độ ảnh hưởng đến hoạt động hành văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận tiểu luận chia thành chương: + Chương Cơ sở lý thuyết yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành văn phòng + Chương Thực trạng yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương + Chương Đề xuất giải pháp kiến nghị B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 1.1 Một số quan niệm văn phòng 1.1.1 Sự tồn tất yếu khách quan văn phòng Bất quan, tổ chức doanh nghiệp nào, muốn trì hoạt động phải thành lập văn phòng phận để thực chức văn phòng Văn phòng hiểu phận phụ trách công việc hành chính, giấy tờ quan, bao gồm nhiều công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo sở vật chất phương tiện làm việc cho máy lãnh đạo quản lý… Đối với quan nhỏ, hoạt động văn phòng mang tính nhất, đơn giản phận văn phòng tổ chức gọn nhẹ cán văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc Ở quan lớn thành lập văn phòng, quan nhỏ có phòng hành ghép phòng hành với phòng tổ chức phòng tổ chức sản xuất kinh doanh Ở cần đến hai người đảm đương tất công việc văn phòng Từ điều cho thấy văn phòng thành lập xuất phát từ nhu cầu khách quan công việc tổ chức quy định Nhưng tùy theo tính chất, quy mô, trình độ, chế hoạt động tổ chức mà văn phòng thành lập theo hình thức khác cho phù hợp 1.1.2 Khái niệm văn phòng Trên thực tế có nhiều khái niệm văn phòng, góc độ tiếp cận khác khái niệm văn phòng khác Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức văn phòng đơn vị cấu thành tổ chức để thực phần chức nhiệm vụ tổ chức Khi tiếp cận văn phòng theo tiêu chí chức văn phòng thực thể tồn để thực chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho quan, tổ chức Còn tiếp cận văn phòng theo tính chất hoạt động văn phòng thực thể tồn để thực việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành nhà quản trị Ngoài ra, nghiên cứu theo góc độ thực tế, văn phòng hiểu phòng làm việc nhà lãnh đạo.Văn phòng trụ sở làm việc quan, tổ chức, địa điểm cán bộ, công chức hàng ngày đến để thực thi công việc.Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức Tóm lại: Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức, máy điều hành tổng hợp quan, nơi thu thập xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhà lãnh đạo, nơi chăm lo vấn đề hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan thông suốt hiệu 1.2 Vị trí, vai trò văn phòng 1.2.1 Vị trí văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, văn đến, văn nội Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến phận, phòng ban, đơn vị khác tổ chức Chính với vị trí hoạt động đa dạng mà văn phòng gọi “phòng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở” cho nhà lãnh đạo Văn phòng phận gần gũi có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo hoạt động tổ chức Bởi văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho nhà quản lý công tác thông tin điều hành, cung cấp điều kiện kỹ thuật phục vụ cho việc quản lý, điều hành Văn phòng thể trung gian thực việc ghép nối mối quan hệ quản lý, điều hành theo yêu cầu người đứng đầu tổ chức Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan Văn phòng giữ vai trò cầu nối quan cấp trên, quan ngang cấp quan cấp với nhân dân Khác với phận khác tổ chức, văn phòng thực nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên liên tục Văn phòng phải có phận nhân làm việc liên tục ngày lẫn đêm, lúc quan ngừng hoạt động, ngày nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm đảm bảo trật tự an ninh thông tin thông suốt cho quan 1.2.2 Vai trò văn phòng Văn phòng trung tâm thực trình quản lý, điều hành quan tổ chức Bởi định, thị thủ trưởng phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến phòng ban, đơn vị khác Văn phòng phải theo dõi, đôn đốc nhắc nhở việc thực định đạo lãnh đạo quan Văn phòng nơi tiếp nhận tất mối quan hệ, mối quan hệ tổ chức khác vào quan Văn phòng coi cổng gác thông tin quan, tổ chức, thông tin đến hay qua phận văn phòng Từ nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng phân loại thông tin theo kênh thích hợp để chuyển phát lưu giữ Đây hoạt động vô quan trọng, định đến thành bại tổ chức Văn phòng máy giúp việc nhà lãnh đạo Văn phòng tổng hợp thông tin, liệu thu thập trình hoạt động sau báo cáo lại cho lãnh đạo Ngoài ra, văn phòng nơi lưu chuyển văn định nhà lãnh đạo đến phận, phòng ban cấp giúp thủ trưởng thực mục tiêu đề Văn phòng trung tâm khâu nối hoạt động tổ chức, điều hành quan, tổ chức Các phận khác làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ văn phòng trung tâm khâu nối phận với thành hệ thống Trong trình hoạt động có vướng mắc, trục trặc văn phòng nơi báo cáo tình hình cho lãnh đạo để kịp thời giải Văn phòng cầu nối chủ thể quản lý với đối tượng tổ chức Chủ thể quản lý hay người quản lý bao gồm người cụ thể, nhóm người, hay tập thể người lãnh đạo (hội đồng quản trị); đối tượng quản lý nhóm đối tượng thuộc kỹ thuật, tồn hữu sinh huy người Văn phòng người dịch vụ tổng hợp cho hoạt động đơn vị nói chung cho nhà lãnh đạo nói riêng Bởi lẽ vấn đề hậu cần chủ yếu văn phòng đảm nhiệm, văn phòng cung cấp tất nhu cầu vật chất cho phận, phòng ban quan 1.3 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.3.1 Chức văn phòng Dựa quy mô tính chất hoạt động quan mà văn phòng tổ chức lớn nhỏ khác Nhưng dù quan tổ chức văn phòng đảm bảo chức tham mưu, tổng hợp hậu cần * Chức tham mưu Tham mưu hoạt động nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý nhà lãnh đạo nội dung công tác tham mưu rõ hoạt động tham vấn công tác văn phòng Trong hoạt động quan nào, nhà quản lý trước đưa định dựa nhiều yếu tố Bên cạnh yếu tố chủ quan nhà quản lý, muốn định mang tính khoa học, tính thực tiễn nhà quản lý cần vào nhiều yếu tố khách quan ý kiến tham gia góp ý người trợ giúp tham mưu Tất ý kiến văn phòng tổng hợp, chọn lọc đưa kết luận chung nhằm cung cấp cho nhà quản lý thông tin, phương án, phán kịp thời đắn Hoạt động tham mưu trợ giúp văn phòng cần thiết cấp quản lý Hơn ý kiến đóng góp tham mưu người trợ giúp mang tính chuyên sâu, giúp nhà quản lý đưa định phù hợp với yêu cầu thực tiễn * Chức tổng hợp Văn phòng luôn thu thập, quản lý, sử dụng thông tin đầu vào đầu ra, thông tin đối tượng lĩnh vực có liên quan đến trình hoạt động quan tổ chức Tất thông tin thu thập văn phòng tổng hợp, phân tích sử dụng theo yêu cầu nhà quản lý Quá trình phải tuân theo quy tắc trình tự định mang lại kết Chức tổng hợp chức tham mưu có mối quan hệ gắn bó với chức tham mưu tạo sở, có tác dụng thiết thực với chức tổng hợp; ngược lại muốn làm tốt chức tham mưu phải làm tốt chức tổng hợp Cả hai chức nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có sở khoa học để lựa chọn định tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan, tổ chức; định đến thành công hay thất bại quan, tổ chức * Chức hậu cần Chức hậu cần chức mang tính đặc thù văn phòng, có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu quả, trì hoạt động quan, tổ chức Hoạt động quan, tổ chức thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính… Các điều kiện phương tiện phải quản lý, xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp kịp thời đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan, đơn vị Nội dung công việc thuộc chức hậu cần văn phòng Trụ sở phòng làm việc cần phải xếp cách phù hợp với loại công việc, với cán môi trường làm việc cụ thể Nguồn tài cung cấp cho hoạt động quan văn phòng cung ứng sở định mức tiêu dùng kỳ hạn sử dụng Muốn hoạt động phải có nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện hiệu hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng yếu tố văn phòng Cho nên phương châm chung hoạt động văn phòng chi phí thấp để đạt hiệu cao Có thể nói văn phòng đầu mối giúp lãnh đạo thực chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức vừa độc lập, bổ sung, hỗ trợ cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn phận văn phòng quan, tổ chức 1.3.2 Nhiệm vụ văn phòng Để thực tốt chức mình, văn phòng có nhiệm vụ chủ yếu sau: * Thứ là: Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị Mọi tổ chức muốn sinh vận hành vào sống phải tuân theo quy định tổ chức, chế hoạt động điều kiện để trì hoạt động Nhưng điều kiện không giống quan, đơn vị tính chất hoạt động, vai trò chức khác nên tổ chức cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động quan thuộc công tác văn phòng Đây nhiệm vụ quan trọng mà văn phòng phải thực quan tổ chức vào hoạt động * Thứ hai là: Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan, đơn vị Các đơn vị có định hướng mục tiêu thông qua chiến lược phát triển Bản chiến lược dự định cho thời gian dài 10-20 năm, mục tiêu, biện pháp cụ thể thời kỳ hoạt động: năm, năm, quý, tháng, tuần… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể Đơn vị muốn đạt mục tiêu hoạt động phải biết khâu nối 10 thiết Đó sở để nhân viên khai thác cách tối đa hiệu trang thiết bị đại nâng cao suất công việc Nhưng có vấn đề mà lãnh đạo văn phòng cần quan tâm nhiều có số máy móc văn phòng, máy vi tính mua sắm sử dụng thời gian dài nên cũ, thiếu tính thẩm mỹ chất lượng không cao dễ xảy cố gây cản trở công việc Đây điều tránh khỏi nguồn kinh phí chủ yếu quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương từ ngân sách Nhà nước nên nên có phần hạn hẹp Để sử dụng quản lý tài sản vật tư thiết bị kỹ thuật quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương cách hiệu văn phòng đặt quy định cụ thể sau: - Tất cán bộ, chuyên viên, nhân viên Văn phòng có trách nhiệm bảo vệ công, chống lãng phí, khai thác sử dụng có hiệu quả, an toàn, tiết kiệm cho tài sản quan - Khi phòng làm việc hết làm việc cán chuyên viên, nhân viên phải tắt điện, nước, tắt máy tính, máy in, máy photo, khoá cửa phòng làm việc - Không sử dụng phương tiện làm việc quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương để làm việc riêng, gọi điện thoại ngoại tỉnh nước phải có ý kiến lãnh đạo văn phòng - Hàng năm phận hành chính, lãnh đạo văn phòng phải tiến hành kiểm kê tài sản, đánh giá tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng trang thiết bị máy móc để đảm bảo cho hoạt động bình thường quan - Lái xe có trách nhiệm bảo vệ, bảo dưỡng xe, tiết kiệm xăng dầu, phải có mặt quy định để nhận nhiệm vụ, kịp thời đưa đón lãnh đạo công tác, họp giờ; không sử dụng xe ôtô sai mục đích công tác dùng vào việc riêng, cá nhân có nhu cầu xe phải lãnh đạo cho phép đồng ý sử dụng xe 26 - Lái xe phạm luật giao thông, để xảy thiệt hại tài sản phải chịu trách nhiệm bồi thường, khách quan xảy hư hỏng phải sửa chữa quan chịu chi phí thiệt hại Lái xe có nhiệm vụ báo cáo số km xe để đề nghị cấp xăng Nhìn chung tất cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phòng nghiêm chỉnh thực quy định 2.2.3 Hệ thống nguyên tắc thủ tục Văn phòng có hai chức tham mưu tổng hợp chothủ trưởng đảm bảo sở vật chất cho máy làm việc Chính mà tổ chức khoa học máy văn phòng phải xuất phát từ hai chức nhiệm vụ Phải có qui định văn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi công việc cụ thể rõ ràng cho phận Và để tổ chức tốt máy văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương, người ta cần phải thực số nguyên tắc sau: - Nguyên tắc mục tiêu: Phải xác định mục tiêu rõ ràng định phận Mục tiêu hành văn phòng hỗ trợ cách tiết kiệm có hiệu để hoạt động phận khác dễ dàng - Nguyên tắc chức năng: Mục tiêu định chức Chức xác định dựa nhu cầu tầm quan trọng phân công để thực mục tiêu Điều quan trọng khó khăn giữ cho phận chức cân với Từng phận phải phát triển theo tỷ lệ với đóng góp vào kết chung tổ chức; phải thực chức củanó cách thích hợp không rộng Nếu phận chức phát triển mức hay so với phận khác công việc bị cản trở - Nguyên tắc nhân viên: Chức trở thành trách nhiệm công việc ấn định cho nhân viên cá biệt Nói cách khác, nhân viên bảo đảm nghĩa vụ thực nhiệm vụ (tất nhiên với phương tiện vật chất định) 27 - Nguyên tắc trách nhiệm quyền hạn: Trách nhiệm quyền hạn gắn liền với Có thể nói nguyên tắc trách nhiệm xuất phát từ quyền hạn Trách nhiệm quyền hạn bổ xung tăng cường lẫn cho nhau, không nên vượt qua mức độ nhằm tránh tượng: có trách nhiệm mà quyền hạn ngược lại Trách nhiệm phải quy định rõ ràng trước phân công công việc phải phân công cụ thể - Nguyên tắc uỷ quyền: Thủ trưởng đơn vị tổ chức làm hết việc đơn vị, nên điều quan trọng phải biết uỷ quyền xác trách nhiệm quyền hạn cho trợ lý Uỷ quyền đắn có hai điều lợi: người lãnh đạo dành nhiều thời gian cho trách nhiệm quản lý, nhân viên có hội suy nghĩ phát triển - Nguyên tắc mệnh lệnh: Bất kỳ cá nhân tổ chức nên nhận thị chịu trách nhiệm từ người cấp cao nhất, nghĩa mối quan hệ báo cáo nên theo chiều dọc chuỗi mệnh lệnh thứ bậc Nguyên tắc bảo đảm tất nguồn lực tổ chức hút theo hướng, tiết kiệm thu thủ tục chung tiêu chuẩn hoá Các nhân viên biết vị trí quyền hạn họ, họ chịu trách nhiệm mệnh lệnh - Nguyên tắc phạm vi kiểm soát: Phạm vi kiểm soát gọi phạm vi quản lý yếu tố chủ yếu xem xét định cấu tổ chức nên theo chiều dọc hay theo chiều ngang nên phát triển theo hướng Muốn đảm bảo kiểm soát quản lý có hiệu quả, cần hiểu biết nước yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi kiểm soát Những yếu tố bao gồm: hoạt động có liên quan, kỹ người kiểm soát, cấp tổ chức liên quan, nhiệm vụ tổ chức - Nguyên tắc tính linh hoạt tổ chức: Tính linh hoạt tổ chức thể chỗ: Thuê nhân viên tạm thời lúc bận rộn, huấn luyện chéo nhân viên để họ cóthể thay đổi công việc, tổ chức nhóm điều động cần 28 Nói tóm lại, nguyên tắc giúp cho quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương xây dựng cấu tổ chức thích hợp, bảo đảm cho máy văn phòng tinh gọn, hiệu lực, chất lượng 2.2.4 Hệ thống nghiệp vụ hành văn phòng 2.2.4.1 Công tác Văn thư- Lưu trữ Nhận thức ý nghĩa, vị trí công tác văn thư - lưu trữ, văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương trọng tới công tác Từ việc soạn thảo, ban hành văn đến việc giải loại công văn giấy tờ đi- đến ý quan tâm, cụ thể sau:  Việc soạn thảo ban hành loại văn bản: Văn mà quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương ban hành bao gồm nhiều loại, chủ yếu là: công văn ( công văn thường, công văn mật), định, giấy mời, giấy đường Việc soạn thảo ban hành loại văn quan thực theo quy định nhà nước, thẩm quyền ban hành thể thức văn Quá trình soạn thảo tiến hành trực tiếp máy vi tính, văn sau hoàn chỉnh in giấy trình lãnh đạo xem xét ký duyệt Số ký hiệu văn đánh xác theo quy định Nhà nước ban hành Đối với loại văn mật bàn bạc nội dung văn giữ bí mật có định thức quan việc ban hành văn Về kỹ thuật soạn thảo văn bản: Ở văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương có chuyên viên soạn thảo văn bản, tất họ có chuyên môn nghiệp vụ tốt Văn ban hành không xảy tình trạng sai nội dung thể thức văn  Quản lý giải công văn đến: Tất loại văn bản, giấy tờ đến quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương đăng ký vào sổ, quản lý thống phận 29 văn thư (phòng hành quản trị), xử lý cách nhanh chóng, xác đảm bảo bí mật an toàn  Quản lý giải công văn đi: Việc quản lý giải công văn văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương tiến hành theo nguyên tắc Nhà nước quy định Đó công văn giấy tờ lấy danh nghĩa quan để gửi thiết phải qua phận văn thư văn phòng để đăng ký đóng dấu làm thủ tục gửi Do thực tốt nguyên tắc lên hạn chế tình trạng lạm dụng giấy tờ, dấu quan để làm việc phi pháp, sai nguyên tắc không với chế độ Trong toàn văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương sử dụng thống mẫu sổ theo dõi công văn đi- đến cục lưu trữ Nhà nước quy định Các công văn phận văn thư quan quản lý cách khoa học xử lý nhanh chóng, hạn chế đến mức thấp vịêc chậm trễ hay để thất lạc công văn, tài liệu Việc đăng ký vào sổ công văn tiến hành thống văn thư quan Mọi công văn chuyển đăng ký vào sổ, lấy số công văn, nhân bản, đóng dấu, gửi theo thành phần cần gửi thể mục “ Nơi nhận” Bộ phận văn thư văn phòng thực việc gửi công văn nguyên tắc, tất công văn gửi ngày vào sổ đăng ký phát hành - Ban hành văn lưu trữ văn + Văn phòng ban hành văn thuộc thẩm quyền văn phòng thừa lệnh quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương; văn lưu trữ thống phận văn thư - Văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương - Về quản lý công văn tài liệu 30 + Bộ phận văn thư có trách nhiệm quản lý in ấn, sao, đóng dấu, lưu trữ loại công văn tài liệu quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương theo quy định hành Nhà nước + Chuyển công văn đi- đến địa chỉ, đối tượng kịp thời + Những công văn khẩn, hoả tốc phải gửi kịp thời trực tiếp đến nơi nhận, không để lưu văn phòng 24 + Mọi công văn đi- đến phải ghi vào sổ công văn ghi đầy đủ nội dung cột, mục theo quy định Nhà nước + Những công văn có dấu mật, Tuyệt mật, Tối mật, phải bảo quản sử dụng theo quy định bảo mật Nhà nước + Không chuyển văn có ghi ý kiến lãnh đạo vào bên lề văn cho quan khác( bên ngoài), mà phải thể chế thành văn thức gửi + Cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phòng phải thực nghiêm chỉnh quy định bảo mật công văn tài liệu, không tự tiện cung cấp văn bản, tài liệu quan chưa phép lãnh đạo quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương lãnh đạo văn phòng + Cán bộ, chuyên viên, nhân viên nghỉ qua 02 tháng công tác, học tập nghỉ việc lý đau ốm phải bàn giao tài liệu quản lý cho người phân công đảm nhiệm công việc thay + Không bán giấy vụn (nếu chưa xử lý) có thông tin quan trọng nhà nước quan - Về công tác hành chính, văn thư đánh máy + Bộ phận văn thư có trách nhiệm tiếp nhận chuyển giao, lưu trữ công văn, tài liệu gửi đến gửi + Bộ phận hành chính, văn thư phải kiểm tra lại toàn thể thức văn như: ngày, tháng, số công văn, trích yếu nội dung, chức danh, thẩm quyền ký, địa nơi nhận theo quy định nhà nước 31 + Những công văn, tài liệu gửi đến phải vào sổ, kiểm tra, đủ thủ tục chuyển ngày, không để thất lạc để ngày + Người phân công quản lý dấu không để thất lạc trao dấu cho người khác, trao Chánh văn phòng đồng ý, không đóng dấu khống vào loại giấy tờ + Phải có ký duyệt Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng lãnh đạo quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương đánh máy, phô tô, in công văn, tài liệu; việc đánh máy, chép, in công văn, tài liệu phải xác, rõ ràng, không viết tắt, tẩy xoá + Không tự ý sử dụng máy tính, máy phô tô, máy fax, máy in phương tiện khác văn phòng vào việc riêng chưa đồng ý Chánh văn phòng, Phó chánh văn phòng Nhìn chung cán nhân viên, chuyên viên văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương thực tốt quy định 2.2.4.2 Xử lý thông tin Nhận thức tầm quan trọng việc xử lý thông tin toàn thể cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương trọng tới công tác thu thập xử lý thông tin Việc thu thập xử lý thông tin văn phòng không đơn từ sách báo, tạp chí, công văn, giấy tờ mà phần ứng dụng công nghệ thông tin vào vấn đề Đó việc chuyển thư từ, trao đổi phận nội văn phòng văn phòng với đơn vị phòng ban, phận khác sử dụng đường thư điện tử (Email), máy fax, thay cho việc phải chạy đi, chạy lại hay phải bưu điện để chuyển, gửi công văn giấy tờ tiết kiệm nhiều thời gian, công sức mà hiệu mang lại cao 32 Hiện việc thu thập thông tin văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương phần từ sách báo, công văn, giấy tờ phần lớn mạng internet khai thác sở liệu trực tiếp với nguồn gốc xác Bởi xét phương diện phương tiện kỹ thuật phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin mạng diện rộng hoàn toàn không khó Tại văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương máy tính nối mạng diện rộng nối mạng nội Tuy nhiên hạn chế mà không văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương mắc phải mà hầu hết quan đơn vị tránh khỏi chưa thực khai thác hết tính việc tìm kiếm thông tin mạng internet, chưa hiểu hết vai trò, tầm quan trọng hiệu việc nối mạng, nên nhiều xảy tình trạng lãng phí sở vật chất, trang bị kỹ thuật 33 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Đề xuất giải pháp số yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương 3.1.1 Tổ chức hoàn thiện yếu tố người Chất lượng hoạt động người yếu tố định chất lượng công việc, để nâng cao chất lượng công tác văn phòng vần đề nâng cao chất lượng đội ngũ cán làm công tác văn phòng phải coi nhân tố định tới việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương Để tạo lực lượng cán có chất lượng quan Nhà nước nhiều vấn đề đặt cần phải giải Thực trạng đội ngũ cán văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương thực trạng chung quan Nhà nước Để hạn chế số tồn chất lượng hoạt động đội ngũ cán làm công tác văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương cần phải giải số vấn đề sau: Trong thời đại bùng nổ thông tin ngày nay, việc trao đổi tìm hiểu thông tin qua mạng trở nên thông dụng phổ biến Chính vậy, quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương cần xây dựng website riêng để giới thiệu trình hình thành hoạt động Cần thay đổi nhận thức nhân viên văn phòng vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng hoạt động chung quan, từ giúp họ thấy vị trí tầm quan trọng để kích thích họ nâng cao lực sáng tạo, tạo động hoạt động quan Trong xu nay, nhu cầu phát triển mà tổ chức hoạt động văn phòng có hiệu chất lượng Từ yêu cầu công việc, nhu cầu trình độ chuyên môn mà cần phải xếp cán cho hợp lý, tránh để xảy tình trạng làm việc không chuyên môn Những công việc thường xuyên tiếp xúc với thông tin, công văn, giấy tờ hoạt động nghiệp vụ khác nên bố trí đảm bảo cân đối công việc 34 khả năng, nhằm mục đích tạo động lực thúc đẩy hoạt động, bảo đảm thời gian nâng cao hiệu qủa công việc Văn phòng tuyển dụng thêm nhân viên có trình độ lực có trình độ chuyên môn cao để gánh vác công việc Vì khối lượng công việc văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương nhiều, nguồn nhân lực thiếu dẫn đến tình trạng nhiều lãnh đạo phải kiêm nhiệm thêm nhiều việc Muốn thực điều văn phòng cần có kế hoạch thu hút cán trẻ có lực thực thụ, động viên khuyến khích cán lâu năm có kinh nghiệm chuyên môn trọng vào đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực trẻ, để đảm bảo triển khai công việc vừa mang lại hiệu qủa kinh tế, vừa đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Văn phòng nên khuyến khích việc học ngoại ngữ, tin học cho chuyên viên nhân viên văn phòng Với văn phòng đại, cách tổ chức, quản lý cán bộ, nhân viên quản lý công việc văn phòng có nhiều thay đổi Do cán công nhân viên, chuyên viên văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương cần trọng bồi dưỡng nâng cao đào tạo Hàng năm phân tích đánh giá thực trạng trình độ cán bộ, đối chiếu với yêu cầu công tác để xây dựng lại máy theo hướng tiêu chuẩn hoá, đồng thời cần có hình thức khen thưởng, kỷ luật kịp thời để khuyến khích cán công nhân viên Lãnh đạo quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương nói chung lãnh đạo văn phòng nói riêng cấn quan tâm tới việc bố trí, sử dụng cán làm công tác văn phòng Công tác văn phòng cần phải đánh giá mức từ bố trí cán hợp lý, khoa học, phù hợp với lực, sở trường người Cần loại bổ tình trạng sử dụng đội ngũ cán thuộc lĩnh vực chuyên môn khác sang đảm nhiệm công tác văn phòng Công tác cần có người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ quản lý văn phòng Đối với cán thuyên chuyển sang làm công tác văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương cần có kế hoạch đào tạo, đào tạo lại bồi dưỡng kiến thức quản lý văn phòng, việc mở lớp đào tạo ngắn hạn Và để đội ngũ cán bộ, chuyên viên văn phòng tận tâm tận lực với nhiệm vụ giao, hết lòng phục vụ phát triển quan hành nhà 35 nước đơn vị nghiệp Bình Dương ban lãnh đạo cần quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần thành viên văn phòng Vì thực tế mức lương thành viên văn phòng không đảm bảo để họ ổn định sống, yên tâm hoàn thành nhiệm vụ giao Đồng thời cần quan tâm đến sách phúc lợi, nhu cầu tinh thần thành viên từ tạo cho họ tâm lý thoải mái yên tâm với công việc 3.1.2 Đầu tư trang thiết bị đa phục vụ cho công tác văn phòng Để nâng cao chất lượng văn phòng vấn đề mấu chốt cần ban lãnh đạo văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương nói chung văn phòng nói riêng quan tâm Trong trình tìm hiểu em xin có vài ý kiến để tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương sau: Trước tiên lãnh đạo quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương văn phòng cần có phương án đạo phòng, ban xây dựng công trình ứng dụng công nghệ thông tin toàn phòng ban nhanh chóng triển khai việc áp dụng quy trình để theo kịp trình độ phát triển công nghệ thông tin Muốn làm điều này, đội ngũ cán bộ, nhân viên, chuyên viên văn phòng cần không ngừng trau dồi kiến thức công nghệ thông tin, thường xuyên cập nhật, tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin thông qua phương tiện thông tin đại chúng như: đài, mạng internet, báo, sách có kịp thời nắm bắt nhu cầu ngày cao công việc Tiếp đó, tiến hành đầu tư trang thiết bị phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin văn phòng như: đầu tư hệ thống máy tính thiết bị phụ trợ cho việc nối mạng nội Lan mạng diện rộng Wan Trong văn phòng nay, hầu hết phòng ban trang bị máy vi tính nối mạng nội mạng diện rộng Đây điều thuận lợi cho việc nâng cao hiệu làm việc 36 nhân viên văn phòng, tạo điều kiện cho trình trao đổi thông tin liên lạc phòng ban văn phòng với Xong thời gian sử dụng lâu số máy tính văn phòng không mới, nhiều xẩy cố gây cản trở đến công việc nhân viên, chuyên viên Để khắc phục hạn chế văn phòng cần trọng việc mua sắm số máy tính thay cho máy tính cũ Bên cạnh lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch mua sắm thêm số máy móc cần thiết máy fax, máy in, máy huỷ tài liệu tính chất công việc văn phòng nên cần đầu tư thêm loại máy để phục vụ cho công tác văn phòng tốt Cần thường xuyên kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ cho máy móc thiết bị văn phòng Bên cạnh cần đào tạo, bồi dưỡng, chuẩn bị, đội ngũ cán có đủ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ công nghệ để sử dụng thiết bị đại, ứng dụng tiến công nghệ thông tin; bồi dưỡng kiến thức công nghệ thông tin cho cán văn phòng Trang bị cho lãnh đạo văn phòng máy máy vi tính cài đặt phần mềm quản lý phục vụ đắc lực cho công tác điều hành quản lý hoạt động nhân viên quyền hàng ngày mà không cần lại thời gian công sức Mỗi máy vi tính cán lãnh đạo, nhân viên, chuyên viên văn phòng cần cài đặt mật riêng để không xảy tình trạng tiết lộ thông tin bảo vệ thông tin quan cách an toàn hiệu 3.2 Kiến nghị + Giải pháp người quản lý cần phân công rõ ràng chức cá nhân phận văn phòng, theo dõi đôn đốc việc thực chức cho có hiệu Không cần chuyên môn hoá sâu mà cần giao cho đối tượng cụ thể quản lý mảng cụ thể + Văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương cần tăng cường chức tổng hợp đặc biệt tăng cường chức tham 37 mưu Vì có văn phòng đơn vị trung tâm toàn quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương nắm giữ nhiều thông tin đầu vào, đầu thông tin nội có khả tổng hợp tham mưu cho cấp lãnh đạo ý kiến xác kịp thời có hiệu Để ngày khẳng định tầm quan trọng vị trí văn phòng phải không ngừng phát huy khả hoạt động công tác tham mưu, tổng hợp + Việc phân chia chức cho cá nhân phận cần nghiên cứu kỹ lưỡng dực nhu cầu thực tế văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương Nếu cần người lãnh đạo phải thay đổi chức cá nhân phận cho phù hợp + Việc theo dõi đôn đốc việc thực phận thực chức phân định quan trọng, thực điều tăng tính chuyên môn văn phòng từ tăng hiệu công việc Cần thiết phải thường xuyên giám sát, rút kinh nghiệm, thay đổi cho phù hợp điều kiện cụ thể công việc khả nhân viên 38 KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tìm hiểu văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương, em nhận thấy thực tập khâu quan trọng sinh viên trước hoàn thành hay kết thúc môn Vì hội để sinh viên sâu sát vào thực tế, từ rút kinh nghiệm quy báu, bổ ích cho thân, cho công việc Đối với em sau thời gian ngắn thực tập tìm hiểu văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương em thu lượm nhiều kinh nghiệm bổ ích, giúp em làm quen công việc thực tế văn phòng hoàn thành tiểu luận “Phân tích thực trạng yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành văn phòng quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương” Sau hoàn thành tiểu luận này, nhiều thiếu sót em cảm ơn kiến thức mà nhà trường, thầy cô truyền đạt cho em suốt thời gian học tập trường Những kiến thức tổng quan văn phòng em áp dụng suốt thời gian thực tập, khả Nhân em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà trường, thầy cô giáo trường tạo điều kiện tốt cho em suốt trình học tập Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giáo viên hướng dẫn tận tâm hướng dẫn em hoàn thành tiểu luận Do thời gian thực tập tìm hiểu không nhiều, kiến thức hạn chế, tiểu luận chắn có thiếu sót em mong nhận đóng góp quý thầy cô để tiểu luận em thêm hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng, PGS TS Nguyễn Hữu Tri chủ biên – NXB Thống kê năm 2001 Những văn liên quan đến hoạt động quan hành nhà nước đơn vị nghiệp Bình Dương Giáo trình Quản trị văn phòng, GS TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (đồng chủ biên), NXB Lao động xã hội 40

Ngày đăng: 15/09/2016, 10:19

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • A. PHẦN MỞ ĐẦU

    • 1. Tính cấp thiết của đề tài

    • 2. Mục tiêu nghiên cứu

    • 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

    • 4. Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

    • 5. Ý nghĩa của đề tài

    • 6. Kết cấu của đề tài

    • B. PHẦN NỘI DUNG

    • CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT CỦA CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

      • 1.1. Một số quan niệm về văn phòng

        • 1.1.1. Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng

        • 1.1.2. Khái niệm văn phòng

        • 1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng

          • 1.2.1. Vị trí của văn phòng

          • 1.2.2. Vai trò của văn phòng

          • 1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

            • 1.3.1. Chức năng của văn phòng

            • 1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng

            • 1.4. Yếu tố con người

            • 1.5. Hệ thống trang thiết bị

            • 1.6. Hệ thống nguyên tắc thủ tục

            • 1.7. Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng

            • CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC VÀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP Ở BÌNH DƯƠNG

              • 2.1. Vài nét khái quát về các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương

                • 2.1.1. Giới thiệu về tỉnh Bình Dương

                • 2.1.2. Đặc điểm về các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương

                • 2.2. Thực trạng các yếu tố cấu văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và đơn vị sự nghiệp ở Bình Dương

                  • 2.2.1. Yếu tố con người

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan